RotaryWeb Brugervejledning Introduktion til hjælpesystemet Diagrammet her viser den overordnede struktur i inddelingen af hjælpefunktioner. De lyserøde kasser henviser til funktioner, som alle medlemmer har rettigheder til at arbejde med. De gule områder kræver at man har administrative rettigheder på et givet niveau. Og de grå områder er forbeholdt landssekretær og landswebmaster. Klik på en af kasserne herunder for at gå direkte til den givne funktion eller brug menupunkterne herover. Hele brugervejledningen kan downloades som en pdf-fil (925 KB) - klik her (brug højre musetast og gem help.pdf lokalt). Brugervejledningen er revideret 1. december 2002 Bemærk at farverne går igen på menubjælkerne på de enkelte sider. Medlemsprofildelen indeholder alle funktioner vedørende vedligeholdelse af medlemmers egne data samt hvilke lister og statistikker, der kan udskrives på grundlag af medlemsdata. Mødekalenderdelen indeholder alle funktioner vedrørende oprettelse af møder - både klubmøder, udvalgs- og bestyrelsesmøder på klubniveau, distriktsniveau og landsniveau. Administrationsdelen indeholder alle funktioner vedrørende vedligeholdelse af klubdata, venskabsklubber, oprettelse og ændring af bestyrelser og udvalg, tildeling af administrative rettigheder samt indsendelse http://www.rotarynyt.dk/h/index.html (1 of 2) [01-12-2002 18:47:32]
RotaryWeb Brugervejledning af månedsstatistikken til landssekretæren. De grå funktioner er udelukkende til brug for landssekretær og landswebmastere. Administrative rettigheder Systemet er opdelt i 3 niveauer administrationsmæssigt. På øverste niveau regerer landswebmasteren, som kan tildele rettigheder på samme niveau samt nedad i systemet. Landswebmaster har to hjælpere på sit eget niveau nemlig landssekretæren og en assisterende webmaster. Landswebmaster tildeler rettighed til de fem distrikters webmastere - DICO'er. DICO tildeler rettigheder nedad til deres klubwebmastere - CICO'er. Og desuden kan DICO tildele rettigheder på distriktsniveau. CICO'erne kan tildele rettighed til andre i klubben, som skal have administrative rettigheder f.eks. sekretærer, klubmestre og ugebrevsredaktører, som alle må formodes at skulle kunne oprette møder, lægge ugebreve ind, holde styr på tilmelding etc. Alle rettigheder tildeles via kalenderen på de forskellige niveauer. http://www.rotarynyt.dk/h/index.html (2 of 2) [01-12-2002 18:47:32]
Welcome to Adobe GoLive 6 Introduktion til hjælpesystemet Diagrammet her viser den overordnede struktur i inddelingen af hjælpefunktioner. Klik på en af kasserne herunder for at gå direkte til den givne funktion eller brug menupunkterne herover. De lyserøde kasser henviser til funktioner, som alle medlemmer har rettigheder til at arbejde med. De gule områder kræver at man har administrative rettigheder på et givet niveau. Og de grå områder er forbeholdt landssekretær og landswebmaster. Bemærk at farverne går igen på menubjælkerne på de enkelte sider. Medlemsprofildelen indeholder alle funktioner vedørende vedligeholdelse af medlemmers egne data samt hvilke lister og statistikker, der kan udskrives på grundlag af medlemsdata. Mødekalenderdelen indeholder alle funktioner vedrørende oprettelse af møder - både klubmøder, udvalgs- og bestyrelsesmøder på klubniveau, distriktsniveau og landsniveau. Administrationsdelen indeholder alle funktioner vedrørende vedligeholdelse af klubdata, venskabsklubber, oprettelse og ændring af bestyrelser og udvalg, tildeling af administrative rettigheder samt indsendelse http://www.rotarynyt.dk/h/index.html (1 of 2) [29-11-2002 21:33:41]
Welcome to Adobe GoLive 6 af månedsstatistikken til landssekretæren. De grå funktioner er udelukkende til brug for landssekretær og landswebmastere. Administrative rettigheder Systemet er opdelt i 3 niveauer administrationsmæssigt. På øverste niveau regerer landswebmasteren, som kan tildele rettigheder på samme niveau samt nedad i systemet. Landswebmaster har to hjælpere på sit eget niveau nemlig landssekretæren og en assisterende webmaster. Landswebmaster tildeler rettighed til de fem distrikters webmastere - DICO'er. DICO tildeler rettigheder nedad til deres klubwebmastere - CICO'er. Og desuden kan DICO tildele rettigheder på distriktsniveau. CICO'erne kan tildele rettighed til andre i klubben, som skal have administrative rettigheder f.eks. sekretærer, klubmestre og ugebrevsredaktører, som alle må formodes at skulle kunne oprette møder, lægge ugebreve ind, holde styr på tilmelding etc. Alle rettigheder tildeles via kalenderen på de forskellige niveauer. http://www.rotarynyt.dk/h/index.html (2 of 2) [29-11-2002 21:33:41]
Medlemsprofil Medlemsprofil Ret i medlemsdata (profildata) Her retter det enkelte medlem selv sine egne data og ændrer data, når der sker f.eks. adresseflytning. Det er det enkelte medlem, der selv er ansvarlig for at dataene til enhver tid er korrekte. Husk de overføres til Den Blå Medlemsbog i februar-marts hvert år. Adressekontrol Denne funktion skal anvendes hvis man vil have mulighed for at vise sin adresse på et Krakkort blot ved klik på en lille ikon. Husk at adressekontrol skal foretages igen ved adresseændring. Der sker INGEN automatisk opdatering. Udskriv medlemsliste Det er muligt at udskrive en lille handy folder over klubbens medlemmer. Husk lige at checke papirretningen og størrelsen i printeren, inden udskrivning. Hvis man ikke er tilfreds med desing'et af medlemsfolderen, kan alle data gemmes som html og dernæst læses ind i f.eks. Word, hvor man så selv kan redigere folderens som man ønsker den skal se ud. Vis medlemsstatistik (mødeprocenter) Statistikken viser mødeprocenten for hver enkelt medlem i en given periode. Indtast blot ugenr. fra og ugenr. til og statistikken bliver omgående udregnet. Find medlem eller klub Det er muligt at søge på både klubber og medlemmer i hele landet. Det er også muligt at søge på tidligere medlemmer (døde og udmeldte) Opret nyt medlem Opret et nyt medlem med et minimum af data. Husk at oprette de felter, der kun kan indberettes af administratorer. Husk at give medlemmet sit medlemsnummer og password og en introduktion til at bruge systemet. Flyt et medlem til anden klub Hvis en person flyttes til anden klub, skal alle data flyttes til den nye klub for at medlemmet kan beholde sin historik. Den nye klub skal altså IKKE OPRETTE medlemmet igen. http://www.rotarynyt.dk/h/medlemsprofil/medlemsprofil.html (1 of 2) [29-11-2002 21:33:42]
