Afslutningsrapport for projektet Donorselvbooking og digitalisering af donoropskrivning og donortapning (ABT-projekt 628)

Februar 2013 Afslutningsrapport for projektet Donorselvbooking og digitalisering af donoropskrivning og donortapning (ABT-projekt 628) version 1.5 Udarbejdet for: Fonden for Velfærdsteknologi og projektets styregruppe Udarbejdet af:!morten Dziegiel, Astrid Viderø og Nis Johannsen Dokument ID: SYMDOC-0144

1. Sammenfatning 4 1.1 Arbejdskraftbesparende potentiale! 4 1.2 Andre gevinster! 5 1.3 Kvalitative mål! 6 1.4 Forankring af projektet! 6 1.5 Gevinstrealisering! 6 2. Anbefalinger til at implementere den nye teknologi 6 2.2 Vurderingen af løsningen! 6 2.3 Anbefalingen til andre som ønsker at implementere de afprøvede løsning! 6 3. Kort beskrivelse af demonstrationsprojektet 7 4. Formål med evalueringen 9 5. Evalueringsspørgsmål 10 6. Projektets forandringsmodel 12 6.1 Har forandringsmodellen vist sig at være korrekt?! 15 6.2 Nye erkendelser om sammenhænge og deres påvirkning af forandringsmodellen! 16 7. Dataindsamling 17 7.1 Metoder og vurdering af disse! 17 7.1.1 Arbejdsgangsanalyse! 18 7.1.2 Tidsmåling! 19 7.1.3 Observation! 19 7.1.4 Interviews! 20 7.1.5 Spørgeskema! 20 7.1.6 Dataudtræk! 21 7.2 Undersøgelsens omstændigheder! 21 7.3.1 Omfang og varighed! 21 7.3.2 Rigshospitalets Blodbank overordnet! 22 7.3.3 Giv Blod overordnet! 22 8. Evalueringsanalyse 22 8.1 Målopfyldelse i henhold til projektmål! 23 8.1.1 Booking Mail! 23 2

8.1.2 Booking telefon! 24 8.1.3 Opskrivning! 25 8.1.4 Fejl i opskrivning! 27 8.1.5 Tapning! 27 8.1.6 Fejl i afskrivning! 28 8.1.7 Efterregistrering af donorinformation! 28 8.1.8 Arbejdsmiljø og -tilfredshed! 29 8.1.9 Sygefravær! 33 8.1.10 Håndtering af postdonationsinformation! 34 8.1.11 Kontrol (T2)! 35 8.1.12 Forbedring af praksis i viruslaboratoriet! 35 8.1.13 Forbedring af praksis i fraktioneringen! 35 8.1.14 Donortilfredshed! 36 8.1.15 Opsummering af målopfyldelse! 37 8.2 Proceserfaringer! 38 8.2.1 Muligheder og barrierer for organisationen! 38 8.2.2 Hvilke muligheder og barrierer for medarbejderne og donorer! 39 8.2.3 Har den nye teknologi nået de ønskede målgrupper?! 40 8.2.4 Samarbejdspartnere! 40 8.2.5 Hvordan har projektets omverden påvirket arbejdet med den nye teknologi?! 41 4.2.6 Ejerskab til realisering af de demonstrerede effekter! 41 9. Projektøkonomi 41 9.1 Udgifternes skalerbarhed! 42 9.2 Økonomisk balance! 42 10. Konklusion 43 11. Bilag 45 11.1 Projektregnskab! 45 3

1. Sammenfatning 1.1 Arbejdskraftbesparende potentiale De tre centrale arbejdsgange i bloddonation er ændret og effektiviseret med projektet Donorselvbooking og digitalisering af donoropskrivning og donortapning (ABT-projekt 628). Konkret drejer det sig om arbejdsgangene tidsbestilling, opskrivning og registrering af tappedata. Før projektet skulle alle tappeaftaler koordineres mellem donorer og sekretærer, hovedsageligt via telefon og e-mail. Med projektet er der indført en donorportal, hvor donoren selv kan bestille tid uden, at sekretæren behøver at være involveret. Dette har især nedbragt mængden af e-mails, som sekretærerne tidligere skulle bruge en del tid på at forholde sig til. Opskrivningen af donor indebar før projektet, at donor skulle henvende sig, et papirbaseret spørgeskema skulle udskrives, donor skulle udfylde skemaet, hvorefter dette blev gennemgået, og donors tappebarhed samtidigt vurderet. Som følge af projektet er opskrivningens omdrejningspunkt spørgeskemaet nu digitalt, og udfyldes før donor henvender sig til opskriveren. Endelig er den papirbaserede tappejournal afskaffet, hvilket betyder at tapperen ikke længere skal notere tappedata i hånden for derefter at indtaste disse data i IT-systemet. Det er lykkedes projektet at demonstrere et vist arbejdskraftsbesparende potentiale. I forhold til den originale ansøgning er gevinsten dog ikke så stor, da det årlige forbrug af arbejdskraft var større på ansøgningstidspunktet. Dette er korrigeret i nulpunktsrapporten, der dog stadig medtager sygefravær i det årlige forbrug. I nærværende opgørelse er sygefraværet udeladt, for at give et reelt billede af projektets effekt idet projektet har erkendt, at ændringer i sygefravær ikke nødvendigvis er en direkte effekt af den indførte teknologi. Til gengæld har den procentvise besparelse vist sig at være større end antaget. Hvor det i ansøgningen forventedes, at man kunne spare 13% totalt set, har det vist sig at være muligt at spare 26,75% på de målte processer, når man sammenligner tal fra nulpunktsmålingen med slutevalueringen. Det skal nævnes at slutevalueringen har fundet sted på et tidspunkt hvor projektets fulde potentiale stadig har til gode at blive realiseret. Centrale dele af teknologi har været i stabil drift i omtrent et år, ligesom de fleste andre teknologiske komponenter i dag er i stabil drift. Dog mangler enkelte dele af teknologien at blive implementeret, hvilket afspejles i målingerne, der udelukkende afspejler de konkrete målinger og observationer. Det er derfor stærkt forventeligt, at billedet vil se væsenligt mere positivt ud, når den resterende teknologi er indført, og når de nye arbejdsgange er faldet på plads. Ikke desto mindre er der en procentvis flot effektivisering og en betragtelig beløbsmæssig besparelse, hvilket fremgår af nedenstående tabel. 4

