KOM GODT I GANG MED FLEX DENNE BRUGERVEJLEDNING INDEHOLDER DE MEST GENERELLE FUNKTIONER OG BEGREBER EN NY FLEX-BRUGER KOMMER UD FOR.

Transkript

1 KOM GODT I GANG MED FLEX DENNE BRUGERVEJLEDNING INDEHOLDER DE MEST GENERELLE FUNKTIONER OG BEGREBER EN NY FLEX-BRUGER KOMMER UD FOR.

2 INDHOLDSFORTEGNELSE Grundkoncept for FLEX s. 3 Menulinjen s. 4 Gantkort s. 4 Skemavalg s. 5 Skemalægning s. 6 Kopiering s. 8 Skemalægning lørdag/søndag eller lektion 9-16 s. 8 Farverne i FLEX s. 8 Ringetider s. 8 Aktuel skemabegivenhed s. 9 Roller s. 10 Avanceret brug af skemaroller og skemalægning s. 12 Rettelse af skemaer s. 13 Bladre i vinduer s. 14 Postering s. 15 Eksport til EASY s. 16 Status s. 16 Stamdata s. 17 Gruppering s. 18 Elever s. 18 Medarbejderkompetence og fagfordeling s. 18 Medarbejderopgørelse s. 19 Minutnormer s. 20 Genvejstaster s. 21 Skemabegivenhedens symboler s. 22 Sammenhængen mellem EASY og FLEX s. 23 Skemalægning af Ferie/Særlig Feriedag i FLEX med registrering af fravær for ansatte s. 24 Brugervejledning til flytning og installation på hjemme PC er s. 30 Tildeling af rettigheder fra EASY til FLEX s. 33 Udveksling af medarbejder kalenderbegivenheder imellem Outlook/FLEX s. 35 Lokalebooking igennem Outlook s. 37 2

3 Grundbegreber i FLEX-konceptet ALLE stamoplysninger oprettes og ændres i EASY. Rettigheder til stamoplysninger (aktiviteter, lærere og lokaler) tildeles hver enkelt FLEX-installation. Hermed kan man KUN registrere på den delmængde der er tildelt. Automatisk overførsel af de tildelte stamoplysninger til FLEX også ved evt. senere ændringer. Samme stamdata kan optræde på flere FLEX-installationer, men "først til mølle" princippet gælder. Man "ejer" de brikker der lægges, og KUN ejeren kan rette/slette. Brikker fra andre FLEX-installationer opdateres løbende og totalsynkroniseres en gang i døgnet (via natjob ) og optræder i eget skema som "fremmede brikker". Superflex (vis-udgave) produceres ligeledes i forbindelse med natjobbet og er således ikke ajour med den aktuelle dags bevægelser. Overførsel af brikker til EASY via adm. netværk og FLEX-jobkø. Ingen ændringer må foretages i EASY på skemabegivenheder/ posteringer der er lavet i FLEX. Dokumentation på skærm af fejlbrikker (ex. skemasammenfald). Tælleværker i FLEX er KUN vejledende (EASY har ALTID ret). Alle udskrifter tages fra EASY. Når flere brugere er tilknyttet én FLEX-installation, kan KUN én bruger ad gangen arbejde i systemet. 3

4 Menulinien Næsten alt kan vælges med musen eller med genvejstaster efter behov. Fordelen ved valg med genvejstaster er, at der medfølger forskellige servicevinduer, ex. oplysninger om brikindhold. Gantkort Aktiviteter, medarbejdere og lokaler der er overført fra EASY, vises i de respektive gantkort. Periodelinien viser hvor aktiviteten starter/slutter. Man kan ligeledes se om der er skemalagt eller ej (skema = dobbeltstreg). Gantkortet er et godt udgangspunkt til at finde et skema på en bestemt aktivitet/uge. På knap 7 (Shift + 7) vil man kunne se Elevplan betegnelse samt Undervisningsforløb fra Elevplan. Ved hjælp af et rødt U vises sammenhængen af aktiviteter på undervisningsforløbet. Er en aktivitet aflyst i EASY optræder der en rød streg over den givne aktivitet. Er aktiviteten slettet optræder der en sort streg over den givne aktivitet. 4

5 Skemavalg Man kan vælge mellem 12 forskellige skemaer, hver med sit specielle kendetegn. Hvis man går direkte ind i et skema (f.eks. et aktivitetsskema), skal man derefter bladre eller taste for at få det ønskede frem. En anden måde at komme frem til det ønskede skema er at gå over gantkortet. Med udgangspunkt i eksemplet på forrige side, har vi trykket på <Shift>+<F5> og fået dette skema: 'En aktivitet i alle uge' Du kan vælge forskellige layouts i skemaerne ved at aktivere knapperne her <Shift>+tallet 5