Medlemsprofil Slet medlem Et medlem bør kun undtagelsesvis slettes. Normalt er det nok at melde medlemmet ud, flyttet eller død. Herved bibeholdes historikken. http://www.rotarynyt.dk/h/medlemsprofil/medlemsprofil.html (2 of 2) [29-11-2002 21:33:42]
Hvordan retter man sine egne data? Hvordan retter man sine egne data? Hver enkelt Rotarianer har mulighed for at rette i sine egne data. Personen kan rette i alle de felter, der er vist her til højre uden at have administrative rettigheder. Øvrige felter såsom klassifikation og hædersbevisninger samt indog udmeldelsesdatoer kan kun rettes af Rotarianere med administrative rettigheder. Hvis man sletter sit password uden at indberette et nyt, kan medlemmet ikke logge ind, før en administrator har været inde og tildele nyt pasword. (Det gøres ved blot at taste et nyt password ind i feltet) Foto lægges op ved at taste stinavn og billednavn ind i feltet foto eller ved at bruge Browse knappen - det er ofte det hurtigste og sikreste. Bemærk at billedstørrelse skal være 130 x 168 pixels og at opløsningen skal være 72 dpi. Adresse 2 feltet er til stednavne, gårdnavne, postboks, c/o-navne etc. Og altså IKKE beregnet til sommerhusadresse. Bemærkningsfeltet nederst i billedet kan anvendes til hvad som helst. Både af medlemmet selv eller af sekretæren i klubben. Feltet bliver ikke overført til medlemsbogen. Indtastningsbilledet herover fremkommer ved at gå ind på medlemslisten, klikke på sit eget navn, hvorved Profilbilledet åbnes. Klik på Ret Profil-knappen øverst i højre hjørne og det her viste billede åbner sig. Den gule knap Adressekontrol er til adressevalidering. Klik her for at få en beskrivelse af hvordan det gøres. http://www.rotarynyt.dk/h/medlemsprofil/ret.html (1 of 2) [29-11-2002 21:33:44]
Hvordan retter man sine egne data? Stillingsbetegnelser og klassifikationer rettes automatisk til små bogstaver hvis andet indtastes. Telefonog faxnumre formateres med to cifre efterfulgt af en blank (xx xx xx xx). Dog ændres formatering ikke hvis der er indtastet et + og en landekode forskellig fra Danmark. Hvis medlemmet ønsker link til privat eller firmahjemmeside, bestilles dette via formularen, der findes under menuknappen Annoncering (Hovedmenuen i venstre side). Hvis man efter sin præsidentperiode har skiftet titel, kan man indberette den titel, man havde i præsidentperioden. Den anvendes udelukkende i den blå medlemsbog i listen over klubbens tidligere præsidenter. Husk at klikke på Opdater knappen i bunden, når ændringerne er tastet ind. http://www.rotarynyt.dk/h/medlemsprofil/ret.html (2 of 2) [29-11-2002 21:33:44]
Hvordan får man vist et Krak-kort? Hvordan får man vist et Krak-kort? Det er nødvendigt at validere adressen op mod Kraks vejbase for at få adgang til at vise et Krak-kort med beliggenheden. Hvis man flytter til ny adresse, skal der igen ske manuel validering. Når adressen er indtastet i profilbilledet, klikkes på»adressekontrol«hvis vejnavnet findes flere gange i postdistriktet, kommer systemet op med flere forslag. Vælg det rigtige og systemet viser hele adressen. Er det den rigtige, klikker man på OK - ellers er det bare om igen ved at klikke på Fortryd. Husk at klikke på Opdater og luk, når adressen er korrekt. Forøvrigt indsættes postdistrikt automatisk, når blot postnummer er indtastet. Klik på Krak-ikonet og der åbnes et Krak-kort, der viser adressens beliggenhed. Sammen med Krak-ikonet fremkommer også et ikon med Kraks Ruteplan, en plan som sikkert er kendt af de fleste. http://www.rotarynyt.dk/h/medlemsprofil/adrkontrol.html (1 of 2) [29-11-2002 21:33:46]
Hvordan får man vist et Krak-kort? http://www.rotarynyt.dk/h/medlemsprofil/adrkontrol.html (2 of 2) [29-11-2002 21:33:46]
Hvordan udskriver man en medlemsfolder? Hvordan udskriver man en medlemsfolder? Medlemslisten udskrives ved at klikke på Udskriv liste knappen på listen over medlemmer. Der åbnes nu en printmenu og forskellige indstillinger på printeren kan vælges. Afhængig af hvilken printer man anvender, er der forskellige opsætningsmuligheder. Skriver man på en ganske almindelig A4 printer, skal man huske at udskrivningen skal foretages på tværs - landskab - landscape - det kan hedde meget. Har man en A3 printer udskrives på højformat og er man så heldig at printeren selv kan vende papiret og skrive på begge sider, - ja så har man faktisk en helt færdig folder i løbet af få sekunder. På en A4 side er der plads til 3 kolonner med 4 rækker. Det her viste print er udskrevet på en A4 printer, hvor først side 1 er printet i tværformat og derefter er papiret lagt i printeren igen og side 2 er printet på den anden side af papiret. Og på samme måde med side 3 og 4 og så fremdeles. Hvis man anvender Word http://www.rotarynyt.dk/h/medlemsprofil/medlemsliste.html (1 of 2) [29-11-2002 21:33:49]
Hvordan udskriver man en medlemsfolder? 2000 eller XP kan man - i stedet for at printe folderen direkte - vælge at gemme filen lokalt. Gem den som HTML-dokument - billeder og logo gemmes automatisk. Læs den gemte html-fil ind i et program, der kan håndtere html-filer - f.eks. Word, InDesign m.fl. Her er det muligt at redigere opsætningen efter forgodtbefindende, så den lige præcis får det udseende man ønsker sig. http://www.rotarynyt.dk/h/medlemsprofil/medlemsliste.html (2 of 2) [29-11-2002 21:33:49]
Hvordan fungerer medlemsstatistikken? Hvordan fungerer medlemsstatistikken? Medlemsstastistikken giver et billede af det enkelte medlems mødeprocent over en given periode. Medlemsstatistikken åbnes fra mødekalendersiden som vist her til højre. I datofelterne øverst indtastes perioden for hvilken man ønsker statistikken. Klik på Søg og herefter beregnes antal møder og hvordan fremmødet for de enkelte medlemmer har været. HUSK at kun møder, der har status som Referat tælles med. Bemærk, at der øverst i venstre hjørne af billedet er en Udskriv Liste-knap. Ved klik på denne knap åbner statistikken i et printvenligt billede, som er lige til at printe. http://www.rotarynyt.dk/h/medlemsprofil/medlemsstatistik.html [29-11-2002 21:33:50]
