Excel 2007 Torben Lage Frandsen
2008 Torben Lage Frandsen & OnLibri Alle rettigheder forbeholdes. Ingen del af denne bog må gengives, lagres i et søgesystem eller transmitteres i nogen form eller med nogen midler grafisk, elektronisk, mekanisk, fotografisk, indspillet på plade eller bånd, overført til databanker eller på anden måde, uden forlagets skriftlige tilladelse. Enhver kopiering fra denne bog må kun ske efter reglerne i lov om ophavsret af 14. juni 1995 med senere ændringer. Det er tilladt at citere med kildeangivelse i anmeldelser. ISBN 978-87-7061-313-2 1. udgave
Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Indledning Nyheder i Excel 2007 1. Første kig på Excel 1.1 Skærmbilledet og dets elementer 1.1.1 Projektmapper og regneark 1.1.2 Båndet 1.1.3 Office-knappen 1.1.4 Hurtig adgang 1.1.5 Arbejdsområdet 1.1.6 Arkfaner 1.1.7 Visningsknapper 1.1.8 Start et nyt regneark 1.2 Navigering i regnearket 1.2.1 Navigering i store regneark 1.2.2 Cellemarkøren og Autoudfyld 1.3 Skrivning i cellerne 1.4 Tilpasning af cellestørrelse 1.5 Markering af celler 1.5.1 Sammensat markering 1.5.2 Navigering inden for markering 2. Beregninger 2.1 Formler 2.1.1 Operatorer 2.2 Formler med referencer 2.2.1 Referencer til andre regneark 2.3 Funktioner 2.3.1 SUM-funktionen 2.3.2 MIDDEL-funktionen 3. Kopiering af celler 3.1 Simpel kopiering 3.2 Serier 3.2.1 Serier med tal 3.2.2 Serier, som du selv definerer 3.3 Kopiering af formler 3.3.1 Relative og absolutte referencer 4. Formatering 4.1 Tekst og farver 4.1.1 Formatering ved hjælp af båndet 4.1.2 Formatering ved hjælp af genvejsmenuen 4.1.3 Kanter og rammer 4.2 Talformater 4.3 Dato og klokkeslæt 4.4 Formatering af tabeller 4.5 Betinget formatering 4.6 Temaer og typografier 6 8 10 10 11 11 11 12 13 13 13 14 15 16 16 17 17 17 18 18 19 19 20 20 21 21 22 23 25 25 26 27 28 31 32 37 37 37 39 41 43 45 46 48 52 4
Indholdsfortegnelse 5. Arbejde med tabeller 5.1 Opret en tabel 5.2 Filtrering 5.2.1 Autofilter 5.2.2 Avanceret filter 5.2.3 Avanceret filter med formler 5.3 Sortering 5.4 Pivottabeller 5.4.1 Fastholdelse af resultater 5.4.2 Et par gode råd om pivottabeller 6. Diagrammer 6.1 Søjlediagrammer 6.1.1 Diagramværktøjer og sprogforvirring 6.1.2 Terminologier hvad betyder det? 6.1.3 Ændring af skala 6.1.4 To værdiakser med hver sin skala 6.2 Kurvediagrammer 6.3 Diagrammer med både søjler og kurver 6.4 Cirkeldiagrammer 6.5 Punktdiagrammer 6.5.1 Resultat af målinger 6.5.2 Grafisk fremstilling af matematiske udtryk 6.6 Diagramark 7. Visning og udskrivning 7.1 Udskrivning 7.1.1 Vis udskrift 7.1.2 Sideopsætning 7.2 Visning 1 7.2.1 Tilpas udskriftsområdet 7.2.2 Styring af sideskift 8. Arbejde med flere regneark 8.1 Arbejde med arkfaner 8.2 Hente data fra andre projektmapper 9. Makroer Automatisering 9.1 Indspille en makro 9.2 Afspil en makro 9.3 En knap til din makro 10. Avanceret Excel 10.1 Indlejrede funktioner 10.2 Opslag 10.3 Matematiske og statistiske funktioner 10.4 Logiske funktioner 10.5 Analysér data med Analysis ToolPak 10.5.1 Installation af Analysis Toolpak 10.5.2 En hurtig analyse med Analysis Toolpak 10.6 Målsøgning 11. Afsluttende bemærkninger 56 56 57 57 61 66 67 70 75 76 77 77 79 79 80 82 85 86 87 91 92 93 95 97 97 98 99 103 104 106 108 108 109 111 111 113 114 115 115 115 117 118 119 119 119 121 124 5
Indledning Indledning Intet er svært, når man først får det lært. Det gælder også for Excel, og når du har lært det, bliver du i stand til at gøre ting, som du aldrig har drømt om! Du vil blive i stand til, uden særlige forudsætninger, at lave mere komplicerede beregninger, end NASA var i stand til, da de sendte den første mand til månen! Det lyder måske som store ord, men i tilfældet med Excel eller regnearksprogrammer generelt er det faktisk helt rigtigt. Regneark kan behandle store mængder data og give dig beregningsresultater på ingen tid. Og når beregningerne er foretaget, kan du få dem præsenteret som flotte tabeller og grafer. Jeg kender mange, som er tilbageholdende for at gå i gang med Excel, fordi de synes, det