Ansøgning om puljemidler fra Det Lokale Beskæftigelsesråd for Svendborg, Langeland og Ærø

Svendborg Ansøgning om puljemidler fra Det Lokale Beskæftigelsesråd for Svendborg, Langeland og Ærø Overordnede informationer Projektets titel : Forebyggende lokale sygefraværsstrategier. - et virksomhedsnært uddannelses- og træningsforløb for ledere og medarbejdere i lokale virksomheder. Projektperiode : Maj Oktober 2010 Se fase-inddeling for udspecificeret tidsplan Målgruppe : Der er i projektet 3 overordnede målgrupper: 1. 10-12 lokale virksomheder, hvor der afprøves og udvikles særlige redskaber ifht. forebyggelse af sygefravær. Der tages udgangspunkt dels i den større virksomhedsundersøgelse (se nedenfor), dels i de problemstillinger, som den enkelte virksomhed står overfor. 2. Potentielle sygemeldte, udsatte grupper blandt medarbejdere samt sygemeldte i virksomheder i de 3 kommuner for hvem Jobcenter Svendborg varetager beskæftigelsesindsatsen. Der vil være tale om personer med baggrunde som både ufaglærte og faglærte. 3. Jobcentret, læger, fagforeninger, a-kasser, behandlingsmuligheder og andre centrale interessenter omkring den potentielle syge inddrages naturligvis også. Med den specifikke redskabsudviklende del er der tale om 10-12 navngivne virksomheder i forskellige brancher. Virksomhederne er en blanding af offentlige og private virksomheder. ISU har haft en indledende dialog med en række virksomheder omkring deltagelse i projektet. Der er taget udgangspunkt i virksomheder, der beskæftiger medarbejdere, som har øget risiko for langtidssygefravær (Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø: Resultater af sygefraværsforskning 2003-2007 ). Dette drejer eksempelvis om daginstitutions- og dagplejepersonale, rengøringspersonale, SOSU samt ufaglærte. Derudover er der kontakt med folkeskoler i tråd med Forebyggelsesfondens anerkendelse af, at skolelærere er disponeret for øget fravær som følge af psykiske faktorer. Desuden vil ISU meget gerne samarbejde med Jobcenter Svendborg i forbindelse med at identificere virksomheder inden for Jobcentrets område, der har et højt sygefravær således, at disse kan få tilbudt den uddannelse og rådgivning, der 1

ligger i projektet i forhold til at reducere sygefravær, forebygge sygefravær samt forbedre trivslen. Projektansvarlig organisation Kontaktperson Navn: Institut for Serviceudvikling a/s (ISU) Adresse: Østre Stationsvej 43, 3.th Telefon: 20 20 33 35 Email: reception@serviceudvikling.dk Navn: Chefkonsulent og partner Dorte Varde Adresse: Østre Stationsvej 43, 3. th. Telefon: 20 47 16 24 Email: dva@serviceudvikling.dk Projektbeskrivelse Baggrunden for projektet : På trods af konjunkturerne og den aktuelle ledighed, er der fra Beskæftigelsesministeren stadig fokus reducering af sygefraværet i beskæftigelsesmålene for 2010. Det sker ud fra en betragtning af, at der på trods af et mindre fald i sygefraværet, stadig er meget store udgifter forbundet med sygefravær såvel samfundsøkonomisk, lokaløkonomisk i kommunerne samt for den enkelte sygemeldte borger. Således prioriterer Jobcenter Svendborg ligeledes en styrket indsats for at nedbringe sygefraværet i nærværende beskæftigelsesplan for 2010. Ét af indsatspunkterne for Jobcenter Svendborg i forhold til en styrket indsats for at nedbringe sygefraværet, er den forebyggende indsats på de lokale virksomheder. SFI foretager årligt en kortlægning af danske virksomheders sociale engagement. I den seneste rapport fra december 2009 (SFI: Virksomheders sociale engagement årbog 2009 ) viser det sig, at virksomhedslederne (private såvel som offentlige) er bevidste om, at de som personer er vigtige for forebyggelsen af sygefravær hos medarbejderne. Således mener ¾ af lederne, at ansvaret for forebyggelsen af sygdom/sygefravær ligger hos dem. Paradoksalt viser tallene ligeledes, at der i de danske virksomheder meget sjældent foregår en struktureret indsats i forhold til uddannelse og træning af lederne i at leve op til dette ansvar; kun 14 % af lederne er uddannet i forebyggelse og nedbringelse af sygefravær. Derudover fremhæver SFI, at selve samtalen med medarbejderen (både i forløbet omkring forebyggelse, unders sygefraværet samt ved tilbagevenden til arbejdspladsen) er et vigtigt element at kunne mestre både som leder og kollega. Nærværende projekt tager således udgangspunkt i Jobcenter Svendborgs intention om at prioritere den forebyggende indsats overfor de lokale virksomheder, samt i SFI s kortlægning af virksomhedernes behov i form af uddannelse og træning af primært virksomhedsledere samt relevante medarbejdergrupper i forhold til at forebygge sygefravær blandt medarbejderne. 2

