Brugerproces Rapport over personaleworkshops

Transkript

1 Brugerproces 2012 Rapport over personaleworkshops September 2012

2 Nyt Hospital Nordsjælland Dyrehavevej Hillerød Opgang 50A Telefon Direkte Web nythospitalnordsjaelland Dato: 21. september 2012 Indholdsfortegnelse BRUGERPROCES 2012 TRE WORKSHOPS I SEPTEMBER...2 INDLEDNING OG BAGGRUND...2 OPBYGNING AF WORKSHOPS DE FØRSTE TO DAGE...2 Øvelse 1: Centrale emner der fylder hos dig... 2 Øvelse 2: Sammenhæng på tværs... 3 Øvelse 3: Uddybning af output fra møder med afdelingerne... 3 Øvelse 4: Afrunding... 3 WORKSHOP D. 3. SEPTEMBER 2012: FAM OG PATIENTFORLØB...4 DELTAGERE...4 CENTRALE EMNER...4 UDDYBNING AF OUTPUT FRA MØDER MED AFDELINGERNE...6 UDVALGTE CITATER FRA WORKSHOPDAG 1: FAM OG PATIENTFORLØB...7 WORKSHOP D. 4. SEPTEMBER 2012: FAM OG ORGANISERING...9 DELTAGERE...9 CENTRALE EMNER...9 UDDYBNING AF OUTPUT FRA MØDER MED AFDELINGERNE UDVALGTE CITATER FRA WORKSHOPDAG 2: FAM OG ORGANISERING WORKSHOP D. 5. SEPTEMBER 2012: FAM OG NYT HOSPITAL NORDSJÆLLAND DELTAGERE KORTE MØDER SPØRGSMÅL OM BESLUTNINGSLINJEN FORVENTNINGER TIL FREMTIDENS HOSPITAL UDVALGTE CITATER FRA WORKSHOPDAG 3: NYT HOSPITAL NORDSJÆLLAND ÅR AFRUNDING Bilag 1: Evaluering af personaleworkshops ifm. Brugerproces 2012

3 Brugerproces 2012 tre workshops i september Indledning og baggrund Kick-off mødet den 15. maj 2012 på Hillerød Hospital for ledelsen og personalet igangsatte Brugerproces Det blev understreget, at det overordnede formål med brugerprocessen var at sikre, at afdelinger og øvrige interesserede samt relevante grupper og personer sammen med projektorganisationen kunne drøfte, hvilke hovedbudskaber, der skal indgå i det kommende konkurrenceprogram for det Nyt Hospital Nordsjælland. Siden kick-off mødet er der afholdt ca. 35 brugermøder med forskellige afdelinger og specialer. På møderne gennemgik man i detaljer funktionsområder, nærhedsbehov, udviklingstendenser og fremtidige aktiviteter. Brugermøderne med afdelingerne er afrapporteret i en selvstændig rapport. I begyndelsen af september 2012 afrundede projektorganisationen brugerprocessen med tre workshops. Formålet med de tre workshops var at etablere en tværgående drøftelse mellem afdelinger med særlig henblik på perspektiverne ved, at der etableres en fælles Akutmodtagelse (FAM) på det nye hospital. Der var i alt 63 deltagere fordelt på de tre dage. Deltagerne var tilmeldte af afdelingsledelserne og andre havde selv tilmeldt sig. Temaerne for de tre workshops var følgende: Den 3.september: FAM og patientforløb Den 4.september: FAM og organisering Den 5. september: FAM Det nye Hospital Nordsjælland 2020 I invitationen til de tre workshops blev temaerne præsenteret og uddybet. Resultater fra brugerprocessen skal i første omgang bruges til konkurrenceprogrammet, som udsendes umiddelbart i det nye år. I projektkonkurrencen, som konkurrenceprogrammet lægger op til, skal tilbudsgiverne fortrinsvis arkitekter have fokus på hovedgrebet i det nye hospital. Det betyder, at arkitekterne skal vise en arkitektur og forslag til indretning - med udgangspunkt i brugernes synspunkter kombineret med de ti arealbenyttelsesprincipper, som deltagerne i Brugerproces 2012 ligeledes var blevet præsenteret for. Det er således derfor brugernes forslag i denne henseende, som kan indgå i den første fase af byggeriet af det nye hospital. Opbygning af workshops de første to dage De to første dage var opbygget på samme måde, mens workshoppens tredje dag (5. september) havde en anden struktur og øvelser. Øvelse 1: Centrale emner der fylder hos dig Fælles for workshops de to første dage var, at deltagerne indledningsvis blev opfordret til at sætte lige præcis deres ønske diskussion/tema på dagsordenen uanset det overordnede emne for workshoppen. Som det blev sagt: Hvad fylder mest hos dig lige nu? Mangfoldigheden af temaer var stor og ikke alt kunne naturligvis drøftes på de 45 minutter, der var til rådighed til denne opgave. Derfor blev deltagerne opfordret til at vælge mellem de mange temaer, der var fremkommet. Det Side 2

