Kom godt i gang Årsafslutning Unik System Design A/S Vejle & København CVR 17 51 26 72 T +45 76 42 11 00 @ unik@unik.dk W unik.dk 1
Indhold Årsafslutning... 3 Kort fortalt... 3 Foreløbig årskørsel... 4 Efterposteringer... 6 Endelig årskørsel... 6 Udtræk til revisor... 8 Tip til kontoplan... 8 2
Årsafslutning Kort fortalt Årsafslutning i Unik Advosys er delt op i tre trin: Foreløbig årskørsel Efterposteringer Endelig årskørsel Kort fortalt betyder det, at der ved regnskabsårets slut skal køres en foreløbig årskørsel. Denne kørsel årsafslutter, åbner for bogføring i det nye regnskabsår og overfører de foreløbige åbningstal til det nye år. Det er dog som altid muligt at bogføre i det nye kalenderår, også forinden der køres en foreløbig årskørsel. I så fald, vær opmærksom på at balancer mv. vil vise posteringer tilbage fra 1.1.2017 og frem til d.d. (pga. regnskabsåret angivet i Firmaoplysninger), da der endnu ikke er dannet åbningsposter. Derefter er det muligt at bogføre i det nye regnskabsår, men der kan også foretages efterposteringer og almindelige posteringer i det gamle. Der bør dog ikke bogføres på sager - se forklaring i det følgende. Efter bogføring i det gamle regnskabsår skal der køres en ny foreløbig årskørsel for at få korrigeret åbningssaldiene i det nye år. Når bogføringen er helt afsluttet i det gamle regnskabsår, køres en endelig årskørsel, der for sidste gang årsafslutter, overfører åbningssaldi og derefter lukker det afsluttede regnskabsår. OBS! Det er vigtigt, at der IKKE bogføres sagsposteringer tilbage i gammelt år, når først den foreløbige årskørsel er foretaget. Såfremt der mod forventning bliver bogført på sager tilbage i gammelt år, vil bistand til afstemning mv. blive faktureret efter medgået tid. For så vidt angår bogføring af renter på separate og egne klientkonti, anbefales det første arbejdsdag i det nye år via pengeinstitutter at få oplyst rentebeløb, og at bogføre disse som de sidste posteringer i det gamle år, INDEN der foretages en foreløbig årskørsel. Er det ikke muligt at nå at få oplyst klientkontorenter tilskrevet pr. 31. december, skal de bogføres med en dag i det nye år og må ikke bogføres i gammelt år, da der jo er foretaget tilsvarsopgørelse pr. 31. december. Ved denne fremgangsmåde overholdes reglerne om bogføring i henhold til Klientkontovedtægten. Det er muligt kun at køre én samlet årskørsel, følg da forklaringen vedrørende endelig årskørsel side 6. I forbindelse med årskørslen vil der på intet tidspunkt blive slettet posteringer i Advosys. Derfor er det muligt at danne alle finansudskrifter - også efter at regnskabsåret er afsluttet. Samtidig gøres opmærksom på, at der ikke automatisk dannes udskrifter i forbindelse med årskørslen. Efter årskørslen er det dog muligt at udskrive en primobalance, der viser åbningstal. 3
Foreløbig årskørsel Den foreløbige årskørsel afslutter indeværende regnskabsår, åbner for det nye år, samt overfører primotal til det nye regnskabsår. Den foreløbige årskørsel lukker ikke indeværende regnskabsår dvs. det vil stadig være åbent for efterposteringer. Selve årsafslutningen betyder, at Advosys flytter alle saldi på finanskonti af typen I (indtægter) og U (udgifter). Saldiene flyttes til tab- og vindingskontoen - der er angivet under Indstilling - Firma, og der dannes en postering pr. driftskonto specificeret pr. medarbejder/afdeling/projekt afhængig af jeres valg. Saldi på finanskonti af typen A (aktiver) og P (passiver) flyttes ikke, men overføres til næste regnskabsår. Foreløbig årskørsel kan køres mere end én gang. Fra og med anden gang den køres, vil den udelukkende