er svært. Indrømmet, Excel er et program, som kræver lidt grundlæggende færdigheder, inden man går i gang med det, og hvis man ingen fornemmelse eller interesse har for tal, bliver det ret meningsløst. Tekstbehandlingsprogrammer som Word kan man i princippet bare gå i gang med at skrive i, men regneark er i den forbindelse noget andet. Til gengæld kan du præstere nogle ret fantastiske resultater, når du behersker Excel på et rimeligt niveau. Jeg har selv lavet så forskellige ting som budgetter, regnskaber, produktionsplaner, produktionssimuleringer, energiregnskaber og kvalitetsstatistikker i Excel, og så længe det handler en lille smule om tal, så er det kun fantasien, der sætter grænser for, hvad du kan lave. Excel er et program, som du aldrig bliver helt færdig med at lære. Jeg har brugt Excel i mange år og har prøvet det meste. Alligevel finder jeg det udfordrende at arbejde med. Selvom man kender alle de grundlæggende funktioner til fingerspidserne, bliver man ved med at udfordre sig selv og finder ud af nye ting, man kan vride ud af programmet. Og når programmet ikke kan det, man har brug for, så indeholder Excel endda et helt programmeringssprog, så du kan lave dine egne små programmer inde i Excel! Jeg vil tro, at Excel er det program i Office-pakken, som gennem tiden har haft størst betydning i erhvervslivet. Word kan godt nok meget mere end selv den mest avancerede skrivemaskine, men Excel gør dig i stand til at stille beregninger op på få timer, som tidligere ville tage dig flere dage, uger eller måske år at lave. En talnørd som jeg har svært ved at skjule min begejstring for Excel. Jeg håber, at du efter at have læst denne bog også finder ud af, hvor stærkt et værktøj du har fået mellem hænderne. En lille læsevejledning Hvis du ikke har arbejdet med Excel tidligere, vil jeg anbefale dig at læse hele bogen fra den ene ende til den anden. Du kan efterfølgende bruge den som opslagsværk, da jeg har forsøgt at disponere bogen på en logisk måde, så du hurtigt kan finde et kapitel, der handler om et problem, som ligner det, du skal løse. Hvis du allerede har arbejdet en del med Excel, kan du nok springe nogle af de første afsnit over, hvis du vil hurtigt i gang med de rigtig seje ting. 6
Indledning I bogen er der indlagt en række trinvise øvelser, som illustrerer, hvad Excel kan. Du kan selvfølgelig bare læse dem igennem, men jeg vil anbefale dig at sidde ved en computer og udføre dem som beskrevet. Du lærer det simpelt hen bedre på denne måde, og det giver dig mulighed for at eksperimentere lidt ud over det, som øvelserne beskriver. Jeg har valgt at holde øvelserne meget enkle og med meget få data. Øvelserne kan derfor i visse tilfælde virke absurde. Men formålet er, at du forstår de enkelte ting, som forklares, så du kan udnytte funktionaliteten til mere komplicerede opgaver. Derfor har jeg gjort mig umage for, at du ikke skal rode dig ud i noget, hvor du ikke kan bunde. Der er ikke noget værre end at opgive at gennemføre en øvelse, fordi man er kørt fast. Hvis du alligevel kører fast, vil jeg anbefale dig at ringe til en god ven eller din kloge nevø. Der er altid én eller anden i nærheden, som har arbejdet med Excel, og som måske kan hjælpe dig ud af suppedasen. I mange øvelser kræves det, at du lige skriver nogle få ting ind i regnearket først. Det er vigtigt, at du skriver disse ting ind nøjagtig som beskrevet. Hvis jeg beder dig om at skrive noget i celle B2, og du skriver det i celle C2, vil du sandsynligvis få problemer med øvelsen senere. Det samme gælder stavning. Stav altid ordene på nøjagtig samme måde, som jeg har gjort, når du skriver dem ind i arket. Når jeg beder dig om at klikke på noget, mener jeg et klik med venstre museknap. Et dobbeltklik er to hurtige klik med venstre museknap. Hvis jeg vil have dig til at klikke med højre museknap, kalder jeg det et højreklik. Knapper og menuer, som du kan/skal klikke på skrives altid med understreget skrift. Det betyder, at når du ser noget understreget tekst, skulle du gerne kunne finde noget tilsvarende på skærmen, som du kan klikke på. Hvis jeg vil have dig til at skrive noget i regnearket, vil det blive vist sådan her: Skriv: =sum(a1:b3) Så skulle vi være klar til at starte programmet op og se på herlighederne! 7
