Anbefaling til procedure for anvendelse af e-fakturering i bygge- og anlægssager Januar 2006
Indhold 1. Baggrund...2 2. Fakturaflow - fakturahåndtering...3 3. Fakturaforberedelse...5 4. Fakturagodkendelse...5 5. A conto begæringsblanketter...6 6. Håndtering af specifikationsbilag...6 7. Konklusion...8 Bilag 1. Handlingsplan...9 Bilag 2: Procedurer for parter i bygge- og anlægssager...10 Bilag 3: Tekniske krav...11 Arbejdsgruppens deltagere: På vegne af leverandører: Dansk Byggeri På vegne af offentlige bygherrer: Vejdirektoratet Gentofte Kommune Slots- og Ejendomsstyrelsen Bygherreforeningen På vegne af byggerådgivere: Foreningen af Rådgivende Ingeniører Danske Arkitektvirksomheder På vegne af e-fakturering: IT & Telestyrelsen Økonomistyrelsen 1
1. Baggrund Økonomistyrelsen blev ved henvendelse fra parter i byggebranchen gjort opmærksom på en række uhensigtsmæssigheder ved elektronisk fakturering i forbindelse med bygge- og anlægsarbejder, hvor fakturahåndteringen vil skulle tilpasses særlige arbejdsgange. Den mest centrale udfordring i denne sammenhæng er brugen af en ekstern byggerådgiver, der skal godkende fakturaer på baggrund af a conto begæringsblanketter og andre specifikationsbilag. Foranlediget af denne henvendelse nedsatte Økonomistyrelsen en arbejdsgruppe, som havde til opgave at udarbejde forslag til en løsning, som tilgodeser de særlige behov, som eksisterer ved fakturering i bygge- og anlægssammenhæng. Nærværende notat udgør arbejdsgruppens anbefalinger for anvendelse af e-fakturering i byggeriet. Udgangspunktet for arbejdsgruppens arbejde er Økonomistyrelsens afgørelse om, at offentlige bygherrer er underlagt kravet om elektronisk fakturering. Følgende forhold er behandlet af arbejdsgruppen: Fakturaflow - fakturahåndtering Fakturaforberedelse Fakturagodkendelse A conto begæringsblanketter Specifikationshåndtering Forslaget er bilagt tre bilag: Det første udgør arbejdsgruppens handlingsplan, det andet beskriver proceduren i punktform for hhv. leverandør, offentlig bygherre og byggerådgiver og det tredje beskriver de tekniske krav forbundet med arbejdsgruppens anbefalinger. 2
2. Fakturaflow - fakturahåndtering Efter indførelsen af e-fakturering er en entydig procedure for, hvordan en faktura elektronisk håndteres mellem leverandør, offentlig bygherre og byggerådgiver, ikke blevet fastlagt. Byggerådgiverne har ikke været i stand til at modtage elektroniske fakturaer på samme måde, som man hidtil har gjort, hvor papirfakturaen sendes til rådgiver inden den sendes til den offentlige myndighed. Den tidligere anvendte proces er ikke direkte mulig med e-fakturering. En gennemgang af de procedurer, som p.t. foreligger på området har vist, at det ikke er hensigtsmæssigt, at en faktura håndteres på flere forskellige måder i det offentlige, når det gælder bygge- og anlægsarbejder. Faktureringsparterne i byggeforholdet er den offentlige bygherre og den private entreprenør. Byggerådgiveren har ikke noget direkte med faktureringen at gøre, udover naturligvis at skulle godkende selve fakturaen på konsulentbasis. Dette forhold har som nævnt kunne løses simpelt i papirsammenhæng ved, at fakturaen blev sendt til rådgiveren, inden den blev sendt til den indkøbende myndighed. Elektronisk fakturering gør, at fakturaen sendes direkte mellem de to kontraherende parter. Arbejdsgruppens resultat har derfor vist, at det mest hensigtsmæssige vil være, at denne procedure fortsætter således, at byggerådgiveren ikke skal kunne modtage en faktura stilet til den offentlige myndighed. Begrundelsen for dette er: Leverandøren bør altid sende til den offentlige rekvirent, da det er disse to parter, der har et økonomisk forhold vedrørende e-fakturering. Den offentlige myndighed kan gennem