Solutions day 27 september 2012 Professionel håndtering af virksomhedens domæne ekspertise - også kaldet BPM v/erik Arnbak Globeteam A/S
Agenda Erfaringer i forbindelse med gennemførelse af et BPM projekt Gennemgang af et værktøj Spørgsmål
Domæne viden Hvem gør hvad, hvordan, hvornår og hvorfor hvilke forretningsregler gælder hvilke politikker skal følges hvordan håndteres afvigelser - dette adskiller konkurrerende virksomheder fra hinanden og det kalder vi virksomhedens Domæne viden. Domæne viden er et meget værdifuldt aktiv der bør: ejes og kontrolleres af virksomheden etableres og vedligeholdes systematisk og effektivt anvendes hver dag ds. distribueres i en form der er let tilgængelig, sikker, styret og som matcher den form som et evt. eksisterende intranet anvender.
Domæne viden virksomhedens DNA
Domæneviden anvendes og skabes mange steder i organisationen Daglig drift Forretningen Projekter IT, Kvalitet, Lean. Process Owner 1 Project1 Service Owner 2 Project2 Product Owner 3 Central administrator Enterprise Architect
BPM har de sidste 10-20 år været højt prioriteret Source: IDS Scheer, 2007 Source: Business Process Management Common Body of Knowledge (CBOK) Source: CIO Insight Magazine 2007 Survey
Udfordringer ved et BPM projekt ifølge Gartner 2012 Organisations konflikter og politik 48% Konstant ændrede forretningsbetingelser 47% Ikke budget til projektet 39% Overbevisende business case 31% Manglende ekspertise 30% Mangel på personale 29% Ufleksibel teknologi 26% Mangel på ledelsesopbakning 16% Andet 1%
BPM standardiseringer giver erfaringsmæssigt markante forbedringer på vigtige nøgletal Modenhedsniveau Kendetegn Niveau 1 Baseline Motivere medarbejderne Få arbejdet gjort Løse problemer Business Process Maturity Model (BPMM) : modenhedsniveauer, kendetegn og nøgletal Niveau 2 Styret Etablér disciplinerede arbejdsteams Stabilisering af arbejdsrutiner og kontrol Niveau 3 Standardiseret Udvikling af standardiserede processer og mål Træning Niveau 4 Forudsigelig Styring af processer Resultaterne er målbare Standardisering Niveau 5 Innovativt Konstant udvikling og Implementering af proaktive forbedringer for at opnå forretningsmål Dobbeltarbejde 40 % 20 % 10 % 6 % 3 % Estimerings - usikkerhed Defekter Index Defekt identifikation +/- 30-100% +/- 10-20% +/- 5% +/- 3% +/- 1% 100 50 25 10 1 < 30% 60 % 80 % > 90% 99 % *Alden, Dr. J. W. (2007): Measuring Process Maturity: The Business Process Maturity Model (BPMM), The Business Transformation Conference, Washington, May 22-24
Tilgang til IT Projekter Globeteams metode Akkumuleret forretningsviden Ressourcetræk i projektet Ressourcetræk i forretningen
Think big start small Mange projekter mislykkes fordi: Projektet bliver for ambitiøst for hurtigt Uhensigtsmæssigheder i den overordnede struktur opdages for sent Der analyseres og kortlægges for lang tid før projektet giver synlig værdi Mangel på intern kompetence og interesse skaber for stor andel konsulentassistance det bliver for dyrt og vedligeholdes derfor ikke efterfølgende Vedligeholdelsen ligger centralt på en lille gruppe (2-3 ansatte) der bliver flaskehals. Så derfor! Det er først og fremmest et implementerings- og organisations projekt. En god implementering af et godt værktøj er bedre end en dårlig implementering af det bedste værktøj undgå at det bliver et IT-værktøjs projekt. Kunden i Drivers Seat identificer en ildsjæl der kender virksomheden styr eksterne konsulenter Læg en overordnet ramme, struktur og et scenarie der rækker tidsmæssigt langt frem Udvælg et værktøj der først og fremmest kan understøtte forretningen Udvælg det mest enkle og værdiskabende område at starte med og brug den fornødne tid til at skabe et pædagogisk resultat der kan anvendes til at støtte implementeringen.
Hvilke elementer påvirker valget af IT-værktøj Der er masser af checklister på nettet til dette formål jeg vil blot nævne de faktorer som jeg lægger mest vægt på. Hvad er mest standard? Et veletableret procesværktøj hvor alt er udviklet fra grunden eller et værktøj der anvender standard værktøjer som f.eks. MS office som brugerflader. Skal værktøjet på langt sigt understøtte hele virksomheden eller er der tale om et værktøj der først og fremmest skal understøtte en enkelt afdeling/funktion. Database repository for at holde styr på det centrale design nogen værktøjer er tegne redskaber med mulighed for genbrug nogen værktøjer er meget styret af det centrale repository. Meget fleksibel struktur der sikre at man kan lave et design/en model er egnet til virksomheden. Decentral opdateringsmulighed der er styret centralt gennem en præcis rettighedsstyring og som sikre at fælles sprog, forretningsregler, stencils etc. overholdes. Publikations faciliteter der er styret efter roller og som kan skabe et lækkert UI enten gennem browser eller gennem virksomhedens eksisterende CMS indenfor eller udenfor firewall. Off-line publikations faciliteter der kan mindske afhængigheden af en stabil internet adgang. Fleksibel rapport generator der på en effektiv måde kan gå gennem relationer Støtte af standarder som f.eks. BPMN v2. Sprogstyring på alle niveauer Mulighed for White Label det skal kunne være virksomhedens eget værktøj. Mulighed for at integrere til workflow engines skabe data der kan generere workflow applikationer.
