DIGItalt ESDH til din kommune for 8,90 kr./borger/år Uden EU-udbud! SBSYS: Brugerdreven innovation der virker Digitalisering i krise? Vi har fundet 5 positive tendenser inden for digitalisering Slut med papirtyranniet edagsorden Det papirløse byrådsmøde sparer dig for en halv million til print og porto om året
02 ditmer DIGITALT edagsorden edagsorden Dagsorden: Byrådsmøde 65 punkter, 190 siders sagsfremstilling, 350 sider bilag fordelt på 70 dokumenter... Men du har stadig overblik! Digitalisér dit byråd edagsorden Se demo og læs mere på www.edagsorden.dk
edagsorden ditmer DIGITALT 03 Udfordringen 365 punkter, 190 siders sagsfremstilling, 350 sider bilag fordelt på 70 dokumenter - det er dagsordenen for en byrådspolitiker til et byrådsmøde. Dertil kommer udvalgsmøder, arbejdsgrupper, lokale vælgerforeningsmøder og alt det løse, og en økonomisk byrde ifbm. trykning og fordeling af materiale, som i en større dansk kommune let løber op i en halv million årligt. edagsorden giver overblik Få adgang til dagsordenen så snart den er publiceret. Og tag den med i bilen, i toget eller i sofaen. Se sagsfremstillinger og bilag i sammenhæng zoom ind på kort, eller søg på tekst, hvis du har brug for det. Tag den med på mødet - de nye medier støjer ikke, og de generer ikke med taste- og museklik. Kommentér og kom i dialog Skriv kommentarer til de enkelte afsnit, og få dermed direkte adgang til de emner, der har krævet særligt fokus. Del kommentarerne med udvalgte andre mødedeltagere, eller (for åbne punkter) med eksterne interessenter. Lad borgerne bidrage med DERES kommentarer så samles debatten ét sted, og du har altid det samlede input med til mødet. Spar papiret Spar ressourcer, penge og CO2 ved udelukkende at distribuere dagsordenen digitalt. Det kan nemt dreje sig om ½ mio A4-sider om året. Hvad koster kopiering og distribution af en A4-side, inkl personale, kopimaskine og papir i DIN kommune? Investeringen er tjent hjem allerede det første år En kommune bruger typisk mere end 500.000 A4-sider på dagsordener og bilag til byråds- og udvalgsmøder. Kopiering og distribution koster typisk mellem 75 øre og 1 krone pr. side fordelt på papir, kopiering og arbejdskraft. edagsorden edagsorden Økonomi Anskaffelse: 200.000* Årligt: 100.000* *Foreløbig prismodel i kr. ekskl. moms.
04 ditmer DIGITALT: ESDH SBSYS: væg-til-væg ESDH-løsning Brugerdreven innovation der virker SBSYS er et system til sagsbehandling og dokumenthåndtering i offentlige myndigheder, der er udviklet af sagsbehandlere og i dag bruges af mere end 10.000 brugere. Den nærhed og den gensidige respekt vi har i samarbejdet med ditmer, gør, at vi kan få det produkt, vi ønsker. Helle Berg, chefkonsulent for Digitalisering, Struer Kommune, og formand for Forretningsudvalget i Brugerklubben SBSYS. Et system i centrum af offentlig administration 8 kommuner, 1 region og mere end 25 andre offentlige myndigheder bruger SBSYS. Tilsammen journaliserer de mere end 2 mio. dokumenter om året. Dermed slipper brugerne for at orientere sig i ca. 3000 hyldemeter papir spredt på skriveborde, reoler og arkiver... Et system i rivende udvikling Flere gange om måneden mødes ressourcepersoner fra forvaltningerne med vores udviklere og konsulenter for at finde den bedste retning for systemets løbende udvikling. Fra juli 2008 (version 1.054) til i dag (version 1.070) er der tilføjet 150 nye funktioner. Systemet integrerer i dag mod 8 fagsystemer, 4 blanketsystemer, 4 GIS-systemer, samt mod en række nationale løsninger og datakilder. Aktuelt arbejder vi på: Automatiseret aflevering til Statens Arkiver Integration med Dokumentboks Udvikling af særligt modul rettet mod sagsområdet Børn og Unge Forbedret Office-integration Læs mere på www.esdh.dk eller www.sbsys.dk Økonomi For en kommune (2010): 8,90 kr. pr. borger pr. år Brugsretten til SBSYS er vederlagsfri for offentlige myndigheder og kan erhverves uden forudgående EU-udbud gennem medlemskab af Brugerklubben SBSYS. Medlemmer forpligter sig gennem medlemskabet til at betale et brugerklubbidrag, som fastlægges årligt af brugerklubbens generalforsamling. I 2010 udgør bidraget 8,90 kr/borger/år for en kommune. Størstedelen af midlerne bruges til vedligehold og videreudvikling af systemet, den resterende del til koordination og administration.
