1 Bestemmelse om udbud og tilbud 1.1 Generelt Sønderborg Kommune (i det efterfølgende nævnt Ordregiver) udbyder ved nærværende udbud udførelse af vintertjeneste i Sønderborg Kommune. Arbejdet er udbudt i offentlig EU udbud ved bekendtgørelse fremsendt til kontoret for Den Europæiske Unions Publikationer, som er bekendtgjort i TED nr. 215067-2015 den 19. juni 2015. Dette udbud omfatter 23 entrepriser vedrørende kørsel i vinterperioden 2015/2016 til 2018/2019, med mulighed for forlængelse i op til yderligere 2*1 år. En vinterperiode defineres fra 1. november til 31. marts det efterfølgende år. Beredskabsperioden i denne entreprise (perioden hvor leverandøren skal stå til rådighed for kørsel i vintertjeneste) defineres fra 1. november til 31marts det efterfølgende år. Udbudsdokumenter og eventuelle rettelsesbreve vil fremgå af ordregivers hjemmeside på følgende adresse: www.sonderborgkommune.dk vælg Erhverv og derefter vælg Leverandør til kommunen og Udbud i listen til venstre, og herefter vælges Aktuelle tilbud. Det er de bydendes eget ansvar, at sørge for at holde sig orienteret om eventuelle rettelsesblade eller meddelelse vedrørende udbuddet på hjemmesiden. Ordregiver leverer salt og saltlage og evt. grus til anvendelse i entrepriserne. Ordregiver stiller spredere og plove til rådighed på entrepriserne. Ordregiver leverer og monterer alle nødvendige beslag, og sammenkoblingsudstyr til tilbudsgiverens lastbiler, bortset fra frontplade, ved entreprisernes opstart for korrekt sammenkobling med sneplove og spredere. Såfremt tilbudsgiver skifter bil i kontraktperioden, inkl. eventuelle forlængelser af kontrakten, afholder tilbudsgiveren alle omkostninger ved fornyet tilpasning. Til denne entreprise ønskes kun tilbud på traktorer og læssemaskiner. Rutelængderne er anført i bilag 2, entrepriseoversiget. Al snerydning udføres efter timepris afregning. Ruterne fremgår af rutekort. Såfremt leverandøren afgiver tilbud på flere entrepriser, end han ønsker overdraget, skal de på tilbudssamlelisten anføres det maksimale antal entrepriser, der ønskes overdraget.
1.2 Spørgsmål til udbudsmaterialet Det forudsættes, at de bydende inden tilbud afgives har gjort sig bekendt med arbejdets omfang og forholdene på entrepriserne/ruterne. Spørgsmål til udbudsmaterialet kan fremsendes til HCDu@Sonderborg.dk inden 10. august 2015. Såfremt det vurderes behov indkaldes der til orienteringsmøde. Orienteringsmødet vil i givet fald blive offentliggjort på hjemmesiden og afholdt på Sønderborg Rådhus Skriftlige spørgsmål, svar og eventuelle rettelser vil blive anonymiseret og vil blive offentliggjort på ordregivers hjemmeside jr. afsnit 1.1. 1.3 Tilbudsafgivelse Tilbudsgiveren skal ved tilbudsafgivelsen udfylde tilbudssamlelisten og de relevante tilbudslister og oplysningsskemaer. Der kan gives tilbud på én eller flere anførte entrepriser, idet de dertil svarende tilbudslister skal benyttes. Tilbudsgiver skal ved tilbuddet vedlægge udfyldt og underskrevet Tro og love erklæring om omfanget af ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Erklæringen gives ved at udfyldelse af Bilag A, som er vedlagt udbudsmaterialet. Leverandøren kan afgive flere tilbud end han har kapacitet til. Leverandøren skal på tilbudssamlelisten anføre det antal lastbiler/traktorer, der tilbydes (kapaciteten) samt det antal entrepriser, der maksimalt ønskes overdraget. Tilbud som indeholder forbehold vil ikke indgå i evalueringen af tilbuddene. Der modtages ikke alternative tilbud. Tilbud med øvrige materieltyper end traktorer/læssemaskine vil ikke indgå i tilbudsevalueringen. Tilbuddet skal være på dansk. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud. Tilbud bedes afleveret i én original på papirskemaer, inkl. bilag vedrørende det tilbudte materiel. Alle bilag skal mærkes med firmanavn, f,eks. stempel. Tilbud skal afleveres eller fremsendes i lukket kuvert som udleveres ved at kontakte Lone Petz (holder ferie i uge 30,31 og 32)
Tlf. 88.72.56.08 E-mail: lpea@sonderborg.dk I ferieperioden kan kuvert rekvireres via hovedpostkassen på e-mail: vejeogtrafik@sonderborg.dk Der modtages ikke elektronisk tilbud. Den lukkede kuvert med tilbuddet skal være mærket med følgende Udbud vintertjeneste 2015 Nedenstående adresse og attention: Sønderborg Kommune SØKO 530 6400 Sønderborg Tilbud skal afleveres senest mandag den 17. august kl. 10.00 på ovenstående adresse eller Rådhusanneks lok. 341. Tilbud åbnes og tilbudsgivere vil efterfølgende blive orienteret om resultatet. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet når frem i tide og til rette sted, også hvis tilbuddet er fremsendt med posten. Tilbudsgiver skal vedstå sit vedstå sit tilbud i 40 dage efter tilbudsdagen. 1.4 Udvælgelse Forud for tildelingen vil der blandt de konditionsmæssige tilbud blive foretaget en vurdering af tilbudsgivernes egnethed i relation til levering af vintertjeneste. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, risikerer tilbudsgiveren, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. For at kunne få overdraget en entreprise skal leverandøren i forbindelse med tilbudsafgivelsen angive firmaets/firmaernes sammensætning og angive sin retslige form samt dokumentere sin ret til at udføre erhvervet, som økonomisk og finansielle formåen samt sin tekniske formåen ved: Retlig form Tilbud kan afgives af enkeltfirma eller en sammenslutning af firmaer, f.eks. af et konsortium eller joint venture. Et af firmaerne i en sammenslutning af firmaer skal have fuld prokura over for den ordregivende myndighed. Ved tilbud fra en sammenslutning af firmaer skal der fra samtlige medlemmer i sammenslutningen af firmaer foreligge en skriftlig erklæring om solidarisk hæftelse for den enkelte entreprises gennemførelse.
