Udbud Nyt intranet i Roskilde Kommune 1
Roskilde Kommune ønsker at anskaffe et nyt intranet. Intranettet skal understøtte kommunens ambition om at være førende inden for IT og fastholde Roskilde Kommunes i forvejen stærke digitaliseringsindsats. Roskilde Kommune ønsker at modernisere intranetløsningen ved at udskifte det nuværende intranet i Webtop One med et nyt intranet. Vi ønsker at basere det nye intranet på open souce platformen Drupal, som kommunens hjemmeside også er baseret på. Roskilde Kommune ønsker at opnå følgende med et nyt intranet: at understøtte effektive workflows, videndeling og samarbejde. at skabe en række lettilgængelige indgange til kommunen som arbejdsplads. at sætte brugerne i centrum. at give adgang til samtlige ansatte samt byrådet i kommunen. at spare kommunen for udgifter til vedligeholdelse, udvikling og drift af intranettet. Om Roskilde Kommune Roskilde Kommune er befolkningsmæssigt landets 10. største kommune med ca. 86.000 indbyggere. Til at betjene borgerne er der i kommunen ansat ca. 7.500 medarbejdere fordelt på administration og institutioner. Kommunens ansatte arbejder på både PC, tablets og smartphones. Størstedelen af kommunens PC ere bruger Internet Explorer 10 som browser. Roskilde Kommunes nuværende intranetløsning I dag er der mange eksterne ansatte, der ikke har adgang til intranettet. Nogle har ikke de rette værktøjer så som PC eller device, og nogle er ikke oprettede som brugere på kommunens administrative net. Dele af indholdet på intranettet er synligt for alle brugere, og noget indhold er tilpasset den bruger, der er logget på ved hjælp af rettigheder via AD fx adgang til særlige mapper i intranettets dokumentdel. 1. Design Vi ønsker at arbejde med responsivt design som det bærende designelement. Derudover ønsker vi at genbruge designelementer fra vores hjemmeside, hvor det er muligt og giver mening. Det skal være muligt at vælge farver ud fra en given farvepalette til forskellige sidetyper og elementer. Leverandøren skal beskrive, hvad Roskilde Kommune selv kan ændre, og hvad der kræver involvering af leverandør. Det grafiske design skal være optimeret til både mus og touch. 2
2. IA og navigation Navigation og flows skal være intuitive og give en god brugeroplevelse. Strukturen skal i så vidt muligt omfang baseres på opmærkning og taksonomi frem for mappestruktur, da placeringslogikken varierer fra medarbejder til medarbejder. Vi ønsker sideskabeloner med mulighed for fleksibel opbygning med elementer og lister, herunder visning af dokumenter på liste og som indhold. Vi ønsker leverandørens forslag til fastlæggelse af overordnet sidestruktur, grundlæggende navigationsprincipper og content-strategi. Vi forestiller os en overordnet struktur på hjemmesiden sådan: Forside: Generelle nyheder, nyheder fra egen afdeling, arbejdsopgaver. Søgefunktion (både i telefonbog og i generelt indhold) skal have en central placering. Afdelingsside: Mulighed for at en specifik gruppe kan se tilpasset indhold, fx vagtplaner og links til fælles arbejdsredskaber. Sådan gør du : Håndbøger, vejledninger mm. Det sociale hjørne: Opslagstavle, evt. diskussionsforum. Min side: Personligt indhold, gerne med visning af egne opgaver/sager og evt. links til foretrukne sider. Siden skal tænkes ind fra starten, men det kan eventuelt blive et udviklingsprojekt i en fase 2 efter launch at udvikle yderligere indhold og funktioner. Søgefunktionen skal være synlig på alle sider. 3. Tilgængelighed Ud over responsivt design, som sikrer tilgængelighed via forskellige enheder, skal en effektiv søgefunktion sikre en nem tilgang til det rette indhold (se mere om søgefunktionen på side 5). Siden skal imødekomme svagtseendes og farveblindes særlige behov, og indholdet skal være forberedt på talesyntese. Selvom intranetløsninger ikke er underlagt statens krav om tilgængelighed som beskrevet i WCAG v.2.0, vil vi gerne bestræbe os på at følge disse standarder. 4. Rettighedsstyring Der skal være adgang til systemet med single sign-on via integration til Roskilde Kommunes AD. Systemet skal give mulighed for differentierede brugerrettigheder baseret på kommunens AD. Alle rettigheder til alle moduler skal styres via kommunens AD. Der skal være mulighed for at rettighedsstyre elementer af en side, så dele af siden kan vises til én gruppe i AD, mens andre ikke kan se den. Når der ændres i en sikkerhedsgruppe i AD et, skal det automatisk slå igennem i den tilsvarende brugerrolle i Drupal. 3