Arbejdsbe- Årlige forbrug ved Årligt forbrug ved Årlig besparelse Årlig besparelse Årlig sparende nulpunktsmåling slutevaluering (regionsniveau) (landsdækkende) besparelse i potentiale for procent direkte berørte målgrupper Faggruppe Årsværk Løn i Årsværk Løn i Årsværk Løn i Årsværk Løn i % mill.kr mill.kr mill.kr mill.kr Pleje- og sekretærgruppe (booking) Pleje- og sekretærgruppe (opskrivning) Pleje- og sekretærgruppe (tapning) Total, direkte berørte målgrupper 5.12 2.04 3.85 1.53 1.27 0.51 3.18 1.27 24.86 4.58 1.82 3.00 1.20 1.58 0.63 3.94 1.57 34.41 2.15 0.86 1.83 0.73 0.32 0.13 0.81 0.32 14.98 11.85 4.72 8.68 3.46 3.17 1.26 7.93 3.16 26.75 Ovenstående tabel 1 viser den potentielle besparelse, som den er målt på booking-, opskrivning- og tappeprocesserne på Rigshospitalets blodbank og Den Mobile Blodbank. Når man ganger denne potentielle besparelse op til regionsniveau og således forudsætter en fuld regional implementering, svarer besparelsen til 3.17 årsværk. Ganger man videre op til landsniveau, bliver tallet til 7.93 årsværk. Besparelsen lokalt på de udvalgte blodbanker skal forstås på den måde, at tidsforbruget på de respektive processer er blevet mindre, dog er der ikke taget nogle konsekvenser af denne besparelse, som kan ses i et driftsregnskab (der er eksempelvis ikke afskediget medarbejdere som følge af tidsbesparelsen). Se afsnit 1.5 for en redegørelse af gevinstrealisering. 1.2 Andre gevinster Det er i løbet af projektet blevet klart, at den ensretning af arbejdsgange som indførelsen af teknologierne har medført, har haft en række positive effekter flere steder i organisationen. Dette inkluderer fleksibilitet i forhold til medarbejderes funktion på tværs af tappesteder, idet disse nu følger samme instrukser. Yderligere er datagrundlaget for tapninger bedre, hvilket betyder at medarbejderne i Fraktionering og Viruslaboratoriet, med det samme kan se i systemet hvad der 1 For at udregne lønudgifterne er der taget udgangspunkt i standardlønning for en bioanalytiker (398.474 p/a). 5

skal ske med blodprodukter og prøveglas. Dette sparer tid, mindsker frustration og giver et bedre flow i distributionen af blodprodukterne, da frigivelsen kan ske hurtigere. 1.3 Kvalitative mål Kvalitative mål var opstillet i forhold til at forbedre arbejdsmiljøet og -tilfredsheden samt donortilfredsheden. Disse mål kan ikke siges at være nået, når man sammenligner data fra nulpunktsmålingen og slutevalueringen. Dette er forventeligt, da ikke alle elementer af teknologien er indført alle steder, og arbejdsgangene ikke er justeret ordentligt som følge af de teknologier, der er indført. 1.4 Forankring af projektet De indførte teknologier er en integreret del af arbejdsgangene i organisationen i dag. På flere områder mangler man at justere arbejdsgangene for at få det fulde udbytte i forhold til effektivitet og undgå ergonomiske gener oplevet af medarbejderne, men det er helt utænkeligt at forestille sig, at teknologierne ikke skulle forblive som en nødvendig del af de centrale arbejdsgange i bloddonation i organisationen. 1.5 Gevinstrealisering Der har gennem projektet været ledelsesmæssig opbakning til projektet, hvilket blandt andet har givet sig til udtryk i repræsentation af ledelsesniveau i projektets styregruppe. Derfor er der på alle måder taget ejerskab til indførelsen af den nye teknologi. Konkret vil man anvende gevinsten til at øge produktionen ved at tappe flere donorer, tappe donorer med afereseteknik, tappe blodplader og blodplasma. Yderligere vil man bruge gevinsten til at opkvalificere de medarbejdere, hvis opgavebyrde er mindsket, hvilket vil øge fleksibiliteten og opgaveglidningen. Endelig vil der kunne kanaliseres arbejdskræfter over i Det Danske Bloddonorstudie kendt som DBDS. 2. Anbefalinger til at implementere den nye teknologi 2.2 Vurderingen af løsningen Projektet vurderer, at løsningen er anbefalelsesværdig. På trods af at teknologien endnu ikke fuldt ud implementeret, og arbejdsgangene ikke er justeret ordentligt som følge af teknologien, er det klart, at den har medført mere effektive arbejdsgange. Yderligere er kvaliteten og sikkerheden steget som følge af teknologien. Det er projektets overbevisning, at arbejdsmiljøet- og tilfredsheden såvel som donortilfredsheden også vil stige som følge af projektet, når arbejdsgangene bliver justeret, samt når medarbejdere og donorer har vænnet sig den nye teknologi. 2.3 Anbefalingen til andre som ønsker at implementere de afprøvede løsning Til andre der ønsker at digitalisere de centrale processer i bloddonation har nærværende projekt gjort en række erfaringer, som bør medtages i designet af forløbet. Nedenstående forhold stammer fra dette projekts erfaringer: 6

Da projektet ikke bare ændrer på de tre centrale processer, men påvirker arbejdsgange på tværs af hele organisationen, har det været meget vigtigt hele tiden at have ledelse involveret i projektet. Hvis ikke der kunne tages beslutninger hurtigt, ville projektet have været voldsomt udfordret. Nærværende projekt har yderligere været begunstiget af at have en opbakning fra centraliseret magt, der var bemyndiget til at ændre forhold decentralt i organisationen. Projektet erkendte i løbet af processen, at scanning af fingeraftryk kunne forbedre projektets output. På trods af en række startvanskeligheder kan det anbefales at tage dette med i lignende projekter. Medarbejdernes arbejde bliver påvirket indgående af de indførte teknologier. Dette medfører en del forståelig bekymring og usikkerhed. For at imødekomme dette, er det vigtigt at involvere medarbejderne gennem hele forløbet. Donorerne bliver også påvirket omend i mindre grad end medarbejderne. Bloddonation baserer sig på frivillighed, og en forværring af donortilfredsheden er derfor et kritisk forhold. Især fingeraftryksteknologien afstedkom en del kritik fra donorer, som dog typisk kunne overbevises gennem fornuftig dialog. Derfor anbefales det at indgå i konstruktiv dialog med donorerne om deres specifikke bekymringer vedrørende den nye teknologi. Dog må man berede sig på at enkelte donorer er så kritiske, at man taber dem fra donorkorpset. De tekniske udfordringer har været store. Selvom digitaliseringen bygger på eksisterende og velkendt teknologi, er der mange justeringer og integrationer der skal foretages før det virker i praksis. Dette medfører, at arbejde og leverancer fra en række IT-leverandører og lokale IT-organisationer skal koordineres. Især har projektet været afhængigt af regionens centrale IT-organisation og dennes leverandører. Det har uden en egentlig teknisk projektleder været svært at koordinere dette arbejde, hvorfor det anbefales at have en sådan gennem hele forløbet. 3. Kort beskrivelse af demonstrationsprojektet Projektet handler om at etablere nye arbejdsformer i blodbankerne baseret på digitalisering af en række processer. Grundlæggende bygger projektet på to ideer; at overføre opgaver fra sundhedspersonale til bloddonorer, samt at anvende allerede eksisterende digital information uden at bruge arbejdskraft i den videre håndtering af data. Overordnet set søger projektet at ændre tidsbestilling, opskrivning og tapningen på følgende vis: Ved tidsbestilling får donor en ny udførende rolle og sørger selv for tidsbestilling m.m. Ved donorinterview vil spørgeskemaet blive elektronisk, og herved sikres, at alle punkter bliver genstand for sikkerhedskontrol og opfølgning, hvorved kvaliteten højnes, og der efterfølgende spares arkiverings- og håndteringsudgifter. 7

