Statsforvaltningens brev af 27. november 2007 til en borger:

Transkript

1 Statsforvaltningens brev af 27. november 2007 til en borger: De har ved brev af 28. august 2006 rettet henvendelse til Statsamtet Sønderjylland, nu Statsforvaltningen Syddanmark. Sagen vedrører spørgsmålet om aktindsigt i Svendborg Kommunes sag om tilladelse til afholdelse af havnefest, og spørgsmålet om klagevejledning. Statsforvaltningen har nu afsluttet behandlingen af sagen. Det er statsforvaltningens opfattelse, af Svendborg Kommune har administreret Deres anmodning om aktindsigt og klagevejledning i overensstemmelse med lovgivningen. Sagens baggrund De har ved brev af 28. august 2006 skrevet til statsforvaltningen og klaget over Svendborg Kommune, idet De anfører følgende: TILSYNET MED KOMMUNERNE I REGION SYDDANMARK STATSFORVALTNINGEN SYDDANMARK STORETORV AABENRAA JOURNAL NR.: /90 SAGSBEHANDLER: UJSOE DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: CVR-NR EAN-NR syddanmark@statsforvaltning.dk Som det fremgår af medsendte bilag, har jeg ved gentagne h envendelser til Svendborg Kommune bedt om AKTINDSIGT i en sag uden at få svar. Fotokopier af fire tilfældige ark papir kan næppe dække begrebet aktindsigt I samme sag har jeg udbedt mig en udtømmende KLAGEVEJ- LEDNING m.h.t. mine muligheder for at gå videre til andre myndigheder. Jeg har heller ikke modtaget svar på denne anmodning. Jeg mener at have krav på begge de nævnte ønsker, men anmoder hermed om Statsamtets vurdering. Da det måske ikke hører under Statsamtets mandat, er jeg mere usikker på, hvorvidt jeg skal spørge, om Svendborg Kommunes manglende svar på mine øvrige konkrete spørgsmål samt embedsværkets opfordring til mig om at pakke kufferten og forlade mit hjem under en tilbagevendende, ekstremt støjende, kommunalt godkendt foreningsfest på havnen tæt på beboelse, hoteller og sejlere mon kan være korrekt? EKSPEDITIONSTID: MANDAG - ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: TELEFONTID: MANDAG-ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: TELEFONTIDEN ER I PERIODEN FRA DEN TIL DEN (BEGGE DAGE INCL.) ÆNDRET TIL MANDAG-ONSDAG: TORSDAG: FREDAG:

2 Det fremgår af Deres henvendelse i øvrigt, at De i brev af 24. juli 2006 har skrevet til Svendborg Kommunes tekniske forvaltning med spørgsmål til den havnefest, der var afviklet den 21. og 22. juli De anmoder i brevet om 1. svar på en række spørgsmål omkring godkendelse af arrangementet, hvilke støjkrav der er stillet til, hvordan de er blevet kontrolleret, og endelig hvordan arrangementet forholder sig til den kommunale planlægning på havneområdet, og 2. aktindsigt i alle forhold omkring dette arrangement Svendborg Kommunes tekniske forvaltning har besvaret Deres henvendelse i brev af 26. juli 2006: Som svar på ovenstående skal Teknisk Forvaltning hermed med d e- le, at Havnefesten er et årligt tilbagevendende arrangement, som er god kendt af Svendborg Havn. Tilladelse er medsendt. Arrangementet er annonceret så betids, at borgere tæt på havnen har mulighed for at disponere til anden side, såfremt man ikke ønsker at deltage i festen. Et arrangement, som Havnefesten vil aldrig kunne overholde Miljøstyrelsens vejledende støjgrænser til nærmeste boligområde, men er afholdt efter de retningslinier som politisk er godkendt i kommunen. Retningslinier er medsendt. Efter retningslinierne er det tilladt, at afholde udendørs musikarrangementer fredag og lørdag til kl En overtrædelse af sluttidspunkter reguleres af Svendborg Politi. Såfremt du ønsker yderligere aktindsigt bedes dette skriftlig varslet 14 dage forinden.(..) Sammen med kommunens besvarelse har De modtaget kopi af følgende dokumenter: 1. GOG s ansøgning af 13. juni 2006 til Svendborg Havn om lån af havneareal til Havnefest Svendborg Kommunes havnekontors svar til GOG af 13. juni 2006, 3. Kulturel forvaltnings brev af 17. april 1997 til vejog parkafdelingen, miljøafdelingen og Svendborg Politi om anvisning af udendørs anlæg vedhæftet 4. notat af 17. april 1997 udarbejdet af Fritidsafdelingen, kulturel forvaltning om koordinering af tilladelser/udtalelser til afholdelse af udendørs aktiviteter som rockkoncerter, tivoli, cirkus og lignende tidsbegrænsede aktiviteter. SIDE 2

