Bilag 15 Leverandørkoordinering Version 0.8 26-06-2015
Indhold 1 VEJLEDNING TIL TILBUDSGIVER... 2 2 INDLEDNING... 3 3 LEVERANDØRENS ANSVAR... 4 4 LEVERANDØRENS KOORDINERINGS- OG SAMARBEJDSFORPLIGTELSE... 5 5 SUPPORT OG FEJLRETNING MV.... 7 6 ATP S KOORDINERING AF SÆRLIGE OPGAVER... 9 7 ATP S SAMARBEJDE MED KOMBIT... 10 8 TVISTIGHEDER... 12 Bilag 15 Leverandørkoordinering Side 1 af 12 1
1 Vejledning til Tilbudsgiver Bilaget skal ikke ændres af Tilbudsgiver. Tabel 1 Vejledning til Tilbudsgiver Bilag 15 Leverandørkoordinering Side 2 af 12 2
2 Indledning Dette bilag beskriver ansvars- og rollefordelingen mellem Leverandøren og ATP samt Leverandørens forpligtelse til at samarbejde med ATP og ATP's Øvrige Leverandører (som defineret i bilag 0 (Definitioner)). Bilag 15 Leverandørkoordinering Side 3 af 12 3
3 Leverandørens Ansvar 3.1 Leverandøren har det samlede ansvar, herunder projekt- og lederansvar, for Systemet og Ydelserne. Leverandøren har det fulde ansvar for, at Systemet opfylder alle Kontraktens krav og betingelser, herunder Behovsopgørelsen og aftalte Servicemål. Leverandørens ansvar omfatter også Systemets Snitflader og Integrationer til de i bilag 3A (Behovsopgørelse), herunder bilag 3A.6 (Integrationer), beskrevne it-systemer. De aftalte bidrag fra ATP fritager ikke Leverandøren for ovenstående ansvar, idet Leverandøren har det overordnede projekt- og lederansvar, herunder ansvar for at foretage kvalitetskontrol af alle aktiviteter under Kontrakten. Bilag 15 Leverandørkoordinering Side 4 af 12 4
4 Leverandørens Koordinerings- og Samarbejdsforpligtelse 4.1 Leverandøren er forpligtet til aktivt, kontinuerligt på ATP's samt på eget initiativ at samarbejde med ATP og ATP's Øvrige Leverandører. Leverandøren skal sikre, at et sådant samarbejde foregår på en rimelig, løsningsorienteret og for ATP passende måde. 4.2 Leverandøren skal gennem samarbejde med ATP og ATP s Øvrige Leverandører medvirke til at sikre: a) at Leverancen, Ydelserne og de øvrige it-systemer og ydelser fra ATP's Øvrige Leverandører er indbyrdes kompatible og fuldt integrerede (i det omfang Integration er aftalt eller er en nødvendighed for opfyldelse af Leverancebeskrivelsen); b) at Leverancen, Ydelserne og de øvrige it-systemer og ydelser fra ATP s Øvrige Leverandører tilvejebringer en sammenhængende og driftssikker it-løsning til ATP (både internt Leverancen og Ydelserne imellem og eksternt i forhold til de øvrige it-systemer og ydelser fra ATP's Øvrige Leverandører); og c) at Leverancen, Ydelserne og de øvrige it-systemer og ydelser fra ATP s Øvrige Leverandører uden ulempe kan fungere og kommunikere på en måde, der opfylder ATP's forretningsmæssige mål og behov. Bilag 15 Leverandørkoordinering Side 5 af 12 5
4.3 Derudover er Leverandøren forpligtet til at deltage i sådanne møder og/eller fælles samarbejdsgrupper, som ATP eller ATP s Øvrige Leverandører anmoder om med det formål at sikre, at ATP opnår en sammenhængende og driftssikker it-løsning, der kan understøtte Udbetaling Danmarks administrations- og udbetalingsopgaver i henhold til 1 i Udbetaling Danmark loven. Leverandøren er berettiget til vederlag herfor i henhold til bilag 5 (Priser og betalingsplan). 4.4 Leverandøren skal koordinere leveringen af henholdsvis Leverancen og Ydelserne med ATP og ATP's Øvrige Leverandører, herunder skal Leverandøren sørge for afklaring - og om nødvendig tilpasning - af processer og procedurer med ATP og ATP's Øvrige Leverandører. 4.5 Leverandøren forpligter sig endvidere til at samarbejde og kommunikere med ATP's Øvrige Leverandører omkring Integration og kommunikation med ATP's Øvrige Leverandørers it-systemer, herunder således at ATP's Øvrige Leverandører er i stand til at udføre eventuelle nødvendige tilpasninger i ATP's Øvrige Leverandørers it-systemer. Leverandøren skal dog, for så vidt det er muligt uden væsentlig ulempe og væsentlige omkostninger for Leverandøren, foretage Integrationen med de i bilag 3A (Behovsopgørelse), herunder bilag 3A.6 (Integrationer), beskrevne it-systemer på en sådan måde, at tilpasning og/eller videreudvikling af disse it-systemer (bortset fra opsætning af standardfunktionalitet) ikke er nødvendig. 