Ved donortapning overføres dokumentation direkte til IT systemet ved donorlejet, fremfor via en papirbaseret tappeprotokol. Tidligere ringede blodbanken til 9 donorer for hver gang det lykkes at få én aftale om donation. Projektet handler blandt andet om at skabe en ny arbejdsform hvor donor får en aktiv rolle, og selv løser en del af arbejdet koordineret og støttet af Donorportalen. Før donorselvbooking så sekretæren i IT-systemet hvilke donorer med en given blodtype, der kunne tappes, hvorefter disse ringes op på de telefonnumre de har givet blodbanken. Alternativer til at blive ringet op af en sekretær er, at donor selv ringer til blodbanken, og får aftalt en tid, eller at donor e-mailer til blodbanken for at få en tid. Tidsbestilling via e-mail er meget arbejdskrævende for blodbanken og for donor. Der er ofte tidsforsinkelse mellem foreslået tid fra blodbanken og forkastelse eller accept fra donor. Herved kan den tilbudte tappetid i mellemtiden være blevet givet til en anden donor. Derved bliver det ofte en langvarig proces at få givet donor en tid. Yderligere er to andre måder at få en tappetid; at donor i forbindelse med sidste tapning har fået en tid, eller at blodbanken sender et brev ud til donor. Disse to metoder er imidlertid ikke anvendelige til en dynamisk produktionsstyring. Donorselvbooking består af et online kalender-/tidsbestillingsmodul som er integreret med det eksisterende blodbanks IT-system, hvilket minder om tidsbestilling hos frisører, bilsyn etc. Systemet håndterer, at der samtidig foregår elektronisk donor-selvbooking og sekretær-donorbooking via telefon og mail. Desuden skal donor som integreret del af selvbooking svare på et par kernespørgsmål, som evaluerer dennes egnethed som donor. Besvarelse som indikerer at donor ikke er egnet som donor, vil medføre at selvbooking ikke kan foretages. Næste trin i donationen er udfyldelse af donorspørgeskema, som udføres som forberedelse til tapningen, for at fastslå om donor helbredsmæssigt er egnet til at være donor. Dette skema er overført fra papir til et webbaseret skema tilgængeligt fra donorens egen PC eller en opstillet PC på tappestedet. Den efterfølgende kontrol og interview af donor understøttes yderligere af den elektroniske form. Audit viser, at der sker fejl ved den manuelle spørgeprocedure, ligesom det er tidskrævende for intervieweren at vente på donoren udfylder spørgeskemaet. Donor udfylder spørgeskemaet, og bliver afhængigt af besvarelsen, automatisk bedt om at uddybe visse emner. Desuden kan skemaets besvarelse eventuelt give anledning til fremhævning for sekretæren således, at hun lettere kan stille de rigtige spørgsmål. Hvis svarafgivelsen og den opfølgende samtale med sekretæren ikke har resulteret i en tilfredsstillende besvarelse, vil en elektronisk kontrol blokere for godkendelse. Det vil således ikke være muligt at overse en besvarelse, der medfører at donor ikke bør tappes. Efter den egentlige tappeproces registreres informationer som dokumenterer forløbet af tapningen. Ideen i projekt i denne forbindelse er, at den hidtidige manuelle overførelse af data fra det apparat, 8

der dokumenterer tapningen (biomixeren) til en papirbaseret tappeprotokol og efterfølgende indtasting i IT-systemet, erstattes af en automatisk overførelse af data fra biomixeren til IT-systemet. På grund af et forestående udbud på biomixere, er denne del af projektet endnu ikke fuldstændigt gennemført. Dog er den papirbaserede tappeprotokol afskaffet, og registreringen sker direkte i IT-systemet. Desuden bliver hæmoglobinkoncentrationen målt på et centralt placeret apparat efter donors tapning. Herved øges kvaliteten af målingen, og data fra analyseapparatet bliver automatisk overført til blodbankens IT-system og til donors private informationsside på Donorportalen. Et centralt aspekt i projektet, der går gennem de tre processer, er ensretning af arbejdsgangene på tværs af organisationen. Før projektet eksistererede der forskellige instrukser og arbejdsgange, hvor disse i dag er harmoniserede med den nye teknologi og fælles udarbejdede instrukser. Dette giver større gennemsigtighed, sikkerhed og fleksibilitet. Den øgede fleksibilitet betyder at tappestederne i højere grad kan udveksle medarbejdere, da instrukserne er de samme og arbejdsgange ligner hinanden mere. Endelig har projektgruppen i løbet af projektet indset potentialet i at bruge fingeraftryk som identifikation for, at spørgeskemaet er udfyldt korrekt og i forbindelse med kontrol i tappesituationen. Fingeraftryksidentifikation er således blevet en integreret del af projektet. 4. Formål med evalueringen Formålet med evalueringen er at undersøge og redegøre for hvorvidt projektet er lykkes med at nå de i ansøgningen opstillede mål. Målene relaterer sig til hver af de tre overordnede processer i bloddonation: tidsbestilling, opskrivning og selve tapningen. I forhold til tidsbestilling er det målet, at aktivering af donor vil medføre mindre arbejde for personalet. Opskrivningsprocessen forestilles også mindre tidskrævende på grund af, at donorerne på forhånd har udfyldt spørgeskemaet, og at det således også er nemmere at gennemgå for intervieweren. En automatisering af overførelse af information om tapningen er midlet til at nå målet om at nedbringe den tid tapperne bruger på at overføre data via tappeprotokol til IT-systemet. Hertil kommer målet om kvalitetsløft i opskrivningen og tapningen. Yderligere er det et mål med projektet at nedbringe tidsforbruget på håndtering af postdonationsinformation og efterfølgende registrering af donorinformation. I forhold til besparelser og effektivitet, er det også et mål at nedbringe sygefraværet som følge af forbedret arbejdsmiljø. Endelig er det et mål at forbedre donorernes tilfredshed. Af nedenstående tabel fremgår de konkrete mål som de er angivet i nulpunktsrapporten. ID Måleforhold Potentiale/forbedringseffekt A.1 Booking - Mail Mindre tidskrævende (30% reduktion) A.2 Booking - telefon Mindre tidskrævende (100%) 9

ID Måleforhold Potentiale/forbedringseffekt A.3 Opskrivning Mindre tidskrævende (1 min. per opskrivning), bedre kvalitet A.4 Fejl i opskrivning Mindre A.5 Tapning Mindre tidskrævende (2 min per tapning), bedre kvalitet A.6 Fejl i afskrivning Mindre A.7 Efterregistrering af donorinformation Mindre tidskrævende A.8 Arbejdsmiljø og -tilfredshed Bedre A.9 Sygefravær Mindre A.10 Håndtering af postdonationsinformation Mindre tidskrævende, mindre opbevaringsplads B.1 Donortilfredshed Større Yderligere er der tilkommet flere uventede effekter som følge af projektet, som nærværende evaluering vil medtage. Først og fremmest er fingeraftryksscanning blevet indført, hvilket blandt andet har medført, at den ellers obligatoriske kontrol af donortapning(t2), som blev udført af en anden tapper, er faldet bort. Yderligere er det blevet klart at praksis i Viruslaboratoriet og Fraktioneringen er blevet forbedret. De uforudsete effekter fremgår af følgende tabel. ID Måleforhold Potentiale/forbedringseffekt A.11 Kontrol (T2) Bortfalder (mindre tidskrævende) A.12 Forbedret praksis i Viruslaboratoriet Mindre tidskrævende og bedre kvalitet A.13 Forbedret praksis i Fraktioneringen Mindre tidskrævende og bedre kvalitet 5. Evalueringsspørgsmål For at undersøge hvorvidt projektet lever op til de på forhånd fastsatte mål og for at udfolde de til tilkomne utilsigtede effekter, vil de konkrete målepunkter i relation til de respektive måleforhold i det følgende blive gennemgået. ID Måleforhold Målepunkter A.1 Booking - Mail Antal udgående mails 10

