AULA - organisering & opgaver Ballerup Kommune v/jesper Bak, Pædagogiske it-konsulent www.ballerup.dk
Indhold De formelle rammer for projektet Omfanget Projektorganisering Proces og økonomi - før og nu - opgavetildeling og økonomi Teknisk design Kommunikation og budskaber lige nu Hvad er det vi kommunikere lige nu til skoler og dagtilbud? 2
Præsentation De formelle rammer Ballerup Kommune 5 distriktsskoler (9 matrikler) 2 specialskoler (2 matrikler) 5 distrikter (30 børnehuse) Skoler: Medarbejdere og ledere: ca. 700 Elever: ca. 5.500 Dagtilbud: Medarbejdere og ledere: ca. 500 Børn: ca. 2.500 Forældre, værger og øvrige brugere: ca. 16.500 3
AULA et projekt blandt andre De formelle rammer I Ballerup kommune har AULA status som værende et selvstændigt projekt - AULA er ét projekt af mange i kommunens digitaliseringsstrategi for børne- og skoleområdet it-etik, it-trivsel og itsikkerhed Aula Projektorganiseringen er endnu ikke på plads, da projektlederen først ansættes fra 1. februar 2018 Google for Education Digitialiserings-strategi 21Skills Læringsplatform It-mentorprojekt Hardware og netværk 4
Rollefordeling De formelle rammer Projektledelse - Centerchef - Øverst ansvarlig for implementering af AULA/systemejer - Digitaliseringschef - Ansvarlig for datamigrering og digitalisering - Projektleder Ansvarlig for projektet og kommunikationen Fagkonsulenter - Fagkonsulent med særligt kendskab til fagområderne Dagtilbud 0-5 år Skoleområdet 6-16 år Adminstrativt område Superbruger administration; support/kurser til administrativt personale Superbruger medarbejdere ; support/kurser til medarbejdere Øvrige personer Kommunens administratorer Person med kendskab til web og generel opsætning i AULA Kommunikation Tekniker It-arkitekt Jurister 5
Projektorganisering De formelle rammer Styregruppe Projektgruppe Support Datamigrering Uddannelse Hjemmeside Kommunikation Widgets/integrering af 3. part software Fagkonsulenter Superbrugere Digitaliseringschef IT. tek. skolefolk Lærere/pæd. Fagkonsulenter Superbrugere Adm. konsulenter Adm. personale Projektleder Projektleder Fagkonsulenter 6
Mål og Ambitioner De formelle rammer Mål: At AULA bliver en fælles løsning til undervisningsområdet, hvor der kan etableres en sammenhængende brugeroplevelse på tværs af skoler og kommuner At skabe en samlet digital løsning til it-systemer Ambitionen At AULA implementeres problemfrit At alle brugere og medarbejdere tager portalen til sig At AULA lever op til en moderne kommunikationsplatform
Hvad er nyt? De formelle rammer Sammenhængende forløb 0-18 år sat i en digital ramme. Der er valgt og implementeret fælles it-systemer på 0-18 år, som er tidssvarende og driftsstabile. Alle administrative systemer og pædagogiske systemer har implementeret fællesoffentlige standarder og er dermed sammenhængende og kan dele data på tværs. Målrettet kommunikation mellem alle parter i en overskuelig samarbejdsplatform. 8
Politiske orientering Proces og økonomi Politisk orientering 2015 2. kvartil Business Case udarbejdes Inddragelse af digitalisering 2015 4. kvartil Tilslutning til AULA Orientering til skoleledelsen 2017 4. kvartil Projektbeskrivelse /økonomisk oversigt 9
Næste trin Proces og økonomi Næste trin 2018 1. kvartil Projekt-organisering Kortlægning af eksisterende systemer. 2018 2. kvartil Migreringsplan Superbrugere på skolerne findes Ressourcer meldes ud 2018 3.kvartil Kommunikation omkring Aula til skolens personale 10
Opgaver personale Proces og økonomi Superbrugere Slutbrugerkursus (alle medarbejdere) 2018 2019 2020 2021 2 lærere pr. matrikel 0,5 pædagog pr. matrikel 1 dag pr. medarbejder (klargøring/op rydning) 1 dag pr. medarbejder (klargøring/opr ydning) Oprydning/datamigrering 40 timer pr. superbruger Enkelte medarbejder tildeles tid 40 timer pr. superbruger Enkelte medarbejder tildeles tid Ledelse og styring af AULA Årsværk - projektleder Systemadministrator Skole/SFO & Dagtilbud 2 fagkonsulenter + 1 administrativ konsulent 11
