Bilag 6: Transskribering interview den 9/5-2014 Tilstede: Interviewer: Anna Louise Madsen, Informant: Kristina K. Kristensen, Servicemægler Lokation: Byggeri og Natur, Kongensgade 18, Slangerup Forud for interviewer er sket en præsentation af interviewer samt informeret om overordnet formål med interviewet. Interviewer: Aller først vil jeg gerne lige høre om kontrakterne der er indgået adskiller sig fra det udleverede udbudsmateriale? Kristina: Nej, Kontrakten er en del af udbudsmaterialet, så alle bydende leverandører kender indholdet. Jeg har ikke været ude for, at der er sket ændringer. Interviewer: Indledningsvis har jeg et helt afklarende spørgsmål, jeg kan forstå i har haft konsulent på første gang og så selv stået for udbuddet anden gang, hvordan har det fungeret? Er det konsulenten der har udarbejdet materialet i samarbejde med jer eller hvordan Kristina: Ja første gang, som sagt der var jeg ikke ansat, men fordi det var et førstegangsudbud var der rigtig mange data der skulle samles sammen fra ja både de private leverandører men også det kommunen selv havde. Kristina: Så der var faktisk to konsulenter på, der var en der var ude at opmåle lokaliteter og så var der en der simpelthen stod for at skrive alt det juridiske. SÅ der var et samarbejde mellem de to., og det er nogle konsulenter der så også i forvejen har erfaring fra andre som de har hjulpet med udbud? Kristina: Ja det har de. Interviewer: Jeg skal også op at snakke med Fredensborg kommune. Jeg kan forstå det er samme konsulent de har brugt Kristina: Ja det er det, Finn Buck Pedersen har de brugt, har de haft på, ja så det er fuldstændig rigtigt. Interviewer: Jeg kan også se på udbudsmaterialet at det er det samme Kristina: Præcist, det går bare igen ikke, jaja men det er rigtigt Interviewer: Men i har så ikke valgt at bruge dem anden gang? 1
Kristina: Det vil sige så, Finn, han var tilknyttet igen ved anden gang. Men i mellemtiden der har vi fået en rigtig god udbudsafdeling, fået udvidet den, så de havde mange flere kompetencer i forhold til det juridiske på området, så han var egentlig mere med som den der specialist som var kendt inden for, jamen hvad sker der i kommunerne og hvad er vigtigt at have med, og så sad jeg selvfølgelig med den lokale viden fra de tre år jeg havde været her og ved tidligere udbud og kunne komme med indput der i forhold til hvad der var specifikt for Frederikssund. Interviewer: Okay Kristina: Så det var drosslet lidt mere ned, vi kunne selv mere Interviewer: Okay ja, godt. Så kan jeg se i forhold til jeres delaftaler at i skriver at i er gået ned fra at have 4 delaftaler til at have 2 Kristina: Ja Interviewer: Er det på grund af, altså, at det har været for meget i forhold til arbejdsmængden i udbuddet eller hvordan Kristina: Jamen jeg tror egentlig det var for at indskrænke og gøre det lidt mere praktisk og så også fordi vi er delt på den ene og den anden side af fjorden. Så ville man gerne havde sådan at i stedet for at få 4 selskaber, og det kunne vi jo reelt få ved 4 delaftaler. Så også for at gøre det lidt mere simpelt så hvis man skulle have et samarbejde så ville det kun være to leverandører og ikke 4 man skulle ud at have et samarbejde med. Interviewer: Okay, så i havde 4 leverandører ved første udbud? Kristina: Nej det var så ISS der vandt det hele samlet, men vi kunne jo risikerer at gå ud og få 4 forskellige ikke Kristina: Ja Interviewer: Og den lokalitetsændring der er sket fra 123 til 144 er det fordi der har været bygget og er opstået nogle flere? Kristina: Ja det er det simpelthen, der er kommet flere til og ændringer og sådan nogle ting. Interviewer: Okay, så kan jeg se i havde rengøring med, eller hvad hedder der, rengøring og vinduespolering, men kun har haft rengøring anden gang. Hvad er grunden til at i har taget vinduespolering fra? Kristina. Øh, det gjorde vi fordi at der havde vi også option på et år. Det kørte ligesom rengøring og så option på et år, og det valgte vi at bruge på vinduespudsningen så den er vi faktisk i udbud med lige nu for den stopper her pr 1/8 og så skal der komme en ny leverandør 2