A.1 ID Booking - Måleforhold Mail Målepunkter Varighed på behandling af mail (læse og skrive (evt. indhentning af yderligere data)). Varighed på opringninger. Indholdet i denne proces har ikke ændret sig som følge af projektet, hvorfor dette målepunkt i slutundersøgelsen baserer sig på tal fra nulpunktsundersøgelsen. A.2 Booking - telefon Antal udgående opringninger Varighed på opringninger. Indholdet i samtalerne har ikke ændret sig som følge af projektet, hvorfor dette målepunkt i slutundersøgelsen baserer sig på tal fra nulpunktsundersøgelsen. A.3 Opskrivning Antal opskrivninger Varighed på opskrivning. I nulpunktsundersøgelsen inkluderer dette følgende processer: modtagelse og vurdering/ interview. I slutundersøgelsen inkluderes kun vurdering/interview da modtagelsen bortfalder pga. det digitale spørgeskema. A.4 Fejl i opskrivning Antallet af fejl. Dette måleforhold handler om fejl ifm. u- A.5 Tapning Antal tapninger udfyldte eller ulæselige felter i det håndskrevne spørgeskema donorene udfyldte ved nulpunktsundersøgelsen. Da skemaet nu er digitalt kan denne slags fejl ikke længere forekomme hvorfor dette og målepunkt bortfalder. Varighed på registreringsprocesserne ifm. tapning. I nulpunktsmålingen sker registreringen efter selve tapningen, i slutundersøgelsen registreres der både før og eftertapningen. A.6 Fejl i afskrivning Antal fejl i at føre de håndskrevne data fra tappeprotokollen ind i IT-systemet. Den håndskrevne tappeprotokol er som følge af projektet afskaffet, hvorfor dette og målepunkt bortfalder. A.7 Efterregistrering af donorinformation Varighed på processer relateret til at håndtere tappeprotokoller efter mobiltapning. Da denne proces, som følge af projektet sker under tapningen, bortfalder dette målepunkt. A.8 Arbejdsmiljø og -tilfredshed De ansattes vurdering af arbejdsmljøet. A.9 Sygefravær Sygefraværsprocent A.10 Håndtering af postdonationsinformation Varighed på arkivering og fremfinding af informationer. Pladsforbrug for opbevarelse af informationer. 11

ID Måleforhold Målepunkter A.11 Kontrol (T2) Tidsforbrug Antal tapninger A12 Forbedring af praksis i viruslabora- Tidsforbrug og kvalitet toriet A13 Forbedring af praksis i fraktioneringen Tidsforbrug og kvalitet B.1 Donortilfredshed Donorernes vurdering af tidsbestilling, opskrivning og tapning. 6. Projektets forandringsmodel Projektets forandringsmodel baserer sig som beskrevet i kapitel 3 på digitalisering af en række processer i nogle centrale arbejdsgange i bloddonation. Mere konkret kan forandringsmodellen forklares i henhold til tre områder i den samlede donationsproces. Det første område er tidsbestilling, og kan før indsatsen på forenklet måde visualiseres som følger: Telefon Sekretær E-mail Donor Sekretæren og donor arbejder i samarbejde på at finde en mulig tappetid. Sekretæren har viden om hvornår der er ledige tider (fra IT-systemet), og donor ved hvornår denne har tid. Denne viden koordineres gennem asynkrone medier (email, postkort og sms) og synkront over telefon. Dette er en meget tung og tidskrævende proces for både sekretær og donor, og der bliver ofte lavet om i tiderne, da donor alligevel ikke kan på det ellers angivne tidspunkt. Således bliver der brugt meget arbejdstid på at koordinere tider med donorer gennem en række medier. Projektet søger med Donorportalen at uddelegere mere af dette arbejde til donor ved at delagtiggøre denne i viden om ledige tider. Således kan donor selv booke sin tid via portalen, uden sekretæren har været involveret i processen. Forenklet set kan den nye tidsbestillingsproces skitseres sådan: 12

Donor PC I ideelle situationer er sekretæren på denne måde helt holdt ude af tidsbestillingen. I praksis er der donorer, der foretrækker den menneskelige kontakt fremfor en PC. Yderligere er der donorer, der har en sjælden blodtype, der er særligt behov for, og derfor må donor ringes op. Den anden proces der ændres med projektet er opskrivningen. Opskrivningen betegnede før indsatsen processen fra, at donor henvender sig fysisk ved tappestedet, til donor er klar til at blive tappet. I denne proces giver donor opskriveren en række informationer på baggrund af hvilke opskriveren vurderer om donoren kan tappes. Før indsatsen trak donor et nummer (eller stillede sig i kø afhængigt af tappested), og blev senere kaldt til interview, som ikke fandt sted før donoren havde udfyldt det spørgeskema opskriveren havde printet ud til donoren. Forsimplet kan denne informationsudvekslingsproces fremstilles grafisk sådan her: Spørgeskema Interviewer PC Donor Printer Således medieres information gennem PC, printer og spørgeskema foruden selv samtalen. Processen er tidstung, idet spørgeskemaet skal printes, udfyldes og efterfølgende gennemgås. Yderligere er der en oversættelse af håndskrevne informationer, der bliver indtastet i IT-systemet. 13

Som følge af projektet udfylder donor spørgeskemaet digitalt forud for henvendelsen. Det papirbaserede spørgeskema og printeren er således forsvundet fra billedet, som det fremgår af følgende tegning: Sekretær PC Donor Dette skulle nedbringe tidsforbruget og øge kvaliteten; tidsbesparelsen fremkommer ved, at der ikke skal printes spørgeskema og gennemgangen af spørgeskemaet sker på baggrund af, at IT-systemet kun forholder opskriveren for de typisk få svar der skal spørges ind til. Kvaliteten skulle øges da der ikke kan ske fejl i forhold til ulæselig håndskrift og manglende besvarelser. Den tredje og sidste proces som indsatsen søger at forbedre er den registreringsproces, der er forbundet med selve tapningen. Før indsatsen skulle tapperen notere en række data for tapningen på den papirbaserede tappeprotokol (varighed, status, biomixerens ID, tappekomplikationer og supplerende oplysninger fra donor m.m). Yderligere skulle tapperen måle blodets hæmoglobinværdi, notere dette på tappeprotokollen, og efterfølgende bevæge sig hen til en fælles PC (som ofte var optaget) og dér indtaste data fra tappeprotokollen i IT-systemet. Grafisk kan dette illustreres sådan her: 14