6 Skemalægning 1. Marker det ønskede område med én brik = tryk <mellemrum> flere brikker = stå i den første lektion hold <Shift> nede og flyt med piletast til den sidste lektion. Der er også mulighed for at holde venstre musetast nede og markere det ønskede område ved trække med musen. 2. Tryk derefter <Enter> og følgende billede fremkommer Ved gentagne tryk på <Enter> fremkommer mulighederne for at vælge fag, medarbejder og lokale. Hver især vælges den/de ved at bladre med pil op/ned og tryk på <Enter> ved det ønskede. (Udviklingen kan iagttages i kassen forneden) BEMÆRK: hvis man vil have mere end én lærer/ét lokale på, skal man trykke på <mellemrum> i stedet for <Enter>. Bemærkning indsættes med op til 54 tegn i feltet med <Alt>+<B> eller museklik i feltet. 6

7 Man kan også skemalægge med udgangspunkt i en lærer; så kommer man til at rulle igennem aktivitet, fag og lokale. Er udgangspunktet et lokale kommer man til at vælge aktivitet, fag og lærer. Ønsker man ikke at foretage alle valgene overspringes f.eks. medarbejderen med <Enter>. Knappen 'Anvend' benyttes når man vil fortsætte med flere nye skemabegivenheder uden at lukke vinduet. Under skemalægningen har man mulighed for at se skemasammenfald på elever. Dette vises med lysegrøn farve, hvor dette sammenfald optræder. På genvejstasten <alt>+<f9> findes en matrix som viser disse sammenfald. Det er også muligt selv at oprette sammenfald ved at stille sig på den kombination, som skal have sammenfald og markere med <mellemrumstasten>. Alternativ skemalægning Når du skemalægger en ny aktivitet, behøver du ikke at beslutte, hvor et bestemt fag skal ligge, før du har lavet skemabrikkerne. D.v.s. du behøver ikke starte med at markere de ønskede områder du kan ligeså godt slutte med det. 7

8 Kopiering Kopiering af én skemabegivenhed Stil dig på en skemabegivenhed Tryk <+> Du kan nu indsætte brikken andre steder med <Insert> Kopiering af en dag: Stil dig på en dag Tryk <Ctrl>+<+> Du kan nu indsætte dagen andre steder med <Ctrl>+>Insert> Kopiering af en uge: Stil dig på en uge Tryk <Alt>+<+> Du kan nu indsætte ugen andre steder med <Alt>+<Insert> (Kan også foregå via aktivitetsgantkort (F9), der skal man kun bruge + og <Insert>) Lørdag-søndag og lektion Når du står i prikskemaer kan du udvide skemaet <Ctrl>+><End> udvider med lørdag-søndag <Ctrl>+<Home> fjerner lørdag-søndag igen <Ctrl>+<Page Down> udvider med lektion (én lektion for hver gang man klikker) <Ctrl>+<Page Up> fjerner dem igen Farverne Mørkegrøn = Uden for klassens periode Mellemgrøn = Klassen skemalagt/skemasammenfald Lysegrøn = Elevsammenfald Mørkerød = Uden for lærerens periode Lyserød = Læreren skemalagt Blå = Lokalet skemalagt Ringetider Et kapitel for sig. Giver bl.a. nogle sjove besværligheder.. Hvis du ikke kan lægge en brik på en tilsyneladende tom plads, vær da opmærksom på, om det er ringetiderne, der driller. 8

9 Aktuel skemabegivenhed 9

10 Roller Under skemalægning SKAL man angive, hvilken rolle medarbejderen og lokalet skal spille på begivenheden. Roller er en vigtig del af skemalægningen, som man bør have 100% styr på. Rollerne bestemmer bl.a., om der skal genereres timeposter, og om der tjekkes for skemasammenfald. Når alle roller er opsat vil programmet automatisk vælge den rolle, som er passende for begivenheden. Rolle opsætning foretages i vinduet Valg af rolleforslag under menupunktet System / Roller. Bemærk: ALLE roller SKAL være sat, før der kan skemalægges! Nedenfor er vist et eksempel på et rolleforslag, som vil passe til de fleste skoler, her er det hovedsagelig den højre del af billedet, som er den vigtigste information. Hvis skolen endnu ikke gør brug af alle rolletyper vælg da f.eks. rolle Ø (Øvrigt) de steder, hvor man ikke kan finde egnede roller. Eksempel på Valg af rolleforslag : 10

