Best Practice 6. juli 2011 ØKO/JMH J.nr. 2007-6211-111 Side 1 af 6 Oprettelse af udenlandske fakturaer i IndFak I IndFak kan en fakturamanager oprette manuelle fakturaer. Funktionaliteten bør kun anvendes til udenlandske fakturaer, da alle danske leverandører (og udenlandske leverandører, som er momsregistreret i Danmark) skal fakturere det offentlige elektronisk. En forudsætning for at oprette en udenlandsk faktura som en manuel faktura i IndFak, er, at leverandøren er oprettet som en kreditor i Navision, og at stamdataeksporten til IndFak efterfølgende er kørt, inden fakturaen tastes manuelt. Du kan læse mere om oprettelse af udenlandske kreditorer i dokumentet Udenlandske kreditorer til IndFak. Når du som fakturamanager er logget på IndFak, kan du oprette en manuel faktura ved at klikke på menupunktet Ny faktura, på den blå bjælke. Første gang du skal oprette udenlandske fakturaer: Indtastning af manuelle fakturaer sker gennem flere trin i IndFak. På det første skærmbillede skal du angive fakturalinjerne. Første gang du indtaster en manuel faktura, vil du se et skærmbillede som nedenstående. På dette trin af fakturaoprettelsen er oplysningerne i de to øverste rammer ( Faktura og Faktura tillægsoplysninger ) skrivebeskyttet, så du kun kan oprette og indtaste linjer. Du kan minimere behovet for at scrolle med musen, når du opretter manuelle fakturaer, ved at kollapse de to øverste rammer. Du kollapser rammerne ved at klikke på de to nedenfor markerede knapper. IndFak husker, at du har kollapset de to rammer på dette procestrin - også næste gang du logger på systemet.
Side 2 af 6 Trin 1: Indtastning af fakturalinjer: Selv om den originale papirfaktura indeholder flere fakturalinjer, kan det ofte ikke betale sig at taste mere end en fakturalinje, når du opretter en manuel faktura. Hvis alle linjerne skal have samme kontering, skal godkendes af den samme disponent, og linjerne skal have den samme konteringstekst, kan du nøjes med at taste en enkelt fakturalinje.
Side 3 af 6 I området markeret med et 1-tal skal du indtaste oplysninger om den enkelte fakturalinje. Hvis du slår flere linjer fra originalen sammen, skal du angive den samlede pris og sætte antal til 1. Selv om der skal beregnes moms af udenlandske fakturaer, skal du på fakturalinjen angive moms til ingen moms, da der ikke skal betales moms til leverandøren. Når fakturaen skal konteres, skal der dog anvendes en konto, hvor den tilknyttede momssats er 25 pct. (eller et alias, der peger på den rette momsgruppe, hvis din institution bruger alias til at angive momsgrupper). Du kan læse mere om moms på udenlandske fakturaer i infoboksen på næste side. Øvrige udenlandske gebyrer og afgifter kan normalt ikke refunderes, hvorfor de med fordel kan håndteres som almindelige fakturalinjer. I området markeret med et 2-tal kan du angive linjekontering og/eller en linjedisponent. Du bør kun anvende linjekontering, hvis konteringen på de enkelte linjer skal være forskellig, og du bør kun anvende linjedisponenter, hvis de enkelte linjer skal godkendes af forskellige disponenter. Bemærk, at hvis du har knyttet standardværdier til din brugerprofil, bliver disse automatisk tilføjet på linjeniveau for de relevante dimensioner. Hvis ikke fakturaen har flere linjer, som skal konteres forskelligt, bør du fjerne standardværdierne på linjerne, så fakturaen kan konteres på header-niveau, da det er mere overskueligt (Det er ikke særligt praktisk, at standardværdierne oprettes på linjeniveau, hvorfor det undersøges, om funktionaliteten kan tilrettes). Når du er færdig med at indtaste oplysninger om fakturalinjen, skal du gemme linjen ved at trykke på det lille diskette-ikon. Når du har gemt en linje, har du mulighed for at tilføje en ny linje ved at trykke på Tilføj linje knappen, som ovenfor er markeret med en rød cirkel. Når du har tastet alle fakturalinjer, skal du trykke på Næste knappen, som både findes i bunden og i toppen af fakturaen, for at komme videre til næste trin. Bemærk, at fakturaen ikke automatisk bliver gemt. Hvis du vil forlade fakturaen eller er væk fra din maskine i længere tid, men gerne vil gemme fakturakladden, skal du trykke Gem, hvorefter du kan se fakturakladden på din IndFak forside.