Hvordan finder man et medlem eller en klub? Hvordan finder man et medlem eller en klub? Der er to måder at finde en bestemt klub på. Man skal være logget ind på systemet og - hvis man ved i hvilket distrikt klubben ligger i - kan man blot klikke på kortet i det aktuelle distrikt. Herved fremkommer et distriktskort, som vist nedenunder. Til højre for kortet er alle distriktets klubber listet. Klik på den ønskede klub og klubbens mødekalender åbnes. Alternativt klik på knappen "Søg klub" i hovedmenuen. Herved åbnes et nyt billede, hvor det er muligt at indstaste klubbens navn eller blot dele af klubbens navn. Hvis man f.eks. leder efter en klub i Odense og ikke ved andet, end at klubbens navn indeholder navnet Odense, indtaster man odense og får derved listet alle klubber, hvori Odense indgår. Vælg den rigtige og klik på navnet i listen. Hvis man vil søge efter en person, vælger man "Søg medlem" i hovedmenuen. Indtast de oplysninger der er kendte om personen. Jo flere oplysninger der indtastes, jo færre resultater giver søgningen. Men også mere konkrete resultater. http://www.rotarynyt.dk/h/medlemsprofil/find.html (1 of 2) [29-11-2002 21:33:52]
Hvordan finder man et medlem eller en klub? Man kan indskrænke søgningen til et bestemt distrikt eller man kan søge i hele landet. Bemærk at det også er muligt at søge blandt tidligere medlemmer (udmeldte og døde). Disse vil i listen blive vist med udmeldelsesdato eller kors for døde. http://www.rotarynyt.dk/h/medlemsprofil/find.html (2 of 2) [29-11-2002 21:33:52]
Hvordan opretter man et nyt medlem? Hvordan opretter man et nyt medlem? Et nyt medlem oprettes ved at åbne medlemslisten for klubben. Klik på "Opret medlem" Når man trykker på OPRET MEDLEM - og har bekræftet at man vil oprette et nyt medlem - genererer systemet automatisk et næsten blankt profilbillede med et 6-cifret medlemsnummer. Samtidig bliver password automatisk sat til medlemsnummer. Som sekretær udfylder man de felter man kender, men i princippet behøver man kun at oprette personen med navn og klassifikation. Felterne, der er omkranset med rødt, kan man kun rette i, hvis man har administrative rettigheder. De øvrige oplysninger - adresse, firma, ægtefælle etc. - kan medlemmet selv indberette efter at have fået sit medlemsnummer. Husk at gøre opmærksom på, at første gang skal der logges ind med medlemsnummer i begge felter og at password derefter bør ændres med det samme. En god lejlighed til at introducere det nye medlem til systemet på. Feltet Nyhedsbrev anvendes til at angive, hvordan medlemmet ønsker at få sit ugebrev. Der er fire forskellige muligheder: http://www.rotarynyt.dk/h/medlemsprofil/opret_medlem.html (1 of 3) [29-11-2002 21:33:55]
Hvordan opretter man et nyt medlem? 1: Ingenting 2: Advis pr. e-mail 3: Pr. brev 4: Pr. fax Hvis et medlem melder sig ud, skal feltet "Udmeldt "udfyldes. Har personen ingen tillidsposter haft, kan man anmode landssekretær eller -webmaster om at få slettet personen. Men har personen haft tillidsposter, må vedkommende ikke slettes. Personen skal kunne ses under Historiske ledelser samt i listen over Tidligere medlemmer. http://www.rotarynyt.dk/h/medlemsprofil/opret_medlem.html (2 of 3) [29-11-2002 21:33:55]
Hvordan opretter man et nyt medlem? http://www.rotarynyt.dk/h/medlemsprofil/opret_medlem.html (3 of 3) [29-11-2002 21:33:55]
Hvordan flytter jeg et medlem til en anden klub? Hvordan flytter jeg et medlem til en anden klub? Det er den klub, som medlemmet flytter til, der reelt har ansvaret for at personen bliver flyttet, men da en klubsekretær ikke har administrative rettigheder i andre klubber, skal en administrator på et højere niveau eller sekretæren fra den "fraflyttende" klub foretage flytningen. Administratoren skal gå ind i fraflytningsklubben og finde medlemmets profilside. Nederst i billedet er der en knap, der hedder Klubskifte. Klik på den og et nyt billede åbner sig. Find den klub, som medlemmet skal overflyttes til, vælg den og klik på Opdater og luk Medlemsprofilen er nu flyttet til den nye klub og her skal sekretæren huske at udfylde flyttedatoerne nederst i profilbilledet. http://www.rotarynyt.dk/h/medlemsprofil/flyt.html [29-11-2002 21:33:56]
Hvordan sletter man et medlem? Hvordan sletter man et medlem? Et medlem kan kun slettes af en person med administrative rettigheder på landsniveau. Det vil sige landssekretær, landswebmaster eller dennes assistent. Et medlem skal normalt heller ikke slettes selvom vedkommende melder sig ud eller dør. Af hensyn til historikken forbliver medlemmet i databasen. Udfyld de nødvendige felter for udmeldelse eller død og medlemmet vises ikke mere i Medlemslisten, men kan findes i listen over tidligere medlemmer. Hvis et medlem flytter til anden klub henvises til proceduren for hvordan det tackles. Se Flyt medlem til anden klub. Hvis man fejlagtigt har fået oprettet et medlem, kan man udmelde vedkommende og senere, når man får brug for at oprette et nyt medlem, kan man igen hente den fejlagtigt oprettede frem, fjerne udmeldelsesdato og ellers tilrette felterne med det nye medlems data. Hvis der er et absolut behov for at få slettet et medlem, så kontakt landssekretæren. http://www.rotarynyt.dk/h/medlemsprofil/slet_medlem.html [29-11-2002 21:33:56]
Kalender Kalender Framelding til møde i egen klub Her kan man framelde sig et møde eller meddele, at man møder i anden klub i pågældende uge. Efter mødets afholdelse skal sekretær eller klubmester ajourføre mødelisten med de faktiske forhold (hvem mødte eller udeblev) for at statistikken kan blive rigtig. Tilmelding til møde i anden klub Det er nu muligt at tilmelde sig et møde i en anden klub og dermed blive listet på klubbens tilmeldingsliste. Man kan også tilmelde andre rotarianere til et møde og få dem listet i tilmeldingslisten. Visning af ugebreve Ugebreve kan findes ad to veje. Enten ved at gå ind på klubbens kalender og finde det aktuelle møde. Eller ved at gå ind i hovedmenuen under Distrikter, finde det rigtige distrikt og dernæst klikke på Ugebreve. Herved listes alle distriktets klubber med deres respektive ugebreve listet. Visning af udvalgsmøder Udvalgsmøder findes ved at klikke på menupunktet Udvalg. Herved vises alle klubbens udvalg. Klik på Se møder ud for det udvalg man vil se nærmere på. Herved åbnes en kalender over alle udvalgets møder og herfra kan man klikke sig videre for at se møderne og referater etc. Søg i ugebreves tekst Det er nu muligt at fritekstsøge i ugebreve hvis de vel at mærke er skrevet ind i mødets referatdel eller hvis der er lagt søgeord ind i referatdelen. Man kan søge inden for en given periode og i egen klub eller anden klub eller i alle klubber i distriktet (eller i et andet distrikt). Visning af guvernørens månedsbrev Guvernørens månedsbrev findes under det relevante distrikt i hovedmenuen og dernæst under Guvernørbrev. Opret klub- eller bestyrelsesmøde Denne funktion bruges til at oprette mødedatoer i kalenderen. Bortset fra udvalgsmøder oprettes alle møder herfra - både klubmøder, bestyrelsesmøder, distriktsmøder og landsmøder. Vær opmærksom på, at møder, hvor der kan deltage medlemmer fra forskellige klubber skal oprettes på distriktsniveau - f.eks. Intercitymøder, instruktionsmøder. http://www.rotarynyt.dk/h/kalender/kalender.html (1 of 2) [29-11-2002 21:33:58]
