Kommunikationspolitik
Kommunikationspolitik Kommunikationsindsatsen i bred forstand skal understøtte og medvirke til virkeliggørelse af visionen og de strategier, der følger af Haderslev Kommunes overordnede vision på vej mod år017: Haderslev Kommune vil fremstå som en sammenhængende enhed. Med afsæt i respekt for kulturarven og de naturmæssige værdier vil kommunen være en udviklingsorienteret, ansvarlig og ambitiøs vækstkommune. Vi prioriterer det sunde liv og vil være det mest attraktive levested for borgere, erhvervsliv, kulturliv og institutioner i Syddanmark. Haderslev Kommunes vision kan kun opfyldes, hvis kommunen har en effektiv og målrettet kommunikation over for ansatte, borgere, presse og samarbejdspartnere. Kommunikation er i Haderslev Kommune et redskab, der medtænkes i alle aktiviteter og beslutninger. Kommunikationen har følgende omdrejningspunkter eller pejlemærker: Kommunikationspolitikken angiver den vision og de forudsætninger, som ligger bag kommunikationsstrategien. Kommunikationsstrategien angiver konkrete mål for kommunikationen. Den angiver desuden de informationskanaler, som anvendes for at opnå en samlet kommunikation, der lever op til det, der er angivet i kommunikationspolitikken. Del-politikker udarbejdes ad hoc i en løbende proces og beskriver nærmere retningslinier på særskilte områder (fx krisekommunikation, sprogpolitik, borgerinddragelse). Handleplanerne er interne arbejdspapirer/instrukser, som i detaljer beskriver, hvordan strategien gennemføres, og hvordan kommunikationsopgaver løses (håndtering af annoncer, opdatering af hjemmesider osv.). Handleplanerne revideres løbende. Overordnet vision for kommunikation Haderslev Kommunes kommunikation bidrager i kraft af åbenhed og dialog til udviklingen af kommunen, som en sammenhængende enhed med en fælles identitet og historie. Haderslev Kommunes kommunikation er præget af kvalitet, bl.a. i form af en markant, fælles profil, der medvirker til markedsføring af kommunen. Både borgere og medarbejdere oplever Haderslev Kommune som en troværdig og konsekvent organisation. Haderslev Kommune fremstår som en attraktiv bosætningskommune og arbejdsplads præget af dynamik og udvikling. Principper og forudsætninger: Haderslev Kommune kommunikerer strategisk. Haderslev Kommune tror på åbenhed og dialog i kommunikationen med ansatte, borgere, medier og samarbejdspartnere. Kommunikation er en del af alle aktiviteter og beslutninger Ledelsen tager ansvaret for, at kommunikationspolitikken forankres i den kommunale organisation. Det betyder at: Kommunikationen understøtter visionen for Haderslev Kom mune og de strategier, der følger af visionen Dialogen med kommunens borgere er præget af respekt og venlighed Medarbejderne får vigtige informationer før medierne Vigtige informationer og beslutninger koordineres både hvad angår form, indhold og tidspunkt for udsendelse Der tages stilling til kommunikation ved enhver aktivitet eller beslutning. Der prioriteres ressourcer til kommunikation i forbindelse med alle aktiviteter og beslutninger. et for de daglige kommunikationsopgaver ligger som hovedregel i det enkelte serviceområde. Det er ledelsens ansvar, at kommunikationspolitikken og - strategien følges. Medarbejderen har ansvaret for at holde sig orienteret og aktivt opsøge information, der har relevans for opgaveløsningen. Informationsteamet står til rådighed med vejledning og rådgivning.
