D E T H U M A N I S T I S K E F A K U L T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Procedurer for kvalitetssikring af uddannelse Version: 20. april 2015
Indholdsfortegnelse PROCEDURE FOR UDARBEJDELSE, ÆNDRING OG EFTERSYN AF STUDIEORDNINGER... 4 PROCEDURE FOR KURSUSUDBUD... 6 PROCEDURE FOR UNDERVISNINGSEVALUERING... 8 PROCEDURE FOR UDDANNELSESREDEGØRELSE... 11 PROCEDURE FOR UDDANNELSESEVALUERING... 14 PROCEDURE FOR UDVIKLING OG PRÆKVALIFIKATION AF NYE UDDANNELSER. 17 PROCEDURE FOR LUKNING AF EKSISTERENDE UDDANNELSER... 19 PROCEDURE FOR DIALOG MED ALUMNER, AFTAGERPANELER OG CENSORKORPS... 21 PROCEDURE FOR SIKRING AF ERASMUSAFTALER OG UDVEKSLINGSBALANCE 24 PROCEDURE FOR AKKREDITERING AF NYE UDDANNELSER... 26 PROCEDURE FOR AKKREDITERING AF EKSISTERENDE UDDANNELSER... 28 PROCEDURE FOR PRØVER OG EKSAMEN... 33 PROCEDURE FOR EKSAMENSKLAGER OG ANKER... 37 PROCEDURE FOR KVALITETSSIKRING AF UNDERVISNING OG UNDERVISERES KOMPETENCER... 39 PROCEDURE FOR STUDIESTART... 43 PROCEDURE FOR STUDIE- OG KARRIEREVEJLEDNING... 46 PROCEDURE FOR STUDIEMILJØ... 50 PROCEDURE FOR INFORMATIONSSYSTEMER... 52 2
PROCEDURE FOR OFFENTLIGGØRELSE AF INFORMATION OM UDDANNELSER.. 54 3
Procedure for udarbejdelse, ændring og eftersyn af studieordninger Studieordninger skal fungere som et brugbart værktøj for både studerende, undervisere og administration i forbindelse med undervisning og prøver. Derfor gennemser studienævnene mindst hvert 3. år eksisterende studieordninger, med henblik på at identificere uhensigtsmæssigheder eller behov for opdatering. Studienævnene udarbejder nye studieordninger og/eller revision af eksisterende studieordninger på baggrund af kvantitative og kvalitative data så som uddannelsesredegørelser, uddannelsesevalueringer, undervisningsevalueringer, dialog med aftagere, censorformandskaber og dimittender samt studiestatistik. Studieordningerne udarbejdes i overensstemmelse med de strategier og retningslinjer, som er udstedt af dekanen. Studieordninger kan ændres hyppigere end hvert 3. år, hvis der er behov for dette, se Årshjul for studieordningsarbejde. Instituttets specifikke ansvarsplacering i forbindelse med studieordninger fastlægges på institutniveau og offentliggøres på instituttets hjemmeside. Uddannelse & Studerende (U&S) kvalitetssikrer nye og ændrede studieordninger og udformer fælles skabeloner og dertilhørende vejledninger til studieordninger for alle fakultetets uddannelsestyper. Ved væsentlige ændringer i skabelonerne skal U&S informere studienævnene. Forslag til nye og reviderede studieordninger indstilles til dekanen til endelig godkendelse. Procedure Når der skal udarbejdes nye og ændrede studieordninger, afholder U&S opstartsmøder med relevante institutmedarbejdere. U&S bistår med hjælp og sparring og har så vidt muligt én sagsbehandler tilknyttet hvert institut. Hvert institut bør ligeledes have én person, der er ansvarlig for området, så sagsbehandling og kommunikation forenkles. Instituttet sikrer, at eftersyn af studieordninger, dvs. både revisioner og nye studieordninger, sker på baggrund af relevant og tilstrækkeligt materiale. Det vil i praksis sige, at materiale, der er anvendt i instituttets løbende monitorering og evaluering af uddannelser, herunder uddannelsesredegørelserne, kan genanvendes med fokus på problematikker eller uhensigtsmæssigheder, der vurderes at kunne imødegås gennem studieordningsændringer. Således skal som minimum inddrages: Dimittendundersøgelser Statistik over frafald og gennemførsel Statistikker over prøveresultater Beskæftigelses- og ledighedsstatistik Undervisningsevalueringer 4
Dialog med aftagerpanelet med relevans for den pågældende studieordning Input fra undervisere Input fra studie- og karrierevejledningen Censorformandskabets årsberetning og eventuelt anden dialog med censorkorpset Dekanens årlige møde med censorformændene Studienævnet sikrer, at alle nye og væsentligt ændrede studieordninger har været i høring hos aftagerpanelet, censorformandskabet og eventuelle relevante organisationer (Gymnasieskolernes Rektorforening ved gymnasierettede tilvalg og sidefag), inden de sendes til U&S, der sikrer, at kravene til indhold og form, herunder lovkrav, er overholdt. Studienævnets godkendelsesdato skal fremgå af studieordningen. Ved nye studieordninger skal instituttet udarbejde en kort redegørelse for behovet for en ny studieordning. Redegørelsen skal være bilagt den nye studieordning ved fremsendelse til U&S. U&S sender efter endt kvalitetssikring nye og ændrede studieordninger til endelig godkendelse hos dekanen. Godkendes den nye eller ændrede studieordning af dekanen, foretager U&S nødvendige opdateringer af STADS. Når dette er sket, offentliggør U&S den godkendte studieordning på fakultetets hjemmeside jf. Procedure for offentliggørelse af information om uddannelser, og informerer institut og Akademisk Råd om dekanens godkendelse og om offentliggørelsen. Hvis studieordningen ikke godkendes, afhænger det videre forløb af årsagerne til den manglende godkendelse. U&S initierer dette videre forløb, og studienævnet sikrer, at der ikke undervises efter ikke-godkendte studieordninger. Fremsendelse af en ny eller ændret studieordning sker inden den frist, der er angivet i Årshjul for studieordningsarbejdet. Viser en studieordning sig at indeholde uhensigtsmæssige formuleringer, der giver anledning til misforståelser, kan sådanne formuleringer løbende rettes ved henvendelse til U&S uafhængigt af årshjulets frister for studieordningsændringer. Andre end studienævnet, f.eks. fagkoordinatorer eller administrative medarbejdere, kan henvende sig angående rettelse af fejlagtige oplysninger, og vedkommende orienterer i så fald studienævnet om henvendelsen og dens karakter. 5