denne procedure internt afgøre, hvorledes byggerådgiver skal have faktura og specifikationsbilag stillet til rådighed Arbejdsgruppen har også set på muligheden for, at faktura og specifikationsbilag sendes direkte fra leverandør til byggerådgiver, da dette var den nemmeste måde at håndtere fakturaerne på, da det drejede sig om papir. Denne fremgangsmåde medfører dog en række uhensigtsmæssigheder ved e-fakturering, idet angivelse af EAN-nr. henfører til fakturamodtager (debitor), og hvis fakturaen rent teknisk skulle sendes via en rådgiver, ville dette kræve, at byggerådgiveren havde et EAN-nr. samt anvendte et it-system, der kunne modtage elektroniske fakturaer. Denne metode ville dog ikke være juridisk korrekt, idet byggerådgiveren ikke er debitor i købesituationen, og intentionerne bag EAN systematikken bygger på, at fakturamodtager også er debitor. 3
På baggrund af de nævnte argumenter anbefaler arbejdsgruppen altså følgende procedure for fakturaflow i fremtiden: Leverandør sender elektronisk faktura til offentlig bygherre i OIOXML eller via Læs Ind Bureau (Pil A). Offentlig bygherre gør efter modtagelse e-fakturaen digitalt tilgængelig for byggerådgiver via workflowsystem 1. Alternativt stiller offentlig bygherre dokumenterne til rådighed for byggerådgiveren på anden digital vis (Pil B). Byggerådgiver kommenterer og godkender (eller afviser) fakturaen og sender den videre gennem workflowsystemet eller anden digital løsning (Pil B). Offentlig bygherre forestår videre foranstaltning Proceduren er illustreret i figur 1. For en uddybning af proceduren for de enkelte parter se bilag 2-3: Byggerådgiver B C Offentlig bygherre Figur 1 A Leverandør Den stiplede pil (Pil C) illustrerer, at der i visse tilfælde foregår kommunikation mellem leverandør og byggerådgiver inden faktura afsendes. Dette er yderligere uddybet i afsnit 3 om fakturaforberedelse. Anbefaling Det er arbejdsgruppens hovedanbefaling, at fakturaer og specifikationsbilag altid sendes fra leverandøren til den offentlige bygherre som anført i den foreslåede procedure. Derudover er der en række delanbefalinger, som dette medfører: Alle offentlige myndigheder arbejder med det samme fakturaflow, da dette vil minimere risikoen for misforståelser mellem de tre parter. 1 Et workflowsystem er et softwaresystem, der understøtter en fakturas transport og godkendelse rundt i en organisation. 4
Der skelnes mellem specifikationsbilag, der danner grundlag for en fakturas godkendelse og udbetaling (se positivliste i afsnit 6) og andre generelle bilag. Kun specifikationsbilag nævnt i positivlisten kan vedhæftes e- fakturaer. offentlige myndigheder ikke kan kræve, at fakturaer eller specifikationsbilag til fakturaer sendes i papirform 3. Fakturaforberedelse Der er flere forhold, der skal tages hensyn til, når eksterne byggerådgivere anvendes som fakturagodkendere i et bygge- og anlægsprojekt. Et væsentligt aspekt er, at der ofte er en betydelig mængde kommunikation mellem leverandør og byggerådgiver i forbindelse med godkendelse af en faktura. Dette gælder især i forbindelse med a conto begæringer. Arbejdsgruppen vurderer, at e-fakturering ikke hindrer, at denne kommunikation kan forløbe som den gjorde inden e-fakturerings ikrafttræden. 