Opgaver timefordeling Proces og økonomi Superbrugere 2018 2019 2020 2021 3 dage pr. superbruger (lærer) 3 dage pr. superbruger (pædagog). Slutbrugerkursus (alle medarbejdere) 0,5 dag pr. lærer 0.5 dag pr. pæd. Oprydning/Datamigrering Adm. 150 t. 40 t pr. superbruger. 1 dag pr. medarbejder 0,5 dag pr. medarbejder 0 Ledelse og styring af AULA Årsværk Systemadministrator Skole/SFO & Dagtilbud 1 dag pr. uge 1. Dag pr. uge 12
Opgaver økonomi Proces og økonomi Opgave/Årstal 2018 2019 2020 2021 I alt Superbruger 0 0,2 0,01 0 0,21 Slutbrugerkursus 0 1,2 0,8 0 2,0 Oprydning/Datamigrering 0,4 1,4 0,6 0 2,4 Ledelse og styring af AULA 0,6 0,6 0,6 0,6 2,4 Administration og Support (udvikling) 0,8 0,8 0,8 0,8 3,2 Drift 0 0,2 0,2 0,2 0,6 Øget driftsomkostninger 0,4 0,6 0,8 0,8 2,6 I alt 2,2 5,0 3,81 2,4 13,41 13
Opgaver økonomi Proces og økonomi Administration og support Opgaver/Årstal 2018 2019 2020 2021 I alt Superbruger 0 0,2 0,01 0 0,21 Slutbrugerkursus 0 1,2 0,8 0 2,0 Oprydning/Datamigrering 0,4 1,4 0,6 0 2,4 Ledelse og styring af AULA 0,6 0,6 0,6 0,6 2,4 Administration og Support (udvikling) 0,8 0,8 0,8 0,8 3,2 Drift 0 0,2 0,2 0,2 0,6 Øget driftsomkostninger 0,4 0,6 0,8 0,8 2,6 I alt 2,2 5,0 3,81 2,4 13,41 14
AULA bruger og identitetsadministration og integrationer Teknisk design Cloud AULA Dashboard Læringsplatform Samarbejdsplatform SafeWhere Identity IdP 7 IT-Forsyning Shared Domæne SAML-token (mulighed 1) Ballerup Adm Domæne Skole-myndighed personel Ballerup Skole Domæne Autoritativ for ansættelser, fratrædelser, ændringer SilkeborgData Løn&Personale Uni*C UniLogin 5 2 a Lærere, pæd (6-18 år), skolepersonale (BrugerID- og PersonObjekt, OrgEnhed, Pnr) 1 2 6 Adm-IDM Omada 2 b Pædagoger (0-6 år), Inst.personale (BrugerID- og PersonObjekt, OrgEnhed, Pnr) Skole-AD Skole-IDM EasyIQ 4 IST-Tabulex Tea, Trio, Ida, Klub 3 Forældre, værger NemID Lærere, pæd (6-18 år), elever, skolepersonale (CPR, Navn, Skoledistrikt, Klasse (elever)) 15
Tekniske opmærksomhedspunkter Teknisk design 1. Det ny UniLogin skal kunne holde en række metadata, fx medarbejderens arbejdsplads det såkaldte P-nr P-nr er vigtigt ift. at kunne identificere en elevs skole, tandklinik mm., idet skoledistriktet, kan rumme flere skoler 2. På sigt skal lokal IDM-løsning overtage fagsystemernes (fx IST eller KMD) rolle som distributør af autoritative data. Det Sync. af personale er ikke-eksisterende i dag fra Lønsystem. 3. Mulighed for at brugerne selv kan nulstille password. 4. Mulighed for step-up når brugeren skal arbejde med personfølsomme data m.v. Muligheder er sms eller NemID, men der skal også være en løsning, som er anvendelig for eleverne.
Blot et nyt system Kommunikation og budskaber lige nu 17
Hovedopgaver i AULA Kommunikation og budskaber lige nu 1. Nedlukning af Skole-/BørneIntra opstart af Aula 2. Datamigrering 3. Ressourcer meldes ud og roller findes 4. Undervisning og træning 5. Ny hjemmeside 18
Nedlukning af SkoleIntra opstart af AULA Kommunikation og budskaber lige nu I samarbejde med superbrugere og tekniske it-folk på skolerne, påbegynder dette arbejde i foråret 2018. Administrativt personale trækkes ind i processen efter behov. Flytningen af indhold vil ske så automatisk som muligt. Netcompany udvikler værktøjer til at flytte fælles data. Enhver medarbejder, der kan have oprettet indhold i Intra, skal forholde sig til, hvad der skal ske med dette indhold Opgaven vil blive konkretiseret i god tid i form af retningslinjer, guides samt tips & tricks Der gives tid til den enkelte til at udføre denne opgave. 19
Undervisning og træning Kommunikation og budskaber lige nu Opmærksomhed på at personalet får uddannelse lagt ind I skoleårets planlægning 2018 2. kvartil Tid til uddannelse udmeldes til skolerne 2018 4. kvartil Superbrugere uddannes 2019 1. kvartil Uddannelse af skolepersonale 20
Ny hjemmeside Kommunikation og budskaber lige nu Ballerup Kommunes strategi for officielle hjemmesider er, at der ønskes ensartethed for alle decentrale institutioner. Officielle hjemmesider er målrettet 3. parts brugere. Forældre, elever og personale, anvender SkoleIntra(AULA) til kommunikation. Dette er en opmærksomhed, som der skal være på AULA. 21
Ballerup 202122