Ud over brugerrettigheder, har vi brug for at tilegne alle brugere en brugertype, som afgør, hvad de må og ikke må udføre af redaktionelt arbejde på intranettet. 5. Nyheder Vi ønsker et nyhedsmodul med kanaler eller kategorier. Ligesom hjemmesidens nyhedsmodel, skal det være muligt at publicere en nyhed i flere kanaler, der skal være mulighed for billede med tekst i en nyhedsoversigt, og det skal være muligt for alle brugere at tilknytte kommentarer til nyhederne. 6. Håndbøger Roskilde Kommune anvender håndbøger/vejledninger på det nuværende intranet til at hjælpe den enkelte medarbejder med at finde en given information. Denne funktion ønsker vi også på det nye intranet. Under den foreslåede indgang Sådan gør du, skal brugerne nemt kunne se og søge i håndbøger og vejledninger fra alle afdelinger. Vi forestiller os en side over håndbøger, hvor nogle håndbøger vises for alle, og nogle håndbøger vises efter, hvilken afdeling, man hører til. Alle skal dog have rettigheder til at se og søge i alle håndbøger. 7. Vidensdatabaser Vi ønsker mulighed for på nem vis at oprette databaser til videndeling med html-forms. Databaserne skal kunne modtage URL-søgninger efter data, og det skal være muligt at eksportere data i csv og xml-format. 8. Kalender Vi ønsker en kalender i intranettet, som er integreret med Microsoft Exchange Server 2013. Vi ønsker som minimum to typer af kalenderkomponenter: En, der viser en given periode med detaljevisning, og én, der viser en bjælkeoversigt for en periode. Den kunne fx tilgås fra Min side for den enkelte bruger. Eksempler på brug af kalender på intranettet er vagtplaner og bookning af ressourcer (mødelokaler, cykler, biler etc.). 9. Telefonbog Roskilde Kommunes nuværende telefonbog er integreret i vores intranetløsning i Webtop One og henter sine grundoplysninger fra kommunens AD. Vi ønsker en telefonbog med felter som navn, stillingsbetegnelse, afdeling og med mulighed for at fjerne og tilføje felter. Det skal være muligt at styre på feltniveau, hvem der må redigere hvad. 4
Det skal være muligt at søge i et defineret antal felter. Søgning i telefonbogen er et af brugernes primære behov. Derfor skal søgning i telefonbogen være så brugervenlig som muligt og skal kunne tilgås direkte fra alle sider på intranettet. Telefonbogen skal kobles sammen med den generelle søgning i alt indhold (se også punkt 10. Søgefunktion s. 5). Telefonbogen skal kunne generere kommunens organisationsdiagram. I den nuværende løsning er organisationsdiagrammet baseret på gruppefelter (fx afdeling). Når man klikker på en kasse, vises medlemmer af gruppen med kontaktoplysninger. Det skal være muligt at skabe en URL på baggrund af en specifik søgning med diverse kriterier. URL en skal kunne kaldes alle steder fra på intranettet og bruges fx som afdelingstelefonliste. Det skal være muligt at oprette stamkort manuelt for brugere uden for AD et. Da der er integration mellem den nuværende telefonbog og vores hjemmesideløsning, er det vigtigt, at den nye telefonbog på samme vis nemt kan integreres med hjemmesiden, inklusiv listevisning. Det skal være muligt at styre fra telefonbogen, hvilke stamkort der må vises på hjemmesiden, og hvilke der ikke må. Vi skal kunne definere, hvilke informationer, hjemmesiden kan trække fra stamkortet. Det er leverandørens opgave at sikre, at forbindelse mellem telefonbog og hjemmeside opretholdes. 