4.6 Leverandøren er i Kontraktens løbetid forpligtet til at stille sådan viden og sådan(t) materiale, dokumentation mv. angående Leverancen og Ydelserne og Snitfladerne mellem Leverancen og Ydelserne på den ene side og ydelserne fra ATP s Øvrige Leverandører på den anden side til rådighed for ATP og ATP s Øvrige Leverandører, som måtte være nødvendigt for, at ATP kan gøre brug af ATP s Øvrige Leverandørers ydelser. 4.7 Konstaterer Leverandøren, at Leverancen og/eller Ydelserne er behæftet med Fejl/Mangler eller andre uhensigtsmæssigheder eller er eller vil blive forsinket, og at dette kan få indflydelse på ATP s Øvrige Leverandører og disses ydelser, skal Leverandøren udover straks at orientere ATP herom, ligeledes orientere de(n) leverandør(er), hvis ydelser kan blive påvirket. Bilag 15 Leverandørkoordinering Side 6 af 12 6
5 Support og Fejlretning mv. 5.1 Hvis ATP anmoder om support eller retning af en Fejl/Mangel, et problem eller anden uhensigtsmæssighed, skal Leverandøren behandle forespørgslen, undersøge Fejlen/Manglen, problemet og årsagen, og på den baggrund enten foretage den nødvendige fejlretning og problemløsning (i overensstemmelse med Kontraktens bestemmelser herom) eller henvise til den rette anden leverandør, hvis Fejlen/Manglen eller problemet ikke hidrører fra Leverancen, Ydelserne eller Leverandøren. Denne bestemmelse giver ikke Leverandøren ret til at henvise ATP til en af Underleverandørerne. 5.2 Leverandøren forpligter sig til at medvirke og aktivt bidrage til at løse enhver Fejl/Mangel, ethvert problem og uhensigtsmæssighed, der måtte opstå ved eller i forbindelse med Leverancen og/eller Ydelserne, uanset om Leverandøren er ansvarlig for den pågældende Fejl/Mangel eller ej, og uanset om Fejlen/Manglen og/eller den oprindelige årsag (root cause) skyldes Leverandøren, Leverandørens Leverance og/eller Ydelser, ATP's Øvrige Leverandører eller forhold uden for Leverandørens kontrol. Dette omfatter blandt andet fejlsøgning, årsagsanalyse, tekniske afklaringer, informationsudveksling og deltagelse i koordineringsaktiviteter. 5.3 Hvis Leverandøren mener, at afhjælpning af en Fejl/Mangel eller et problem berettiger til yderligere betaling i henhold til Kontrakten, skal Leverandøren give ATP skriftlig Meddelelse herom uden ugrundet ophold, men skal i øvrigt fortsætte afhjælpningen i samarbejde med ATP's Øvrige Leverandører, indtil problemet er løst (princippet om fix first - settle later ), medmindre ATP udtrykkeligt giver anden instruks. ATP's manglende indsigelse mod en sådan Meddelelse medfører ikke, at ATP giver afkald på retten til at gøre indsigelse mod kravet om betaling på et senere tidspunkt. 5.4 Konstateres det, at Leverandøren ikke var ansvarlig for den pågældende misligholdelse, skal ATP betale for Leverandørens dokumenterede udgifter forbundet med afhjælpningen af misligholdelsen. Sådant beløb beregnes på bagrunden af de i bilag 5 (Priser og betalingsplan) anførte timepriser. Har Leverandøren derimod uberettiget afvist at være ansvarlig for en opstået Fejl/Mangel, forsinkelse eller lignende, og har dette medført, at ATP har måttet afholde ekstra omkostninger til fejlsøgning, udarbejdelse af årsagsanalyse, Bilag 15 Leverandørkoordinering Side 7 af 12 7
tekniske afklaringer, informationsudveksling, deltagelses i koordineringsaktiviteter el.lign., skal Leverandøren erstatte ATP s eksterne udgifter forbundet hermed. Såfremt Leverandørens misligholdelse af Kontrakten medfører (i) at ATP s Øvrige Leverandørers leverancer til ATP forsinkes eller (ii) et øget ressourceforbrug hos ATP s Øvrige Leverandører, er Leverandøren forpligtet til at erstatte enhver ekstern udgift, som ATP måtte blive påført i henhold til sådanne leveranceaftaler med ATP s Øvrige Leverandører, såfremt Leverandøren på forhånd har været orienteret om sammenhængen mellem leverancerne i henhold til Kontrakten og de(n) pågældende leveranceaftale(r) med ATP s Øvrige Leverandører. Bilag 15 Leverandørkoordinering Side 8 af 12 8
