ANDELSBOLIGFORENINGEN AARHUSGAARDEN Aarhus maj 2012 REFERAT AF DEN 29. ORDINÆRE GENERALFORSAMLING I ANDELSBOLIGFORENINGEN AARHUSGAARDEN Tirsdag d. 24. april 2012, kl.18:30 i Café Hacks lokaler Teatergade 1. 41 tilmeldte deltagere, herunder Andelsboligforeningens bestyrelse, administrator Erik Aagaard Poulsen og revisor Jens Pedersen, deltog i arrangementet. 1. Valg af dirigent. På bestyrelsens forslag valgtes Erik Aagaard Poulsen til dirigent. Erik Aagaard Poulsen takkede for valget og konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og derfor beslutningsdygtig. 2. Bestyrelsens beretning. Claus Madsen forelagde bestyrelsens beretning: Det forløbne år i foreningen har været præget af en del småsager, der skulle løses, men alt blev overskygget af beskeden om, at vores formand, Henning Dybvad Larsen, i maj afgik ved døden efter længere tids sygdom. Hennings død har været et stort tab for foreningen og bestyrelsen, og han er savnet både som menneske og som formand, hvor han ydede en stor indsats for foreningen. Der har været mange opgaver, som vi tog for givet, at Henning klarede med vanlig iver og kompetence, og det har været en stor opgave at udfylde hans rolle. På den mere positive side skal det nævnes, at vores hjemmeside blev gjort færdig og kom i luften i 2011. Det har været et langt og sejt træk at komme dertil, hvor hjemmesiden er i dag, og vi håber, at I synes om resultatet. 2011 var også året, hvor huslejen steg for første gang i mange år. Selve stigningen slog først igennem fra august, men den har bidraget godt til årets resultat. Pengene er blandt andet blevet brugt til dækning af renteudgifter på vores kassekredit og til vedligeholdelse, hvor VVS igen var en af de store poster. Da der har været et tilbagevendende problem med varmtvandssystemet i enkelte andele, fik vi i 2011 et tilbud fra vores VVS- leverandør, Gustavsen, på udskiftning af koldt - og varmt vandrør i hele 43, hvilket beløber sig til ca. 650.000 kr. Beløbets størrelse og renoveringens omfang har gjort, at bestyrelsen besluttede at fortsætte med den løbende renovering af vandrør. 1
I den forbindelse er det dejligt at se, at andelshaverne husker at advisere bestyrelsen i forbindelse med renoveringsprojekter, da det giver mulighed for at tjekke, om vandrør eller faldstammer skal renoveres. Desuden skal andelshaverne huske at få vurderet deres forbedringer af andelene, hvilket alt andet lige er lettere end at skulle få orden på papirarbejdet mange år senere. Vand og varme er ikke blevet billigere, men der er stadig nogen forskel på forbruget i de tre opgange. Hvor Frederiksgade 2 og Åboulevarden 43 gik i nul, skulle beboerne i Åboulevarden 45 betale noget mere. Det kan være, at vi på sigt skal sætte a conto beløbet op, så beboerne ikke ender med en ubehagelig efterregning ved årets slutning. Der har desuden været et problem med tagrenden i 43, hvilket har været en bekostelig affære, da det krævede et stillads fra gården og hele vejen op. Der var kigget på alternative metoder, men det endte med den sikre måde, og den tagrende trængte bestemt også til en oprensning. Der er sikkert nogle, der har bemærket, at godkendelsen af elevatorerne i Frederiksgade 2 og Åboulevarden 45 er udløbet. Der er lavet nye regler, der indebærer, at glas i døre og elevatorskakter skal være lavet af sikkerhedsglas. Med hensyn til selve skakten, så har vi fået dispensation, men glasset i dørene skal skiftes. Vi afventer, at leverandøren af sikkerhedsglasset kommer og skifter dette. Nye tiltag: Der er kommet en ny vaskemaskine i Åboulevarden 43, så de nu har to maskiner ligesom i Åboulevarden 45. Der er kommet nye el-sikkerhedsafbrydere i alle vaskerum, hvilket var et lovkrav. Der blev sat gang i facadeudvalget. Der har været