Tappeprotokol Tapper Donor PC Biomixer Efter indsatsen er tappeprotokollen afskaffet, da data fra biomixeren automatisk overføres til IT-systemet. Herved overflødiggøres registreringsarbejdet for tapperen. Yderligere bliver hæmoglobinværdien målt central på Hvidovre Hospital (hvilket dog ikke er en følge af dette projekt). Efter-situationen kan visualiseres på følgende måde: Tapper PC Biomixer/Blod Donor 6.1 Har forandringsmodellen vist sig at være korrekt? Overordnet set har forandringsmodellen vist sig at være korrekt, men der er opstået nye erkendelser i løbet af projektet, der henholdsvis hindrer og faciliterer målene om at effektivisere og forbedre kvaliteten. Yderligere er implementeringsprocessen ikke nået langt nok til, at man med vished kan vurdere om forandringsmodellen er korrekt alle steder. Således kan man ikke på baggrund af det faktum, at evalueringsmålene ikke alle er nået, konkludere at forandringsmodellen er fejlagtig (se mere om resultaterne i kapitel 8). 15

6.2 Nye erkendelser om sammenhænge og deres påvirkning af forandringsmodellen Mindre erkendelser om sammenhænge i projektet er kommet til i takt med at projektet har taget form. Disse har ikke påvirket forandringsmodellen synderligt, og vil ikke blive beskrevet særskilt i det følgende. Der er dog to områder hvor projektgruppen har nået erkendelser, der på hver sin måde har påvirket forandringsmodellen. Det første område handler om selve tappesituationen, og er både en præcisering og en egentlig ny erkendelse. Konkret drejer det sig om tappesituationen. I den originale ansøgning stod følgende i relation til registrering af tappedata: Efter den egentlige donortapning skal gemmes informationer som dokumenterer forløbet af tapningen. I dag sker dette manuelt på trods af at de fleste data allerede er genereret elektronisk af udstyr i blodbanken. Vores projekt omfatter en elektronisk overførsel af alle data. Herved spares arbejdstid for personalet, der bliver mulighed for at tappe flere donorer per sygeplejerske og donor sparer således tid. (Ansøgning p.3) Det er ikke forkert at tappedata eksisterer digitalt, og at projektet søger at overføre disse digitalt, men to forhold komplicerer billedet. For det første erkendte projektgruppen at automatisk overførelse af data ville kræve en ny biomixer. Da der i 2014 alligevel skal foregå et udbud i denne forbindelse, blev det besluttet, at vente med at indkøbe nye biomixer til dette udbud. Således sker dataoverførelse ikke automatisk endnu, selvom tappeprotokollen er afskaffet og målet således er delvist nået. Konkret aflæser tapperen data fra biomixeren, og indtaster dette direkte i IT-systemet. Dette kan visualiseres således: Tapper Donor PC Biomixer/Blod Som det fremgår af tegningen, har tapperen i forhold til den tidligere grafiske fremstilling, stadig en del registrering på PC en. Dette ændrer sig med de nye biomixere, men tapperen skal stadig registrere data i IT-systemet. Dog ikke de data som stammer fra biomixeren, men donors identitet, blodposens identitetsnummer og prøveglassenes identitetsnumre skal alle registreres i 16

IT-systemet. Dette sker ved at scanne blodpose og prøveglas, der er forsynet med stregkode. Donoren bliver registreret og identitetskontrolleret ved at lade sit fingeraftryk aflæse (hvilket udgør den anden væsentlige erkendelse, og vil blive gennemgået efter denne). Yderligere skal der noteres forhold vedrørende donors eventuelle behov for jerntabletter, eller hvis der opstår uregelmæssigheder i forbindelse med tapningen. Hvis man skal visualisere dette på samme måde som i de foregående tegninger, kommer det derfor til at se sådan ud: Tapper PC Biomixer/Blod Donor Den anden erkendelse handler om identifikation af donor. Tidligere blev donoren identificeret i forbindelse med opskrivningen, under tapningen og efter tapningen. Ved opskrivningen identificerede donor sig ved at sige sit CPR.-nummer eller ved at vise donorkort eller sygesikringsbevis. Når donor og interviewer havde gennemgået spørgeskemaet, blev dette endvidere underskrevet af donor og interviewer. Under tapningen blev donor spurgt om CPR.-nummer og navn, ligesom donor efter tapningen blev spurgt om dette af en anden tapper for at dobbelttjekke (T2, som det kaldtes). I løbet af projektet indså projektgruppen at disse processer kunne effektiviseres og sikres bedre ved aflæsning af donors fingeraftryk. Således er der nu fingeraftrykscannere ved opskrivningen og tappelejet. 7. Dataindsamling 7.1 Metoder og vurdering af disse Undersøgelsen har anvendt både kvantitative og kvalitative metoder for bedst at måle hvorvidt projektet har nået sine mål. I det følgende behandles de metoder, der er anvendt i slutevalueringen af projektet. Vurdering af datas validitet, herunder undersøgelsens størrelse og repræsentativitet bliver gennemgået i dette afsnit i relation til de respektive metoder, og således ikke, som fondens skabelon ellers anbefaler, i et selvstændigt afsnit. Indledningsvist viser nedenstående tabel hvilke metoder, der er anvendt på de respektive målepunkter. 17

ID Måleforhold Målepunkter Metode A.1 Booking - Mail Antal udgående mails Dataudtræk fra IT-system Varighed på behandling af mail Genbrug af tal fra nulpunktsmåling, observation, arbejdsgangsanalyse A.2 Booking - telefon Antal udgående opringninger Dataudtræk fra IT-system Varighed på opringninger. Genbrug af tal fra nulpunktsmåling, observation, arbejdsgangsanalyse A.3 Opskrivning Antal opskrivninger Dataudtræk fra IT-system Varighed på opskrivning. Tidsmåling, observation, arbejdsgangsanalyse A.4 Fejl i opskrivning Antallet af fejl. Arbejdsgangsanalyse A.5 Tapning Antal tapninger Dataudtræk fra IT-system Varighed på registreringsprocesserne Tidsmåling, observation, arbejdsgangsanalyse A.6 Fejl i afskrivning Antal fejl. Arbejdsgangsanalyse A.7 Efterregistrering af dono- Varighed på processer rinformation Arbejdsgangsanalyse A.8 Arbejdsmiljø og -tilfredshed De ansattes vurdering Interview, observation, spørgeskema A.9 Sygefravær Sygefraværsprocent Dataudtræk A.10 Håndtering af postdonationsinformation Varighed på arkivering og fremfinding af informationer. Pladsforbrug for opbevarelse af informationer. Arbejdsgangsanalyse Arbejdsgangsanalyse A.11 Kontrol (T2) Arbejdsgangsanalyse A.12 Forbedring af praksis i viruslaboratoriet A.13 Forbedring af praksis i fraktioneringen Tidsforbrug og kvalitet Tidsforbrug og kvalitet Interview Interview B.1 Donortilfredshed Donorernes vurdering af tidsbestilling, opskrivning og tappening. Spørgeskema 7.1.1 Arbejdsgangsanalyse Som udgangspunkt for undersøgelsen er diagrammer over de relevante arbejdsgange blevet tegnet. Jævnfør det grundlæggende evalueringskoncept (se projektets nulpunktsrapport) er det nødvendigt at se de udvalgte handlinger og aktører i en relationel optik, hvis man skal kunne følge 18