Kalender Rediger møde Når et møde først er oprettet i kalender følger der altid et trin 2 efter, - nemlig at få udfyldt mødet med relevante data som mødeemne, dagsorden, referent osv. Uanset hvilken type møde det drejer sig om, er proceduren ens for alle. Skrivning af mødereferater og ugebreve Alle referater/ugebreve kan enten skrives direkte ind i et tekstfelt i det aktuelle møde eller referat/ugebrev kan up-loades som et bilag. Bemærk, at referater pr. default kun kan læses af dem, der er medlem af udvalget, men dette kan ændres således, at alle kan læse referaterne. Ugebreve kan altid læses af alle. Send advis om ugebreve Tilmeld andre Rotarianere til møde Vis eller udskriv liste over tilmeldte Opret udvalg og udvalgsmøder Når et ugebrev er skrevet ind eller up-loadet som bilag, kan der sendes et advis til alle klubbens medlemmer, om at referatet nu er tilgængeligt på klubbens side. Som administrator kan man tilmelde andre Rotarianere til møde i klubber, i distrikter eller på landsplan. Når et møde er lukket for tilmelding, kan administratorer få vist og/eller udskrive en liste over alle de tilmeldte og frameldte. Funktionen er blevet betydeligt forbedret fra nov. 2002 idet det nu er muligt at se en kalender udelukkende med et bestemt udvalgs møder sat ind. Endvidere er det blevet muligt at gøre udvalgsreferater tilgængelige for alle, men det er en option der kan fravælges. Opret distrikts- og landsmøder Se under opret klub- eller bestyrelsesmøde Slet møde Har man fået oprettet "forkerte" møder, kan disse nu slettes af en administrator. http://www.rotarynyt.dk/h/kalender/kalender.html (2 of 2) [29-11-2002 21:33:58]
Hvordan til- og framelder man sig til et møde? Hvordan til- og framelder man sig til et møde? Hvis man vil framelde sig et møde, logger man ind, går ind på mødekalenderen og finder det aktuelle møde. Klik på mødet og beskrivelsen af mødet åbnes. Under selve mødeindkaldelsen ses en listning af klubbens medlemmer og den der har logget ind, har nu mulighed for at melde afbud eller vælge at blive noteret for et møde i anden klub - det tæller med i månedsstatistikken. Husk at klikke på OK knappen. Har man gæster med, som ikke er Rotarianere, kan dette noteres i Bemærkningsfeltet. Gæster og medlemmer, der er fritagne for mødepligt, vil som default stå med Afbud i Status-feltet. Når en person med adm. rettigheder printer siden ud (klik på Print i øverste blå bjælke) vil der blive udskrevet en liste over både mødeindkaldelsen og også tilmeldingslisten. Bemærkningsfeltet vil være ekspanderet, således, at alt hvad der er indtastet i dette felt er synligt. Nederst i listen over medlemmer er der et felt, hvor man kan tilmelde Rotarianere fra andre klubber. Indtast deres medlemsnummer og klik på opdater. Den/de vil nu fremgå af tilmeldingslisten ovenover, men med status af gæst. http://www.rotarynyt.dk/h/kalender/til_fra_meld.html (1 of 2) [29-11-2002 21:34:00]
Hvordan til- og framelder man sig til et møde? http://www.rotarynyt.dk/h/kalender/til_fra_meld.html (2 of 2) [29-11-2002 21:34:00]
Kan jeg tilmelde mig til møder i andre klubber/distrikter? Kan jeg tilmelde mig til møder i andre klubber/distrikter? Som noget nyt kan man nu tilmelde sig i anden klub eller tilmelde sig et distrikts- eller landsmøde. Det kan f.eks. være et Intercitymøde, instruktionsmøde etc. Gå ind på mødekalenderen under klub eller distrikt (afhængig af hvad man vil tilmelde sig) og find det ønskede møde. Klik på mødets titel og mødebeskrivelsen åbner sig med tilmeldingslisten nedenunder. Nederst i listen over tilmeldte medlemmer er der en knap, hvor man kan tilmelde sig selv. Man skal blot klikke på knappen "Tilmelding til møde" og klikke på Opdater. Man er så automatisk indsat i listen ovenover med status af gæst. Når man tilmelder sig i anden klub, bliver man automatisk indsat i tilmeldingslisten. Navnet på medlemmet er klikbart og ved klik åbnes en profilside som et separat billede, så den klub, man vil besøge, kan se, hvem det egentlig er, der kommer på besøg. Herover har jeg tilmeldt mig et møde i Farum RK og ved klik på mit navn i tilmeldingslisten åbner mit profilbillede sig. Bemærk, at man ikke automatisk får godskrevet et møde som "mødt i anden klub". http://www.rotarynyt.dk/h/kalender/tilmeld_anden_klub.html (1 of 2) [29-11-2002 21:34:01]
Kan jeg tilmelde mig til møder i andre klubber/distrikter? Gå derfor ind på egen klubs mødekalender og noter et "Mødt i anden klub" i tilmeldingslisten. http://www.rotarynyt.dk/h/kalender/tilmeld_anden_klub.html (2 of 2) [29-11-2002 21:34:01]
Hvor kan man finde ugebrevet? Hvor kan man finde ugebrevet? Et ugebrev er altid hæftet på den dato, hvor mødet har været afholdt. Gå derfor ind på kalenderen og find den aktuelle dato. Klik på titlen og detailbeskrivelsen af mødet åbnes. Øverst vises mødeindkaldelsen, dagsorden etc. og nederst i billedet kan der være et referat skrevet direkte ind i mødet som vist her til højre. Se under Referat for at se hvordan ugebreve og referater lægges op. Alternativt kan ugebrevet være vedhæftet som et bilag i formatet.doc (Word),.pdf (Acrobat) eller som HTMLdokument. Men uanset formatet, så dobbeltklik på "Se referat i xxx-format" og et nyt vindue vil åbne sig med det ønskede referat. For at få et samlet overblik over alle klubbers ugebreve og fremtidige møder, er der på distriktets sider en funktion, der hedder "Ugebreve". Klik i hovedmenuen på Distrikter, klik på det ønskede distrikt og dernæst på Ugebreve. Herved fremkommer en liste, der viser alle møder i distriktets klubber for http://www.rotarynyt.dk/h/kalender/vis_ugebreve.html (1 of 2) [29-11-2002 21:34:04]