Nyheder i Excel 2007 Nyheder i Excel 2007 Igennem de sidste mange versioner har nyhederne i Excel mest været af kosmetisk karakter. Men i version 2007 er der sket rigtig mange nye ting. Der er sket mange forbedringer af udseendet, men Microsoft har i denne version også introduceret mange funktionelle forbedringer. Bånd og faner Som de andre programmer i Office-pakken har Excel også fået et nyt og smartere udseende. Det første, der springer i øjnene, er, at de traditionelle menulinjer og værktøjslinjer er erstattet af det nye Bånd. Båndet indeholder faneblade, og hvert faneblad indeholder knapper til de forskellige funktioner, som du før fandt i menuerne og værktøjslinjerne. Båndet er langt mere visuelt og opgaveorienteret og tilpasser sig hele tiden til den aktivitet, du er i gang med. Når man i mange år har været vant til at arbejde med menuer og værktøjslinjer, kræver båndet noget tilvænning. Men jeg må indrømme, at efter nogen tid er jeg blevet rigtig glad for det nye system. Det hele virker mere gennemført, og det roder ikke så meget rundt, som værktøjslinjerne godt kunne have en tendens til at gøre. Større arbejdsområde Du har altid kunnet lave store regneark i Excel. I de tidligere versioner kunne du have 65.536 rækker og 256 kolonner. Dette gav i sig selv mulighed for at lave nogle ret store regneark. Men hold fast! I Excel 2007 kan du have 1.048.576 rækker og 16.384 kolonner! Flere farver I tidligere versioner havde du kun få farver at vælge imellem, når du skulle lægge baggrundsfarver på cellerne. Nu kan du vælge mellem 16 millioner forskellige farver. Du kan også lave farveovergange inde i cellerne. Det giver dig helt nye muligheder for at lave regneark, som ser virkelig flotte og lækre ud, hvis du har sans for at udnytte det. Farvetemaer og typografier Nu kan du bruge foruddefinerede farvetemaer i Excel. Tidligere har det været kendt fra Word og PowerPoint, hvor programmerne har kunnet hjælpe dig med at formatere hele dokumenter, så alt så harmonisk ud. Det kan du også gøre i Excel nu. Hvis du laver diagrammer, vil de også automatisk harmonere med det farvetema, der er valgt. Bedre pivottabeller Funktionen Pivottabel har været én af de funktioner, der har været sværest tilgængelig. Microsoft har ændret kraftigt på måden, man opsætter en pivottabel på, så det er blevet lettere og mere intuitivt. 8
Nyheder i Excel 2007 Forbedret betinget formatering Funktionen Betinget formatering er blevet væsentligt forbedret. Der er kommet flere muligheder for fremhævning af f.eks. Top 10, og der er mulighed for farvetoning af celler afhængig af celleværdien. Flere og flottere diagrammer Der er ikke kommet nye grundlæggende diagramtyper, men der er kommet flere varianter af de eksisterende. Formateringen er blevet forbedret, og du kan f.eks. lægge bløde skygger bag dine søjler, som giver en lækker effekt. Hvis du ikke selv vælger farverne i et diagram, vil farverne i regnearket farvetema automatisk blive anvendt, så alt får et harmonisk udseende. Nyt filformat Excel benytter et nyt filformat, som ikke er kompatibelt med tidligere versioner. Hvis du har arbejdet med programmet før, er du nok vant til, at filnavnet ender på.xls. I Excel 2007 ender filnavnet med.xlsx. For den teknisk interesserede kan jeg fortælle, at det er et XML-baseret format, som giver mindre filstørrelser og bedre muligheder for integration med andre programmer. Du kan stadig gemme dine regneark i det gamle filformat, men du skal være opmærksom på, at noget af funktionaliteten kan gå tabt, når du gør det. Hvor finder jeg de gamle knapper? Hvis du er kendt med de ældre versioner af Excel, vil du nok få lidt problemer med at finde nogle af de gamle funktioner. Det skyldes selvfølgelig, at menulinjen og værktøjslinjerne er udskiftet med båndet. Det kan godt være lidt