Informations- og Kommunikationsstrategi Efteråret 2014 D e D a n s k e G a r d e r f o r e n i n g e r
Indholdsfortegnelse FORMÅL 3 VISION 3 MEDIEBRUG I FREMTIDEN 3 GARDERFORENINGERNE.DK 3 GARDERBLADET 4 FACEBOOK 5 MAIL 6 PRESSEMEDDELELSER 6 LOKALE HJEMMESIDER 6 DG PRESSE- OG PR-ANSVARLIGE. 7 DE CENTRALE ORGANER 7 LOKALFORENINGERNE 8 BILAG 8 BILAG 1 - DG HJEMMESIDE (FORSIDE) 9 BILAG 2 - HANDLINGSPLAN 10 BILAG 3 - STILLINGSOPSLAG FOR DG PRESSE- OG PR-ANSVARLIG 11 Side 2 af 11
Formål Formålet med kommunikationsstrategien er at forbedre den interne kommunikation i organisation, og derigennem bedre at kunne fastholde eksisterende medlemmer samt hverve nye medlemmer i alle aldre. Ydermere ønskes en øget kommunikation mellem De Danske Garderforeninger (DG) og det omgivende samfund for hermed at profilere DG. Kommunikationsstrategien forventes at imødegå udviklingen i faldende medlemstal og på sigt stoppe denne tendens. Vision De Danske Garderforeninger vil: - Søge at fastholde forhenværende, netop hjemsendte samt tjenestegørende gardere i et garder-fællesskab. - På bedst mulig vis støtte Den Kongelige Livgarde - Udbrede Garderbevægelsen og Garderånden i offentligheden Mediebrug i Fremtiden Garderforeningerne.dk o Garderforeningerne.dk trænger til en gennemgribende renovering. Vigtigst er, at hjemmesiden fremstår simpel, overskuelig og brugervenlig. Ydermere skal hjemmesiden gøres aktuel med jævnlige opdateringer og indbydende materiale. Med nyt, moderne og ensartet design vil DG bedre kunne henvende sig til alle aldersklasser. DG hjemmesiden er en vigtig del af krumtappen i den bestræbelse. Disposition som bilag 1. I horisontal udstrækning skal man kunne finde: - Præsidiet, herunder Præsidenten, mødereferater mv. - Udvalg og deres aktiviteter - Lokalforeninger med vigtige informationer samt henvisning til lokal hjemmeside - Årgangsforeninger - Bliv medlem - Kontakt I den vertikale udstrækning skal man kunne finde: - Nyheder - Garderbladet - Fra Garder til Garder (Uddybes senere) Side 3 af 11
- Garderklubber - Galleri - Kalender - Garderkortet - Gardershoppen Hjemmesiden vil blive inddelt i 2 niveauer. Et grundniveau, eller offentligt niveau (nivau I), hvor alle har adgang til, samt et restriktivt niveau (niveau II), hvor kun DGmedlemmer har adgang. Som princip skal mest muligt lægges på niveau I (åbenhed og transparens), og kun enkelte dele på niveau II. Her tænkes følgende: - Udpluk af regnskaber - Garderbladet i elektronisk form - E-forum (Uddybes senere) - Præsidentens dialogboks med lokalforeningsformænd o E-forum er et nyt tiltag for alle bestyrelsesmedlemmer i lokalforeningerne, for præsidiet og de øvrige centrale organer i DG. E-forum er et virtuelt forum, hvor man kan mødes på tværs af tid og rum. Muligheden for at oprette Min profil åbner muligheden for at debattere aktuelle emner hele året i det virtuelle forum. Således er man ikke længere begrænset af diskussionen under repræsentantskabsmøderne, når der ønskes at foretage ændringer i DG. Hvis Præsidiet ønsker at indføre nye tiltag, kan det tage pulsen på lokalforeningerne ved først at lade det debattere i E-forum. Ligeledes kan forummet benyttes til at hente inspiration eller gode ideer, før der gennemføres ændringer og/eller tiltag både lokalt og nationalt. Punktet er efter nøje overvejelse i arbejdsgruppen besluttet opgivet, idet gruppen ikke anser mulighederne for en udbytterig diskussion værende tilstede. Punktet er dog medtaget til Præsidiets evt. drøftelse og vurdering. Ved