Danske Funktionærers Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøe nr. 81 Manag en 31. august 2015 kl. 17.00 Hos Domea.k, Olenburg Alle 3, 2630 Høje Tåstrup Dagsoren: 1 Gokenelse af agsoren... 2 2 Gokenelse af referat... 2 3 Boligorganisationen... 2 3.1 Bolbrohaven... 2 3.2 Orientering fra formanskabet... 3 3.3 Orientering fra aministrationen... 3 3.4 Servicecenter Ballerup... 3 3.5 Afelingsbesøg... 10 3.6 Økonomi status - fast punkt... 10 3.7 Gavepolitik... 10 3.8 Status på byggesagerne... 12 3.9 Materialegår Slangerup... 12 3.10 Retningslinjer for tilsku til afelinger ve jubilæum og lign.... 13 4 Boligorganisationens afelinger... 13 4.1 Charlottegårens 40 års føselsag... 13 4.2 Af. 9373/9399 Klostergåren I/II uskiftning af varmevekslere... 14 4.3 Sølvkær Kollektiv råeret... 15 4.4 Markesplasen uskyelse af afrag på lån... 16 5 Møeplanlægning... 16 6 Eventuelt... 16 Deltagere fra bestyrelsen: John Aelsteen Anersen, forman Peter Hansen, næstforman Bente Nees Anne Grethe Christensen Petina Larsen Kirsten Malinovsky Tanja Hornehøj Uffe Dybal Henrik Schram Øvrige eltagere: Claus Kragh, Domea.k Carsten Peersen, Domea.k Michael H. Jørgensen, Domea.k Jacob Seiling, Domea.k Usent en 8. september 2015
1 Gokenelse af agsoren Det instilles, at bestyrelsen gokener en usente agsoren. Dagsoren blev gokent. 2 Gokenelse af referat Aministrationen har ikke motaget kommentarer eller insigelser til referatet fra organisationsbestyrelsesmøet. 17. juni 2015. Det instilles, at referatet gokenes. Referatet blev gokent. 3 Boligorganisationen 3.1 Bolbrohaven Formanen fra Bolbrohaven Jens Peter Hansen har bet om foretræe for bestyrelsen for at røfte anvenelsen af e miler, som afelingen inbetaler til trækningsretten. Velagt som bilag er et notat om trækningsrettens anvenelse og formål, som Domea.k har uarbejet. Det instilles til bestyrelsen at tage stilling til henvenelsen fra Jens Peter Hansen. Jens Peter Hansen fremlage sit syn på sagen. Han oplyste, at organisationsbestyrelsen i 2009 have truffet beslutning om at trækningsretsmilerne - som et alene er Bolbrohaven er inbetaler til - skulle øremærkes forberingsarbejer mv. i Bolbrohaven. Efterfølgene har bestyrelsen på møet i februar i år omgjort enne beslutning. Afelingsbestyrelsen i Bolbrohaven kunne got tænke sig at have været inraget i en beslutning, er har så vitrækkene konsekvenser for afelingen. Bolbrohaven står overfor en række større arbejer, som har været uskut, intil et bliver absolut nøvenigt. Arbejerne er bl.a. blevet uskut uner en forusætning at afelingsbestyrelsen har haft opfattelsen af, at er har været råeret over trækningsretmilerne. Michael Jørgensen gjore opmærksom på, at DFB i forbinelse me en helhesplansansøgning i Lansbyggefonen kan blive møt me et krav om at bringe trækningsretten i anvenelse i en anen afeling. Jens Peter Hansen forlo herefter møet, og bestyrelsen røftee sagen. Bestyrelsen besluttee flg.: I et omfang, at DFB ikke bliver pålagt til at bruge trækningsretten til finansieringen af en Lansbyggefonssag i en anen afeling, bliver Bolbrohaven tilgoeset ve anvenelse af trækningsretsmilerne. Sie 2 af 17
3.2 Orientering fra formanskabet Orientering gives på møet. Det instilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. John Aelsteen orienteree om, at han motager en række mails me riftsmæssigt inhol fra afelingsbestyrelserne. I e fleste tilfæle beer han afsener om at rette henvenelse til e riftsansvarlige altså servicecenter/ejenomskontor eller kunechef. Kirsten Malinovsky oplyste, at hun på DFBs vegne har været til reception for Domeas afgåene og nye forman hhv. Karin Thomsen og Jens-Anker Gjelstrup. