2011 Generelt Udvalgets ansvarsområde s ansvarsområde omfatter Erhverv og Turisme, herunder salg af erhvervsarealer, Borgerservice samt IT og Telefoni: Erhverv og Turisme Borgerservice Kvalitetskontrakter Vækststrategien, Årets Vækstkommune Særlige indsatsområder Cittaslow Business Fyn IT og Telefoni Kvalitetskontrakter Optimering af Helhedsorienteret sagsbehandling særlige indsatsområder Overdragelse af opgaver og medarbejdere i forbindelse med kommende etablering af udbetaling Danmark Etablering af kontaktcenter for borgerbetjening i Svendborg Kommune Kvalitetskontrakter: Aftaler om serviceniveau for IT drift. Særlige indsatsområder: IT-sikkerhedspolitikken Side 67
2011 Økonomisk oversigt (Mio. kr.) Vedtaget budget 2010 2010-priser 2011 2012 2013 2014 Erhverv og Turisme 15,1 16,9 16,9 17,0 17,0 Borgerservice 29,7 30,2 28,8 28,3 28,3 IT og Telefoni 44,5 44,6 44,6 44,5 44,5 i alt 89,3 91,7 90,3 89,8 89,8 Anlæg: Erhverv og turisme 0,0 Borgerservice 0,0 IT og Telefoni 0,0 Anlæg i alt 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 i alt 89,3 91,7 90,3 89,8 89,8 + angiver merudgift/mindreindtægt, - angiver mindreudgift/merindtægt ændringer Mio. kr. ændringer - 2011 2012 2013 2014 Tabulex til skoleområdet fra IT -0,2-0,2-0,2-0,2 ESDH-sekretariatet og fundraiser fra Kultur og plan 2,7 2,7 2,7 2,7 Indkøbsbesparelser TDC-aftale -0,2-0,2-0,2-0,2 Reduktion af problemområder -0,5-0,5-0,5-0,5 Genåbning af budget 2010-1,1-1,1-1,1-1,1 Besparelse forskudt tid -0,1-0,1-0,1-0,1 E-boks - midler til indkøb -0,2-0,2-0,2-0,2 Lokalløn 0,5 0,5 0,5 0,5 Væksthuse 1,0 1,0 1,0 1,0 Udviklingsbidrag - regionen 0,0-0,2 0,0 0,0 Uudmøntede besparelser 2010 0,4 0,4 0,4 0,4 Syddansk turisme 0,1 0,1 0,1 0,1 Helhedsorienteret sagsbehandling 0,4 0,4 0,4 0,4 Objektiv sagsbehandling 0,0-0,5-1,0-1,0 ændringer drift i alt 2,8 2,1 1,8 1,8 ændringer - Anlæg 2011 2012 2013 2014 ændringer anlæg i alt 0 0 0 0 + angiver merudgift/mindreindtægt, - angiver mindreudgift/merindtægt Side 68
2011 Økonomisk redegørelse Serviceudgifter 2011 er i forhold til overslagsår 2011 fra vedtagelsen af budget 2010 tilrettet med omflytning af budgettal i forhold til andre fagudvalg, udmøntning af besparelser i 2010 og fordeling af lokale lønmidler. Som egentlige budgetændringer i 2011 er der tilført yderligere midler til Syddansk Turisme samt opnormeret med 1 stilling til Helhedsorienteret sagsbehandling. Med virkning fra 2011 er driften af væksthuse overgået fra staten til kommunerne, hvilket for Svendborg Kommunes vedkommende medfører en årlig merudgift på 1,0 mio. kr., en udgift som er kompenseret via bloktilskuddet. Side 69
2011 Beskrivelse af politikområde: Erhverv og Turisme Rammebetingelser Byrådet forventes at vedtage den nye Vækststrategi med udgangen af 2010. Vækststrategien skal danne baggrund for kommende aktiviteter. Den kommunale erhvervsservice (i hverdagen Erhvervskontoret) har et tæt samarbejde med det regionale Væksthus Syddanmark. Der er indgået en basisaftale mellem parterne suppleret med en mere detaljeret aftale, således at Væksthuset principielt vil stå for alt, der ikke bedre kan løses lokalt og med lokalt kendskab. Erhvervskontoret har etableret et tættere samarbejde med turist- og erhvervskontorerne i Faaborgmidtfyn samt på Langeland og Ærø. Erhvervskontoret samarbejder i vid udstrækning med andre direktørområder enten bilateralt eller gennem de