årsafslutte/overføre primosaldi - dvs. den åbner ikke flere nye regnskabsår. For at køre foreløbig årskørsel vælges Finans Årsafslut: OBS: Såfremt der hos jer i Gammelt regnskabsår står 01-01-2016 og der i Nyt regnskabsår står 01-01-2017, så må I ikke blot ændre dato i Nyt regnskabsår. Derimod skal I sørge for at få kørt en Endelig årskørsel for 2016, og først herefter køre en Foreløbig årskørsel for 2017 med årstal som vist i billedet ovenfor. Type Advosys foreslår automatisk, at der skal køres en foreløbig årskørsel - ved markeringen i typen Foreløbig. Desuden vises følgende felter: Årsafslutningskonto Her vises den konto, der er angivet som tab- og vindingskonto i Indstilling - Firma. Det er ikke muligt at ændre kontoen i årsafslutningsbilledet. Gammelt regnskabsår Der angives startdato for det regnskabsår, der årsafsluttes. Det er ikke muligt at ændre datoen. 4
Nyt regnskabsår Her angives datoen for det nye regnskabsårs start. Advosys foreslår automatisk en dato, der ligger et år fra datoen i Gammelt regnskabsår. Det er muligt at ændre datoen, hvis perioden der afsluttes ikke er på 12 mdr. Første bilagsnr. Feltet vises, hvis I har udfyldt Bilagsnr. under Indstilling Firma, fanebladet Finans mv. I kan ændre Første bilagsnr., hvis I ønsker at starte på en ny bilagsnummerserie i det nye regnskabsår. Advosys vil automatisk opdatere Firmaoplysninger med det indtastede. OBS: Første bilagsnr. skal selvfølgelig kun ændres første gang der foretages årskørsel. Specificer poster pr. Feltet Posterbare medarbejdere vil altid være synligt. Felterne Afdelinger og Projekter vil være synlige afhængig af, om de er aktiveret under Firmaoplysninger for det pågældende firma. Ud fra hvilke af ovenstående felter, der markeres, overføres primoposter pr. hhv. posterbar medarbejder, afdeling og/eller projekt angivet på posten og i teksten. Hvis I i kontoplanen har markering i Medarbejder og/eller Afdeling på statuskontiene, bør I årsafslutte pr. posterbar medarbejder/afdeling. Dette for at I kan trække korrekte udskrifter pr. medarbejder/afdeling, da der kun på denne måde overføres primosaldi pr. medarbejder/afdeling. De kunder, der endnu ikke har opdateret til Advosys 4.5, skal stadigvæk sætte markering i feltet Sikkerhedskopi findes. OK: Påbegynder årskørslen Annuller: Fortryder det indtastede og lukker årsafslutningsbilledet. I forbindelse med årskørslen vises denne meddelelse, der fortæller hvilket år der skiftes fra og til: Vælges Ja køres den foreløbige årskørsel igennem. Svares Nej fortrydes årskørslen. Årskørslen tager normalt nogle minutter dog afhængig af mængden af data. 5
Når årskørslen er foretaget vises denne meddelelse: Enkelte kunder kører stadig på Advosys version 4.3 eller lavere, for disse gælder følgende: Vi anbefaler, at I lukker Advosys umiddelbart efter, I har kørt årskørsel første gang. De efterfølgende gange er det ikke nødvendigt. Årsagen er, at nogle oplever at få en ubalance i den automatiske regulering, når der bogføres i 2018 lige efter årskørslen er foretaget. Historik Der er mulighed for at se, hvornår der tidligere er kørt årskørsler. Historik åbnes fra Hurtigadgang menuen og viser Tidspunkt, Medarbejder, Gammelt regnskabsår, Nyt regnskabsår, Første bilagsnr., Endelig årskørsel, Pr. medarbejder, Pr. afdeling, Pr. projekt. Efterposteringer Når der er kørt foreløbig årskørsel kan der bogføres finansposteringer i både gammelt og nyt regnskabsår. Sagsposteringer må som tidligere nævnt kun bogføres i nyt regnskabsår. Alle posteringer, der bogføres med dato lig den sidste dag i gammelt regnskabsår, vil blive opfattet som