2013 R3 Onlinehjælp
WorkZone Process2013 R3 Indhold Onlinehjælp til WorkZone Process 2013 R3 3 Om WorkZone Process 4 Nyheder 5 Starte processer 7 Start en ny proces 8 Tilføj en sag til din proces 11 Gem en e-mail på en sag 13 Brug procesoversigten 14 Om Procesvisninger 19 Arbejde med opgaver 23 Gensende opgaver 27 Arbejde med opgavedokumenter 29 Videresend dokumenter fra en smartmail 29 Ministerbetjening 30 Forelægge en sag 31 Arbejde med forelæggelsesopgaver 35 Fejlfinding 36 Vilkår og betingelser 37 2
Onlinehjælp til WorkZone Process 2013 R3 Brug onlinehjælpen til at lære om hvad du kan gøre i WorkZone Process. For brugere, der allerede kender til WorkZone Process, se Nyheder. Onlinehjælp LÆR OM WORKZONE PROCESS Om WorkZone Process Start en proces Om smartmails LINKS ScanJours websted ScanJour dokumentation 3
WorkZone Process2013 R3 Om WorkZone Process WorkZone Process er et procesværktøj, der giver dig mulighed for at arbejde med processer i WorkZone. WorkZone Process er fuldt integreret i Microsoft Outlook, men tillader stadig procesinteraktion fra WorkZone Client og Captia Web Client. WorkZone Process anvender en overordnet fasebaseret procesmodel og gør det muligt at automatisere processer og dermed understøtte automatisering af forretningsprocesser. Den fasebaserede procesmodel indholder kontrol af tidsfrister og varighed og viser forfaldne og overskredne faser. Dette giver bedre overblik over aktuel tilstand i sagshåndteringsforløbet. Du kan starte nye processer fra Outlook. Interaktion med procesaktører foregår i smartmails. WorkZone Process giver fuldt overblik over procestilstande fra oversigter. Processer kører ved hjælp af smartmails, det vil sige, at de kontakter, du vælger som procesaktører, modtager en smartmail med et link til sagen og sagsdokumenterne som vedhæftede filer, således at de kan arbejde med processen uden at skulle forlade Outlook. Hvis de vil se sagen, skal de klikke på sagslinket for at åbne sagen i Captia Web Client. Processer og data er lette at håndtere i mappen Procesvisninger, som findes i mapperuden i Outlook. 4
Onlinehjælp Nyheder Læs om nyhederne i ScanJour WorkZone Process 2013 R3. Procesoversigten Oversigten Processer vises hurtigere, når der er mange aktive processer Hvis der er flere end 350 aktive processer, kan de ikke alle vises. Du vil blive bedt om at udføre en søgning for at se de processer, du leder efter. Hvis du har udført en søgning, der viser mere end 350 processer, kan de ikke alle vises. Du vil blive bedt om at præcisere din søgning. Når du ændrer filtre, husker systemet dine fritekstsøgekriterier. På grund af forbedret ydeevne kan du ikke fritekstsøge og sortere på afventende opgaver, afventende enhed og sagsbehandlers enhed. Bemærk: Din organisation kan tilpasse antallet af processer, der kan vises ad gangen. Ydeevnen på fritekstsøgning er optimeret. Arbejde med opgavedokumenter Du kan videresende dokumenter fra en smartmail til enhver kontakt, inklusiv kontakter, der ikke har sags- eller dokumentadgang. DET VAR NYT I WORKZONE PROCESS 2013 R2 Mindre fejlrettelser og stabilitetsforbedringer. DET VAR NYT I WORKZONE PROCESS 2013 Procesoversigten i Outlook Du kan nu udvide og skjule alle processer i procesoversigten. Når tidsfristen for en subproces overskrides, bliver subprocessens ikon rødt. Nyt produktnavn Navnet på dette produkt er ændret fra ScanJour APF til WorkZone Process. Dokumentversionering Versionering som introduceret i WorkZone Content Server 2013 SP1 understøttes nu af WorkZone Process. Dermed afsluttes den tidligere versioneringsmetode. Hvis versionering ikke er sat på et dokument, når du åbner det fra en opgave, bliver du bedt om at aktivere eller deaktivere versionering for dette dokument. Se Aktivering eller deaktivering af versionering af dokumenter. 5
WorkZone Process2013 R3 Procesikoner Nogle procesikoner i Outlooks procesoversigt er ændret. Se de nye og opdaterede ikoner her. 6
