2 of 19 INDHOLDSFORTEGNELSE

1 of 19

2 of 19 INDHOLDSFORTEGNELSE INDHOLDSFORTEGNELSE... 2 Aftale for drift i 2014... 3 Faktaboks om virksomheden... 3 Aftale... 5 Aftaleparter:... 5 Aftalens periode:... 6 Aftalens grundlag:... 6 Centrale politikker, der indgår som grundlag:... 6 Det økonomiske grundlag:... 6 Mål:... 9 Fælles mål:... 10 Områdemål Natur, Teknik og Miljø, der har betydning for Natur- og Vejservice:... 12 Institutionsmål Natur- og Vejservice:... 13

3 of 19 Aftale for drift i 2014 Natur- og Vejservice Virksomhed Faktaboks om virksomheden

4 of 19 Ledelse Adresse Driftsleder Bo Worsøe Natur og Vejservice Adresse Lerbakken 21, Følle 8410 Rønde Lovgrundlag Virksomhedens ansvarsområde reguleres primært efter følgende love og bestemmelser: Generelle love og bestemmelser Lov om kommuners styrelse, Forvaltningslov, Lov om offentlighed i forvaltningen samt afgifts-, skatte- og momsregler. Love og regler vedrørende Vejvæsenet: Vejvæsenet arbejder desuden ud fra en række vejrelaterede love, bekendtgørelser og cirkulærer, regulativer, vejledninger, lokale bestemmelser, standarder, normer og anvisninger. Primærlovene er: Lov om offentlige veje, Lov om vintervedligeholdelse og renholdelse af veje samt Lov om private fællesveje. Planloven i forbindelse med arealer til vej- og stianlæg. Færdselsloven i forbindelse med udførelse af skiltning og afmærkning. Herunder indhentes politiets godkendelse til udførelse af vejarbejder, der har betydning for trafiksikkerhed og afvikling. Miljøloven med hensyn til grønne arealers pasning og pleje. Hegnsloven i forbindelse med vedligeholdelse af beplantning og hegn ved eller over vejarealer. Miljøloven og arbejdsmiljøloven, der har betydning for et vejarbejdes praktiske tilrettelæggelse, samt for benyttelse af maskiner, redskaber, mandskabsfaciliteter, beklædning, hjælpemidler m.v. Kerneopgaver / Nøgletal/ kritiske faktorer Der er i Syddjurs 1000 km kommuneveje, 40 km sti og 363 km vandløb. Samlet opgørelse over grønne områder, park, natur, skov foreligger ikke. Der er et samlet budget for vejdriftområdet på ca. 46 mio. kr. i 2014. Natur og Vejservice s opgave er at udføre driftsopgaver på grundlag af driftsaftale og kontrakter indeholdende funktionsbeskrivelser og driftsforskrifter. Natur og Vejservice skal kunne vedligeholde kommunens udvendige anlæg og arealer, såsom veje og pladser, parker og grønne områder, idrætsanlæg, naturområder, vandløb, havne og strande m.m., således at værdierne bevares og de fastsatte

5 of 19 serviceniveauer over for borgere og brugere holdes. Driftsenheden skal ligeledes kunne afgive tilbud på kommunale anlægsopgaver i kommunen ved interne aftaler eller i konkurrence. Andet Der er i Natur- og Vejservice ansat ca. 60 medarbejdere hvoraf 6 medarbejdere er sæsonansat i perioden 1. april 31. oktober. Medarbejderne har en uddannelsesmæssig baggrund som specielarbejder, gartner, smed, mekaniker, håndværker, assistent og teknisk designer.. Aftale Aftaleparter:

6 of 19 På kommunens vegne: Arne Gynther Veje og ejendomme På virksomhedens vegne: Bo Worsøe Driftsleder for Natur- og Vejservice Adresse Lerbakken 21, 8410 Rønde Aftalens periode: 01. januar 2014 31. december 2014 Aftalens grundlag: - Vision for Syddjurs Kommune - Værdigrundlag - Ledelsesgrundlag - Kompetenceplan - Koncept for aftalestyring Centrale politikker, der indgår som grundlag: MED-aftalen, personalepolitik, arbejdsmiljøpolitik m.v. Det økonomiske grundlag: Budget, kr. Vedtaget budget for 2014 - Natur og vejservice udfører dele heraf, som nærmere defineres i en dialog mellem afdelingschefen for Veje og ejendom gældende for vejområdet. Derudover udføres arbejde for afdelingerne Natur- og miljø, Forsyning, PUK og Team Ejendomme samt for enkelte institutioner. Aftalestyring Der opstilles et budget for aftalestyring mellem Natur- og Vejservice og afdelingschefen for Veje og ejendom for den del der angår driftsopgaver på vejdelen og hvor det anføres, hvor stort budgettet er for driftsopgaver i Natur- og Vejservice. På denne måde kender Natur- og Vejservice det samlede beløb, som stilles til rådighed fra Veje og trafik. For øvrige afdelinger hvor der ikke er aftalestyring opsætter Natur- og Vejservice et budget ud fra forventede opgaver, budgettet tager udgangspunkt i tidligere år sammenholdt med vedtaget budget for 2014. Opgaver kan her variere en del fra år til år hvilket er en udfordring i forhold til planlægning af medarbejdere og materiel.

7 of 19 Budget forudsætninger Natur- og Vejservice skal drives som en virksomhed, der hviler i sig selv. Der udføres i 2014 den samme opgavemængde for Veje og trafik som i 2013 reduceret med vedtagne besparelser. Indtægterne fremkommer ved salg af ydelser (løn og maskintimer) til afdelinger og institutioner m.m. Alle beløb ved salg af ydelser faktureres til bestiller af ydelsen. Ydelser faktureres ud fra følgende: Afregning på timepris Tilbudsarbejde Ratefakturering Fast pris Økonomi og kvalitetsmål (serviceniveau) hænger sammen. Kunsten er at få så højt kvalitetsniveau og opgaveløsning i driften som muligt for det budget, der stilles til rådighed. Natur- og Vejservice skal derfor løbende effektivisere og strukturere administrations- og driftsopgaver for at opnå den ønskede driftsoptimering. Det er 1. prioritet at de årlige budgetter overholdes, og at der gennemføres ledelsestilsyn på de enkelte aftaler. Overførselsadgang Adgang til overførsel af overskud og underskud fremgår af budgetprincipperne. Overskud og underskud i den samlede nettoramme overføres til følgende budgetår. Underskud opstår som udgangspunkt ikke. Overførsel af beløb større end 2 % af årsbudgettet skal forelægges til godkendelse. Øvrige vilkår Stabene servicerer og rådgiver i alle forhold vedrørende drift og er sparringspartner i forhold til bl. a. organisation, styring og ledelse: IKT yder service og vejledning vedrørende IT drift og indkøb HR/Løn og personale yder service og rådgivning om samtlige løn- og personaleforhold Regnskabsafdelingen og budgetafdelingen yder rådgivning og støtte i alle spørgsmål vedrørende den økonomiske styring af budget, budgetopfølgning og regnskab Direktionssekretariatet yder juridisk bistand vedrørende

lovgivning, procedureregler, klager og retssager samt bistand vedrørende forsikringer. Direktionssekretariatet yder desuden service og rådgivning vedrørende journalisering, udvalgsbetjening, kommunikation og øvrige fællesadministrative spørgsmål. 8 of 19