evt. gennemførelse rejser der sig det praktiske og også økonomiske problem, at hjemmesiden da kræver et ekstra niveau (Niveau III). Niveauet vil selvsagt være lukket for offentligheden samt det menige medlem. o Fra Garder til Garder er et tiltag der kan hjælpe de nye rekrutter og gardere. Konceptet skal hjælpe med råd og vejledning til de ting, der kan være svært at få helt styr på som rekrut/garder. Det er meningen, at gamle gardere skal hjælpe de nye ved at dele deres erfaringer. Det skal ligge frit tilgængeligt for alle gardere om man er medlem af en garderforening eller ej. Emnerne skal være alt fra, hvordan man stryger en skjorte til, hvor man går i byen. En ekstra dimension af Fra Garder til Garder vil være hjælp efter hjemsendelsen (Job- og boligbørs). Garderbladet o Fordeling af Indhold Efter arbejdsgruppen har gennemført en undersøgelser angående Garderbladets indhold, er det nået den erkendelse, at der ikke forefindes behov for gennemgribende Side 4 af 11
ændringer af Garderbladets fordeling af indhold. De adspurgte deltagere synes gennemgående at være tilfredse med Garderbladets udformning og fordeling af indhold. De af deltagerne påpegede ændringsbehov, finder arbejdsgruppen ikke sandsynlig ad hensyn til særlige medlemsgrupper i DG. Her refereres der særligt til yngre medlemmer, der påpeger at sidste afsnit i Garderbladet (Lokalforeningerne) kan afkortes. Mange læsere (Hovedsageligt ældre medlemmer) bruger sidste afsnit som primær informationskilde, hvad angår orientering vedrørende arrangementer i egen lokalforening. o Tiltag Arbejdsgruppen finder et behov for, at Garderbladet gennemgår en renovering i sit visuelle udtryk. Det anbefales at renoveringen tager udgangspunkt i det kommende nye design af hjemmesiden, således DG vil fremstå med et strømlinet visuelt udtryk. Foruden et nyt visuelt udtryk, er det arbejdsgruppens holdning, at man bør gennemtænke nye strukturelle principper i bladet. Det pålægges deraf den kommende redaktør at gennemføre tiltaget. Mange deltagere i undersøgelsen gav udtryk for særlige ønsker til Garderbladets indhold. Derfor foreslås følgende indholdsmæssige tiltag: - Artikler om Livgarden med et historisk blik - Egne historier fra gardere om dengang - Fokus på veteraner - Garder i fokus - artikler om fremtrædende gardere i samfundet (f.eks. Christian Stadil, Mads Kristensen eller gardere der laver noget specielt/ekstraordinært) - Fokus på de steder DG støtter Livgarden o E-udgave Garderbladet vil i fremtiden forsat være tilgængelig på hjemmesiden. På sigt vil Garderbladet udgives i en udvidet E-udgave. Således der i E-udgaven vil være større mulighed for interaktion hos læseren. Her tænkes tiltag som videoer, grafiske elementer, henvisninger til mere om emnet mv. Det gøres klart, at tiltaget anses som en udvikling af Garderbladet på lang sigt. Facebook o DG er allerede repræsenteret på Facebook med en aktiv profil. Den følges pr. 23. Oktober 2014 af 1.954 personer. Profilens følger gruppe udgør både medlemmer og ikke medlemmer af DG. o I den nye kommunikationsstrategi anses Facebook værende hjemmesidens forlængede arm. Facebook skal således i fremtiden bruges til at nå medlemmer, der ikke aktivt bruger hjemmesiden. Det gøres ved, at der jævnligt bringes materiale fra hjemmesiden på Facebook med henvisning til DG hjemmeside. Herigennem forventes en øget trafik på hjemmesiden, da Facebook følgere får en appetitvækker på hjemmesiden. o Det foreslås at følgende materiale bliver delt på Facebook: Side 5 af 11