Kommunikationsstrategi Strategien er opdelt i fem områder, nemlig pressekontakt, borgerinformation, webkommunikation,intern kommunikation og design. Pressekontakt Omtale i landsdækkende og lokale medier er i høj grad med til at skabe Haderslev Kommunes profil. Det gælder både over for ansatte, borgere, medier og samarbejdspartnere. Medieomtale af Haderslev Kommune vil være et redskab til at tiltrække tilflyttere, medarbejdere, institutioner og virksomheder og dermed til at opfylde visionen. Samtidig har medierne en samfundsmæssig opgave i at være kritiske og udenforstående, og denne opgave er ikke altid sammenfaldende med Haderslev Kommunes ønske om positiv omtale i medierne. Haderslev Kommune anerkender mediernes rolle og optræder professionelt og imødekommende over for pressen. Mål Haderslev Kommunes pressekontakt har derfor som mål: Haderslev Kommune optræder i såvel lokale som landsdækkende medier, trykte såvel som elektroniske, med en stærk og klar profil med udgangspunkt i visionen Pressen har nem adgang til information fra Haderslev Kommune Strategi Haderslev Kommunes indsats i forbindelse med pressekontakt er derfor: Pressemeddelelser og personlig kontakt til pressen bruges til at fremme omtale af Haderslev Kommune i medierne. Aktiviteterne koordineres af Informationsteamet for at sikre sammenhæng. Ledere og medarbejdere er opmærksomme på sager og historier, der understøtter visionen. Ledere og medarbejdere tager kontakt til Informationsteamet, som rådgiver og koordinerer i forhold til evt. pressekontakt. Ledere og medarbejdere er opmærksomme på negative sager eller historier, som ikke understøtter visionen. De tager kontakt til Informationsteamet, som så er med til at afklare, hvordan evt. pressekontakt foregår. Ledelsen har ansvar for, at såvel positive som negative sager kommer til Informationsteamets kendskab. Ledelsen har desuden ansvar for, at der afsættes tid og ressourcer til at give pressen nem adgang til information fra Haderslev Kommune. Informationsteamet har ansvar for koordinering og rådgivning i forbindelse med pressekontakt.
Borgerinformation Information til og kommunikation med borgerne er en meget væsentlig del af den service, som Haderslev Kommune yder. Mødet med borgerne kan foregå på forskellig vis; personligt, telefonisk, skriftligt, og elektronisk. Mål at borgerne oplever Haderslev Kommune som en serviceorienteret virksomhed at engagere borgerne i det lokale nærdemokratis beslutningsprocesser at borgerne har nem adgang til den kommunale information, de har brug for Strategi borgerinformation samles i en annonce i en husstandsomdelt lokalavis for at sikre en entydig, let tilgængelig og sammenhængende information til borgerne at borgerne kan via kommunens hjemmeside søge information og betjene sig selv timer i døgnet borgermøder, brugerråd, foreninger mv. benyttes til at styrke dialogen med borgerne Haderslev Kommune profilerer sig og synliggør virksomhedens aktiviteter via annoncering. Ledelsen skaber rammerne for en serviceorienteret virksomhed. Informationsteamet har ansvar for koordinering og rådgivning i forbindelse med pressekontakt. Den enkelte medarbejder har ansvar for at borgerne oplever Haderslev kommune som serviceorienteret. Web-kommunikation En god struktureret web-kommunikation er en forudsætning for at kunne levere en god service til såvel borgere, medier, politikere og samarbejdspartnere som ansatte ved Haderslev Kommune. Det er med til at skabe en fælles identitet og skabe opbakning blandt kommunens borgere. Mål Haderslev Kommunes mål med web-kommunikation er at: borgerne, medier, politikere og samarbejdspartnere føler sig velinformerede opnå en dialog mellem borgerne, medier og samarbejdspartnere og kommunen levere en god service i form af gode selvbetjeningsmuligheder skabe et godt image og fremstå som en sammenhængende enhed øge kendskabet til Haderslev Kommune Strategi Web-kommunikation i Haderslev Kommune består af: Haderslev Kommune informerer så meget som muligt via web og afspejler en høj grad af selvbetjeningsmuligheder. En web-organisation sammensat af ledere, medarbejdere og Informationsteamet sikrer udvikling, vedligeholdelse og koordinering af Haderslev Kommunes hjemmeside og øvrige web-løsninger. Informationsteamet har det overordnede og koordinerende ansvar for design, indhold, drift og udvikling af de kommunale hjemmesider.de enkelte serviceområder har ansvar for drift og vedligeholdelse af det enkelte serviceområdes fag-specifikke indhold.