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.3 Orientering fra aministrationen Heruner om status på helhesplanen i Markesplasen, processen omkring valget af mearbejerrepræsentant og ny forretningsføreraftale tilpasset Domea 2015- prisnesættelsen. Det instilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Domea.k orienteree om, at er er kommet en positiv henvenelse fra Lansbyggefonen om finansiering af en mere vitrækkene helhesplan i Markesplasen en er i første omgang var lagt op til. Det er erfor Domea.ks forventning, at er i samarbeje me Lansbyggefonen fines en langsigtsholbar løsning for afelingen. Hva angår valget af mearbejerrepræsentant iværksætter Domea.k snarest ette. Der anvenes samme moel, som ve valg til Domea.ks bestyrelse. Dvs. er kræves minimum 1 års anciennitet. Valgbare er ansatte i DFB op til riftsleerniveauet, og en pågælene vælges for en 2- årsperioe. På bestyrelsesmøet. 1. oktober fremlægger Domea.k en ny forretningsføreraftale me tilhørene yelseskatalog, er er tilpasset prisnesættelsen på Domea.ks aministration samt organiseringen af riften i servicecentre. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.4 Servicecenter Ballerup Som aftalt på et seneste møe præsenterer Domea.k planerne for Servicecenter Ballerup, som et er planen, at DFBs afelinger i Slangerup skal ingå i. I et tilfæle er er opbakning hertil i DFBs og Ballerup Boligselskabs bestyrelse, er et Domea.ks hensigt, at ette skal iriftsættes pr. 1. januar 2016. For at overhole enne tishorisont kræves bl.a., at DFBs bestyrelse træffer beslutning herom på næste bestyrelsesmøe. 1. oktober. Der er tiligere aftalt, at afelingsbestyrelserne i e berørte afelinger skal orienteres på et særskilt møe. Dette møe afholes. 14. september. Sie 3 af 17
1) Planlagt organisering og servicetilgang i Servicecenter Ballerup I ag er riften i DFBs afelinger i Slangerup organiseret på følgene vis: Driften er sålees organiseret i en lille selvbærene enhe. Servicecenter Ballerup skal i henhol til planerne servicerer 4 boligselskaber, 19 afelinger og 1 ejerforening me i alt 991 lejemål. De omfattene afelinger fremgår af tabel 1. Det skal bemærkes, at e 2 afelinger markeret me grøn er uner opførelse. Tabel 1 Afelinger i Servicecenter Ballerup Boligselskab Afelingsnavn Antal lejemål Ballerup Boligselskab Bispevangen 2. afsnit 115 Ballerup Boligselskab Kiletoften/Dalvænget 20 Ballerup Boligselskab Line Allé 12 Ballerup Boligselskab Egebjerggår fritishjem 7 Ballerup Boligselskab Rugvænget (Til. 6701) 72 Ballerup Boligselskab Bispevangen 1. afsnit/parkbo 223,6 Ballerup Boligselskab Egebjerggår 167 Hillerø Ælreboligselskab Hillerø ÆB, af. 1, Sophienborg 60 Hillerø Ælreboligselskab Hillerø ÆB, af. 2, Sophienborg, servic 11 Hillerø Ælreboligselskab Kirsebærbakken 60 DFB Morelhaven, Slangerup 41 DFB Nybrovænge Ælre, Slangerup 18 DFB Nybrovænge, almen, Slangerup 12 DFB Kongensgae, Slangerup 16 Sie 4 af 17
DFB Råhusgrunen Allerø 30 DFB Købmansgåren, Slangerup 21 DFB Klostergåren, Slangerup 52 DFB Klostergåren Ælreboliger 21 Ballerup Ælreboligselskab Ballerup ÆB, af. 1 24 Ejerforening Egely 8 Lejemålsenheer i alt 991 I Servicecenter Ballerup ser en planlagte organisering sålees u: Driftsenheen i Slangerup skal i Servicecenteret ikke kun servicere DFBs afelinger i Slangerup men tillige Hillerø Ælreboligselskab og Råhusgrunen i Allerø, når en efter planen tages i brug til efteråret 2016. Aftaler og forventningsafstemning om riften af en enkelte boligafeling sker me hver enkelt afelingsbestyrelse, hvor en årlige markvanring er et centrale møe- og koorinationsforum. Beskrevet over et riftsår, kan kommunikationen mellem servicecentret og afelingsbestyrelsen se sålees u tilpasset e særlige krav og ønsker som boligselskaberne måtte have: Sie 5 af 17