4 blev til, at der kunne etableres fem til seks grupper med hver deres tema/emne, som fælles for alle der deltog i gruppearbejdet, var noget af det vigtigste for dem at drøfte. Det gav efterfølgende mange konstruktive forslag og udsagn, som projektorganisationen har noteret sig. Øvelse 2: Sammenhæng på tværs Så var deltagerne varmet op og efter en hurtig runde svar, hvor deltagerne skulle fuldføre 12 sætninger såsom f.eks.; Når jeg går hjem fra mit arbejde i FAM, så eller Det ville være provokerende nyt, hvis.., stod det klart, at faglighed, fokus på patienten, ønske om styrket samarbejde på tværs af afdelinger samt et gedigent ønske om at bygge et godt og velfungerende hospital var det fælles grundlag. Men også mange sjove indfald var blandt svarene. Øvelse 3: Uddybning af output fra møder med afdelingerne Til workshopdagene havde projektorganisationen stillet en række spørgsmål, som deltagerne skulle hjælpe med svar på. Spørgsmålene var udformet i relation til de tre temaer - patienter, medarbejdere og fremtid og med forudsætningen om en FAM. Spørgsmålene havde alle udgangspunkt i de drøftelser, som for mange af deltagerne var påbegyndt i den første del af brugerprocessen, nemlig da de med projektorganisationen havde de første dialoger om dimensionering af deres egne afdelinger og hospitalet som helhed. Det var også på disse brugermøder, at deltagerne blev præsenteret for de ti arealbenyttelsesprincipper, som bliver et afgørende element, når de bydende arkitekter skal forstå grundforudsætningen for ønskerne til det nye hospital. Nedenfor fremgår spørgsmålene og en række af de mange svar, som fremkom af drøftelserne. Øvelse 4: Afrunding Som en afrunding på hver af de tre workshops blev der lejlighed til at forklare hinanden, hvorledes vi ser fremtidens hospital (inklusiv patientforløb og organisering), hvis man skulle sætte et billede på! 50 billeder med forskellige udtryk og motiver indgik i historien, hvor deltagerne endnu engang kunne forklare sig, denne gang gennem metaforer og fortællinger. Alle workshops blev dokumenteret med plancher, noter, billeder og film, som vil blive brugt i den efterfølgende bearbejdning af input og i forbindelse med arbejdet med konkurrenceprogrammet. Efter den tredje workshop har alle deltagere modtaget et evalueringsskema. Resultatet af evalueringen fremgår af bilag 1. Side 3