Brug konsulenter rigtigt 1. Vision, scope og valg af værktøj 2. Opstart Etablering af ramme, struktur og scenarie Undervisning i værktøjet 3. Løbende Integration til virksomhedens eget CMS f.eks. sharepoint Arme og ben styret af virksomheden når der er top belastning 4. Fasthold kontrol af egen domæneviden gennem hele forløbet
Eksempler på de fordele der opnås ved at bruge sin domæne viden effektivt i et velimplementeret IT-værktøj God platform for effektiv kommunikation med forretningen i forbindelse med analyse, opstilling af krav etc. i forbindelse med et IT-applikations projekt. Hurtigere gennemførte projekter med mindre dobbeltarbejde. God platform for effektivisering lean, six sigma, Øget forståelse på tværs af afdelinger Procesejer rollen kan operationaliseres og adskilles fra linjeansvar. Styr på relationer mellem processer, events, roller, afdelinger, applikationer etc. Konsistent navngivning og udtryk på tværs af organisationen Styr på forskellige sæt af eksterne krav og koordination af disse overfor virksomheden medarbejdere. Betydelig reduktion af en virksomheds samlede dokumentation med tiden Gjort rigtigt kan der hurtig skabes synlig værdi Domæne viden bliver virksomhedens ejendom og skaber mindre afhængighed af nøgle medarbejdere og eksterne konsulenter
Vi anvender IT systemer til at håndtere værdifulde aktier Konti Ordre Finansielle aktiver Leverandører Products Customer relations Employees ERP Finans ERP Salg ERP Debitor Indkøbssystem Produktionssystem CRM HR systems. Domæne Ekspertise BPM værktøj
Erfaring beslutning og implementering Meget svært at vælge og træffe beslutning for en ensartet løsning I hele virksomheden: Top down ledelsen føler at alle skal høres og giver ofte ikke tilstrækkelig prioritet til at skære igennem. Bottom up mange afdelinger der arbejde med domæne viden har allerede dokument- eller værktøjsløsninger Kvalitetsafdelingen arbejder med et dedikeret kvalitetssystem IT afdelingen arbejder med et specialistsystem der giver en meget høj detaljering Lean afdelingen arbejde med simple processer Brown papers Kommunikationsafdelingen formidler ledelsesprocesser med HTML sider på intra nettet. HR arbejder med et dedikeret HR system til stillingsbeskrivelser, roller og rettigheder Etc. Derfor bliver mange BPM projekter værktøjs IT- projekter i stedet for at blive et forretningsprojekt.
Procesafdelingen i Globeteam har ekspertise indenfor flere BPM værktøjer Vi har deltaget i implementeringen af Aris og Qualiware og intranet dokument løsninger. Vi bruger til dagligt ChangeDriver fordi Det er let at komme i gang og levere hurtige og konsistente resultater Vi kan levere vores ydelse enten som Visio og Word filer til videre bearbejdning eller i et ægte BPM system. Mange af vores kunder er MS kunder. Vi har fået udviklet de faciliteter i ChangeDriver som vi gerne vil have gennem de sidste 5 år.
Hvem henvender ChangeDriver sig til De virksomheder der på sigt primært er interesserede i at få styr på virksomhedens domæne viden. Virksomheder der ønsker at starte et BPM projekt småt (billigt), hurtigt og uden den store risiko De virksomheder der i forvejen anvender Visio til at tegne processer, Words som det centrale tekstbehandlings værktøj og har et CMS som f.eks. Sharepoint De virksomheder der med hjælp fra Globeteam selv ønsker at teste systemet og skabe resultater hurtigt
Hvem henvender ChangeDriver sig ikke til De virksomheder der ønsker det perfekte system der skal kunne det hele og er villige til at betale hvad et sådant værktøj koster. Virksomheder der leder efter et specialiseret værktøj til kun f.eks: At styre kvalitetsdokumentation At skabe grundlag for automatisk generering af workflow Virksomheder der i forvejen har et BPM system der er velimplementeret i hele organisationen De virksomheder der ikke anvender MS f.eks. open source office værktøjer De virksomheder der ønsker en lang og meget omfattende udvælgelses/salgsproces, referencebesøg etc. for at være helt sikker.