1. Afelingens D&V plan ugør en langtisplan, som planlægningen af afelingens veligeholelse og rift planlægges u fra. D&V planen har sævanligvis en 10-årig horisont, og afstemmes hvert år, foru for og uner markvanringen. 2. Markvanringen er forum for en årlige forventningsafstemning mellem riften og afelingsbestyrelsen. Fra servicecentret eltager som ugangspunkt riftsleeren. Desuen eltager afelingsbestyrelsen me e repræsentanter, bestyrelsen vælger at stille me. Markvanringen skal sikre at e bygningsmæssige og riftsmæssige behov, som D&V planen beskriver for bygninger og grønne områer, bliver hånteret, afstemt i forhol til bestyrelsens krav og ønsker til riften. På markvanringen beslutter bestyrelsen hvoran serviceniveauet skal være i et kommene år, hvilket ikterer e overornee økonomiske rammer, som servicecentret skal rive ejenommen uner. 3. Beslutninger og aftaler, er træffes/ingås uner markvanringen, vil blive registreret i en serviceaftale, som anner grunlag for en viere planlægning af riften. Bestyrelsen motager en kopi. 4. På grunlag af serviceaftalen sammensætter riftsleeren en årsarbejsplan, hvori alle kente opgaver i et kommene år bliver registreret, og hvor er afsættes manskabs- og maskinressourcer. Da årsarbejsplanen kun omfatter kente opgaver, vil e fleste opgaver i planen være grønne og verøre uearealer, riftsmæssige forhol verørene ejenommenes klimaskærm (tagrener, afløb, kloakker, mv.), men årsarbejsplanen kan også omfatte kente perioiske blå opgaver. Sie 6 af 17
5. Serviceaftalen og årsarbejsplanen inarbejes i afelingernes bugetter, er gokenes af afelingsbestyrelserne og beboermøet og forelægges til enelig gokenelse i organisationsbestyrelsen. 6. Driftsleeren gennemfører løbene bugetopfølgning me henblik på at sikre, at bugettet overholes. 7. Eventuelle økonomiske usving i forhol til bugettet røftes efter behov me afelingsbestyrelsen. I muligt og nøvenigt omfang tilpasses aktiviteterne i afelingen sålees at bugettet overholes. Konstateres et, at ugifterne er større en bugetteret, tilpasses (begrænses) aktiviteterne i muligt omfang i forhol hertil. Skulle ugifterne være minre en bugetteret, kan et, efter omstænigheerne, være muligt at foretage arbejer eller veligeholelse, som ellers var uelat eller sparet til senere år. 8. Ve riftsårets afslutning ufæriges sævanligt årsregnskab. De erfaringer som året har givet, verørene riften, inarbejes i D&V planen og metages i en efterfølgene ialog me bestyrelsen uner markvanringen og på bestyrelsesmøerne. 2) Serviceforberinger me servicecentertilgangen Det er vores opfattelse og forventning, at etableringen af et servicecenter vil meføre at sårbarheen i forbinelse me fravær og sygom forminskes. I ag er vi særeles sårbare i forbinelse me fravær. Desuen vil vi være væsentligt mere robuste i forbinelse me uskiftning af mearbejere, en tilfælet er i ag. Hvis en mearbejer afgår, så vil er være ro på kontoret vi skal ikke starte forfra og riftsleeren skal ikke bruge sin yrebare ti til oplæring. Inførelse af Eazy Project giver en etaljeret oversigt over personaleressourcer og muliggør faste aftaler om hvornår opgaven løses. Frem over vil er erfor være minre risiko for, at er er opgaver, er faler mellem to stole. Det er vores forventning, at etableringen af servicecentret, og inarbejelsen af mere målrettee og fagligt afgrænsee rammer for e enkelte mearbejeres opgave-varetagelse, vil meføre en bere og mere målrettet service, ligesom et er vores forventning, blant anet baseret på erfaringerne i alleree etableree servicecentre, at beboere og bestyrelser vil opleve bere service ve henvenelser. Det er erfaringen af servicekoorinatorerne kan give bere og mere målrettee svar, ligesom et er erfaringen, at servicekoorinatorerne vil få et bere lokalt kenskab til afelingerne, en boligrågiverne have, blant