11 D.v.s. Cirkel betyder at skemabegivenheden medgår til dannelse af timeposter. Trekant betyder, at skemabegivenheden KUN skal optræde i skemaer og IKKE skal danne timeposter. Prikken i midten af cirkel eller trekant betyder at skemabegivenheden spærrer. Cirkel eller trekant UDEN prik betyder, at den IKKE spærrer. Rolleforslag er som ordet siger: KUN et forslag det er altid muligt, manuelt, at påsætte den rolle man ønsker i skemalægningen. Når man er ved at vælge medarbejder eller lokale, under skemalægningen, kan man påsætte den rolle man ønsker med <Ctrl>+o. De roller man kan vælge imellem, er de skemaroller og lokaleroller, som er oprettet i EASY. Det er forskelligt fra rolle til rolle om der skal genereres løn og om der tjekkes for sammenfald. På næste side kan du se hvor og hvordan skemarollen optræder ved skemalægningen - og hvordan du kan ændre den. 11

12 Avanceret brug af skemaroller Under forudsætning af at 'Valg af rolleforslag' er sat korrekt, kan du nemt registrere forskellige former for skema, samtidig med at FLEX automatisk sætter den korrekte skemarolle på: <Ctrl>+Y <Ctrl>+<Shift>+Y <Ctrl>+P <Ctrl>+M <Ctrl>+D Ændring af skemabegivenheden fra 'Undervisning' til 'SYG' samtidig gives mulighed for at påsætte VIKAR Ændring af skemabegivenheden fra 'Undervisning' til 'SYG' samtidig gives mulighed for at påsætte VIKAR samt ændre fag. Registrering af AFSPADSERING (med 7.4 timer pr. dag) Registrering af OMSORGSDAG (med 7.4 timer pr. dag) Registrering af hele dage (med 7.4 timer pr. dag) Ved at anvende knappen ret dag er det muligt at tilrette antal lektioner og timer. Ovennævnte genvejstaster virker KUN i medarbejderskemaer 12

13 Rette i eksisterende skema Rettelse af enkelte brikker kan ske med <Delete> og <Insert> et par eksempler: Når du skal bytte et lokale ud med et andet: 1. <Ctrl>+<F7> (Prikskema alle lokaler) 2. <Delete> brikkerne i det lokale de skal ud af 3. <Insert> brikkerne i det lokale de skal ind i Når du skal skifte lærer på en aktivitet: 1. <Ctrl>+<F6> (Prikskema alle lærere) 2. <Delete> brikkerne hos den lærer, der skal af med dem 3. <Insert> brikkerne hos den lærer, der skal have dem Skal du rette flere parametre og/eller større mængder aktiveres RET-funktionen: Eksempel: ret ufag på et hold 1. <Alt>+<F5> (Prikskema én aktivitet) 2. Stil cursor på en af de brikker, der skal rettes og tryk <Ctrl>+R 3. Fravælg evt. medarbejder og lokale i søgningen efter ens brikker 4. Herefter skal du markere de brikker du, ud af de potentielle (lilla), vil rette 5. Ved tryk på <Enter> kommer du ind i den samme rulle, som når du skemalægger 13

14 Bladre i vinduerne Du kan med sindsro antage, at får du ikke det ønskede resultat ved at forsøge at bladre med piletasterne, så kan det betale sig at prøve <Page Up> og <Page Down>!! Eksempel: <Ctrl>+<F6> (Prikskema alle lærere): Pilene op/ned bladrer mellem de forskellige lærere Pilene højre/venstre bladrer mellem ugedagene <Page Up> og <Page Down> bladrer mellem ugerne Hvis du taster lærerens initialer hopper den direkte til disse Hvis du taster <Ctrl>+<pil op> hoppes en side op Hvis du taster <Ctrl>+<pil ned> hoppes en side ned <Shift>+<F5> (En aktivitet i alle uger): Pilene op/ned bladrer mellem ugedagene Pilene højre/venstre bladrer mellem ugerne <Page Up> og <Page Down> bladrer mellem aktiviteterne Hvis du taster aktivitetsnr. hopper den direkte til dette 14

