X 20.04.2010 STATSFORVALTNINGEN NORDJYLLAND Henvendelse vedrørende tilskud til Y kommune i forbindelse med renovering af Z, Y. AALBORGHUS SLOT SLOTSPLADSEN 1 9000 AALBORG Du har rettet henvendelse til Statsforvaltningen Nordjylland, idet du mener, at Y kommunalbestyrelse har handlet ulovligt i forbindelse med renoveringssag vedrørende de gamle fyrbygninger. Kortfattet gengivelse af Statsforvaltningens udtalelse: Under hensyn til, at Erhvervs- og byggestyrelsen samt Indenrigs- og sundhedsministeriet har udbetalt tilskuddene på grundlag af de indsendte, revisorpåtegnede regnskaber, jf. vilkår og reglerne herom, som påses af de pågældende myndigheder, findes der ikke at være anledning til at foretage en nærmere undersøgelse, jf. lov om kommunernes styrelse 48A, idet der ikke er noget, der tyder på, at Y kommunalbestyrelse har handlet i strid med reglerne om mål-2 tilskud eller i øvrigt har tilsidesat offentligretlige regler i forbindelse med sagens behandling. JOURNAL NR.: 2008-613/186 SAGSBEHANDLER: gslnor TELEFON: 7256 8700 TELEFAX: 9631 0020 GIRO: 3001 5557410 EAN- NR. 5798000362345 SE- NR. 29 37 62 98 nordjylland@statsforvaltning.dk www.statsforvaltning.dk Åbningstider: Mandag - onsdag 10-14 Torsdag 10-16 Fredag 10-12 Nedenfor følger en sagsfremstilling og en nærmere begrundelse for udtalelsen. Med venlig hilsen Anette Ravnholt Kontorchef / Gitte Slotved Konsulent
Sagsfremstilling: Y Kommunalbestyrelse har i 2007 i forbindelse med gennemførelse af et projekt om renovering af de gamle fyrbygninger på Z modtaget tilsagn om økonomiske tilskud. Der er tale om henholdsvis Mål 2 tilskud fra Erhvervs- og byggestyrelsen, et tilskud fra (daværende) Velfærdsministeriet i henhold til reglerne om kommunal medfinansiering af EU-projekter i vanskeligt stillede kommuner, jf. udligningslovens 17, og et tilsagn om tilskud fra Friluftsrådet (tips- og lottomidlerne). Af din henvendelse i sagen i 2009 fremgår bl.a. følgende: Kort redegørelse for baggrunden for vores henvendelse: Til finansiering af ovennævnte projekt på Z har Y kommune fået EU-regionalfondstilskud med statslig medfinansiering fra Indenrigsministeriet samt tips- og lottomidler fra Friluftsrådet. Projektet har trukket ud i det uendelige og er stadig ikke afsluttet, nu hvor tidsfristen er overskredet med over 1 år. På grund af vedholdende rygter om uregelmæssigheder og misbrug af offentlige midler i forbindelse med ovennævnte byggeprojekt har flere medlemmer af støtteforeningen Z Venner derfor begæret aktindsigt hos Y kommune og har henvendt sig direkte til tilskudsgiverne Erhvervs- og Byggestyrelsen, Indenrigsministeriet og Friluftsrådet. Til vores store overraskelse har Erhvervsog Byggestyrelsen modtaget et revideret endeligt projektregnskab allerede den 26. september 2008, medens Friluftsrådet ikke har modtaget et sådant regnskab. Indenrigsministeriet har endnu ikke svaret på vores henvendelse. Dette regnskab dateret den 13. august 2008 og underskrevet af kommuneingeniør A, der så vidt vides ikke har været behandlet i Økonomiudvalget i Y kommune, og som er indsendt på et tidspunkt, hvor projektet hverken var helt eller halvt færdigt, giver naturligvis begrundet mistanke om uregelmæssigheder, hvilket er baggrunden for vores henvendelse til Statsforvaltningen Nordjylland. Til yderligere belysning af sagen vedlægges kopi af ovennævnte regnskab, begæring om aktindsigt samt kopier af korrespondancen med de tilskudsgivende myndigheder samt endvidere relevante avisartikler fra Y-posten. Da det ikke er helt klart, hvilke sager Statsforvaltningen kan tage op, skal vi til støtte for rejsning af en tilsynssag mod Y kommunen anføre nedennævnte punkter, som vi er sikre på er omfattet af den lovgivning, som Y kommune skal overholde, og som Statsforvaltningen skal påse overholdelsen af: 1. Vi har endnu ikke fået aktindsigt, selv om loven foreskriver dette senest 10 arbejdsdage efter kommunens modta- SIDE 2