problemer med fugt i bestyrelseslokalet, og det har vist sig, at vandet trænger ind fra toppen af tårnet. For at slå flere fluer med ét smæk, blev der samtidig skiftet nogle dårlige fuger i tårnets udvendige side. Vi havde håbet, at dette kunne klares uden at sætte stillads op, men det viste sig at det alligevel blev nødvendigt med stillads. Da vi alligevel vi havde stillads oppe, fik vicevært Peder malet "Aarhusgaarden" skiltet, så hvis nogle har bemærket, at bygningen har et hvidere smil, er det derfor. Peter Petersen og vicevært Peder har slidt og slæbt med at få malet og istandgjort vores fælles kælderværksted - en stor tak til dem. Den sidste opgave i tårnet har været vores flagstang, hvor der bliver sat et nyt beslag op, og når flagstangen er monteret igen, skulle det gerne blive meget lettere at sætte flag. Eventuelt kommende projekter: Overdækning af renovationsområdet er et projekt, der længe har ligget i dvale, men det er ikke glemt. Toilet på 6. sal i Frederiksgade 2 er et projekt, der om ikke trænger sig på, så i hvert fald ville være nyttigt. Maling af indgangspartier, både Åboulevarden 43 og 45, er begyndt at se noget slidt ud, mens det ikke er helt så slemt i Frederiksgade 2. Vedrørende lys på tagterrassen, så har der været forskellige forslag til at løse dette, men der er endnu ikke taget en endelig beslutning. 2
Bestyrelsen er meget tilfreds med samarbejdet mellem administrator og foreningen. Til bestyrelsen kan jeg endnu engang sige tak for et godt samarbejde og god opbakning i det forløbne år. Det er mit ønske, at den nye bestyrelse vil vise samme gode takter i det nye år. Tak til suppleanterne for deres indsat i årets løb. Tak for jeres opmærksomhed. Erik Aagaard Poulsen inviterede herefter forsamlingen til at komme med kommentarer og spørgsmål til beretningen. Jacob P. spurgte, om dispensationen vedrørende elevatorernes godkendelse er tidsbegrænset. Claus M. fortalte, at dispensationen ikke er tidsbegrænset. Per K. spurgte, om man gør forberedelser til et nyt varmesystem (to strengs), når man udskifter rør til brugsvand. Claus M. svarede, at det gør man ikke, da det ikke er praktisk/økonomisk muligt. Niels C. N. spurgte til den udarbejdede tilstandsrapport og hvilke overvejelser, bestyrelsen har gjort i den anledning. Claus M. svarede, at bestyrelsen ikke er imponeret over kvaliteten af tilstandsrapporten og mulighederne for en praktiske anvendelse af denne. Knud B. spurgte, om man ikke burde have en vedligeholdelsesplan. Claus M. svarede, at bestyrelsen har valgt ikke at udarbejde en sådan. Jacob P. spurgte, om man ikke kunne lægge tilstandsrapporten ud på hjemmesiden. Jacob P. bemærkede, at han havde lagt mærke til flere steder, hvor bygningen trængte til vedligeholdelse bl.a. revnedannelser. Claus M. svarede, at tilstandsrapporten kommer på hjemmesiden og at bestyrelsen har et løbende projekt med at udbedre revner i bygningen. Per K. bemærkede, at han har positive erfaringer med vedligeholdelses planlægning. Niels C. N. foreslog, at man anvendte vedligeholdelsesrapporten til planlægning af vedligehold. Erik L. svarede, at vedligeholdelsesrapporten ikke er tilstrækkelig detaljeret til praktisk planlægning, men at den kan bruges til at få et økonomisk overblik. Niels C. N. gjorde opmærksom på, at foreningen har undersøgt problemstillingen med andelshavers ansvar i forbindelse med forbedringer af andelen. Erik A. P. har udarbejdet et svar, som bør lægges ud på hjemmesiden. Hvad er retningslinjerne for brugen af hjemmesiden? Skal den være en informationstavle? Lene S. svarede, at dette spørgsmål er under stadig diskussion i bestyrelsen. Bestyrelsen vil ikke løbe an på at folk besøger hjemmesiden, så derfor bruges der stadig opslag i opgangen, når der er meddelelser til andelshaverne. Henrik C. foreslog et udvalg, hvor man kan byde ind med viden om vedligehold. Jacob P. foreslog et login til hjemmesiden og mere brug af hjemmesiden. 3