5 Workshop d. 3. september 2012: FAM og patientforløb Deltagere På den første workshopdag deltog 31 medarbejdere fra de tre hospitaler med repræsentanter fra: Akutafdelingen, Hillerød Hospital Anæstesiologisk Afdeling, Hillerød Hospital Børneafdelingen, Hillerød Hospital Facility Management, Hillerød Hospital Gynækologisk Obstetrisk Afdeling, Hillerød Hospital Kirurgisk Afdeling, Hillerød Hospital Klinisk Biokemisk Afdeling, Hillerød Hospital Neurologisk Afdeling, Hillerød Hospital Øre-, Næse- og Halsafdelingen, Hillerød Hospital Personale, Planlægning og Økonomi, Hillerød Hospital Afdeling for Neurohabilitering, Frederikssund Hospital Medicinsk Afdeling, Helsingør Hospital Centrale emner Efter velkomsten blev deltagerne bedt om at skrive hvilke temaer de gerne så, at vi nåede at drøfte de næste tre timer - uanset hvad der i øvrigt var det overordnede tema. Alle skrev på gule sedler, der blev hængt op på væggen. Følgende var blandt de forhold, som deltagerne i første omgang lagde vægt på: Rehabilitering skal tænkes ind allerede i FAM Sammenhæng mellem FAM og afdelinger er vigtig - holistisk syn på patienten Spidskompetencer i front i FAM og dermed mulighed for samling af speciale i FAM Gode overgange i patientforløb (mellem FAM og sengeafsnit) men også få overgange i det akutte forløb Visitering skal være korrekt fra begyndelsen Diskretion i behandlerrum Plads til børnene i FAM børnevenlig børnemodtagelse i forbindelse med sengeafdeling Billeddiagnostik skal være placeret tæt på FAM Let adgang til patienten for bioanalytikere Praktisk indretning af radiologisk afsnit placering i forhold til relaterede afdelinger Nem/hurtig transport af blodprøver (korte svartider) placering af klinisk biokemi i forhold til FAM Nærhed mellem ambulatorium og sengeafsnit Samlet behandlingssted for alle ambulante undersøgelser => let for patienten Omgivelser der inviterer til aktivitet i patientens dagligdag Plads til personale og patienter => godt arbejdsmiljø Fleksibilitet i byggeriet Enestuer selvfølgelig! Få kontorer i afsnittene, resten i patienthotelbygninger (delekontorer) Side 4

6 En god affaldshåndtering, logistik IT (skal forbedres) Herefter blev deltagerne bedt om at vælge, hvilket emne de helst kunne tænke sig at arbejde med. Der blev således dannet fem til seks grupper, der arbejdede med følgende temaer: 1. Hvem skal være sus-igennem patienter i FAM? 2. Visitation 3. Struktur rundt om FAM 4. Indretning af ambulatoriefaciliteter 5. Overgange internet og eksternt (6. Plads og fysiske rammer) (7. Fleksibilitet i indretning ) Fra gruppernes skriftlige besvarelse har vi blandt andet noteret os følgende: Patientforløb: Så få overgange i patientforløbet som muligt giver bedre patientsikkerhed. Der skal være arbejdsrum nok til et godt patientforløb. FAM: Visitering i FAM skal være korrekt fra starten. Derfor skal speciallæger være i front, så der er hurtigt til topkompetencer hvilket betyder, at patienterne får den rigtige behandling tidligt i forløbet. FAM skal have centralt placeret indgang med afdelinger, der stråler ud fra den. Der skal være ro, diskretion og understøttelse af tavshedspligt. Patienten er i centrum - og der skal ikke være for mange overgange i FAM. Der skal også være enestuer i FAM (både tilhængere og modstandere af dette blandt deltagerne). Rehabilitering skal tænkes ind allerede i FAM. Nærheder ift. FAM: Billeddiagnostisk Afdeling og Klinisk Biokemisk Afdeling skal ligge tæt på FAM (begge afdelinger skal ligge i stueplan på grund af stort apparatur og lettere adgang for de mange patienter). Nærhed til OP, opvågning, intensive og intermediære afsnit. Ambulatorier: Mulighed for akutte ambulante tider. Ambulante patienter skal ikke gå fra afdeling til afdeling for at få lavet forskellige undersøgelser i stedet kan læger fra Billeddiagnostisk Afdeling og Klinisk Biokemisk Afdeling lave prøvetagning omkring samme venteværelse. Altså et centralt venteværelse, som gør det mere overskueligt for patienten. Sengeafsnit: Omgivelser i rehabilitering, der motiverer til at deltage i hverdagen. Spisestuer til socialt samvær. Fælles opholdsrum på tværs af afdelinger. Side 5