forvirrende, men jeg vil prøve at liste de vigtigste funktioner op her, så du hurtigt kan finde dem. Ny, Åbn, Gem, Gem som og Luk ligger i Office-knappen øverst til venstre. Gem-funktionen ligger også som standard i værktøjslinjen Hurtig adgang, som du finder lige til højre for Office-knappen. Vis udskrift ligger ligeledes i Office-knappen under menupunktet Udskriv. Tegning-værktøjslinjen eksisterer ikke mere. Den er erstattet af knapperne Figurer og SmartArt under fanen Indsæt på båndet. Indsæt symbol finder du også på båndet under fanen Indsæt. Her hedder knappen bare Symbol. Normal visning og Vis sideskift finder du som små knapper nede i nederste højre hjørne af skærmbilledet. Indsæt funktion er erstattet af fanen Formler på båndet. Det er i øvrigt en klar forbedring, men hvis du foretrækker den gamle dialogboks, kan du få den frem ved at klikke på fx på formellinjen. 9
Første kig på Excel 1. Første kig på Excel I dette afsnit tager vi en gennemgang af den grundlæggende opbygning af Excel 2007. Du starter programmet ved at klikke på Windows Start-knap nederst til venstre, hvorefter du klikker på Programmer. I menuen Programmer finder du en mappe kaldet Microsoft Office, og her gemmer Excel sig selvfølgelig. Figur 1: Excels opbygning. I øjeblikket er celle A1 markeret. Jeg har fremhævet kolonne H og række 13. Cellen, hvor kolonne H og række 13 mødes, kaldes H13. 1.1 Skærmbilledet og dets elementer Når man starter Excel, vil man automatisk starte i en ny, tom projektmappe. Grundlæggende ser Excel ud og virker på samme måde, som det har gjort i de seneste 4-5 versioner. Hvis du allerede kender Excel, skal du vide, at du kan bruge det nøjagtig, som du altid har gjort. Men der er alligevel sket nogle ændringer og forbedringer forskellige steder, og de er ikke kun kosmetiske. 10
Første kig på Excel 1.1.1 Projektmapper og regneark En almindelig Excel-fil kaldes en Projektmappe og kan indeholde forskellige ting. Det vigtigste er, at den kan indeholde regneark, men den kan faktisk også indeholde diagramark og små programmer, som du selv kan lave. Det vigtigste er, at du er klar over, at en Excel-fil ikke nødvendigvis bare er et regneark, men at der er tale om en projektmappe, som der kan være mange regneark og diagrammer i. 1.1.2 Båndet Øverst ses båndet med dets faner og knapper. Båndet er den mest synlige ændring i Excel i forhold til tidligere versioner, og det erstatter de tidligere menuer og værktøjslinjer. Men båndet erstatter ikke kun menuerne og værktøjslinjerne. Mange funktioner, som før krævede, at man udfyldte forskellige dialogbokse, er blevet mere direkte tilgængelige på båndet. For mig, som har været vant til menulinjen og værktøjslinjerne i mange år, har båndet krævet en del tilvænning. Båndet er langt mere visuelt og opgaveorienteret, og det ser flot ud. Om man så synes, det er en forbedring, er måske en smagssag. Jeg havde selv svært ved at vænne mig til det efter mange år med menulinjen og værktøjslinjerne. Men på én eller anden måde er jeg alligevel blevet tilfreds med det. De gamle værktøjslinjer havde en tendens til at rode rundt i toppen af skærmen. Båndet bliver til gengæld, hvor det er, så når man skal bruge en knap, vil den være samme sted som sidste gang, man brugte den. Der er også mange spændende nye funktioner til formatering og grafik, og de gamle genvejstaster virker også stadigvæk. Figur 2: Et udsnit af båndet. En rigtig god forbedring er også, at de små værktøjstips, som springer frem, når man peger på en knap, er blevet opgraderet. De har fået lækker grafik og mere uddybende forklaringer på, hvad knappen gør. Det er en stor hjælp, når man skal lære programmet at kende. 1.1.3 Office-knappen I øverste venstre hjørne af skærmbilledet finder du den runde Office-knap. Den svarer i det store og hele til den gamle Filer -menu. 11
