Referat Organisationsbestyrelsesmøde den 25. april 2012, kl. 16.00 KAB, Mødelokale 3, Studiestræde 38, 3. sal, København V Bestyrelse Bjørn Petersen, Karen Levin Nielsen, Marie-Luise Sand, Jette Bergenholz Bautrup, Per Elshave, Henning Andersen, Uni Søgaard og Mia Hedlund Administration Kundedirektør Margrete Pump, områdechef Jonas M. Cohen og forretningsfører Elly Borg Indholdsfortegnelse 1. Protokollat fra møde den 27. marts 2012... 2 2. Revisionsprotokol... 2 3. Meddelelser... 2 4. Afdeling 1043, Kirsteinsgade Vinduesudskiftning godkendelse af regnskab... 2 5. Afdeling 1047, Spontinisvej Solpaneler i Fælleshuset byggeregnskab... 3 6. Samarbejde med Aalborg Universitet om udvikling af Kgs. Enghave... 4 7. fra jubilæumsudvalget... 5 8. AKB s målsætningsprogram 2013 til 2020, program for strategidag... 6 9. Ny fordeling af afdelinger blandt driftscheferne... 7 10. Kommissorium for udvalg vedrørende fremtidssikring... 8 11. Politik for organisationsbestyrelsens rolle i ejerforeninger og gårdlav... 8 12. Fælles udbud af EMO EnergiMærkningsOrdning... 9 13. ipad-kursus... 10 Bilag 1: Byggeregnskab Afdeling 1043, Kirsteinsgade - Vinduesudskiftning... 3 Bilag 2: Byggeregnskab - Afdeling 1047, Spontinisvej Solpaneler i Fælleshuset... 4 Bilag 3: Ny fordeling af afdelingerne i driftschefgruppen... 7 Bilag 4: Kommissorium for SAB s forvaltningskommission... 8 Bilag 5: Fortegnelse over ejerforeninger, gårdlav m.v.... 9 Bilag 6: Baggrundsnotat om fælles EU-udbud af EMO... 10 1/10
1. Protokollat fra møde den 27. marts 2012 Protokollat fa møde den 27. marts 2012 blev godkendt uden bemærkninger. 2. Revisionsprotokol Der var ikke foretaget indføjelser siden seneste møde, 3. Meddelelser Boligselskabernes Landsforenings 1. kreds På kredsvalgmøde i Kreds 1 i BL blev Bjørn Petersen valgt ind i bestyrelsen. Bjørn Petersen og Henning Andersen blev valgt til repræsentantskabet, og Karen Levin Nielsen blev valgt som suppleant i repræsentantskabet. Borgmesterbesøg i Øbrohus Miljø- og teknikborgmester Ayfer Baykal besøgte den 25. april 2012 Øbrohus ved et godt arrangement, hvor afdelingsbestyrelsen fik lejlighed til at drøfte ønskede miljøprojekter med borgmesteren. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterregning. Taget til efterretning. 4. Afdeling 1043, Kirsteinsgade Vinduesudskiftning godkendelse af regnskab Vinduesudskiftningen i Kirsteinsgade blev søgt gennemført i forlængelse af altaninddækningen og godkendt af organisationsbestyrelsen på et møde den 29. september 2010. Her godkendte bestyrelsen en finansiering med egen trækningsret på 1.250.000 kr. og lånoptagelse på 625.000 kr. På grund af større udgifter efter licitationen blev den samlede anskaffelsessum større end budgetteret, og der blev udarbejdet nyt budget. Administrationen søgte på baggrund af det nye budget en forhøjelse af tilskuddet fra egen trækningsret i Landsbyggefonden på samlet 1.400.000 kr., og samtidig blev lånebehovet større, i alt 705.500 kr. Vinduesudskiftningen i Kirsteinsgade er nu afsluttet, og byggeregnskabet viser en samlet udgift på 2.086.065 kr., en finansiering med egen trækningsret på 2/3 eller 1.390.700 kr. og et 30-årigt realkreditlån på 695.365 kr. Vinduesudskiftningen giver en lejestigning på 13,77 kr. 2/10