gelse af begæring herom, og hvornår vi får det står hen i det uvisse. 2. Det tilsendte projektregnskab af 13. august 2008 er ikke i overensstemmelse med de faktiske forhold, da byggeprojektet stadig ikke er afsluttet. 3. Det endelige projektregnskab til Erhvervs- og Byggestyrelsen har ikke været behandlet i Økonomiudvalget, hvilket kan bekræftes af B, der som tidligere medlem af økonomiudvalget ikke har været med til at behandle noget egentligt regnskab. 4. Revisorbemærkningerne i forbindelse med regnskabet viser, at Y kommunen har ført revisorerne bag lyset, da de har revideret et endeligt projektregnskab på et tidspunkt, hvor byggeprojektet slet ikke var afsluttet. 5. Y kommune har føret Erhvervs- og Byggestyrelsen bag lyset ved at indsende endeligt regnskab på et tidspunkt, hvor byggeprojektet slet ikke var afsluttet. 6. Der er ikke foretaget lovpligtig konsekvensvurdering af projektet og ophævelsen af adgangsforbudet i fuglenes yngletid, selvom Z er Natura 2000-område (fuglebeskyttelsesområde nr. 9). Du har ved brev af 11. november 2009 endvidere oplyst følgende: Efter telefonsamtale med chefrevisor C i Kommunernes Revision kan jeg nu oplyse Statsforvaltningen om, at det projektregnskab, han har revideret, er identisk med det endelige projektregnskab, som jeg har fået tilsendt fra Erhvervs- og Byggestyrelsen. Du har endvidere indsendt e-mail af 15. december 2009 hvoraf fremgår, at (daværende) Indenrigs- og socialministeriet, Administrationspolitisk kontor ved e-mail af 14. december 2009 har skrevet følgende til dig: Som svar på din mail af 9. december 2009 om udbetaling af tilskud til EU-projektet Z, kan jeg oplyse at tilskuddet på 1.377.000 kr. er udbetalt den 8. september 2008. Du har endvidere indsendt brev fra Erhvervs- og byggestyrelsen af 10. december 2009, hvoraf bl.a. fremgår følgende: I anledning af Deres henvendelse af 02.12.2009 vedrørende projektet Z skal styrelsen meddele, at der i forbindelse med dokumentationen for gennemførelse af projektet kun er modtaget et enkelt projektregnskab fra Y Kommune. Projektregnskabet, som styrelsen har modtaget, er dateret den 13.08.2008 og underskrevet af A. Kopi af det pågældende projektregnskab, der tidligere ved skrivelse herfra af 26.08.2009 er fremsendt til Dem til orientering, er vedlagt. SIDE 3
Den kommunale myndighed har ved brev af 20. oktober 2009 besvaret statsforvaltningens anmodning om en udtalelse, og heraf fremgår følgende: Y kommune har den 12.10.2009 modtaget Statsforvaltningens anmodning om en udtalelse vedrørende renovering af Z. I den anledning skal det oplyses, at projektet renovering af Z blev færdigmeldt af den tilsynsførende arkitekt og regnskabet blev sendt til revision inden for de tidsrammer, der var fastsat i tilsagnsskrivelsen. Samtidig skal det oplyses, at der efter det støttede projekts afslutning fortsat er sket forbedringer på bygningskomplekset ligesom fejl og mangler er blevet rettet. Dette vil i øvrigt foregå til stadighed som led i den løbende vedligeholdelse, i lighed med hvad der er tilfældet for alle kommunens bygninger. Jeg vedlægger det materiale, som er sendt til X som led i hans anmodning om aktindsigt. Jeg håber dette er tilstrækkeligt til at oplyse sagen. Såfremt der er behov for yderligere oplysninger står såvel projektleder A eller undertegnede til rådighed. Af en vedlagt udskrift af beslutningsprotokollen for Y kommunalbestyrelses møde den 11. juni 2007 fremgår bl.a. følgende: Erhvervs- og byggestyrelsen har ved brev af 03. maj 2007 meddelt tilsagn om et tilskud på 50% af udgifterne svarende til 2.505.000 kr. til renovering af bygningerne på Z. Af tilsagnsskrivelsen fremgår bl.a. at projektet skal være gennemført inden 31.12.2007. Indenrigsministeriet har tidligere givet tilsagn om en medfinansiering på 1.377.000 kr. Restfinansieringen på 1.128.000 kr. er ansøgt finansieret af Friluftsrådet, fra hvem der endnu ikke er modtaget svar. Yderligere ekstern finansiering, modregnes i kommunegarantien. Borgmesteren orienterede på kommunalbestyrelsens møde den 14.5.2007 om, at fristen er forlænget til udgangen af april, 2008. kommunalbestyrelsen besluttede at punktet tages op på dette møde med henblik på at stille en kommunegaranti. For at sikre, at deadline kan overholdes på projektet er det vigtigt at det igangsættes hurtigst muligt. Derfor bør der stilles en kommunegaranti på 1.128.000kr. Økonomiudvalget indstiller at der gives anlægsbevilling på 5.010.000 kr. og at der gives en kommunegaranti på 1.128.000 kr. Kommunalbestyrelsen godkendte dette. SIDE 4