Lene S. svarede, at bestyrelsen har valgt at bruge tiden til praktiske ting frem for at optimere hjemmesiden. Claus M. spurgte, hvilke informationer Jacob P. savnede. Jacob P. svarede, at han f.eks. savnede vedligeholdelsesrapporten. Per K. spurgte, om man kan sende mails ud ved opdatering af hjemmesiden og lægge bestyrelses referater ud på hjemmesiden. Stine P. ønskede også bestyrelsesreferater på hjemmesiden. Hanne B. svarede, at det er bevidst, at bestyrelsesreferater ikke ligger på hjemmesiden, da de er bestyrelsens interne arbejdspapirer. Jacob P. bemærkede, at han ikke ønskede at gå bestyrelsen i bedene, men mere information til beboerne. Bestyrelsens beretning blev godkendt. 3. Forelæggelse af plan for facaderenovering og finansiering af denne. Claus M. fortalte om planerne for facaderenoveringen. Bestyrelsen har modtaget et overslag fra ingeniør Ole Sand Petersen, som har været i gang med projektet i et år. Man vil isolere facaden og skifte ruder i forretningerne til mere energivenlige ruder. Dørene til forretningerne vil blive rykket frem, således at vi kun får et lille indhak ved dørene. Baldakinen skal renoveres, da træet under kobberbeklædningen er råddent. Der skal monteres en ny ensartet belysning af facaden, nye skilte og husnumre. Overslaget er på 2,75 mill. kr. Nye vinduer koster 1,5 mill. kr. og belysning 0,3 mill. kr. Claus M. bemærkede, at han ikke ønskede at gå i detaljer med projektet, da bestyrelsen kun ønsker generalforsamlingens accept af at optage et lån på 8 mill. kr. således at vi kan omlægge det gamle lån på 4 mill. kr. og fjerne kassekreditten på 0,5 0,7 mill. kr.. Hanne B. bemærkede, at der er begrænsninger på, hvad vi kan ændre på facaden, men at vi har en foreløbig accept fra kommunen til at rykke dørene frem. Jacob P. spurgte til behovet for renovering af facaden. Claus M. svarede, at det primært var forskønnelse af facaden. Jacob P. mente at der er mere påtrængende behov end forskønnelse. Hanne B. svarede, at der ikke er skiftet ruder i forretningerne, som der er i lejlighederne og at der er problemer med indtrængende vand ved ruderne. Niels C. N. bemærkede, at han er for en facaderenovering, da det nu er 22 år siden, at facaden sidst blev renoveret og at det er fornuftigt at skifte kassekreditten ud med et billigere lån. Han var usikker på hvilke udfordringer foreningen står over for m. h. t. vedligehold de nærmeste år. Niels C. N. var for at optage et lån, men ikke for et frit mandat til at anvende det. John mente at det er for dyrt med endeløse undersøgelser og rapporter. Per K. spurgte, hvorfor man havde valgt denne procedure med kun at godkende finansieringen. Claus M. svarede, at det var for at spare en skønnet udgift til arkitekt på 0,3 mill. og endeløse 4
diskussioner om detaljer. Henrik C. spurgte, om der var mulighed for at tage stilling til projektet inden det bliver sat i gang. Claus M. svarede, at så skal man med i facadeudvalget. Per K. spurgte til den videre procedure. Erik A. P. svarede at facadeudvalget tager stilling til projektet, som så sættes i gang. Stine P. spurgte, hvad projektet gavner. Claus M. svarede, at vi opnår en forskønnelse af facaden og en bedre isolering. Merete O. mente, at det kræver en ny stillingtagen, hvis budgettet på 2,7 mill. kr. overskrides. Claus M. svarede, at der ikke er tale om en blankocheck, og at det ikke er meningen at budgettet skal overskrides. Niels C. N. bemærkede, at det er vanskeligt at tage stilling, når man ikke ved, hvordan facaden kommer til at tage sig ud. Hanne B. svarede, at hun kunne forstå bekymringen for