pr. m 2 pr. år. Til orientering godkendte afdelingsmødet den 7. juli 2010, at vinduesudskiftningen blev gennemført med en lejestigning på ca. 15,00 kr. pr. m 2 pr. år. Regnskab Budget Afvigelse Håndværkerudgift 1.592.963 kr. 1.538.800 kr. 54.163 kr. Omkostninger 493.102 kr. 566.700 kr. -73.598 kr. I alt 2.086.065 kr. 2.105.500 kr. -19.435 kr. Finansiering Realkreditlån ustøttet 695.365 kr. 705.500 kr. Egen trækningsret, LBF 1.390.700 kr. 1.400.000 kr. 2.086.065 kr. 2.105.500 kr. Større håndværkerudgifter end forudsat, skyldes højere uforudseelige udgifter til udskiftning af defekte ståltegl i facademur. Byggeregnskabet vedlægges til bestyrelsens orientering. Det indstilles, at bestyrelsen godkender byggeregnskabet og den foreslåede finansiering. Godkendt. Bilag 1: Byggeregnskab Afdeling 1043, Kirsteinsgade - Vinduesudskiftning 5. Afdeling 1047, Spontinisvej Solpaneler i Fælleshuset byggeregnskab På bestyrelsesmødet den 26. maj 2011 blev der orienteret om bevillingen fra Københavns Kommunes Socialforvaltning på 175.000 kr. til energiforbedrende tiltag i bebyggelser for særligt udsatte grupper. Opsætning og idriftsætning af anlægget skete i efteråret 2011, og der er efterfølgende udarbejdet et byggeregnskab med skæring pr. 15. oktober 2011: Regnskab Budget Afvigelse Håndværkerudgifter 125.000 kr. 175.000 kr. -50.000 kr. Omkostninger 49.985 kr. 0 kr. 49.985 kr. Samlet anskaffelsessum 174.985 kr. 175.000 kr. - 15 kr. 3/10
Den samlede bevilling blev forlods overført til afdelingens konto inden årsskiftet 2010 / 2011 efter kommunens eget ønske. Det revidere regnskab er efterfølgende fremsendt til kommunen inden for den angivne frist på 3 måneder efter aflevering. Solcelleanlægget blev forsynet med ny type måler i december måned 2011 til modregning af det producerede el-tilskud. Der er endnu ikke udarbejdet statistik på effekten på fælleshusets samlede elforbrug på grund af den korte forbrugsperiode, men dette vil ske fremadrettet. Driftschef er instrueret. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning samt godkender byggeregnskabet. Godkendt. Bilag 2: Byggeregnskab - Afdeling 1047, Spontinisvej Solpaneler i Fælleshuset 6. Samarbejde med Aalborg Universitet om udvikling af Kgs. Enghave Baggrund Aalborg Universitet har etableret en afdeling i København (kaldet AACph) i de bygninger i Sydhavnsgade, der tidligere rummede Nokias danske forskningsafdeling. Afdelingen er et såkaldt campusområde, der rummer både forskning og undervisning af studerende. Der vil i første omgang blive etableret arbejdspladser for ca. 400 ansatte og 1.500 studerende. Disse tal forventes inden for få år at vokse til ca. 800 ansatte og 5.000 studerende. Det er altså en betydelig institution, der etableres klos op ad Kgs. Enghave bydelen. I modsætning til Nokia, der var en meget indadvendt virksomhed med et ønske om at undgå kontakt og åbenhed, er AACph en åben og udadvendt institution. De mange studerende kommer til at sætte et helt andet præg på lokalområdet end Nokias medarbejdere, og det er generelt et positivt præg. Universitetsstuderende er seriøse mennesker, men de efterspørger byliv med caféer osv. En enestående mulighed for Kgs. Enghave AACph ønsker endvidere at skabe et samarbejde med nærområdet. Det er en vigtig mission for AACph at medvirke til mønsterbrydning, så antallet af unge får en videregående uddannelse i områder som f.eks. Kgs. Enghave, hvor relativt få hidtil har fået det. 4/10
Helt konkret vil de i første omgang gerne etablere studenterboliger og gæsteboliger for forskere i Kgs. Enghave, og de ser gerne en bedre fysisk forbindelse over Sydhavnsgade, så det bliver lettere for gående og cyklende at komme på tværs. I administrationen tror vi, at et samarbejde med AACph kan være med til at understøtte den positive udvikling i Kgs. Enghave. Både i forhold til beboersammensætning og i forhold til butikslivet på Borgbjergsvej, som jo vil være den nærmeste handelsgade for AACphs medarbejdere og studerende. En god forbindelse over Sydhavnsgade vil også gøre det mere bekvemt og mere sikkert for Kgs. Enghaves beboere at få adgang til de rekreative