Onlinehjælp Starte processer I Microsoft Outlook kan du starte en proces baseret på indgående e-mails, eller du kan starte den uden en e-mail. I Captia Web Client kan du starte en proces baseret på en sag. Når du har startet en proces i Outlook, skal du knytte processen til en eksisterende sag eller oprette en ny sag. Derefter kan du gemme e-mailen og dens vedhæftede dokumenter på sagen. Der indsættes automatisk en procesfrist baseret på opsætningen af tidsfrister, men du kan ændre den manuelt. Start en ny proces 8 Tilføj en sag til din proces 11 Gem en e-mail på en sag 13 Se også Sådan afslutter du en proces. 7
WorkZone Process2013 R3 Start en ny proces Du kan starte nye processer enten fra Outlook eller Captia Web Client. WorkZone Process kan sættes op til at når du har sat en proces i gang, modtager den tildelte sagsbehandler en smartmail i Microsoft Outlook, hvor han eller hun pålægges at udføre en handling, for eksempel at tage ejerskab af opgaven. Start proces fra Outlook Start proces baseret på en e-mail Start proces uden e-mail Start proces fra Captia Web Client Start proces i Captia Web Client START PROCES BASERET PÅ EN E-MAIL Hvis du har en e-mail med indhold - og måske vedhæftede dokumenter - der er relevante for den proces, du starter, kan du basere processen på e-mailen i Outlook. På den måde bliver den oprindelige e-mail og dens vedhæftede dokumenter vedhæftet smartmailen, og procesaktørerne får let adgang til de oplysninger, de har brug for, før de svarer. 1. På fanen Hjem, vælg eller åbn en e-mail og klik Processer. En liste over processer vises. Vigtigt: Hvis du vælger e-mailen (har den åben i læseruden), kan du vælge at gemme e-mailen på processen, eller du kan undlade det. Hvis du vil inkludere e- mailen og eventuelle vedhæftede filer i smartmailen, så klik Gem e-mail i trin 6 nedenfor. Ellers bliver e-mailen og eventuelle vedhæftede filer IKKE del af smartmailen. Hvis du har åbnet e-mailen ved at dobbeltklikke, skal du gemme den på en sag. 2. Vælg en proces. Dialogboksen Sæt proces i gang åbner. E-mailens emne indsættes automatisk i feltet Titel. 3. Du kan om nødvendigt ændre procesfristen. 4. Tilføj en sag til processen. 5. I feltet Sagsbehandler er du som standard sagsbehandler. Vælg eventuelt en anden sagsbehandler til at behandle sagen og eje processen. 6. Gem e-mailen på en sag. 7. I dialogboksen Sæt proces i gang, klik Start proces. Processen er sat i gang. START PROCES UDEN E-MAIL Du kan starte en proces uden at vælge eller åbne en e-mail. Du kan senere gemme denne proces på en sag. Forudsætninger 8
Onlinehjælp Den e-mailmappe, du har valgt i navigationsruden, skal være tom. For eksempel kan du vælge mappenudbakke. Start proces uden en e-mail: 1. På fanen Hjem, klik Processer. En liste over processer vises. 2. Vælg en proces. Dialogboksen Sæt proces i gang åbner. 3. Indtast en Procestitel. 4. Tilføj en sag til processen. 5. I feltet Sagsbehandler, vælg den kontakt, du vil have til at behandle sagen og eje processen. 6. I dialogen Sæt proces i gang, klik Start proces. Processen er sat i gang. START PROCES I CAPTIA WEB CLIENT I Captia Web Client kan du starte en proces baseret på en sag. Forudsætninger Før du starter en proces, skal du vælge en sag, der ikke allerede er del af en igangværende proces. Eller du kan oprette en ny sag. 1. På sagsdetailsiden, klik > Start Proces. 2. Vælg en procestype. 3. Hvis du vil ændre procesfristen, klik og angiv tid og dato. 4. Indtast en procesbeskrivelse. 5. Klik Start. Bemærk: Det er ikke muligt at tilføje dokumenter til en proces, når du starter den fra Captia Web Client. SE EN IGANGVÆRENDE PROCES Når du har startet en proces, kan du se det to steder: 1. I oversigten Processer i Outlook: 9
WorkZone Process2013 R3 2. På sagen i Captia Web Client. Menupunktet Start proces er deaktivetet, når en proces er i gang. 10
Onlinehjælp Tilføj en sag til din proces Når du starter en ny proces, skal du knytte den til en sag. Der er tre måder at gøre det på: VÆLG EN AF DE SENESTE SAGER Du kan vælge en af de seneste sager direkte i dialogboksen Sæt proces i gang. Klik i feltet Sagsnummer, og de seneste sager vises i en liste. SØG EFTER EN SAG Når du starter en ny proces, kan du søge efter en sag. Hvis den proces, du startede, er baseret på en indgående e-mail, kan du gemme e-mailen på sagen. 1. I listen Sagsnummer, vælg Søg efter sag. Dialogboksen Vælg sag vises. 2. Indtast eller vælg søgekriterier. 3. Klik Søg. Listen over søgeresultater vises i den nederste rude. 4. Vælg en sag og klik OK. Om søgning 11