Første kig på Excel Figur 3: Office-knappen Hvis du klikker på Office-knappen, springer der en menu frem. Det er denne menu, du skal ind i, når du skal oprette et nyt tomt regneark, og når du skal gemme det. Figur 4: Ved klik på Office-knappen åbnes denne menu. Det er også via Office-knappen, at du finder vej til Excel-indstillinger, hvor du kan ændre indstillingerne for, hvordan Excel skal fungere. 1.1.4 Hurtig adgang Lige til højre for Office-knappen ligger den lille diskrete værktøjslinje Hurtig adgang, hvor du med et enkelt klik kan gemme, fortryde osv. Hurtig adgang kan tilpasses, så du kan vælge de funktioner, der passer dig bedst. Det gør du ved at højreklikke over en af knapperne og vælge Tilpas værktøjslinjen Hurtig adgang. Alternativt kan du klikke på den lille pil til højre for værktøjslinjen, hvorefter du har mulighed for hurtigt at tilog fravælge funktioner. Figur 5: Værktøjslinjen Hurtig adgang. 12
Første kig på Excel 1.1.5 Arbejdsområdet Under båndet ses selve arbejdsområdet, og det er hér, du har dit regneark. Regnearket er en kæmpe stor tabel med kolonner og rækker. Kolonnerne er navngivet med bogstaver i kolonneoverskrifterne, og rækkerne er navngivet med rækkenumre i rækkeoverskrifterne. Ved at klikke på en kolonneoverskrift markerer du cellerne i hele kolonnen, og det samme gælder selvfølgelig, hvis du klikker på en rækkeoverskrift. I øverste venstre hjørne af regnearket finder du Hjørnet. Hvis du klikker på hjørnet, markerer du alle celler i hele regnearket. Cellerne er de grundlæggende elementer i regnearket, og det er dem, vi taster data og formler ind i. Dér, hvor en række og en kolonne mødes, har vi en celle. Hver celle i hele regnearket får derved et entydigt navn, idét cellen, der ligger, hvor kolonne C og række 4 mødes, kaldes C4. En celle kan indeholde tal, ord og formler. Formler er en slags kommandoer, som du skriver i en celle, som gør, at cellen viser et resultat af en beregning. Det skal du ikke bekymre dig om endnu, for jeg lover, at vi vender stærkt tilbage til det. 1.1.6 Arkfaner Lige under selve regnearket i venstre side finder vi de såkaldte Arkfaner. Det er, fordi du kan arbejde med flere regneark på én gang. Derfor kaldes en Excel-fil også for en Projektmappe, da den kan betragtes som en mappe med et antal regneark i. Figur 6: Arkfanerne. Arkfanerne hedder fra starten af Ark1, Ark2 osv, men du kan sagtens give dem mere sigende navne. Du kan også slette og tilføje arkfaner, og dermed regneark. Hvis du klikker med højre museknap på en af arkfanerne, dukker der en menu op, som giver dig mulighed for at gøre nogle forskellige ting. Du kan tilføje, slette og kopiere arkfanerne og dermed også de regneark, de repræsenterer. Du kan også ændre på rækkefølgen af fanerne og give hver fane sin egen farve, hvilket kan lette overblikket. 1.1.7 Visningsknapper Med visningsknapperne kan du justere måden, hvorpå du ser regnearket. Når du er startet på et nyt regneark, vises det i Normal visning, men du kan også få det vist som Sidevisning, som minder lidt om den måde, det vil se ud, hvis du udskriver arket. 13
Første kig på Excel Figur 7: Visningsknapperne. En anden mulighed er Vis sideskift, hvor du kan se og justere, hvor sideskiftene skal være i forbindelse med udskrivning af arket. Endelig er der også en zoom-funktion, hvor du kan forstørre eller formindske visningen af arket. Zoomfunktionen har ingen indflydelse på, hvordan regnearket ser ud på en udskrift. Zoom-funktionen er nem at bruge, men en bedre måde er efter min mening at holde CTRL-tasten nede på tastaturet, mens du ruller op og ned med scrolle-hjulet på din mus. Det kræver selvfølgelig, at du har en mus med scrolle-hjul. 1.1.8 Start et nyt regneark Når Excel starter op, vil programmet vise en ny tom projektmappe. Det er smart nok, men du behøver ikke altid at bygge alting op fra grunden. Du kan nemlig manuelt starte et nyt regneark op, hvor du har mulighed for at anvende nogle skabeloner. 1. Klik på Office-knappen i øverste venstre hjørne af skærmbilledet. 2. Klik på Ny. Du får nu mulighed for at vælge, hvilken skabelon du vil benytte. Skabelonerne er organiseret i kategorier i venstre side, som du kan klikke på. Når du senere i bogen skal lave en øvelse, og jeg beder dig om at starte med et tomt regneark, skal du vælge kategorien Tom og seneste, og derefter skabelonen Tomt regneark. Senere, når du får mere styr på det, kan du prøve de forskellige skabeloner af. 14