anet på grun af en større nærhe til lejere og afelinger. Etableringen af servicecentret giver esuen mulighe for, at øge åbningstien for beboerhenvenelser, ligesom muligheen for kontakt på elektroniske platforme (internettet) vil blive forberet. Det er og vigtigt, at afpasse åbningstien til behovet, så ressourcerne ikke bare sier og venter på at beboerne henvener sig. 3) Driftsøkonomiske konsekvenser ve etablering af Servicecenter Ballerup for DFBs afelinger i Slangerup Samlet har DFBs afelinger i Slangerup i ag følgene ugifterne til rift: Tabel 2 Driftsugifter i DFB Slangerup Sie 7 af 17
Afeling konto 114 konto 115 konto 116 konto 117 Driftsugifter i alt 9313 Morelhaven 316.260 83.482 836.627 66.292 1.302.661 9354 - Nybrovænge Ælre 130.278 64.498 71.023 26.860 292.659 9355 - Nybrovænge, almen 86.762 25.823 16.122 0 128.707 9356 Kongensgae 115.254 27.138 80.332 2.336 225.060 9370 - Købmansgåren 155.378 75.859 90.477 29.703 351.417 9373 Klostergåren 394.002 102.200 82.316 36.420 614.938 9399 - Klostergåren, etape 2 154.088 76.527 20.538 0 251.153 I alt 1.352.022 455.527 1.197.435 161.611 3.166.595 Tal fra regnskabsår 2013/14 For at få et billee af niveauet af ugifterne er e i tabel 3 opgjort pr. lejemålsenhe og sammenlignet me ugifterne for anre almene familieboligafelinger i Region Hovesta. Disse tal stammer fra Lansbyggefonens huslejestatistik og er fra 2013. Tabel 3 riftsugifter pr. lejemål Pr. lejemål DFBs afelinger i Slangerup Region Hovesta konto 114 Renholelse 7.470 6.930 konto 115 alm veligehol 2.517 2.618 konto 116 planlagt veligehol 6.616 konto 117 istansættelse ve fraflytning 893 Samlet riftsugifter 17.495 Der er DFB Slangerups afelinger tilsammen årlige ugifter til rift på 3,2 mio. kr. Det er Domea.ks vurering, at er er et besparelsespotentiale i afelingerne ve at ingå i et servicecenter. Som et fremgår af tabel 3 ligger DFBs afelinger en anelse over et gennemsnitlige niveau for almene familieboligafelinger, hva angår ugifterne til ejenomspersonale. Hertil skal er bemærkes 2 ting: 1) Der at er er tale om rækkehusafelinger me relativt store grønne områer, og afelingerne riftes af et meget lille ejenomskontor me 2 man ansat, hvilket erfaringsmæssigt foryrer tingene sammenlignet me større riftsenheer. 2) Det er en generel uforring for optimeringen af riften, at afelingerne samlet set kun ugør 181 boliger og ligger relativt isoleret. Det er og Domea.k vurering, at afelingerne vil kunne nesættes eres omkostninger til ejenomspersonale me ca. 5% ve at ingå i et servicecenter. Hva angår konto 115 ligger afelinger på niveau me Region Hovesta, men et er Domea.ks vurering, at ugifterne til konto 115 - altså tilkal af eksterne hånværkere til beboerservice og ikke-planlagte arbejer bør kunne reuceres til ne mo kr. 1.500 pr. lejemål ve at inhouse en række af isse opgaver. Ballerup Boligselskab bruger til sammenligning fx ca. 1.000 kr. pr. lejemålsenhe og har gjort et i en årrække. Sie 8 af 17
Etableringen af et servicecenter vil betye, at er vil være flere selskaber og afelinger om at ele ugifterne til ansatte (i første omgang til servicekoorinator og riftsleer/ejenomsmester) og måske på sigt maskinpark. Hertil kommer at ressourceunyttelsen vil blive mere målrettet og effektiviseret i takt me at arbejsgangene effektiviseres og målrettes e krav til rift og service, som afelingsbestyrelserne ustikker. Det er sålees vores forventning, at organisationen løbene vil blive tilpasset og optimeret i takt me at kravene til riften målrettes og i takt me at riftens effektivitet bliver mere målbar og synlig. Hva angår e øvrige riftskonti er et Domea.ks vurering, at er vil kunne spares en el. De årlige omkostninger på øvrige riftskonti ugør 1,8 mio. kr. På konto 116 er et Domea.k