WorkZone Process2013 R3 Dialogboksene Vælg sag og Dokumentparter indeholder begge tekstfelter, et fritekstfelt og predefinerede søgefiltre, du kan bruge til at præcisere din søgning. Bemærk: Du kan bruge søgeoperatorerne til at gøre dine søgninger mere præcise. Det gør ingen forskel, om du skriver søgeoperatorer med små eller store bogstaver. For flere oplysninger, se hjælpen i den dialogboks, du søger fra, eller klik på dette link Fritekstsøgning. OPRET EN NY SAG Når du starter en ny proces, kan du oprette en sag. Hvis den proces, du startede, er baseret på en indgående e-mail, kan du gemme e-mailen på sagen. 1. I dialogboksen Sæt proces i gang, klik Opret ny sag. Dialogboksen Ny Sag vises, og e-mailens emne indsættes i feltet Titel. 2. Vælg eventuelt en sagstype i listen Sagstype. 3. Udfyld de resterende felter - følg trin 3-9 i Opret ny sag. 12
Onlinehjælp Gem en e-mail på en sag Som del af sætte en proces i gang baseret på en indgående e-mail, skal du gemme e-mailen og vedhæftede dokumenter (hvis påkrævet) på en sag. For flere oplysninger, se Gem Outlookelementer på sager. Dialogboksen Gem Outlook-element findes i dialogboksen Sæt proces i gang. For flere oplysninger, se Starte processer. 13
WorkZone Process2013 R3 Brug procesoversigten Om Procesvisninger 19 SØG EFTER EN PROCES Du kan søge efter processer på sag, procestitel, sagsbehandler, ejer og procesbeskrivelsen i oversigten Processer. Søgefeltet er et fritekstsøgefelt. For flere oplysninger om hvordan du kan søge, se Fritekstsøgning. Processer oprettet for nylig vises ikke altid med det samme i oversigten, men du kan søge efter dem, så snart de er oprettet. FLYT EN PROCES TIL EN ANDEN FASE Du kan manuelt rykke frem til den næste fase eller tilbage til den forrige fase i en proces. Det gælder for alle aktive processer i procesoversigten: Hvis du rykker frem til den næste fase, sættes relaterede subprocesser og opgaver i gang. Bemærk: Hvis du rykker frem til efter den sidste fase i en proces, afventer processen at subprocesserne lukkes, og herefter stopper den. Hvis du rykker tilbage til den tidligere fase, sættes relaterede subprocesser og opgaver i gang. Ryk mellem faser: 1. Vælg en aktiv proces som beskrevet i Om procesoversigten. 2. Højreklik på en proces. 3. Vælg Ryk tilbage eller Ryk frem. Den handling, du udfører, og den ændrede procestilstand vises i kolonnen Faser. 4. Hvis du vil opdatere hele procesoversigten, højreklik på en proces og vælg Opdater. 14
Onlinehjælp Bemærk: For oplysninger om de ikoner, der er brugt i kolonnen Faser, se Faseikoner. REDIGER EN PROCESFRIST I procesoversigten kan du ændre fristen for en proces eller subproces (og dens titel). Bemærk: Du kan kun vælge dags dato eller en senere dato. Rediger fristen for en proces eller subproces: 1. I procesoversigten, dobbeltklik på en proces eller en subproces. Eller Højreklik og vælg Rediger. 2. Rediger procesfristen. Når du ændrer tidsfristen for en proces, kan du redigere relaterede subprocesser i samme dialogboks. 3. Klik Gem. Bemærk: 15
WorkZone Process2013 R3 Når tidsfristen for en subproces ændres, gensendes afventende opgaver til aktørerne. For flere oplysninger, se Om gensendte opgaver. Hvis du ændrer en procesfrist, og den udløber før en relateret subproces, fremhæves subprocessen med en rød boks, og du skal ændre subprocessens frist. Det gælder også, hvis subprocessens frist er tidligere end dags dato. KOPIÉR EN KOMMENTAR Hvis du vil genbruge en kommentar, som en af procesaktørerne har skrevet i opgaven, for eksempel et argument for at afvise en opgave, kan du kopiere det fra procesoversigten. 1. Åbn procesoversigten. 2. Højreklik på opgavens række (her vist ved ) og vælg Kopiér kommentarteksten til udklipsholderen. VIS EN LISTE I procesoversigten kan du se foruddefinerede lister, for eksempel alle processer, der blev lukket sidste måned, processer med overskredet tidsfrist eller dine aktive processer. For at se en liste, højreklik på processen i oversigten Processer, klik Lister og vælg en liste. 16