facadens fremtræden, men at vi er underlagt begrænsninger for, hvor meget vi må ændre på facaden, idet vi er afhængige af myndighedernes godkendelse. Knud B. manede til mådehold og tilbageholdenhed med økonomien. Niels C. N. sagde, at han gerne ville støtte facaderenoveringen, men ikke sige ja til et ukendt projekt, som han ikke har tilstrækkelige oplysninger om. Knud B. stillede et forslag om at optage et lån på 4 mill. kr. således at man kan fjerne kassekreditten og derefter tage resten i trin. Niels C. N. stillede forslag om at der blev optaget et lån på ca. 9 mill. kr. til indfrielse af kassekredit og omprioritering og resten til brug for facaderenovering." Herefter blev generalforsamlingen suspenderet i 15 min. Efter genoptagelse af generalforsamlingen, formulerede dirigenten efter drøftelse i bestyrelsen formuleringen af bestyrelsens forslag til: "Bestyrelsen bemyndiges til at optage lån med pant i foreningens ejendom på ca. 9 mill. kr. til indfrielse at kassekredit, omprioritering samt til finansiering af facaderenovering, efter udarbejdelse af et projekt herom i et af bestyrelsen nedsat udvalg." Generalforsamlingen vedtog forslaget med mere end 2/3 flertal. 4. Forelæggelse af årsregnskab og forslag til værdiansættelse samt godkendelse heraf. Andelsboligforeningens revisor Jens Pedersen forelagde årsregnskabet og forslaget til værdiansættelse. Jacob P. spurgte til adressen Åboulevarden 41 og fik at vide, at det er en gammel adresse som ikke anvendes, men bruges formelt. 5
Niels C. N. påpegede, at der er uhensigtsmæssigheder ved at operere med en opskrivning af ejendommen som på side11 i regnskabet, når der ikke er tale om en opskrivning af ejendommen. Generalforsamlingen godkendte årsregnskabet og værdiansættelsen. 5. Forelæggelse af drifts- og likviditetsbudget til godkendelse, herunder fastsættelse af boligafgift. Erik A. P. bemærkede, at der bliver tale om en korrektion af punkt 3 i budgettet efter vedtagelsen af det nye låneoptag. Claus M. fremlagde drifts- og likviditetsbudget og bad generalforsamlingen bemærke, at likviditetsbudgettet også ville ændres som følge af vedtagelsen af det nye låneoptag. Efter fremlæggelsen spurgte Per K. til særlig vedligeholdelse. Claus M. fortalte, at det skyldes historiske årsager, at vedligeholdelse er splittet op i to poster. Uffe R. spurgte til repræsentationen, som syntes at være fordoblet. Claus M. fortalte at udgiften til repræsentation ikke er fordoblet, men blot er budgetteret til det den historisk har været. Forbruget har været usædvanligt lavt gennem de sidste 3 år. Niels C. N. påtalte en fejl i budgettet, i det man ikke kan regne med en opskrivning af værdien af ejendommen. Generalforsamlingen godkendte uændret boligafgift og drifts- og likviditetsbudgettet. 6. Forslag fra andelshaverne. Der var indkommet i alt 5 forslag fra andelshaverne. Disse fire forslag fra Stine og Michael, 43 4.th; Britta, 43 5.tv; Christina og Palle, 43 3.tv; Sofie, 43 1.mf og Henrik, 43 4.tv.: En ekstra tørretumbler til nr. 43. Det kunne evt. være en brugt i samme størrelse, eller en stor industritumbler. Så kunne man omfordele, så der kom to små i en af de andre opgange. Claus M. spurgte, om behovet er tilstede. Stine P. mente, at behovet er der. Henrik C. mente, at der mangler flow i vaskerummet og påpegede, at der er mange børnefamilier i Åboulevarden 43. Eva N. mente, at bestyrelsen selv bør kunne tage stilling til sådanne sager. Generalforsamlingen vedtog at købe en ekstra tørretumbler til Åboulevarden 43. En optimering af tørresnorene i det inderste tørrerum, så de ikke hænger på kryds og 6