Mål med projektet : Grundlæggende vil nærværende projekt skabe en lokal virksomhedsspecifik ramme for at identificere signaler og adfærdsændringer, der kan være med til at opspore og forebygge sygdomme hos udsatte grupper ansatte i en række af Svendborg, Langeland og Ærøs virksomheder. Projektet vil stille skarpt på hvad der kendetegner en profil, der udviser adfærd, som kan fremkalde sygdom. I den sammenhæng vil vi bringe en lang række redskaber i spil. Redskaberne er en række af dem, som bl.a. fremgår i Regeringens handlingsplan for at nedbringe sygefraværet samt i den indgåede Trepartsaftale til nedbringelse af sygefraværet. Vi bygger videre på en række af de forslåede redskaber. Vi vil i nærværende projekt således specificere redskaber, og udvikle en værktøjskasse baseret på de lokale virksomheders behov og udfordringer. Der vil således i projektet blive udviklet en række værkstøjer og redskaber specielt beregnet til de 10-12 deltagende lokale virksomheder. Ydermere vil disse værktøjer og redskaber blive sammenfattet i en værktøjskasse, der vil kunne anvendes af alle virksomheder i Svendborg, Langeland og Ærø Kommune. Med værktøjskasse menes således meget forskellige redskaber, som både kan omhandle forskellige politikker, dialogbetingede redskaber, tilvejebringelse af sundhedsfremmende aktiviteter, pakkeforløb, guide til at se sygdomsforebyggelse i et helhedsperspektiv etc. Projektet arbejder overordnet ud fra en række undersøgelsesmæssige grundforudsætninger vedr. forebyggelse af sygdomme samt håndtering af sygefravær (særligt med udgangspunkt i Regeringens Sygefravær en fælles udfordring Regeringens handlingsplan for at nedbringe sygefraværet, juni 2008, Konklusionspapir om handlingsplanen om sygefravær september 2008 - Trepartsaftalen samt SFI: Virksomheders sociale engagement årbog 2009 ). Projektet vil udvikle og formidle en lokal forankret forebyggende værktøjskasse på sygefraværsområdet, der bl.a. har fokus på: Der er behov for at italesætte sygefravær på lokalt plan med brug af meget praksisnære og illustrerende redskaber. Vi ser nærmere på en række af de mere tabubelagte momenter ved sygdomsidentifikation- og identitet. Sygdom behøver ikke være en privatsag, hvis det vel og mærke i en tidlig opsporing håndteres korrekt mellem den udsatte og potentielle syge medarbejder, arbejdsgiver og andre centrale interessenter (f.eks. egen læge, A- kasser, fagforeninger og jobcentret). Tidlig opsporing er central for at sygdom ikke udvikler sig, og sygdomsprocessen bliver fastlåst. Ved at forholde sig til en tidlig identifikation kan en række af særligt de mere diffuse sygdomme forebygges, således de ikke ender med en (langvarig) sygemelding. Alle har et ansvar både ledere, kollegaer og naturligvis den potentielle sygemeldte. En række redskaber kan med fordel anvendes. Flere er i udvikling, men få er udviklet specifikt til en branche eller virksomhed med en lokal tværfaglig forankring. Sygdom skal ses i en helhed. Både arbejdsmæssige og private forhold spiller ind, når en person sygemeldes. I ca. 1/3 tilfælde forklarer arbejdsmiljøet på arbejdspladsen sygefraværet (NFA). Tidlig og løbende identifikation af arbejdsmiljøproblemer er centralt, hvis sygdom skal 3