Procedure for kursusudbud Kursusudbuddet på fakultetet efterses og justeres løbende af Studienævnet for at sikre, at undervisningen afspejler nyeste forskning på området. Eventuelle justeringer skal afspejles i studieordningen, så der er overensstemmelse mellem undervisningsform, læringsmål og udprøvning. Justeringer sker bl.a. på baggrund af uddannelsesredegørelsen, undervisningsevalueringen og tilbagemeldinger fra censorkorpsene. Studienævnet har ansvar for at godkende det aktuelle kursusudbud, og institutterne har ansvar for at indtaste alle relevante data i kursusdatabasen, kurser.ku.dk, til tiden. Studielederen har ansvar for at dublere eller nedlægge kurser baseret på antallet af tilmeldinger. Procedure U&S fastsætter en fælles frist for inddatering af kursusoplysninger i kursusdatabasen, kurser.ku.dk. Fristen fastsættes, så de studerende fra 1. maj hhv. 1. november kan orientere sig om udbud, inden der åbnes for tilmelding. Institutterne indhenter forslag til kurser fra fagansvarlig og/eller undervisere og er ansvarlige for overholdelse af deadlines for tilbagemelding til U&S. Institutterne sørger for, at alle kursusforslag forelægges til godkendelse i studienævnet, samt at kurserne overholder krav til fagligt og formelt indhold og er i overensstemmelse med studieordningens bestemmelser. Studienævnet sikrer, at der fortsat er alignment mellem undervisning og prøveform ved nye kurser. Kursusplanen skal være offentliggjort på kurser.ku.dk mindst to semestre frem, men det er muligt at foretage ændringer i den, hvis det bliver nødvendigt. Når tilmeldingsfristen er udløbet, behandles tilmeldinger, og tilmeldingstal forelægges studielederen med henblik på beslutning om oprettelse, dublering eller nedlæggelse af et kursus. Hvis der er flere ansøgere, end der er pladser på et givent kursus, vil der blive trukket lod om pladserne. I den forbindelse skal instituttet sikre, at ingen studerende udelukkes fra obligatorisk undervisning og dermed risikerer at blive studietidsforlænget. Studerende kan se tilmeldingerne på selvbetjeningen senest 15. august og 15. januar. Alle studerende, der får afslag, er ligestillede i eftertilmeldingen. Kursusbeskrivelse Alle kursusbeskrivelser i kurser.ku.dk skal indeholde oplysning om: 6
Titel på dansk (og hvis undervisningen foregår på engelsk, skal også angives en engelsk titel): Udfyldes med kursets fulde navn. Hvis kursets navn adskiller sig fra det fagelement, kurset knytter sig til, skal fagelementets fulde navn afslutningsvis angives i parentes. ECTS-point Semester-/blokplacering Skemagruppe Varighed og arbejdsbelastning Ansvarligt udbydende institut Uddannelsesniveau Studieordning Kursusansvarlig Underviser Indhold Undervisningsform: Udfyldes med oplysninger om, hvilke undervisnings- og arbejdsformer der indgår i kurset. Feltets oplysninger skal stemme overens med den pågældende studieordnings tilsvarende oplysninger for det relaterede fagelement, men studieordningens oplysninger kan uddybes i den af instituttet ønskede detaljeringsgrad. Undervisningssprog Prøveform: Her kan med fordel blot henvises til studieordningen. 7
Procedure for undervisningsevaluering Alle fakultetets kurser evalueres hvert semester, herunder også projektorienterede forløb, udlagt undervisning, bachelorprojekter og specialer. Resultaterne af den løbende evaluering meldes bl.a. tilbage til undervisere og studerende som led i kvalitetssikringen af undervisningen. Dekanen er overordnet ansvarlig for evalueringsarbejdet på fakultetet. Institutleder og studieleder har i samarbejde med studienævnet ansvaret for at gennemføre evalueringen, for at der udarbejdes en undervisningsevalueringsrapport og for at rapporten efterfølgende offentliggøres på instituttets hjemmeside. Undervisningsevalueringsrapporten sendes til studienævn, institutleder og fagansvarlige. Institutlederen følger op på evaluering gennem den årlige medarbejderudviklingssamtale (MUS) med henblik på et evt. kompetenceudviklingsforløb. Studienævnet påser, at der følges op på uddannelses- og undervisningsevalueringer. Procedure Institutleder og studieleder lægger hvert år i samarbejde med studienævnet en plan for den årlige evaluering af undervisningen på instituttet. Samtidigt med planlægningen evalueres forrige evaluering med henblik på at vurdere, om formål og metode stemte overens, om der blev spurgt til de rigtige ting, og om en anden metode havde givet bedre resultat. Det skal sikres, at de studerende er inddraget i processen omkring evalueringen fx ved udformning af spørgeskema eller udarbejdelse af undervisningsevalueringsrapporten. Følgende skal fremgå af evalueringsplanen: Om der anvendes andre supplerende evalueringsmetoder. Om der er særlige fokuspunkter for undervisningsevalueringen. Evt. særlige krav til rapporteringsform. En overordnet tidsplan for evalueringsprocessen samt opfølgning. Beskrivelse af kommunikation til de studerende om resultater af og opfølgning på evalueringsresultaterne. Beskrivelse af kommunikation til underviserne om resultater af og opfølgning på evalueringsresultaterne Hvordan evaluering af projektorienterede forløb, bachelorprojekter og specialer effektueres og integreres med kursusevalueringen. Minimumskrav til evaluering For alle kurser gælder: o Alle undervisningsaktiviteter skal evalueres hver gang de udbydes. o En skriftlig slutevaluering er obligatorisk. 8
o Mundtlig midtvejsevaluering er også obligatorisk, men resultatet skal ikke rapporteres til studienævnet der rapporteres kun, at midtvejsevalueringen har været afholdt. For projektorienterede forløb, udlagt undervisning, bachelorprojekter og specialer gælder: o Skriftlig slutevaluering er obligatorisk fra 1. februar 2015. o Mundtlig midtvejsevaluering er obligatorisk, men resultatet skal ikke rapporteres til studienævnet. Andre former for undervisningsevaluering kan være forløbsevalueringer, hvor to semestre eller en hel uddannelse evalueres med henblik på at få evalueret, om der er sammenhæng mellem undervisning, faglige mål og udprøvning. Undervisningsevalueringsrapport Studienævnet kan nedsætte et underudvalg bestående af studieleder og studerende, der udarbejder spørgsmål til evalueringen og/eller evalueringsrapport på baggrund af slutevalueringerne. Udvalget kan inddrage elementer fra andre evalueringer, såfremt der har været sådanne. U&S leverer eksamens- og klagestatistik til brug ved slutevalueringerne. Studienævnet udarbejder en evalueringsrapport til internt brug. På baggrund af denne og drøftelser i studienævnet udarbejdes en undervisningsevalueringsrapport til offentliggørelse. Der må ikke offentliggøres evalueringsdata, der kan føres tilbage til en enkelt underviser. I undervisningsevalueringsrapporten inddeles evalueringsmaterialet i tre kategorier (A, B og C 1 ) på baggrund af nedenstående beskrivelse af de tre kategorier. I kategori A finder man undervisningsevalueringer, der samlet set viser, at undervisningen/fagelementet fungerer særlig godt og kan være til inspiration for andre. I kategori B finder man undervisningsevalueringer, der samlet set viser, at undervisningen/fagelementet fungerer tilfredsstillende. I kategori C finder man undervisningsevalueringer, der