7 Yderligere fysiske rammer: Personalet har brug for arbejdsrum, der tager højde for arbejdsmiljø og brandsikkerhed. Der er brug for depoter, undersøgelseslokaler, rum til diktering. Legeplads ved Børneafdelingen og Akutafdelingen. Adskilte elevatorer til patienttransport og til almen persontransport (fx pårørende). Fleksibilitet: Alle operationsstuer indrettes ens med højteknologisk udstyr. Personalefaciliteter: Behov for kontorfaciliteter, rum til at være alene/samtale, vagtværelser til vagtbærende personale og frokoststue. Uddybning af output fra møder med afdelingerne Herefter blev deltagerne bedt om at vælge sig ind på fem forberedte emner, udarbejdet af projektorganisationen, med følgende underspørgsmål: 1. Mest foregår hos patienten er en forudsætning der er kun enestuer på det nye hospital. Hvad stiller det af krav til enestuerne indretning mv. Hvad kan vi undvære at bygge? Hvad har I ellers talt om i gruppen, som bør komme med i konkurrenceprogrammet? 2. Mest foregår hos patienten er en forudsætning. Hvad stiller det af krav til fælleslokaler? Hvad har I ellers talt om i gruppen, som bør komme med i konkurrenceprogrammet? 3. Succeskriterier set med patientens øjne Hvilke 2-4 succeskriterier er der set med patientens øjne i forbindelse med henvendelse til den Fælles Akutmodtagelse? Hvilke krav stiller disse succeskriterier til omgivelserne (dimensioneringen)? Hvad har I ellers talt om i gruppen, som bør komme med i konkurrenceprogrammet? 4. Vi vil indrette NHN med zonedeling af flow og funktioner Fordele og ulemper hvad egner sig bedst? Hvad har I ellers talt om i gruppen, som bør komme med i konkurrenceprogrammet? 5. Hvad skal fastholdes/slippes i forhold til nu Hvad skal fastholdes i 2020 for at sikre patienten en god oplevelse? Hvad skal der være mere af i 2020 for at sikre patienten en god oplevelse? Hvad skal der være mindre af i 2020 for at sikre patienten en god oplevelse? Fra de skriftlige besvarelser og de efterfølgende drøftelser noterede vi os følgende: Der er store fordele for patient og personale ved enestuer i det nye hospital. Der skal være plads til teknologiske hjælpemidler (fx lifte), apparatur og bækkenkværn på alle toiletter. Alle stuer skal være med egen udgang til have eller altan. Der er dog bekymring for om patienternes sociale behov eksempelvis ved langvarig genoptræning opfyldes i enestuer. Derfor kræver enestuer gode Side 6

8 fællesfaciliteter, der motiverer til at komme ud af stuen fx spisestue, lounge med hvilestole og motionsrum. Gode fællesfaciliteter til pårørende (fx the-køkken, restaurant). Succeskriterier for patienter, der henvender sig i FAM er kort ventetid (og information om eventuel ventetid), sammenhængende patientforløb og høj faglighed. Ventetid for patienter i ambulatorier er også et fokus: Det ville være et succeskriterium, at patienternes ventetid [i ambulatorier] kan bruges til noget fornuftigt. For eksempel gå på Apotek, som var en del af hospitalet, læse aviser eller få noget at spise. Der skal være en entydig indgang det skal være tydeligt, at man er kommet til det rigtige sted. Og Informationen skal være det første man ser. Mange er åbne over for, at flere funktioner skal deles. Det er muligt at dele skyllerum, depoter og køkkener. Der er også mulighed for fælles medicinrum, hvis betingelser for ro og begrænset antal personer ad gangen i rummet overholdes. Enheder kan dele fællesopholdsrum og skranke. Kontorer kan også deles: Principielt synes jeg det er ok at dele: noget kan foregå hos patienter, men der er stadig behov for sted, hvor vi kan føre fortrolige samtaler, hvis der bliver store fælleskontorer i det nye hospital. Der er altså behov for lokaler, hvor personalet kan fordybe sig og der skal være en tydelig adskillelse af tilgængeligt og ikke-tilgængeligt personale (som er fordybet i arbejde). Der skal arbejdes med vigtige nærheder: Vi gider ikke længere de lange gange eller at skulle løbe længere, fordi det er weekend og halvdelen af hospitalet er lukket ned! OP skal ligge centralt for at spare skridt. Generelt fra udtalelserne: Der er et udbredt ønske om gode kontor- og forskningsfaciliteter. Fokus på nærheder ift. til FAM. Alle er enige om at OP, ITA/ITM, Billeddiagnostisk Afdeling og Klinisk Mikrobiologisk Afdeling (eller fremskudte enheder fra BDA og KMA) skal være tæt på FAM. Fokus på fysiske rammer, der understøtter det gode patientforløb: fx enestuer, særskilte elevatorer for patienter (diskretion), slut med overbelægning og patienter på gangen, specialister helt frem i forreste række i Akutmodtagelsen til visitation og behandling. Deltagerne vil rigtig gerne samarbejde på tværs af afdelinger og have rammer, der understøtter dette samt videndeling, herunder plads til multidisciplinære teams (MDT). Flere af deltagerne er meget interesserede i at lave den arkitektonisk bedste model for FAM og resten af hospitalet. Udvalgte citater fra workshopdag 1: FAM og patientforløb Der skal være kort afstand mellem det akutte og afdelingerne, som er støttefunktioner i FAM. Spidskompetencerne skal derhen, hvor det er relevant! Hvorfor ikke bygge et energivenligt hospital med solceller på taget og vindmøller i baghaven? Der skal være fleksibilitet i indretningen både FAM, operationsstuer og sengeafdelinger skal være hurtige at ændre, hvis behovet skifter, eller der sker ændringer i organisationen Side 7