Interviewer: Okay, så det har kørt som en særskilt aftale. Kristina: Ja det har det, vi prøver så at køre det lidt sammen og lave de samme, øhm hvad hedder det, længder på kontakterne, fordi vi vil gerne køre dem sammen, altså det er meget praktisk og køre dem sammen Interviewer: Okay men i ønsker så den samme til begge opgaver? Kristina: Nej det behøves det ikke nødvendigvis at være. Det kan sagtens være to forskellige ja. Interviewer: Okay, ja Kristina: Ja Interviewer: øhm.. så kan jeg også se i forhold til kontraktperioden at der er option nu på 2 gange 12 måneder, benyttede i jer af den option ved første udbud på de 12 måneder? Kristina: Nej, det gjorde vi så ikke, ikke med rengøring. Interviewer: Nej Kristina: Nej det gjorde vi ikke og der var man inde og vurdere hele perioden kan man sige på de tre år hvordan det havde været lige fra start og til de sluttede. Og der var altså rent politisk også var der selvfølgelig ud fra de oplæg der havde været en vurdering af at nu opsagde man nu og så startede man ligesom forfra. Interviewer. Ja. Okay, så grunden til at man er ude med de 2 gange 12 måneder det har så været fordi man har håbet på at det kunne blive bedre oplevelse denne gang Kristina: Ja. Nemlig og så også for at have flere af de der lange stræk i stedet for, man kan sige at tre år det er en rigtig kort periode før firmaerne ligesom kommer i gang og kommer ind i det og før det ligesom kører nogenlunde glat, SÅ ligesom for at have mulighed for at sige jamen okay når vi er nået 2,5 år så kører det faktisk rigtig godt og så kunne man have nogle flere år hvor det bare kørte., har det også betydet noget i forhold til de priser i har kunnet hente hjem fra firmaerne at de kan gøre det billigere når de har en længere periode? Kristina: Ja men det har helt sikkert en betydning for dem, ja, at de ved det, at der er mulighed for det. For det ved vi i hvert fald med ISS der havde det at hvis vi havde forlænget dem med det år jamen så ville det faktisk være der de ville begynde at tjene deres penge på kontrakten ikke også. Så det har helt sikkert en betydning for dem. 3
, jeg tænker også det kan vel betyde noget for jer rent i forhold til deres overholdelse af kontrakten at de så også vil være mere velvillige i forhold til at overholde forskrifterne? Kristina: Helt sikkert, helt sikkert, de vil selvfølgelig alle sammen gerne forlænge så længe som muligt, nemlig, ja, så det har også en betydning. Interviewer: øhm, ja, så kan jeg se i forhold til virksomhedsoverdragelse at øh, at der er blevet, hvor der før var en overdragelse fra kommune til den private leverandør, der er slet ikke nogen virksomhedsoverdragelse her, hvad er grunden til at man har valgt at gå væk fra det? Kristina: Jamen man valgte det sådan set fordi sidste gang der havde man sådan rigtig mange kommunale medarbejdere og dem ville man gerne sørge for at de også kom ordentligt videre, der lavede man nogle aftaler med ISS på det tidspunkt, også at dække nogle lønforskelle og sådan nogle ting der var fra det kommunale til det private. Kristina: Man valgte så denne gang, for nu var det udliciteret og sige som kommune at det vil vi overhovedet ikke have noget med at gøre. Det er ikke vores medarbejder, og vi har ikke nogen, altså pligt i det kan man sige, og derfor så valgte man så at lade det være spørgsmål mellem de to leverandører om der skulle være en udveksling af medarbejdere, jeg tænker også at når man som kommune oversiger sine medarbejdere så har man hurtigt stadig et ansvar for de her medarbejdere at de stadig vil referere til kommunen, altså i forhold til deres arbejdsvilkår som ændres i forbindelse med udliciteringen. Kristina: Ja helt sikkert, det havde man nemlig, og der gjorde man det at den blev jo udbudt med start 1 august 2010 og der kom jo så ny overenskomst der pr 1. April 2011 og der bandt man sig så frem til den nye overenskomst den kom 1. April 2011 i forhold til de lønforskelle og opsparrede anciennitet og feriegodtgørelse og altså alle de der ting, øh hvad hedder det, ja så man sørgede for at medarbejderne de kom godt frem til den nye overenskomst på den måde ik. det giver vel også nogle administrative omkostninger, jeg tænker rent fra kommunens side? Kristina: Ja det gør det også ja når man overgiver sine medarbejdere, men hvad så til i forhold i ikke har gjort det denne gang, har det givet nogle problemer, jeg tænker i forhold til borgerhenvendelser eller medarbejdere der har.. Kristina: Nej ikke direkte 4