samlet set viser, at der i undervisningen/fagelementet er behov for justeringer. Evalueringer i de enkelte kategorier kan godt indeholde både gode og mindre gode elementer, men kategoriseringen sker på baggrund af den samlede vurdering af en undervisning/et fagelement. Undervisningsevalueringsrapporten indledes med en opgørelse af antallet af evalueringer i hver kategori og en refleksion over fordelingen. Herefter omtales hver kategori således: For kategori A fokuseres på de særlig positive erfaringer, der er gjort i perioden. Kategori B (sandsynligvis den store middelgruppe) kommenteres kun ganske kort. For kategori C beskrives, hvilke opmærksomhedspunkter evalueringerne peger på og i forlængelse heraf, hvilke justeringer og øvrige opfølgningsinitiativer det har givet eller vil give anledning til. Den følgende periodes undervisningsevalueringsrapport skal indeholde 1 Afventer tilbagemelding fra KUUR, om A, B, C-kategorisering er et ufravigeligt krav 9
en status over sidste periodes opfølgningsinitiativer initiativer vedr. kompetenceudvikling refleksion over prøve- og dumpestatistik. Omfanget fastlægges til maksimalt tre sider. Opfølgning og offentliggørelse Undervisningsevalueringen indgår som en del af instituttets årlige uddannelsesredegørelse. Såfremt der er kritiske forhold, skal institutleder og studieleder udarbejde en plan for opfølgning. 10
Procedure for uddannelsesredegørelse Alle fakultetets uddannelser skal udarbejde en årlig uddannelsesredegørelse. Redegørelsen indeholder analyser af kvalitativ og kvantitativ ledelsesinformation, en status for uddannelsen samt fremtidsperspektiver. Såfremt der konstateres kritiske forhold, skal redegørelsen indeholde overvejelser om opfølgende tiltag herunder eventuel justering af kapaciteten eller lukning af uddannelsen. Institutlederen for den enkelte uddannelse har ansvaret for at udarbejde redegørelsen og derefter sende den færdige redegørelse til studienævnet, U&S samt dekanen. Studienævnet skal have haft mulighed for at diskutere uddannelsesredegørelsen med institutlederen, inden den afleveres til fakultetet. Dekanen godkender uddannelsesredegørelsen og afrapporterer om fakultetets kvalitetssikringsarbejde til LT. Det er dekanens ansvar at sørge for, at instituttet følger op på eventuelle opmærksomhedspunkter. U&S udarbejder og vedligeholder en skabelon for uddannelsesredegørelser. Procedure Instituttet beskriver i den årlige uddannelsesredegørelse, hvilke aktiviteter der er foregået det foregående år (siden seneste redegørelse) på institut- og uddannelsesniveau vedrørende kvalitetssikring og -udvikling af uddannelse. Instituttet skal anvende fakultetets fælles skabelon for uddannelsesredegørelse og forholde sig til alle vedlagte tal og statistikker på uddannelsesniveau samt redegøre for årsager og handling, hvis tallene ikke lever op til de standarder, der er fastsat af direktionen. U&S har på forhånd indsat de tal i skabelonen, der ikke overholder de fastsatte standarder, og vedlagt alle nøgletal som bilag til orientering. Senest 1. januar udleverer U&S de delvist udfyldte skabeloner til institutterne. Hvor det er relevant, skal der redegøres separat for hhv. BA- og KA-uddannelser. Institutterne har mulighed for at give feedback på fakultetets procedurebeskrivelser og andre kvalitetssikringsredskaber i redegørelsen, således at kvalitetssikringsarbejdet løbende justeres, og at evt. uhensigtsmæssigheder i disse kan identificeres og korrigeres. Institutternes redegørelse skal sendes til U&S senest 1. marts. U&S analyserer det indleverede og sammenligner det med eventuelle uddannelsesredegørelser fra tidligere år. 11
Herefter sammenfatter U&S redegørelserne og fremlægger dem for dekanen, der i løbet af efteråret mødes med institutterne for at diskutere redegørelserne og eventuelle handlingstiltag. Standarder for kvalitet I forbindelse med uddannelsesredegørelserne har direktionen fastsat følgende standarder for kvalitet: Dimensionering og optag Institutterne sætter selv kapacitetsmålene for kommende år, dog ud fra de rammer som er udstukket af dekanen og ministeriet. Hvis en uddannelses reelle optag afviger væsentligt fra det fastsatte mål, skal instituttet redegøre for forskellen. Frafald Hvis en uddannelses frafald overstiger landsgennemsnittet for humanistiske uddannelser med mere end 33 % eller er steget mere end 20 % i forhold til det foregående år, skal instituttet beskrive, hvad det planlægger at gøre for at afhjælpe situationen. Hvis initialfrafaldet overstiger gennemsnittet for uddannelserne på fakultetet med mere end 33 % eller er steget med mere end 20 % i forhold til det foregående år, skal instituttet beskrive, hvad det planlægger at gøre for at afhjælpe situationen. Gennemførelse Hvis gennemførelsen ikke lever op til nedenstående standarder, skal instituttet beskrive, hvad det planlægger at gøre for at afhjælpe situationen. Standarderne er opgjort frem til 2020 for henholdsvis bachelor- og kandidatniveau. Bachelor 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Gennemførelse 35 % 40 % 50 % 65 % 80 % 95 % på normeret tid Kandidat 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Gennemførelse 15 % 25 % 35 % 50 % 65 % 85 % på normeret tid Den gennemsnitlige forsinkelse skal mindskes med 1 måned om året for bacheloruddannelser og 2 måneder om året for kandidatuddannelser, indtil fakultetets overordnede reduktionsmål er nået i 2020 eller til den gennemsnitlige studietid er på niveau med normeret studietid. Beskæftigelse Hvis ledigheden for en uddannelses dimittender er mere end 25 % over landsgennemsnittet for den relevante uddannelseskategori eller er steget med mere 20 % i forhold til det foregående år, skal instituttet beskrive, hvad det planlægger at gøre for at afhjælpe situationen. 12
Undervisningsevaluering Se nærmere detaljer under Procedure for undervisningsevaluering. Antal undervisningstimer Institutterne skal som minimum tilbyde alle bachelorstuderende 12 timers undervisning om ugen, og fra 2017 skal alle kandidatstuderende tilbydes 8 timers undervisning om ugen. Udvekslingsaftaler Se nærmere detaljer under Procedure for sikring af Erasmusaftaler og udvekslingsbalance. Antal internationale full degree studerende Institutterne sætter selv kapacitetsmålene for kommende år. Hvis en uddannelses reelle optag afviger væsentligt fra det fastsatte mål, skal instituttet redegøre for forskellen. Aftagerpanel Der skal afholdes mindst ét møde med hvert aftagerpanel årligt. Eksamensklager Se nærmere detaljer under Procedurer for eksamensklager og anker. Studiestart Se nærmere detaljer under Procedure for studiestart. Studie- og karrierevejledning Se nærmere detaljer under Procedure for studie- og karrierevejledning. 13