etablerede Kommunale erhvervsgrupper. Eksternt samarbejder Erhvervskontoret med Svendborg Erhvervsråd med en række brancher samt med formelle og uformelle netværk. Fokusområde: Vækststrategien Årets vækstkommune Tema: Vækststrategien sætter de kommende år i væsentligt omfang rammerne for de handleplaner og aktiviteter, erhvervskontoret skal beskæftige sig med. Statistikker og analyser foretaget af Region Syddanmark peger på, at Svendborg Kommune står over for nogle udfordringer. Disse udfordringer ligger inden for tre kategorier: erhverv, uddannelse og bosætning. For at afbøde og ændre de prognoser skal der igangsættes en række konkrete handlinger. Herudover skal der sættes fokus på de områder, hvor vi med en aktiv indsats kan påvirke og igangsætte en positiv udvikling. Vækststrategien skal danne rammerne for disse handlinger. Mål: For at vende nogle af de negative tendenser er det nødvendigt at tage en mere offensiv tilgang til tingene for at kunne synliggøre de kvaliteter og muligheder, som Svendborg Kommune byder på. Vækststrategi skal være det offensive tiltag, der skal være med til bl.a. at få flere højtuddannede og flere virksomheder til at bosætte sig i kommunen, få de eksisterende virksomheder til at vokse og få uddannelsesniveauet til at stige. Vækststrategien skal bruges som et redskab, der skal være med til at sikre, at aktiviteter og projekter i størst mulig omfang bidrager til vækst og velstand i Svendborg Kommune. Veje til målet: Internt i kommunen har vi gennemgået en proces, hvor der er blevet arbejdet med redskabet den logiske model. Modellen er et værkstøj, som bruges til at planlægge, gennemføre og evaluere sociale indsatser. Ved hjælp af denne model er der kommet et oplæg til hvad vækststrategien skal indeholde, og hvilke områder den skal fokusere på. Dette arbejde er mundet ud i en tosporet strategi. De to spor er gensidigt afhængige, og de supplerer og understøtter hinanden. Dermed er der en naturlig sammenhæng mellem dem. De to spor kan bedst sammenfattes med to ord: flere og smartere. De følgende to figurer præciserer de to spors indhold samt de resultater og mål, som ønskes opnået. Side 70
2011 De 2 spor køres både internt i organisationen samt eksterne ved det private erhvervsliv. Status for målopfyldelse: Der vil første gang ske opfølgning i maj 2011. Opfølgning på målopfyldelse: Opfølgning på målopfyldelse sker første gang i maj 2011. Særlige indsatsområder Cittaslow: Forsætte Cittaslow-certificeringen af lokale virksomheder og erhvervsenheder. Business Fyn: Der arbejdes på at etablere en fælles fynsk enhedsorganisation (Business Fyn) omhandlende erhvervsservice, turistservice og projekt-/eventområdet fra 1. juli 2011. Indtil da skal de involverede kommuner beskrive snitflader mellem det lokale og centrale niveau i forhold til organisering af ovennævnte. Økonomisk oversigt for området Erhverv og Turisme Vedtaget budget 2010 2010-priser 2011 2012 2013 2014 Sekretariat og forvaltninger 4,6 5,3 5,3 5,3 5,3 Turisme 0,7 0,7 0,7 0,7 0,7 Inovation og ny teknologi Udvikling af ydre- og 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Landdistridsområder 2,7 3,7 3,7 3,7 3,7 Kommunalt tilskud til regioner 7,1 7,2 7,2 7,3 7,3 i alt 15,1 16,9 16,9 17,0 17,0 Anlæg: Salg af erhvervsjord 0,0 Anlæg i alt 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Erhverv og Turisme i alt 15,1 16,9 16,9 17,0 17,0 + angiver merudgift/mindreindtægt, - angiver mindreudgift/merindtægt Side 71