Onlinehjælp FILTRER PÅ PROCESTYPE Hvis du for eksempel vil se alle 20-processer eller alle borgerbreve, kan du tilføje et filter. I oversigten Processer, højreklik på en proces. Vælg Filtrer på procestype og vælg den procestype, du vil filtrere efter. For at rydde et filter, vælg Alle procestyper. Gem visning Du kan gemme en filtreret visning af processer i mapperuden i Outlook. Eksempel: Hvis du gemmer filteret Lovforslag, får du let adgang til alle aktive lovforslag. Forudsætning: Du har tilføjet et filter. 17
WorkZone Process2013 R3 1. Højreklik på en hovedproces i procesoversigten. 2. Vælg Gem visning. Visningen får automatisk en titel. 3. Du kan eventuelt omdøbe visningen. 4. Klik OK. Når du har gemt visningen, vises den under Mine visninger. Denne mappe oprettes først, når du har gemt en visning. AFSLUT PROCES Du kan afslutte en aktiv proces i procesoversigten. 1. Vælg en aktiv proces som beskrevet i Om procesoversigten. 2. Højreklik på en proces. 3. Vælg Afslut. Processen fjernes fra procesoversigten. 4. Højreklik på en proces og vælg Opdater for at opdatere hele oversigten. 18
Onlinehjælp Om Procesvisninger OM MAPPEN PROCESVISNINGER I Microsoft Outlook er der en mappe, der hedder Procesvisninger. Den indeholder en oversigt for Processer og en for Subprocesser. Forudsætning: Du kan kun se processer, hvis du har adgangsrettigheder til de sager, som processerne er knyttet til. Du kan se aktive hovedprocesser og subprocesser og følge tilstanden for hver proces. Listerne viser: Kolonnenavn Sag Titel Proces Faser Afventer Beskrivelse Sagsnummeret på den sag, som processen er gemt på. Værktøjstip: Sagens navn. Processens navn. Procestype. Den nuværende fase og processens tilstand. Værktøjstip (pr. fase): Fasenavn, tilstand og relevante datoer. Afventer aktør(er). Hvis flere processer er i gang på samme sag, vises aktøren for hver proces. Værktøjstip: Fuld navn og alias. 19
WorkZone Process2013 R3 Kolonnenavn Afventer enhed Sagsbehandler Sagsbehandlers Enhed Ejer Startet Gennemført Frist Beskrivelse Aktøren eller aktørernes enhed. Værktøjstip: Fuldt navn og alias. Processens ejer. Værktøjstip: Fuldt navn og alias. Værktøjstip: Fuldt navn og alias. Personen, der startede processen. Værktøjstip: Fuldt navn, alias og enhed. Startdato for processen. Den dato, hvor processen er gennemført. Processens slutdato. OM OVERSIGTEN PROCESSER I oversigten Processer kan du klikke på en hovedproces for at udvide den og se: deres forløb og frist de tilhørende subprocesser opgaver og deres rækkefølge hvem har afventende opgaver hvilken enhed, personen med afventende opgaver tilhører startdatoen for en proces, subproces eller opgave hvilken dato, opgaven blev gennemført Du kan udvide og skjule alle subprocesser ved at højreklikke på enhver proces i oversigten og vælge Udvid Alle Processer eller Skjul Alle Processer. Når en proces er udvidet, kan du se tilstand og historik på alle tilhørende subprocesser og deres opgaver. Ikoner i oversigten Processer Procesikoner Beskrivelse Processen er i gang. Processen er afsluttet. Subprocesikoner Beskrivelse Subprocessen er i gang. 20
Onlinehjælp Subprocesikoner Beskrivelse Subprocessen er afsluttet. Subprocessens frist er overskredet. Processen er blevet afsluttet. OM OVERSIGTEN SUBPROCESSER I oversigten Subprocesser kan du se alle aktive subprocesser. Du kan se sagen, som subprocessen tilhører, alle dens opgaver og den ansvarlige sagsbehandler. Ikoner i oversigten Subprocesser Subprocesikoner Beskrivelse Processen er en subproces. OM PROCESFASER Alle processer kan opdeles i faser. Kolonnen Fase i oversigten Processer viser, hvilken fase en proces er i. Faser er konfigurerbare og afhænger af din organisations opsætning. Eksempel: En proces kan være i en af følgende faser: Fordeling Fasen, hvor en proces tildeles en sagsbehandler. Behandling Fasen, hvor en proces undergår sagsbehandling af udvalgte aktører, for eksempel afdelingslederen. Forelæggelse Fasen, hvor en proces gennemses af godkenderne, for eksempel ministeren, og der tages en beslutning. Aflevering Den endelige fase, hvor der afsendes et processvar, for eksempel til Folketinget, og processen afsluttes. Kolonnen Faser i oversigten Processer. 21