forandringerne. Diagrammerne er udarbejdet efter BPMN-standarden, dog er mere komplicerede og abstrakte dele af notationen udeladt. Arbejdsgangsdiagrammerne er tegnet på baggrund af de diagrammer, der er blevet udarbejdet ifm. nulpunktsmålingen af ansøgningen til ABT-fonden. Konkret er følgende arbejdsgangsdiagrammer udarbejdet og vedlagt som bilag: Tidsbestilling (telefon og mail) Opskrivning Tapning Kontrol (T2) 7.1.2 Tidsmåling Måling af den tid det tager at udføre de handlinger, der bliver forandret eller helt bortfalder i projektet, er centralt i evalueringen. Tidsmålingen er centreret om små processer, der er dele af arbejdsgange. Sammenholder man slutevalueringens tider med nulpunktsundersøgelsens tider, kan man vurdere om processerne bliver hurtigere. Tiderne bliver skaleret op med tal udtrukket af databaser (se afsnit 7.1.6 om dataudtræk) for at visualisere tallene på regions- og landsniveau. Tidsmålingerne har fundet sted på udvalgte dage fra d. 7/11 til og med 14/11 2012. De arbejdsgange der vedrører booking mail såvel som telefon har fundet sted i de lokaler hvor sekretærerne booker for hhv. Rigshospitalets Blodbank og for Giv Blod. Ifm. opskrivningen er der også blevet målt fra sekretærernes kontor på Rigshospitalets Blodbank, da dette lokale støder op til de to rum hvor opskrivningen foregår. For opskrivningen hos Giv Blod er måling foretaget ved en mobil tapning. Tidsmålinger er foretaget med stopur indbygget i både armbåndsur og iphone. For at dokumentere tiderne er de først registreret i et skema og senere indtastet i et regneark. Af nedenstående tabel fremgår antallet af målte tider i slutevalueringen. Proces Rigshospitalet Giv Blod/Den Mobile Blodbank Opskrivning/interview 42 25 Registrering 1 (før tapning) 50 25 Registrering 2 (efter tapning) 46 28 Kontrol (T2) 0 34 I alt 138 112 Tallene er stærkere på Rigshospitalets Blodbank end på Giv Blod og dennes mobile blodbank. Tiderne giver et billede af det aktuelle tidsforbrug med en høj grad af validitet, men en mindre grad af reliabilitet. Dette skyldes antallet af målinger og tilfældigheden i hvem der var på arbejde de 2 x 2 dage observationerne fandt sted. 7.1.3 Observation Observationsstudierne var ikke styret af egentlige observationsguides. Indstillingen til observationsstudierne var mere åben og inspireret af den etnografiske videnskab. Mere specifikt er 19

antagelsen, at man ikke kan forstå praksis uden at engagerer sig i den, altså bevæge sig ud af sit kontor. Dette kræver en vis form for indlevelse, som man ikke på forhånd fuldstændig kan foregribe. Man kalder i etnografien også dette for deltagerobservation, og kan skelnes fra fluen på væggen. Karakteren af observationsstudierne var derfor mere etnografiske end overvågende. Dog skulle observationerne generere viden om specifikke forhold (se skema) og ikke om antropologiske størrelser som kultur eller koder. På grund af manglende faglighed og tid blev deltagelsen mere generelt i det sociale end i det faglige. Som tillæg til de egentlige interviews, blev der som led i observationerne foretaget en række in-situ interviews. Observationsstudierne blev foretaget på udvalgte dage fra d. 14/10 til og med 14/11 2012 i takt med tidsmålingerne. Observationerne er foretaget på Rigshospitalets Blodbank, Giv Blod samt på to mobile tapninger på hhv. CBS på Frederiksberg og en virksomhed på Christianshavn. 7.1.4 Interviews Som nævnt er tidsmålingerne centrale for at vurdere projektets effekter, men en række øvrige forhold kan forskydes på en uhensigtsmæssig måde i løbet af projektet. Derfor er det vigtigt at holde øje med disse. En måde dette sker på, er ved at give de ansatte chance for at udtrykke sig om arbejdsforhold. Interviewene er foretaget med bookere og tappere på både Rigshospitalets Blodbank og Giv Blod på udvalgte dage fra d. 14/10 til og med d. 14/11 2012. Lokationerne for interviewene var de steder hvor de pågældende ansatte arbejdede. Interviewene er foretaget på baggrund af interviewguides, som er udarbejdet pga. evalueringskriterierne samt arbejdsgangsdiagrammerne. Udover at se interviewet som en samtale, altså en udveksling af synspunkter mellem 2 personer (inter-view), der taler sammen om et emne af fælles interesse, er der forskel på karakteren af den interesse intervieweren, og den interviewede har. Intervieweren har i denne forbindelse nogle specifikke forhold, der skal uddrives af samtalen (jvf. evalueringskriterier). 7.1.5 Spørgeskema Spørgeskemaer er blevet brugt som metode til at belyse udvalgte forhold kvantitativt. Selvom det er begrænset hvor dybt man kan nå ned i de forhold man spørger til, giver spørgeskemaer et godt input hvis man eksempelvis ønsker at triangulere ift. interviews og observation. Der er blevet udarbejdet to forskellige spørgeskemaer, et til hhv. donorerne, og et til de ansatte der tapper og/eller booker hos både Rigshospitalets Blodbank og Giv Blod (se bilag A og B for de to spørgeskemaer). Spørgeskemaundersøgelsen har fundet sted online og er baseret på Google Docs spørgeskemafunktionalitet. Besvarelserne er efterfølgende blevet behandlet i et regneark og sammenholdt med spørgeskemaundersøgelsen fra nulpunktsmålingen. Der er udsendt et link med invitation til at deltage i spørgeskemaundersøgelsen til 285 donorer (185 fra Rigshospitalets Blodbank og 100 fra Giv Blod) og 77 ansatte. Heraf har hhv. 114 donorer og 56 ansatte svaret. 20