forventning at er potentiale for besparelser. Det er vores opfattelse at isse besparelser vil komme fra mere effektiv og synlig leelse og fra mere målrettet styring af opgaver og kvalitet. Det forhol at mearbejerne fremover kommer til at arbeje mere målrettet inenfor eres specialer på basis af etaljeree opgavebeskrivelser, og et forhol at alle opgaver, er skal varetages af eksterne leveranører vil bliver ubut bret, vil efter vores opfattelse være me til at sikre mere effektiv og målrettet unyttelse af ressourcerne. Konto 117-besparelsen fremkommer ve igitalt syn (isyn). Som nævnt vil ialogen og koorinationen me e enkelte afelingsbestyrelser fremarettet blive tættere, og afelingsbestyrelserne vil i højere gra kunne styre serviceniveauet, hvilket inebærer at økonomien i et samlee system fremover i høj gra vil afhænge af e beslutninger, er træffes i afelingerne. Neennævnte beregninger og oplysninger om uviklingsmuligheerne på riftskonti er erfor estimater. Men samlet set har Domea.k følgene forventninger til riftsbesparelser i DFBs afelinger i Slangerup ve etablering af Servicecenter Ballerup Tabel 4 Estimeret riftsbesparelse DFBs afelinger i Slangerup Ugifter i ag Estimeret besparelse konto 114 1.352.022 5% 67.601 konto 115 455.527 25% 113.882 Øvrige riftskonti 1.197.435 5% 59.871 Driftsugifter i alt 3.166.595 241.354 Der vil være en ugift til etablering af servicecenteret. Iet servicecenteret planlægges etableret i eksisterene lokaler i Ballerup Boligselskab bliver isse af beskeen omfang. Der vil på et næste møe blive forlagt et etablering buget og et vil instilles at DFBs anel, som bestyrelsen har truffet principbeslutning om, finansieres via ispositionsfonen. Det instilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bestyrelsen efterspurgte en mere præcis kommunikation til afelingsbestyrelserne om konsekvenserne servicemæssigt og økonomisk ve intræen i Servicecenter Ballerup. Det blev røftet, hvorlees DFBs beslutning om, at afelingerne har ret til at ulicitere yelser kan ingå i servicecenteret. Domea.k orienteree om at ulicitering er muligt inen for servicecenterets ramme, og at hvis en Sie 9 af 17
enkelte afeling ønsker at ulicitere et grønne og/eller blå arbeje besluttes et i samrå me kunechefen og riftsleeren. 3.5 Afelingsbesøg På et seneste blev møe et besluttet, at bestyrelsen på ette møe skal røfte om er skal arrangeres en række afelingsbesøg og/eller møer me afelingsbestyrelser. Dette eventuelt kombineret me strategiske overvejelser omkring selskabets situation og muligheer. Det instilles til bestyrelsen at røfte ovenståene Der blev aftalt, at er til november skal holes en strategiag for bestyrelsen, og at er skal planlægges en stuietur til besøg af afelingerne evt. til februar. Kirsten Malinovsky og Bente Ness blev upeget til ansvarlige for strategiagen. 3.6 Økonomi status - fast punkt Velagt er bilag over status for ispositionsfonen, arbejskapitalen og trækningsretten. Det instilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.7 Gavepolitik På et tiligere møe blev et aftalt, at bestyrelsen skal røfte en eventuel opatering af selskabets gavepolitik, samt aftale hvoran et sikres at en efterleves - hvem tager ansvar for, at et aftalte efterleves, og hvoran bliver eks. afelingsbestyrelserne orienteret om beslutningen. Den nuværene gavepolitik er velagt som bilag. Det instilles til bestyrelsen at beslutte om gavepolitikken skal tilpasses, og et instilles at et aftales hvorlees politikken efterleves. Punktet tages me på strategiagen. Intil a fortsættes me en nuværene gavepolitik. Bente Ness er ansvarlig for at insamle bestyrelsesmelemmernes føselsage og anciennitet. Den gælene gavepolitik fremgår her: Begivenhe Organisationsbestyrelsen: Formanens rune føselsag* Melemmers rune føselsag* 10 år i organisationsbestyrelsen Gave (Kr.) 500 500 1.000 1.500 2.000 Anet 250 350 Kort unerskrives af Resterene bestyrelse Resterene bestyrelse Resterene bestyrelse Resterene besty- Bemærkninger Sie 10 af 17