WorkZone Process2013 R3 Tips: Når du peger på hvert af faseikonerne, får du et værktøjstip, der forklarer tilstanden. Desuden, hvis du peger et sted i kolonnen Faser i oversigten, vises et værktøjstip med oplysninger om den nuværende fane. Faseikoner i oversigten Processer Faseikoner Beskrivelse Fasen er afventende. Fasen er i gang. Fasen er afsluttet. Tid og dato for nær tidsfrist er overskredet. Fasen er afsluttet, og tid og dato for nær tidsfrist er overskredet. Tid og dato for tidsfrist er overskredet. Fasen er afsluttet, og tid og dato for tidsfrist er overskredet. Ruden Faser Når du klikker på procesrækken (her vist ved ), vises ruden Faser nederst. Ruden Faser viser tilstanden og startdatoen såvel som gennemførselsdatoen og fristen. Processens nuværende fase vises i kursiv: 22
Onlinehjælp Arbejde med opgaver Gensende opgaver 27 Arbejde med opgavedokumenter 29 OM SMARTMAILS En smartmail er en e-mail, der indeholder en opgave. Når du modtager en smartmail, betyder det, at du er blevet tildelt en opgave, som du skal udføre, for eksempel at tage ejerskab af opgaven. Indholdet og hvilke handlinger, du kan udføre i din smartmail, afhænger af de processer, der er defineret af din organisation. Eksempler på typer af smartmails Fordeling: Accepter eller videresend Du kan acceptere eller videresende opgaven. Forelæggelse: Godkend dokument Du kan springe over, videresende, afvise eller godkende opgaven. Forudsætning: For at du kan arbejde med forelæggelser, skal din organisation have Miniserbetjeningspakken installeret. Når du har udført en handling i en smartmail, ændres opgavens tilstand til Lukket. Processen kan fortsætte. For eksempel, aktøren modtager en smartmail, hvor han eller hun bliver bedt om at godkende sagsdokumentet. Hvis du har modtaget en opgave, og nogen ændrer fristen på den relaterede subproces, gensendes opgaven til dig. For flere oplysninger, se Om gensendte opgaver. Eksempel: Nedenfor er eksempler på en Fordelingssmartmail og en Forelæggelsessmartmail. 23
WorkZone Process2013 R3 24
Onlinehjælp Tip: En opgave indeholder et link til den sag, den er baseret på, øverst i smartmailen. Hvis du har adgang til sagen, åbner den i Captia Web Client. Ikoner i smartmailen Opgaveikoner Beskrivelse Vises i listen over smartmails. Viser at opgaven er afsluttet. Vises i smartmailen. Viser at e-mailen er en smartmail, der indeholder en opgave. Vises i smartmailen. Viser at opgaven er åben. BESVAR EN SMARTMAIL En smartmail indeholder en opgave, du skal besvare ved hjælp af knapperne nederst i smartmailen. Eksempel: Hvis WorkZone Process er konfigureret til fordelingsopgaver, vil din smartmail indeholde knapper til at acceptere eller videresende opgaven. Disse knapper er beskrevet nedenfor. Accepter opgave Hvis du accepterer en fordelingsopgave, tager du ejerskab af sagsbehandlingen. Hvis du accepterer at udføre opgaven, klik Accepter i nederste højre hjørne. Med mindre du er den eneste eller den sidste aktør, der modtager denne opgave, sendes den nu videre til den næste aktør defineret på processen. Videresend opgave Hvis en anden person skal udføre fordelingsopgaven i stedet for dig, kan du videresende opgaven til en anden medarbejder for eksempel i din afdeling eller organisatoriske enhed. Forudsætning: Den person, du videresender til, skal have adgang til den sag, som processen tilhører. Videresend en opgave: 1. I feltet Sagsbehandler, begynd at indtaste navnet på en sagsbehandler. Når du indtaster det første bogstav, vises en liste over matchende sagsbehandlere. 2. Klik Videresend. En smartmail med den samme opgave sendes til den sagsbehandler, du har valgt. Tip: Du kan også videresende dokumenter fra opgaven. SE ELLER REDIGER ET DOKUMENT I EN OPGAVE Når du modtager en smartmail med et vedhæftet dokument, for eksempel et Word-dokument, Excel-regneark eller PowerPoint-præsentation, kan du se eller redigere dokumentet. 25