Intern kommunikation En effektiv intern kommunikation er en forudsætning for effektive medarbejdere. En effektiv intern kommunikation skaber tryghed, arbejdsglæde, sammenhold og bedre service over for borgere og samarbejdspartnere. Mål Den interne kommunikation i Haderslev Kommune har derfor som mål: at medarbejderne føler sig velinformerede at medarbejderne har nem adgang til at søge information at medarbejderne tager medansvar for at holde sig orienteret Strategi Den interne kommunikation i Haderslev Kommune er derfor sammensat således: Et internt nyhedsbrev distribueres effektivt til alle ansatte og har historier fra alle serviceområder for at skabe sammenhæng i organisationen. Nyhedsbrevet giver relevant information hurtigt, efter at vigtige beslutninger er taget. Flertallet af medarbejderne kender og læser nyhedbrevet. Intranettet er medarbejdernes vidensdelingsportal og det sted, hvor medarbejdere først vælger at søge information om arbejdsgange, personaleforhold, politikker, aktuelle begivenheder og mødereferater. Intranettet er overskueligt og brugervenligt og kan via login tilgås fra internettet for at sikre så mange medarbejdere som muligt adgang til intranettet. Til akutte informationer, som der ønskes særlig opmærksomhed omkring, sendes en mail ud til alle. Informationsteamet udsender mailen for at sikre, at informationer koordineres. Alle medarbejdere med adgang til en computer er opmærksomme på, at alle-mails aldrig udsendes uden Informationsteamets medvirken. Daglig ledelse opfattes som en væsentlig kilde til intern information. Der informeres desuden via ad hoc-tiltag - møder, kurser, brochurer - i konkrete projekter eller i forbindelse med forandringer. Det er ledelsens ansvar, at nyhedsbrevet, intranet og andre tiltag bliver effektive informationskanaler i Haderslev Kommune. Informationsteamet har ansvar for koordinering og rådgivning i forbindelse med intern kommunikation. Den enkelte medarbejder har ansvar for at søge information og holde sig orienteret via de nævnte kanaler. Intranet fra din computer derhjemme Nu får Haderslev et extranet - det vil sige et intranet, der er tilgængeligt via internettet. Det betyder, at du kan logge dig på intranettet fra computeren derhjemme, fra biblioteket eller enhver anden computer med adgang til internet. Agenda Nyhedsbrev fra Haderslev Kommune Nr. 1, november 007 Extranettet er allerede åbnet og findes ved at skrive intranet.haderslev.dk i adresselinjen på din web-browser. Du skal ikke bruge www eller http://. På din næste lønseddel står der et brugernavn og en adgangskode, som du skal bruge til at logge dig ind med. Derefter kan du læse nyheder, finde mødereferater, tjekke dine arbejdsforhold og meget mere, fuldstændig som hvis du sad ved en kommunal computer. Når du er færdig med at bruge intranettet, bør du lukke browseren, så uvedkommende ikke kan gå ind på det ved at klikke på Tilbage-knappen. Nettet har fuldstændig samme indhold og opdateres på samme tid som intranettet. Det er med andre ord blot et in tranet på nettet. Håbet er, at intranettet, som hidtil har væ administrative medarbejdere, nu vi Intranettet er fortsat u viklet i løbet af de Det s
Design En stærk profil skaber en sammenhængende enhed og medvirker til at skabe en fælles identitet blandt medarbejderne i Haderslev Kommune. Ligeledes sikrer en visuel identitet, at modtageren hurtigt og nemt kan identificere Haderslev Kommune som afsender. Designmanualen gælder for alle kommunens serviceområder, institutioner m.v. Mål Arbejdet med design og visuel identitet i Haderslev Kommune har som mål: at udvikle og styrke Haderslev Kommunes profil med udgangspunkt i kommunens vision at skabe en sammenhængende enhed internt og eksternt at decentrale institutioner har mulighed for at profilere sig inden for rammerne af den fælles visuelle identitet Strategi Der arbejdes løbende med udvikling af værktøjer, der kan være med til at udvikle og styrke Haderslev Kommunes profil. Der arbejdes med følgende værktøjer: Designmanualen, der beskriver Haderslev Kommunes visuelle identitet. Den er elektronisk, udvikles og opdateres løbende og findes på http://designmanual.haderslev.dk. Et designværktøj giver medarbejderne i Haderslev Kommune mulighed for at realisere beskrivelserne fra designmanualen. Via faste skabeloner i et elektronisk designprogram kan medarbejderne lave visitkort, pjecer, skilte, plakater og andet materiale, der følger designmanualen retningsliner. Derved sikres en klar og tydelig profil. Designprodukter udvikles til at understøtte og fremme kommunens profil gennem brugen af disse. Produkterne vælges og udarbejdes primært fra en central enhed og tager udgangspunkt i organisationens behov og den fastlagte visuelle identitet. Designorganisationen er den organisation, der på tværs af serviceområder sørger for, at den visuelle identitet implementeres i dagligdagens opgaver. Det er ledelsens ansvar at synliggøre og sørge for, at der er ressourcer til at udvikle og styrke kommunens visuelle identitet. Det er Informationsteamets opgave at sørge for, at der løbende sker en udvikling og tydeliggørelse af den fælles profil. Det er den enkelte medarbejders ansvar at søge information om kommunens designlinie.