Hvor er ChangeDriver unik Har en gennemtestet database struktur der er meget fleksibel således at virksomheden kan strukturere sin domæne ekspertise præcis efter sine behov Anvender Microsoft værktøjer som UI - når Visio bliver bedre bliver ChangeDriver bedre kunden får mere ud af sine MS licenser og brugerne kan anvende deres eksisterende kompetence. Meget prisbillig prismodellen sikre desuden at der først skal betales når virksomhedens design når en vis størrelse og dermed begynder at skabe nytte. Kan starte som en hosted løsning og herefter flyttes til virksomhedens egen server indenfor samme prismodel Mulighed for at oprette services således at der er mange procesejere eller projektmedarbejdere der kan udvikle og vedligeholde domæne viden. Meget stærk rapport generator der kan gå gennem relationer og skabe gode publikationer.
Der modelleres i Visio
Visio etablerer kontakt til repository
OI Organisations Interface Hvad der kan tegnes kan modelleres
Web - OI Organisations Interface
OI Organisations Interface Instruktioner politikker styrede dokumenter
Eksempel - Virksomhedsoversigt Udvikling Marketing Salg og service Produktion og indkøb Logistik og distribution Generel ledelse og Administration Produkt portefølje strategi og management Marketing strategi og planlægning Kundestrategi Produktions investerings beslutninger Distributions strategi virksomheds strategi Ledelsesprocesser Produkt udv. Pipeline Pris strategi Service strategi Indkøbs strategi Supply chain strategi IT strategi Patent (IP) Partner (kanal) strategi Leverandør relation strategi Kvalitets strategi HR strategi Produkt udvikling Udfør generel marketing Account management Produktions planlægning Logistik Produkt test Lead generering Ordre håndtering Indkøb Lager håndtering Kerneprocesser Produkt lancering Lead opfølgning Service håndtering Produktionsflows Transport håndtering Produkt management Reklamations håndtering Spild håndtering Udviklings kvalitetsstyring Marketing events og materialer Administration af salgsressourcer leverandør opfølgning Lager kontrol Finansiel/ adminsitrativ forvaltning Produktions kvalitetsstyring Risiko styring Støtteprocesser Facility management HR administration IT dsrift
Eksempel - Funktionsoverblik
Detaljeret styring af decentral opdatering
Visio introducerer Data Graphics
Visio lagstruktur kan anvendes til f.eks. at styre eksterne krav Pretrade compliance, aktier, obligationer og derivater Opdateret 27-08-2011 RR Kilde: 25-08-2011 EA Asset management Eksterne rådgivere Handelsanmodning fra Rådgiver via fax Udarbejdelse af eget handelsforslag Afgivelse af handelsforslag (rådgiver) Handelsanmodning fra rådgiver via email Eget handelsforslag Handelsanmodning fra rådgiver via SWIFT Initial vurdering af handelsforslag Rådgiver afgiver nyt handelsforslag Instrument nyt/ændret Vurdering af instrument Revurdering af handelsforslag (rådgiver) Opdateret Complianceark Opdater complianceark med seneste handelsdata Handelsforslag undersøges yderligere Handelsforslag godkendes Compl.ark opdateret med handelsdata Compliancetjek i complianceark Compl.ark behandlet Vurder compliance resultat (pre-trade) Pre-trade Compliance OK Pre-trade Compliance failed Handelsforslag afvist Afgiv svar på handelsforslag til rådgiver Handelsforslag godkendt instruks /info til depotbank Handelsforslag afvises Compliance Compliance Krav 1
Fokus på genbrug af data fra Repository
ChangeDriver technology SQL Server Microsoft Office Microsoft Visio v/2010 Microsoft.NET Framework Microsoft Silverlight (CD Portal) SharePoint ChangeDriver anvender MS standard technology win-win
History of ChangeDriver gennem tiderne 2004, V3.0 BPM tool / Knowledge Management System Konsulentværktøj Helt udbygget repository Best practise Et værktøj som kunderne begyndet at anvende efter at vi havde afsluttet vores porjket 2011 1988, V1.0 Konsulent analyseværktøj genbrug fra sag til sag 1992 2004 2012, V4.0 Business repository Decentral opdateringsfunktioner Visio blev via Visio 2010 et fremragende værktøj og skaber produktmuligheder ChangeDriver bliver webbaseret Integration med Sharepoint efterspørges 1988 1992, V2.0 Process baset Kvalitet system (ISO 9000)
Forandringsberedskab Nykredit Nykredit koncernen har gennemført over 300 projekter de sidste 5 år. Heraf er ca. 90 projekter gennemført med Globeteams filosofi omkring akkumuleret forretningsviden. Resultat: Stor forskel mellem de 2 grupper. De ca. 90 Globeteam projekter havde stigende brugertilfredshed og faldende projekttid & ressourceforbrug. Nykredit Bank A/S Peter Læssøe Head of Business Development Konklusion: Nykredit har fået et meget bedre forandringsberedskab i kraft af metodisk opsamling af forretningsviden i et procesværktøj.
SPØRGSMÅL?