Hvor kan man finde ugebrevet? indeværende uge. Klubberne er listet alfabetisk og hvis der i en af de fire kolonner yderst til højre står angivet en filtype betyder det, at der er et referat. Klik på de tre bogstaver og referatet åbnes. Lige over de fire kolonner er det muligt at bladre tilbage i ugerne men også frem. Den sidste mulighed betyder, at man kan se hvad de forskellige klubber har på programmet i de kommende uger. http://www.rotarynyt.dk/h/kalender/vis_ugebreve.html (2 of 2) [29-11-2002 21:34:04]
Hvordan opretter man et udvalg? Hvor finder man man udvalgsmøder og -referater? Klikker man på Udvalg i menuen vil man få en oversigt over alle de udvalg, der er oprettet. Klikker man på udvalgets titel, får man vist hvem der er medlem af udvalget. Eksemplet her til højre viser, at der er klikket på titlen på øverste udvalg "Aktivitetsudvalg 2001/2002". Klikker man deriomod på "Se møder" får man vist alle udvalgets møder og kun det aktuelle udvalgs møder. Hvis man dernæst klikker på et mødes titel, får man vist mødeindkaldelse og/eller referat - ganske som for et almindeligt klubmøde. Den der har lagt referat op, har dog den mulighed at spærre referatet for andre end udvalgets medlemmer. Se hvordan det gøres under "Skriv referat af møder (klub/udvalg/bestyrelser)" http://www.rotarynyt.dk/h/kalender/vis_udvalg.html [29-11-2002 21:34:05]
Kan man søge på tekst i ugebrevet?? Kan man frit søge i teksten i ugebrevet? Hvis et ugebrev er skrevet direkte ind i mødets referatdel, kan man frit søge i denne tekst. Hvis et ugebrev er lagt op som doc eller pdf, kan man skrive nogle søgeord ind i referatdelen og dermed kan ugebrevet - uanset format - til dels gøres søgbart, men stadig kun med de ord, som referenten/sekretæren selv vælger at skrive ind. Se eksemplet her til højre, hvor ugebrevet er uploadet som Word.doc. Når man vil søge i ugebreve, finder man knappen i menuen "Søg i ugebreve". Ved klik på den åbnes et nyt billede hvor ens egen klub pr. default er den klus ugebreve man søger i. Men ved at klikke på pilen til højre for klubnavnet får man mulighed for at vælge alle klubber i distriktet eller vælge en specifik klub. Man kan selvfølgelig også vælge et helt andet distrikt. Herefter angives en periode i hvilken man vil søge - begræns det så vidt muligt. I feltet "Søgeord" indtastes det eller de ord, der skal søges efter. Hvis alle ordene skal forekomme i det søgte dokument, skal der skrives + foran ordet. Ellers findes også de ugebreve, hvor kun et enkelt af ordene forekommer. http://www.rotarynyt.dk/h/kalender/seek_ugebreve.html (1 of 2) [29-11-2002 21:34:07]
Kan man søge på tekst i ugebrevet?? Når søgningen er udført, listes de ugebreve, som matchede søgeordene. http://www.rotarynyt.dk/h/kalender/seek_ugebreve.html (2 of 2) [29-11-2002 21:34:07]
Hvor finder man guvernørens månedsbreve? Hvor finder man guvernørens månedsbreve? Guvernørernes månedsbreve vises ikke som alle andre referater og ugebreve i kalenderen, men kan kun findes under hovedmenuens punkt "Månedsbreve" under hvert distrikt. Ved klik på Månedsbrev åbnes en oversigt over Guvernørernes månedsbreve. De er enten uploadet som pdffiler eller Word-dokumenter (eller i begge formater). Månedsbrevene kan åbnes eller downloades ved at klikke på forkortelsen for filtype (indrammet med rødt her til højre). Venstreklik åbner altid filen direkte, - højreklik giver valgmuligheden for at åbne eller gemme filen på disk til senere gennemlæsning. http://www.rotarynyt.dk/h/kalender/govbrev.html [29-11-2002 21:34:09]
Hvordan opretter man et møde? Hvordan opretter man et klubmøde eller bestyrelsesmøde? Et nyt klubmøde og bestyrelsesmøde oprettes altid fra mødekalendersiden. Klik på Opret møde og under "Type" vælges om det skal være et klubmøde eller bestyrelsesmøde. Det er nu muligt at oprette møder for en nærmere defineret periode - f.eks. et kvartal. Udfyld både "fra dato" felterne og "til dato" felterne. Hvis man kun vil oprette et enkelt møde, er det nok at udfylde Fra dato'en. NB: Pas på hvis der skal oprettes flere møder, at den første dato der indberettes, er klubbens normale mødedato. Systemet tager nemlig udgangspunkt i denne dato og opretter dernæst møder med 7 dages interval, så hvis den første dato er forkert - ja så bliver det et større arbejde at få fjernet alle møderne igen. Klik på Gem og luk. Dernæst fremkommer et skærmbillede med et møde med stort set intet indhold. Klik på Rediger møde og et nyt billede åbner. Klik her for yderligere http://www.rotarynyt.dk/h/kalender/opret_moede.html (1 of 2) [29-11-2002 21:34:10]
Hvordan opretter man et møde? instruktion i redigerering af møder. http://www.rotarynyt.dk/h/kalender/opret_moede.html (2 of 2) [29-11-2002 21:34:10]
Hvordan redigerer man et møde? Hvordan redigerer man et møde? Alle møder uanset om det er klubmøder, udvalgsmøder, bestyrelsesmøder, distriktsmøder eller landsrådsmøder redigeres som beskrevet her. Find først mødet i kalenderen - klik på det og vælg dernæst Rediger møde som vist her til højre. Et administrationsbillede åbner sig og i dette billede indtastes alle de nødvendige oplysninger - bemærk feltet øverst til højre med Status. Det har 4 værdier 1 Ikke frigivet 2 Frigivet (default) 3 Lukket for tilmelding 4 Referat ad 1 bruges når sekretæren arbejder på at udfylde felterne og ikke vil have at nogen skal kunne se mødet - bemærk at som default er alle møder ved oprettelsen sat til værdi 2. ad 2 Frigivet - betyder at medlemmerne nu kan tileller framelde til møder. ad 3 bruges når sekretæren ikke tager imod flere til- og frameldinger - typisk dagen før mødets afholdelse sætter sekretæren denne status på mødet. ad 4 betyder at referatet nu http://www.rotarynyt.dk/h/kalender/rediger_moede.html (1 of 2) [29-11-2002 21:34:12]
Hvordan redigerer man et møde? er tilgængeligt. Men denne status er også en forudsætning for, at medlemsstatistik og månedsstatistik tæller rigtigt. Der er også mulighed for både at indsætte et billede og et bilag til mødeindkaldelsen. Indtast sti og filnavn eller brows frem til den rigtige fil. Klik på Opdater og luk. Et bilag kan bruges til både en beskrivelse af foredragsholder, emnet, eller hvad som helst. Bilaget kan være i Word-format, PDFformat eller HTML-format. Vær opmærksom på, at dette bilag kan ses selvom man ikke har logget ind på systemet. http://www.rotarynyt.dk/h/kalender/rediger_moede.html (2 of 2) [29-11-2002 21:34:12]