3 De har i brev af 1. august 2006 stillet Svendborg Kommune en række spørgsmål, som Svendborg Kommune i brev af 23. august 2006 har besvaret således: Teknisk Forvaltning skal hermed meddele, at din henvendelse vedrørende ovenstående har været behandlet i Ud valget for Teknik og Miljø på mødet den 22. august Udvalget har truffet den beslutning at fortsætte den nuværende forvaltningsmæssige praksis med de udmeldte rammer for sluttidspunkter for støjende aktiviteter, idet det skal indskærpes overfor de forskellige arrangører, at sluttidspunkterne nøje skal overholdes. I brev af 29. september 2006 har Svendborg Kommune besvaret statsamtets anmodning om udtalelse således: Svendborg Kommune skal hermed meddele, at der ikke er givet miljøgodkendelse til afholdelse af Havnefesten, da denne aktivitet ikke er godkendelsespligtig efter miljøbeskyttelsesloven. Poul Høst Moustgaard har ikke fået klage vejledning ved sin første henvendelse til Svendborg Kommune, da vi ikke betragtede hans henvendelse som en klage. Henvendelsen havde følgende overskrift Spørgsmål til støjende og beskidt havnefest Ved efterfølgende henvendelse fra Poul Højst Moustgaard er der medsendt alle relevante breve i sagen og givet behørig klagevejledning. Det er vores vurdering, at vi dermed har givet hr. Moustgaard fuld aktind sigt i sagen. Svendborg Kommune vedlagde sammen med besvarelsen kopi af alle akter i sagen. Følgende akter var vedlagt: 1. GOG s ansøgning af 13. juni Havnekontorets svar af 13. juni Svendborg Kommunes svar til Dem af 26. juli Oplæg og beslutningsreferat fra Udvalget for Teknik og Miljø s møde den 22. august 2006, punkt 8, hvori Deres henvendelse behandles 5. notat af 17. april 1997 som under det ovenfor nævnte punkt 4 6. Svendborg Kommunes svar til Dem af 23. august Sammenlægningsudvalgets formands svar af 3. august 2006 til Dem 8. En borgers klage og anmodning om aktindsigt modtaget 24. august 2006 SIDE 3

4 9. Miljøstyrelsens svar til Dem af 13. september 2006 i Deres henvendelse til Miljøstyrelsen om klagemulighed over, at Svendborg Kommune ikke har fastsat støjgrænser for det arrangement, som kommunen afholder på havnepladsen 10. Kommunens svar af 14. september 2006 på brev af 24. august 2006 Udtalelse Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 48, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven lovbekendtgørelse nr af 24. oktober 2006, som ændret ved 1 i lov nr. 510 af 6. juni 2007). Statsforvaltningen fører ikke tilsyn, i det omfang særlige klage- eller tilsynsmyndigheder kan tage stilling til den pågældende sag. Dette fremgår af 48, stk. 3 i styrelsesloven. Følgende fremgår af 4 og 16 i lov om offentlighed i forvaltningen (Offentlighedsloven lov nr. 572 af 19. december 1985, som senest ændret ved lov nr. 552 af 24. juni 2005): Retten til aktindsigt 4. Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i 7-14, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt m.v. 16. Vedkommende myndighed afgør snarest, om en begæring kan imødekommes, og om den, der har fremsat begæringen, skal gøres bekendt med dokumenterne ved, at der gives adgang til gennemsyn på stedet, eller ved, at der udleveres en afskrift eller kopi. Stk. 2. Er en begæring om aktindsigt ikke imødekommet eller afslået inden 10 dage efter, at den er modtaget af vedkommende myndighed, skal myndigheden underrette den begærende om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge. Stk. 3. Justitsministeren fastsætter regler om betaling for afskrifter og kopier. Følgende fremgår af 2, 7, stk. 1 og 25 i forvaltningsloven (lov nr. 571 af 19. december 1985, som senest ændret ved 4 i lov nr. 552 af 24. juni 2005): SIDE 4