2011 Økonomisk redegørelse Serviceudgifter: Det samlede budget for politikområdet i 2011 udgør netto 16,9 mio. kr., i forhold til overslagsår 2011 fra vedtagelsen af budget 2010 er der tilrettet med fordeling af lokale lønmidler og vedtagne besparelser som følge af genåbningen af budget 2010. Hertil kommer, at budgettet for ESDH-sekretariatet og lønmidler til fundraiser er overflyttet fra Kultur- og planudvalget til. Med virkning fra 2011 er driften af 5 væksthuse overgået fra staten til kommunerne, i den forbindelse er kommunerne kompenseret via bloktilskudspuljen, for Svendborg Kommune drejer det sig om et beløb på 1,0 mio. kr.. I forbindelse med budgetforliget er der tilført yderligere midler til Syddansk Turisme på 0,1 mio. kr. Anlæg: Anlæg omhandler udelukkende salg af erhvervsjord, der er ikke afsat beløb i 2011. Som noget nyt skal der fra 1.1. 2011 tillægges moms på salg af grunde. Side 72
2011 Beskrivelse af politikområde: Borgerservice Rammebetingelser Borgerservice blev etableret samtidig med den nye Svendborg Kommune. Organiseringen af Borgerservice, herunder de opgaver der varetages, tager afsæt i Lov om kommunale borgerservicecentre, erfaringer fra andre kommuner og de bærende værdier i Svendborg Kommune. Afdelingen varetager et bredt udsnit af kommunens administrative borgerbetjening som ydes for kommunens borgere og erhvervsliv. Aktuelt varetages størsteparten af opgaverne på rådhuset i Svendborg. Herudover er der etableret to mindre filialer på bibliotekerne i Gudme og Vester Skerninge. Målgruppen er primært Svendborg Kommunes borgere og erhvervsliv - sekundært andre kommuners borgere. Hovedopgave Sociale Ydelser: Folkeregister: Skat/Pas/Kørekøre/Teknik: Delopgave Social pension, sygedagpenge, barselsdagpenge, kontanthjælp, ledighedsydelse og fleksydelse. Folkeregister, dele af valgopgaven, Forældrebetaling og friplads, pladsanvisningen. Sygesikring, Børnetilskud, Vielser, Helbredstillæg og Helhedsorienteret Sagsbehandling. Pas, Kørekort, Telefonomstilling, opkrævning, forskudsregistring, ejendomsskatter, Salg af renovation sække, lokalplaner, BBR, planer generelt, dagrenovation, rotter/skadedyr, hæk/hegn, renholdelse, udstedelse af P-tilladelser, aflevering af ansøgning om byggetilladelse, byggesagsbehandling, del af vejlovsadministration herunder opgravningstilladelser, tømningsordning, miljø ansøgning til scenepodier, hegn, scenen boligstøtte. Serviceniveau Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Åbningstider 9-15 9-15 9-15 10-16.30 9-14 Side 73
2011 Fokusområde: Helhedsorienteret sagsbehandling Tema: Byrådet i gammel Svendborg Kommune traf den 7. februar 2000 beslutning om at indføre Helhedsorienteret Sagsbehandling som et forsøgsprojekt. Projektet blev gjort permanent i 2004. Fra 2011 er der afsat midler til optimering af området. Mål: Helhedsorienteret Sagsbehandling skal sikre, at den enkelte borger modtager, hvad de er berettiget til i sociale ydelser hverken mere eller mindre. Tilførsel af yderligere et årsværk fra 2011 skal sikre en optimering af indsatsen med det mål, at der spares netto 0,5 mio. på ydelserne. Veje til målet: Der er i Borgerservice etableret en specialgruppe som består af 1 jurist og 2 HK-uddannede medarbejdere med socialfaglig baggrund. Samlet er gruppens normering 2,8 årsværk. Baggrunden