46 Referat fra bestyrelsesmøde i Vivabolig den 14. januar 2013 Start kl. 17.00, slut kl. 20.00. Tilstede var Frede Skrubbeltrang, Christian Vestergaard, Tina Holm, Eigil Stausholm, Kirsten Sørensen, Pia Hornbæk, Winni Jensen, Carl Aage Poulsen, Egon Jensen, Steen Købsted, Robert Simonsen, Lisbeth Andersen, Kim Martens, Bjarne Olsen, Lise Lotte Kjær og Lotte Bang. Lise Stender, Inge Häuser og Palle Christensen havde meldt afbud. Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden samt referat fra sidste møde 2. Orientering fra: a. Formanden b. Udvalg 3. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten 4. Evaluering af bestyrelsesmøderne og bestyrelsens struktursammensætning efter maj 2014 herunder temamøde og planlægning af møder i 2014 5. Politik for gaver m.v. julegaver til organisationsbestyrelsen 6. Forretningsgang for udbetaling af udlæg køb på kontokort m.v. 7. Politik for brug af Facebook 8. Dato og forslag til emner til næste møde 9. Eventuelt 10. Resume af beslutninger 1. Godkendelse af dagsorden samt referat fra sidste møde Ingen bemærkninger til dagsordenen og referatet. 2. Orientering fra: a. Formand Se formandens orientering. Ingen bemærkninger. Dagsorden og referat blev godkendt b. udvalg Aktivitetsudvalg: Julefrokost 15. februar 2014, der kommer snart en indbydelse. Juletræ nisserne er booket den 13. december 2014, men vi har fået 2 andre forslag. Vil udvalget vælge? Der var foreslået Ann og Aberne, som er et orkester som spiller og leger med børn alternativt Julenissen Julius, som er en spillopmager, der underholder børnene. Vi besluttede at arrangere Ann og Aberne. Vi arrangerer Ann og Aberne Christian Vestergaard syntes ikke, det fungerede godt med udlevering af gaver og ønsker Skjoldsalen næste år. Lotte Bang spørger, hvor mange der max. kan være så kan vi lave først til mølle princip.
47 Kunstudvalg: Intet nyt Bladudvalg: Bladets form er blevet diskuteret, hvis der kommer flere indlæg skal det hæftes som en bog. Bestræber os på at, det bliver på 90-92 sider. Bladet koster kr. 15,22 uden reklamer, men kr. 5,39 med reklamer. Annoncer for de der bor hos os, bliver lidt billiger end de eksterne. Efter prisstigningen vil bladet koste kr. 3,40. Bjarne Andersen har et ønske om at få en bærbar computer til at tage med i sommerhus i stedet for en I-pad. Det blev bevilget til Bjarne. Bjarne Andersen kan købe en bærbar computer i stedet for en i-pad Pia Andersen forespurgte om det er et beboerblad. Det er blevet konstateret, at gevinsterne tit går til ansatte. Reglerne for konkurrencen er besluttet af organisationsbestyrelsen og der er generelt for få besvarelser fra beboerne. Byggeudvalg: Intet nyt 3. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten Torben Thomsen har valgt at gå på efterløn fra 1. maj 2014 og har sidste arbejdsdag den 31. marts 2014. Vi holder afsked for ansatte, bestyrelser og nære forretningsforbindelser mandag den 31. marts 2014. Lotte Bang ville gerne dele nogle tanker, om strukturen fremadrettet frem til 2016, da vi allerede nu ønsker at forberede eventuelle forandringer. Nu har Torben valgt at gå på efterløn, Jan er nu 62 år og kan gå på efterløn og har mulighed for at benytte sig af seniorordningen, som Torben gjorde. Der er ingen tvivl om, at vi skal have ansat en mand i driftsafdelingen i 2014, med alle de store renoveringsopgaver og nybyggeri vi har. Jan, Søren og Torben har lovet at sætte sig sammen for at lave en plan, vi så skal have snakket igennem, inden vi præcis kan sige, hvilke kompetencer vi skal bruge og, hvordan det kan passe ind i den fremtidige struktur. Det kunne være en ung bygningskonstruktør, måske med en håndværksmæssig baggrund. Der skal ikke være 2 driftsledere i driften, til gengæld kunne vi godt bruge en mellemleder i service. Lotte Bang har i den nuværende struktur 17 mand under sig, hvilket til tider gør, at vi nedprioriterer på