15 Postering Registrering af øvrige arbejdstimer på en medarbejder 1. Gå i Medarbejderpostering (<Shift>F12) og find medarbejderen - enten ved at bladre med <Page Up>/<Page Down> eller ved at taste medarbejderens initialer 2. Find aktiviteten a) Er den der ikke:tryk<enter>, find den (pil op/ned), tryk <mellemrum>(giver den et X) og slut af med at trykke <Enter>, så er aktiviteten tildelt medarbejderen. b) Er den der: Tryk <TAB> når du står på den = flyt markøren til højre del af billedet 3. Vælg den ønskede dato med piletasterne 4. Tryk <Enter> 5. Indtast timetallet 6. Tryk <Enter> Medarbejderen har nu fået sine timer 2 tallet der kommer ud for timerne er brikkens status (Se i øvrigt under 'Statusoversigt posteringer') En postering kan også registreres på billedet 'Aktivitetspostering' -princippet er nøjagtig det samme som beskrevet ovenfor, bortset fra at man her tildeler medarbejderen. 15

16 Eksport til EASY <F11> resulterer i følgende billede: BEMÆRK: Det er KUN nødvendigt at vælge Hent fremm ed skema ved første daglige kontakt. Hent Alle stamdata skal man KUN bruge efter anvisning fra FLEX-support (ved evt. fejl). Systemet skulle gerne under normale omstændigheder løbende hente alle de nye stamdata, der bliver tildelt installationen. Når du aktiverer OK, spørges der om EASY skal kontaktes. Vælger du JA, skal du indtaste password, og eksporten kan gå i gang (udviklingen følges i nedeste hjørne). Importfilen indlæses automatisk, når der er markering automatisk import. Hvis der ikke er markering i feltes indlæses importfilen med <Ctrl>+<F11>. Når du én gang har haft kontakt, vil den kunne huske dit password, indtil FLEX-programmet lukkes helt! Vær opmærksom på, at når du først har valgt OK og svaret ja til at kontakte serveren, er der ingen muligheder for at fortryde eksporten!! Hvis du svarer nej til at kontakte serveren, kan eksporten fortrydes: Klik System i menulinien og vælg Support/Fortryd eksport. Symbolerne nederst til højre betyder: Rødt kryds over lyn = du har IKKE forbindelse til serveren Cirklen er en statusindikator: grå = alt ligger på serveren (d.v.s. ingen fejl) grøn = der er lavet nye brikker/poster der ikke er eksporteret gul = der er eksporteret men ikke importeret rød = der er importeret fejlbrikker Ved rødt = fejl kan man dobbeltklikke på statusindikatoren for at komme til det respektive statusvindue. Status <F10> viser brikstatus 01 Central begivenhed = Brikken er eksporteret og importeret fejlfrit 02 Lokalbegivenhed = Brikken er ikke eksporteret 03 Sendt begivenhed = Brikken er eksporteret men ikke importeret Fejl (<Ctrl>+<F10>) = Der er importeret fejlbrikker 80 Fremmed begivenhed 90 Slettet begivenhed 91 Slettet sendt begivenhed 16

17 <Ctrl>+<F10> viser fejlbrikstatus eller dobbeltklik på den røde statusindikator. Mulighederne er utallige!!! <Shift>+F10 viser status for posteringer (incl. fejl) Lede efter brikker med fejl: Dobbeltklik på den røde statusindikator - stil markøren på den/de brikker du leder efter - tryk <Enter> når man står ud for antal fejlbrikker i den givne uge -alle skemaer vil du KUN vise brikker med denne statuskode. Den sikreste måde at finde brikkerne på er at tage prikskema ALLE aktiviteter <Ctrl>+<F5/F6/F7>, medarbejdere eller lokaler. Husk at <Esc> ophæver søgefunktionen. Stamoplysninger Hvis man ønsker at se stamoplysninger på aktiviteter, medarbejdere samt lokaler kan man på såvel gantkort som på skemaer trykke på <F2>, hvorefter man får de samlede relevante oplysninger på det element man står på. 17