Procedure for uddannelsesevaluering Fakultetet gennemfører uddannelsesevalueringer minimum hvert sjette år på alle uddannelser. U&S vedligeholder en turnusplan og udarbejder en skabelon for uddannelsesevalueringer, som institutterne skal bruge i deres afrapportering. U&S sikrer, at de data, der ligger til grund for evalueringen, er de mest aktuelle, og at institutterne udfylder skabelonerne fyldestgørende og i overensstemmelse med denne procedure. Instituttet har ansvar for at udføre evalueringen og forholde sig til og reagere på eventuelle forhold, der ikke lever op til de fastsatte standarder. Institutlederen er ansvarlig for dette, og med mindre andet aftales, vil institutlederen være modtager af henvendelser fra U&S i denne sammenhæng. Der afrapporteres på uddannelsesevalueringen til dekanen, der rapporterer videre til LT om fakultetets kvalitetssikringsarbejde. Dekanen har i samarbejde med studiechefen ansvar for at kommentere den udfyldte evalueringsskabelon og følge op på eventuelle opmærksomhedspunkter og handleplaner fra tidligere uddannelsesevalueringer. Uddannelsesevalueringen består af følgende elementer: De fagspecifikke dele af instituttets uddannelsesredegørelse En udfyldt uddannelsesevalueringsskabelon En dialog med eksterne eksperter Uddannelsens handleplaner Referat af dialogen med de eksterne eksperter, herunder deres konkrete input Afsluttende møde med dekanen Procedure U&S kontakter i starten af oktober fakultetets institutter og informerer om, hvilke uddannelser der skal evalueres i det kommende år, jf. den gældende turnusplan. Der indkaldes til et møde i december, hvor skabelonerne til henholdsvis uddannelsesredegørelse og -evaluering præsenteres, og forløbet gennemgås. U&S står til rådighed for institutterne under hele evalueringsprocessen. Senest 1. januar udleverer U&S skabeloner til de uddannelser, der skal evalueres. De aktuelle tal, som uddannelsen skal forholde sig til, er indført i skabelonen af U&S. Institutterne skal senest 1. februar meddele U&S, hvilke typer af eksterne eksperter (eksempelvis kernefaglige, tværfaglige og pædagogisk didaktiske eksperter eller eksperter med et 14
aftagerperspektiv) de ønsker at inddrage i deres evaluering samt eventuelt konkrete forslag til personer fra fakultetets bruttoliste over eksterne eksperter. Senest 1. marts fremsender institutterne deres udfyldte uddannelsesevalueringsskabelon samt de årlige uddannelsesredegørelser jf. Procedure for uddannelsesredegørelse. U&S gennemgår det fremsendte materiale og sørger for, at der bliver rettet op på eventuelle misforståelser eller mangler. U&S sørger for, at de dele af instituttets årlige uddannelsesredegørelse, der vedrører den pågældende uddannelse, bliver medtaget i det videre arbejde. På baggrund af institutternes ønsker samt uddannelsesredegørelser og evalueringer nedsætter fakultetet det endelige panel af eksterne eksperter, som skal indgå i årets uddannelsesevalueringer. Dekanen kommer med sine input til uddannelsesevalueringerne og godkender alle aftaler. Herefter koordinerer U&S, i samarbejde med institutterne, aktiviteterne med de eksterne eksperter på tværs af de uddannelser, der indgår i årets uddannelsesevalueringer. Udformningen af de eksterne eksperters arbejde afhænger af de deltagende uddannelsers uddannelsesevalueringer, så det sikres, at de eksterne eksperters kompetencer udnyttes optimalt, og at de evaluerede uddannelser får feedback på netop de områder, hvor der er behov for det. De eksterne eksperters input og anbefalinger til uddannelsen tages til referat af U&S. Aktiviteter med de eksterne eksperter afholdes i løbet af april, maj og juni, så referatet ligger klar senest 1. juli. På baggrund af dialogen med de eksterne eksperter samt de udfyldte skabeloner til hhv. uddannelsesredegørelse og -evaluering udarbejder uddannelsen en handlingsplan, der dels forholder sig til eventuelle problemstillinger, og dels vedrører fremtidsperspektiver for de kommende 6 år. Handlingsplanen afleveres til U&S senest 1. september, med henblik på endelig godkendelse af dekanen. U&S indkalder herefter til et møde mellem den evaluerede uddannelse og dekanen. På mødet samles der op på forløbet, handleplanerne gennemgås, og det videre forløb diskuteres. Dekanen sørger for at følge op på eventuelle opmærksomhedspunkter og sikre, at handleplanerne gennemføres. U&S fremsender på baggrund af den samlede uddannelsesevaluering og de tilhørende rapporter et kort sagsnotat samt et forklæde til drøftelse i direktionen, inden materialet videresendes til LT senest 1. oktober. Eksterne eksperter Fakultetet udarbejder på baggrund af input fra institutterne en bruttoliste over eksterne eksperter, der kan benyttes i forbindelse med uddannelsesevalueringerne. 15
En gang om året kontakter U&S institutterne med henblik på at få opdateret og justeret bruttolisten, så den altid er opdateret i forhold til aktuelle udfordringer, strategier og behov. Hvis en uddannelse ønsker at benytte en ekstern ekspert, der ikke indgår i bruttolisten, har dekanen mulighed for løbende at tilføje eksperter til bruttolisten. Standarder for kvalitet I forbindelse med uddannelsesevalueringerne har direktionen som supplement til standarderne for uddannelsesredegørelserne fastsat følgende standarder for kvalitet: VIP/DVIP-ratio Hvis VIP/DVIP-ratioen er 25 % eller mere under landsgennemsnittet for Humaniora, skal instituttet redegøre nærmere for forholdet, samt beskrive hvad det planlægger at gøre for at øge ratioen. Stud/VIP-ratio Uddannelsen skal oplyse om stud/vip-ratio for alle niveauer (bachelor-, kandidat-, master- og/eller diplomuddannelser) i både antal og årsværk. De tal, der ligger til grund for udregningerne, skal vedlægges som bilag. Stud/VIP-ratioen skal leve op til de mål, der er sat i KUs udviklingskontrakt 2015-17: Mindst 9,2 % i 2015 Mindst 9,4 % i 2016 Mindst 9,8 % i 2017 Hvis dette ikke er tilfældet, skal instituttet redegøre nærmere for forholdet, samt beskrive hvad det planlægger at gøre for at øge ratioen. 16
