HELLO MANUAL DANSK VERSION RACKPEOPLE

HELLO MANUAL DANSK VERSION RACKPEOPLE

1 TEKNISKE KRAV 2 1.1 HARDWARE KRAV: 2 1.2 TEKNISKE KRAV TIL PC 2 2 HELLO INSTALLATIONS OPGAVER 2 2.1 FORBEREDELSER: KLARGØRING AF EXCHANGE OG LYNC/SKYPE FOR BUSINESS KONTI 2 2.1.1 ENTEN KLARGØRING AF LYNC/SKYPE FOR BUSINESS KONTO PÅ LOKAL EXCHANGE/LYNC SERVER 2 2.1.2 ELLER KLARGØRING AF LYNC/SKYPE FOR BUSINESS KONTO PÅ OFFICE365 2 2.2 TJEKLISTE FORBEREDELSE AF PC 3 2.3 KLARGØRING TIL HELLO INSTALLATION (MED FJERNINSTALLATION) 3 2.4 INSTALLATION AF HELLO SOFTWARE 3 3 SÅDAN BRUGER DU HELLO 6 3.1 PLANLÆG VIDEOMØDE, START PLANLAGT VIDEOMØDE 6 3.1.1 LOBBY FUNKTION 8 3.2 START ET SPONTANT VIDEOMØDE (MEET NOW) 9 3.3 INVITER DELTAGERE 9 3.4 AKTIVT MØDE FUNKTIONER 10 3.4.1 TILFØJ DELTAGERE 11 3.4.2 LYD/VIDEO SETTINGS 13 3.4.3 WHITEBOARD FUNKTIONEN 13 Side 1

1 Tekniske Krav 1.1 Hardware krav: En skærm gerne med touch Hvis skærmen ikke har touch, skal du bruge et tastatur og en mus Webcam Gerne i HD En ekstern lydenhed Hvis skærmen har indbygget højtalere, kan disse bruges. For optimal lyd anbefaler vi eksterne højtalere. 1.2 Tekniske krav til PC 4 GB RAM 30 BG Harddisk CPU: Minimum Intel Core i5 eller tilsvarende Windows 8.1 Pro eller Enterprise 64 bit, Engelsk. Fuldt opdateret 1 ) Lync 2013 32bit Fuld version, IKKE Basic (Kræver Lync eller Office 2013ProPlus licens). 2 3 Office365 eller Exchange/Lync/Skype For Business 4 Server 2 Hello installations opgaver Denne liste er best practice. Følg den for at undgå problemer. 2.1 Forberedelser: klargøring af Exchange og Lync/Skype For Business konti 2.1.1 Enten Klargøring af Lync/Skype For Business konto på lokal Exchange/Lync server Opret ressource -> mødelokale (hvis ikke allerede oprettet) I AD Users and Computers, aktivér mødelokalets AD account. Ellers kan mødelokalet ikke logge på Lync. Opret/nulstil kodeordet. Det skal bruges. Opret mødelokalet som Lync-bruger. Brug kommandoen Enable-CSuser I Lync Server Management Shell eller aktivér konto i Microsoft Lync Server 2013 Control Panel. Forbind til Exchange vha PowerShell. Set-mailbox RoomMailbox@domain.com - RoomMailboxPassword (ConvertTo-SecureString -String 'PASSWORD' -AsPlainText -Force) - EnableRoomMailboxAccount $True 2.1.2 Eller Klargøring af Lync/Skype For Business konto på Office365 I Exchange admin panel, opret ressource -> mødelokale (hvis ikke allerede oprettet) I Office365 admin panel, find mødelokalet, og tildel Exchange og Lync/Skype For Business licens Forbind til Exchange online vha. PowerShell og aktiver mailboksen + kodeord på mødelokalet: 1 HELLO er kompatibel med win8, win7 og Office365, men for optimal performance anbefaler RackPeople win8.1 fuldt opdateret 2 Bemærk hvis man benytter Lync 2013 version 15.0.4420.1017 kan Hello IKKE afvikles efter hensigten. 3 Hvis i kører Office365 eller har opgraderet jeres Server til Skype For Business, er det vigtigt at i sørger for at køre med Lync UI. Se FAQ for vejledning. 4 Hvis i kører Skype For Business Server 2015 er det vigtigt, at klienten er Lync UI. Se Faq for vejledning Side 2

