Referat Afdelingsmøde afdeling 8 Vedrørende: Afdelingsmøde i afdeling 8 Sted: Kollektivhuset, Moldevej 3 Dato: Den 26. januar 2015, kl. 19.30 Deltagere: Dagsorden: Referent: Pkt. 1: 20 beboere samt bestyrelse - fra i alt 24 husstande John Olesen, formand Hanne Øhlenschlæger, bestyrelsesmedlem Tonny Ørsted, bestyrelsesmedlem Hanne Bæk, bestyrelsesmedlem Karen Birgitte Hansen, bestyrelsesmedlem Annette Grube Lorentzen, hovedbestyrelsesmedlem Robin Sundstrøm, inspektør Henrik Toft, ejendomsfunktionær Kurt Nielsen, ejendomsfunktionær 1. Valg af dirigent 2. Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning for det forløbne år 3. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for 2015/2016 4. Orientering om afdelingens årsregnskab 2013/2014 5. Indkomne forslag A. Stillingtagen til at det ikke skal være tilladt at holde husdyr i afdelingen B. Stillingtagen til at der opkræves kr. 40,- pr. md. pr. lejemål i alle 4-families husene for brug af vaskeri og betalingsanlæggene nedlægges i husene C. Godkendelse af ordensreglement for afdelingen 6. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter A. Valg af bestyrelsesmedlemmer På valg er: Hanne Bæk og Tonny Ørsted B. Valg af suppleanter 7. Eventuelt Robin Sundstrøm Annette Grube Lorentzen blev valgt som dirigent. Annette Grube Lorentzen takkede for valget og konstaterede, at afdelingsmødet var lovligt indvarslet. Henrik Toft og Kurt Nielsen blev valgt som stemmetællere. 1
Pkt. 2: John Olesen fremlagde beretning. Beretningen er vedlagt Bilag 1. Bestyrelsens beretning blev godkendt. Pkt. 3: Budgettet blev fremlagt af inspektør Robin Sundstrøm. Budgettet blev godkendt. Pkt. 4: Pkt. 5: Forsamlingen ønskede ikke årsregnskabet gennemgået. 5A. Stillingtagen til at det ikke skal være tilladt at holde husdyr i afdelingen Afstemningen foregik ved håndsoprækning. Forslaget blev vedtaget med 38 stemmer for. 5B. Stillingtagen til at der opkræves kr. 40,- pr. md. pr. lejemål i alle 4-families husene for brug af vaskeri og betalingsanlæggene nedlægges i husene Afstemningen foregik ved håndsoprækning. Forslaget blev vedtaget med 42 stemmer for. 5C. Godkendelse af ordensreglement for afdelingen Forslaget blev vedtaget ved håndsoprækning Pkt. 6: 6A: John Olesen trak sig på mødet, og derfor blev der ligeledes valgt en formand for et år. Følgende kandidater stillede op: Hanne Øhlenschlæger blev valgt som formand (1 år) Tonny Ørsted 36 stemmer, valgt som medlem for (2 år) Jens Peter Ibsen 4 stemmer, blev ikke valgt 6B: 1. suppleant: - Hanne Bæk, 27 stemmer 2. suppleant: - Jens Peter Ibsen, 13 stemmer Pkt. 7 Eventuelt: Må der afholdes afdelingsmøde om eftermiddagen? Svar: Ja, der må godt holdes afdelingsmøde om eftermiddagen, hvis det er det, der passer bedst. Hvad sker der med vores TV-pakker? Svar: ØsterBO kender ikke til andet end det, som beboerne her fået fra TREFOR. Der 2
er i seneste brev fra TREFOR oplyst, at man kan følge med og læse mere på: www.trefor.dk/nyt og at overgangen til YouSee skrider planmæssigt frem, og at det forventes, at der vil være en overgang i løbet af 2. halvår 2015. Skal der dørtelefon på? Svar: Der kan stilles som forslag til næste afdelingsmøde Afdelingsbestyrelsen opfordrede beboerne til at komme med forslag til udflugtsture. Bestyrelsen ser herefter således ud : Formand Bestyrelsesmedlem bestyrelsesmedlem Hanne Øhlenschlæger, Jægervænget 7, st. th. Tonny Ørsted, Elsdyrvej 8, 1. tv. Birgitte Hansen, Elsdyrvej 12, st. th. 1. suppleant: Hanne Bæk, Elsdyrvej 8, 1. th. 2. suppleant: Jens Peter Ibsen, Jægervænget 4, st. tv. I ønskes alle et rigtig godt nytår og vi glæder os til et godt samarbejde i 2015. Ref.: 28 januar 2015 3