Procedure for udvikling og prækvalifikation af nye uddannelser Ansøgning om prækvalifikation af fakultetets uddannelser skal godkendes af LT. Det praktiske arbejde i forbindelse med udarbejdelsen af ansøgning og bilag finder sted på fag- og institutniveau, men understøttes og kvalitetssikres af U&S. Ansvaret for fagets og instituttets engagement i processen fastlægges lokalt. Den præcise ansvarsfordeling fremgår af Årshjul for udvikling og prækvalifikation af nye uddannelser. Dekanen godkender forslag til nye uddannelser efter drøftelse i direktionen. Herefter sendes forslag til LT, der godkender endeligt efter høring af KUUR jf. Procedure for universitetets godkendelse af nye uddannelser. Procedure Udviklingen i det omkringliggende samfund kan skabe behov for nye uddannelser. For at sikre, at disse er relevante, at der er efterspørgsel efter færdiguddannede inden for fagområdet, og at uddannelsen er drøftet med relevante interessenter, har fakultetet fastsat en procedure for prækvalifikation og udvikling af nye uddannelser. Rektor, dekan, institut, studienævn og studieleder kan alle fremsætte forslag til nye uddannelser. Udviklingen og prækvalifikationen af nye uddannelser på fakultetet foregår i fem separate faser. De første fire faser afsluttes med en vurdering og afgørelse, og kun hvis der er positivt svar, fortsættes arbejdet. Indledende fase Den indledende fase begynder med et idéoplæg og slutter med prodekanens godkendelse af oplægget. Når der opstår et behov for en ny uddannelse, kontakter instituttet U&S, der indkalder relevante parter til et indledende møde. Samtidig sendes links til fakultetets årshjul for udvikling og prækvalifikation af nye uddannelser, tjekliste for udvikling af nye uddannelser på KU samt denne procedurebeskrivelse. På mødet kan årshjulet og procedurebeskrivelsen drøftes, og instituttet har mulighed for at stille spørgsmål til proces og arbejdsopgaver. Efter mødet udarbejder instituttet et egentligt uddannelsesudkast, der sendes til U&S. Udkastet skal indeholde en kompetenceprofil og forholde sig til fagmiljø, behov og uddannelseslandskabet i Danmark og udlandet. U&S gennemlæser udkastet og sørger for, at det indeholder alle nødvendige oplysninger for det videre arbejde. Herefter sendes det til prodekanen for uddannelse, der godkender eller forkaster og efterfølgende orienterer Studielederkredsen. 17
1. fase Hvis prodekanen godkender udkastet, udarbejder instituttet et første udkast til selve ansøgningen om prækvalifikation. Udkastet skal indeholde følgende: Udfyldt tjekliste til udvikling af nye uddannelser jf. Procedure for universitetets godkendelse af oprettelse af nye uddannelser Kompetenceprofil samt konstituerende elementer inklusive kompetencemål Forslag til dimensionering Aftagerpanelhøring Undervejs i arbejdet med udkastet fungerer U&S som sparringspartner, så det sikres, at alle dokumenter opfylder de krav, der stilles til dem. Når udkastet til ansøgning om prækvalifikation er færdigt, sender instituttet det til U&S, der tjekker, at alle bilag er vedlagt, og at ansøgningen lever op til de stillede krav. Herefter videresender U&S ansøgningen til behandling hos dekanen. 2. fase Hvis dekanen godkender ansøgningen, sender U&S ansøgning og bilag til Uddannelsesservice i Nørregade, der sørger for, at ansøgningen behandles i overensstemmelse med den fælles procedure herfor, herunder inddragelse af KUUR. 3. fase Godkender LT ansøgningen, justerer instituttet ansøgning og bilag i overensstemmelse med eventuelle kommentarer fra Uddannelsesservice. Herefter sendes den færdige ansøgning til U&S, der sikrer, at alle kommentarer er adresserede, og uploader ansøgningen til det relevante ministerium, der godkender. Implementering Hvis der modtages et positivt svar på ansøgning om prækvalifikation, vil instituttet udarbejde en egentlig studieordning i henhold til Procedure for udarbejdelse, ændring og eftersyn af studieordninger. Sideløbende med dette arbejde vil instituttet i samarbejde med KUs kommunikationsafdeling udarbejde en plan for markedsføring af uddannelsen. Standarder for kvalitet Der skal kunne dokumenteres et behov for uddannelsen, og den skal være rentabel. 18
Procedure for lukning af eksisterende uddannelser Opstår der et ønske om at lukke en uddannelse, skal lukningen godkendes af dekanen efter drøftelse i direktionen. Derefter skal lukningen godkendes af LT. U&S varetager det praktiske arbejde i forbindelse med lukningen og sikrer, at igangværende studerende får mulighed for at færdiggøre uddannelsen inden for en bestemt tidsramme, og at lovgivning på området overholdes. Procedure Studienævn, studieledelse, dekan eller institutledelse kan anmode om lukning af en uddannelse. Dette kan være begrundet i uddannelsesredegørelser og -evalueringer, som skal indeholde overvejelser om lukning, såfremt der er konstateret kritiske forhold. Opstår ønsket om at lukke en uddannelse i studienævnet eller institutledelse, kontaktes U&S, der indsamler relevante data om uddannelsen og vurderer konsekvenserne af en lukning bl.a. på baggrund af antal igangværende studerende, potentielle studerende med retskrav på optagelse, fagligt beslægtede uddannelser samt de igangværende studerendes studieprogression. U&S videregiver ønsket om lukning sammen med sine kommentarer til fakultetets direktion, der behandler ønsket om lukning. Hvis dekanen ønsker, at en uddannelse skal lukkes på baggrund af det løbende kvalitetssikringsarbejde, skal det relevante studienævn underrettes om beslutningen, så det har mulighed for at gøre indsigelse. Når dekanen har godkendt et ønske om lukning af en eksisterende uddannelse, udarbejder U&S en plan for lukning af uddannelsen. Planen skal indeholde beskrivelse af, hvordan uddannelsen afvikles, så indskrevne studerende kan færdiggøre uddannelsen, og en plan for, hvordan de studerende informeres om lukningen. Såfremt der er tale om en kandidatuddannelse, skal de studerende på en fagligt relevant/naturlig bacheloruddannelse, informeres om lukningen og have information om, hvilke/n andre kandidatuddannelser, der vil være relevante. Dette fremsendes til Uddannelsesservice, der forelægger sagen for LT. Efter LT s godkendelse orienterer U&S det faglige miljø og starter eksekveringen af lukningen. Uddannelsesservice meddeler i samarbejde med U&S ministeriet, at universitetet ønsker at lukke den pågældende uddannelse. Mindst 1½ år før lukningen får effekt meddeles, hvornår der er sidste optag på uddannelsen. Dette skal som minimum ske på KUnet studier.ku.dk ug.dk. 19