9 of 19

10 of 19 Mål: Fælles mål: Tema Mål /effekt Veje til målet Bemærkninger 1. Øget produktivitet I lyset af regeringens moderniseringsdagsorden og produktivitetskommissionens anbefalinger vil Syddjurs Kommune i de kommende år fortsætte arbejdet med at indhente de faglige og effektiviseringsmæssige fordele som kan findes en række områder. Der skal derfor også i det kommende år fokuseres på strukturændringer i den kommunale drift. Dette fremmes bl.a. ved fortsat fokus på innovation og nytænkning i den kommunale organisation. Byrådet har endvidere besluttet, at der fra 2015 og i overslagsårene årligt skal findes en besparelse på min. 1 % af driften. 1. Effektivisering af driften til frigørelse af ressourcer, som kan bruges til at øge kvaliteten af ydelserne til borgerne. 2. Flere og bedre ydelser for samme eller færre ressourcer. For at øge produktiviteten er det helt centralt, at der udvikles nye måder at levere service på. Innovationsarbejdet skal styrkes, og der skal skabes en kultur, hvor nye idéer kan afprøves. Der er i organisationen stort fokus på struktur, og på flere områder kan der fortsat overvejes og gennemføres strukturændringer. Herved kan områderne indhøste de økonomiske rationaler ved samdrift og stordrift, og samtidig styrke den faglige kvalitet ved samling af ekspertisen og optimal udnyttelse af ressourcerne. Effektivisering og digitalisering er tæt forbundet. Der skal arbejdes med fortsat digitalisering både internt i organisationen og i kommunikationen med borgere og virksomheder i kommunen. Der ligger et stort potentiale i at opnå målsætningerne i den nationale digitaliseringsstrategi.

11 of 19 Tema Mål /effekt Veje til målet Bemærkninger 2. Mindre sygefravær Sygefraværet på de kommunale arbejdspladser skal bringes ned. Der er administrativt de seneste år gjort en stor ledelsesmæssig indsats for at nedbringe sygefraværet. Denne indsats forstærkes yderligere og der følges særskilt op på områder, hvor sygefraværet ligger højt. Det er målet at sygefraværet i Syddjurs Kommune på alle områder som minimum ligger under landsgennemsnittet ved udgangen af 2014. Kvartalsvise opgørelser forelægges direktion og afdelingscheferne, ligesom Økonomiudvalget og HU orienteres halvårligt. De arbejdspladser, som har et ekstraordinært højt sygefravær, skal overfor direktionen beskrive hvilke indsatser, som iværksættes for at mindske fraværet.

12 of 19 Områdemål Natur, Teknik og Miljø, der har betydning for Natur- og Vejservice: Tema Mål /effekt Veje til målet Bemærkninger Fra myndighed til service styrket borgerkontakt på myndighedsområdet Syddjurs Kommune, Natur, teknik og miljø har et fælles servicekoncept for myndighedsområdet. Målet er tydelig kommunikation om den kommunale ydelse/service. Borgere og virksomheder vil opleve en styrket dialog med området om kommunens ydelser/service og forventninger til ansøger i forbindelse med myndighedens behandling af ansøgninger. Borgere og virksomheder vil opleve, at de inddrages i et partnerskab om udvikling af servicekonceptet. Syddjurs Kommunes servicekoncept for myndighedsbehandling: a. defineres og besluttes b. implementeres gennem uddannelse af medarbejderne c. evalueres Syddjurs Kommune, Natur, teknik og miljø har synlige servicemål på alle opgaver, der kan opdeles i kategorier. Målet er tydelig kommunikation om sagsbehandlingstid/service. Borgere og virksomheder vil opleve en styrket dialog med området om kommunens ydelser/service overfor borgerne og virksomheder når en ansøgning, forespørgsel eller anmodning er indsendt digitalt og fyldestgørende. Der udarbejdes en samlet sag med servicemål til udvalget for Natur, Teknik og Miljø én gang årligt i forbindelse med budgetlægningen. Sagen indeholder efter første år en status på overholdelse af servicemålene. Servicemålene kan kun ændres på baggrund af politisk beslutning om tilførsel eller reduktion af midler til opgavernes udførsel. 12