- Nyheder - Billeder (Fra arrangementer i DG, blå fest mv.) - Centrale begivenheder i DG (Årgangsparade mv.) - Reklame for nyt indhold på hjemmesiden - Reklamer fra enheder under DG (Garderkortet, Gardershoppen mv.) Mail o Mail-trafik er centralnerven i DG organisationen. Uden denne funktion kan DG ikke optræde hverken udadtil eller indadtil. DG skal i fremtiden opbygge et register over alle medlemmer med mailadresser, som en forudsætning for fortsat at kunne optræde som en relevant og handlingsberedt organisation. Der udarbejdes to slags registre: et centralt for De centrale organer samt lokale registre. Tiltaget forventes gennemført i tæt samarbejde med foreningsformænd/bestyrelser, idet arbejdsgruppen anser samarbejdet som eneste sandsynlige løsning. o Det forventes, at lokalforeninger i fremtiden benytter sig af mailregistret til at reklamere for arrangementer i foreningen. Det er arbejdsgruppens klare overbevisning, at mere direkte kommunikation særligt vil indfange de yngre medlemmer af DG. Pressemeddelelser o Pressemeddelelser anvendes i DG regi i forhold til offentligheden, og vil være bundet op på den del af vor vision, der omfatter udbredelse af garderbevægelsen og garderånden i offentligheden. o Pressemeddelelser inddeles i to kategorier: Meddelelser fra centrale organer i DG og meddelelser fra de lokale garderforeninger. Pressemeddelelser fra de centrale organer er målrettet landsdækkende medier, hvorimod pressemeddelelser fra de lokale garderforeninger primært vedrører og/eller er rettet imod lokale medier (lokalaviser mv.). o Lokale garderforeninger holder DG sekretariatet orienteret om potentielle sager eller nyheder m.h.p. at koordinere indsatsen og evt. udpege den presseansvarlige i konkrete sager. Lokale Hjemmesider DG tilbyder de lokale garderforeninger hjælp og teknisk støtte til at etablere moderne hjemmesider og gennemfører kurser/seminarer omkring DG informationsstrategi og plan. Tilbuddet vil være medvirkende til at fremme et ensartet visuelt udtryk hos DG både nationalt og lokalt. Med ensrettet software til grund for DG hjemmesider, vil man i fremtiden kunne bringe ensartet indhold på flere hjemmesider. Skrives der f.eks. en nyhed (Skyderesultater) der har særlig relevans for otte lokalforeninger, vil en webmaster kunne dele historien på alle 8 hjemmesider fra centralt hold. Side 6 af 11
DG Presse- og PR-ansvarlige. DG presse- og PR-ansvarlige forestår at koordinerer DG profil og indsats i forhold til relevante medier. (Redaktør af Garderbladet, FaceBook administrator, web-master for DG hjemmeside). Det pålægges pågældende person på sigt at udarbejde en overordnet PR-strategi for DG. Ydermere bør personen rådgive udvalg og lokalforeninger i egne PR tiltag. De Centrale Organer - Præsidiet, Repræsentantskabet, Skydeudvalget, Bowlingudvalget, Hverveudvalget og evt. andre centralt styrede udvalg I erkendelse af de enkelte Garderforeningers ofte anstrengte position (alt arbejde baseret på frivillighed, manglende ekspertise og kapacitet omkring informatik (hjemmesider) mv.), er der med den nye kommunikationsstrategi skabt kommunikationsveje fra de centrale organer direkte til medlemmerne. Garderbladet er et virkningsfuldt og særdeles betydningsfuldt medie. I en parallel elektroniskog dynamisk udgave vil det sammen med DG hjemmeside og mailregistret udgøre krumtappen i DG s interne kommunikationssystem. DG s eksterne kommunikationssystem vil primært bestå af hjemmesiden og pressemeddelelser. Sekundært bør Facebook også anses som en ekstern kommunikationskanal, idet flere følgere ikke er DG medlemmer. Kommunikationsplanen kan illustreres således: Side 7 af 11
