Vejledning til Planmodul i FLEX Planlægningsmodulet i FLEX er udformet for at give planlæggeren mulighed for at lave fagfordeling på hold samt ressourcestyre medarbejdernes arbejdstid. Alle stamdata hentes fra EASY-A. Overordnet set anvendes der genvejstaster til de forskellige funktioner. Disse kan også vælges med højre musetast. Genvejstasterne vil efterfølgende være nævnt i vejledningen. PLANGRUPPE Først oprettes der en PLANGRUPPE med angivelse af den samlede periode, den skal gælde for. Plangruppevindue åbnes fra menuen Planlægning Plangruppe eller med <Ctrl> + F2. Placer markøren i en tom linje og tast F2 for at angive navn på den nye plangruppe. Den nye plangruppe tildeles automatisk en fraog tildato. Periode kan ændres ved at taste F2 i den dato, der skal ændres. Formål med plangrupper er at gruppere sammenhængende aktiviteter, man ønsker at planlægge for. PLANPERIODE Når Plangruppen er oprettet inddeles den overordnede periode i de DELPERIODER, man ønsker at arbejde med. Dette gøres med <Ctrl> + P samt <F2> for at oprette perioder med uge afgrænsning.
TILDELING TIL PLANGRUPPER Når den overordnede gruppe/periode er oprettet, skal der tilføjes, de aktiviteter samt lærere man ønsker at planlægge for, til denne plangruppe. Tildeling af aktiviteter (hold) til Plangruppe sker med <Ctrl> + T. Tilknytninger slettes/fjernes med mellemrumstast eller museklik. Der vises en kolonne for hver plangruppe, så man kan tildele eller fjerne tildelinger på tværs af plangrupper.
Tildeling af medarbejder til Plangruppe sker med <Ctrl> + T samt <Page down>. Tilknytninger slettes/fjernes med mellemrumstast eller museklik. Dette er ikke nødvendigt, da det er muligt under planlægningen at vælge mellem alle lærere.
PLANLÆGNINGSVINDUE Planlægningen kan nu starte. Dette gøres ved at åbne Planlægningsvindue fra menuen Planlægning Planvindue eller med <Alt> + F2. Har man flere plangrupper kan der bladres mellem dem med <Ctrl> + Page down/up. For at kunne arbejde med sin gruppe skal de foldes ud. Dette gøres på følgende måde: Y-akse: X-akse: Hold fold et ud Hold fold alle ud Delperiode fold en ud Delperioder fold alle ud <Ctrl> + Y <Ctrl+Shift> + Y <Ctrl> + X <Ctrl+Shift> + X
FAGFORDELING Der kan nu knyttes lærere på fag. Dette gøres med: <Enter> hvorefter en liste med valgte medarbejdere i plangruppen fremkommer og tilknytningen sker med mellemrumstast eller mus - kun 2 valg muligt. Ønsker man at anvende lærere, der var påsat et foregående skoleperiodes hold, kan man vippe disse lærere. Overførselen af disse lærere baserer sig i forhold til afholdte antal elevlektioner. Vip af lærer fra tidligere hold sker sådan: Vip lærer på et fag på et hold V Vip alle lærere på alle fag på et hold - Ctrl> + V Vip alle lærere på alle fag på alle hold - <Alt> + V Skal holdet skifte lærer midt i perioden, kan man dublere linje med fag. Dette gøres med <Ctrl> + D. Hvis man kun ønsker at arbejde med fag, hvor der påsat lærer tryk F. Tryk F igen for at se fag uden lærere samt tryk F igen for at se alle fag.
Lektionstal Der kan indsættes lektionstal på de enkelte fag i flere niveauer. Indsæt lektionstal: Hele perioden - lektionstal indtastes vises med sort farve Ønskes lektionstal i uge slettet tast 0. Planperiode lektionstal indtastes vises med blå farve Planuge lektionstal indtastes på given uge vises med rød farve Ønsker man anvende et samlet antal lektioner, som skal udrulles på et antal uger, sætter man et minustegn foran tallet. I det tilfælde divideres tallet med antal uger og afrundes til nærmest mulige lektionstal. Senest indtastede tal kan efterfølgende indsættes i andre celler ved at anvende <Insert> tasten. Der kan enten tastes budgettal på fag i feltet budget (anvend knap 2) eller tallet hentes fra budget på fag i EASY-A. Tastes tallet i planmodulet vil det vises i Ny skemabegivenhed under budget på fag ved skemalægningen. Budgettallet overskrives af indtastede planlagte lektionstal. Ønsker man at påsætte en speciel minutfaktor på en given lærer på fag, kan der tastes <Ctrl> + M. Dette gøres når man står på læreren på det givne fag. Den angivne minutfaktor slår igennem i skemalægningen.