Samtidig meddeles også den egentlige dato for lukning af uddannelsen, der skal ligge senere end datoen for sidste optag plus normeret studietid. Herefter skal alle indskrevne på uddannelsen have personlig besked om lukningsdatoen via deres KU-mail samt via studiebeskeder på uddannelsessiderne i KUnet. Instituttet skal have udarbejdet en plan for sidste udbud af undervisning og tilhørende prøver, og de studerende orienteres om, hvordan de kan gennemføre uddannelsen, inden den lukkes. De studerende informeres om konsekvenserne ved ikke at bestå alle uddannelsens prøver, inden den lukker. U&S udarbejder planer for afvikling, der sikrer, at alle optagne, inklusive dem, der har/har haft orlov samt studerende, der skal til syge-/omprøve, kan gennemføre uddannelsen inden for maksimal studietid, herunder en plan over, hvornår fagelementer udbydes sidste gang. Skulle der være studerende, der ikke når at færdiggøre deres uddannelse inden lukning, vejledes de om muligheder for studieskift til beslægtede uddannelser samt muligheder for meritoverførsel og gennemførsel på disse. 20
Procedure for dialog med alumner, aftagerpaneler og censorkorps Fakultetet sikrer en løbende og systematisk inddragelse af eksterne interessenter ved at være i dialog med relevante parter. Denne procedurebeskrivelse viser den systematiske del af dialogen med de eksterne interessenter, men derudover indgår interessenterne også i en løbende og mindre formel dialog mellem eksterne parter og institutterne. Dekanen har ansvaret for at sikre rammerne for en god dialog med interessenter, herunder dimittender, aftagerpaneler og censorkorps. Dekanen følger op over for instituttet, såfremt kravene i denne procedure ikke efterleves. Fakultetsservice har ansvar for at koordinere interessentdialogen med Uddannelsesservice og for at sørge for, at alle relevante informationer bliver gjort tilgængelige for institutterne. Institutlederen har det overordnede ansvar for at dialogen med alumner, aftagerpanel og censorkorps inkorporeres i den løbende monitorering og udvikling af uddannelser. Input fra den løbende dialog skal afspejles i de årlige uddannelsesredegørelser. Procedure Dialog med alumner Uddannelsesservice gennemfører en stor dimittendundersøgelse hvert sjette år og en mindre hvert tredje år. Den systematiske dialog med dimittenderne skal sikre, at fakultetets uddannelser udvikles løbende, og at de studerende opnår den viden samt de færdigheder og kompetencer, der primært efterspørges på arbejdsmarkedet inden for deres fagområde. Det enkelte institut inddrager dimittendrapporter i monitoreringen og evalueringen af uddannelser samt i den løbende kvalitetssikring af instituttets studie- og karrierevejledning og øvrige relevante aktiviteter. Den specifikke ansvarsfordeling på instituttet fastlægges på institutniveau og fremgår af instituttets hjemmeside. Dekanen sikrer, at undersøgelsens resultater udbredes til relevante interessenter, og at resultaterne indgår i kvalitetssikring og -udvikling af relevante aktiviteter i Fakultetsservice. Dimittender modtager et spørgeskema henholdsvis et og fire år efter deres uddannelse er afsluttet. Spørgeskemaet omhandler blandt andet beskæftigelsessituation, faglig sammenhæng mellem 21
eventuelt job og uddannelse, uddannelsens kvalitet og anvendelighed, universitetets erhvervs- og karriereindsats samt videre kompetenceudvikling. Fakultetsservice har ansvar for at udarbejde eventuelle fakultetsspecifikke spørgsmål og koordinere udsendelsen af disse med Uddannelsesservice. Når Uddannelsesservice udarbejder sine dimittendrapporter, sikrer U&S, at resultaterne indgår i fakultetets platform for ledelsesinformation, mens dekanen sikrer, at resultaterne inddrages i fakultetets arbejde på relevante områder. Ud over dimittendundersøgelserne kan instituttet på andre måder inddrage dimittender i udvikling af uddannelsernes relevans og kvalitet. Sådanne andre måder kan f.eks. være gennem oprettelse af dimittendnetværk, deltagelse af dimittender i karriere-, faglige eller sociale arrangementer, aktiv deltagelse i undervisningen og/ eller inddragelse af dimittender i den interne monitorering og evaluering af uddannelser. Dialog med aftagerpaneler Alle fakultetets institutter har et eller flere aftagerpaneler tilknyttet. Det enkelte institut beslutter, om det vil have ét panel for hver uddannelse eller et samlet for alle instituttets uddannelser. Aftagerpanelet rådgiver uddannelserne om uddannelsernes kvalitet og relevans, og om hvilke kompetencer arbejdsmarkedet efterspørger hos de færdiguddannede. Instituttet sikrer, at input fra aftagerpanelet indgår i sikring og udvikling af de respektive uddannelsers relevans og kvalitet. Aftagerpanelet skal sammensættes, så det repræsenterer relevante aftagere og dimittender for den eller de pågældende uddannelser, og så det afspejler erfaring med og indsigt i uddannelsesområdet og de ansættelsesområder, som uddannelserne giver adgang til. Der stiles efter en medlemsperiode på minimum tre år af hensyn til kontinuiteten i panelets arbejde. Instituttet skal mindst afholde ét årligt møde med aftagerpanelet. Til mødet tages referat, som efterfølgende skal offentliggøres på instituttets hjemmeside. Studienævnet har ansvar for, at aftagerpanelet/-panelerne inddrages ved udvikling af nye og eksisterende uddannelser, herunder udarbejdelse af nye studieordninger og væsentlige ændringer af eksisterende studieordninger samt ved udvikling af nye undervisnings- og prøveformer, jf. Procedure for udarbejdelse, ændring og eftersyn af studieordninger. I forbindelse med instituttets årlige uddannelsesredegørelse udarbejdes en rapport om aftagerpanelets aktiviteter i det foregående år. Instituttet skal sende den årlige rapport til relevante personer og instanser på instituttet, herunder studie- og karrierevejledningen. Instituttet evaluerer anvendelsen og udbyttet af aftagerpanelets input, og inddrager løbende rapporten i diskussionen. 22