for at forankre Helhedsorienteret Sagsbehandling i Borgerservice er, at forsørgelsesydelser som kontanthjælp, social pension, boligstøtte, sygedagpenge, børnetilskud og økonomisk fripladser til daginstitution ligeledes er organisatorisk placeret i Borgerservice. Sammenholdt med at folkeregisteret er centralt placeret i Borgerservice, giver det tilsammen størst mulighed for at sikre helhed i opgaveløsningen samt optimal adgang til de data, der danner grundlag for arbejdet med Helhedsorienteret Sagsbehandling. Her udover ydes der juridisk bistand i konkrete sager til andre direktørområder herunder Jobcenteret og Familieafdelingen. Metode: Der arbejdes primært med 3 typer af sager: 1. Folkeregistreringssager: Baggrunden for disse typer af sager er, at folkeregistreringsoplysninger i vist omfang er afgørende for såvel størrelsen som berettigelse af ovenstående ydelser. 2. Sociale sager: Kendetegnet ved disse sager er, at fokus ofte bliver rettet mod disse ved henvendelser fra sagsbehandlerne i de enkelte fagområder (f.eks. børnetilskudsområdet, kontanthjælp osv.) som er opmærksomme på uregelmæssigheder i forbindelse med sagsbehandlingen. Det er primært sager der omhandler sociale pensioner, kontanthjælp, boligstøtte, børnetilskud, sygedagpenge og økonomisk friplads til daginstitutioner. Det er inden for dette område anmeldelser fra borgerne anonyme som ikke anonyme - behandles. Mængden af disse anmeldelser har været støt stigende de senere år. 3. Virksomhedskontroller: Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område åbnede i 2003 adgang til at kommunerne kunne gennemføre såkaldte uanmeldte virksomhedskontroller på lige fod med SKAT og Arbejdsdirek-toratet. Det har Svendborg Kommune praktiseret dels i samarbejde med det lokale SKAT og dels alene med assistance fra det lokale politi. Det konkrete formål med disse aktioner er at kontrollere, om de ansatte i virksomheden modtager f.eks. kontakthjælp, sygedagpenge eller andre sociale ydelser. Med mistanke om sort arbejde eller at borgeren modtager arbejdsløshedsdagpenge, indberettes denne mistanke til henholdsvis SKAT eller Arbejdsdirek-toratet, som er myndighed på de to sidstnævnte områder. Størstedelen af de sager, der behandles i Helhedsorienteret Sagsbehandling, er sociale sager. Side 74
2011 Ved vedtagelsen for budget 2011 blevet det politisk besluttet at styrke indsatsen. Konkret blev der tilført området yderligere et årsværk. Nynormering vil blive brugt til at have fokus på to nye områder 1. Der sættes særligt fokus på en proaktiv indsats med den første sagsbehandling i de enkelte faggrupper (f.eks. social pension, boligstøtte, kontanthjælp osv.). Denne særlige fokus består i, at gruppen for Helhedsorienteret Sagsbehandling tilrettelægger og gennemfører et kompetenceudviklingsforløb, hvor medarbejderne i de omtalte faggrupper oplæres i metoder, som i højere grad kan sikre, at borgerne i ansøgningssituationen dels orienteres om pligter og rettigheder i forholdet til enlighedsbegrebet og dels oplæres i spørgeteknikker og metoder, som forebygger, at borgere, der ikke er berettiget til en konkret ydelse, opnår at få udbetalt denne. 