9 I det nye hospital skal patienterne gerne kunne mærke mindre ventetid på grund af kortere afstande for personalet og mere ro, fordi de ligger på enestuer Vi skal have mere empati! Det er et succeskriterium at have plads og prioritering af tid til at kunne give patienterne empati Der er brug for det hele lige meget hvilken afd. vi er i, så vi skal fokusere på hospitalet som enhed frem for på hver enkelt afdeling De dårlige patienter skal have mulighed for socialt samvær Det kunne være dejligt, hvis der er mulighed for noget smukt at kigge på Side 8

10 Workshop d. 4. september 2012: FAM og organisering Deltagere På den anden workshopdag deltog 18 medarbejdere fra: Akutafdelingen, Hillerød Hospital Billeddiagnostisk Afdeling, Hillerød Hospital Facility Management, Hillerød Hospital Kardio, Nefro- og Endokrinologisk Afdeling, Hillerød Hospital Klinisk Biokemisk Afdeling, Hillerød Hospital Neurologisk Afdeling og Fysioterapi, Hillerød Hospital Medicinsk Afdeling, Helsingør Hospital Akutklinik, Frederikssund Hospital Afdeling for Neurohabilitering, Frederikssund Hospital Centrale emner Efter velkomsten blev deltagerne bedt om skrive hvilke temaer de gerne så, at vi nåede at drøfte de næste tre timer - uanset hvad der i øvrigt var det overordnede tema. Alle skrev på gule sedler, der blev hængt op på væggen. Følgende var blandt de forhold, som der i første omgang blev lagt vægt på: Bygninger og arkitektur der understøtter flows for patienter og personale, læring og arbejdsforhold At Nyt Hospital Nordsjælland er trendy også i 2020!!! De fysiske rammer skaber optimale muligheder for, at personalet kan samarbejde Plads Lys, udsyn, udsigt inde og ude At de fysiske rammer også kan rumme patient fællesskab og tætte tværfaglige samarbejder Fysiske rammer som er fleksible Lokaler der understøtter nem adgang til læring i travlt hverdag! Kompetenceudvikling Sikkerhed tænkt ind i adgangsforhold fx sluseindgang Gode arbejdsforhold for personale Optimale patientforløb på tværs af afdelinger/enheder understøttet af MDT (Multidisciplinære teams) Flow: gennemtænkt flow for patient og nogle gode arbejdsgange (god logistik, forståelig indretning) Adskilte personalegange og patientgange Herefter blev deltagerne bedt om at vælge, hvilket emne de helst ville arbejde videre med. Der blev således dannet fem grupper, der arbejdede med følgende temaer: 1. Fleksible tværfaglige kontorer 2. Faciliteter ude og inde 3. Trendy hospital og kompetenceudvikling Side 9