18 Gruppering af medarbejdere, aktiviteter, lokaler Du kan oprette grupperinger af medarbejdere, aktiviteter og lokaler efter eget ønske. Klik på menupunktet Gruppe Navngivning af grupper og du har for alle tre mulighed for at lave 30 forskellige grupper (I aktiviteter er de første 5 dog valgt for dig). Grupperne bruges til at begrænse mængden af valgmuligheder, når du skemalægger. Selve grupperingen laves ved at vælge menupunktet Gruppe Medarbejder gruppering. Flyt med pil til det ønskede gruppenummer ud for medarbejderen og tryk <mellemrum>. Medarbejdere kan være medlem af flere grupper samtidig det samme gælder lokaler/aktiviteter. Er der ikke lavet nogle grupper, vil medarbejdere og lokaler automatisk ligge i gruppe 0. Aktiviteter vil automatisk komme til at ligge i de typebestemte grupper. Der er foruden de 30 valgmuligheder også et arkiv til rådighed. Arkivet kan bruges til at parkere medarbejdere på orlov, aktiviteter fra sidste halvår o.l. Elever Hvis man ønsker at se, hvilke elever der går på et hold, kan man gå på gantkort samt aktivitetsskemaer og trykke på <Ctrl>+<E>, hvorefter man får de elever at se, som går på holdet på det tidspunkt, man står på. De elever, som har forladt holdet, er kendetegnet med grå baggrund. Det er også muligt at se, hvilke elever der er skyld i elevsammenfald ved at anvende <Alt> + <F9> og her finde sammenfaldspunktet. Herefter anvender <Ctrl> + <E> og man kan se, de elever der har sammenfald. Denne lysegrønne farve for elevsammenfaldet vises på aktivitetsskemaerne prikskema en aktivitet <Alt> + <F5> og en aktivitet i alle uger <Shift> + <F5>. Det er mulig at aktivere/deaktivere checket under System/Installationsoplysninger/Diverse. Medarbejderkompetence og fagfordeling Hvis man anvender A027 Undervisningskompetencer for medarbejder i EASY, vil man i skemalægningsfasen få en rød markering ud for de lærere, som har kompetence i et fag man har valgt at skemalægge. Hvis man anvender A402 Fagfordelinger, vil man i skemalægningsfasen få en gul markering ud for de lærere, som er tilknyttet et fag via fagfordelingen. Timeseddel for medarbejder På tasten <Shift>+<F2> kan man se en udgave af medarbejderens timeseddel. Timesedlen er en lidt mindre detaljeret udgave end den, der kan udskrives fra EASY. 18

19 Eksempel på Medarbejderopgørelse i FLEX Billedet følger med som servicevindue i disse valg Medarbejdergantkort <Shift>+F9 Prikskema én medarbejder <Alt>+F6 Prikskema alle medarbejdere <Ctrl>+F6 Medarbejderpostering <Shift>+F12 Alternativt tages billedet fra menuen Specialvinduer/Medarbejderopgørelse lmk 040 A) B) T1 C) D) Okt. E) Periode Plan G) Diff. H) Regnskab P) Undervis. I) Norm Q) 1924 Rettearb. J) 0 86 Sving R) -80 Eksamen K) 0 73 Norm i alt S) 1844 Ferie m.m. L) Læst T) 2100 Pæd.pulje M) 4 50 Udb. U) 256 Øv.timer N) Læst i alt V) 1844 Forventet Y) I alt O) Resultat X) 0 A) Medarbejderens initialer samt løbenummer (ansættelsesforhold) B) Aktuel år/måned (oktober 2011) C) Medarbejderens arbejdstidsaftale D) Arbejdstidsaftalens periode E) Opgørelse for aktuel måned (i dette tilfælde oktober 2011) F) Opgørelse for perioden (i dette tilfælde 2011) G) Udleverede planer overført fra EASY-A (dannes som fremmed post i NATJOB) H) Forskellen mellem pkt. F og G I) Lektioner omregnet til arbejdstimer (ud fra skemarolle samt minutnorm) J) Rettearbejde registreret direkte i EASY ( NATJOB) K) Eksamensarbejde registreret direkte i EASY ( NATJOB) L) Ferie-, Søgne/Helligdage enten i FLEX eller i EASY (hvis EASY = BATCH + NATJOB) M) Pæd. pulje timer registreret enten i FLEX eller i EASY (hvis EASY = BATCH + NATJOB) N) Øvrige arbejdstimer herunder arbejdstimer lagt direkte i EASY (NATJOB) O) Sammentælling af henholdsvis kolonne E - F - G - H P) Kolonne med summeret regnskab Q) Medarbejderens norm (evt. justeret) HVIS justering = NATJOB R) Overførte buffertimer (over-/undertimer fra sidste periode) NATJOB S) Norm + /- buffertimer T) Læste timer i alt U) Udbetalte overtimer BATCH + NATJOB V) Læste timer i alt fratrukket udbetalte overtimer X) Resultat = pkt. V minus pkt. S Y) Forventet afspejler timer tastet i posteringsbilledet på en +aktivitet. (Tallet står altid med rødt og tæller kun i FLEX) BEMÆRK: Timer der er dannet eller registreret direkte i EASY er dokumenteret i billedet Medarbejderpostering. Disse dannes i NATJOBBET og overføres sammen med Fremmede brikker. HUSK HUSK HUSK : Tallene i FLEX er KUN vejledende hvis der er forskel i forhold til EASY, så er det EASY, der har ret. 19