48 ledelsesopgaverne og det holder ikke i længden, da ingen medarbejdere kan lede sig selv gennem forandringer. Strukturen er tegnet på plancher, som den er p.t. og 2 alternativer hvor vi reducerer antallet af afdelinger til henholdsvis 3 eller 4. Rengøring, drift, service og evt. økonomi som en selvstændig afdeling. Tankerne bag denne omstrukturering er bedre service, det er også det, vi har haft i tankerne med at lægge flere opgaver til teamlederne. Vi tror på, at beboerne bliver bedst betjent af de medarbejdere, der er i området. Men det er klart at det jo også afhænger af, hvad visionen og strategien for Vivabolig går i retningen af. Det er ikke tanken, at der som sådan skal være flere på kontoret, måske kunne vi ønske os en ung elev på et tidspunkt. Der er flere og flere krav til administrationerne og der bliver lagt flere og flere opgaver på driftslederne, de lægger videre til teamlederne og teamlederne lægger videre ned til ejendomsfunktionærerne/assistenterne. De skal så gøre arbejdet smartere enten ved at sortere, udlicitere eller anskaffe maskiner el.lign. Molokkerne er et rigtig godt eksempel, et andet er at vi har fået ungarbejdere til at omdele blade og breve. Det er langt billigere end egne folk og endnu billigere en post. Egon Jensen er lidt betænkelig da der jo kun er beboerne til at betale. Lotte Bang er enig, men det ændrer ikke ved, at arbejdet skal gøres, enten det er i afdelingen eller i administrationen. Ingen tvivl om, at der henstår en spændende proces frem til 2016 eller i virkeligheden frem til 2020. Der blev spurgt ind til håndværkerafdelingen og Lotte Bang medgiver, at det er svært at holde en økonomi. P.t. er der 2 sygemeldinger. Men det er politisk besluttet i organisationsbestyrelsen, at vi fastholder håndværkerafdelingen. ESL har i dag været på besøg og tvunget os til at underskrive et uenighedsprotokollat, da vi ikke har givet ESL besked om en praktik på 4 uger lige før jul, de varsler bod på kr. 25.000. Vi mener, det er en kutyme, der er praktiseret flere gange om året, i alle de år Torben Thomsen har været ansat og som Torben Knudsen, som tillidsmand, har været med til at acceptere, mens han var ansat og var tillidsmand.
49 4. Evaluering af bestyrelsesmøder og -arbejdet samt bestyrelsen 2014 herunder temamøde og planlægning af møder for 2014 Et forslag til emne kunne være, hvad husordner kan bære. Det kan i realiteten godt vente til næste møde. Det kunne også være forandringer, god service som bliver en del af vision og strategien, oplæg kunne være fra Comentor, som deltog på kreds 4s weekendkonference. Lotte Bang har lavet et forslag til indkaldelse til den 13. februar 2014, kl. 18, på Jyttevej. Der er udsendt en ny mødekalender. Mødet i uge 42 flyttes til uge 43. Lotte Bang udsender en ny kalender. Lise Stender ønsker ikke at opstille til den nye bestyrelse. Bjarne Olsen fortæller, at medarbejderne holder et møde med deltagere fra alle afdelinger om, hvordan de ønsker at vælge personalerepræsentant. Der blev foreslået, at vi som kreds 4 laver en skriftlig præsentation af de bestyrelsesmedlemmer, der opstiller til den nye bestyrelse samt selvfølgelig plads til, at man kan stille sig op på mødet. Lotte Bang laver et forslag til præsentationsmateriale. Mandag den 2. juni 2014 er der repræsentantskabsmøde. 5. Politik for gaver Politikken for gaver siger, at ansatte og organisationsbestyrelser kan få en gave til ca. kr. 500, skattereglerne er efter politikkens godkendelse ændret til, at man kan få en skattefri gave på op til kr. 700. Frede Skrubbeltrang syntes ikke, det er urimeligt at få en erkendelighed i form af en julegave for det arbejde, der bliver lavet i en bestyrelse. Eigil Stausholm er enig med Frede Skrubbeltrang. Christian Vestergaard mener ikke, at man kan bevilge sig selv gaver. Pia Hornbæk er enig med Christian Vestergaard. Tina Holm mener ikke, det er forkert med en erkendelighed for arbejdet, men syntes måske det skal være en gave, som alle modtager, fremfor at den enkelte selv køber sin egen gave. Winnie Jensen er også enig med Frede Skrubbeltrang.