13 of 19 Institutionsmål Natur- og Vejservice: Tema Mål /effekt Veje til målet Bemærkninger 1. Fokus på nedsættelse af sygefraværet (Målet er overført mål fra 2013) Der arbejdes med en målrettet indsats omkring sygefravær der støtter det gode arbejdsmiljø, så sygefravær som følge heraf reduceres. Målet er At finde individuelle og fleksible løsninger, der tilgodeser balancen mellem hensynet til syge medarbejdere og Natur- og Vejservices behov for at løse sine opgaver ved - en hurtig indsats - at bygge på gensidig tillid imellem ledelse og medarbejder - at forebygge sygdom - at mindske fravær - at skabe en sund og tryg arbejdsplads - at fastholde medarbejderen eller hvis dette ikke er muligt, at en afskedigelse forløber juridisk og etisk korrekt - at skabe et socialt engagement - at trivsel og driftssikkerhed er i orden Sikre en hurtig indsats ved sygdom herunder specielt ved langtidssygefravær. Udarbejdelse af håndbog for indsatsen ved sygefravær til godkendelse i lokalt MED-udvalg i 2013 Formålet med håndbogen er at beskrive Natur- og Vejservices retningslinjer og procedurer i forbindelse med fravær ved egen eller barns sygdom. Samtidig skal håndbogen give et overblik over, hvordan Natur og Vejservice støtter op om sygemeldte medarbejdere og følger op på sygefravær hos medarbejderne. Der er udarbejdet Spilleregler og procedurer i forbindelse med fravær ved egen eller barns sygdom. Spilleregler og procedurer er godkendt i lokal MED udvalg d. 19. oktober 2013. Ved fravær følges op i henhold til spilleregler og procedurer i forbindelse med fravær ved egen eller barns sygdom Spilleregler og procedurer i forbindelse med fravær ved egen eller barns sygdom. er vedlagt som bilag 2. Materielgården set i et fremtidsperspektiv (Målet er overført mål fra 2013) Afklaring af materielgårdens fremtidige virke dels for at skabe de pejlemærker der er nødvendige for at drive en effektiv afdeling, dels for at skabe arbejdsro i forhold til de usikkerhedsmomenter der har været de forrige Tilkendegivelse om udstukne pejlemærker fra direktionen og det politiske system, for materielgårdens fremtidige virke, opgaver og styreform. Natur- og Vejservice har behov for at kende strategi, mål og økonomi for at kunne drive en effektiv afdeling og 13

14 of 19 år i forhold til store besparelser, og konkurrenceudsættelse i Natur- og Vejservice, dels for at udstikke langsigtede mål for området.. derigennem kunne planlægge en struktureret og effektiv udnyttelse af mandskab og maskiner. 3. Fortsat fokus på udvikling af de enkelte teams samt fokus på relationerne teams imellem Målet er ved fortsat fokus på udvikling af teams i Natur- og Vejservice i højere grad at understøtte de enkelte team og fagområder i at nå de ønskede resultater via forbedret effektivitet, samspil og kommunikation herunder: - At udvikle den fælles forståelse for teamets mål, udvikling, opgaver, krav og ansvarsområder - At udvikle den fælles forståelse for servicekrav til det enkelte teams i forhold til borgere/brugere og derved give den bedste service for de midler der er til rådighed - At skabe større overblik over teamets samlede ressourcer - At øge teamets indflydelse på og ansvar for teamets udvikling - At skabe en fælles forståelse for teamets udviklingsområder - At skabe større sammenhæng mellem teams og driftsforskrifter i opgaveløsningen - At teamet til stædighed arbejder med forenkling og optimering af driften med deraf, nyttiggørelse af alle ressourcer at give service for de midler, der er tilrådighed hvor højt et serviceniveau vi som borgere vil have i fremtiden. Når verden omkring os er i stadig forandring, er vi nødt til kontinuerligt at indføre forandringer for at følge med og tilpasse os - det kan lade sig gøre i det gode team. Når vi arbejder i team, kan vi komplementere hinandens kompetencer, og dermed opnår organisationen en unik styrke og evne til forandring For at dette lykkes, må man have fokus på både opgavevaretagelsen samt de indre såvel som ydre relationer. For at skabe de nødvendige muligheder for en fortsat udvikling af teamstrukturen i Natur- og Vejservice skal der til stædighed være fokus på teamenes udvikling. Dette gøres ved: - Afholdelse af teamudviklingssamtaler med de enkelte teams - Forventningsafstemning mellem team og ledelse - Fast mødestruktur for teams - Uddybning af opgavebeskrivelser for de enkelte teams - Opgaveprioritering - Forbedret digitalisering af modtagelse og afslutning på opgaver i teamet 14