Lokalforeningerne På samme måde kan lokalforeningernes kommunikationsplan illustreres: Konsulenthjælp vil kunne stilles til rådighed af DG for de enkelte garderforeninger, eks. i form af tilbagevendende kurser/seminarer omkring DG informationsstrategi og plan. Bilag 1. DG Hjemmeside (forside) 2. Handlingsplan 3. Stillingsopslag for DG Presse- og PR-ansvarlig Side 8 af 11
Bilag 1 - DG Hjemmeside (forside) Side 9 af 11
Bilag 2 - Handlingsplan 1/11-2014 DG Præsidium principgodkender foreliggende udkast til DG nye informations- og kommunikationsstrategi. 1/11-2014 DG Præsidium godkender delvis igangsættelse af implementeringen af DG nye informations- og kommunikationsstrategi : Nedsættelse af ansættelsesudvalg for ny DG nye informations- og kommunikationsstrategi (Flemming Rytter, Jens Crone, Carsten Rasmussen og Albert Dieckmann og tillæggelse af ansættelseskompetence. Godkendelse af stillingsopslag for DG presse- og PR-ansvarlig. 3/11-2014 Stillingsopslag bringes på DG hjemmeside, på FaceBook og i JobIndex. 3/11-2014 IT-firma taskes til opbygning af reorganiseret hjemmeside. (Tilbud indhentes) Deadline 20. februar 2015. 28/11-2014 Ansøgningsfrist for DG presse- og PR-ansvarlig udløber. Dec. 2014 jan. 2014 Ansættelsessamtaler, forhandling, ansættelse mv. 20/2-2014 Deadline for IT-firma for reorganiseret DG hjemmeside. 28/2-2014- Formandsmøder. Erfaringer med den reorganiserede DG hjemmeside. 15/3-2015 Første præsidiemøde 2015 : Drøftelse af erfaringer med DG hjemmeside. Evt. overvejelser om E-forum-facilitet (kræver ekstra niveau indlagt). Repræsentantskabsmøde i Viborg 2015 : Drøftelse af erfaringer med DG hjemmeside. Evt. overvejelser om E-forum-facilitet (kræver ekstra niveau indlagt). Side 10 af 11
Bilag 3 - Stillingsopslag for DG Presse- og PR-ansvarlig Redaktøren af Garderbladet har søgt nye græsgange. De Danske Garderforeninger (DG) er i færd med at udarbejde en ny informations- og kommunikationsstrategi. Denne blev principgodkendt af DG præsidium på sit møde 1. november 2014. Den nye strategi kan findes på DG hjemmeside. DG ønsker en intensiveret profil såvel indadtil i organisationen som udadtil i forhold til det omgivende samfund. DG ønsker derfor ikke alene en ny Garderblads-redaktør, men også en person, der vil blive ansvarlig for DG profil på FaceBook. Benævnes herefter DG presse- og PR-ansvarlige. Samtidig skal DG presse- og PR-ansvarlige forestå den daglige redaktion og opdatering af DG hjemmeside. DG presse- og PR-ansvarlige skal ligeledes forestå opbygningen af en elektronisk udgave af Garderbladet, der på sigt ønskes opbygget som en dynamisk udgave med såvel helt aktuelle billeder som videoklip og andre nye elektroniske virkemidler. DG presse- og PR-ansvarlige bør besidde evnen til grafisk tilrettelæggelse og vil skulle samarbejde med DG Sekretariat, med øvrige leverendører at stof til Garderbladet og DG hjemmeside samt og ikke mindst de lokale garderforeninger og endelig Livgardens presseofficer. DG forudser en fuldtidsansættelse. Ansøgning stiles til Præsidenten for De Danske Garderforeninger og sendes til DG Sekretariatet. Der vil blive gennemført samtaler medio december 2014. Ansættelse kan ske efter nærmere aftale med DG, dog senest 1. februer 2015. Den aftrædende Garderbladsredaktør har lovet at være behjælpelig med overdragelse af Garderblads-funktionen inden tiltræden. Side 11 af 11