25 år i organisationsbestyrelsen 50 år i organisationsbestyrelsen Døsfal Ægtefælle/nærtståenes ø 350 300 300 relse Resterene bestyrelse Forman/næstforman Forman/næstforman Afelingsbestyrelsen: Formanens rune føselsag* Melemmers rune føselsag* 10 år i afelingsbestyrelsen 25 år i afelingsbestyrelsen 50 år i afelingsbestyrelsen Døsfal Ægtefælle/nærtståenes ø 200 0 0 500 1.000 150 250 250 200 200 Forman/næstforman Forman/næstforman Forman/næstforman Hele bestyrelsen Hele bestyrelsen Forman/næstforman Forman/næstforman Det forusættes, at afelingsbestyrelsen i rimelig ti orienterer bestyrelsen om foreståene mærkeage. 3.000 3.000 5.000 7.000 75/ bolig Afelinger: Afelingers ibrugtagen Afelingers 10 års føselsag Afelingers 25 års føselsag Afelingers 50 års føselsag Forman/næstforman Forman/næstforman Forman/næstforman Forman/næstforman Afelingerne skal selv fremsene ansøgninger herom Ansatte: 30 / 40 års føselsag 30 / 40 års føselsag Fratræelse ve aler 10 års jubilæum 25 års jubilæum 40 års jubilæum** Døsfal Ægtefælle/nærtståenes ø 200 200 300 300 500 1.000 200 200 Forman/næstforman Forman/næstforman Forman/næstforman Forman/næstforman Ve minst 5 års anciennitet Sie 11 af 17
Forman/næstforman Forman/næstforman Forman/næstforman Forman/næstforman Samarbejspartnere: Eks. Borgmestre, kommunalirektører, anrejubilerene boligselskaber Op til kr. 500 efter vurering Inklueret i maksimumbeløb Efter forholets karakter 3.8 Status på byggesagerne Der er upeget byggesagsansvarlige for hhv. Råhusgrunen (Bente Ness) og Sommerlyst (Henrik Schram), men DFB har heruover følgene byggesager, hvortil er ennu ikke er upeget en byggesagsansvarlige, jf. tiligere beslutning. Seniorboligfælleskabet i Tikøbgae Ungomsboligerne i Gentofte De byggesagsansvarlige bestyrelsesmelemmer giver en kort status på e enkelte byggesager. Det instilles til bestyrelsen at upege byggesagsansvarlige for Seniorboligfællesskabet i Tikøbgae og Ungomsboligerne i Gentofte. Bente Ness orienteree om status på Råhusgrunen i Allerø. Byggeriet skrier planmæssigt frem. Der er rejsegile meio oktober, og et forventes færigt til marts næste år. Henrik Schram orienteree om, at byggeriet af Sommerlyst ennu ikke er påbegynt. Kirsten Malinovsky blev upeget som bestyrelsens byggesagsansvarlige for ungomsboligerne i Gentofte og Peter Hansen for Tikøbgae. 3.9 Materialegår Slangerup På bestyrelsesmøerne. 10. marts og 25. maj 2014 blev et røftet om bestyrelsen skulle finansiere en materialegår i Slangerup. Det er blevet unersøgt om eksisterene skure mv. kunne bruges, og et er ikke tilfælet se referatet fra. 25. maj 2014. Der blev forelagt et tilbu lyene på: Materielgår (buget) Sie 12 af 17
Pris iflg. Tilbu 318.650 Belægning foran port 20.000 Inv inretning 10.000 348.650 Diverse, 15% 52.298 Rågiver, 10% 40.095 I alt 441.042 Bestyrelsen syntes umielbart, at et forelagte tilbu ly yrt, og et blev aftalt, at ejenomskontoret skulle inhente et yerligt tilbu. Dette tilbu er uen rågivning og pulje afsat til iverse og er fraregnet ette på nogenlune samme niveau som et oprinelige tilbu. De 2 nye tilbu er velagt som bilag til orientering. Det instilles at bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning og eventuelt afsætte en ramme til finansiering en materialegår i Slangerup. Bestyrelsen er ennu af en opfattelse, at e inhentee tilbu virker yre. Det blev erfor besluttet, at Tanja Hornehøj og Jacob Olsen skal unersøge, hva er kan leveres inen for en ramme på kr. 275.000 inklusiv moms. 3.10 Retningslinjer for tilsku til afelinger ve jubilæum og lign. Foranleiget af et par konkrete ansøgninger, blev et på et seneste bestyrelsesmøet besluttet, at DFB skal have formuleret nogle retningslinjer for tilsku fra organisationen til afelinger ve føselsage og lignene. Retningslinjerne bør bl.a. tage hensyn til afelingernes størrelse og økonomi mv. Det instilles til bestyrelsen at vetage retningslinjer for tilsku til afelinger ve jubilæum. Dette ingår som et element i gavepolitikken og tages op på strategiagen. 