Hvordan lægger man et referat op Hvordan lægger man et referat op? Uanset om mødet er et klubmøde, distriktsmøde, bestyrelsesmøde eller udvalgsmøde er proceduren stort set den samme. Når mødet er overstået, kan referatet skrives direkte ind i mødebeskrivelsen eller det kan uploades som et færdigt dokument i doc, pdf eller html-format. Der kan ligeledes uploades et billede. Opdateringsbilledet findes ved at gå ind på mødekalenderen, finde det aktuelle møde, åbne dette og klikke på Administrer møde. Herved åbnes et "mødebillede", hvor nederste del er vist her. Referatet kan nu skrives (eller kopieres fra f.eks. et Word-dok) direkte ind i tekstfeltet her. Et bilag (f.eks. 3 min.) kan vedhæftes. Brug Browse knappen for at finde det på din egen computer. Det er også muligt at vedhæfte et foto - brug igen Browse knappen for at finde det. Husk øverst i billedet at ændre status til Referat - det får betydning for statistikken og for om medlemmerne kan se referatet. Ugebreve er altid læsbare for alle medlemmer uanset om man har adm. rettigheder. Bestyrelses- og http://www.rotarynyt.dk/h/kalender/referat.html (1 of 2) [29-11-2002 21:34:13]
Hvordan lægger man et referat op udvalgsmøder kan pr. default kun ses af medlemmer af henholdsvis bestyrelse og udvalg, men det er muligt at give adgang, så alle kan læse disse referater. Check af i det lille felt "Åbent referat" og referatet kan læses af alle. Se også punktet "Visning af ugebreve" http://www.rotarynyt.dk/h/kalender/referat.html (2 of 2) [29-11-2002 21:34:13]
Hvordan sender man et advis Hvordan sender man et advis? Når referatet er på plads, skal medlemmerne enten adviseres om at ugebrevet nu er klar til læsning eller de skal have det tilsendt pr. brev eller fax afhængig af, hvad der er valgt i deres profilbillede. Se opret nyt medlem. Gå ind på mødekalenderen, vælg det møde, der skal sendes advis om. Klik på send ugebrev. Der fremkommer nu et billede, hvor der er 3 valgmuligheder (husk: den fjerde mulighed var nemlig ingenting at gøre). Hvis der er mange medlemmer, der ønsker advis via e-mail og karaktererne på den mailtostreng, der bliver dannet, overstiger 255, så kan programmet ikke håndtere det og man vil i stedet få en txt-fil til download, hvor man så kan kopiere denne txt-fil ind i sit mailprogram. Men først et eksempel, hvor antallet af karakterer i de samlede mailadresser IKKE overstiger 255. Klik på e-mail og dit normale postprogram åbnes med alle e-mail adresser indsat på dem, der ønsker at få et advis. Skriv selv en tekst til medlemmerne om f.eks. at ugebrevet er nu på plads og kan læses på www.rotary.dk og send mailen. Bemærk, at ugebrevet IKKE sendes med http://www.rotarynyt.dk/h/kalender/advis.html (1 of 2) [29-11-2002 21:34:15]
Hvordan sender man et advis rundt. Hvis antallet af karakterer i mailprogrammets adressefelt overstiger 255, får man i stedet en txt-fil downloadet og den kan så kopieres ind i mail-programmets adressefelt. Klikker man på Fax-knappen, får man mulighed for at downloade en kommasepareret fil, CSV-fil, som indeholder navn og faxnr. Filen kan bruges til at flette til en følgeseddel, som så faxes sammen med ugebrevet til de medlemmer, der ønsker dette. Klikker man på brev, er proceduren nøjagtig den samme som for fax. Her indeholder filen dog flere oplsyninger, idet de nødvendige adressefelter er medtaget. Brug filen til at lave mails, flettebreve, flettelabels, flettefølgebreve eller kuverter. En CSV-fil er en standard filtype, som indeholder en række data adskilt ved et komma. Mange programmer f.eks. Excell, Access og Word kan læse disse filer direkte og adskille posterne (datafelterne), så dataene f.eks. indsættes pænt formateret i et Excell-ark. Se under Udtræk af dat for hvordan en CSV-fil læses ind i Excell. http://www.rotarynyt.dk/h/kalender/advis.html (2 of 2) [29-11-2002 21:34:15]
Administration Administration Vedligehold kluboplysninger Denne funktion bruges til at vedligeholde data om klubben, - mødested og tidspunkt, venskabsklubber, up-loade klubbens logo etc. Vedligehold klubbestyrelse Ikke kun klubbestyrelser men alle ledelser på klub-, distrikts- og landsniveau vedligeholdes som beskrevet her. Bemærk at alle ledelser for det kommende funktionsår skal være indberettet inden udgangen af januar af hensyn til udtræk til den Blå Medlemsbog. Send månedsstatistik Inden den 8. i hver måned skal der sendes en statistik til landssekretæren. Se her hvordan det gøres og hvad der skal tages højde for froinden. Udtræk data Hvis en klub har behov for at udtrække data til brug for f.eks. flettelabels eller - breve eller?, så kan adresseoplysninger udtrækkes som en CSV-fil. Ligeledes kan der fra tilmeldingslisten til et møde udtrækkes data over de tilmeldte medlemmer. Opret/slet klub En klub bør aldrig slettes af hensyn til at beholde historik på tidligere præsidenter. I stedet udmeldes eller flyttes medlemmerne. En ny klub oprettes, når den har fået tildelt et klubnummer. http://www.rotarynyt.dk/h/administration/administration.html [29-11-2002 21:34:16]
Hvordan vedligeholder man klubbens data? Hvordan vedligeholder man klubbens data? I den øverste del af klubadministrationsbilledet indtastes alle generelle oplysninger om klubben og dens mødested. Har en klub forskellige mødesteder sommer og vinter, så husk at ændre oplysningen her ca. en uges tid før ændringen træder i kraft. Hvordan knappen Adressekontrol virker kan ses ved at klikke her. I administrationsbilledet findes også en knap, der heder Opdater klublogo. Ved at klikke på den, er det muligt at sætte klubbens logo ind på forsiden af mødekalenderen. Logoet vil desuden blive printet på medlemslisten. Logoet skal have en bredde på 150 pixels - højden kan være variabel og det skal være i gif- eller jpg-format. Indtast stien til hvor man har logoet liggende på harddisk eller server, eller brug browse-knappen. Klik på Overfør klub-logo. Logoet printes også på forsiden af medlemsfolderen. Bemærk også den øverste blå knap i mødekalenderen, som ved klik viser klubbens stamdata. Stamdataene indtastes i klubadm.-billedet. http://www.rotarynyt.dk/h/administration/klubopl.html (1 of 2) [29-11-2002 21:34:18]
Hvordan vedligeholder man klubbens data? Ved klik på Klubstamdata dukker et lille pop-up vindue op med klubbens stamdata - herunder også venskabsklubber. http://www.rotarynyt.dk/h/administration/klubopl.html (2 of 2) [29-11-2002 21:34:18]