Første kig på Excel Figur 8: Når du skal starte et nyt regneark, har du mange muligheder. Der er allerede installeret skabeloner til fakturering, budgettering og sågar overvågning af blodtryk! Hvis du ikke synes, at de præinstallerede skabeloner er nok, er der mulighed for at downloade mange flere via kategorierne under Microsoft Office Online. 1.2 Navigering i regnearket Du kan bruge både mus og tastatur til at navigere i regnearket, men jeg vil anbefale dig at øve dig i at bruge tastaturet. Det er en både hurtigere og ergonomisk bedre løsning. Du får brug for at flytte meget rundt i regnearket, og hvis du allerede nu forfalder til at bruge musen, tager jeg ikke ansvar for, at du får en muse-arm. Figur 9: Her er celle B2 den aktive celle. 15
Første kig på Excel At bruge tastaturet til at flytte rundt giver nogle andre fordele, som jeg vender tilbage til senere. Der er altid én, og kun én aktiv celle i regnearket. Den kan kendes ved, at den har en tyk sort kant hele vejen rundt, som vi kalder cellemarkøren. Du kan vælge en anden aktiv celle ved at bruge piletasterne eller musen. Prøv at trykke lidt på piletasterne på tastaturet, så du flytter rundt på markøren. 1.2.1 Navigering i store regneark Når du skal navigere rundt i store regneark, bliver det for alvor besværligt at bruge musen. Du kan flytte hurtigt til bestemte steder i et regneark ved at bruge tastaturet. Hvis du holder CTRL-tasten nede og trykker på tasten HOME på tastaturet, flyttes markøren til celle A1. Hvis du holder CTRL-tasten nede og bruger piletasterne, kan du springe til der, hvor der sker noget. Det kunne f.eks. være yderkanten af en tabel. Hvis du har en tabel med 1000 rækker og 50 kolonner i dit regneark, vil et tryk på pil-ned, samtidig med at du holder CTRL-tasten nede, føre dig til den sidste række i tabellen. Pil-op vil på samme måde føre dig til toppen. På samme måde kan du selvfølgelig gå til højre og venstre. Dette kan også bruges i forbindelse med markering af celler. Hvis du, ud over at holde CTRL-tasten nede, også holder SHIFT-tasten nede, vil cellerne blive markeret. 1.2.2 Cellemarkøren og Autoudfyld Hvis du kaster et nærmere blik på cellemarkøren, vil du opdage en lille sort firkant i nederste højre hjørne af markøren. Den gemmer på funktionen med det lidet mundrette navn Autoudfyld. Autoudfyld anvendes med musen, hvis du hurtigt vil kopiere nogle celler. Når du peger på den lille sorte firkant med musen, vil musemarkøren ændres til et lille sort kryds. Hold venstre museknap nede, og flyt musen, til du har markeret nogle celler, og slip museknappen igen. Figur 10: Cellemarkøren. Læg mærke til den lille sorte firkant i nederste højre hjørne. Der kan ske flere ting, når du gør dette. Enten foretages der bare en simpel kopiering af indholdet fra den aktive celle, eller også bliver der indsat en serie. Serier fungerer på den måde, at hvis du f.eks. har skrevet Mandag i den aktive celle og bruger Autoudfyld til at kopiere med, vil der i de efterfølgende celler stå Tirsdag, Onsdag osv. Excel har en række foruddefinerede serier for bl.a. ugedage og måneder. Du kan også selv oprette dine egne serier, hvilket vi kommer tilbage til senere i bogen. 16
Første kig på Excel 1.3 Skrivning i cellerne Prøv at skrive lidt tal og tekst i nogle forskellige celler. Når du er færdig med at skrive noget i en celle, trykker du på ENTER-tasten på tastaturet. Cellen under den celle, du lige har skrevet i, vil derved blive den aktive celle. Læg for øvrigt mærke til, at hvis du skriver noget tekst i en celle, vil teksten blive justeret til venstre. Hvis du skriver tal, vil tallet blive justeret til højre. Hvis du vil ændre noget i en celle, kan du dobbeltklikke på den, hvorefter du har mulighed for at ændre indholdet. Hvis det er den aktive celle, du vil ændre, kan du også trykke på F2 på tastaturet. Figur 11: Formellinjen, som viser hvad der står i cellen. Hvis du bare vil skrive noget nyt, behøver du ikke dobbeltklikke på cellen men bare sørge for, at den er den aktive celle. Læg også mærke til Formellinjen, som er vist på Figur 11. I øjeblikket viser den det samme, som du skriver i cellerne, og virker måske ikke specielt vigtig lige nu. Men senere, når du bruger formler i nogle af cellerne, vil formellinjen vise, hvad det er for en formel, der er brugt i den aktive celle, og den aktive celle viser resultatet. 