4 Boligorganisationens afelinger 4.1 Charlottegårens 40 års føselsag Til august kan Charlottegåren fejre sin 40 års føselsag, og afelingsbestyrelsen har på en bagrun fremsent en ansøgning til bestyrelsen om støtte til afholelse af et arrangement for beboerne. Der ansøges i alt om kr. 50.000. Ansøgningen er velagt som bilag. Sie 13 af 17
Det instilles at bestyrelsen træffer beslutning om ansøgningen fra Charlottegåren. Bestyrelsen bevilligee Kr. 7.500 til Charlottegårens 40 års føselsag. Bestyrelsen besluttee, at tilsku til afelingers føselsage og lign. skal følge gavepolitikken jf. punkt 3.7 intil en bliver tilrettet på strategiagen. 4.2 Af. 9373/9399 Klostergåren I/II uskiftning af varmevekslere Afelingsbestyrelserne i Klostergåren I og II ansøger organisationen om tilsku til ækning af afelingernes anel af ugifterne til uskiftning af varmevekslere. Sagsforløb Sagen omkring uskiftningen af vekslerne i Klostergåren I og II er nu afsluttet i Byggeskaefonen og i Volgiftsnævnet, hvor Byggeskaefonen på vegne af Domea.k have anlagt sag. Sagen har verseret i mere en 3 år. Byggeskaefonen (BSF) ækker en el af omkostningerne ve uskiftningen. Det samme gør Domea.k og Domea.ks ansvarsforsikring. Dog vil er også, skulle urees en egenbetaling for boligafelingerne. Oprineligt blev sagen anmelt som én sag i e 2 afelinger. Dette blev ikke gotaget af BSF, er afgjore, at kun en ene afeling kunne komme i betragtning til erstatning. Dette får ikke nogen praktisk betyning for afelingernes økonomi, a Domea.ks ansvarsforsikring ækker restbeløbet. I et omfang forsikringen ikke ækker, erstatter Domea.k. Da sagen startee op, vureree BSF at entreprenøren og rågiveren, ve etableringen af varmeanlægget, have hanlet ansvarspåragene, og BSF anlage erfor sag ve Volgiftsnævnet. Denne sag er uelukkene kørt via BSF, og Domea.k har ikke været irekte involveret. Domea har tiligere tilkenegivet, at riftspersonalet har afholt møer og fremsent mails til entreprenør, som viser at vi har været opmærksomme på sagen. Dette har man, fra Volgiftsnævnets sie, ikke funet kan siestilles me en reklamation. Det er tiligere blevet vureret af Energi- og Miljø, at e nyopsatte vekslere have forkerte imensioner. Efter at sagen er blevet unersøgt nærmere, og rågiveren har reegjort for størrelsen på vekslerne, er et nu gotgjort at vekslerne har e rette imensioner. Hvis e nye vekslere ikke fungerer efter hensigten, vil sagen blive taget op me leveranøren og anmelt til forsikringsselskab. De samlee uberingsugifter i forbinelse me renovering af varmeanlæg via Byggeskaefonen anrager: Af. 9373 anel kr. 1.763.060 Egen el af ugift 7/30 411.400 Selvrisiko 5% 67.600 I alt 479.000 Rest betales af Byggeskaefonen og Domea.k Sie 14 af 17
