157 Referat fra bestyrelsesmøde i Vivabolig den 5. marts 2012 Start kl. 17.00, slut kl. 20.15 Tilstede var Frede Skrubbeltrang, Tina Holm, Søren Andersen, Iver Eriksen, Palle Christensen, Christian Vestergaard, Lise Lotte Kjær og Lotte Bang. Eigil Stausholm har meldt afbud. Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden samt referat fra sidste møde 2. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten 3. Fusion færdiggørelse af due diligence 4. Politik for gaver, studierejser m.v. definition af arrangementer, faglighed og etik 5. Politik for drift og vedligeholdelse 6. Code of Conduct 7. Dato og forslag til emner til næste møde 8. Eventuelt 9. Resume af beslutninger 1. Godkendelse af dagsordnen samt referat fra sidste møde Christian Vestergaard er ikke enig i ledelsens beslutning om at Søren Brobak Røge er blevet leder af håndværkerafdelingen, hvilket efter hans opfattelse ikke er det der blev beskrevet i forudsætningerne for beslutningsgrundlaget for ansættelse af en driftsmedarbejder. Christian Vestergaard mener der er ændret på et politisk bestemt beslutning. Lotte Bang kommenterer, at det oplæg der blev lavet var det teoretiske udgangspunkt vi søgte ny medarbejder på. Vi fik mange kvalificerede ansøgninger og ansatte ham vi mente havde de bedste kvalifikationer. Det glædelige var, at han havde flere kompetencer end vi havde forventet og ønsker også at udnytte de kompetencer han har. Søren Andersen mener det er politisk besluttet, at vi skal ansætte en driftsmedarbejder, så har Lotte Bang handlefrihed til at uddelegere arbejdsopgaver. Han pointerer at der ikke var politisk tvivl om ansættelsen, Christian Vestergaard var den eneste der var uenig i ansættelsen. Frede Skrubbeltrang og Iver Eriksen er enig med Søren Andersen og Lotte Bang. Christian Vestergaard kommenterer, at det er der ikke noget forkert i, men fastholder, at den politiske beslutning blev taget ud fra den forelagte stillingsbeskrivelse, derfor hvis Søren Brobak Røge skal have nye opgaver skal det vurderes i bestyrelsen. Søren Andersen mener det er super vi har fået en mand der har flere kompetencer og at Lotte Bang bruger medarbejdernes kompetencer.
158 Iver Eriksen mener det er forkert af Christian Vestergaard, at skrive til Lotte Bang omkring politiske anliggender. Lotte Bang svarede Christian Vestergaard på mail, trods det var et politisk spørgsmål, fordi hun ikke kunne lade være, det var trods alt kritik af en disposition hun havde foretaget, som hun ikke var enig i. 2. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapport Christian Vestergaard kommenterede formuleringerne i direktionsrapporten, hvor der ikke er konsistens mellem jeg-form og tredje person. Det er ok at skrive jeg når der øverst står hvem der har skrevet stykket. Lotte Bang har taget det til efterretning. Lotte Bang havde bestilt I-Pad kort efter sidste møde, men til alt held var der så lang leveringstid på dem at vi kunne fortryde så vi afventer I-pad 3 som formentlig kommer i maj 2012. Vi har fået Aalborg Kommunes svar fra Ann Bylund Andersen, hvilket ikke gav anledning til bekymringer. Lotte Bang har sendt uddybende forklaringer og materiale til studieturene til teknisk forvaltning. 3. Fusion færdiggørelse af Due diligence Frede Skrubbeltrang har været BL kursus omkring fusion og sammenlægninger. Der blev der sagt at der kunne være ulemper ved at være dobbelt bestyrelse i 2 år. 16-17 mand kan være en stor og ineffektiv bestyrelse. Christian Vestergaard mener der kan være god menig i at køre med overgangs-bestyrelse for at Boligselskabet Østparken føler ejerskab for beslutningen. Tina Holm er enig med Christian Vestergaard. Palle Christensen fortæller at Boligselskabet Østparken har været topstyret og kulturen har været meget anderledes end Boligselskabet Limfjorden, han er bekymret for de lig i lasten der er kendte, men endnu mere de ukendte. Palle Christensen er bange for, at det går for stærkt. Det er svært at sætte sig ind i det, han føler sig ikke gearet til en fusion. Han kan også godt være lidt bekymret for diskussionerne i Viviboligs bestyrelse. Christian Vestergaard forstår godt Palle Christensen s frustration, men mener vi hele vejen igennem samarbejdet har været enige om de store beslutninger.