Handleplaner Handleplaner er interne arbejdspapirer/instrukser, som i detaljer beskriver, hvordan strategien gennemføres, og hvordan kommunikationsopgaver løses Handleplanerne revideres løbende og findes på Intranettet. Handleplan for pressekontakt Haderslev Kommunes prioriterer i kontakten med pressen Åbenhed Troværdighed Professionalisme Det er i Haderslev Kommunes interesse at have en aktiv og konstruktiv kontakt med pressen. Omtale af Haderslev Kommune synliggør kommunens beslutninger og resultater samt involverer borgerne i den demokratiske debat. En professionel pressekontakt hviler på bevidstheden om, at det ikke er pressens rolle at fungere som reklamebureau for Haderslev Kommune. Kritisk omtale kan ikke undgås. Dette er ikke nødvendigvis udtryk for fejl fra kommunens eller pressens side, men bunder i den kendsgerning, at kommunen og pressen ikke nødvendigvis har sammenfaldende interesser i en sag og vinklingen af den. Målsætninger Det skal i hvert enkelt tilfælde overvejes, om det er embedsmænd eller borgmester/udvalgsformænd, der skal udtale sig i en konkret sag. For at sikre en professionel kontakt til pressen er det målet, at: Samarbejdet med pressen har høj ledelsesmæssig fokus. Procedurer og ansvarsfordeling ved pressekontakt er klare og kendte af medarbejdere og ledere. I forbindelse med sagsbehandlingen og projekter skal den pressemæssige vinkel altid tænkes med. Et aktivt forhold til pressen er af stor vigtighed for kommunens image. Kommunikationen og kontakten sker i henhold til de principper, værdier og målsætninger, der er beskrevet i kommunens Kommunikationspolitik. Hierarki for udtalelser Borgmester/udvalgsformand inddrages og udtaler sig, hvis det drejer sig om sager/udtalelser, der skønnes at kunne indgå i den politiske debat. Direktionen har det overordnede ansvar for, at pressen tænkes ind i det daglige arbejde. Medarbejdere skal - inden for deres faglige område - være positivt indstillede på at levere evt. baggrundsoplysninger til ledelsen/pressen. Medarbejdere har - inden for deres faglige område - desuden pligt til at være opmærksomme på om sager har en pressemæssig vinkel, og skal gøre den nærmeste leder og evt. informationsteamet i Byrådssekretariatet opmærksom på dette, således at der kan tages et pressemæssigt initiativ eller lægges en strategi for kontakten til pressen. Rådgivning og vejledning i kommunikation Informationsafdelingen i Byrådssekretariatet står til rådighed for alle medarbejdere og ledere med professionel rådgivning og vejledning. Her kan du få hjælp og rådgivning i forbindelse med fx: Udformning af pressemeddelelser Udformning af informationsmateriale i øvrigt Annoncering Presse-strategi i følsomme sager Gode råd i øvrigt om kommunikation i alle afskygninger 7
Særlige forhold vedrørende medarbejdernes tavshedspligt og ret til at udtale sig. Offentligt ansatte har samme ret til at ytre sig offentligt som alle andre borgere, når de udtaler sig som privatpersoner. Hvis du udtaler sig på Haderslev Kommunes vegne gælder følgende regler: Du har ret til at udtale dig, men fordi en journalist er i røret, har du ikke pligt til at udtale dig. Du kan altid sige nej, men du har pligt til at henvise til din nærmeste leder eller en anden, som journalisten kan kontakte Du kan udtale dig faktuelt om emner inden for eget fagområde med respekt for oplysninger omfattet