15 of 19 4. Digital strategi og digitalisering i Natur og Vejservice Midlet er nye digitale systemer, standardisering af data, nye interne arbejdsprocesser samt digitalt båret samarbejde og arbejdsdeling med borgere, samarbejdspartnere og Natur- og Vejservice For Natur- og Vejservice er digitalisering et spørgsmål om at effektivisere vores arbejde og yde en bedre service 1. Digitalt indberetningssystem for skader og mangler indenfor vej og parkområdet Et digitalt indberetningssystem der kan udgøre et målrettet strategisk arbejde omkring drift og vedligehold på vej og trafikområdet til gavn for borgerne og til effektivisering af en række interne arbejdsgange. Implementering af et fælles system til indberetning af skader på vej og parkområdet. Indberetningssystemet skal både kunne benyttes af borgere, kommunale bestillere af driftsopgaver samt egne medarbejdere. Med denne løsning kan borgerne selv tage aktiv del i forbedringer af kommunens områder og samtidig bidrage til en hurtig og effektiv behandling af problemet. Målet er at forenkle arbejdsgangen fra indberetning til færdigmelding i driftsafdelingen I samarbejde med GIS afdelingen at anskaffe et samlet webbaseret system der kan håndtere borger og bestillerindberetning samt indberetning fra eget tilsyn i marken vedr. skader og mangler. Systemet tænkes som en videreudvikling af eksisterende opgavesystem i Natur- og Vejservice 1. At man selv vælger typen af skader eller opgaver, der kan indberettes 2. At vi selv kan oprette skade og mangeltyper 3. At indberettede skader, mangler og opgaver angives med GPS position 4. At indberetninger om udbedring af skader og mangler kan prioriteres ud fra skaderisiko, vejklassificeringer, vigtighed 15

16 of 19 Digitaliseringen skal sikre forbedret service for borgere og samarbejdspartnere. Hvordan modtager vi i dag vores informationer om skader og mangler Borgerhenvendelser Borgerhenvendelser kommer i dag ind via telefonhenvendelse, mails, breve m.m.. Hovedparten af telefoniske henvendelser går til kommunens hovednummer (borgerservice) der viderestiller henvendelsen eller skriver en note på mail. Derudover modtager Veje og Trafik og Natur- og Vejservice telefoniske henvendelser. Post og mails går for en stor del til kommunens hovedpostkasse der efterfølgende videresender til relevant afdeling/person. Derudover modtager Veje og Trafik og Natur- og Vejservice post og mails vedr. skader/mangler. Indberetninger fra bestillere Indberetninger fra bestillere i Veje- og Trafik om skader og mangler der skal udbedres fremsendes via mail, ved telefonisk henvendelse eller via personlig kontakt. Som det fremgår af ovenstående fremkommer indberetninger om skade/mangler på vej og parkområdet på mange forskellige måder. Der er i dag ingen samlet procedure over indberetning ligesom der ikke er procedurer for tilbagemelding ved færdiggørelse. Det er i dag heller ikke muligt at se omfanget af skader samt Med indførelse af digitalt indberetningssystem der benyttes af borgere, bestillere og medarbejdere i Natur- og Vejservice vil der kun være en vej til indberetning, der vil være ens retningslinjer for behandling af sager med et samlet overblik. m.m. 5. At ledere i Natur- og Vejservice via modtagelse af opgaverne kan videresende disse til et bestemt team eller en medarbejder, med angivelse prioritering af opgaven f. eks haster 6. At hvad enten opgaver modtages fra borgere, bestillere eller egne medarbejdere selv overtager opgaver, vises alle opgaver, der tilhører et team, med angivelse af prioritering, skadetype og forløbsstatus på systemsiden, så ledere til enhver tid fuldt overblik over tildelte, påbegyndte og afsluttede opgaver. 7. At indberettede skader/mangler kan følges på hjemmeside fra indberetning til udførelse. Kortoversigt med angivelse af alle indberettede skader/mangler og hvilken status de har f.eks. henvendelse modtaget, udbedring i gang, udbedret, kan ikke udbedres. 8. At borgerindberetning kan foretages let og smidigt via hjemmeside, Smartphone APP m.m. 9. At indberetning af skader/mangler fra bestillere i forskellige afdelinger kan udføres nemt og overskueligt 10. At der på løsningen ud over at beskrive problemet, dets placering (på kort) o.l. kunne vedhæfte bilag typisk i form af 16