4. Fakturagodkendelse For at få det maksimale ud af den anbefalede procedure skal byggerådgiveren have adgang til den offentlige bygherres workflowsystem. Når byggerådgiveren er oprettet som godkender i workflowsystemet, vil han typisk modtage en mail, når der er en faktura, der skal godkendes. Selve godkendelsen vil da foregå ved, at byggerådgiveren logger på workflowsystemet, gennemser fakturaen og vedlagte specifikationsbilag og markerer den som godkendt. Efter dette sendes fakturaen automatisk videre i flowet til en eventuel intern godkender eller rekvirent, der anviser den til betaling. Arbejdsgruppen har ikke diskuteret specifikke tekniske løsninger på grund af mængden af parter, systemer og specifikke behov. Specifikke tekniske løsninger må derfor aftales bilateralt. Som følge heraf vil arbejdsgruppens anbefaling ikke indeholde en anbefaling af et specifikt system. Arbejdsgruppen er opmærksom på, at der i visse tilfælde mellem offentlig bygherre og leverandør kan være uenighed om en opgørelse over påløbne udgifter, eller der kan være tilfælde, hvor kun en del af det opgjorte beløb kan betales ved fremsendelsen. Arbejdsgruppen henviser i den forbindelse til, at det af AB 92 22, stk. 13, fremgår, at bygherren skal betale tilgodehavender, som parterne er enige om. Således kan der være situationer, hvor parterne ikke er enige om hele beløbets størrelse. Dette kan have konsekvenser for faktureringsprocessen, idet mulighederne for at håndtere deludbetalinger direkte i workflowsystemerne afhænger af den enkelte offentlige bygherres system og regnskabspraksis. På denne baggrund anbefaler arbejdsgruppen ikke en specifik procedure for håndtering af sådanne sager. Anbefaling Arbejdsgruppen anbefaler, at byggerådgiveren har adgang til bygherrens workflowsystem, så byggerådgiveren kan godkende fakturaer derigennem. Er dette ik- 5
ke muligt, anbefaler arbejdsgruppen, at fakturaerne og specifikationsbilag stilles til rådighed for byggerådgiveren på anden digital vis. Arbejdsgruppen anbefaler endvidere, at det tilstræbes, at der i workflowsystemerne er mulighed for at kommentere den enkelte regning i forbindelse med godkendelse. Det er også arbejdsgruppens anbefaling, at de enkelte offentlige myndigheder udarbejder en procedure for, hvordan uenighed om en opgørelse håndteres faktureringsmæssigt i praksis. 5. A conto begæringsblanketter De væsentligste udfordringer omkring anvendelse af e-fakturering i byggeriet er i sager, hvor der anvendes a conto begæringsblanketter. Spørgsmålet har primært været, om sådanne blanketter er at tolke som fakturaer eller fakturaspecifikationer. Arbejdsgruppen har konstateret, at a conto begæringsblanketterne fungerer som dokumentation for fakturaen. Derfor må de må betragtes som specifikationsbilag til den elektroniske faktura. 6. Håndtering af specifikationsbilag Der ligger typisk en række specifikationsbilag til grund for godkendelse og betaling af fakturaer i byggesager. Dette har medført en række problemer, da adgang til at sende og modtage specifikationsbilag vedlagt fuldt elektroniske fakturaer ikke har været fuldt implementeret i fakturahåndteringssystemerne. OIOXML standarden har hele tiden kunnet håndtere funktionaliteten, men en stor del af systemerne hos såvel de offentlige myndigheder som leverandørerne har ikke været i stand til at håndtere specifikationsbilagene. En arbejdsgruppe for forsyningsbranchen har siden foråret 2005 arbejdet med en løsning til de særlige specifikationer, der skal medgå en faktura i denne branche. Økonomistyrelsen har sammen med IT & Telestyrelsen fulgt dette arbejde nøje for at genbruge eventuelle løsninger fra denne arbejdsgruppe i andre branchespecifikke sammenhænge. Dette er tilfældet for byggeriet. Således har Økonomistyrelsen og IT & Telestyrelsen d. 22.9.2005 orienteret systemleverandører om, at offentlige myndigheder systemmæssigt skal kunne håndtere specifikationsbilag i fuldt elektroniske fakturaer ved udgangen af marts 2006. Efterfølgende er offentlige myndigheder blevet orienteret om dette krav gennem e-fakturerings nyhedsbrev. Yderligere informering af myndigheder vil foregå december og januar. KMD og Navision Stat har allerede tilkendegivet, at de vil have implementeret funktionaliteten til tiden. Økonomistyrelsen har orienteret arbejdsgruppen om, at funktionaliteten forventes implementeret i offentlige myndigheders systemer ved udgangen af marts 2006. Arbejdsgruppen har dog fastsat egne deadlines, hvorigennem arbejdsgruppen for- 6