Hvordan opretter man klubbens bestyrelse? Hvordan opretter man klubbens bestyrelse? Er man ny CICO, har den tidligere CICO eller sekretær givet adm. rettigheder og når det er sket, kan CICO'en tildele rettigheder til andre i klubben. Samtidig bruges dette billede til at registrere, hvem der er i bestyrelsen og hvem der er udvalgsformænd i indeværende år. Disse oplysninger anvendes flere steder i systemet og gemmes år efter år, så historikken kan bevares. I praksis opretter man bestyrelse og udvalgsformænd m.fl. ved at man indtaster medlemsnummer og krydser af, om medlemmet har administrative rettigheder, og om medlemmet er med i bestyrelsen og skal vises i oversigten over ledelsen samt endelig om funktionen skal vises på medlemmets egen profilside. Bemærk også det øverste felt med årstal. Her er det muligt at indberette og ændre i tidligere og kommende bestyrelser/ledelser. Oplysningerne vil pr. 1. juli blive "rullet" til at være historiske data og et identisk billede med den kommende bestyrelse, vil blive det aktuelle skærmbillede. Samtidig vil der blive dannet et helt tomt skærmbillede som Kommende år. Det er Krydser man af i Adm betyder det, at personen har administrative rettigheder. Et kryds i Best. betyder at personen vil blive medtaget i Den Blå Medlemsbog som medlem af bestyrelsen. Vis betyder at personen vises i listen over bestyrelser og klubudvalgsformænd (vist herunder). Prf. betyder, at funktionen vil blive vist i medlemsprofilen. http://www.rotarynyt.dk/h/administration/klubbest.html (1 of 2) [29-11-2002 21:34:20]
Hvordan opretter man klubbens bestyrelse? det skærmbillede, der fremkommer, når man klikker på Se Kommende bestyrelse øverst i oversigten vist her til højre. http://www.rotarynyt.dk/h/administration/klubbest.html (2 of 2) [29-11-2002 21:34:20]
Hvordan indsender man månedsstatistikken? Hvordan indsender man månedsstatistikken? Månedsstatistikken over antal afholdte møder og mødeprocenter skal være landssekretæren i hænde senest den 8. i hver måned. Før månedsstatistikken kan afsendes SKAL det kontrolleres, om alle møder i måneden er sat til Referat. Hvis ikke, tæller de ikke med i statistikken. Desuden skal tilmeldingslisten være opdateret for hvert enkelt møde med de aktuelle facts. Altså hvis nogen udeblev uden at have meldt afbud, skal sekretæren (eller klubmesteren) sørge for at det bliver opdateret i listen. Når disse ting er i orden, går man ind på klubbens mødekalender og klikker på Statistik. Herved åbnes indberetningsbilledet sig. Kontroller lige igen at antal afholdte møder svarer til det, der faktisk er afholdt. Klik på send og mødestatistikken sendes automatisk pr. e-mail til landssekretæren. Der kommer et kvitteringsbillede, så man kan se, at statistikken virkelig er blevet sendt. http://www.rotarynyt.dk/h/administration/maanedsstatistik.html (1 of 2) [29-11-2002 21:34:22]
Hvordan indsender man månedsstatistikken? Hvis man forsøger at sende en statistik, som allerede er sendt for den aktuelle måned, vil man blive spurgt om man ønsker at sende den endnu engang. Samtidig er der nedenunder Send knappen listet, hvem der tidligere har sendt den aktuelle statistik for indeværende måned. http://www.rotarynyt.dk/h/administration/maanedsstatistik.html (2 of 2) [29-11-2002 21:34:22]
Hvilke data kan trækkes ud af databasen? Hvilke data kan trækkes ud af databasen? På klubniveau kan man udtrække stort set alle data om medlemmerne - dog ikke de oplysninger, der er hæftet op på klubledelse. Dvs. man kan ikke udtrække lister over hvem, der har været præsidenter hvornår og lignende. Er der behov for den slags oplysninger, kan der rettes henvendelse til landssekretæren. Som noget nyt kan der også trækkes data ud fra tilmeldingslisten til et givet møde. Proceduren for begge typer er nøjagtig som beskrevet herunder. Navne, adresse-, telefon osv. kan udtrækkes for medlemmerne. Gå ind på medlemslisten for klubben. Klik i feltet "Hent CSV-fil" i den blå bjælke. Et nyt billede åbner sig. Vælg "Save to disk/gem på disk" og navngiv filen. Hvis man dobbeltklikker på den downloadede fil, åbner den sig i Notepad og man ser en kommasepareret fil. Hver felt er adskilt af et komma og omkranset af " ". Nogen kan godt finde ud af at bruge denne fil direkte, men det er langt lettere for de fleste først at læse den ind i et Excell-ark og så bruge dataene derfra. Åben Excell og vælg Åben fil. http://www.rotarynyt.dk/h/administration/udtraek_data.html (1 of 3) [29-11-2002 21:34:25]
Hvilke data kan trækkes ud af databasen? Husk at ændre filtype forneden (neden under navnet på den fil der skal åbnes) til at være txt-format. Find den downloadede fil og vælg Åben. Man bliver nu stillet nogle spørgsmål og det er vigtigt, at der krydses af for Comma/Komma i step 2 af spørgsmålene. Resten giver sig selv og efter at have svaret på alle spørgsmål, har man et Excellark, der ser ud som vist her til højre. Dette kan nu bruges som grundlag for brevfletning eller hvad man kunne ønske sig at bruge det til. http://www.rotarynyt.dk/h/administration/udtraek_data.html (2 of 3) [29-11-2002 21:34:25]
Hvilke data kan trækkes ud af databasen? http://www.rotarynyt.dk/h/administration/udtraek_data.html (3 of 3) [29-11-2002 21:34:25]
Hvordan opretter eller sletter man en klub? Hvordan opretter eller sletter man en klub? Et klub kan kun slettes eller oprettes af en person med administrative rettigheder på landsniveau. Det vil sige landssekretær, landswebmaster eller dennes assistent. Oprettelse af ny klub Ret henvendelse til landssekretæren, når der skal oprettes en ny klub. Klubben skal have tildelt et klubnummer, før den kan oprettes. Sletning af klub For at bibeholde klubbens historik, må den ikke slettes, men der skal "ryddes op" i klubben. Hvis en klub nedlægges, så udmeldes alle medlemmer - eller de flyttes til andre klubber. Se procedurerne herfor. Landssekretæren sørger for at ingen i den nedlagte klub har administrative rettigheder og at klubbens data (mødested, tidspunkt etc.) fjernes. Alle de tidligere bestyrelser vil blive stående i klubben og i den Blå Medlemsbog vil klubben derfor stadig figurere med klubbens navn og de tidligere præsidenter. Ligeledes vil medlemmer, der er flyttet til anden klub, have deres historik intakt. Hvis klubben var blevet slettet, ville al historikken omkring hvem der har været præsident være gået tabt. http://www.rotarynyt.dk/h/administration/opret_klub.html [29-11-2002 21:34:26]