Hvis tilbud afgives af en sammenslutning af firmaer, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftale med. Retten til at udføre erhvervet Tilbudsgiver skal have ret til at udføre erhvervet på tidspunktet for tilbudsafgivelse. Dette kan dokumenteres ved at anføre sit CVR- nummer på tilbudssamlelistens side 1 og dermed optagelse i Det centrale Virksomhedsregister. Tro og Love Erklæring Tro og love erklæring om omfanget af ubetalt, forfalden gæld til det offentlige angives ved at udfyldelse af Bilag A, som er vedlagt i udbudsmaterialet som særskilt fil samt ved at anføre sit CVR - nummer på tilbudslistens samleside. Hvor tilbudsgiver er en sammenslutning af firmaer f.eks. et konsortium, skal alle deltagerne i sammenslutningen, aflevere de krævede oplysninger. Ordregiver vil udelukke leverandører, der er omfattet af udelukkelsesgrundene i henhold til Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2. Ordregiver vil udelukke leverandører, der har en gæld der er større end 100.000 kr. til det offentlige, med mindre der er stillet sikkerhed for den del af gælden der overstiger 100.000 kr. senest på accepttidspunktet, eller at der er indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om en afviklingsordning, og denne ordning er overholdt. Teknisk og/faglig formåen Tilbudsgiver, der ikke råder over det nødvendige materiel ved tilbudsafgivningen, men agter at anskaffe dette, skal vedlægge tilbuddet erklæring om, at man vil anskaffe det nødvendige materiel, såfremt han får tildelt en kontrakt. Det skal endvidere fremgå af erklæringen, at tilbudsgiver er i besiddelse af det nødvendige materiel inden kontraktstart, således at det kan blive monteret med det nødvendige udstyr, så køretøjet er klar til kørsel efter de fastsatte tidsfrister mm. 1.5 Tildeling Tildelingskriteriet er laveste pris, og således at alle entrepriser kan udføres. Der kan afgives tilbud på flere entrepriser end tilbudsgiveren har kapacitet til. Tildeling sker under hensyntagen til den tilbudte kapacitet. Tildeling sker således: 1. Entrepriser med kun ét tilbud Hvis der kun er et bud på en eller flere entrepriser, tildeles disse entrepriser først, under iagttagelse af den oplyste kapacitet for hver enkelt tilbudsgiver.
2. Entrepriser med flere tilbud. Entrepriserne vil blive tildelt i henhold til rækkefølgen af entrepriserne på tilbudssamlelisten og under hensyntagen til den tilbudte kapacitet. Eksempel: En leverandør byder på entrepriserne E1, E2, E3 og er billigst på alle 3 entrepriser i forhold til de øvrige tilbudsgivende. Leverandøren ønsker dog kun 2 entrepriser overdraget og bliver således tildelt entrepriser E1 og E2, som er de to første entrepriser i entrepriserækkefølefølgen. Den efterfølgende entreprise, E3 bliver så tildelt til den leverandør der er anden billigst på entreprisen, idet det billigste tilbud på E3 ikke kan tildeles til lavestbydende, fordi dennes kapacitet er opbrugt. Ved enslydende priser er tildelingsrækkefølgen den på tilbudssamlelisten anførte rækkefølge. (entrepriserækkefølgen). Resultat af tildelingen. Hvor der er flere bud på samme entreprise, tildeles entreprisen derfor ikke i alle tilfælde, tilbuddet med laveste pris. Hvor entreprisen ikke tildeles tilbuddet med laveste pris, vil entreprisen blive tildelt tilbuddet med den næstlaveste pris under iagttagelse af den oplyste kapacitet for hver enkelt tilbudsgiver. Specialmaskiner: For tildeling af entreprisen med specialmaskiner vil tildeling være laveste pris i forhold til læsseskovlens størrelse.