Interviewer: Nej Kristina: (fortsætter sætningen ovenfor) øh kan man sige, vi formidlede sådan set bare videre, også at jeg gerne stod til rådighed fordi jeg kendte selvfølgelig, altså jeg har ikke den direkte kommunikation, kontakt, med de her rengøringsassistenter men jeg kender selvfølgelig nogen ikke også, så det var mere sådan i forhold til at jeg, men hvis foreningen stod og manglede nogle eller hvis de ville havde nogle, altså de kunne ringe til ISS og de kunne spørge mig og så videre ik. okay, så kan jeg også se i har ændret tildelingskriteriet fra at være det mest fordelagtige tilbud til den laveste pris. Kristina: ja ja Interviewer: Er det ud fra erfaring med første udbud eller hvad har gjort det? Kristina: Jeg tror simpelthen det er tiden Kristina: Det er tiden der har gjort det, at man går simpelthen bare ud og henter laveste pris og ser hvad man kan spare ved det det er lettere at sammenligne og lettere at træffe beslutning ud fra Kristina: Ja det er det nemlig og man kan få rigtig mange ekstra klagesager til hvis man laver tildelingskriterier for der vil altid være nogle af de andre leverandører der ikke har fået det som vil sige hvorfor valgte i lige at vægte den så meget, eller hvorfor gjorde i lige sådan ikke også. Så jeg tror det er på den måde for at indskrænke det og gøre det mest klart for alle at sige, jamen det er laveste pris og sådan er det bare. okay, ja og det er ud fra EU's udbudsregler at man kan vælge hvordan man gør det? Kristina: Ja det er det Interviewer: Så i forhold til de sociale klausuler så kan jeg se at der er sket en udvidelse i forhold til dem, at der er noget etik med denne gang. Kristina: Ja, og det er igen det, altså generelt på udbudsmaterialet er det på mange måder blevet mere uddybet og man har flere ting med, altså man kan godt mærke at det udbud i 2013 det har været nogle flere gange igennem nogle advokater der også sidder og siger jamen det skal i have med for ikke at få nogle klagesager på det, og så selvfølgelig også fordi man som kommune gerne vil stå godt og sørge for at tingene de fungerer som de skal. Vi har det jo ikke direkte men det er en leverandør som er knytte til kommune og tingene skal foregå rigtigt efter de love og regler der nu findes 5
for man kan også sige at selvom i udliciterer så ligger i sidste ende, så for borgeren vil det stadig være jeres ansvar og de vil stadig se jer som ansvarshavende Kristina: Ja det vil de nemlig Interviewer; Og i forhold til klagevejen vil det vel også gå igennem jer Kristina: Det vil de gøre, ja helt sikkert. Interviewer: Så det betyder måske også noget rent økonomisk i forhold til jer at de har rigtig mange klagesager hvor borgerne går til jer og i skal behandle det administrativt Kristina: Ja så vi hælder kravet videre til virksomhederne så det bliver overholdt. Man har så meget med i kontrakten som overhovedet muligt så man er sikker på de nu overholder de ting som de skal.. Og kravet om børneattest det går vel lidt ind under samme Kristina: Det gør det også, det er også en udvikling der er sket henover ja. Interviewer: øhhm, så skal jeg lige se hvad jeg eller har øhm. Ja oplysninger om rengøringsassistenterne omkring deres løn, det tænker jeg også lidt er i samme boldgade, så i er sikre på der er styr på det og kan give ansvaret, eller har placeret ansvaret. Kristina: Præcist, det er også for vi har de rettigheder kan man sige. Hvor vi siger, jamen vi har fået en klage eller vi har hørt noget som vi gerne vil have be- eller afkræftet. At man har mulighed for at gå så dybt ned og sige overholder i de ting i skal. Er der social dumping, er der sort arbejde, hvad har i ikke også. Interviewer: jo Kristina: Og på den måde at vi som kommune kan undersøge det, ja fuldstændig til bunds gående så i har mulighed for at få adgang til at gå ind og se de her ting Kristina: Nemlig ja. Interviewer: Og i har en arbejdsklausul som er blevet indhold i den nye kontrakt Kristina: Ja og det er en del af det samme kan man sige. De kører på de her spørgsmål omkring det sociale og sådan nogle ting øhm. Så kan jeg se i forhold til mislighold af kontrakten der modregnes nu med 100% hvor den før var 25%. Er det fordi har oplevet at der var problemer med mislighold i den første kontrakt? 6