WorkZone Process2013 R3 Bemærk: Du kan kun redigere dokumentet, hvis det er et udkast (UÅ). Hvis dokumentet er arkiveret (ARK) eller lukket (AFS), eller dokumentet er låst (UL), kan du ikke redigere det. AKTIVÉR ELLER DEAKTIVER VERSIONERING AF DOKUMENTER Hvis din organisation arbejder med versionering af dokumenter, kan du aktivere eller deaktivere versionering af individuelle dokumenter. Versionering kan enten være aktiveret, deaktiveret eller ikke konfigureret på et dokument. Få flere oplysninger om at aktivere versionering i WorkZone for Office. Hvis du åbner et dokument for redigering fra en opgave, og versionering ikke er sat på det dokument, bliver du spurgt, om du vil aktivere versionering. SE EN OPGAVES LIVSCYKLUS I procesoversigten kan du se en opgaves tilstand. Du kan se opgavens tilstand ud fra ikonet, eller du kan åbne panelet Faser. Opgaveikoner Beskrivelse Opgaven er aktiv og afventende. Opgaven er afsluttet. Opgaven afventer, at den tidligere opgave afsluttes. 26
Onlinehjælp Gensende opgaver OM GENSENDTE OPGAVER Hvis du har en afventende opgave i din indbakke, og smartmailen med den samme opgave er sendt til dig igen, skyldes det sandsynligvis at fristen er blevet ændret. Smartmails med opgaver gensendes automatisk, når nogen ændrer fristen på en subproces med en afventende opgave. Dette sker for at sikre, at du får besked om den ændrede frist. Eksempel: Antag, at en proces er blevet startet, og at den har en eller flere subprocesser med en opgave. Når subprocessen er startet, sendes en smartmail til en, som forventes at udføre en handling. Indtil den person udfører handlingen, er opgaven afventende. Hvis, i mellemtiden, procesejeren ændrer subprocessens frist, gensendes opgaven. Du kan se den nye frist som handlingen Frist ændret under Historik og kommentarer i smartmailen. Opgavens tilstand vises som Opgave gensendt i kolonnen Handling. GENSEND OPGAVER Du kan gensende én opgave eller alle opgaver relateret til en subproces. Når du gensender en opgave, kan du redigere titlen og fristen. Ændringer vises under Historik og kommentarer i den gensendte smartmail. 27
WorkZone Process2013 R3 Gensend én opgave 1. Under Procesvisninger, åbn oversigten Processer. 2. Højreklik på en subproces, der har en aktiv opgave, og vælg Gensend. Gensend alle opgaver, der tilhører en subproces. 1. Under Procesvisninger, åbn oversigten Processer. 2. Højreklik på en subproces, der har aktive opgaver, og vælg Gensend alle. 28
Onlinehjælp Arbejde med opgavedokumenter Videresend dokumenter fra en smartmail Du kan videresende dokumenter fra en smartmail til enhver kontakt, inklusive kontakter, som ikke har sags- eller dokumentadgang. 1. I Outlook, klik på eller åbn den smartmail, der indeholder det eller de dokumenter, du vil videresende. 2. På Båndet, klik Videresend i gruppen Besvar. En ny e-mail åbnes. Processens titel indsættes som emne. Den seneste version af smartmailens vedhæftede dokument eller dokumenter vedhæftes. Bemærk: Hvis du bruger WorkZone for Office, vælges Send og gem, og processens sag vælges. 3. Angiv en eller flere modtagere og klik Send. 29
WorkZone Process2013 R3 Ministerbetjening Med Ministerbetjening installeret kan du forelægge en sag til godkendelse eller arbejde med 20-spørgsmål, borgerbreve og udvalgsspørgsmål. Forelægge en sag 31 Arbejde med forelæggelsesopgaver 35 30
Onlinehjælp Forelægge en sag Med Ministerbetjeningspakken installeret kan du forelægge en sag til godkendelse i Captia Web Client. Du kan kun gøre dette, hvis sagen er del af en aktiv proces - uanset fasen. OM FORELÆGGELSER Når du har startet en proces, modtager sagsbehandleren og andre aktører en smartmail, hvori de anmodes om at tage ejerskab af sagen og udføre en handling. Forelæggelser med eller uden aflevering Du kan starte en forelæggelse med eller uden aflevering. For at starte en forelæggelse med aflevering, skal hovedprocessen være i behandlingsfasen. Når først processen er startet, er den i afleveringsfasen, og det er ikke muligt at starte nye forelæggelser med aflevering på samme proces. Livscyklus for forelæggelsessubprocesser Se den typiske livscyklus for en forelæggelsessubproces: 1. En proces sættes i gang i Captia Web Client eller Outlook. 2. I Outlook accepterer personen, der er tildelt sagen (sagsbehandleren), ejerskab af sagen. 3. Sagsbehandleren behandler sagen. 4. I Captia Web Client, forelægger en person med adgang til sagen, for eksempel sagsbehandleren, sagen til godkendelse - enten midlertidig eller endelig godkendelse. 5. En række godkendere modtager en smartmail i Outlook, hvor de enten skal acceptere, afvise, springe over eller videresende godkendelsen til en anden. 6. Hvis den godkendes af alle, bekræfter sagsbehandleren i Outlook, at sagen er godkendt. Dette diagram viser hovedelementerne i en forelæggelse (med undtagelse af for eksempel gensendte og videresendte opgaver samt afsluttede processer). FORELÆG EN SAG 31