Den kommunale myndighed har ved e-mail af 25. februar 2010 supplerende oplyst følgende: Vi har ikke fået udbetalt tilskuddet fra Friluftsrådet endnu. Tilskuddet kan anvendes i 3 år fra bevillingen, og så vidt jeg er orienteret mangler der stadig et par småting i forhold til bevillingen fra Friluftsrådet. Den kommunale myndighed har endvidere ved e-mail af 15. marts 2010 fremsendt dokumentation for, at EUtilskuddet på 2.505.000 kr., under mål 2-programmet for Nordjyllands Amt er udbetalt til kommunen i sin helhed, hvilket fremgår af skrivelse fra Erhvervs- og byggestyrelsen af 17. december 2008. Statsforvaltningens udtalelse: Det tilsyn som Statsforvaltningen varetager med hjemmel i lov om kommunernes styrelse 47, stk. 1 er et retligt tilsyn. Statsforvaltningen fører således tilsyn med, at kommunalbestyrelserne og de kommunale fællesskaber overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, herunder kommunale forskrifter, der er udstedt i medfør at denne lovgivning, jf. lov om kommunernes styrelse 48, stk. 1. Statsforvaltningen kan således ikke påse overholdelsen af privatretlige regler. Det fremgår bl.a. af Erhvervs- og byggestyrelsens tilsagn af 3. maj 2007, at der er tale om tilsagn om tilskud fra EU s regionalfondsmidler. Disse midler administreres af Erhvervs- og byggestyrelsen. Der er meget specifikke vilkår for modtagelse af midlerne. Dels konkrete vilkår og dels reglerne i bekendtgørelserne nr. 1059 af 4. december 2000 og nr. 1166 af 15. december 2000. Tilsagn om tilskud kan bortfalde, hvis vilkårene ikke følges, eller hvis de generelle regler om tilskud til projketer under Regionalfonden ikke overholdes. Som et led i vilkårene skal en revisor deltage i projektets gennemførelse, og vedkommende revisor skal udføre bl.a. kontrol og revisisonsmæssige opgaver. Bl.a. skal revisor påtegne det endelige projektregnskab og udarbejde revisionsspor. SIDE 5
Som en del af vilkårene skal alle regnskabsbilag opbevares indtil udgangen af 2013, så alle relevante oplysninger om projeketet kan kontrolleres af EUkommissionen og styrelsens reepræsentanter på stedet. Kun udgifter, der i forbindelse med kontrolbesøg kan dokumneteres med originale bilag, vil blive anerkendt som støtteberettigede. Der kan foretages kontrolbesøg indtil udgangen af 2013. Det fremgår af sagens dokumenter, at tilskuddene fra henholdsvis Erhvervs- og byggestyrelsen og fra (nuværende) Indenrigs- og sundhedsministeriet er udbetalt efter aflæggelse af regnskab efter de herom gældende regler, jf. ovenfor, som påses af de pågældende myndigheder. Tilskuddet fra Friluftsrådet er endnu ikke udbetalt, men forventes udbetalt indenfor tilsagnsperioden. Statsforvaltningen beslutter i medfør af den kommunale styrelseslovs 48A, om der er tilstrækkelig grundlag for at rejse en tilsynssag og dermed foretage en nærmere undersøgelse. Under hensyn til, at Erhvervs- og byggestyrelsen samt Indenrigs- og sundhedsministeriet har udbetalt tilskuddene på grundlag af de indsendte, revisorpåtegnede regnskaber, jf. vilkår og reglerne herom, som påses af de pågældende myndigheder, findes der ikke at være anledning til at foretage en nærmere undersøgelse, idet der ikke er noget, der tyder på, at Y kommunalbestyrelse har handlet i strid med reglerne om mål-2 tilskud eller i øvrigt har tilsidesat offentligretlige regler i forbindelse med sagens behandling, stataforvaltningen foretager derfor ikke yderligere i anledning af dette spørgsmål, jf. lov om kommunernes styrelse 48A. For så vidt angår anmodningen om aktindsigt, som blev fremsat ved brev af 8. august 2009, fremgår det af sagen, at den kommunale myndighed ved brev af 17. august SIDE 6
2009 bekræftede modtagelsen af anmodningen, og oplyste, at man på grund af anmodningens omfang og ferie desværre ikke ville kunne imødekomme ønsket om aktindsigt før tidligst i løbet af september 2009. Offentlighedslovens 16 har følgende ordlyd: Vedkommende myndighed afgør snarest, om en begæring kan imødekommes, og om den, der har fremsat begæringen, skal gøres bekendt med dokumenterne ved, at der gives adgang til gennemsyn på stedet, eller ved, at der udleveres en afskrift eller kopi Stk. 2. Er en begæring om aktindsigt ikke imødekommet eller afslået inden 10 dage efter, at den er modtaget af vedkommende myndighed, skal myndigheden underrette den begærende om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge. Aktindsigt blev givet ved den kommunale myndigheds brev af 6. oktober 2010, og statsforvaltningen finder, at den kommunale myndighed dermed har overholdt offentlighedslovens lovens 16, stk. 2, idet der fra den kommunale myndigheds side blev reageret i tilstrækkeligt omfang ved brevet af 17. august 2009. Statsforvaltningen foretager sig herefter ikke yderligere i sagen. Kopi af udtalelsen er sendt til Y kommunalbestyrelse. SIDE 7