1.4 Tilpasning af cellestørrelse Cellerne er fuldstændig ens og lige store fra starten af. Det kan der selvfølgelig ændres på. Du ændrer cellestørrelsen ved at ændre rækkehøjden og kolonnebredden. Prøv at føre musen hen over kolonneoverskrifterne (A, B, C osv.). Du vil se, at musemarkøren ændrer sig, når den nærmer sig en ny kolonne. Når det gør dét, kan du holde venstre museknap nede og flytte musen for at tilpasse kolonnebredden. Den samme metode anvendes til at ændre rækkehøjden. I stedet for at klikke og trække med musen kan du også vælge at dobbeltklikke i stedet for. Det tilpasser kolonnebredden, så den lige nøjagtig er bred nok til at vise den celle i kolonnen, som fylder mest. Forsøg dig lidt med det. Denne metode kan også anvendes til at justere rækkehøjden. 1.5 Markering af celler For at markere en enkelt celle skal du bare flytte cellemarkøren hen til den, så den bliver den aktive celle. Hvis du vil markere flere celler, er der to måder at gøre det på. 1. Peg på en celle med musen, hold venstre museknap nede, og træk med musen, hvorved et område vil blive markeret. Slip venstre museknap, når du har markeret det, du ville. Den celle, du startede med at klikke på, vil være den aktive celle. 17
Første kig på Excel 2. Flyt markøren til hjørnet af det område, du vil markere. Hold SHIFT-tasten nede på tastaturet, og tryk på piletasterne. Så længe du holder SHIFT-tasten nede, vil markeringen tilpasse sig. Slip SHIFT-tasten, når du er færdig med at markere. 1.5.1 Sammensat markering Du kan også markere flere uafhængige områder på én gang. Her er du dog nødt til at bruge både mus og tastatur på samme tid. Du skal holde CTRL-tasten nede på tastaturet, hvorefter du markerer de ønskede områder med musen. Forsøg dig lidt med det. 1.5.2 Navigering inden for markering Hvis du har markeret et område og trykker på én af piletasterne på tastaturet, vil markeringen forsvinde. Det er man ikke altid interesseret i. Brug i stedet TAB-tasten og ENTER-tasten på tastaturet for at flytte til hhv. højre og nedad. Du kan bruge de samme taster til at flytte til venstre og opad ved at holde SHIFT-tasten nede samtidig. 18
Beregninger 2. Beregninger Det primære formål med Excel er jo, at den kan regne, og det er den faktisk også ret god til! For at lave en beregning skal du skrive en formel. Formlen skal skrives i den celle, som skal vise resultatet. En formel er et struktureret stykke tekst, som fortæller Excel, hvad den skal regne ud. Det er ikke så svært, når man lærer det i små skridt, så lad os skrive en lille simpel formel, hvor vi regner regnestykket 2+3 ud. 2.1 Formler I Excel starter man altid en formel med at skrive et = lighedstegn. Det er et tegn til Excel om, at det, der står i cellen, er en formel og ikke en tekst eller et tal. Excel vil derfor, når du er færdig med at skrive formlen, vise resultatet i cellen i stedet for den formel, du har skrevet. 1. Stil markøren i en tilfældig celle og skriv =2+3(Se på Figur 12, hvordan det skal se ud). 2. Tryk på ENTER-tasten på tastaturet. Figur 12: Din første formel. Nu skulle der gerne stå 5 i den celle, du skrev formlen i. Flyt markøren op på cellen, og læg mærke til, at der i formellinjen står =2+3, ligesom du kan se i Figur 13. Figur 13: Resultatet af din formel vises i cellen, og formlen vises i formellinjen. Hvis du vil ændre i formlen, kan du klikke på den i formellinjen, hvorefter du kan redigere den. Du kan alternativt dobbeltklikke på cellen eller trykke på F2-tasten på tastaturet. 19
