Nikolaj Lisberg Hansen Løsningsarkitekt og partner nikolaj.hansen@empisto.dk Tlf. 22 90 91 22 PORTFOLIO Version 2.0 Kvalitetsstyring med sags og dokumenthåndtering Teknisk revision af energimærker
Portfolio er et sags og dokumenthåndteringssystem til understøttelse af teknisk revision af energimærker Som systemet er i dag effektivisere det hele processen med teknisk revision lige fra udtræk af sager til teknisk revision baseret på integration til indberettede energimærker og kommunikation med energikonsulent og andre sagsparter. Portfolio gør det muligt for alle parter i det tekniske revisionsforløb at samarbejde og dermed have et fælles samlet overblik over sagerne. Det er ret nemt at udvikle avancerede søgninger og rapporter til de ansvarlige for den tekniske revision og til Energistyrelsen, så begge parter til hver en tid kan trække de nødvendige rapporter om status på tekniske revisioner.
Indhold Introduktion Formål Uddannelsesmateriale og brugermanual Introduktion til Portfolio sags og dokumenthåndtering. - Hvad er en sag? - Hvad er et dokument? Sagsfordelingslisten og sagsoprettelse Sagstrin i arbejdsgang for tekniskrevision og opgavestyring Bygningsagsinformationer fra energimærke og status på teknisk revision Mail og brevfletning i Word Send opload link til energikonsulent Hvordan virker materiale opload Mail registrering i Outlook for indgående og udgående mails Dokument registrering i Word Registrering generelt Handlingsmenuen Find, Vis, Funktioner, Hjælp og Log af Navigering Et trin tilbage, brug af rammer, redigerbare lister og flerværdifelter. Simpel søgning Avanceret søgning og skabeloner
Introduktion Hvad er sags og dokumenthåndtering og hvorfor bruge Portfolio? ENS medarbejdere kan trække ledelsesrapporter Kvalitetsansvarlig (administrator) kan trække informationer om alle tekniske revisioner og sikre jævn fordeling og ensartet kvalitet i sagsbehandling Teknisk revisor (sagsbehandler) kan se sine egne sager til teknisk revision Energikonsulent kan uploade materiale til egne sager Formål Fælles forståelse af arbejdsgang i teknisk revision Sagstrin og sagsbehandler (aktør) Rettigheder og ansvarlig afdeling Opgavestyring for arbejdsgang Forstå værdien af sags og dokumenthåndtering Viden deling sikre at status kan findes i systemet Effektivisering af arbejdsgange med automatisering af brevfletning m.m. Ensartet kvalitet og overblik i rapporter til ledelsesinformation
Introduktion og vejledninger Uddannelsesmateriale og brugermanual Video uddannelsesmateriale Brugervejledning Installationsvejledning Introduktion til Portfolio sags og dokumenthåndtering Hvad er en sag? En sag er et begreb til styring og dokumentation af et hendelsesforløb. Hvad er et dokument? Et dokument er en logisk enhed i en kommunikation, som en mail eller et word dokument. Login som teknisk revisor eller ENS bruger Brugergrænseflade Fanerne Overblik, Registrering og Søgning Handlingsorienteret topmenu Find sager, dokumenter, opgaver eller kontakter Vis opgaver, sager eller sagsfordelingsliste Redigerbare lister, flerværdifelter og søgefelter
Sagsfordelingslisten og sagsoprettelse Replikering af indberettede energimærker og certificerede firmaer Fremsøg sager f.eks. på postnr interval for at ramme regioner Opret sag ved at reservere sag i sagsfordelingslisten Genfind sager under menuen Vis, Mine sager og menuen Find, Sag Frigiv reserveret sag under menuen Vis, Mine sager Sagsgrupper (1 pr. måned) og normal sagsoprettelse Sagsoprettelse: ved valg af sagsgruppe tildeles internt sags nr. Scanjour sagsnr. påføres af ENS og skal bruges i al ekstern kommunikation
Sagstrin i arbejdsgang for tekniskrevision På sagskortet finder du de grundlæggende begreber der styrer sags identifikation og tilstand Saggruppen skal altid være indværrende måned (ligger øverst i listen) Intern sags nr. og start dato sættes automatisk når sagsgruppe vælges og du trykker gem. Scanjour nr. er ekstern sagsnr. der skal bruges i al kommunikation for at identificere sagen Sagstitel indeholder adressen på ejendommen der er udført energimærke for Beskrivelse skal udfyldes med sagsafgørelsen inden sags status sættes til afsluttet Der er én ansvarlig afdeling for en sag, som f.eks. ENS eller den virksomhed der udfører teknisk revision. Der kan være flere sagsbehandlere Rettigheder til sagen afhænger af sagsbehandlere Sagstrin styrer hvor i arbejdsgangen sagen er kommet til, f.eks. 02 Booking, 03 Oprettelse hos SEEB, 04 Materiale fra EK, osv. Opgavestyring sikre at tidsfrister overholdes og giver videndeling om status for sagen.