159 Søren Andersen mener det er vigtigt i en bestyrelse, at vi ikke er enige i alt og at vi kan tage nogle politiske diskussioner, det er det der skaber udvikling. Tina Holm mener at vi selvfølgelig skal have Boligselskabet Østparkens skeletter på plads og striden begraves, hun mener også vi skal stole på direktionen. Lotte Bang foreslår at sende det ud til Østparkens repræsentantskab og gennemgå det under eventuelt på repræsentantskabsmødet. Christian Vestergaard pointerer at de mange diskussioner i Østparkens bestyrelse har handlet om ledelse og uenigheder i bestyrelsen, de har ikke haft noget med fremtiden at gøre. Søren Andersen mener ikke vi helt skal glemme momsen, vi kan bruge pengene bedre. Iver Eriksen mener ikke samarbejdet bliver meget anderledes fordi vi fusionerer, han ser det som en umulighed at skille os igen uanset. Palle Christensen mener også det seneste repræsentantskabsmøde gør at Boligselskabet Østparken er splittet. De har følt sig splittet, måske p.g.a. mangel på oplysning. Åbenhed er først kommet nu i det administrative fællesskab. Christian Vestergaard er enig i at vi skal have samlet repræsentantskabet til en enhed. Søren Andersen anbefaler Palle Christensen at fokusere på det han kan gøre noget ved. Iver Eriksen er enig, men forstår godt Palle Christensen og kan godt være bange for et nej, hvis vi ikke får det bearbejdet godt nok. Hvordan gør vi det? Palle Christensen mener vi skal holde et møde alene om det, inviterer folk ind for at få det forklaret. Holde et temamøde også for at få rystet repræsentantskabet sammen. Christian Vestergaard orienterer om, at vi har vedtaget at holde tema møde om emnet. Palle Christensen mener alternativ 1 omkring repræsentantskab hvor man har 1 repræsentant pr. 100 lejemål er bedre end det alternativ der nærmer sig 40/60 fordeling. Lotte Bang regner alle alternativerne igennem for at sikre de er korrekte.
160 Regnskabsår, der er enighed om 1/1 31/12 som Vivabolig har. 4. Politik for gaver, studierejser m.v. definition af arrangementer, faglighed og etik. Christian Vestergaard har beklaget at mailen er sendt til Klaus Christensen fra Nord. Han ønsker en uddybning af politikken. Han mener networking er et emne for sig. Politikkere skal networke med politikkere og embedsmænd med embedsmænd. Punkt på næste møde. Frede Skrubbeltrang er ikke enig, da han mener networking giver indsigt og en baggrundsviden til at træffe beslutningerne i bestyrelsen. Søren Andersen mener ikke Christian Vestergaard skal kommentere diskussioner/emner fra bestyrelsesmøderne eller diskutere politiske spørgsmål med Lotte Bang og genere hende og bruge hendes tid til det. Lotte Bang pointerer at hun ikke føler sig generet. Iver Eriksen er enig om at vi skal sætte nogle kriterierier for faglig acceptabelt og etisk acceptabelt. Christian Vestergaard mener det skal tydeliggøres i politikken, som det er nu forudsætter man, at man ved det på forhånd. Generel formulering om at det ikke bør foregå på en restaurant, men i et mødelokale. Søren Andersen siger Nytårskur/Julefrokost det kunne istedet hedde strategi- eller temamøde, med en dagsorden. På den debatterede julefrokost var emnerne der, hvor han sad. - Debat omkring møde med teknisk forvaltning om Lille Tingbakke bæredygtighed - Udenoms arealer med landskabsarkitekt - Materialevalg - Entreprise udbudsregler - Fremtidsbyggerier hvor er fokus - Nye regler for vinterforanstaltninger - Mulige byggegrunde - Kvalitetskrav - Digitalt udbud spare papir m.v. Hvilket for ham var berigende i forhold til de opgaver vi på nuværende er i gang med, men også i forhold til fremtidige
161 opgaver og problemstillinger. Iver Eriksen spørger hvordan vi kan få den samme erfaringsudveksling og viden ved networking med en politikker? Christian Vestergaard mener det kunne have været skrevet ned på en dagsorden, men mener det burde være på embedsmandsniveau. Potentiel mulighed for nybyggeri, mener han, det er forkert at diskutere, i det forum, det hører under administrationen. Søren Andersen, spørger hvorfor Christian Vestergaard mener det er problematisk eller etisk angribeligt at networke med embedsmænd. Søren Andersen ser det som informationer i et uformelt forum som ruster til fremtidige udfordringer og beslutninger i bestyrelsesarbejdet. Søren Andersen kan ikke se der er noget til hinder for at vi kan høre på vandrørene og derefter bede Lotte Bang om at agere, derved kommer adskillelsen automatisk. Palle Christensen forstår godt at Østparken ikke har bygget. Han var for nylig til afslutning på tagrenoveringen med Palle W. Hansen, hvor vi uofficielt diskuterede forskellige problemstillinger, hvilket gav ham noget indblik, han ikke havde haft før. Palle Christensen har aldrig talt med politikkere. Palle Christensen syntes uformelle samlinger kan bruges til at få nogle gode relationer til det fortsatte samarbejde. Iver Eriksen mener det handler om at