50 Kirsten Sørensen er også enig med Frede Skrubbeltrang, men siger også, at det burde være samme gave som resten af Vivabolig. Lotte Bang orienterer, at det er den enkelte leder, der bestemmer, hvad gaven er, så kunne det jo være formanden, der bestemmer og køber gaven. Frede Skrubbeltrang sætter politikken til afstemning, skal politikken fortsætte uændret sådan, at bestyrelsen får en julegave? Der var 9 for og 2 imod. Frede spørger efterfølgende om, beløbet skal følge skattereglerne, hvilket også blev godkendt ved et flertal. 6. Politik for facebook Lotte Bang havde lavet et oplæg til en politik for sociale medier, herunder facebook. Forslaget blev læst op, debatteret og godkendt. Gavepolitikken blev ændret så ansatte og organisationsbestyrelser kan få en gave op til kr. 700, beløbet følger skats regler. Politik for sociale medier blev godkendt 7. Afregning af udlæg m.v. - kontokort Den tilrettede forretningsgang blev taget til efterretning, men de 2 sidste linjer slettes, da det fremgår af de øvrige punkter. 8. Dato og forslag til emner Næste møde den 3. februar 2014 kl. 17.00-20.00 Punkter på fremtidige møder: Temamøde Regler for husdyr på besøg Næste møde 3. februar 2014 9. Eventuelt Liselotte Kjær fortæller at det i afdeling 4 går rigtig, rigtig godt med at leje ud på korttidskontrakter. De har lavet deres egen venteliste, da ingen på den eksisterende venteliste ønsker korttidskontrakter. Møde omkring Fællesopnotering den 30. januar i Alabubolig, vi opfordrer jer til at deltage. Der er rundsendt invitation til Kursus for afdelingsbestyrelser vedrørende budgetter m.v. Tirsdag, den 1. april 2014, er der valgmøde i 4. kreds kl. 19.00, indbydelse rundsendes senere. Der er ikke kommet indbydelse til arrangementet den 31. januar 2014, dagsorden bliver bæredygtighed.
51 10. Resume af beslutninger Det blev besluttet: - at Bladredaktøren Bjarne Andersen får stillet en bærbarcomputer til rådighed. - der bliver holdt afsked med Torben Thomsen den 31. marts 2014 - at temaet til Temamøde den 13. februar 2014 bliver relationer til arbejdet med vision og strategi, med oplæg fra Jakob fra Comentor - at politik for gaver blev godkendt, så medarbejdere og organisationsbestyrelse kan få en gave og at vi følger skattereglerne. - at forretningsgang for udbetalinger ved kontokort blev godkendt - at politik for brug af sociale medier blev godkendt Lotte Bang Referent Frede Skrubbeltrang Christian Vestergaard Palle Christensen Formand Næstformand Eigil Stausholm Tina Holm Inge Häuser Lisbeth Andersen Kirsten Sørensen Robert Simonsen Winni Jensen Lise Stender Carl Aage Poulsen Egon Jensen Pia Hornhæk Steen Købsted Bjarne Olsen