20 Minutnormshierakiet Når man registrerer skema i FLEX, kan man straks se, hvor mange minutter den enkelte skemabegivenhed udløser samt hvorfor. FLEX arbejder efter samme regelsæt som EASY-A, når den aktuelle minutnorm skal findes. Antal minutter Her aflæses koden og nederst har man kodens forklaringen Nedenstående oversigt viser de forskellige muligheder i differentiering af minutter pr. lektion. Først undersøges følgende 3 ting (som alle giver 0 minutter) Skemabegivenheden indeholder ingen medarbejder Skemabegivenheden indeholder ingen aktivitet og rollen er ikke Afspadsering eller Omsorg Skemabegivenheden har en rolle der ikke genererer timer Hvis ovennævnte ikke er tilfældet undersøges følgende: Indeholder skemabegivenheden rollen Afspadsering eller Omsorg - hvis 'JA': sæt 60 minutter Hvis ovennævnte ikke er tilfælde undersøges i følgende rækkefølge: Er der påsat minutter på selve skemabegivenheden Er det en AC-medarbejder og er der AC-sats på skolefag på hold eller på selve holdet og er afregningsformen på aktiviteten 'L' Er der minutter på fagfordeling (skolefag på hold eller på selve holdet) Er der minutter på aktiviteten Er der minutter på skolefag på uddannelsesgruppe Hvis der stadig ikke er fundet nogen minutnorm: Sæt minutter fra uddannelsesgruppen (HOLD - IV - AMU) Sæt 60 minutter (ØVRIGE AKTIVITETER) Regulering på ansættelsesforhold Kode B D E L M K I H G F N BEMÆRK: Når det aktuelle minuttal er fundet, foretages der til sidst en beregning, såfremt der i EASY er angivet, at medarbejderens norm skal reguleres i positiv eller negativ retning. For god ordens skyld skal det bemærkes, at alle regler om minutnormer (undtaget kode L) skal registreres direkte i EASY. 20

21 21

22 22

23 23

24 Skemalægning af Ferie/Særlig Feriedag i FLEX med registrering af fravær for ansatte Det er nu muligt at skemalægge Ferie/Særlig Feriedag igennem FLEX, så det også efterfølgende registreres i Fravær for ansatte samt i Timeposter i EASY. Kun Ferie/Særlig Feriedag kan skemalægges på denne måde. Denne funktion anvendes kun, når det er aftalt mellem administrationen og skemalæggerne. For at kunne anvende denne funktion på FERIE skal der i EASY være oprettet flg.: 1. I billedet Fraværstyper oprettes en fraværstype F uden lokal aktivitetstype. SLS kode for ferie indtastes i nedenstående eksempel ved type F. 2. Skemarolle for Ferie oprettes uden indtastning af lokal aktivitetstype men med indtastning af fraværstype (se punkt 1.). Kun stort bogstav F kan anvendes til denne rolle. Når ovennævnte er oprettet og skemalæggeren har haft en Eksport til EASY og fået den nye skemarolle, skal den nye rolle sættes under System / Roller i dette billede under Ferie rolle : 24

25 I FLEX skemalægges en eller flere medarbejdere nu med <Ctrl> + <F> for dagskema på den øvrige aktivitet som vedrører ferie - (i eksemplet - 12HXFE ). Herefter ser skemaet ud som flg. med registreret 7,4 timer for en dag. 25

26 Efter eksport fra FLEX til EASY køres B069 for at genere timeposter. Dette udløser timeposter for Ferie samt lægger timerne i B031 Fravær for ansatte Timeposter for Ferie. 26

27 For at kunne anvende denne funktion på SÆRLIG FERIEDAG skal der i EASY være oprettet flg.: 1. I billedet Fraværstyper oprettes en fraværstype SF uden lokal aktivitetstype. SLS kode for ferie indtastes i nedenstående eksempel ved type SF. 2. Skemarolle for Særlig Feriedag oprettes uden indtastning af lokal aktivitetstype men med indtastning af fraværstype (se punkt 1.). Kun stort bogstav SF kan anvendes til denne rolle. Når ovennævnte er oprettet og skemalæggeren har haft en Eksport til EASY og fået den nye skemarolle, skal den nye rolle sættes under System / Roller i dette billede under Særlige feriedage : 27