Set-mailbox RoomMailbox@domain.com -RoomMailboxPassword (ConvertTo-SecureString -String 'PASSWORD' -AsPlainText -Force) -EnableRoomMailboxAccount $True 2.2 Tjekliste forberedelse af PC 1. Under installationen, brug IKKE live ID (Vælg: opret live ID -> Brug ikke live ID) 2. Indstil brugernavn: MeetingRoom 3. Indstil PC navnet: MeetingRoom (+ et tal eller navn hvis der er flere) 4. Opsæt ikke PC en til Domæne 5 5. Installer alle nødvendige drivere 6. Fuld opdatering af Windows 7. Aktiver Windows 8. Deaktiver UAC (User Account Control) 9. Deaktiver strømstyring/standby/pauseskærm 10. Installer Lync klienten 11. Aktiver licensen til Lync klienten 12. Fuld opdatering af Lync klienten 13. Log Lync på den konto, der er oprettet til mødelokalet 2.3 Klargøring til Hello installation (med fjerninstallation) Denne liste er best practice. Følg den for at undgå problemer. Gå gennem trinene fra 2.1 el 2.2, samt gennemgå tjeklisten fra 1-13, følg dernæst disse punkter 1. Installer TeamViewer Host fra: http://download.teamviewer.com/download/teamviewer_host_setup.exe 2. Opsæt med en stærk kode (opret ikke TeamViewer account) 3. Fremsend denne kode + TeamViewer ID til RackPeople 2.4 Installation af HELLO software Download the software on http://service.rackpeople.com/downloads/helloforlync.zip Gem zip filen et sted på din pc, hvor du kan finde den nemt. Pak zip filen ud, igen til et sted, hvor du kan finde den nemt Vi anbefaler direkte til skrivebordet Kør installations filen Start Hello, hvis det ikke automatisk starter efter installation Du vil nu blive mødt af en fejlbesked med no valid licence. Vælg ok, du kommer nu ind i indstillinger I indstillinger (tandhjulet se Figur 1 Settingsknap) kommer du først til en settingsmenu, som kræver password (Figur 2 Settingsmenu 1). Dette er default sat til 1234. Du kan ændre det i næste trin Dernæst kommer ind til den reelle settingsmenu, her indtaster du møderummets exchange oplysninger Brugernavn og password, dem som du oprettede i afsnit 2.1. Tryk på testknappen for at sikre, at de indtastede informationer er korrekte (Se Figur 3 Settingsmenu 2) Indtast licens nøgle Vælg evt. en adgangskode til settingspanelet (valgfrit, default sat til 1234) Har du mere end et møderum, kan du vælge at lade dem starte møder med hinanden (sæt hak i allow incoming meetings ) 5 Hvis der er en internt politik om at alt udstyr skal være domæne joined, konsulter da FAQ for vejledning. Side 3

Vælg hvilken Exchange version, du kører med. Vælges i dropdown listen (Se Figur 4 Exchange dropdown muligheder) Hvis i ikke har autodiscover på jeres Exchange, indtast da jeres EWS Url streng Tilføj favoritter i Lync klienten Hvis i har brug for at forbinde med 3. parts løsninger som PEXip, Blue Jeans eller andet. Opret en Lync gruppe til dette, og giv det et sigende navn. Tilføj navnet i settings Call group. Det kan også blot være jeres team eller andet. 6 Du kan tilpasse løsningens udseende ved at uploade dit eget logo 7 Inden du afholder dit første møde, skal du lave et testmøde, da Lync kan have en række indstillinger, som du skal tage stilling til. Sørg for at have et tastatur tilsluttet, så du kan tabulere imellem vinduerne og acceptere + husk at checke husk denne indstilling af Du er nu klar til at bruge Hello Figur 1 Settingsknap 6 Kun tilgængelig i Enterprise version 7 Kun tilgængeligt i Enterprise version Side 4