Beregninger 2.1.1 Operatorer Du kan bruge de fire regnearter (plus +, minus -, gange * og dividér /) på denne måde. Du kan også bruge parenteser, hvis det er nødvendigt. F.eks. er 2+3*4 ikke det samme som (2+3)*4. Excel følger på dette område naturligvis de almindelige regneregler. Potens udregnes ved at bruge tegnet ^, som skrives ved at holde SHIFT nede på tastaturet og trykke på tasten mellem Å og ENTER. Som eksempel skrives 2 3 som 2^3. Indtil videre er du nok ikke så imponeret over Excels regnekapacitet. Faktisk kan vi lave ovenstående meget lettere ved hjælp af en lommeregner, og det er også kun for at vise, hvad en grundlæggende formel er for noget. 2.2 Formler med referencer Hvis det skal være rigtigt smart, skal vi benytte os af referencer i vores formler. Referencer er henvisninger til værdier i andre celler. Slet alt det, som du har skrevet i dit regneark indtil videre, og gør følgende: 1. I celle B2 skriver du et 2-tal. 2. I celle B3 skriver du et 3-tal. Nu skal det se ud som i Figur 14. Nu gør du så følgende (og hold tungen lige i munden): Figur 14: Skriv et 2-tal i celle B2 og et 3-tal i celle B3. 3. Start med at skrive et = i celle B4 for at vise, at du er ved at skrive en formel. Skriv IKKE mere, og tryk IKKE på ENTER-tasten. 4. Tag din mus, peg på celle B2, og klik en gang med venstre museknap. Nu skulle formellinjen gerne vise =B2. 5. Tryk på + tasten på tastaturet. Nu er du forhåbentlig ikke overrasket over, at der står =B2+ 6. Tag din mus igen, peg på celle B3, og klik en gang med venstre museknap. Nu står der =B2+B3 i formellinjen. 7. Tryk på ENTER-tasten på tastaturet. 20
Beregninger Hvis du overlevede, og computeren ikke er brudt sammen, er det nu lykkedes at lave en formel som lægger værdierne i celle B2 og B3 sammen og viser resultatet 5 i celle B4. Du kunne faktisk også skrive nøjagtig samme formel i en helt anden celle i regnearket, så lad os prøve det. 8. Vælg en tom celle og skriv følgende (uden at bruge musen): =B2+B3 9. Og tryk ENTER. Resultatet bliver selvfølgelig det samme, men nu har du også set, at du frit kan vælge mellem at lave cellereferencer ved at klikke med musen eller skrive dem direkte. Hver metode har sine fordele. Når du klikker med musen, risikerer du ikke at skrive forkert, men når du skriver dem, går det ofte hurtigere. Det smarte ved formlerne er, at de bliver ved med at virke. Hvis du ændrer tallene i celle B2 og B3, vil resultatet i cellerne med formler også ændre sig. Så prøv at skrive nogle andre tal i celle B2 og B3. Jeg vil foreslå, at du prøver at skrive nogle små formler med referencer for at øve dig lidt, inden vi går videre. Vi har kun lige kradset lidt i overfladen, når vi taler formler. I næste afsnit skal vi prøve at bruge nogle af Excels indbyggede funktioner i vores formler. 2.2.1 Referencer til andre regneark Du er ikke begrænset til at referere til celler i det samme regneark. Du kan have flere regneark i den samme Excel-fil, og de er som nævnt tidligere organiseret i arkfanerne nederst i skærmbilledet. Skal du referere til en celle i et andet regneark, skal referencen både indeholde en ark-reference og en cellereference. Hvis du skriver en formel i Ark1, som skal bruge værdien fra celle B2 i Ark2, skal referencen være Ark2!B2 i stedet for bare B2, som ville referere til celle B2 i det regneark, du skriver formlen i. Du kan også referere til celler i andre regnearksfiler, men det kommer vi til senere i bogen. 2.3 Funktioner Når jeg taler om funktioner, mener jeg funktioner i formler. Det er altså ikke funktioner som Udskriv eller Gem, men beregningsfunktioner jeg taler om. I forrige afsnit lærte du at skrive simple formler, hvor du kunne regne på nogle få tal. Funktioner gør dig i stand til at lægge tusindvis af tal sammen på et øjeblik, regne gennemsnit ud, lave sandsynlighedsberegninger og alt muligt andet. Funktioner anvendes i formlerne, og du kan bruge flere funktioner i den samme formel. Når det skal være mere langhåret, kan du endda bruge funktioner inde i andre funktioner. Så vidt går vi dog ikke endnu. 21