Kristina: Altså der har været problemer og det er simpelthen også for at have, for at sige, jamen de skal kunne mærke at når der er problemer at mener vi det altså 100% kan man sige. Det er altså alvorligt når vi går ud og stopper betalingen. Kristina: Så er det fordi altså nu vil vi ikke længere. Interviewer: Hvordan kontrollerer i i forhold til om det overholdes, får i tilbagemeldinger fra lokationerne eller er i ude at lave noget kontrol i forhold til det? Kristina: Altså jeg tager ud og laver noget kontrol. Både anmeldte og uanmeldte kontrolbesøg og så lokaliteterne de melder selvfølgelig også ind selv, altså der er den regel at lokaliteterne de starter først med at henvende sig til servicelederen fra forenede og ser om de selv kan ordne det, og kan de ikke det, jamen så henvender de sig til mig, og så er det mig der komme ud og vurderer jamen hvordan ser det ud, og det er også mig der vil gå ud og holde pengene tilbage hvis det er at jeg nu siger at over 2 dage og det ikke er i orden jamen så går vi ud og holder pengene tilbage. okay, jeg kan også se med forsikring at den er ændret i betingelserne, til jeres fordel, eller hvordan man skal sige det. Kristina: Ja men det er sådan set ikke fordi vi har haft nogle sager vi har oplevet noget omkring men det er igen en udvikling i at man har strammet ind og en udvikling i ja markedet på den måde. og man også igen for flyttet ansvaret Kristina: Ja og det gør man nemlig også det kan jeg også se i forhold til i skriver omkring bortkommende nøgler og adgangskort, er det også en måde at få flyttet ansvaret over på.. Kristina: Ja det er det, ja, og den har vi gjort brug af, både under tidligere men også under det nuværende. Interviewer: Har i så kunne se ændringer, at der er færre sager med nøger, adgangskort og alarmer? Kristina: Nej det er fuldstændig det samme Interviewer: Det er fuldstændig det samme selvom de har overtaget Kristina: Ja det er det 7
okay, så kan jeg også se, ret væsentligt i kontrakten, at i nu har mulighed for at opsige hvilket der ikke var mulighed for før. Hvordan ændrer det forholdet mellem jer og den udbyder der er Kristina: Jamen det kan man sige at det gir lidt kortere snor i forhold til hvad vi vil acceptere af sager. Det kan både være dårlig rengøring men det kan også være inde på personalesiden for eksempel at der er nogle problemer der. Der kommer jo også uanmeldte besøg i kommune fra arbejdstilsynet, skat, politiet er ude en gang i mellem. De kan også finde ting på medarbejderne hvor vi som kommune går ind og siger jamen det får i en advarsel på, for det vil vi ikke være med til. Og så er der kommet de her regler ind om skriftlig advarsel og så kan vi altså godt opsige kontrakten hvis vi mener det er nødvendigt ikke. Interviewer: ja, jo og man kan også se at hvis de går ud af kontrakten så vil der også være et pengebeløb i bøde for det. Kristina: Ja det vil der nemlig og det er også hævet 1% i forhold til hvad det var sidste gang ik., betyder det noget i forhold til den kontrol i fører med dem at i måske ikke har ligeså meget behov for kontrol fordi de har en mere, altså de har bedre grund til at overholde kontrakten fordi i har de her sanktionsmuligheder. Kristina: nej, jeg ser ingen ændring i det overhovedet. Jeg har stadig det samme kontrol med det som jeg havde under ISS okay, betyder det noget for den tillid man har til hinanden når man ved at der også er en straf forbundet med hvis de ikke overholder, at man så også har mere tillid til at de overholder kontrakten. Kristina: altså det synes jeg ikke. Nej. Fordi man har jo de her daglige, ugentlige oplevelser omkring hvordan de kan misligholde rengøringen, også selvom de får besked på at nu skal i rette op ikke, og så kan det stadig være misligholdt dagen efter. Så jeg synes ikke sådan konsekvens at man ser en højere tilgang til det i forhold til at holde rengøringen på det niveau der er aftalt. Interviewer: nej okay. Jeg kan også se i har tilføjet nogle ting i kontrakten i forhold til hvad der var med i den første kontrakt. Jeg kan se i går ret specifikt ind og skriver for eksempel at de skal fjerne tyggegymmi og altså meget specifikt. Er de fordi i løbende i kontrakten har fundet ud af at der mangler nogle ting man så bliver nød til at tilføje. Kristina: Ja. Interviewer: Oplever i så igen i denne kontrakt at der er nogle ting, hvis du skulle ud at lave en ny kontrakt i dag, var der så nogle flere punkter der ville komme med eller. Kristina: Jamen jeg vil sige at det godt kan være der var nogle flere ting jeg ville have udspecificeret også fordi der kan være eget forskel på firmer. Også hvor meget de har 8