Af. 9399 anel kr. 836.940 Egen el af ugift 7/30 195.300 Selvrisiko 5% 32.000 I alt 227.300 Rest betales af Domea.k Byggeskaefonen betaler kr. 440.000 + alle sagsomkostninger. Afelingernes generelle økonomiske situation 9373 Klostergåren I Afelingen har behov for at styrke økonomien ifl. sist afsluttee regnskab. M 2 huslejen er pt. kr. 1.100,- hvilket vureres at være højt i forhol ulejning og afelingens økonomiske situation. Henlæggelsesniveauet er på kr. 22.000,- pr. lejemål hvilket er minre en e kr. 35.000,- er anbefales af revision og Domea.k.. Ulejningssituationen er pt. go for anre boliger en ungomsboligerne. Generelt bor lejerne i længere ti i boligerne hvilket er positivt. 9399 Klostergåren II Afelingen har ligelees behov for at styrke økonomien. M 2 huslejen er pt. kr. 1.070,- hvilket også vureres at være højt i forhol ulejningssituation og afelingens økonomiske situation. Henlæggelsesniveauet er på kr. 21.000,- pr. lejemål hvilket er minre en e kr. 35.000,- er anbefales af revision og Domea.k.. Ulejningssituationen er pt. go. Som i afeling 9373 bor lejerene i længere ti i boligerne. Der er ikke nogen sammenhæng mellem afelingernes generelle veligeholelsesniveau og uskiftningen af varmevekslerne a e har været fejlkonstrueret fra starten. På enne baggrun og afelingernes økonomiske situation søges organisationen herme om støtte til finansieringen af afelingernes anel på henholsvis kr. 479.000 og kr. 227.300,- Det instilles til bestyrelsen at træffe beslutning om ansøgning fra afeling 9373 og 9399 ver. finansiering af afelingernes anel af omkostningerne. Bestyrelsen røftee sagen, og inen afstemningen forlo John Aelsteen lokalet, a han er beboer i Klostergåren 2. De tilbageværene bestyrelsesmelemmer besluttee, at organisationen skal betale afelingernes anel på i alt kr. 706.300 fra ispositionsfonen. 4.3 Sølvkær Kollektiv råeret På afelingsmøe en 16. juni 2015 gokente beboerne, at et fremover skal være muligt at benytte en kollektive råeret ve moernisering af køkkener iht. velagte projektbeskrivelse. Det instilles, at bestyrelsen gokener en beskrevne orning for anvenelse af kollektiv råeret. Bestyrelsen fulgte instillingen. Sie 15 af 17
4.4 Markesplasen uskyelse af afrag på lån Bestyrelsen vetog i november 2013 at ye lån til Markesplasen på kr. 318.877 i forbinelse me et museangreb fra selskabets ispositionsfon. Det blev besluttet, at lånet var rente- og afragsfrit i 2 år. Det vil sige, at i henhol til beslutningen skal afviklingen påbegynes i regnskabsåret 2015/2016. Som et vil være bestyrelsen bekent er afelingens økonomi meget presset, mens er sieløbene er en ansøgning i Lansbyggefonen om en helhesplan for afelingen. Intil enne helhesplan er realiseret, er et ikke muligt for afelingen at afrag på lånet. Det instilles til bestyrelsen at træffe beslutning om at uskye afviklingen af lånet til Markesplasen til helhesplanen er realiseret. Bestyrelsen fulgte instillingen. 5 Møeplanlægning Der er planlagt følgene organisationsbestyrelsesmøer Torsag. 1. oktober kl. 17 Det instilles, at bestyrelsen fastlægger møeato, -ti og -ste for møer og arrangementer i perioen til og me næste orinære repræsentantskabsmøe. Bestyrelsen besluttee følgene møer frem til næste repræsentantskabsmøe Bestyrelsesmøe Torsag. 1. oktober kl. 17 Bestyrelsesmøe Torsag. 3. ecember kl. 17 Bestyrelsesmøe Manag. 1. februar kl. 17 Bestyrelsesmøe Tirsag. 15. marts kl. 17 Bestyrelsesmøe Torsag. 31. marts kl. 17-18 Repræsentantskabsmøe Torsag. 31. marts kl. 18 6 Eventuelt Henrik-Schram ønskee at høre nærmere omkring gennemgang af vieobån fra overvågningen. Der var været en række kælerinbru og bestyrelsen på Prags Boulevar har ytret ønske om at få agang hertil for at fine u af hvem er står bag. Men kunechefen fra Domea.k har mosat sig ette. Det blev aftalt, at Michael Jørgensen unersøger ette nærmere - heruner spørgsmålet om lovligheen af at privatpersoner får agang til vieoovervågningen. Efterfølgene tages sagen evt. op på et følgene bestyrelsesmøe. Bente Ness oplyste, at Morelhaven har fået en positiv tilbagemeling fra Lansbyggefonen, og hun ytree et ønske om at Domea.k sikre en koor- Sie 16 af 17
inering me helhesplanen i Kongensgae. Michael Jørgensen retter henvenelse til Domea.ks byggeafeling, hva ette angår. Sie 17 af 17