2. Der sættes fokus på, at inddrage nye områder i organisationen, hvor det vurderes, at der ligger et potentiale. Foreløbige små prøver i dagligdagen peger imod, at der med fordel kunne undersøges nærmere på områder som f.eks. sygemeldte, der modtager sygedagpenge frakommunen både selvstændige erhvervsdrivende og lønmodtagere samt fleksjobsbevillinger. Dette kræver, at der etableres et formelt samarbejde mellem Borgerservice og Jobcenteret. Den nye indsats på området forventes at medføre et fald i de sager, der skal behandles af Helhedsorienteret Sagsbehandling. Det vil derfor være vanskeligt at opgøre den økonomiske gevinst, som det hidtil har været muligt, men en indikator på indsatsen vil dog formentlig kunne opnås ved at sammenligne sagsmængderne for Helhedsorienteret Sagsbehandling i 2011 med tidligere år inden for de enkelte sagsområder. Status for målopfyldelse: Der vil første gang ske opfølgning i maj 2011. Opfølgning på målopfyldelse: Opfølgning på målopfyldelse sker første gang i maj 2011. Særlige indsatsområder: Overdragelse af opgaver og medarbejdere i forbindelse med Udbetaling Danmark: I løbet af 2011 vil et større antal medarbejdere for borgerservice blive udpeget til at skulle virksomhedsoverdrages til en ny forvaltningsenhed under ATP kaldet Udbetaling Danmark. Denne enhed vil med udgangspunkt i 5 geografiske centre fordelt over hele landet varetage udbetaling af folkepension, førtidspension, Boligstøtte, barselsdagpenge. Udbetaling Danmark overtager først driften i 2012, men der forventes en gradvis overgang af medarbejdere og opgaver frem til starttidspunktet. Kontaktcenter: En række analyser fra Borgerservice viser, at op mod halvdelen af de henvendelse, der rettes til Borgerservice og andre dele af Kommunen, er såkaldte bare lige spørgsmål, som under visse forudsætninger ikke kræver en dyb faglig viden. Ideen med etableringen af et kontaktcenter i tilknytning til Kommunens hovednummer er at besvare disse henvendelser første gang således at der ikke er behov for at viderestille telefonhenvendelsen og derved bruge dyr faglig viden til at håndtere bare lige spørgsmål. Kontaktcentret etableres i pilotafprøvning i løbet af januar 2011 og vil herefter gradvist blive udvidet. Samtidig etableres kontaktcentret som selvbetjeningsmulighed centralt placeret på Kommunens hjemmeside. Side 75
2011 Økonomisk oversigt for området Politikområde Borgerservice Vedtaget budget 2010 2010-priser 2011 2012 2013 2014 2011- priser Øvrige sociale formål 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 Sekretariat og forvaltninger 29,3 29,8 28,4 27,9 27,9 Afgifter for hyrevognskørsel -0,1-0,1-0,1-0,1-0,1 i alt 29,7 30,2 28,8 28,3 28,3 Borgerservice i alt 29,7 30,2 28,8 28,3 28,3 + angiver merudgift/mindreindtægt, - angiver mindreudgift/merindtægt Økonomisk redegørelse (opdelt på serviceudgifter og indkomstoverførsler) Serviceudgifter: Det samlede budget for politikområdet i 2011 udgør netto 29,7 mio. kr., i forhold til overslagsår 2011 fra vedtagelsen af budget 2010 er der tilrettet med fordeling af lokale lønmidler og vedtagne besparelser som følge af genåbningen af budget 2010. Hertil kommer, at der i forbindelse med budgetforliget blev afsat lønmidler til yderligere 1 årsværk til Helhedsorienteret Sagsbehandling, finansieret af yderligere besparelser på overførselsindkomster. Side 76