1. Licens version (Beta, Basic, Standard, Enterprise) 2. Software version 3. Henter skærmtastatur frem Figur 2 Settingsmenu 1 Figur 3 Settingsmenu 2 1. Indtast Exchange Brugernavn 2. Indtast Exchange Password 3. Test af Exchange Brugernavn og Password er korrekt 4. Hent Skærm tastatur frem 5. Indtast licens 6. Hak af, hvis Hello skal kunne modtage indkomne opkald 7. Indtast settings password default 1234 8. Vælg Exchange Version 9. Indtast URL til eget logo 10. Indtast EWS URL, hvis i ikke har autodiscover 11. Indtast navn på Lync gruppe Side 5

Figur 4 Exchange dropdown muligheder 3 Sådan Bruger du HELLO 3.1 Planlæg videomøde, start planlagt videomøde Åbn Outlook Vælg kalender Vælg enten Skype møde (1) eller Nyt møde (2) Figur 5 Outlook Kalender view Inviter deltagere (1), vælg lokale (3), indtast evt. dagsorden og anden info i mødeindkaldelsen (4)- Husk at vælge tidspunkt (2) (Altså gør præcis som du plejer, når du skal booke et møde bare husk at vælg Skype møde.) Side 6

Figur 6 Mødeindkaldelse Dine gæster modtager en invitation, ganske som de plejer, blot med tilføjelse af et link, som de kan benytte. Hvis de selv har Lync/Skype For Business, vil det starte et Lync/Skype For Business vindue med mødet. Men hvis dine gæster ikke selv har Lync/Skype For Business, vil de blive ført til en browser, hvorfra mødet afvikles. Du kan altså invitere lige dem du vil, uden hensyntagen til om de har Lync/Skype For Business eller ej. Gå ind i mødelokalet (husk kaffe og noget til mødenotater) Klik start møde Side 7

Figur 7 Start planlagt møde 3.1.1 Lobby Funktion Når du inviterer deltagere uden for din organisation vil de som standard ryge i lobbyen, når de deltager i dit Skype møde. Her vil de blive indtil du aktivt lukker dem ind. Når der venter nogle i lobbyen vil en ny knap dukke op nede i knaplinjen. Figur 8 Lobbyknap Tryk på knappen, og et nyt vindue vil åbne sig. Her kan du se hvem der venter i lobbyen, og lukke dem ind en efter en. Figur 9 Lobby menu Side 8

Når der ikke længere er nogen, der venter i lobbyen vil knappen forsvinde igen. 8 3.2 Start et spontant videomøde (Meet Now) En gang i mellem kan man sidde i et traditionelt møde med alle mødedeltagere omkring bordet, men have behov for at konferere med en kollega. Fremfor at ringe til personen eller løbe bygningen rundt for at finde personen, så kan man i stedet starte et såkaldt spontant møde, som ikke er præ-booket via kalenderen. Det er den funktion som hedder Meet Now. Figur 10 Start et spontant møde Klik på Meet Now (se Figur 10 Start et spontant møde). Tilføj deltagere (se vejledning under afsnittet: Inviter deltagere på side 9), vent til dine gæster har accepteret kaldet. Mødet er nu i gang. 3.3 Inviter deltagere Når du starter et Meet Now møde, vil du med det samme blive præsenteret for Inviter deltagere menuen. Vil du tilføje flere deltagere i et allerede igangværende møde, klik på Tilføj deltager knappen, inviter deltagere menuen vil åbne. Du skal nu vælge, hvordan du vil finde din deltager. 1. All contact persons Opslag i Organisationens Globale kontaktliste Vælg All contact persons fanen. Tast så meget du kan/kender af personens navn Tryk search Søgningen henter de første 50. Hvis personen ikke er på listen, skal du give flere oplysninger. 2. Rooms Opslag i Rooms liste her finder du dine mødelokaler Vælg Rooms fanen. Tast så meget du kan/kender af mødelokalets navn Tryk search Søgningen henter de første 50. Hvis mødelokalet ikke er på listen, skal du give flere oplysninger. Rooms dækker over de mødelokaler/ressourcer, som er defineret som sådan i Exchange, dvs. de 8 For uddybende forklaring af lobby funktionen og hvordan man styrer hvem, der ender her, gå til FAQ Side 9