Bilag 1 Årsberetning 2014 Ordinært afdelingsmøde afholdes i henhold til vedtægternes 16 Mandag 26 januar 2015 kl. 19.30 Kollektivhuset Nørrevænget, Moldevej 3 I 2014 har afdelingsbestyrelsen mest arbejdet med efterretningssager. Mange møder er blevet brugt til spørgsmål om daglig drift. Nu venter der et spændende år, hvor der skal tages stilling til renoverings spørgsmål. Bestyrelsen arbejder på at gøre det bedst mulig i afdeling 8, så vi alle fortsat er glade for at bo her. Landsbyggefonden. Landsbyggefonden, som i 2013 ofte var på dagsordenen, har dette år blot bedt om yderligere undersøgelser af vores boliger. Rambøll har udført undersøgelserne, men bestyrelsen har ikke hørt videre. Afdelingsbestyrelsen overvejer om samarbedet med landsbyggefonden skal fortsættes, eller om det vil være mere hensigtsmæssigt at påbegynde en tagrenovering ved hjælp af henlæggelser og lån, dvs selvfinansiering. Der vil være både fordele og ulemper. Tagrenoveringen og facaden/isolering er en stor del af forarbejdet til helhedsplanen, så det vil muligvis ikke give mening at arbejde med helhedsplanen, hvis dette fjernes. Men det er en mulighed for at arbejde med selvfinansiering af tag og isolering som alternativ til helhedsplanen. Forarbejdet til helhedsplanen er jo lige nyttigt, om der arbejdes videre med selvfinansiering eller gennem en helhedsplan, så der er ikke noget spildt eller forgjort ved at arbejde på en selvfinansieringsmodel i stedet for. Nogle af de overordnede forskelle på selvfinansiering og helhedsplan er, at ved helhedsplanen har Landsbyggefonden en stor stemme i, hvordan renoveringen skal foregå, og der er et relativt langsommeligt system i at få godkendelserne på plads ved Landsbyggefonden (lang tidshorisont) til gengæld arbejder Landsbyggefonden med at huslejen efter renoveringen ikke må overstiger markedslejen. Ved selvfinansiering er afdelingen noget mere selvbestemmende omkring renoveringen, og hvornår den sættes i gang, men I betaler også selv for renoveringen uanset huslejeniveauet. Genbrugspladsen Der er intet nyt fra Vejle kommune om kommende ændret affaldssystem. Genbrugspladsen fungerer fint. 4
Alligevel vil bestyrelsen her gerne minde alle beboere om, at der er mange penge at spare, når vi sorterer korrekt på vores genbrugsplads, det vil også være fint, at alle papkasser bliver gjort flade, inden de smides i containeren. Vaskerier Årets mål for bestyrelsen var at undersøge, om der kunne spares omkostninger i forbindelse med vaskerierne. Vi er blevet overhalet indenom af betalingssystemet, som er begyndt at gå i stykker. Kortlæserne kan ikke repareres, de er gamle, og der kan ikke skaffes nye reservedele. Afdelingsbestyrelsen vil foreslå, at det gamle betalingsanlæg bibeholdes i blokkene, og når det ikke længere fungerer, bliver betalingsanlægget udskiftet til et betalingsanlæg med brik. I fire familieshusene vil en investering i nye betalingsanlæg vil være meget omkostningstungt, da der skal være betalingsanlæg i hvert hus. Såfremt denne løsning vælges, vil huslejen stige. Afdelingsbestyrelsen foreslår derfor, at der vil blive opkræves kr. 40,- pr. md. pr. lejemål i alle 4- families huse for brug af vaskeri, og at betalingsanlæggene nedlægges i husene. Det er tænkt som en midlertidig ordning, der vil blive fulgt nøje. Forsøgsperioden vil være max 2 år. Om grønne områder Afdelingsbestyrelsen nedsatte i foråret et planteudvalg. Det har givet et gevaltigt løft til vores grønne områder. Planteudvalget