2011 Beskrivelse af politikområde: IT og Telefoni Rammebetingelser IT-strategien er under udarbejdelse og forventes i løbet af 2010 at have en form, så den kan være retningsgivende for de IT-projekter, Svendborg Kommune sætter i gang og deraf afledte driftsopgaver. Et væsentligt element i IT strategien er etablering af en model for styring af IT i Svendborg Kommune. Fokusområde: Serviceniveau aftaler for IT drift. Tema: Den gennemgående udfordring er at opnå en acceptabel balance mellem organisationens forventninger til IT s leverancer og IT-funktionens evne til at levere en optimal drift og support med de tilgængelige ressourcer. Samtidigt skal der frigøres ressourcer til at kunne understøtte organisationen i deres effektiviseringstiltag gennem digitalisering. Mål: 1. Forventningsafstemning Forankringen af en Service Level Agreement (SLA) mellem Svendborg Kommune og IT-kontoret samt i tæt samarbejde med ledelsen løbende tilpasse SLA en til organisationens behovsændringer samt ændringer i IT s ressourcesituation. 2. Stabil drift og god support Med udgangspunkt i den forankrede SLA at levere den aftalte ydelse Veje til målet: Der arbejdes med to samtidige indsatsområder: 1. Forventningsafstemning a. Der vil blive arbejdet med, at Service Level Agreement (SLA) mellem Svendborg Kommune og IT-kontoret bliver et naturligt værktøj for både brugere og ledelse, således at alle parter er klar over, hvilken ydelse der er aftalt mellem Direktion og IT-kontoret. b. Offentliggørelse af nøgletal der dokumenterer IT-kontorets præstationer i forhold til gældende SLA. c. Kommunikere status og opnåede resultater i samarbejdet for at markedsføre samarbejdet mellem brugerne og IT. 2. Optimering a. Fortsat optimering af interne processer b. Proaktiv indsats på at forebygge problemer kontra reaktivt indsats for at udbedre problemer c. Frigøre ressourcer fra brandslukning til konsulentrollen for at understøtte digitaliseringstiltagene i organisationen Status for målopfyldelse: Der vil første gang ske opfølgning i maj 2011. Opfølgning på målopfyldelse: Opfølgning på målopfyldelse sker første gang i maj 2011. Særlige indsatsområder: IT-sikkerhedspolitikken er retningsgivende for drift af IT samt regulering af IT-brugernes adfærd og bliver et væsentligt fokusområde i 2011. Der er lagt op til, at der afsættes ressourcer til at forberede os på den kommende standard for Informationssikkerhed, som dækker bredere end bare IT-sikkerhed Side 77
2011 Økonomisk oversigt for området Politikområde IT og Telefoni Vedtaget budget 2010 2010-priser 2011 2012 2013 2014 2011- priser IT drift 44,5 16,3 16,3 16,3 16,3 Fastprisaftalen med KMD 22,7 22,7 22,7 22,7 Telefoniprojekt 1,2 1,2 1,2 1,2 Outsourcingsprojekt 4,4 4,4 4,4 4,4 i alt 44,5 44,6 44,6 44,6 44,6 IT og Telefoni i alt 44,5 44,6 44,6 44,6 44,6 + angiver merudgift/mindreindtægt, - angiver mindreudgift/merindtægt l Økonomisk redegørelse Serviceudgifter Det samlede budget for politikområdet i 2011 udgør netto 44,6 mio. kr., i forhold til overslagsår 2011 fra vedtagelsen af budget 2010 er følgende tilrettet: Tilførsel af lokale lønmidler. Besparelse på 1,2 mio.kr. vedr. office licenser som følge af genåbningen af budget 2010. 2,1 mio.kr. vedr. ESDH-sekretariatet er overflyttet fra Kultur- og planudvalget til. 0,2 mio.kr. vedr. tabulex er flyttet til skoleområdet. 0,2 mio.kr. vedr. e-boks er flyttet til indkøb. I forbindelse med besparelse på fiber-wan-forbindelser som følge af indgået indkøbsaftale er der overført 0,2 mio.kr. til Indkøb. Telefoniprojektet og outsourcingsprojektet skal begge hvile i sig selv over en periode på 4 år. Begge projekter slutter i 2013. Side 78