Afspejling i skemalægningen Når der er foretaget en fagfordeling i planmodulet vil det give følgende hjælp i skemalægningen: Valg af fag med tilhørende budgettal totalt og pr. uge. Valg af lærer markeret ud fra planlagt lærer påsætning.
TIMEPLANLÆGNING PÅ MEDARBEJDER Når man skal se planen for en medarbejder anvendes <Page down> for at se lektionstal på medarbejder. For at skifte mellem lektioner og arbejdstimer tastes L. For ikke at se timer/lektioner fra skema tastes V. For at se decimaler på timetal tastes D. For at kunne arbejde med medarbejdere skal de foldes ud. Dette gøres på følgende måde: Y-akse: X-akse: Medarbejder stå på en og fold ud Medarbejder fold alle ud Lektioner/Timer - fold en periode ud Lektioner/Timer fold alle perioder ud <Ctrl> + Y <Shift> + Y <Ctrl> + X <Shift> + X REGISTRERING AF ARBEJDSTIMER Hvis man vil taste timer på øvrige aktiviteter, tilknyttes de til medarbejderen ved at anvende <Enter> og i oversigten over de øvrige aktiviteter tilknyttes de her med <Enter> igen. Herefter kan der tastes timer i såvel hele perioden, planperioden eller på den enkelte uge. Kun i felter med hvid baggrund kan der tastes tal. Indtastet tal kan kopieres ved at anvende <Insert> tasten. Hvis en øvrig aktivitet er tilknyttet ved en fejltagelse, kan den slettes med <Ctrl> + <Delete>.
Skal posteringer fra Planmodul overføres til posteringsbilledet i FLEX tastes P for en postering, <Shift>+P for poster på en medarbejder og <Ctrl>+P for alle posteringer på alle medarbejdere. Herefter kan der foretages en eksport fra FLEX for at få posteringer over til EASY. Man skal være opmærksom på, at har man overført timer til posteringsbilledet i FLEX, skal eventuelle rettelser foretages der. Der kan som alternativ blades en side ned <Page Down>, så man får den øvrige aktivitet i centrum, hvorpå man kan tilknytte medarbejdere og derefter tildele timer.
REGISTRERING AF TIMER PÅ RETTE- OG EKSAMENSARBEJDE I Planmodulet er der mulighed for at taste timer ind på såvel rette- samt eksamensarbejde. Disse billeder nås med <Ctrl> + <R> samt <Ctrl> + <E>. Rettearbejde tastes ved at stille sig på faget med den lærer, der skal have timer samt i den givne planperiode og trykke <Enter> og udfylde enten ud fra en akkord eller minutter pr. opgave. Der kan også i den enkelte celle skrives det forventede antal timer. Alternativt kan man gøre brug af de tidsstyrede fagoplysninger fra EASY (A988), som anvendes ved at trykke V og vippe timerne. Under eksamenstid tastes kun det forventede antal timer som skal anvendes til eksamen. Hverken timer for rettearbejde eller eksamenstid kommer over i EASY og optræder derfor kun i tælleværket for FlexPlan.
TÆLLEVÆRKER I PLANMODULET Opgørelsesvinduet er det velkendte fra FLEX. I Planopgørelsen viser kolonnen med Plan, hvad der planlagt af henholdsvis undervisning, rettearbejde, eksamensarbejde og øvrige timer. Kolonne Læst viser de faktisk skemalagte og registrerede timer, som hentes fra opgørelsesvinduet. Regnskabskolonnen viser det samlede antal timer der er på en medarbejder såvel faktisk registrerede samt planlagte. Det er især denne kolonne der er vigtig i forhold til eventuel under-/overtid. I Opgørelsesbilledet vises også tallene fra Planopgørelsen, disse er markeret med orange. For opdatering af tælleværkerne kan der trykkes <S> for gem, så opfriskes billedet.