17 of 19 fotos af problemet 11. At medarbejdere nemt og hurtigt via deres SmartPhone kan modtage opgaven, registrere opstart og afslutning på opgaven der derigennem føjes til henholdsvis hjemmeside samt til systemenheden. 12. At alle indberettede data registreres og gemmes, så der er dokumentationen for indberetninger, opgaver, status og forløb 13. At systemet kan håndtere GPS Tracking fra alle køretøjer ud fra eksisterende GPS enheder (Skyhost) til samlet planlægning af kørselsmønstre, hurtig omdirigering af køretøjer ved akutte opgaver, tracking ved tyveri m.m. 14. At der er brugervenlige skærmbilleder både på hjemmesider som på brugersider for Natur- og Vejservice 15. At systemet er overskueligt og nemt at benytte (ingen ekspertløsning) 16. At der kan udarbejdes statistik over typer af skader/mangler 2. Opmåling, registrering og digitalisering af grønne områder (målet er flerårigt) I samarbejde med GIS afdelingen at anskaffe Et digitaliseringssystem der kan håndtere opmåling og registrering af grønne områder registrering og opmåling af et eksisterende Eksisterende beskrivelser og 17

18 of 19 grønne områder, der indeholder både græs, befæstede arealer og planter Opmålinger skal danne grundlag for forbedret prisfastsættelse, prisstyring og pleje I første omgang vil vi sikre, at der udarbejdes relevant, konkret og opdateret registrering af grønne områder. På sigt vil vi sikre, at borgerne kan finde relevant, konkret og opdateret information om pasning og pleje af grønne områder. datagrundlag anvendes og ajourføres. Grønne områder med tilhørende elementer opmåles og digitaliseres. 3. Sags og timeregistrering via Smartphone Opgradering af nuværende webbaserede sags og timeregistrering til SmartKlik. Sags og timeregistrering udføres i dag ved at medarbejderne inddaterer deres registreringer på PC er der er placeret på Materielgården Ved indførelse af sags og timeregistrering direkte på Smartphone foregår registreringen direkte i marken på den pågældende opgave Fordele: Medarbejdere ikke bruge tid på transport til og fra Materielgården for at registrere deres timer - og dermed spares tid, som medarbejderne kan bruge hos kunden i stedet. Hurtigere registrering på sag således at der hurtigere kan følges op på sags styring i forhold til omkostninger m.m. 18

19 of 19 4. Elektronisk booking af havneplads Målet er at fastliggere og gæstesejlere elektronisk kan booke plads i Ebeltoft trafik og lystbådehavn Målet er at man som gæstesejler ved forhånds booking kan sikre sig den ønskede havneplads og derved i forvejen kan planlægge sejladsen hvor den bookede plads står klar, i stedet for som i dag at stå tidligt op og skynde sig af sted for at sikre sig en god plads. Undersøgelse og anskaffelse af webbaseret bestillerprogram til booking af pladser i Ebeltoft trafik og lystbådehavn Fastlæggere kan ved hjælp af programmet leje deres bådplads på en enkelt og nem måde på internettet og hvor alle informationer på sejlerne samt eventuelle ventelister administreres i programmet. Gæstesejlere kan booke en plads i havnen på internettet og kan derved forbedre planlægningen af ferien 5. Elektroniske betalingsformer ved benyttelse af havnefaciliteter Der er i 2013 indført ny teknologi på Ebeltoft Trafik og lystbådehavn i for af kortløsninger til elstandere, bad og bomme., Der er nu behov for at digitalisere betalingsformen på havnen ved at udnytte den moderne teknologi der er kommet på området for at forbedre servicen for brugere og derved i stor udstrækning komme væk fra kontantbetaling. I samarbejde med økonomiafdelingen at undersøge mulighederne for at benytte ny teknologi som elektronisk betaling herunder sikkerhed m.m.. Der kan her være mulighed for forskellige teknologier der kan benyttes som betaling.: Eksempler: Betalingsautomat Kortbetaling Betaling via bookingsystem Betaling via Smartphone eksempelvis mobil Pay Den ene betalingsform udelukker ikke den anden. 19