fortsætter arbejdet dette år. Fliser Alle indgangspartier på Jægervænget er nu etableret. Cykling på stien imellem ældreboligerne på Hjortevej er et problem. Der opsættes to skilte med cykling forbudt. Vi håber så, at cyklisterne vælger at køre uden om ældreboligerne. Blomster De mange krukker, som er blevet passet af beboerne, har forskønnet området. Ordningen med at adoptere en blomsterkrukke videreføres til næste sommer. Bestyrelsen håber, I har lyst til at være med til foråret og giver igen et tilskud til indkøb af planter. Der vil komme opslag i opgangene. I løbet af efteråret er der blevet etableret flere bede med blomster og stauder. Seniorplads En gruppe beboere foreslog sidste år, at at der skulle laves en seniorplads. I løbet af sommeren har den fungeret som forsøg. Den er nu ved at blive etableret. Træer Den store kastanie er blevet fældet pga svampeangreb, det samme er sket med æbletræet på Hjortevej. P-plads På Jægervænget er der etableret flere P- pladser foran nr. 1 og foran nr. 4. Kældrene Årets kældervandring var meget tilfredsstillende, der var kun enkelte steder, der skulle tages hånd om. 5
Afdelingsbestyrelsen har bestemt, at der i kældre og opgange skal skiftes til LED belysning. Målet er naturligvis at spare penge, fordelen bliver også, at her blive langt mere oplyst, og at vi slipper for, at lysfølere bliver ødelagte. Udskiftningen vil ske snarest. Ordensregler Afdelingsbestyrelsen har haft de gældende ordensregler til drøftelse, det er længe siden, det sidst er sket. Bestemmelserne er nu blevet revideret, så de passer bedre til sædvane og bliver fremlagt på beboermødet. På Hjortevej og på Sikavej var det tilladt at holde en indekat. Det er en regel fra før afdelings sammenlægningen fra afd. 37 til afd. 8. Vi vil gerne have fælles regler for hele afdelingen, derfor afstemningen om katte. Beboeraktiviteter Grillaften Bestyrelsen arranger ikke grillaften til sommer, men vil vil gerne være behjælpelige med erfaringer, såfremt beboere har lyst til at stå for et arrangement. Udflugt I september var der udflugt. Turen gik til Nordfyn. Vi gik bytur i Bogense, og spiste en dejlig middag på hotellet. Bagefter var vi på havebesøg i Kongsdal. Det var en fin og god tur. Der deltog 32 beboere. Alle ideer til fremtidige udflugter er meget velkomne. Nørrebo-nyt Afdelingsbestyrelsen udgiver Nørrebo-nyt en eller to gange årligt. Vi vil gerne orientere om stort og småt. Vi takker Tonny for arbejdet med at lave bladet. Alle er velkomne til at lave indlæg til Nørrebo-nyt eller til komme med fotos fra dagligdagen i afd. 8. Aflever blot materialet til Tonny eller i brevsprækken til bestyrelseslokalet. Tak Jeg vil slutte med at takke. Allerførst til beboerne med tak for det samarbejdet og for den tillid, I viser afdelingsbestyrelsen. Også tak fordi I benytter åbningsaftenen i kælderen og kommer så mange. Det er dejligt. Vi vil også takke administrationen og vores inspektør for deres hjælp til opgaver. En vigtig hilsen med tak sendes til vores ejendomsfunktionærer: Henrik og Kurt. I er både dygtige og behagelige at arbejde sammen med. Til allersidst lidt om afdelingsbestyrelsen. Den blev ret hurtigt reduceret med et medlem, da Hardy trådte ud, men Birgitte blev en god suppleant. Jeg vil sige en meget stor tak til jer i bestyrelsen: Tonny, Hanne Bæk, Birgitte og Hanne Ø. Det har været dejligt at samarbejde med jer alle. Det er med stor beklagelse, at jeg har været fraværende til nogle møder pga sygdom, af samme årsag ser jeg mig nødsaget til at trækker mig fra bestyrelsesarbejdet. John Olesen 6