forebygges fremadrettet. Det handler bl.a. om at foretage målinger og bringe arbejdsmiljøet på dagsorden på en spændende og konstruktiv facon (Regeringens handleplan). I ca. 1/3 tilfælde vurderes det, at det er private forhold som har betydning for at sygdom udvikler sig. Det handler om problemer i familien (skilsmisse, problemer med børnene, sygdom i nærmeste familie etc.). Livsstilsbetingede sygdomme og diagnoser fylder i dag meget ved en sygemelding. Hvordan opspores mulig sygdom, hvordan ser profilen ud på en potentiel sygemelding? Ved at virksomheden arbejder meget bevidst med den tidlig opsporing og forebyggende tiltag opnås markant mindre sygdom i en virksomhed. Branche har stor betydning i forhold til hvilke redskaber som bør anvendes. Mange virksomheder er i vildrede med hvilke tilgange der kan anvendes hos dem. En del virksomheder håber det bedste og anvender ad. hoc redskaber, eller som de fleste, ingen bevidst fokusering og redskaber i den tidlige opsporing og forebyggende tiltag. Diagnosen er ikke afgørende for hvad den syge kan. Det er vigtigt, at der i virksomheden arbejdes ud fra en forebyggende ramme, der bl.a. kan understøtte forskellige muligheder før, under og efter sygdom. Mange kan bidrage i den tidlige opsporing. Det vurderes, at det først og fremmest er virksomheden, der har kortene til at foretage en tidlig opsporing, men at en række andre interessenter omkring en potentiel sygemelding kan inddrages, hvis der skal være tale om en helhedsfokuseret forebyggende indsats. Projektet vil i særlig grad have fokus på sygemeldinger før de bliver kendt af kommunen, men hvor måske læge(r), fagforeninger etc. allerede er involveret. Vi vil dog også fokusere på de første samtaler, når sygdom og en sygemelding indtræder, f.eks. håndtering af samtaler med den syge efter 4 ugers sygdom, inddragelse af Jobcentret, læge og øvrige netværk. Dette projekt vil derfor: 1. Skabe et solidt lokalt virksomhedsrettet grundlag for tidlig identificering af sygdom, særligt diffuse lidelser (f.eks. stress, livsstilsbetingede sygdomme), personlig problemer og belastningssygdomme (f.eks. betinget af dårligt arbejdsmiljø). 2. Med udgangspunkt i en række virksomheder inden for forskellige brancher foretages en todelt vurdering og afprøvning af hvilke redskaber, der ønskes og evt. opleves at virke, når der skal arbejdes forebyggende og med tidlig identifikation af sygdom. Herudfra udarbejdes en værktøjskasse. Denne indeholder bl.a. en række konkrete cases, der beskriver forskellige situationer i den tidlige opsporing af sygdom hos udsatte medarbejdergrupper samt der foretages en række forskellige formidlingsaktiviteter af konkret lærende karakter. 3. Skabe et lokalt arrangement og formidling af effektive redskaber via en værktøjskasse, der bygger bro mellem interessenter i den tidlige opsporing af sygdom hos udsatte medarbejdere i virksomhederne i Svendborg, Langeland og Ærø Kommune. 4

Hvilket problem skal løses? Projektet vil således løse det problem, at de fleste virksomheder ikke er klædt godt på til at skabe tilstrækkelige gode rammer for at forebygge sygefravær blandt deres medarbejdere. Dette gælder især for lederne (men også medarbejdere), der for de flestes tilfælde mangler uddannelse og træning i redskaber og værktøjer, der kan støtte deres medarbejders trivsel og forebygge sygefravær. Forventet effekt? Det forventes, at de 10-12 deltagende virksomheder alle får et udbytte i form af øget fokus på trivsel samt forebyggelse af sygefravær. Derudover vil virksomhederne med redskaberne i hånden være i stand til at nedbringe deres sygefravær og forebygge yderligere fravær blandt deres medarbejdere. Deltagerantal : 100-150 lokale virksomheder i spørgeskemaundersøgelse 10-12 virksomheder i afprøvning Indhold i projektet : Beskriv de centrale aktiviteter i projektet. Projektet har udgangspunkt i 3 hovedfaser. Disse beskrives i det nedenstående: Fase 1 Specifik og detaljeret undersøgelse (interview) i ca. 100-150 lokale virksomheder med grundlæggende fokus på forebyggelse og tidlig opsporing af sygdom hos udsatte medarbejdergrupper hvad oplever i og hvad har I behov for, hvilke særlige gode (og dårlige) erfaringer har i gjort jer? etc., bl.a. fokus på følgende emner: - Typer af tidlige indsatser for at undgå sygefravær - Forskellige typer politikker - Samtaleredskaber - Muligheder for at kombinere sygdom og arbejdsliv (delvis raskmeldinger, bevare kontakten til arbejdspladsen etc.) - Fastholdelsesplaner - Hvordan arbejdes der med arbejdsglæde/psykisk arbejdsmiljø/en attraktiv arbejdsplads på arbejdspladsen - Behov for redskaber til at forebygge, læse og håndtere sygdomsadfærd (hvem kan inddrages i samarbejdet omkring den syge), fastholdelse af kontakten til den syge - etc. Der vil være tale om en meget specifik og brancherettet undersøgelse, hvor der bl.a. i resultaterne vil fremgå en række caseorienterede tilgange på hvorledes, der kan arbejdes forebyggende overfor udsatte grupper ansatte på et repræsentativt udsnit af virksomheder i Svendborg, Langeland og Ærø Kommune. Der udarbejdes en tematisk og valideret interviewguide forud interviewene og de konkrete undersøgende aktiviteter 5