efterposteringer. Bogføring af efterposteringer foretages i Finans - Kassekladde. Første gang der i kladden indtastes en dato lig sidste dag i gammelt regnskabsår, fremkommer denne meddelelse nederst i kassekladden: Det er muligt at udskrive et afslutningsark under Finans - Udskriv Balance, vælg Afslutningsark. Desuden kan der udskrives et regnskab, der udelukkende medtager efterposteringer - vælg Finans Udskriv Balance, vælg Efterposteringer. Endelig årskørsel Når al bogføring i gammelt regnskabsår er afsluttet, køres en endelig årskørsel, under Finans Årsafslut: 6
Type Advosys foreslår automatisk, at der skal køres en foreløbig årskørsel - ved markeringen i typen Foreløbig. Denne markering skal nu flyttes til typen Endelig. Desuden vises følgende felter: Årsafslutningskonto Her vises den konto, der er angivet som tab- og vindingskonto i Indstilling - Firma. Det er ikke muligt at ændre kontoen i årsafslutningsbilledet. Gammelt regnskabsår Advosys angiver startdato for det regnskabsår, der årsafsluttes. Det er ikke muligt at ændre datoen. Nyt regnskabsår Her angives datoen for det nye regnskabsårs start. Advosys foreslår automatisk en dato, der ligger et år fra datoen i Gammelt regnskabsår. Det er muligt at ændre datoen, hvis perioden der afsluttes ikke er på 12 mdr. OBS: Hvis der er kørt foreløbig årskørsel, må datoen IKKE ændres. Første bilagsnr. Feltet vises, hvis I har udfyldt Bilagsnr. under Indstilling Firma, fanebladet Finans mv. I kan ændre Første bilagsnr., hvis I ønsker at starte på en ny bilagsnummerserie i det nye regnskabsår. Advosys vil automatisk opdatere Firmaoplysninger med det indtastede. OBS: Første bilagsnr. skal selvfølgelig ikke ændres, hvis I allerede har kørt en foreløbig årskørsel. Specificer poster pr. Feltet Posterbare medarbejdere vil altid være synligt. Felterne Afdelinger og Projekter vil være synlige afhængig af, om de er aktiveret under Firmaoplysninger for det pågældende firma. Ud fra hvilke af ovenstående felter, der markeres, overføres primoposter pr. hhv. posterbar medarbejder, afdeling og/eller projekt angivet på posten og i teksten. Udfyld felterne på samme måde som ved den foreløbige årskørsel. 7
De kunder, der endnu ikke har opdateret til Advosys 4.5, skal stadigvæk sætte markering i feltet Sikkerhedskopi findes. OK: Påbegynder årskørslen Annuller: Fortryder det indtastede og lukker årsafslutningsbilledet. I forbindelse med årskørslen vises denne meddelelse: Vælges Ja køres den endelige årskørsel igennem. Svares Nej fortrydes årskørslen. Årskørslen tager normalt nogle minutter dog afhængig af mængden af data. Når årskørslen er foretaget vises denne meddelelse: Historik Der er mulighed for at se, hvornår der tidligere er kørt årskørsler. Historik åbnes fra Hurtigadgang menuen og viser Tidspunkt, Medarbejder, Gammelt regnskabsår, Nyt regnskabsår, Første bilagsnr., Endelig årskørsel, Pr. medarbejder, Pr. afdeling, Pr. projekt. Udtræk til revisor Periodebalancen kan overføres til Excel, hvilket mange revisorer efterspørger. Under Finans - Excel special menuen kan vælges: Periodebalance.xls. I Excel indtastes de ønskede afgrænsninger, og knappen Lav rapport vælges. Posteringer kan også eksporteres til Excel via Finans - Udskriv Kontospecifikation, knappen Eksporter til Excel. Eller via Finans Kontokort, vælg fx dato for 2017 og alle kontonr., marker alle linjer og højreklik på tabellen og vælg Kopier markerede linjer til Excel. Tip til kontoplan Vi anbefaler, at I indtaster dato i kolonnen Tillad bogføring til og med i kontoplanen på udlægs- og tilsvarskontiene, så der ikke fejlagtigt bogføres manuelt på disse konti. 8