lokaler du kan booke til møder, når du booker møder i Outlook. 3. Favorites Klientens Favoritter Vælg Favorites fanen. Tast så meget du kan/kender af personens navn Tryk search Søgningen henter de første 50. Hvis personen ikke er på listen, skal du give flere oplysninger. Favorites dækker over de kontakter, som er definere som favoritter i Lync. Det kan være en god idé at tilføje de kontakter, som man kan forvente at blive kaldt ind i mødet lokalet ofte, som Lync favorit. 4. Video call 9 Gruppe i klienten. Navn på gruppe indtastes i Settings Vælg Video Call fanen. Tast så meget du kan/kender af personens navn Tryk search Søgningen henter de første 50. Hvis personen ikke er på listen, skal du give flere oplysninger. 5. External 10 Giver dig mulighed for at ringe til et telefon nummer eller en sip adresse. External opfører sig anderledes end de øvrige faner. Start med at gå i søgefeltet og indtast telefonnummer eller sip adresse (Lync/Skype For Business brugernavnet xx@xxx.xxx) og tast dernæst på External fanen. Figur 11 Tilføj deltagere 3.4 Aktivt møde funktioner Når du har et møde i gang (både planlagt- start meeting- og meet now) har du følgende funktioner tilgængelig. 9 Kun tilgængelig i Enterprise 10 Kun tilgængelig i Enterprise version Side 10

Figur 12 Mødefunktioner 1. Kamera 2. Lyd 3. Tilføj deltagere 4. Stop møde 5. Whiteboard 3.4.1 Tilføj deltagere Du kan have behov for at tilføje flere deltagere til mødet end oprindeligt planlagt, eller ønske at tilføje flere deltagere til dit spontane møde (Se uddybning i afsnittet: Start et spontant videomøde). I mødevinduet skal du trykke på tilføj deltagere (Se Figur 12 Mødefunktioner (3)). Der åbnes nu et nyt vindue, hvor du har muligheden at vælge enten All Contact Persons, Rooms, Favorites, Video Call eller External 11 (Læs afsnit 3.3 Inviter deltagere). Det er nemt at se hvem der er online og aktive, samt hvem der er optagede, så du ikke kalder forgæves op. 12 Farverne er de samme som du kender fra Lync/Skype For Business, Altså Grøn= Online, Gul= ikke tilstede, Rød= Optaget, Grå=Offline. Der vil ligeledes være et telefonrør ud for de kontakter, som du kan kontakte. Vinduet lukker, når du har valgt en deltager. Du kan i nederste venstre hjørne se, at der er i gang med at blive kaldt op. En besked boks vil ligeledes komme frem midt på skærmen med samme tekst. 11 Video Call og External er kun tilgængeligt for Enterprise licenser. 12 Hvis du ikke kan se presence, så kan det skyldes, at det ikke er fuldt synkroniseret. Iflg Microsoft tager det imellem 1 minut og 24 timer. Side 11

Figur 13 Kalder op til deltager nederste venstre hjørne Figur 14 Kalder deltager - besked boks Side 12

3.4.2 Lyd/Video settings Som standard vil mikrofonen være slået fra, når eksterne deltagere kommer ind i møderummet, mens lyden er slået til i møderummet. Den eksterne deltager vil blive informeret om, at mikrofonen er slået fra, og at de selv aktivt skal aktivere det (med et tryk på en knap) Figur 15 Aktivt møde funktioner Ved at klikke på Lyd knappen (2) deaktiverer du mikrofonen hos alle deltagere, inkl. møderummet. Knappen bliver rød, når lyden er deaktiveret (se Figur 16 Lyd/Mikrofon er slået fra). Klik på knappen igen og mikrofonen aktiveres hos alle igen. Figur 16 Lyd/Mikrofon er slået fra Ved at klikke på Kamera knappen (1), slukker du for alles videostream, inkl. møderummet. Knappen bliver rød, når videostreams er deaktiverede (Se Figur 17 Kamera er slået fra). Klik på knappen igen for at aktivere alles videostream til igen. Figur 17 Kamera er slået fra 3.4.3 Whiteboard funktionen Selvom man ikke sidder i samme rum, kan det være rart at have et whiteboard til at illustrere og brainstorm på. Denne funktion er der naturligvis også i HELLO Klik på Whiteboard knappen (Se Figur 12 Mødefunktioner (5)), og whiteboardet vil nu starte. For at lukke det, trykkes blot på WhiteBoard knappen igen. Bemærk Whiteboardet gemmes ikke. Side 13

Figur 18 Whiteboardet Figur 19 Whiteboardet gemmes ikke Side 14