Sagstrin i arbejdsgang for tekniskrevision På sagskortet finder du listen med sagsparter, hvor du skal tilføje ejer ved at trykke på + ikonet til højre for den sidste sagspart Når du trykker på den blå pil til højre for sagspartens navn, åbnes en dialog hvor du kan fremsøge sagsparten eller oprette en ny kontakt, som du så senere kan tilføje som sagspart Under statistik registereres Energistyrelsens afgørelse og SEeB brugere kan ydermere registere deres indstilling under intern kontrol. Nederst på alle sider finder du en sektion med historik Tryk på den blå pil under historik for at se alle ændringer der er lavet på sagen.
Opgavestyring På sagskortet under fanen Opgaver findes opgaveskabeloner som sikre de rigitge tridsfrister Under sagsgruppens opgaveskabeloner vises kun de relevante for det sagstrin man er i Når en opgave skabelon markeres i listen og du vælger gem oprettes en konkret opgave Konkrete opgaver kan rettes i listen med Opgaver nederst Du kan oprette ad hoc opgaver ved at skrive dem i den nederste linje i listen med opgaver Opgaveskabeloner Konkrete opgaver I fase kolonnen kan man angive et tal som 1,2,3 for at angive hvor opgaven kommet til f.eks. 1. rykker, 2. rykker, osv.
Bygningsagsinformationer fra energimærke og status på teknisk revision Ejendommens adresse og BBR er automatisk udfyldt, da sagen er oprettet via sagsfordelingslisten Under Bygningsgennemgang aftalt med ejer registreres dato og klokkeslet og evt. bygningens navn, som f.eks. blok C og i noter kan registreres særlige aftaler om hvor nøgle kan hentes osv.
Bygningsagsinformationer fra energimærke og status på teknisk revision Energimærke informationer er automatisk udfyldt fordi sagen er oprettet via sagsfordelingslisten Certificeret firma nr. er normalt dert samme som firma nr., hvis der ikke er tale om et multisite certificeret firma. Sektionen Materiale modtaget fra energikonsulent udfyldes når materiale om energimærket modtages som kontroludskrift, energimærke PDF, energimærke data kilde osv. Sektionen Nyt materiale modtaget fra energikonsulent udfyldes når energikonsulenten har indberettet det nye reviderede energimærke Datoer til brevfletning udfyldes af SEEB når de modtager teknisk revisors enedelige rapport eller firmaets kommentarer. For multisite certificeret firma er afgørelser fælles.
Mail og brevfletning i Word På sagskortet under fanen dokumenter kan du brevflette mails og breve ud fra skabeloner Vælg den sagspart du vil skrive til, tryk på knappen brevflet og dobbeltklik så på den brevfletningsskabelon du vil bruge. Derefter åbnes Word med en eller flere dokumenter i skabelonen, hvor sagen data flettes ind i. Nogle skabeloner som 0-49 point påtale.docx har en avanceret søgning knyttet til en af Word dokumenterne i skabelonen. Denne søgning finder tidligere afgørelser og indsætter dem i Word dokumentet. Mail skabeloner har to Word dokumenter. Et til mail teksten og et til det vedhæftede PDF dokument.
Mail og brevfletning i Word
Send opload link til energikonsulent På sagskortet i fanen dokumenter kan du oprette et dokument ved at skrive en titel i den nederste linje f.eks. Materiale til EK. Bemærk at linjen markeres med gult fordi den ikke er gemt. Tryk på TAB tasten indtil du kommer til kolonnen adgangkode og indtast en kode med A-Z, 0-9 og minus tegnet. Tryk derefter på Gem knappen, så oprettes et tomt dokument uden filer. Marker sagsparten Energikonsulent og derefter dokumentet i listen og tryk på knappen Send opload link. Så åbnes Outlook med en mail indeholdende et link, som energikonsulenten kan bruge til at oploade materiale til sagen.
Hvordan virker materiale opload Der åbnes nu en mail i Outlook som du kan sende til energikonsulenten, så han kan oploade materiale direkte på sagen. Bemærk: Når du arbejder med mail skrivning skal du starte Outlook først, du kan med fordel også starte Word, så brevfletning går hurtigere. Når du er færdig med en brevfletning i Wor, så luk dokumenterne, men ikke selve Word.
Hvordan kan energikonsulenten uploade materiale Energikonsulenten kan oploade en eller flere filer i listen. Tryk på plus under listen for at tilføje en ekstra fil. Tryk på browse knappen, for at finde filen på din lokale maskine. Tryk på Gem for at oploade. Filnavn kan rettes i listen. Husk at gemme! Opload af store filer bør gøres enkeltvis, men mindre filer kan der oploades flere af.
Mail registrering i Outlook for indgående/udgående mails Marker en mail i Outlook og tryk på Gem under menuen Portfolio. Registrer dokument ved at angive sagsplacering og tryk gem.