Hvordan tilmelder man andre Rotarianere til et møde? Hvordan tilmelder man andre Rotarianere til et møde? Som administrator kan man tilmelde andre Rotarianere til møder i egen klub eller i andre klubber. Det er også muligt at tilmelde i klubber i andre distrikter samt til møder på distrikts- og rådsniveau. Find først mødet, hvortil tilmeldingen skal foretages. Under tilmeldingslisten findes nu to blå knapper: "Tilmelding til møde" som man klikker på, hvis man vil tilmelde sig selv, mens "Tilmeld anden mødedeltager" bruges, når administratorer vil tilmelde andre Rotarianere til et møde. Tast medlemsnummeret i feltet til højre for knappen "Tilmeld anden mødedeltager". Klik på "Tilmeld anden mødedeltager" og medlemmet er nu også med i listen ovenover. Typisk vil denne funktion benyttes af sekretærer, der tilmelder for dem, der ikke selv har adgang til www.rotary.dk. Den tilmeldte vil blive vist i listen efterfulgt af et (G) som indikerer, at det er et gæstemedlem. Navnet er klikbart og ved klik åbnes profilbilledet for den person, som er blevet tilmeldt. http://www.rotarynyt.dk/h/kalender/tilmeld_adm.html [29-11-2002 21:34:27]
Hvordan til- og framelder man sig til et møde? Kan man udskrive en liste over tilmeldinger? Gå ind på mødekalenderen - find det relevante møde - klik på det. Mødet åbnes og under Medlemsnilsten vises hvem der er tilmeldt, frameldt etc. Men i bemærkningsfeltet kan man kun læse et vist antal bogstaver - resten forbliver i det uvisse medmindre man ed cursoren vandrer gennem feltet. Graphic Når en person med adm. rettigheder printer siden ud (klik på Print i øverste blå bjælke) vil der blive udskrevet en liste over både mødeindkaldelsen og også tilmeldingslisten. Bemærkningsfeltet vil være ekspanderet, således, at alt hvad der er indtastet i dette felt er synligt. MEN - bemærk - Mødet skal være Lukket for tilmelding før det er muligt at printe ovennævnte liste ud. http://www.rotarynyt.dk/h/kalender/vis_tilmeldte.html [29-11-2002 21:34:28]
Hvordan opretter man et udvalg? Hvordan opretter man et udvalg og et udvalgsmøde? Klikker man på Udvalg i menuen vil man få en oversigt over alle de udvalg, der er oprettet. Kun administratorer kan oprette nye udvalg og nedlægge udvalg. Klik på Nyt udvalg for at oprette et nyt udvalg. Herved får man et blankt administrationsbillede frem. Hvis man vil redigere i et bestående udvalg, klikker man på Adm. og får nøjagtig samme billede frem. Bemærk at det er fra dette billede, at NYE møder oprettes. Bemærk feltet "Se møder" - ved klik i dette felt fås en visning af det aktuelle udvalgs mødekalender uden at andre møder vises. Administrator skal nu blot udfylde/redigere udvalgsnavn og medlemsnumre på dem, der skal med i udvalget. Hvis man checker af for adm., vil medlemmet have adgang til at oprette møder og lægge referater op. Men kun for eget udvalg. Som vist i eksemplet her, hvor både sekretær og formand i udvalget kan oprette møder, lægge referater ind etc. Det er også muligt at tildele en funktion til udvalgsmedlemmerne. Bemærk også, at det er muligt at sende mails til hele udvalget fra denne side eller til medlemmerne individuelt blot ved at klikke på kuverten - Computerens postprogram For at oprette et udvalgsmøde klikkes på Opret møde http://www.rotarynyt.dk/h/kalender/opret_udvalg.html (1 of 2) [29-11-2002 21:34:30]
Hvordan opretter man et udvalg? åbner og man kan sende til hele udvalget. Og her er proceduren igen som ved alle andre møder - Klik her for at se mere om denne procedure. http://www.rotarynyt.dk/h/kalender/opret_udvalg.html (2 of 2) [29-11-2002 21:34:30]
Hvordan opretter man møder på distrikts- og landsniveau? Hvordan opretter man distrikts- og landsmøder? Proceduren for at oprette møder på distrikts- og landsniveau er nøjagtig den samme som på klubniveau. Oprettelse af et møde foregår i to tempi. Først oprettes mødet i kalenderen med en dato og en overskrift. Se Opret møde Dernæst redigeres mødet og ønskede oplysninger om sted, dagsorden etc. tastes ind. I kalenderen vises altid 2 måneder bagud og 15 måneder fremad - hvis der er møder i de pågældende måneder. Se Rediger møde. Oprettelse af udvalg og udvalgsmøder er ligeledes som på klubniveau. Se Opret udvalg http://www.rotarynyt.dk/h/kalender/dist_land_moede.html [29-11-2002 21:34:31]
Hvordan sletter man et klubmøde? Hvordan sletter man et klubmøde? Alle med administrative rettigheder kan slette et møde. Gå ind på mødet og vælg Rediger møde. Nederst i billedet findes en knap "Slet møde" - klik på den og man bliver lige spurgt en ekstra gang, om man nu også vil slette mødet. Klik OK og mødet er slettet. http://www.rotarynyt.dk/h/kalender/slet_moede.html [29-11-2002 21:34:32]
Medlemsprofil Medlemsprofil Ret i medlemsdata (profildata) Her retter det enkelte medlem selv sine egne data og ændrer data, når der sker f.eks. adresseflytning. Det er det enkelte medlem, der selv er ansvarlig for at dataene til enhver tid er korrekte. Husk de overføres til Den Blå Medlemsbog i februar-marts hvert år. Adressekontrol Denne funktion skal anvendes hvis man vil have mulighed for at vise sin adresse på et Krakkort blot ved klik på en lille ikon. Husk at adressekontrol skal foretages igen ved adresseændring. Der sker INGEN automatisk opdatering. Udskriv medlemsliste Det er muligt at udskrive en lille handy folder over klubbens medlemmer. Husk lige at checke papirretningen og størrelsen i printeren, inden udskrivning. Hvis man ikke er tilfreds med desing'et af medlemsfolderen, kan alle data gemmes som html og dernæst læses ind i f.eks. Word, hvor man så selv kan redigere folderens som man ønsker den skal se ud. Vis medlemsstatistik (mødeprocenter) Statistikken viser mødeprocenten for hver enkelt medlem i en given periode. Indtast blot ugenr. fra og ugenr. til og statistikken bliver omgående udregnet. Find medlem eller klub Det er muligt at søge på både klubber og medlemmer i hele landet. Det er også muligt at søge på tidligere medlemmer (døde og udmeldte) Opret nyt medlem Opret et nyt medlem med et minimum af data. Husk at oprette de felter, der kun kan indberettes af administratorer. Husk at give medlemmet sit medlemsnummer og password og en introduktion til at bruge systemet. Flyt et medlem til anden klub Hvis en person flyttes til anden klub, skal alle data flyttes til den nye klub for at medlemmet kan beholde sin historik. Den nye klub skal altså IKKE OPRETTE medlemmet igen. http://www.rotarynyt.dk/h/medlemsprofil/medlemsprofil.html (1 of 2) [01-12-2002 18:48:04]