Respondentgruppe Potentielle Reelle Svarprocent respondenter respondenter Donorer 285 114 40% Ansatte RH + Giv Blod (20 + 57) 57 74% 7.1.6 Dataudtræk Der ligger en række data i de systemer som bliver brugt af hhv. Rigshospitalets Blodbank og Giv Blod, som kan bruges til at giver bl.a. tidsmålingerne mere mening, da man med hjælp fra disse data kan skalere målingerne op. Gennem Rigshospitalets Blodbanks edb-afdeling er der blevet trukket tal ud af Blodflödet om antallet af tapninger, mails, opringninger for hhv. Rigshospitalets Blodbank, Giv Blod og hele Region Hovedstaden. Fra Region H s intranet er der endvidere trukket data om sygefravær. 7.2 Undersøgelsens omstændigheder 7.3.1 Omfang og varighed Slutevalueringen startede d. 14/10 med indledende observationer og sluttede d. 14/11 2012 hvorefter databehandling og rapportskrivning blev foretaget. De forskellige undersøgelsesaktiviteter har i en vis udstrækning fundet sted samtidigt, såfremt det har været muligt. Således har spørgeskemaundersøgelsen kørt sideløbende med observationer og tidsmålinger. ABT/Blod-projektet omfatter samtlige blodbanker under Region Hovedstaden, men det er i samråd med projektgruppen besluttet, at undersøgelsens kvalitet forøges ved at gå i dybden lokalt fremfor at sprede den over mange blodbanker. Det skal dog bemærkes at arbejdsgangene, og dermed potentialet, er forskellige fra blodbank til blodbank. For at sikre at undersøgelsen kommer i dybden, og stadig formår at indfange en passende grad af den diversitet, der eksisterer, er det besluttet at foretage undersøgelsen på følgende to lokationer: Rigshospitalets Blodbank Giv Blod og Den Mobile Blodbank Rigshospitalets Blodbank er regionens absolute største almindelige blodbank, og data herfra udgør derfor en stor repræsentativitet. Giv Blod er den mest specielle organisation, idet den ikke er en blodbank som sådan, men et resultat af et samarbejde, der er indgået mellem Region Hovedstaden og Bloddonorerne i Region Hovedstaden (BiRH). Giv Blod indkalder donorer til Region Hovedstadens blodbanker når disses beholdninger er kritiske (eksempelvis. ifm. en specifik blodtype). Yderligere forestår Giv Blod mobile tapninger rundt om på uddannelsesinstitutioner, offentlige steder som skoler og større firmaer. Med disse to lokationer sikrer undersøgelsen en passende grad af repræsentativitet og diversitet. 21

Undersøgelsen er foretaget hos RH Blodbank på Blegdamsvej og hos Giv Blod på Rathsacksvej. Yderligere har observatørerne været med til mobiltapning på CBS på Frederiksberg samt hos et større firma på Christianshavn. 7.3.2 Rigshospitalets Blodbank overordnet Rigshospitalets Blodbank er som nævnt regionens største blodbank. Rigshospitalets Blodbank fremstiller årligt ca. 300.000 blodkomponenter til alle regionens hospitaler. Herudover fremstilles 110 stamcelle/immuncelle-komponenter og 600 knoglekomponenter samt en række højt specialiserede celle- og vævskomponenter (Rigshospitalets Blodbanks website 2 ). 7.3.3 Giv Blod overordnet GivBlod er en humanitær nonprofit organisation, som hver dag er med til at sikre, at hospitalerne i RegionH har blod nok til behandling af patienter og ulykkesofre. Organisationen er resultatet af et samarbejde der er indgået mellem Region Hovedstaden og Bloddonorerne i Region Hovedstaden (BiRH). 8. Evalueringsanalyse Dette kapitel handler om hvorvidt forandringsmodellens antagelser om årsag og virkning har vist sig at være korrekte. Gennem en sammenholdelse af resultaterne for nulpunktsmålingen og slutevaluering vil dette principielt gøres klart. Dog skal det nævnes at tidspunktet for slutevalueringen har betydet, at det er temmeligt sandsynligt at resultatet ville se væsentligt mere positivt ud på et senere tidspunkt, både i forhold til effektivitet og tilfredshed fra de ansatte og donorernes side. Dette skyldes følgende forhold: Rigshospitalets Blodbank har ikke implementeret biomixere, der kan kommunikere med IT-systemet uden menneskelig mediering. Den Mobile Blodbank har ikke implementeret biomixere, der kan kommunikere med IT-systemet uden menneskelig mediering. Den Mobile Blodbank har ikke implementeret fingeraftryksscanningsteknologi på grund af den type internetforbindelse de bruger (modem). Der er fundet en løsning, der skal implementeres snarest. Da det er under tre måneder siden fingeraftryksscanningsteknologien blev implementeret, har donorerne der møder til tapning endnu ikke fået scannet deres fingeraftryk. Projektet er med andre ord hvad dette angår i en fase hvor databasen opbygges. Ved alle donorinterviews skal donorer på Rigshospitalets Blodbank således have scannet deres fingeraftryk i tillæg til den egentlige opskrivningsproces. I forbindelse med første opskrivning med fingeraftryksscanningsteknologien er flere donorer bekymret for konsekvenserne af teknologier, og må derfor beroliges af opskriverne, hvilket ofte medfører ukarakteristiske lange interviewtider. 2 http://www.regionh.dk/blodbanken/menu/afdelinger/rigshospitalet/ (besøgt 12/11-2012) 22

Donorer er endnu ikke fortrolige med fingeraftryksscanningsteknologien, hvorfor der skal bruges tid på at instruere donorerne i hvad de skal gøre. Der har været en del problemer af teknisk karakter med fingeraftryksscannere. Disse bliver udbedret løbende og der foregår erfaringsudveksling på tværs af tappesteder. Personalet er kun delvist vant til at bruge de nye teknologier. Således er der meget forskel på måden at udfører handlinger på. Dette betyder store forskelle i tidsforbrug. Et eksempel på dette er fingeraftryksscannerne, hvor der fortsat bliver eksperimenteret med hvordan teknologien lettest får indlæst fingeraftryk (om eksempelvis afspritning er en god ide). I det hele taget er arbejdsgangene endnu ikke optimeret i henhold til teknologiernes potentialer. Yderligere divergerer resultaterne fra Den Mobile Blodbank i forhold til Rigshospitalets Blodbank da Den Mobile Blodbank endnu ikke har implementeret fingerscanningsteknologi (konsekvenserne af dette vil blive gennemgået i forhold til de arbejdsgange hvor det er relevant). 8.1 Målopfyldelse i henhold til projektmål Dette afsnit indeholder redegørelse for projektets målopfyldelse. Målene bliver gennemgået sekventielt, og er basis for udfyldelse af Fondens tabel-skabelon for projektets potentiale indeholdende en opregning til nationalt potentiale, og fremgår i afsnit 1.1 (arbejdskraftsbesparende potentiale). 8.1.1 Booking Mail Booking via e-mail er en af de centrale og tidsrøvende aktiviteter for sekretærerne, der booker donorerne. Selve arbejdsgangen har ikke ændret sig, idet den stadig handler om at forholde sig til de mails donorerne har svaret på vedrørende tidsbestilling. Forskellen fra nulpunktet til eftersituationen skulle være at antallet af mails er nedbragt på grund af donorportalen. Dette har vist sig at være rigtigt, idet antallet af mails er faldet til 28,43% af hvad det var før, når man som i nulpunktsmålingen tager udgangspunkt i udgående mails fra Rigshospitalets Blodbank. Nedenstående tabel viser det totale årlige tidsforbrug for henholdsvis Rigshospitalets Blodbank, Giv Blod og hele Region Hovedstaden. Den tager udgangspunkt i tidsforbruget på mailbehandling (læse, evt. undersøge og skrive) fra nulpunktsmålingen, da arbejdsgangen, som nævnt, ikke har ændret sig. 23