6 ATP s Koordinering af Særlige Opgaver 6.1 ATP er berettiget til at overtage koordineringen af visse opgaver, som ATP anser for særlig komplekse og/eller forretningskritiske. ATP s overtagelse af koordineringen af visse opgaver betyder, at ATP har ansvaret for at koordinere et samarbejde mellem ATP, Leverandøren og de af ATP s Øvrige Leverandører, som er relevante i forhold til identifikation, konkretisering og løsning af en konkret opgave. 6.2 ATP anser blandt andet følgende opgaver som værende af særlig kompleks og/eller forretningskritisk karakter: Prioritet 1 Incidents; Fejl/Mangler og/eller problemer med kritiske kørsler; Integrationstests af særlig kompleks og tværgående art; samt Idriftsættelse af nye Komponenter, Versioner og Releases mv., som kan have indvirkning på ATP s øvrige it-systemer. 6.3 Nærværende punkt 6 fritager ikke Leverandøren for dennes ansvar for Systemet, jf. punkt 3.1. Eventuelle ændringer i Systemet og/eller Kontrakten håndteres i henhold til Ændringshåndteringsproceduren, jf. bilag 11 (Ændringshåndtering). Bilag 15 Leverandørkoordinering Side 9 af 12 9
7 ATP s Samarbejde med KOMBIT 7.1 Kontrakten regulerer indkøb af et System, som har en række Integrationer til øvrige it-systemer, herunder it-systemer, som udbydes af KOMBIT. 7.2 ATP har på denne baggrund indledt et samarbejde med KOMBIT omkring etablering og deltagelse i to koordinationsfora, ( Tværgående Koordinationsfora ) som har til formål at muliggøre tværgående koordination og videndeling angående relevante it-systemer, udbudt af henholdsvis KOMBIT og ATP, som skal kunne kommunikere og integrere med hinanden, herunder med Systemet. 7.3 Leverandøren skal efter nærmere aftale med ATP og i øvrigt i henhold til Kontrakten deltage i de Tværgående Koordinationsfora sammen med ATP, KOMBIT og leverandører af relevante it-systemer jf. punkt 7.2. 7.4 Tværgående Koordinationsfora består af henholdsvis et (i) programkoordinationsforum og et (ii) teknisk koordinationsforum som nærmere beskrevet nedenfor under henholdsvis punkt 7.5 og punkt 7.6. 7.5 Etableringen af programkoordinationsforum skal medvirke til at sikre den planmæssige udvikling og idriftsætning af it systemer, herunder blandt andet sikre at (i) det samlede samarbejde på tværs af leverandørne til de relevante it systemer fungerer optimalt, at (ii) problemstillinger af tværgående art identificeres og bearbejdes, (iii) der sker håndtering af problemstillinger eskaleret fra teknisk programkoordinationsforum 7.6 Etableringen af teknisk programkoordinationsforum skal medvirke til at sikre, at tværgående tekniske forhold mellem systemet eller delte komponenter løses hurtigt, effektivt og på tilfredsstillende vis, herunder at (i) at tværgående problemstillinger af teknisk art identificeres, bearbejdes og løsningsforslag udarbejdes, (ii) at der sker en teknisk og udviklingsmæssig koordinering på tværs af relevante it systemer, (iii), der sker en koordination af grænseflader, (iv) der sker en koordination af tidsplaner, (v) der sker en koordination af prøver og test (vi) der sker koordination af servicevinduer, (vii) der sker identifikation af problemstillinger til håndtering i programkoordinationsforum. Bilag 15 Leverandørkoordinering Side 10 af 12 1
7.7 De tværgående Koordinationsfora har ikke selvstændig beslutningskompetence i relation til Kontrakten. Men Leverandøren skal dog inddrage den viden, som Leverandøren opnår i forbindelse med deltagelsen i de Tværgående Koordinations fora i forbindelse med opfyldelsen af sine forpligtelser under Kontrakten. 7.8 Leverandøren er for deltagelse i Tværgående Koordinationsfora berettiget til særskilt vederlag, som beregnes i henhold til timepriserne i bilag 5 (Priser og betalingsplan). Bilag 15 Leverandørkoordinering Side 11 af 12 1
8 Tvistigheder 8.1 Såfremt der mellem Parterne opstår uenighed om, (i) hvorvidt en opstået Fejl/Mangel, forsinkelse eller anden uhensigtsmæssighed skyldes henholdsvis Leverandørens, ATP s Øvrige Leverandørers eller Leverandørens og en eller flere af ATP s Øvrige Leverandørers leverancer, og i givet fald ansvarsfordelingen mellem leverandørerne, eller (ii) hvorvidt Leverandøren har opfyldt sine forpligtelser i henhold til nærværende bilag, skal tvisten eskaleres i overensstemmelse med de i bilag 8 (Samarbejdsorganisation og rapportering) anførte eskalationsveje. 8.2 Såfremt tvisten ikke kan løses gennem forhandling og/eller eskalation, skal Parterne søge tvisten løst gennem mediation eller den Accelererede Konfliktløsningsproces i overensstemmelse med bestemmelserne i Kontrakten og bilag 14 (Accelereret konfliktløsning og mediation). Bilag 15 Leverandørkoordinering Side 12 af 12 1