10. Søgefunktion Vi ønsker en brugervenlig og logisk søgefunktion, hvor brugeren fx kan søge i alle moduler og portaler, sortere efter dato/tid, alfabetisk, mest relevant/linket til, lave udvidet søgning. Søgningen skal være rettighedsbaseret, så man i sin søgevisning kun får vist det indhold, man er berettiget til at se. Søgefunktionen skal på brugervenlig vis understøtte boolske opreratorer som AND, OR og NOT, samt kunne fritekstsøge i officedokumenter og PDF-dokumenter som minimum. Det skal være muligt at søge detaljeret i backend for alle brugere på forskellige parametre som fx forfatter af indhold, overskrift, taksonomi. Det skal være muligt at tilpasse søgeord, fx med lokal taksonomi og synonymer. Hvis en medarbejder fx søger på ferieskema, men indholdet på intranettet står som ferie- og fraværsskema, skal det være muligt at tagge dette indhold med de gængse søgetermer, så det ønskede skema fremkommer alligevel. Vi vil gerne arbejde med at få defineret nogle parametre for relevans, så søgeresultaterne bliver præsenteret i en rækkefølge, der følger vores logik for relevant indhold. 11. Filhåndtering Vi ønsker et mediebibliotek til upload af dokumenter, billeder, video, lyd m.m. Der skal kunne sættes differentierede rettigheder på mappeniveau i mediebiblioteket. 5
Dokumenter Dokumenter på intranettet kan være vejledninger, håndbøger, referater eller skemaer, der er lavet i Word 2007, Excel 2007, Powerpoint 2007 eller Publisher 2007. Enkelte dokumenter på intranettet er i PDFformat. Det skal være nemt at læse dokumenterne på både PC, tablet og mobil, og de skal overholde det responsive design. Det skal være muligt at redigere direkte i et dokument tilgået fra intranettet, efter det er uploaded til intranettet, så det ikke er nødvendigt at uploade det redigerede dokument på ny. Det skal være muligt at tidsindstille publicerings- og/eller afpubliceringstidpunkt på dokumenter uploadet til intranettet. Dokumenterne skal have html-konvertering, så de kan vises hurtigt. Dokumenterne skal kunne placeres i en synlig mappestruktur eller i en listevisning. Vi har ikke anskaffet Alfresco, men vi forestiller os, at vi kan løse dokumentudfordringerne med en integration til dette. Vi hører dog gerne leverandørens bud på, hvordan det løses bedst. Leverandøren skal desuden give et forslag til, hvordan vi kan migrere eller konvertere eksisterende dokumenter fra vores nuværende intranetløsning til den nye intranetløsning. Billeder Billeder skal skaleres og croppes automatisk til den definerede størrelse for det givne billedes formål. Der skal være mulighed for basal billedredigering i processen med at uploade eller anvende et billede. Det skal være muligt at flytte rundt på dokumenter, billeder, video, lyd m.m. i mediebiblioteket, uden at stien brydes til de steder, hvor filerne anvendes. 12. Præsentation af indhold fra andre systemer Vi ønsker, at intranettet kan understøtte import og visning af eksternt indhold fra fx Roskilde.dk, fx nyheder og udvalgte artikler. Kommunens ESDH-system FICS. Visning og evt. import af sager og dagsordener fra FICS Sag og FICS Dagsorden. Kommunen har en integration mellem hjemmesiden og FICS Sag og FICS Dagsorden. Kommunens Ledelsesinformationssystem (LIS). Roskilde Kommune anvender Targit til Ledelsesinformation et Microsoft-baseret LIS-program, der på baggrund af data i SQL-kuber viser dashboards med krydstabeller og grafer. De data, der p.t. er integreret i løsningen, er økonomidata, personale- og fraværsdata, beskæftigelsesdata og elevdata på skoleområdet. Targit tilgås gennem en særskilt portal og kan også tilgås via mobile enheder. Rss-feeds. Xml-feeds. 6