Andre løsninger ditmer DIGITALT 05 Andre løsninger fra ditmer Optælling efter møde og automatisk afregning til økonomisystem på håndholdt enhed Udnyt ESDH-potentialet bedre med mobilitet, involverende sagsbehandling mm. SagsIndsigt Skab et forum, hvor borgeren/virksomheden kan oprette og følge sin egen sag og hvor de relevante eksterne interessenter kan bidrage direkte til sagsbehandlingen. Lokalebooking Spar ressourcer på mødeafvikling Da Danske Regioner skulle forny deres lokalebooking, var det ikke kun for at få styr på deltagere, tidspunkter, opstilling og lokaler. Der var også brug for at effektivisere bestilling og afregning af forplejning, som slugte mange ressourcer. Løsningen kom til at omfatte: Booking af lokaler, ressourcer og forplejning inkl. bordopstilling, AV-udstyr mv. Visning på infoskærme i reception og på elektroniske skilte Integration med kalendersystem (Exchange/Outlook) Optælling af forbrug og afregning af forplejning til økonomisystem (Navision, KMD Opus m.fl.) efter afsluttet møde Gode muligheder for tilpasning og integration, så arbejdsprocesser kan effektiviseres. Vil du vide mere: Kontakt Stig Barrett på sba@ditmer.dk eller på telefon 87 34 44 54. Mobil ESDH Lav registreringer i marken hos klienten, på byggepladsen eller hos landmanden. Eller giv ledere og andre møderamte medarbejdere adgang til dokumenter og adviseringer i ESDH-systemet. Eksterne arkiver Lad gamle systemer udfase, og gør historiske data tilgængelige fra ESDH. Eller publicér afgrænsede sagsområder som f.eks. byggesager til borger.dk og virk.dk. Moduler med fagspecifikke elementer Nogle sagsområder understøttes allerede i vid udstrækning af almindelig ESDH. Ved at udbygge ESDH-systemet med fagmoduler kan sagsbehandlingen samles ét sted, og mindre eller forældede fagsystemer kan udfases. Vi har implementeret fagmoduler indenfor både byggesags-, sundhedsog transport-området.
06 ditmer DIGITALT: 5 positive tendenser Digitalisering: 5 positive tendenser Digitalisering i krise? Offentlig digitalisering er i skudlinjen fra både politikere, presse og konsulenthuse. Her er nogle tendenser, der pynter på det hårdt prøvede image. kommunen tager sagen i egen hånd 1 Når Der kommer flere og flere eksempler på, at myndigheder går sammen om innovative løsninger, som gradvis finder større og større anvendelse pasløsning og system til erhvervsskoler er nogle af de seneste. Disse initiativer får en lokal forankring i praksis, som ofte viser sig at være helt uvurderlig. Lad os få flere initiativer fra græsrødderne og lad os dyrke de gode! projekter store perspektiver 2 Små Vi arbejder på et projekt, hvor borgere selv via login på kommunens webside opretter deres egne matrikulære sager. Rammen er ganske lille, men perspektiverne er langt større: Hvis man selv kan oprette sin matrikelsag, så kan man vel også oprette en sag om børnetilskud? Eller en byggesag? Med små projekter kan vi hurtigt høste gevinster og skabe ejerskab og innovation. Og vi minimerer risici og kan tage erfaring med til næste projekt. Og frem for alt så opstår der hos initiativtagerne af disse projekter en forbedringskultur, som kan brede sig både på tværs af myndigheder og domæner. Login og Dokumentboks 3 NemUanset kritikken, så er NemLogin kommet for at blive. Og sammen med Dokumentboks får vi nu en fælles infrastruktur på meget relevante og centrale områder. Det bliver spændende at se, hvad de nye muligheder betyder for interne rationaliseringsprocesser og for udbredelsen af selvbetjeningsløsninger. bureaukratisering, Udfordringsretten 4 Af og Objektiv sagsbehandling Udfordringsretten har givet myndighederne mulighed for at pege på områder, hvor kontrol og mistillid er en barriere for afbureaukratisering og smidig sagsbehandling. Og lovgivningsmæssige barrierer for fuldstændig automatisering af områder indenfor objektiv sagsbehandling bliver konstant udfordret. Vi har kun set starten på, hvilke aftryk disse tiltag sætter i digitaliseringsprojekterne, og hvilke muligheder de skaber for tættere involvering af borgere og virksomheder. 