Fase 2 Afprøvning i 10-12 virksomheder. Afprøvning vil naturligvis være stærkt inspireret af hvad den indledende undersøgelse viser. Der vil være forskelligt fokus i de 10-12 virksomheder. Foreløbig har virksomhederne givet udtryk for behov for afprøvning og værktøjskasse som vedrører: Udvikling af forskellige politikker vedr. sygdomsforebyggelse særligt vedr. potentielle udsatte grupper. Arbejdsgange kombineret med behandling APV, som sygdomsforebygggende Forebyggende sygdomssamtaler Dialogguide til de(n) svære samtale (bl.a håndtering af skånebehov) og den anerkendende samtale Håndtering af sundhedsfremmende aktiviteter, når en sygemelding er undervejs, eller ved gentagende sygemeldinger Forskellige tovholderfunktioner Opbygning af kolleganetværk Pakkeforløb til den tidlige opsporing af sygdom Trivsel i gulvhøjde Egenbehandling og igangsættelse heraf Nyttige samarbejder omkring den potentielle eller sygemeldte medarbejder, bl.a. med henblik på at udarbejde mulighedserklæringer omkring personen Udmøntes i Lokal sygdomsforebyggende guide og værktøjskasse tidlig sygdomsafklaring samt en mere beskrivende del om udbyttet ved at anvende forskellige forebyggende og tidlig identificerende redskaber. Selve afprøvningen i de nævnte virksomheder finder sted som en blanding af igangsættelse af konkrete forløb samt i form af inspirationsmøder i virksomhederne, hvor der er deltagelse af både medarbejdere og ledere. Der udarbejdes med hver specifikt deltagende virksomhed en konkret skriftlig aftale om hvilke områder, der ønskes inspiration og afprøvning på. Aftalegrundlaget er meget specifikt. Alle virksomheder har ønsket at se bredden i muligheder for værktøjer før de tager en endelig beslutning om hvilke redskaber de ønsker at afprøve. Det forventes at hver af de specifikt deltagende virksomheder afprøver 5-10 værktøjer. Fase 3 Formidling og forankring Lokal sygdomsforebyggende guide og værktøjskasse tidlig sygdomsafklaring udsendes til 1500 virksomheder i Svendborg, Langeland og Ærø Kommune. Udarbejdelse af interaktivt værktøj, der kan give alle virksomheder i de 3 kommuner mulighed for at få en indføring i de udviklede redskaber og værktøjer. Udsendelse af materialer omkring værktøjskassen sker bredt til virksomheder i de 6