kende sin egen plads. Brian Skræm sagde en gang, at han kendte Boligselskabet Limfordens bestyrelse bedre efter 2 år end den bestyrelse han havde siddet i mange flere år. Man kan se det som en begrænsning, kun at have oplysninger fra et sted, direktionen er vi så ikke tilbage ved topstyring. Søren Andersen mener hele hans eksistens er bygget op omkring networking, både i arbejdsliv, privatlig og i fritidserhverv som dette er. Frede Skrubbeltrang pointerer at det ikke er nybyggerierne vi får serveret til en social kom sammen, det er de sociale relationer der fører til godt samarbejde. Lotte Bang er som udgangspunkt helt enig med Christian Vestergaard i, at man skal skille tingene ad, politikkere politikkere og embedsmænd - embedsmænd. Vi taler dog ikke her om at bestyrelsen alene networker med rådgivere, vi embedsmænd er med. Som hun ser det er det i relationerne der fødes idéer, vi skaber sammen en nysgerrighed, vi bliver i stand
162 til at føre ligeværdige diskussioner, det styrker samarbejdet mellem ledelse, drift og bestyrelse o.s.v. Tina Holm mener ikke vi skal tvivle på det administrationen siger, trods det vi har været igennem. Palle Christensen tør godt prøve det, for at sige om det er noget, men kan godt se det fra Christian Vestergaard s side og er enig i at vi skal være påpasselige. Mener ikke nødvendigvis Brian Skræm kom tilbage til bestyrelsen med noget. Søren Andersen ved, at der er lavet målinger på networking, ca. 80 % af stillinger bliver besat via networking. Ellers ved han ikke at der er målt på networking. Christian Vestergaard mener måske ikke vi i aften kan blive enige. Vi skal have et bedre grundlag at lave vurderingen udfra. Palle Christensen mener vi skal passe på med ikke at være for bange, det er det der slår igennem i diskussionerne. Tingene er på et andet plan end det har været tidligere. Vi har aldrig før bedt om at være med, vi skal tør, at turde. Han spørger om det er menuen eller om det er princippet? Vi er låst i vores opfattelse i Østparken. Vi skal slå en streg og tage de kritiske briller på. Søren Andersen siger at vi laver udbud på rammeaftale med rådgivere, hvilket gør at vi sikre en uafhængighed. De formelle rammer er vi enig i. Christian Vestergaard mener det grundlæggende er forkert med networking, etikken i restaurantbesøg og diagonale dialog. Iver Eriksen mener når vi har en værdi der hedder udvikling så er vi også nødt til at se efter ideerne. Vi bør ud af til signalere en fælles etisk holdning Vi kunne evt. lave en positiv/negativ liste for fagligt og etisk korrekt. Christian Vestergaard mener ikke politikken og virkeligheden hænger sammen. Iver Eriksen mener vi til politikken kan tilføje at vi skal have noget at kunne vurdere etik og faglighed ud fra, en dagsorden, deltagerliste m.v.
163 5. Politik for drift og vedligeholdelse Skal vi ansætte en murer eller skal vi afvente behovet. Sidst talte vi om at der p.t. er arbejde til ½ murer. Iver Eriksen mener Håndværkerafdelingen skal drives så hensigtsmæssigt som muligt. Søren Andersen mener ikke der som udgangspunkt skal ydes tilskud til den. Palle Christensen mener der mangler genkendelighed, synlighed og tryghed i målsætningen. Ekstra service i lejlighederne som vi ikke får fra eksterne håndværkere. Søren Andersen mener stadig vi skal have det økonomiske grundlag in mende. Punkt på næste møde 6. Code of Conduct Værdier for Vivabolig adfærd på værdierne. Hvad forventer vi af hinanden og hvad kan omverden forvente sig af os. VN har haft ønske om at arbejde med værdierne Udsættes til næste møde 7. Dato og forslag til emner til næste møde Dato for næste møde: 11. april 2012 kl. 17 (flyttet til den 10. april 2012) Punkter til næste møde: Politik for I-pad Dagsorden som til i dag. Punkter til kommende møder: Fællesmøde bestyrelse og personale Reklamer tænk ud af boxen 8. Eventuelt Iver Eriksen følte sig personligt forulempet af påstand fra Christian Vestergaard om han ikke forholder sig til bestyrelsesbeslutningerne og det sprogbrug, som Christian Vestergaard havde benyttet i flere mails efter sidste møde, som ud over til Iver selv var sendt til flere bestyrelsesmedlemmer m.v. Iver Eriksen har bedt om skriftlig dokumentation for de i mails ene anførte påstande sendt til Vivaboligs bestyrelse. 9. Resume af beslutninger Fusionen vi afholder fællesmøde hvor Due Diligence bliver gennemgået, udsendt, afholder temamøde og efterfølgende afstemning.
164 Gave og studierejse - Definition på næste møde - Hvad er faglighed og etisk Politik for drift og vedligeholdelse på næste møde Code og conduct udsættes til næste møde. Næste møde den 11. marts 2012 (efterfølgende ændret til 10. april 2012). Christian Vestergaard svarer Iver Eriksen på mail til hele Vivaboligs bestyrelse. Lotte Bang Referent Frede Skrubbeltrang Christian Vestergaard Søren Andersen Konstitueret Formand Eigil Stausholm Tina Holm Iver Eriksen Palle Christensen