WorkZone Process2013 R3 Når du forelægger en sag i Captia Web Client, skal du angive, hvem der skal godkende sagen, inklusiv rækkefølgen for godkendelserne. Du kan også vedhæfte et eller flere sagsdokumenter og eksterne dokumenter til processen. Forudsætninger Ministerbetjeningspakken er installeret. Sagen indgår i en proces, der er i behandlingsfasen. Ingen anden forelæggelse er i gang. Hvis du vil vedhæfte dokumenter til forelæggelsen, skal de eksistere på sagen. Start en forelæggelse 1. I Captia Web Client, åbn den sag, du vil starte en forelæggelse fra. 2. På sagsdetailvinduet, klik > Start forelæggelse. 3. Indtast en kort beskrivelse af sagen i feltet Resumé og/eller vælg et resumédokument. 4. I sektionen Aktører, klik Tilføj til liste for at tilføje en godkender. Dialogboksen Start forelæggelse vises. Bemærk: Kun aktører med adgangsret til sagen kan vælges som godkendere. 5. Indtast søgekriterier og vælg en aktør som godkender. 6. Udfør trin 3-4 for hver godkender. Aktørerne vil modtage forelæggelsen til godkendelse i den rækkefølge, de forekommer i på listen. Brug pileknapperne til at flytte aktørerne op eller ned. 7. Hvis du vil gemme listen af godkendere og rækkefølgen, klik Gem som. Den gemte liste kan genbruges senere. Hvis du allerede har en gemt liste, kan du vælge den i feltet Forløbsmaske. 32
Onlinehjælp 8. I sektionen Dokumenter, klik Tilføj til liste for at tilføje et eller flere sagsdokumenter. Hvis der blev tilføjet dokumenter til processen i fordelingsfasen, vises de i en liste. Du skal vælge dem for at vedhæfte dem til forelæggelsen. 9. I sektionen Henvisninger, klik Tilføj til liste for at tilføje en eller flere dokumenthenvisninger. 10. Hvis du vil forelægge sagen til midlertidig godkendelse, klik Start forelæggelse. Eller Hvis du vil forelægge sagen til endelig godkendelse, klik Start forelæggelse med aflevering. En smartmail sendes til den første aktør, du valge i trin 5. FLERE FORELÆGGELSER SAMTIDIG Du kan have flere forelæggelser i gang samtidig på den samme hovedproces. For eksempel et lovforslag. Du kan gøre dette, uanset hvilken fase hovedprocessen er i. Du kan kun starte almindelige forelæggelser samtidigt, det vil sige forelæggelser uden aflevering. For at starte en forelæggelse med aflevering, skal hovedprocessen være i behandlingsfasen. Når først processen er startet, er den i afleveringsfasen, og det er ikke muligt at starte nye forelæggelser med aflevering på samme proces. EKSEMPEL PÅ ET 20-SPØRGSMÅL En forelæggelse med aflevering gennemgår fire faser. Dette eksempel illustrerer handlingerne og personerne, der er involveret i hver fase. En sekretær i et departement, Peter, modtager en e-mail med et 20-spørgsmål fra Folketinget. Fordelingsfasen Peter starter en proces fra e-mailen. Processen har en standardfrist, der afhænger af din organisations opsætning. Han vælger en sagsbehandler, Ann, som han mener er den, der kan være ansvarlig for sagsbehandlingen. Han opretter en ny sag til processen - direkte i dialogboksen i Outlook - og gemmer den nye e-mail på sagen som et sagsdokument til senere reference. Peter vil kontrollere, at processen er oprettet korrekt. Han har tidligere gemt et filter under Mine visninger, hvor han kan se alle aktive 20-spørgsmål. Han åbner det og ser den 20- spørgsmålsproces, han lige har oprettet. Processens faser vises sammen med sagsbehandleren og sagsbehandlerens frist for at acceptere opgaven, det vil sige behandle sagen. Sagsbehandleren Ann modtager en smartmail fra Peter med opgaven, der anmoder hende om påtage sig sagsbehandlingen af 20-spørgsmålet. Smartmailen indeholder et link til sagen i Captia Web Client. Hun åbner sagen og skimmer dokumenterne (den oprindelige e-mail, som Peter modtog sammen med 20-spørgsmålet), derefter vælger hun at acceptere opgaven. Behandlingsfasen I procesoversigten kan Ann og Peter (og alle andre med adgang til sagen) nu se, at Ann har accepteret ejerskab af processen ved at blive sagsbehandler, og at sagen nu er gået fra fordelingsfasen til behandlingsfasen. 33