28 I FLEX skemalægges en eller flere medarbejdere nu med <Ctrl><Shift> + <F> for dagskema på den øvrige aktivitet som vedrører særlig feriedag - (i eksemplet - 13PUSÆRFE ). 28

29 Herefter ser skemaet ud som flg. med registreret 7,4 timer for en dag. Efter eksport fra FLEX til EASY køres B069 for at genere timeposter. Dette udløser timeposter for Særlig Feriedag samt lægger timerne i B031 Fravær for ansatte Timeposter for Særlig Feriedag. 29

30 Brugervejledning til flytning og installation på hjemme PC er. Hvis du ønsker at flytte programmet med hjem på din hjemme Pc er, skal du foretage dig følgende: Du starter FLEX på dit skrivebord. Der vil nu komme en Hovedmenu, hvor der vælges Avanceret (<V>). Under punktet Flytdrev angives det sted, hvortil man vil oprette program-/data flytenhed (f.eks. USB-memorystick eller servermappe). I Avanceret menuen vælges Opret program enhed (<P>), den valgte flytenhed indsættes i drevet og trykkes OK (<Enter>). Herefter oprettes programenhed ( flytenhed ), som kan tages med hjem. 30

31 Efter oprettelse af programenheden fremkommer hovedmenubilledet igen og man vælger Flyt data til enhed (<F>) for at flytte data med hjem og trykker OK (<Enter>). Programmet pakker nu data, og du bliver bedt om at indsætte dataenhed ( flytenhed ), hvilket du gør. Data bliver nu kopieret over på flytenhed, som kan tages med hjem sammen med programmet for brug på anden Pc er. I forbindelse med installering af FLEXprogrammet på din hjemme Pc er skal følgende arbejdsgang følges: Indsæt programenheden i usb-port. Gå ind i mappen FLEX-Inst og aktivitere install.exe. Du vil blive spurgt om, hvilken mappe du vil have FLEX liggende i. Der vil fra start stå C:\Flex, dette kan du ændre, hvis programmet skal ligge i en anden mappe. Du vil samtidig blive spurgt om installationsnummer, og her skal skrives det nummer, du har fået tildelt. Du går nu ud på dit skrivebord og trykker på FLEX-ikonet Her vil der være en hovedmenu, hvor du vælger Flyt data til harddisk (<F>) for at flytte data til hard disk. 31

32 Dette gøres ved at indsætte usbnøgle ( Flytmedie ) i drevet og trykke OK (<Enter>) i menuen. Nu indlæses data i programmet. Når data er flyttet ud på en usbnøgle vil FLEX låse for rettelser på den FLEX, som data flyttes fra. Det vil sige, at man godt kan åbne FLEX, men det vil ikke være muligt at rette eller lægge nye begivenheder ind, før data igen er flyttet ind fra usbnøglen. Bemærk det er kun data, som flyttes. Herefter kommer hovedmenuen frem igen, hvor der vælges Start FLEX-skema og trykkes OK (<Enter>). Så er du i gang med FLEX GOD FORNØJELSE!!! NB!!! I tilfælde af, at der er udsendt en opdateret version af FLEX, og man har fået opgraderet programmet på sin arbejds Pc er og ønsker at tage data med hjem til sin hjemme Pc er, skal man foretage sig følgende: Ny programenehd oprettes og tages med hjem. Ved opdatering af sin hjemme Pc er skal man gå ind i Avanceret-menu og trykke Opdater FLEX-installation fra extern medie (<Alt+O>) og trykke OK (<Enter>). Herefter opdateres FLEX automatisk på hjemme Pc eren til nyeste version. 32

33 Tildeling af rettigheder Billederne ligger under UDDATA-vinduer under menuen FLEX. Der er lavet nye rettighedsgrupper i forbindelse med de nye billeder. Kontakt din systemadministrator, hvis du ikke har fået adgang til de relevante billeder. Princippet er det samme for alle 3 vinduer (aktiviteter, medarbejdere og lokaler) her er kun vist eksempel på tildeling af rettigheder til aktiviteter. Figur 1 Figur 2 Figur 3 Tildel rettighed til én ny aktivitet (afgrænsningen giver kun én aktivitet) Tast FLEX-nummer og GEM <F10> 33