havnearealer. Der vil blive etableret mere aktivitet ved havnen som følge af de studerendes behov. Kgs. Enghave kan på den måde blive det nye Islands Brygge, hvor vi kan se, at butikslivet er blomstret op, og havnekajen er blevet et rigtigt attraktivt rekreativt areal. Begge dele har ændret Islands Brygges status fra at være en lidt nedslidt bydel til at blive et af de meste attråværdige steder at slå sig ned i København. Intet kommer af sig selv AACph s Campus er etableret. Det er uden for AKB, Københavns indflydelse. Der er altså et stort potentiale i et samarbejde med AACph, men kun hvis AKB, København engagerer sig i det. Det er en stor opgave at få etableret bedre forbindelse til vandet, så både AACph og AKB, København vil skulle lægge betydelige kræfter i det, hvis det skal kunne lykkes. Administrationen anbefaler, at organisationsbestyrelsen over de kommende år prioriterer både økonomiske midler fra arbejdskapitalen og politisk opbakning til et sådan samarbejde. Administrationen vil udarbejde oplæg om dette i den kommende periode til brug for videre drøftelser og endelige beslutninger i organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen stiller sig positiv over for et samarbejde med AACph og godkender, at administrationen fortsætter den positive dialog. Godkendt. Bestyrelsen bevilgede indtil 50.000 kr. til idékonkurrence. 7. fra jubilæumsudvalget Jubilæumsudvalget har afholdt møde vedrørende markering af dagen for Boligselskabet AKB, Københavns 100 års jubilæum. 5/10
Udvalget har besluttet følgende arrangementer og tiltag, der indstilles til bestyrelsen: På dagen afholdes reception i Stalden beliggende i Frederiksholm, karré 3 der serveres vin, vand, øl og pølser. Der afholdes enkelte taler. Middag om aftenen for bestyrelsens medlemmer og særligt inviterede. Der udføres jubilæumsprojekt i Frederiksholm, karré 1. Forretningsfacaderne renoveres, så disse fremstår med den oprindelige arkitektur som projektet i Frederiksholm, karré 7, og derudover udarbejdes et energiprojekt, hvor der via solenergi etableres strøm til belysning i kældre og eventuelt el-forbrug i vaskeriet. Endelig udarbejdes en whiteboard film om. Budgettet for jubilæet udgør 325.000 kr. eksklusive udgifter til bygnings/miljøprojekt. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og godkender, at der arbejdes videre med sagen. Godkendt. 8. AKB s målsætningsprogram 2013 til 2020, program for strategidag I forbindelse med udarbejdelsen af målsætningsprogrammet er der, som det er organisationsbestyrelsen bekendt, fastsat en dato for strategidagen, den 12. maj 2012. Afdelingsbestyrelserne er inviteret til om formiddagen, hvor de 10 indsatsområder vil blive behandlet igennem diskussioner og workshops. Dagen vil blive dirigeret af konsulent Claus Ingemann, og organisationsbestyrelsen vil også deltage om formiddagen. Om eftermiddagen vil organisationsbestyrelsen behandle resultaterne fra om formiddagen og sætte fokus på det videre arbejde med målsætningsprogrammet. Igen vil det være Claus Ingemann, som vil være ordstyrer. Strategidagen afsluttes med middag på en kendt restaurant for organisationsbestyrelsen og repræsentanterne fra KAB samt Claus Ingemann. Det endelige program for dagen vil blive fremlagt på organisationsbestyrelsesmødet. Den 12. april 2012 blev der sendt invitationer ud til afdelingsbestyrelsen, og fra KAB s side er der igangsat en indsats på at få så mange afdelingsbestyrelsesmedlemmer med som overhovedet muligt. Der er deadline for tilmelding til strategidagen den 27. april 2012. 6/10