5 Mindre kravspecs lavere omkostninger Vi glæder os over, at flere tør afprøve alternativer til de traditionelle kravspecifikationer med 900 krav. Men hvorfor ikke også fokusere på behov og ønsket effekt frem for krav om en bestemt løsning? Hvorfor ikke åbne døren for nye muligheder frem for at lægge sig fast på fortidens? Nu ser vi af og til udbud og projekter med visionsdokumenter og kortfattede behovsbeskrivelser og ganske få krav. Lad os få flere med på dén bølge, så vi kan bruge ressourcerne på løsninger og ikke på bureaukrati! Kombinationen af Dokumentboks og NemLogin bliver et vendepunkt i digitalisering af kommunikationen mellem borger, myndighed og virksonhed Sten Fibæk-Jensen, ditmer
Digitalisering i praksis ditmer DIGITALT 07 digitalisering i praksis Det korte projekt Selvbetjening på borger.dk med NemLogin og integration til økonomisystem på 3 måneder: UngUdv.dk Unge under 18 år kan hos Styrelsen for International Uddannelse få 10.000 kroner i tilskud til et udvekslingsophold, hvis de rejser med en godkendt udvekslingsorganisation. For at gøre det nemmere at ansøge og for at skabe hurtigere og smidigere sagsgange, har vi digitaliseret ansøgningen og udbetalingen af tilskuddet. Styrelsen fortæller selv: Tidligere måtte vi bruge tid på at indtaste oplysninger i både arkivsystem, fagsystem og økonomisystem, og tit også på at indhente eventuelle manglende oplysninger, fortæller Morten Andersen, som til daglig har ansvaret for tilskuddene. Med ca 1.000 ansøgninger om året kunne papirarbejdet godt give ventetid. Med det nye system foregår al sagsbehandling i UngUdv-systemet helt papirløst. Det er en stor fordel, mener Morten Andersen, også for ansøgerne: Nu kan vi i stedet bruge tiden på at vurdere de enkelte ansøgninger og sikre, at den unge får sine penge hurtigere. Se også www.iu.dk FAKTA OM LØSNINGEN: Udviklet i tæt samarbejde med Styrelsen for International Uddannelse Udviklet på 3 måneder for omtrent 500 t.kr. Integration til borger.dk, NemLogin og Navision Stat Det langvarige samarbejde Ti år med home: Fra CRM til home Portal Til salg solgt home fik i 2000 udviklet et CRM-system, som understøttede interne og kundeorienterede salgsprocesser. Senere voksede behovene og mulighederne, CRM-systemet blev til home Portal og omfatter i dag både dokumenthåndtering, SMS-gateway, afregninger, indberetninger, statistik og er integreret med blandt andet et boligberegningssystem, www. home.dk og en række af Danske Bank-koncernens systemer. home har lagt vægt på løbende og hurtigt at kunne tilpasse løsningerne til markedet og processerne og et stærkt, agilt samarbejde gennem både succeser og problemer har givet denne mulighed.
AGILitet papirløst Mobil-ESDH Lokalplansystem DIALOG Borgerinvolvering Sagsindsigt Lokalebooking ditmer E2012 EDAG3 helhed SBSYS brugerdrevet Mennesker Ditmer har 10 års erfaring med at drive agile softwareprojekter. Begrebet dækker over både værdier og redskaber. Hos os er det især de agile værdier der er i fokus. Disse er sammenfattet i Det agile manifest fra 2001, der prioriterer en række forhold mht. at lave gode softwareprojekter: Mennesker og interaktion højere end processer og værktøjer Kørende software højere end detaljeret dokumentation Samarbejde højere end kontraktforhandling At reagere på forandringer højere end at følge en plan Se mere på www.agilemanifesto.org Ditmer var første danske virksomhedsmedlem af Agile Alliance Ditmer er Microsoft Gold Partner Ditmer er godkendt leverandør på SKI Rammeaftale 02.18 Udvalgte kundereferencer ditmer a/s Trindsøvej 9 8000 Århus C +45 87 34 44 54 www.ditmer.dk 3fisk