Send mail fra Word Når du står på et dokument i Word som skal vedhæftes en mail kan du under menuen Portfolio vælge Til PDF. Husk at gemme dokumentet først. Når du er klar til at sende mailen stiller du dig på det dokument, som skal være mail teksten og trykker på Send mail under menuen Portfolio. Nu åbnes mail i Outlook og er klar til at blive sendt.
Registrering af udgående mails Hvis din udgående mail har et sags nr. i mail emnet, så vil du blive spurgt om du vil gemme dokumentet i Portfolio. Hvis du ikke bliver spurgt om at gemme, kan du selv finde den afsendte mail under Sent Items, makere mailen og trykke på Gem under menuen Portfolio. Hvad sker når mail gemmes fra Outlook? Når mail gemmes vises en kort indikator for at mailen med alle vedhæftede filer skrives til folderen Mine dokumenter/portfolio. Når den er færdig kan du arbejde videre, imens du venter på af filerne bliver oploaded til serveren i baggrunden. Når alle filer er oploaded blinker Internet Explorer ikonet nederst i din startlinje. Tryk på ikonet og dokument registreringsbilledet i Portfolio vises.
Dokument registrering i Word Når du har brevflettet et brev som skal sendes med posten, gemmer du dine rettelser (Ctrl+S) og udskriver dokumentet på din printer. For at dokumentere brevet er sendt gemmer du det også i Portfolio med menuen Gem som under sektionen database.
Registrering generelt Hvis du skal gemme andre filer end Word dokumenter i Portfolio, så gøres det ved i det program du bruger til at åbne filen med vælger Gem som og gemmer en kopi af dokumentet under et sigende navn i folderen Mine dokumenter, Portfolio. Når dokumentet er oploaded blinker Internet Explorer ikonet i startlinjen nederst. Tryk på ikonet og dokumentregistreringsdialogen vises. Fordi Portfolio ikke kan vide hvilken sag dokumentet knytter sig til skal do selv fremsøge den rigtige sag ved at indtaste en del af sagstitelen og trykke på retur tasten. Tryk Gem når du har fundet den rigtige sag. Tip: Brug menuen Find, Sag hvis du ikke kan finde sagen bare på sagstitel eller nr.
Handlingsmenuen Find Vis Funktioner Hjælp Log af
Navigering Et trin tilbage Den blå pil i højre hjørne gør at du går tilbage til forrige side, brug aldrig browserens frem eller tilbage knap! Spørgsmåltegnet giver der adgang til hjælp ud fra din aktuelle kontekst Min/maks skærm ikonet ændre størrelsen på vinduet. Brug af rammer Pil op/ned og højre venstre gør at du kan se mere eller mindre i de forskellige rammer. Tip: Når du ikke bruger den øverste ramme luk den sammen, så den ikke forstyrer dig. Redigerbare lister Alle lister er redigerbare. Du kan masseopdatere ved at markere et antal rækker og den kolonne du vil opdatere og når du så indtaster en værdi i en af de markerede rækker opdateres alle markerede. Fra redigerbare lister og søgefelter kan man springe til detaljesider ved at trykke på Flerværdi og søgefelter Flerværdi felter har et semikolon ; efter ledeteksten og en værdifelter har et kolon : efter ledeteksten. For at indtaste flere værdier i et felt tilføjes et ; sidst i feltet og den nye værdi skrive eller fremsøges. Et søgefelt har en stiplet linje for neden. Indtast en del af teksten og tryk enter for at søge efter værdien. Du kan få hjælp til felter ved at holde musen og en ledetekst eller trykke på ledeteksten. Øverst i rammen før teksten Dokumenter er en pil ned til at springe til sektioner på siden.
Simpel søgning Under menuen Find kan du vælge at søg efter sag, dokument, opgave eller kontakt. En sag søgning søger som standard efter sager med status aktiv, hvor tilstand er endelig version. Sagstitlen indeholder adressen på ejendommen, så du nemt kan søge på dem eller Scanjour nr. For at fremsøge en afsluttet sag, skift status til afsluttet.
Avanceret søgning og skabeloner Ved at lave avancerede søgninger kan man vise informationer fra en eller flere tabeller, som så kan indgå i en Word baseret rapport skabelon eller et Excel regneark. Det er således muligt at lave en søgning der giver et overblik over antal sager fordelt på sagstrin, få en liste med alle firmaer der har fået en udtale eller påtale eller måske en liste med alle sager for ens eget firma. Et eksempel på en søgning er den der er knyttet til brevfletningsskabelonen ENS påtale.docx, hvor evt. tidligere afgørelser for firmaet fremsøges. Sags dato, titel og beskrivelse flettes så ind i ENS påtale.docx skabelonen og søgeresultatet lukkes. Så for sager der afsluttes med en påtale eller udtalelse, skal sags beskrivele indholde denne påtale eller udtalelse.
Nikolaj Lisberg Hansen Løsningsarkitekt og partner nikolaj.hansen@empisto.dk Tlf. 22 90 91 22 PORTFOLIO Version 2.0 Kvalitetsstyring med sags og dokumenthåndtering Teknisk revision af energimærker