RELATION MELLEM AKTIVITET OG LOKALE I nedenstående eksempel ses et forslag til hvordan man binder et lokale sammen med en aktivitet, således at man i skemalægningen får hjælp til at vælge det rigtige lokale. Bindingen foretages enten med <mellemrumstasten> eller klik med mus. Man kan altid vælge et andet lokale end det anførte. Billedet nås via menuen Planlægning - Aktivitet / Lokale relation eller <Alt>+F10. Ved skemalægningen ses det på denne måde: Autoskema vil forsøge at bruge de angivne aktivitets- /lokalebindinger.
RELATION MELLEM FAG OG LOKALE I nedenstående eksempel ses et forslag til hvordan man binder et lokale sammen med et fag, således at man i skemalægningen får hjælp til at vælge det rigtige lokale. Bindingen foretages enten med <mellemrumstasten> eller klik med mus. Man kan altid vælge et andet lokale end det anførte. Billedet nås via menupunktet Planlægning Skolefag / Lokalerelation og kan kun startes op her. Ved skemalægningen ses det på denne måde: Autoskema vil forsøge at bruge de angivne aktivitets- /lokalebindinger.
PRIORITERING AF MEDARBEJDERES ARBEJDSTID Under Planlægning finder man menupunktet Prioritering af medarbejders arbejdstid, hvilket giver planlæggeren mulighed for at prioritere, hvornår en medarbejder ønsker sin arbejdstid placeret. Der opmærkes en blok, hvor man vil markere et medarbejderønske. Herefter trykkes <Enter>, hvorefter der fremkommer en dialogboks, hvor man vælge en prioritet (stort eller lille behov for at ønsket bliver opfyldt) på den valgte opmærkning. Dette menupunkt er kun relevant, når man ønsker at anvende Autoskema.
AutoSkema I Planlægningsmenuen findes to punkter: Eksport til AutoSkema Import fra AutoSkema Denne facilitet giver mulighed for at få simuleret et skema ud fra de parametre, man først har defineret i Planlægningsvinduet samt i fanebladet AutoSkema under Installationsoplysninger. Disse trimmeværdier skal forstås som følger: Lektionsafstand: Her angives om der skal være afstand mellem de enkelte lektioner. Lektionsblok: Her angives standard for hvor mange lektioner man ønsker i sammenhæng for hvert skolefag. Den kan individuelt ændres i planlægningsvinduet på knap 2 / <Shift>+2.
Antal minutter der ikke giver mellemtid: Minutter hvor AutoSkema ikke giver strafpoint ved simulering. Antal kørsler: Her kan der angives, hvor mange gange man skal lade simuleringen forsøge. Vægtningsparametre (Parametrene afgør den indbyrdes vægtning af de enkelte nævnte elementer). Mellemtime for elev: Strafpoint for accept af mellemtime for elev. Mellemtime for medarbejder: Strafpoint for accept af mellemtime for medarbejder. Lektioner med for få dages mellemrum: Strafpoint for accept af lektioner på hinanden efterfølgende dage. Usammenhængende blok: Strafpoint for accept af opdeling af valgt blokstørrelse. Undervisning udenfor stamlokale: Strafpoint for accept af lektioner udenfor valgt stamlokale. Undervisning i lektion 7 eller 8: Strafpoint for accept af lektioner i 7 eller/og 8 lektion. Sene lektioner: Strafpoint for accept af lektioner ud over 8 lektion. Prioritering af medarbejders arbejdstid: Strafpoint for accept af valgte prioriteringer i medarbejders ønskede arbejdstid. Der kan simuleres skema for en uge ad gangen. Placer cursor i den uge-kolonne i planmodulet, som der ønskes et skemaforslag for. Aktiver menupunktet Planlægning Eksport til AutoSkema eller <Shift><Ctrl>+ E og tast derefter login på samme måde som i den almindelig FLEX.
Herefter vil der gå et stykke tid, hvor jobbet behandles. Når statuslinjen nederst i højre hjørne melder om AutoSkema modtaget indlæses den via menupunktet import fra AutoSkema eller <Shift><Ctrl>+ I. Når der trykkes <OK> vises AutoSkema automatisk i AutoSkema visning på <Ctrl>+F5.