Den specifikke ansvarsfordeling i forbindelse med aftagerpaneler, herunder panelernes sammensætning, organisatoriske tilknytning og mødeledelse, fastlægges på institutniveau og offentliggøres på instituttets hjemmeside. Dialog med censorkorps Censorerne spiller en stor rolle i den løbende kvalitetssikring af uddannelserne. Den dialog, der løbende foregår med censorerne ved hver eksamenstermin sikrer, at der er sammenhæng mellem de faglige mål og udprøvningen. Censorformandskaberne indgår i systematisk dialog med fakultetets uddannelser. U&S indhenter og distribuerer censorformandskabernes beretning til institutterne. Derudover afholder dekanen hvert år et møde med censorformandskaberne for de humanistiske uddannelser. Dekanen orienterer efterfølgende institutlederne og Studielederkredsen, som har ansvar for, at informationerne videregives til relevante personer på institutterne. Dekanen har ansvar for, at informationen tilgår relevante personer i Fakultetsservice. Institutlederen har det overordnede ansvar for, at input fra censorkorpset, herunder censorformandskabets årlige beretning, indgår i den løbende sikring og udvikling af de respektive uddannelsers relevans og kvalitet. Studienævnet har ansvar for, at censorformandskabet høres i forbindelse med studieordninger jf. Procedure for udarbejdelse, ændring og eftersyn af studieordninger. 23
Procedure for sikring af Erasmusaftaler og udvekslingsbalance Fakultetet har udarbejdet en procedure for indgåelse og fornyelse af Erasmusaftaler for at sikre, at aftalerne er til gavn for både undervisere og studerende. Udvekslingsbalancen monitoreres hvert år på baggrund af en kvote for, hvor mange studerende fakultetet må optage som indgående udvekslingsstuderende. Endelig har fakultetet vedtaget minimumskrav til international vejledning, samt en fast portefølje af større vejledningsarrangementer, for at sikre bedst mulig vejledning om udrejse. Erasmuskoordinatoren på instituttet tager initiativ til og indgår nye aftaler, ligesom det er Erasmuskoordinatoren, der reviderer eksisterende aftaler og tager stilling til, om disse skal fornys. Procedure Fornyelse af Erasmusaftaler Ved ønske om nye Erasmusaftaler foretager institutlederen en vurdering af, om den foreslåede aftale er vigtig for fagmiljøet ud fra et sæt af kriterier, der er fastlagt af KUUR i Procedure for indgåelse af nye aftaler, som findes på KUnet. Alle ønsker om indgåelser af nye aftaler sendes til dekanen via den erasmusansvarlige i U&S. Et ønske om indgåelse/fornyelse kan dog kun behandles, såfremt følgende modtages: En udfyldt Erasmusskabelon En udfyldt udgave af KUUR's tjekliste En mail eller anden dokumentation fra institutleder, der godkender indgåelse af den pågældende aftale. Når ovenstående er modtaget, sender U&S Erasmusaftalen til underskrivelse i Uddannelsesservice, hvor aftalen skal underskrives af KU's institutional coordinator. Når aftalen er underskrevet af KUs institutional coordinator, sendes den retur til erasmuskoordinatoren på instituttet, der videreformidler til samarbejdsuniversitetet. Hvis aftalen ikke er underskrevet af samarbejdsuniversitetet, når KU s institutional coordinator modtager aftalen til underskrivelse, skal aftalen efter underskrivelse på samarbejdsuniversitetet sendes til International Uddannelse og SU til endelig registrering i FØNIX. Ved fornyelse af eksisterende aftaler følges ovenstående procedure. 24
Sikring af udvekslingsbalance International Uddannelse og SU på KU meddeler hvert år en kvote for, hvor mange studerende, fakultetet må optage som indgående udvekslingsstuderende. Kvoten afspejler den udgående mobilitet fra fakultetet året før. U&S monitorerer kvoten og afrapporterer én gang årligt om udvekslingsbalancen til KU centralt. Standard for kvalitet Hvis der slet ikke har været ind- eller udrejse på en aftale to år i træk, eller hvis der har været væsentlig ubalance i forholdet mellem ind- og udrejsende tre år i træk, skal instituttet redegøre for årsager og eventuelle tiltag. 25
Procedure for akkreditering af nye uddannelser Indtil KU bliver institutionsakkrediteret, skal alle nye uddannelser akkrediteres efter det gamle system. Denne procedurebeskrivelse skal ses som et tillæg til Procedure for udvikling og prækvalifikation af nye uddannelser og beskriver udelukkende procedurer og arbejdsgange, der ligger tidsmæssigt efter Det rådgivende udvalg for udbud af videregående uddannelsers (RUVU) prækvalifikation af uddannelsen. Det praktiske arbejde i forbindelse med udarbejdelsen af ansøgning og bilag finder sted på fag- og institutniveau, men understøttes og kvalitetssikres af U&S. Ansvaret for fagets og instituttets engagement i processen fastlægges lokalt og offentliggøres på instituttets hjemmeside. Procedure Inden der kan søges om akkreditering, skal uddannelsen prækvalificeres. Dette sker i henhold til Procedure for udvikling og prækvalifikation af nye uddannelser. Efter RUVU s prækvalifikation af uddannelsen, skal institutterne udarbejde et udkast til en studieordning jf. Procedure for udarbejdelse, ændring og eftersyn af studieordninger. U&S assisterer med arbejdet og står til rådighed for eventuelle spørgsmål. Sideløbende med studieordningsarbejdet udarbejder instituttet en dokumentationsrapport i henhold til gældende regler fra Danmarks Akkrediteringsinstitution (AI). U&S kvalitetssikrer rapporten. Dokumentationsrapport Instituttet udarbejder dokumentationsrapporten og koordinerer produktionen eller indsamlingen af relevant materiale. U&S understøtter efter aftale med instituttet arbejdet med dokumentationsrapporten og dertilhørende materiale. Understøttelsen kan f.eks. bestå i fremskaffelse af data, produktion af eller feedback på tekstmateriale eller anden form for sparring undervejs i processen. Inden upload gennemlæser U&S rapporten og sikrer, at den overholder de formelle rammer og krav fra AI, og at indholdet stemmer overens med fakultetets kvalitetssikringssystem, strategier og visioner. U&S skal modtage en samlet dokumentationsrapport, hvor alle spørgsmål er besvaret, senest 14 dage inden deadline for upload af rapporten og dertilhørende materiale. U&S returnerer en kommenteret udgave af dokumentationsrapporten til instituttet senest en uge inden deadline for upload, således at det er muligt for instituttet at tilpasse rapporten i henhold til eventuelle kommentarer. Inden dokumentationsrapporten uploades til AI, skal studielederen, der er bemyndiget af dekanen, godkende, at indholdet er retvisende. Herefter uploader instituttet dokumentationsrapporten og dertilhørende materiale til AI. 26