Organisation Gennemsnits Antal Totalt Totalt Differense tidsforbrug per udgående tidsforbrug tidsforbrug mail mails (uge 44 nulpunkt slut (skaleret 2012) (skaleret til til år) år) Rigshospitalets Blodbank 1m 51s 85 479h 24m 136h 17m -343h 7m Giv Blod 2m 4s 232,83 (tal baseret 1466h 56m 417h 1m -1049h 55m på Rigshospitalet) Region 1m 58s 569,5 (baseret på 3400h 3m 966h 34m -2433h 29m Hovedstaden Rigshospitalet) Gennemsnit I ansøgningen forventer man at kunne opnå en reduktion svarende til 3/4 til en fuldtidsstilling på regionsniveau. Da der ved nedbringelse af antallet af e-mails er sparet 2433t 29m på regionsniveau årligt, er målet nået med 168,64%. 8.1.2 Booking telefon Tidsbestilling gennem telefon optager en stor del af sekretærernes tid. Denne arbejdsgang har heller ikke ændret sig med projektet, men målet er, at antallet ville blive reduceret grundet donorenes selvbooking. Dette er dog ikke tilfældet. Godt nok er antallet af opkald voldsomt reduceret for Rigshospitalets Blodbank, når man baserer tallene på uge 44 i 2012, men når man baserer tallene på det samlede antal opringninger i Region Hovedstaden fra november 2010 til november 2012, er der faktisk en mindre stigning. Den præcise differense fremgår af tabellen nedenfor. Organisation Gennemsnits Antal Totalt Totalt Differense tidsforbrug telefonsamtale tidsforbrug tidsforbrug per opringning r årligt slut nulpunkt slut (skaleret (skaleret til år) til år) Rigshospitalets 0m 55s 936 (tal baseret på 660t 8m 14t 18m -645t 50m Blodbank uge 44) Giv Blod 1m 12s 184590 (tal baseret 3494t 42m 3691t 48m 197t 6m på Region H) 24

Organisation Gennemsnits Antal Totalt Totalt Differense tidsforbrug telefonsamtale tidsforbrug tidsforbrug per opringning r årligt slut nulpunkt slut (skaleret (skaleret til år) til år) Region 1m 4s Hovedstaden/Genn emsnit 350546 (tal baseret 5898t 42m 6231t 56m 333t 14m på nov 2011-nov 2012) I ansøgningen forventede man at opnå en 30% reduktion i tidsforbruget. På trods af at dette er lykkedes til fulde på Rigshospitalets Blodbank, hvis man baserer tallene på uge 44, kan man ikke sige at målet er nået på regionsniveau når man bruger de bedste tal der er til rådighed. Faktisk er der sket en øgning af tidsforbruget, idet der i slutevalueringen bruges 105,65% af den tid der blev brugt på tidsbestilling gennem telefon på regionsplan. Det øgede antal opringninger på regionsniveau hænger sammen med, at Giv Blod-organisationen har ændret strategi i forhold til mobiltapning: Før mødte donorerne i højere grad op uden en tidsbestilling, hvor man nu tilstræber, at alle donorer skal have en tid. Dette betyder, at den tidsreduktion donorportalen har medført i forhold til telefonopringninger, er sløret i ovenstående tal. Yderligere betyder ændringen i strategien, at besparelsespotentialet er større end antaget, da behovet for at bestille tid er større. 8.1.3 Opskrivning Opskrivningsprocessen har ændret sig, idet det digitale spørgeskema har afløst det fysiske. Tidligere indebar opskrivningsprocessen følgende trin: Modtagelse, print af spørgeskema, udfyldelse af spørgeskema, gennemgang af spørgeskema, vurdering og endelig underskrivning af spørgeskema. Nu har donor udfyldt det digitale spørgeskema på forhånd, hvorefter intervieweren kan gennemgå og vurdere spørgeskema og donor efterfølgende. På Rigshospitalets Blodbank underskriver donor spørgeskemaet med sit fingeraftryk, men på Den Mobile Blodbank er denne teknologi endnu ikke indført, hvorfor det udfyldte spørgeskema må printes og underskrives. Tidsforbruget på opskrivningen er faldet på trods af, at Den Mobile Blodbank endnu ikke har indført fingeraftryksscannere, og at der i Rigshospitalets blodbank ved hver opskrivning, må scannes fingeraftryk til lagring. Sidstnævnte proces sker kun første gang, donor skrives op i det nye system og der er jo netop ved slutevalueringen tale om første gange. Af nedenstående tabel fremgår tidsforbruget af opskrivningen i henholdsvis nulpunktsmålingen og slutevalueringen. Organisation Gennemsnits Gennemsnits Differense tidsforbrug per tidsforbrug per opskrivning nulpunkt opskrivning slut Rigshospitalets Blodbank 3m 31s 2m 36s -0m 55s 25

Organisation Gennemsnits Gennemsnits Differense tidsforbrug per tidsforbrug per opskrivning nulpunkt opskrivning slut Giv Blod 3m 14s 1m 49s -1m 25s Region Hovedstaden Gennemsnit 3m 22s 2m 12s -1m 10s Der bliver foretaget færre tapninger på regionsniveau ved slutevalueringen end ved nulpunktsmålingen. Dette er et udtryk for regionens politik i forhold til brug af blodprodukter generelt, og har således intet med projektet at gøre. Hvis man medtog det ændrede tappebillede ville resultatet være misvisende i forhold til projektets effekt. Yderligere er det en ændring af politikken, der kun handler om Region Hovedstaden, og der er ingen vished for, at ændringen er udtryk for en permanent strategi, hvorfor det ville svække tallenes validitet når man gange dem op til landsniveau. Derfor tager nedenstående tabel udgangspunkt i antallet af tapninger ved nulpunktsmålingen, dog suppleret af en række hvor udregningerne er baseret på tappetallet i Regionhovedstaden ved slutevalueringen. Organisation Antal tapninger Totalt tidsforbrug Totalt tidsforbrug Differense årligt (nulpunkt) per opskrivelse per opskrivelse nulpunkt (årligt) slut (årligt) Rigshospitalets Blodbank 18584 (nulpunkt) 1089t 14m 803t 53m -285t 21m Giv Blod 31358 (nulpunkt) 1689t 51m 951t 32m -738t 19m Region Hovedstaden 157028 (nulpunkt) 8811t 1m 5778t 44m -3032t 17m Region Hovedstaden 106059 (slutevaluering) 5951t 5m 3903t 3m -2048t 3m I ansøgningen forventede man at kunne opnå en reduktion svarende til et minut per opskrivning svarende til 2 årsværk i Region Hovedstaden. På regionsniveau (gennemsnittet af Rigshospitalets Blodbank og Den Mobile Blodbank) er besparelsen per opskrivning 1 minut og 10 sekunder. Dog er antallet af tapninger stadig lavere end antaget i ansøgningen, hvor det samlede mængde sparet tid i regionen på årsplan med antallet af tapninger ved nulpunktsmåling er 3032t 17m, svarende til 1.58 årsværk (havde man benyttet antallet af tapninger fra november 2011 til november 2012), ville det være 2048t 3m, svarende til 1.06 årsværk). 26