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og godkender det endelige program for dagen, som fremlægges på organisationsbestyrelsesmødet. Godkendt. 9. Ny fordeling af afdelinger blandt driftscheferne I forbindelse med nyansættelse og udvidelse af driftschefsgruppen i forvaltningsområdet, har der været et forløb, hvor driftscheferne i samarbejde med forretningsførerne og områdechefen har fordelt bl.a. s driftschefbetjente afdelinger. Driftschefgruppen består i dag af fire driftschefer, hvoraf de tre hovedsagelig har afdelinger i Boligselskabet AKB, København. Fordelingen er baseret på en lang række faktorer som geografi, boligafdelingernes størrelser, hvilke afdelinger som har eller skal påbegynde helhedsplaner. Den nye fordeling er trådt i kraft, og driftscheferne har fokus på at overlevere de enkelte afdelinger så professionelt som muligt. Det medfører, at der vil være enkelte afdelinger, hvor overdragelsen vil ske inden for den nærmeste fremtid pga. byggemøder og lignende. Samtlige afdelingsbestyrelsesformænd og driftsledere er blevet informeret på henholdsvis møder, breve og e-mails. Dette skete samtidigt. Afdelingsbestyrelserne og driftslederne har generelt været positive over for den nye fordeling. For de afdelinger, som ligger i samme lokalområde som afdelinger, der er ejendomslederbetjent, er det aftalt, at driftscheferne tager kontakt til ejendomslederne med henblik på et fremtidigt samarbejde. I bilag 3 fremgår den nye fordeling af afdelingerne i driftschefsgruppen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. En mere læsbar udgave af fordelingen af afdelingerne i driftschefgruppen udsendes med referatet. Bilag 3: Ny fordeling af afdelingerne i driftschefgruppen 7/10
10. Kommissorium for udvalg vedrørende fremtidssikring Som det er organisationsbestyrelsen bekendt, blev det på mødet den 27. marts 2012 besluttet, at s Byggeudvalg bliver omdannet til både at behandle byggesager og behandle sager vedrørende fremtidssikring i s afdelinger. På mødet var der en drøftelse af udvalgets beføjelser, og det blev besluttet, at som inspiration til vedtagelse af udvalgets beføjelser skulle kommissoriet for SAB s forvaltningskommission præsenteres på dette møde. Kommissoriet for SAB s forvaltningskommission er vedlagt som bilag 4. Som det fremgår af kommissoriet, har SAB s forvaltningskommission beføjelser til at behandle sager, som bliver uddelegeret til udvalget. Udvalget har mulighed for at bede KAB om forskellige former for materiale til behandling af sagerne, som f.eks. analyser mv. SAB s forvaltningskommission agerer styregruppe for en række udviklingsprojekter i SAB som f.eks. fremtidssikring. Dette betyder, at udvalget har mulighed for at træffe beslutninger, som sikrer, at processen forløber som planlagt. Begrænsningen ligger i økonomiske beslutninger, herunder udvidelse af budgetrammen for projekterne. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og beslutter, hvilke beføjelser det nye udvalg skal have bl.a. med udgangspunkt i kommissoriet for SAB s forvaltningskommission. Bestyrelsen besluttede, at der ud fra drøftelserne på mødet skal udarbejdes udkast til kommissorium for s bygge- og fremtidssikringsudvalg, som forelægges for bestyrelsen på mødet den 29. maj 2012. Bilag 4: Kommissorium for SAB s forvaltningskommission 11. Politik for organisationsbestyrelsens rolle i ejerforeninger og gårdlav På mødet den 27. marts 2012 drøftedes politik for organisationsbestyrelsens rolle i ejerforeninger og gårdlav, og bestyrelsen anmodede administrationen om at udarbejde fortegnelse over eksisterende ejerforeninger og gårdlav og oplysning om, hvem der repræsenterer organisationsbestyrelsen. Fortegnelsen er vedlagt som bilag. I hovedparten af ejerforeningerne, hvor ejer alle afdelinger i ejerforeningen, er der ikke valgt bestyrelse og afholdes ikke generalforsamling. Der sker således ikke godkendelse af budgetter/regnskaber for serviceareal og ejerforening. Det samme gør sig gældende for nogle ejerforeninger, hvor kommunen selv ejer servicearealet. 8/10