tværs. Vi vil gerne hjælpe, hvis foreningen vil sørge for indkøb af kroge, snore osv. Generalforsamlingen vedtog en optimering af tørresnorene i det inderste tørrerum i Åboulevarden 43. En stak billige plastikbøjler (IKEA) + et par vaskekurve mere. Generalforsamlingen vedtog et par vaskekurve i tørrerummet i Åboulevarden 43. Arbejdsdag et par gange årligt. Kunne man forestille sig en dag, hvor de respektive opgange mødtes og ordnede praktiske ting eks. vis rengøring i vaskerum, male opgang, ordne træværk ved elevatoren, rengøring af havemøbler osv. Vi er selv indstillet på dette, hvis foreningen stiller midlerne til rådighed i form af materialer, øl/sodavand og en pose pølser til grillen. Lene S. fortalte om bestyrelsens overvejelser angående arbejdsdage. Bestyrelsen har været tilbageholdende med dette, da man har ønsket et ensartet udtryk i ejendommens opgange og har været indstillet på, at vedligeholdelses opgaver udføres af professionelle håndværkere. Hun opfordrede til, at man byder ind med kompetencer til enkelte mindre opgaver, f. eks. kunne man gøre det til en fælles indsats at rengøre og opstille havemøbler på tagterrassen. Dette forslag fra Per Nikolaj Kampmann: At bestyrelsen undersøger mulighederne for at opsætte varmemålere (både vand og varme) og at den, hvis den anser udgiften for at være overkommelig, får dem opsat. Baggrunden for forslaget er, at jeg synes det er urimeligt at vi betaler for noget vi ikke får. Vi har ikke varmt, men lunkent vand i hanerne og det er ikke muligt at får temperaturen op på mere end ca. 14 grader hvis der er frost udenfor. Claus M. bemærkede at der er fjernet radiatorer i Pers forretning, at så længe der var ændret på de oprindelige radiatorer antal /placering kan vi ikke i bestyrelsen gøre noget ved det. Med hensyn til lunken vand i hanerne, så er det nyt information, og det vil bestyrelsen få undersøgt. Erik L. fortalte at bestyrelsen har undersøgt konsekvenserne af at opsætte varmemålere på radiatorerne i huset. Det har vist sig at ca. 75% af betalingen vil ligge fast på grund af udligning mellem de enkelte andele og vores varmesystems specielle beskaffenhed. Udbyttet vil således ikke stå mål med indsatsen. Forslaget blev ikke vedtaget. 7. Valg af formand. Frank W. Kortsen præsenterede sig og fortalte om sit ønske om at yde en indsats for foreningen. Frank W. Kortsen blev valgt som foreningens formand. 7
8. Valg af medlemmer til bestyrelsen. Claus Madsen og Hanne Ballisager blev genvalgt til bestyrelsen som repræsentanter for de erhvervsdrivende. Suppleanter. Anders Terkildsen og Erik Larsen blev valgt til suppleanter som henholdsvis repræsentanter for erhverv og beboerne. 9. Valg af administrator. Advokaterne i Jyllandsgaarden A/S blev genvalgt som administrator. 10. Valg af revisor. Revisorfirmaet Dansk Revision blev genvalgt som revisor. 11. Eventuelt. Til facadeudvalget valgtes: Claus Madsen, Hanne Ballisager, Per Kampmann, Niels C. Nielsen og Henrik Camuch. Jacob P. spurgte, om bestyrelsen har planer om at rydde op i foreningens varmerum, f.eks. fjerne gamle varmtvandsbeholdere. Claus M. svarede, at det har man ikke, da det er dyrt set i forhold til de fordele, man kan opnå. Maja spurgte, om man kunne lave tiltag som kunne forhindre at personer kunne klatre op på altanerne i Frederiksgade 2. Henrik C. svarede, at det var noget, som facadeudvalget vil se på. Gerda P. opfordrede til at folk med grønne fingre tog sig kærligt af plantekasserne på tagterrassen. Claus M. fortalte, at Lars S. fra bestyrelsen er på sagen. Michael L. meldte sig som interesseret. Niels C. N. opfordrede til at give viceværten en stor hånd for sit store engagement og gode arbejde. Claus M. takkede dirigenten og deltagerne for god ro og orden under generalforsamlingen. 8
Frank W. Kortsen. Formand. Lene Sørensen. Næstformand. Claus Madsen. Hanne Ballisager. Erik Aagaard Poulsen. Dirigent. Lars Sørensen. Sekretær. 9