venter, at offentlige bygherrer og leverandører til det offentlige forventes at kunne håndtere specifikationsbilag i fuldt elektroniske fakturaer ultimo juni 2006. Indtil da kan leverandører bruge Læs Ind, hvis der skal vedhæftes specifikationsbilag til fakturaen. IT & Telestyrelsen har gjort arbejdsgruppen opmærksom på, at der kan være begrænsninger på, hvor mange specifikationsbilag der kan sendes med en fuldt elektronisk faktura, hvorfor det anbefales, at man nøje overvejer, hvilke specifikationsbilag, der er nødvendig for behandlingen af en given faktura. I den forbindelse har der været stillet spørgsmål til, hvilke specifikationsbilag, der må anses som tilstrækkelige og nødvendige til godkendelse af fakturaer og derfor bør vedlægges e- fakturaer. Som svar har arbejdsgruppen udarbejdet en positivliste over dokumenttyper, der kan anses som specifikationsbilag til fakturaer i byggesager. Som generel retningslinje vurderer arbejdsgruppen, at de specifikationsbilag, der ikke før e- fakturering var nødvendig for en fakturas godkendelse og udbetaling heller ikke er nødvendige ved e-fakturering. Positivliste over dokumenttyper der anses som specifikationsbilag: 1. Dokumentation for regningsarbejde. 2. A conto begæringsblanket. 3. Udlæg, og herunder honorarnota. Anbefaling Kan leverandører og offentlige myndigheder i perioden frem til ultimo juni 2006 ikke håndtere specifikationsbilag i fuldt elektroniske regninger, anbefaler arbejdsgruppen leverandører til at sende specifikationsbilagene sammen med fakturaen via et Læs Ind Bureau. 7
7. Konklusion Arbejdsgruppen har analyseret de problemstillinger, der har været omkring brugen af e-fakturering i bygge- og anlægssammenhænge. Dette er mundet ud i et forslag til en procedure, som arbejdsgruppen sammen med en række generelle anbefalinger vil opfordre til implementeres hos offentlige bygherrer, leverandører og byggerådgivere. Proceduren og anbefalingerne erkender og tager hensyn til de divergerende tekniske muligheder og begrænsninger, der er gældende hos de forskellige parter. Arbejdsgruppens væsentligste bidrag er en procedure for fakturaflow, som anbefales anvendt som standard i alle større bygge- og anlægssammenhænge. Arbejdsgruppen har således ikke beskæftiget sig med specifikke tekniske løsninger. Økonomistyrelsen forventer, at funktionaliteten til håndtering af specifikationsbilag i fuldt elektroniske fakturaer er implementeret ultimo marts 2006. Dog forventer arbejdsgruppen at leverandører til offentlige bygherrer kan sende specifikationsbilagene fra ultimo juni 2006. Arbejdsgruppens samlede konklusion vedrørende systemparathed er derfor, at offentlige bygherrer og leverandører til det offentlige forventes at kunne håndtere specifikationsbilag i fuldt elektroniske fakturaer ultimo juni 2006. 8
Bilag 1. Handlingsplan Nedenstående elementer indgår i en plan for implementering af arbejdsgruppens resultater. Pilotprojekt Januar 2006: Pilotprojekt begynder Der gennemføres et pilotprojekt, der har til formål at demonstrere arbejdsgruppens procedure og anbefalinger i praksis. Ansvarlige for pilotprojektet er Slots- og Ejendomsstyrelsen som offentlig bygherre og Dansk Byggeri via leverandøren A/S Julius Nielsen & Søn og it-leverandøren Bygteq IT A/S. Kommunikationsindsats Medio februar 2006: Faktablad distribueres Økonomistyrelsen fremstiller et faktablad, der beskriver den anbefalede procedure og de vigtigste forhold for hver af de tre parter (offentlig