5 2. Loven gælder for behandlingen af sager, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed. 7. En forvaltningsmyndighed skal i fornødent omfang yde vejledning og bistand til personer, der retter henvendelse om spørgsmål inden for myndighedens sagsområde. 25. Afgørelser, som kan påklages til anden forvaltningsmyndighed, skal, når de meddeles skriftligt, være ledsaget af en vejledning om klageadgang med angivelse af klageinstans og oplysning om fremgangsmåden ved indgivelse af klage, herunder om eventuel tidsfrist. Det gælder dog ikke, hvis afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold. Statsforvaltningen bemærker, at De har rettet henvendelse til Miljøstyrelsen om klagemulighed over, at Svendborg Kommune ikke har fastsat støjgrænser for det arrangement, som kommunen afholder. Statsforvaltningen konstaterer, at Miljøstyrelsens besvarelse vejleder Dem om kommunens muligheder ifølge lovgivningen for at udstede påbud, herunder at der ikke i lovgivningen er krav om, at kommunen skal fastsætte støjgrænser for alle slags musikarrangementer og lignende. Det tilsyn, som de kommunale tilsynsmyndigheder udøver overfor kommunerne, er et retligt tilsyn. Statsforvaltningen fører ikke tilsyn med, om principper for god forvaltningsskik er overholdt, da disse principper ikke har karakter af retsregler. Statsforvaltningens behandling af Deres henvendelse afgrænses herefter til Svendborg Kommunes sagsbehandling i forbindelse med Deres anmodning om aktindsigt og om klagevejledning. Statsforvaltningen bemærker, at Svendborg Kommunes besvarelse til Dem af 26. juli 2006 kan give anledning til uklarhed om, hvorvidt Deres anmodning om aktindsigt i denne sag er imødekommet fuldt ud, idet kommunen beder Dem varsle med 14 dage, såfremt De ønsker yderligere aktindsigt. Statsforvaltningen konstaterer imidlertid ved en sammenligning med de akter, statsforvaltningen har fået tilsendt i sagen, at De har modtaget indsigt i samtlige de akter, der har foreligget i sagen om havnefest 2006 på det tidspunkt, hvor De har modtaget akterne, ligesom Svendborg Kommune har besvaret Deres anmodning af 24. juli 2006 den 26. juli Statsforvaltningen finder således, at Svendborg Kommunes sagsbehandling omkring Deres anmodning om aktind- SIDE 5

6 sigt har været i overensstemmelse med offentlighedslovens 4 og 16 om ret til aktindsigt og tidsfrister for behandling af anmodning om aktindsigt. De har i henvendelse af 1. august 2006 til Svendborg Kommune yderligere anmodet om en klagevejledning. Statsforvaltningen lægger til grund, at De efterlyser klagevejledning såvel i forhold til Deres klage over støj fra havnefesten som i forhold til Deres anmodning om aktindsigt. Efter forvaltningslovens 25 skal der gives klagevejledning i en afgørelse, hvis den kan påklages til en anden forvaltningsmyndighed. Der er ikke efter 25 i forvaltningsloven pligt til at oplyse, at en afgørelse ikke kan påklages ( negativ klagevejledning ), ligesom der heller ikke efter denne bestemmelse skal gives vejledning om muligheden for at klage til Folketingets Ombudsmand eller rette henvendelse til en tilsynsmyndighed. Det følger dog af den almindelige vejledningspligt, der gælder for alle forvaltningsmyndigheder, at myndighederne, når der skønnes behov herfor, tillige skal oplyse borgerne om disse muligheder for at klage over eller på anden måde anfægte myndighedens afgørelse. Der henvises til punkt 142 i Justitsministeriets vejledning af 1986 til forvaltningsloven. For så vidt angår klage over støj fra havnefesten konstaterer statsforvaltningen, at Miljøstyrelsens besvarelse vejleder om, at der ikke i lovgivningen er krav om, at kommunen skal fastsætte støjgrænser for arrangementer som havnefesten. Svendborg Kommunes tilladelse til havnefesten er således en afgørelse, der ikke kan påklages til en anden forvaltningsmyndighed, og allerede af den grund kan kommunen ikke give Dem en klagevejledning i henhold til forvaltningslovens 25. Svendborg Kommunes behandling af Deres anmodning om aktindsigt er en afgørelse til Dem i forvaltningslovens forstand, hvor De ifølge forvaltningslovens 25 har krav på klagevejledning, såfremt De ikke får fuldt ud medhold i Deres anmodning og forudsat, at der er en anden forvaltningsmyndighed, afgørelsen kan påklages til. Statsforvaltningen har som ovenfor nævnt konstateret, at Deres anmodning om aktindsigt med Svendborg Kommunes besvarelse af 26. juli 2007 er fuldt ud imødekommet. SIDE 6

7 Statsforvaltningen finder derfor, at kommunens administration af forvaltningslovens 25 om klagevejledning har været i overensstemmelse med lovgivningen. Da Deres henvendelse i øvrigt ikke giver statsforvaltningen belæg for at antage, at regler, hvis overholdelse påses af det kommunale tilsyn, er tilsidesat, foretager statsforvaltningen ikke yderligere. I øvrigt Statsforvaltningen har sendt kopi af dette brev til Svendborg Kommune. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside på internettet. ( Med venlig hilsen Stella Bøttger Specialkonsulent /Ulla Jensen fuldmægtig SIDE 7