Såfremt der er skema, der ikke kunne placeres, kommer der en logfil, hvor der står hvilket skema der ikke kunne placeres. Denne logfil kan også nås i menuen under Planlægning. Nu kan det foreslåede skema behandles ved opmærkning og <Enter> for valg af muligheder.
Der kan godkendes de skemabegivenheder, som er lagt i overensstemmelse med planlægningen. Der kan også vælges at låse noget skema og herefter lave en ny eksport, hvor de frie begivenheder bliver forsøgt lagt igen. Hvis man vælger at godkende et skema vises det med orange skemabegivenheder. Hvis man vælger at låse et skema vises det med rød baggrund. De ubehandlede skemabegivenheder vises med orange baggrund.
Hvis man har lavet et færdig skema for en uge kan dette kopieres til de efterfølgende uger, hvis dette er et ønske. Dette gøres med <Alt>+<Shift>+<+> for at huske ugen, hvorefter man bruger <Alt>+<Shift>+<Insert> for at indsætte i den nye uge. Dette kan medføre følgende advarsel, som man skal forholde sig til. Når et skema er endeligt godkendt skal det eksporteres til EASY på sædvanlig vis.
UDSKRIFTER Det er muligt at udskrive en plan til underviserne ved under menuen at gå i Planlægning / Udskriv. Her kan der vælges mellem FLEX plan, FLEX planopfølgning og FLEX plan-/normopfølgning. Der kan udskrives flere medarbejdere af gangen ved klik med musen på dem der ønskes. FLEX plan: Her afgrænses datoerne ud fra planperioden. Planlagte lektioner/timer på hold Planlagte timer på øvrige aktiviteter Samlet opgørelse over planlagte timer for medarbejder
FLEX planopfølgning: Her afgrænses datoerne ud fra den dato du står på i planen. Samlet regnskab på medarbejder for perioden pr. den valgte dato Planlagte timer på medarbejder for perioden efter den valgte pr. dato som endnu ikke er registreret Planlagte timer på medarbejder for perioden Faktiske timer på medarbejder for perioden indtil den valgte pr. dato Faktiske timer på medarbejder for perioden efter den valgte pr. dato
FLEX plan/-normopfølgning: Her afgrænses datoerne ud fra den dato du står på i planen.
SAMLET OVERSIGT OVER GENVEJSTASTER I PLANMODUL FUNKTION TAST Opret plangruppe Opret planperiode Tildeling aktiviteter (hold) til Plangruppe Tildeling af medarbejder til Plangruppe Åben Planlægningsvindue Bladre mellem Plangrupper <Ctrl> + F2 samt <F2> <Ctrl> + P samt <F2> <Ctrl> + T <Ctrl> + T samt <Page down> <Alt> + F2 <Ctrl> + Page down/up Udfoldning af plangruppe: Y-akse: X-akse: Hold fold et ud Hold fold alle ud Delperiode fold en ud Delperioder fold alle ud <Ctrl> + Y <Ctrl>+<Shift> + Y <Ctrl> + X <Ctrl>+<Shift> + X Knyt lærere på fag <Enter> + <Mellemrumstast> Vip af lærer fra tidligere hold: Vip lærer på et fag på et hold Vip alle lærere på alle fag på et hold Vip alle lærere på alle fag på alle hold Angiv minutnorm på lærer på fag Skift mellem lektions- og timemode i medarbejdervindue Vis decimaler i timemode Dubler linje med fag Skyg ikke anvendte fag Indsæt skyggede fag Vis/skjul skyggede fag Rette arbejde Eksamens arbejde V <Ctrl> + V <Alt> + V <Ctrl> + M <L> <D> <Ctrl> + D stå på fag og <Delete> stå på skjult fag og <Delete> <Ctrl> + S <Ctrl> + R <Ctrl> + E
Gem Relation mellem lokale og hold Kopier AutoSkema forslag til flere uger Eksport til Autoskema Import fra Autoskema Overfør en postering fra plan til FLEX Overfør alle posteringer for én medarbejder til FLEX Overfør alle posteringer for alle medarbejdere til FLEX <S> <Alt> + F10 <Alt><Shift> + <+> for kopiering <Alt><Shift> + <Insert> for at sætte ind <Shift><Ctrl>+ E <Shift><Ctrl>+ I <P> <Shift> + P <Ctrl> + P