Infoboks: Moms Side 4 af 6 Følgende er et uddrag af Statens Administrations: Vejledning (kunde/øsc) om international moms Kundens ansvar i forbindelse med internationalt køb Det er kundens ansvar at sikre, at fakturaer fra andre EU-lande ikke indeholder moms. Dette sker ved allerede ved ordreafgivelsen at oplyse sælgeren om institutionens momsnummer (SE-nummer). Det er kundens ansvar at få refunderet eventuelt opkrævet moms på fakturaer fra andre EU-lande. Hvis ØSC skal inddrages i denne proces, sker det efter særskilt aftale. Det er kundens ansvar at sikre, at der sker afregning af importmoms ved køb fra tredjelande, enten i forbindelse med registreringen af momsbeløbet opgjort på importspecifikationen eller ved at instruere ØSC i forbindelse med registrering af de enkelte fakturaer, hvor boghandlerordningen anvendes. I førstnævnte tilfælde skal kunden sikre registrering af den beregnede moms (via DDI). ØSC s ansvar i forbindelse med internationalt køb Det er kundens ansvar at sikre, at ØSC instrueres om behandlingen af de enkelte fakturaer, men det er ØSC s ansvar at sikre, at der sker registrering af erhvervelsesmoms for alle udenlandske køb af varer og tjenesteydelser og at denne indgår i afregningen til Skat, og at der samtidig sker afløftning som refusionsmoms, så momsafregningen samlet set bliver neutral for kunden. ØSC skal sikre registreringen af erhvervelsesmoms, uanset om kunden har instrueret ØSC om beregningen af moms eller ej. ØSC udarbejder periodevist (perioden afhænger af afregningshyppighed overfor Skat) et udtræk over køb fra tredjelande opdelt pr. land, pr. valuta. Udtrækket indberettes til Skat af ØSC. Bemærk, at udtrækket skal afstemmes med de registrerede køb i perioden fra tredjelande, så der sikres et sammenfald med momsafregningen.
Trin 2: Indtastning af hovedoplysninger: Side 5 af 6 Det er nu tid til at udfylde fakturaens hovedoplysninger. Du skal udfylde/forholde dig til følgende felter: - Leverandør: Her skal du vælge leverandøren fra rullelisten, hvis leverandøren ikke kan vælges, skal du sørge for at leverandøren bliver oprettet i Navision. Du kan gemme fakturakladden, mens du venter på at stamdata overføres fra Navision. - Rekvirent: Her skal du angive rekvirenten som skal varemodtage fakturaen. - Fakturatotal Moms: Her skal du angive fakturaens totale pålydende. - Vedhæft fil: Her skal du vedhæfte en indscannet kopi af originalfakturaen (se infoboksen på næste side). - Modtagelsesdato: Feltet burde hede leveringsdato, her skal du angive den dato, hvor det er aftalt, at leverancen leveres (hvis leverancen leveres over flere dage, skal du angive den sidste dag, hvor leverancen leveres). - Udstedelsesdato: Her skal du angive leverandørens fakturadato. - Fakturanummer: Her skal du angive leverandørens fakturanummer. Det er vigtigt, at du altid angiver det eksakte fakturanummer, som leverandøren har angivet for at minimere risikoen for fejl ved opfølgning og i værste fald dobbeltbetalinger. - Valuta: Her skal du angive den valut,a som fakturaen er udstedt i.
Side 6 af 6 Du kan også kontere fakturaen nu eller tilknytte en ordre til fakturaen. Bemærk, at betalingsmåde og betalingsbetingelser skal afledes fra kreditorkortet i Navision for udenlandske leverandører. Når du har udfyldt oplysningerne på hovedet, skal du klikke på knappen Næste og herefter på knappen Send til Rekvirent, hvorefter IndFak sender fakturaen til videre behandling hos den rekvirent, du har angivet. Infoboks: Vedhæftning af fil Du bør kun vedhæfte én fil, og den kan ikke være større end 2mb. Scan original-fakturaen og gem den et sted, du let kan finde på din PC (Fx kan du anvende skrivebordet, da du kan slette filen, efter at den er vedhæftet). Når du er kommet til indtastning af hovedoplysninger på en manuelt oprettet faktura, kan du vedhæfte en fil ved at klikke på ikonet, der forestiller en klips. Tryk Gennemse og gå til det sted, du har gemt fakturaen, marker fakturaen og tryk åben. Tryk herefter Upload og afvent en besked om, at dokumentet er blevet uploadet. Hvis du kommer til at uploade det forkerte dokument, kan du slette det igen ved at trykke på ikonet, som forestiller et kryds, ud for det vedhæftede dokument (vedhæftede dokumenter kommer frem umiddelbart over ikonet, der forestiller en klips ).