3 kommuner ifht til størrelse og branche. Tids- og handleplan: Projektperiode: Maj Oktober 2010. Fase 1. Interview-undersøgelse i 100-150 lokale virksomheder: Maj-juni Fase 2. Afprøvning i 10-12 virksomheder: Juli-september Fase 3. Formidling og forankring: Oktober-november Forventede resultater : (Hvordan opgøres disse?) Succeskriterier og målepunkter i projektet: 1. Gennemførelse af min. 100 interview baseret på valideret interviewguide omkring sygdomsforebyggende tiltag, herunder tidlig opsporing af sygdom. 2. Udvikling af værktøjskasse, hvor der min. beskrives 20 forskellige redskaber som kan anvendes i den forebyggende opsporing af sygdom. Der udvikles min. 10 redskaber, der har fokus på tværsektorielle redskaber, som kan bringes i anvendelse på området. Værktøjskassen fremstilles både i form af en mere beskrivende og case-mæssige tilgang, bl.a. ud fra deltagende virksomheders tilgange. 3. Der udvikles og afprøves forskellige redskaber i alle specifikt deltagende virksomheder. 4. Alle (100 %) af de virksomheder, hvor der afprøves redskaber udtrykker, at de har fået nyttig og specifik viden samt konkrete redskaber, de fremadrettet kan bruge sygdomsforebyggende. 5. Den Lokale sygdomsforebyggende guide- og værktøjskasse udsendes til min. 1500 virksomheder i Svendborg, Langeland og Ærø Kommune. 6. Efter hver af de tre faser udarbejdes evalueringsnotat til LBR. Denne med udgangspunkt i: Hvad har fasen vist? 7

Økonomi Samlet ansøgt beløb : Udspecifice ret budget for projektet : - Opdeles i budgetposte r - Såfremt projektet strækker sig over flere finansår, bedes budgettet endvidere udspecificer es på år. Kr. 559.750,- Fase 1 maj - juni 2010 Udvælgelse af et repræsentativ virksomhedsbase, baseret på Danmarks Stat. branchegrundlag 19.500 Udarbejdelse af interviewguide, opsætning i weblog 18.500 Interview med 100-150 virksomheder 15.000 Udarbejdelse af rapport vedr. resultater fra undersøgelsen 31.500 Udarbejdelse af foreløbig værktøjskasse 32.500 Præsentation af mulige redskabsmæssige tilgange overfor specifikt deltagende virksomheder 32.500 I alt fase 1 149,500 Fase 2 - juli - september 2010 Afprøvning i 10-12 virksomheder 169.125 Udvikling af specifikke værktøjer, casebeskrivelser for specifikt deltagende virksomheder 50.250 I alt fase 2 219.375 Fase 3 - oktober - november 2010 Udarbejdelse af "Lokal sygdomsforebyggende guide og værktøjskasse" 51.125 Trykning af materialer 30.000 Udarbejdelse af interaktivt redskab 41.000 Udsendelse af materialer til ca. 1500 virksomheder 27.750 I alt fase 3 149.875 Revision af projektet 8.500 Faseevalueringer (3 stk.) 16.250 Administration 16.250 I alt samlet for projektforløbet (eksl. moms) 559.750 8

Øvrige betingelser Beløbet bevilges som et rammebeløb og udbetales efter indsendelse af dokumenteret faktura for faktisk afholdte udgifter. Med dokumentation menes opgørelser over indkøb af materiale, annoncering, undervisning mm. eller timeopgørelser over brugte personaletimer. Fakturaen skal være opdelt på de i ansøgningen opstillede budgetposter. Hvis der sker en væsentlig forskydning (10 pct) af udgifternes fordeling på de enkelte budgetposter, skal LBR underrettes skriftligt, hvilket kan ske i de løbende evalueringer jf. nedenstående. Det forventes, at den samlede ramme overholdes. Hvis projektet strækker sig over flere finansår, afregnes hvert finansår for sig, hvorfor faktura for det første finansår skal være sekretariatet i hænde senest 5. januar. Seneste frist for øvrig afregning er 1 mdr. efter projektets afslutning. Ved væsentlige ændringer af projektformål, målgruppe eller indhold skal der sendes en skriftlig begrundet ansøgning til LBR, der skal godkende disse inden de iværksættes. Hvis der sker ændringer i projektets tidsplan skal LBR straks underrettes. Ved ændringer der medfører forskydninger i budgettet for de enkelte finansår skal disse godkendes af LBR. Der skal afgives status for projektet løbende. Status skal afgives på en særlig skabelon. Datoerne for status er : 1. marts, 1. maj, 1. august, 1. oktober, 1. december. Senest 1 mdr. efter projektets afslutning fremsendes samlet regnskab og samlet evaluering af projektet. Regnskabet skal opstilles i de budgetposter der er opstillet i ansøgningen. Evalueringen indeholder som minimum en deltagerliste, en beskrivelse af projektets gennemførelse, projektets resultater og evt. videre forankring. Ansøgning fremsendes pr. e-mail til : jobcenter@svendborg.dk att.: Anja Jørgensen/Jacob Bojesen Larsen 9