mulighed for at gå ind og sige jamen det gør vi selvfølgelig hvis i vil have det, og det er vi nød til at aftale en pris på eller et eller andet Kristina: (fortsat) hvor meget de holder sig inde for de rammer der nu engang er så jeg vil sige helt sikkert næste gang der vil også blive nogle ændringer til kontakten i forhold til det. Interviewer: Så det er altså stadig en læringsproces? Kristina: Helt sikkert, det er det. Samtidig med at vores lokaliteter de også udvikler sig. Der kommer jo også forskellige standarter på vuggestue og børnehaveområdet. Tandklinikkerne har for eksempel lige fået nye standarter også ik, så løbende der går vi selvfølgelig ind og ændrer det men ved genudbud vil der være nogle mere klare retningslinjer for det. Interviewer: Okay så det er både en del af en læringsproces om det specifikke samarbejde men også en generel udvikling i at drive virksomhed. Kristina: Ja det er det. Interviewer: ja, øhm, Jeg tror nogenlunde vi er igennem de her ændringer. Sådan mere overordnet. Nu hvor i har ændret i kontrakten. Synes du så den fungerer bedre denne her gang end det har gjort tidligere? Kristina: hmm øhm. Jeg synes det er nogenlunde det samme. Vi kører ca med en ti lokaliteter hvor man er utilfreds med rengøringen. Og det kan være det er de samme over nogle måneder, men der kan også lige pludselig poppe nogle nye op. Der kan være mange årsager til at man lige pludselig bliver utilfreds med rengøringen. Der kan være vikarer på eller hvad ved jeg. Så jeg synes det er nogenlunde samme niveau vi kører på. Der er ikke sket nogle ændringer i forhold til det. Interviewer: Okay, hvad med i forhold til dengang kommunen selv varetog rengøring. Har du noget billede af det? Kristina: Nej for der var jeg ikke med så det tør jeg ikke udtale mig om. Du ved ligeså mange lokaliteter der er, lige så mange holdninger er der til hvordan denne der rengøring den nogenlunden er, så det vil jeg helst ikke komme ind på hvordan det var da vi havde det. Interviewer: Nej okay, men i har altså løbende noget administrativt arbejde i forhold til at der er nogle ting der bliver klaget over og noget rengøring der ikke fungerer. Kristina: Ja de udfylder en gang om måneden ude på lokaliteterne der udfylder de sådan en smiley rapport over hvor tilfreds de har været med rengøringen over den forgangne måned. Hvad har det været osv. Og de her smiley rapporter dem får jeg ind i et skema. Så hvis jeg ikke lige har nået ud til de forskellige i løbet af måneden så kan jeg se, nå okay de er tilfredse så kan jeg vente en måned med dem, og de er utilfredse så får de lige et besøg og lige høre er det 9
kommet i orden og er der noget jeg skal gøre. Så på den måde er der hele tiden en opfølgning og jeg følger hele tiden med i hvad der sker derude rundt omkring. Og vi holder månedlige statusmøder med Forenede hvor vi så følger op på den her kvalitetsoversigt med hvem har været utilfredse og er der nogle steder vi skal gøre nogle ting. Interviewer: Okay, så man tager også det med lokaliteterne melder tilbage. Det må også være derfra når der kommer noget så specifikt som harpiks på gulve og tyggegummi. Det er noget man erfarer igennem deres feedback? Kristina: Ja præcist det er det også. Nu har vi problemer med det, og de gør ikke det. Og det er også i forhold til samarbejdet mellem kontaktpersonerne både på lokaliteterne men også dem der er på rengøringsfirmaet. Altså sådan nogle ting kan man også gå ind i., så tror jeg vi er meget godt igennem..(bladrer i papir). Er der noget i du ønsker at tilføje som vi ikke har været inde på? Kristina: nej jeg tror vi er kommet meget godt rundt om de ændringer der er sket. Interviewer: Okay, Mange tak for din tid. (Optager slukkes) 10