34 Tildel rettighed til flere nye aktiviteter (afgrænsningen giver flere nye aktiviteter der alle skal tildeles samme FLEX-nummer Figur 1) 1) Tast FLEX-nummer på en af aktiviteterne 2) Tryk <Enter> eller på knappen Tildel rettigheder 3) Dialogboks vil spørge om du vil tildele én eller alle Figur 2 4) Efter tildelingen GEMMES Tildel rettighed til aktivitet, hvorpå der i forvejen er FLEX-nummer (afgrænsningen giver de ønskede aktiviteter) 1) Stil cursor på den aktivitet, der ønskes tildelt 2) Tryk F6 (ny datapost) = ny linie åbnes 3) Tast FLEX-nummer + GEM <F10> Tildel rettighed til samtlige FLEX-numre på én og samme aktivitet (afgrænsningen giver den ønskede aktivitet) 1) Stil cursoren på den aktivitet der ønskes tildelt 2) Tryk på knappen Tildel alle 3) GEM <F10> Fjern tildeling af rettighed er kun mulig for aktiviteter der ikke er hentet endnu (afgrænsningen giver de ønskede aktiviteter) 1) Stil cursoren på en af aktiviteterne 2) Tryk på knappen Fjern rettigheder 3) Dialogboks vil spørge om du vil fjerne én eller alle 4) Derefter GEMMES <F10> Statuskoder Bogstaverne S, F, H, L, B i højre side af billedet er statuskoder, hvoraf nogle kan ændres. (F.eks. om men vil have budgetlås på øvrige aktiviteter). Oversættelsen af bogstaverne kommer, når man med musen peger på overskrifter - Figur 3 Ret statuskode De koder der systemmæssigt ikke kan ændres er på grå baggrund. Øvrige koder ændres J/N og GEMMES. <F10> Fortryd Fortryd-tasten kan aktiveres så længe der ikke er gemt. Data til Excel Ønskes de fremsøgte linier overført til Excel regneark aktiveres knappen Data til Excel. Herved fremkommer en dialogboks, hvor man kan vælge placeringen af filen. Resultatet af overførslen vises straks på skærmen. 34

35 Udveksling af medarbejder kalenderbegivenheder imellem Outlook/FLEX Hvis skolen overfører skemabegivenheder fra FLEX til Outlook for medarbejdere, er der nu mulighed for at medarbejdere kan få overført kalenderbegivenheder til FLEX. Hvis man som medarbejder ønsker at dele sine begivenheder med skemalæggeren, kan det gøres ved at oprette en selvstændig kalender. Denne navngives - FLEX-skema. Efter oprettelse af FLEX-kalenderen vil al skemaet fra FLEX komme i den kalender. De aftaler, man ønsker at dele med skemalæggeren, oprettes i denne kalender. Dette vil gøre det nemmere for skemalæggeren at tage hensyn til planlagte timer. Begivenhed oprettet i Outlook Skema fra FLEX 35

36 Begivenhed fra Outlook i FLEX Begivenhed fra Outlook spærrer ikke. Skema i FLEX som bliver vist i Outlook. 36

37 Lokalebooking igennem Outlook Det er nu muligt at se kalenderbegivenheder oprettet på lokaler i Outlook som en skemabegivenhed i FLEX. Samtidig er det også muligt at se skemabegivenheder fra FLEX i lokalers kalendere i Outlook. Dette gør det muligt at styre lokalebooking begge veje, så der ikke opstår dobbeltbookinger på et bestemt lokale. Forudsætning for at ovennævnte kan fungere er: - Skolen anvender som minimum Exchange Skolen opretter postkasser/kalendere til de lokaler, som skal anvendes. De oprettes med samme betegnelse, som de er kendt med i EASY. - Skolen tildeler til installation -1 i UDDATA-vinduer de lokaler, som der skal udveksles skema med. - Det kan være en god ide at køre FLEX natjob mere end en gang i døgnet kan sættes op til at køre ved middagstid. Dette vil ajourføre dataene oftere. UDDATA-vinduer Find det lokale som der ønskes udvekslet skema imellem Outlook og FLEX. Tast -1 ud for Flxnr. Og gem med F 10 tasten. Installationsnummer -1 er default oprettet på skolerne. 37

38 Outlook-kalender Lokaler oprettet i Exchange med egne kalendere. Begivenheder oprettet i kalenderen, som viser lokalets anvendelse. Dette kan gøres i korte samt lange intervaller. Skemalægning fra FLEX. 38

39 FLEX Skema Begivenhed fra lokalets kalender i Outlook spærrer ikke. Skemabegivenhed i FLEX som vises i lokalets kalender i Outlook. Begivenhed over flere dage fra lokalets kalender i Outlook. 39