Javascript. Iframe. KMD Opus (vi forventer, at elementet skal indgå i fase 2, men der skal tages hensyn til visningen allerede i fase 1, evt. på Min side ). 13. Statistik Vi ønsker at kunne trække statistik fra intranettet for at kunne dokumentere opfyldelsen af KPI er og for løbende at optimere brugeroplevelsen. Roskilde Kommune ønsker at anvende Piwik som statistiksystem, men vi vil gerne høre leverandørens bud på, hvordan vi bedst kan trække statistik fra intranettet. 14. Browserkompabilitet Den nye intranetløsning skal kunne vises korrekt i alle gængse browsere (fx Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari og Opera) på PC, tablet og mobil. Da kommunens medarbejdere i nogle tilfælde arbejder i ældre browserversioner end de nyeste, er det vigtigt, at intranettet kan vises korrekt i ældre browserudgaver også. Leverandøren skal beskrive de browsertyper og browserudgaver, som løsningen forventes at kunne understøtte. 15. Advarsler Vi ønsker mulighed for at sende warning ud i toppen af sitet til alle brugere ved fx it-problemer. 16. Brugervenlighed Intranettet skal være nemt at bruge i hverdagen både for brugeren i frontend og redaktøren i backend. Og i backend for både høj- og lavfrekvente redaktører. Det skal være nemt for redaktører at veksle direkte mellem frontend og backend, ligesom i kommunens hjemmesideløsning. Det skal være muligt at tidsindstille publicerings- og/eller afpubliceringstidpunkt på alt indhold. Leverandøren skal levere en udførlig vejledning i brug af systemet og lave uddannelsesforløb for intranetredaktører, hvoraf ca. halvdelen arbejder med Drupal i forvejen (formodentlig 1 administrator og 10-15 redaktører). 7
17. Ejerskab og deling Roskilde Kommune bliver ejer af den kode, der udvikles i forbindelse med det nye intranet. Vi ønsker at genanvende så mange af de fællesudviklede komponenter og funktioner i det offentlige digitaliseringsfællesskab OS2, som er relevante og mulige inden for de givne rammer. Vores løsning og de enkelte komponenter skal kunne videregives og genbruges i andre kommuners web- og intranetløsninger. 18. Sikkerhed Leverandøren skal forstå og sikre overholdelse af retningslinjer for omgangen med personfølsomme data og udveksling af data i Roskilde Kommune. 19. Fremtidssikring Systemet skal være fleksibelt, let at bygge om og egnet til videreudvikling af nye funktioner og integrationer. 20. Support Leverandøren skal give et forslag til en passende supportmodel incl. pris, som inkluderer løbende vedligehold og opgraderinger. Krav til tilbudsgiveren Vi ønsker at genbruge design og funktionaliteter fra vores hjemmesideløsning mest muligt. I afgivne tilbud ønsker vi foruden pris og beskrivelse af løsningen også bud på tidsplan. Vi forventer, at intranettet kan være klar til launch ultimo november. Prisscenariet skal gælde for hele opgaven og for samtlige faser, herunder: research, koncept og tidsplan. struktur, IA og design. udvikling og implementering (moduler, snitflader). uddannelsesforløb. tilretning i en given periode efter launch, hvor der sandsynligvis vil skulle tilrettes en række funktioner mm. supportmodel. løbende omkostninger (konsulentydelser, support, vedligeholdelse etc.). 8
Tildelingskriterier Det økonomisk mest fordelagtige tilbud med følgende underkriterier: Kvalitet (vurderes på baggrund af kvaliteten i løsningen af de ønskede funktioner). Omfanget af genbrug af design og funktioner fra www.roskilde.dk Pris. Supportaftale ift. pris, service, kvalitet og omfang. Kontaktperson Kommunikationschef Line Kjærside, mail linek@roskilde.dk Tidsfrist Onsdag den 2. juli 2014 kl. 8.00 til linek@roskilde.dk Formalia Roskilde Kommune er ikke ansvarlig for omkostninger, som leverandøren måtte have i forbindelse med udarbejdelsen af svarmateriale eller demonstrationer. Ved at afgive svar accepterer leverandøren at medvirke ved en præsentation af deres tilbud uden beregning. Roskilde Kommune er ikke forpligtet til at gå videre med noget af det indsendte svarmateriale. Som et helt fast kontraktkrav ved alle udbud, kræver kommunen, at alle leverandører overholder de grundlæggende menneskerettigheder og de grundlæggende ILO-konventioner, herunder at leverandører og underleverandører i henhold til ILO-konventionen nr. 94 overholder en særlig arbejdsklausul, som sikrer gode og anstændige vilkår for medarbejderne hos den pågældende leverandør. Se mere om kontraktkravet her. 9