WorkZone Process2013 R3 Ann åbner sagen i Captia Web Client og starter sagsbehandlingen. Hun opretter et dokument som svar på 20-spørgsmålet og importerer andre dokumenter af relevans for sagen, som hun ved, at ministersekretæren Karen vil få brug for. Nu hvor sagsbehandlingen er overstået, skal Ann forelægge sagen med svaret til Karen og andre til godkendelse. Forelæggelsesfasen I Captia Web Client starter hun en forelæggelse med aflevering. Først vælger hun Karen og så ministeren som aktører. Rækkefølgen er vigtig, da Karen skal godkende svaret på 20- spørgsmålet, før ministeren modtager det. Hvis Karen ikke kan godkende det, afviser hun det, og Ann skal ændre svaret og forelægge sagen igen. Ann har håndteret lignende 20-spørgsmål før og har allerede gemt aktørerne i en forløbsmaske, som hun vælger. Hun vælger et resumédokument, sit svardokument og sine importerede dokumenter til at være del af processens smartmail, sådan at Karen og ministeren får alle nødvendige oplysninger direkte i Outlook. I procesoversigten kan Peter, Ann og alle andre med adgang til sagen se, at processen har nået forelæggelsesfasen, og at den afventer godkendelse fra Karen til en bestemt dato. Karen modtager en smartmail med forelæggelsen fra Ann. Karen åbner 20-spørgsmålet og svaret fra smartmailen. Hvis hun vil, kan hun lave ændringer direkte og skrive en kommentar om sine ændringer og afvise svaret. Hun accepterer dog svaret, og smartmailen sendes automatisk videre til ministeren. Når ministeren endelig har accepteret svaret på 20-spørgsmålet, viser procesoversigten, at processen er godkendt. Sagsbehandleren Ann modtager en smartmail, der oplyser hende om, at forelæggelsen er afsluttet. Hun accepterer dette. Afleveringsfasen 20-spørgsmålet og svaret afleveres til Folketinget. Procesoversigten viser, at forelæggelsen er i afleveringsfasen. I Captia Web Client er et resumédokument tilføjet til sagens historik. I Outlook er processen flyttet fra aktive processer til lukkede processer, og den forekommer derfor ikke længere i visningen af aktive 20-spørgsmål. 34
Onlinehjælp Arbejde med forelæggelsesopgaver GODKEND OPGAVE Når du modtager en forelæggelsesopgave, kan du vælge at godkende den. Når du har godkendt den, sendes den videre den næste aktør til godkendelse. AFVIS OPGAVE Du kan afvise en forelæggelse. En afvist forelæggelse sendes tilbage til den person, der startede forelæggelsen. SPRING OPGAVE OVER Hvis du hverken vil godkende eller afvise en forelæggelse, kan du springe den over. Hvis du springer en forelæggelse over, sendes den til den næste aktør. Sådan springer du en opgave over: 1. I feltet Sagsbehandler, vælg en sagsbehandler. 2. Klik Spring over. I procesoversigten er processen sat til sprunget over. 35
WorkZone Process2013 R3 Fejlfinding Klik på et emne nedenfor og se løsningen. Historikdokument for forelæggelse vises ikke korrekt i Captia Web Client Når du åbner historikdokumentet for en forelæggelse i Captia Web Client, overlapper teksten. Løsning: Højreklik på dokumentet og vælg Vis > Normal eller Udkast. 36
Onlinehjælp Vilkår og betingelser INTELLEKTUEL EJENDOMSRET Dette dokument tilhører ScanJour. Oplysningerne heri må ikke kopieres, bruges eller videregives uden for denne sammenhæng til andet end forretningsmæssige formål eller til teknisk evaluering. Dette forbehold afskærer ikke modtageren fra at bruge oplysningerne, hvis de er fremskaffet på en måde, hvor der ikke er angivet nogen begrænsninger. ANSVARSFRASKRIVELSE Dette dokument er udelukkende beregnet til generel information. Oplysningerne anses for at være korrekte og retvisende, men ScanJour kan ikke garantere for dette. ScanJour forbeholder sig ret til at ændre dokumentet og de beskrevne produkter uden varsel, og ScanJour og dokumentets ophavsmænd fraskriver sig ethvert erstatningsansvar. ScanJour er et indregistreret varemærke, der anvendes af ScanJour A/S på licens. Alle øvrige logoer, varemærker og servicemærker tilhører de respektive tredjeparter. Copyright ScanJour A/S 2013. Alle rettigheder forbeholdes. 37