bygherre, byggerådgiver og leverandør). Organisationerne repræsenteret i arbejdsgruppen distribuerer faktabladet til deres medlemmer og Økonomistyrelsen distribuerer til de offentlige myndigheder. I forbindelse med arbejdsgruppen for forsyningsbranchens arbejde er de offentlige myndigheder tidligere blevet anbefalet til at kunne modtage specifikationsbilag vedhæftet fuldt elektroniske fakturaer ultimo marts 2006. Opfølgning på myndigheder Forår 2005: Økonomistyrelsen følger op på implementering af håndtering af specifikationsbilag. Økonomistyrelsen vil endvidere informere myndighederne om behovet for at implementere funktionaliteten til håndtering af specifikationsbilag og aktivt følge op om implementeringen sker. 9
Bilag 2: Procedurer for parter i bygge- og anlægssager Der er ofte en betydelig mængde kommunikation mellem leverandør og byggerådgiver i forbindelse med godkendelse af en faktura. Det er arbejdsgruppens vurdering, at e-fakturering ikke er til hinder for, at denne kommunikation kan forløbe som den gjorde inden e-fakturerings ikrafttræden. Procedure for leverandør 1. Leverandør sender faktura og specifikationsbilag til offentlig bygherre i OIOXML eller via Læs Ind Bureau. 2. Leverandør modtager tilgodehavende Procedure for offentlig bygherre 1. Modtager OIOXML faktura fra leverandør 2. Henviser faktura til godkendelse hos byggerådgiver gennem workflowsystem eller pr. e-mail 3. Modtager godkendt faktura fra byggerådgiver gennem workflowsystem eller pr. e-mail a. Fakturaen er godkendt i sin helhed b. Fakturaen er delvist godkendt 4. Anviser til betaling a. Anviser til fuld betaling b. Anviser til delvis betaling Procedure for byggerådgiver 1. Får adgang til endelig faktura og specifikationsbilag gennem offentlig bygherres workflowsystem 2. Godkender faktura, der sendes videre i workflowsystem a. Godkender faktura i sin helhed b. Godkender faktura delvist 3. Kan faktura ikke godkendes gentages trin 1-2 10
Bilag 3: Tekniske krav Proceduren og arbejdsgruppens anbefalinger stiller en række tekniske krav til de tre parter i bygge- og anlægsarbejder. Kravene vedrører især forsendelse og modtagelse af specifikationsbilag i fuldt elektroniske fakturaer og muligheden for byggerådgiveres godkendelse via workflowsystemer. Krav til leverandører Leverandører skal kunne danne specifikationsbilag i TIFF-formatet. En væsentlig forudsætning for den nye understøttelse af TIFF-billeder i fuldt udfoldede elektroniske fakturaer og kreditnoter er, at der anvendes et standardiseret TIFF-format, som ikke adskiller sig fra de TIFF-format, som modtages i fakturaer fra Læs Ind bureauerne. Det format som understøttes er Multi-page TIFF G4 format i 200 dpi sort-hvid. G4 betegner en bestemt komprimering af TIFF-formatet, som typisk finder anvendelse i scanningssystemer, som dem der anvendes af Læs Ind bureauerne. Leverandører skal derfor huske at vælge software som genererer Multi-page TIFF G4 eller efterfølgende at rette komprimering til G4. Flere tekniske oplysninger kan findes på www.oio.dk. Krav til byggerådgivere Byggerådgivere skal kunne få adgang til de elektroniske fakturaer, hvilket kræver en internetopkobling. Krav til offentlig bygherre Herværende procedure og anbefalinger kræver, at den offentlige bygherres økonomisystem kan håndtere og vise specifikationsbilag ved fuldt elektroniske fakturaer. Derudover kræver den optimale løsning, at den offentlige bygherre har implementeret et workflowsystem, hvorigennem byggerådgiveren kan tildeles adgang til fakturaer og specifikationsbilag til godkendelse. I sådanne tilfælde skal byggerådgiveren oprettes som bruger i offentlig bygherres workflowsystem. Alternativt kan fakturaer og specifikationsbilag sendes til byggerådgiveren pr. mail. 11