Det indstilles, at bestyrelsen vedtager en politik for organisationsbestyrelsens rolle i ejerforeninger og gårdlav og drøfter retningslinjers for godkendelse af budgetter og regnskaber, hvor der ikke er valgt bestyrelse/ikke afholdes generalforsamling. Alle budgetter og regnskaber skal godkendes i organisationsbestyrelsen fremover. Organisationsbestyrelsen ønskede oplyst, hvad de anførte symboler stod for. Administrationen lovede at udarbejde revideret fortegnelse, inklusive fortegnelse på dette. Bilag 5: Fortegnelse over ejerforeninger, gårdlav m.v. 12. Fælles udbud af EMO EnergiMærkningsOrdning En ny energimærkningsordning EMO trådte endeligt i kraft i efteråret 2011. Ordningen er lovpligtig, og kan kun udføres af certificerede firmaer. Det betyder, at ordningen skal sættes i værk for de KAB-administrerede boligorganisationer. Hvor den hidtidige energimærkningsordning var baseret på beregnet forbrug, kan energimærkningen i den nye ordning nu også foregå efter målt forbrug. Energistyrelsen har dermed rettet sig efter den kritik, som bl.a. BL har rejst af den hidtidige ordning. Ved at udbyde ydelsen samlet for alle boligorganisationer forventer vi, at KAB-fællesskabet kan opnå meget fordelagtige priser. Det viser erfaringer fra andre lignende udbud. Det forventes, at udbuddet deles op i flere enkeltstående rammeaftaler, sådan at der knyttes et bestemt rådgivningsfirma til hver bygningsgruppe - opdelt efter type, størrelse eller opførelsesår. Benyttelse af aftalen Når kontrakterne er indgået, kan aftalen benyttes direkte af hver boligafdeling. Driftschef/ejendomsleder eller andre driftsansvarlige kan tage direkte kontakt til rådgiveren for den pågældende bygningsgruppe og indgå aftale om EMO. Tidsplan På grund af opgavens omfang skal der afholdes et EU-udbud. KAB forventer, at udbuddet kan gennemføres på 5-6 måneder. Det betyder, at der vil være brugbare aftaler fra oktober 2012. Udbuddet forudsætter, at alle boligorganisationer har behandlet denne manchet og givet tilbagemelding til forretningsføreren senest 1. juli 2012. 9/10
KAB s Byggeri- og teknikområde sørger efterfølgende for, at den relevante information om det enkelte energimærke formidles via www.kab-bolig.dk. Deltagelse og betaling KAB opfordrer alle boligorganisationer til at deltage i udbuddet for at opnå de bedste betingelser og priser. Gennemførelse af et EU-udbud kræver en del administrative ressourcer. Boligorganisationen opkræves derfor et gebyr for at deltage i aftalen og dermed kunne benytte rammeaftalerne. Omkostningerne til gebyret forventes at blive dækket af besparelserne ved at deltage i udbuddet. Betalingen skal dække KAB s udgifter til gennemførelse af rammeaftaleudbuddet og vil udgøre følgende: En engangsudgift på 5.000 kr. inkl. moms for hver boligorganisation. For at vi kan få alle interesserede boligorganisationer med i udbuddet, skal det vedtages i den enkelte boligorganisation inden 1. juli 2012. Det indstilles, at boligorganisationen tager til efterretning at alle bygninger skal forsynes med lovpligtigt energimærke. Det indstilles desuden, at boligorganisationen senest 1. juli 2012 beslutter at deltage i det fælles udbud af EMO og dermed betale et engangsbeløb på 5.000 kr. inkl. moms. Godkendt. Den forventede pris indregnes i budget 2013. Bilag 6: Baggrundsnotat om fælles EU-udbud af EMO 13. ipad-kursus Der blev på mødet udleveret ipads, og en medarbejder fra IT-afdelingen gav instruktion i brugen af dem. 10/10