Instituttet skal sætte prodekanen for uddannelse cc på den mail, der sendes til Uddannelsesservice, der meddeler, at dokumentationsrapporten er klar til afsendelse. Instituttet leverer evt. supplerende dokumentation til AI, hvis der er behov herfor. U&S kan efter aftale med instituttet bidrage til dette arbejde. Akkrediteringspanel AI kontakter universitetet med forslag til sammensætning af akkrediteringspanelet for den givne uddannelse. U&S videresender hurtigst muligt disse forslag til instituttet, og eventuelle kommentarer fra instituttet sendes direkte til AI pr. e-mail med kopi til sagsbehandleren i U&S. Akkrediteringsrapport og afgørelse En foreløbig akkrediteringsrapport, herunder AI s indstilling til Akkrediteringsrådet om akkreditering af den pågældende uddannelse, sendes i høring på fakultetet. U&S videresender hurtigst muligt akkrediteringsrapporten til instituttet. Koordinering og indsendelse af eventuelt høringssvar aftales på det givne tidspunkt mellem instituttet og U&S. Når der foreligger en endelig afgørelse fra Akkrediteringsrådet, videresender U&S hurtigst muligt denne til instituttet. Implementering Hvis der modtages et positivt svar på ansøgning om akkreditering, vil instituttet udarbejde en endelig version af studieordningen i henhold til Procedure for udarbejdelse og ændring af studieordninger. Sideløbende med dette arbejde vil instituttet i samarbejde med fakultetets og universitetets kommunikationsafdelinger udarbejde en plan for markedsføring af uddannelsen. 27
Procedure for akkreditering af eksisterende uddannelser Indtil KU bliver institutionsakkrediteret, skal fakultetets uddannelser fortsat turnusakkrediteres. Turnusakkreditering sker i overensstemmelse med gældende lovkrav på området. Ansøgning om akkreditering af fakultetets uddannelser foretages af rektoratet. Det praktiske arbejde i forbindelse med akkreditering finder sted på fag-, institut- og fakultetsniveau. Ansvaret for fagets og instituttets engagement i akkrediteringsprocessen fastlægges lokalt og offentliggøres på instituttets hjemmeside. U&S er ansvarlig for Fakultetsservices deltagelse i forbindelse med akkreditering. Procedure Turnusplan og opstart AI udarbejder turnusplaner, hvoraf det fremgår, hvilke uddannelser der skal akkrediteres i den gældende periode og hvornår. Turnusplanen sendes i høring på KU, herunder på Det Humanistiske Fakultet. U&S kontakter de berørte institutter med henblik på afgivelse af høringssvar til placeringen af uddannelserne i turnusplanen. Den aktuelle turnusplan kan ses på AI s hjemmeside. Fristen for upload er pt. 15. december (turnusrunde 1) eller 1. juli (turnusrunde 2). Falder fristen på en lørdag eller søndag, er fristen fredagen inden. Ca. ni måneder før fristen for upload af dokumentationsrapporten og dertilhørende materiale kontakter U&S instituttet. U&S stiller en fast sagsbehandler til rådighed gennem hele forløbet. På mødet deltager U&S, studielederen og/eller studienævnsformanden og VIP er (som minimum fagkoordinator eller tilsvarende) fra uddannelsen. Øvrige relevante ressourcepersoner/interessenter kan deltage i mødet. På mødet drøftes, om der allerede på det givne tidspunkt skal fremskaffes dokumentation eller træffes andre foranstaltninger for på bedst mulig vis at opfylde kravene i forbindelse med akkreditering. Kravene fremgår af AI s vejledning til uddannelsesakkreditering, og det forudsættes, at alle deltagere på mødet er bekendt med indholdet af denne vejledning. På mødet drøftes desuden U&S s eventuelle deltagelse i udarbejdelsen af dokumentationsrapport og materiale. Eventuelle spørgsmål til AI s vejledning, akkrediteringsprocessen eller andre relaterede emner kan også drøftes på mødet. Instituttet udpeger en kontaktperson, som U&S i resten af processen kan henvende sig til. Kontaktpersonen videreformidler i resten af processen information fra U&S til relevante personer og instanser på instituttet. Navnet på kontaktpersonen oplyses til U&S s sagsbehandler senest på mødet. U&S udsender en opsummering af mødets resultater senest en uge efter mødet. 28
Som optakt til en ny turnusrunde afholder AI et informationsmøde for de implicerede uddannelser og institutter samt bl.a. U&S. Dette møde finder typisk sted ca. fem måneder inden deadline for upload af dokumentationsrapporten og dertilhørende materiale. AI meddeler dato og sted for dette møde til U&S, som hurtigst muligt videresender informationerne til de pågældende institutter. Har instituttet i løbet af akkrediteringsprocessen behov for at kontakte AI, kan det enten ske gennem U&S eller direkte. I sidstnævnte tilfælde skal U&S s sagsbehandler være cc-modtager af e-mails og orienteres om væsentlige relevante forhold, der måtte være drøftet mellem instituttet og AI telefonisk eller personligt. Dermed er sagsbehandleren forberedt på eventuel inddragelse i korrespondance om disse forhold. Dokumentationsrapport Instituttet udarbejder dokumentationsrapporten og koordinerer produktionen eller indsamlingen af dertilhørende materiale, og U&S understøtter efter aftale med instituttet arbejdet. Understøttelsen kan f.eks. bestå i fremskaffelse af data, produktion af eller feedback på tekstmateriale eller anden form for sparring undervejs i processen. Inden upload gennemlæser U&S rapporten og sikrer, at den overholder de formelle rammer og krav fra AI, og at indholdet stemmer overens med fakultets kvalitetssikringssystem, strategier og visioner. U&S skal modtage en samlet dokumentationsrapport, hvor alle spørgsmål er besvaret, senest 14 dage inden deadline for upload af rapporten og dertilhørende materiale. U&S returnerer en kommenteret udgave af dokumentationsrapporten til instituttet senest en uge inden deadline for upload, således at det er muligt for instituttet at tilpasse rapporten i henhold til eventuelle kommentarer. Instituttet uploader dokumentationsrapporten og dertilhørende materiale til AI. AI sender U&S det link, der skal bruges i forbindelse med upload, og U&S sender hurtigst muligt linket videre til instituttet. Inden dokumentationsrapporten uploades til AI, skal studielederen, der er bemyndiget af dekanen, godkende, at indholdet er retvisende. Instituttet skal sætte dekanen cc på den mail, der sendes til Uddannelsesservice, der meddeler, at dokumentationsrapporten er klar til afsendelse. Skulle AI efter aflevering af dokumentationsrapporten have behov for supplerende dokumentation, leverer instituttet denne dokumentation. U&S kan efter aftale med instituttet bidrage til dette arbejde. Akkrediteringspanel AI kontakter U&S med forslag til sammensætning af akkrediteringspanelet for den givne uddannelse samt dato og klokkeslæt for akkrediteringspanelets møder på uddannelsen. U&S videresender hurtigst muligt disse forslag til instituttet. Eventuelle kommentarer fra instituttet til AI s forslag sker direkte til AI pr. e-mail med U&S s sagsbehandler som cc-modtager. 29