af tavshedspligten (jævnfør Forvaltningslovens bestemmelser). Du må ikke komme med udtalelser til pressen, der er udtryk for en vurdering. Dette gælder især i sager, der er politiske og fx omhandler det politisk vedtagne serviceniveau. Du skal altid orientere din nærmeste leder, når du har været i kontakt med pressen. Lederen skal så vurdere om andre også skal orienteres. Kun den ansvarlige leder må komme med udtalelser af vurderende karakter. Lederen kan altså udtale sig både om faktuelle forhold og vurderinger inden for sit eget ansvarsområde. Personsager kan i nogle tilfælde kommenteres Meget ofte vil store sager i pressen handle om personsager, som kommunen ikke må udtale sig om. Men derfor er Haderslev Kommune ikke nødvendigvis altid afskåret fra at kommentere enkeltsager. Hvis den pågældende selv giver tilladelse, kan journalister og andre få fuld adgang til oplysninger, der normalt er omfattet af tavshedspligt. Hvis kommunen i forbindelse med en konkret personsag ønsker mulighed for at gennemgå sagen med en journalist, kan kommunen opfordre journalisten til at indhente den pågældende borgers accept af et møde med journalisten som bisidder. Hvis borgeren accepterer dette forslag, kan kommunen gennemgå hele sagsforløbet med journalisten som bisidder. Husk: Tavshedspligten er til for at beskytte borgerne ikke Haderslev Kommune! Hvis kommunen således skønner, at en person ikke kan overskue konsekvenserne af at blotlægge et sagsforløb i pressen, skal den pågældende beskyttes så vidt muligt. Tilsvarende skal kommunen finde sig i at blive kritiseret eller angrebet i pressen, hvis det vil påføre modparten urimelige omkostninger, hvis kommunen tager til genmæle. Hvis en borger retter personlige beskyldninger mod en navngiven medarbejder, har den pågældende ret til at forsvare sig. Borgmesteren/direktionen tilbyder samtidig assistance.
Handleplan for krisekommunikation En krise kan være mange forskellige ting, men som regel vil der være tale om en sag, der fylder meget i medierne, og som i alvorlig grad skader eller truer med at skade kommunens omdømme og image. Det kan både være en stor og alvorlig sag eller en tilsyneladede bagatel, der stiller kommunen i et dårligt lys. En sådan situation er meget alvorlig for kommunen, og det er derfor af største vigtighed, at der er styr på kommunikationen. Der gælder følgende retningslinier i krise-situationer af ovenstående karakter: Haderslev Kommunes kontakt med pressen er præget af åbenhed, troværdighed og professionalisme i henhold til den vedtagne handleplan for pressekontakt Så snart, der er mistanke om, at en krise er under opsejling orienteres servicedirektøren og kommunaldirektøren, der vurderer situationen og etablerer en krise-stab med de involverede. Krisestaben har borgmester, kommunaldirektør samt repræsentant for informationsteam, Byrådssekretariatet som faste medlemmer. Krise-staben aftaler, hvem der må udtale sig, og hvad der skal kommunikeres på hvilket tidspunkt og i hvilke kanaler. Krise-stabens beslutninger kommunikeres til relevante parter Medarbejdere informeres internt før pressen Særlige forhold i forbindelse med personalereduktioner I situationer med planer om personalereduktioner gælder særlige hensyn: De direkte berørte orienteres først Medarbejdere orienteres før pressen
Byrådssekretariatet Gåskærgade 100 Haderslev www.haderslev.dk