11 4. Håndtering af affald, linned, rene senge og sengeredning 5. Nem og hurtig adgang til FAM Fra gruppernes skriftlige besvarelse har vi blandt andet noteret os følgende: FAM: Bred enighed om en FAM med tilstrækkelig plads og nærhed til hurtig diagnostik (CT, røntgenundersøgelser, Klinisk Biokemisk Afdeling), operationsstuer og intensiv afsnit. Vigtig med nærhed til Billeddiagnostisk Afdeling. Eventuel mulighed for ultralydsscanning, CT-scanning og røntgen placeret i FAM. Det tværfaglige samarbejde mellem specialer i FAM skal understøttes af de fysiske rammer ved at skabe plads til, at mange mennesker kan drøfte akut patientforløb og videre forløb. I forhold til diskretion bemærkes det, at FAM skal indrettes med hensynstagen til overblik og patientsikkerhed, samtidig med at patientens integritet bevares: Patienterne skal opleve at de har diskretion at alle ikke kan se og følge med i, hvad der foregår. Det er hensigtsmæssigt med funktionsrum i FAM, så der er mulighed for at lave undersøgelser i ordentlig tid og plads. Fleksible IT- arbejdsstationer til personalet. De akutte medicinske patienter kan tilses af fysioterapeuter allerede i FAM, hvis organiseringen og de fysiske rammer understøtter dette med sigte på hurtig vurdering og træning. Et stort emne, der engagerede mange, var lægebemandingen i FAM og akutlæger kontra subspecialer. Faciliteter til personale: Nogle deltagere ønsker tiltrækkende fleksible fælles kontorer med plads til flere forskellige professioner. Dette vil give mulighed for at mange forskellige fagfolk kan mødes om patienter, der har brug for mange forskellige specialer. Udsigt fra alle kontorer og sengestuer og muligheder for at anvende udendørsfaciliteter (også for patienter og pårørende). Et Learning Lab tilknyttet hver specialeafdeling skal give mulighed for medarbejdernes kompetenceudvikling - både instrumentel og teoretisk læring. Logistik/fysiske rammer til service: Der blev efterspurgt kælder til uhindret transport af linned og affald også skakter fra afdelingerne til kælder til affald og linned. Dette ville give bedre arbejdsforhold for servicepersonalet og skabe mere plads på afdelingerne, som ikke længere behøver affaldsrum. Elevator til beskidt linned og affald adskilt fra andre flows. Bækkenkværne på stuerne. Plads til IT-medico (særlige skabe), så der ikke står på gangene. Øvrige bemærkninger: Personalet skal komme til patienterne og ikke omvendt. Fokus på etik; afdøde skal behandles etisk. Flere af grupperne tegnede desuden deres bud på organiseringen af det fremtidige hospital, hvilke afspejlede et fokus på, hvilke sammenhænge og nærheder, de opfattede som væsentlige i det nye hospital. Mulighed for at inddrage byliv på hospitalsområder eksempel fra Holland, hvor indlagte patienter har kig til liv og forretninger fra deres terrasser. Side 10

12 Uddybning af output fra møder med afdelingerne Herefter blev deltagerne bedt om at vælge sig ind på fem forberedte emner, udarbejdet af projektorganisationen, med følgende underspørgsmål: 1. Forudsætning: Brugsret frem for ejerskab Hvilke store fordele bør man stræbe efter at opnå omkring brugsret? Hvilke ulemper kan der være? Hvad skal arkitekterne være specielt opmærksomme på omkring brugsret? Andre bemærkninger til konkurrenceprogrammet? 2. Forudsætning: Fleksibilitet i fremtiden Hvordan kan fleksibilitet tænkes ind i arkitekturen/dimensioneringen på en ny måde? Hvad egner sig ikke? Hvilke krav stiller fleksibilitet til fælleslokaler? Andre bemærkninger til konkurrenceprogrammet? 3. Vi bygger en FAM Hvilke succeskriterier bør der være ved at arbejde i eller tæt på FAM? Hvilke krav stiller det til FAM dimensioneringen? Andre bemærkninger til konkurrenceprogrammet? 4. Forudsætning: Standardisering Med udgangspunkt i i dag hvad kunne yderligere standardiseres? Hvad egner sig ikke til at blive standardiseret? Andre bemærkninger til konkurrenceprogrammet? 5. Hvad skal fastholdes/slippes i forhold til nu Hvad skal fastholdes i dimensionerne for at sikre jer en god arbejdsplads? Hvad skal der gøres mere ud af i dimensionerne for at sikre jer en god arbejdsplads? Hvad skal der gøres mindre ud af i dimensionerne for at sikre jer en god arbejdsplads? Andre bemærkninger til konkurrenceprogrammet? Fra de skriftlige besvarelser og de efterfølgende drøftelser noterede vi os følgende: Stort fokus hos deltagerne på, hvem der har nærhedsbehov i forhold til FAM. Billeddiagnostik og blodprøvetagning skal ligge tæt på FAM. Samtidig er det væsentligt, at spidskompetencer (speciallæger) skal være i front. FAM skal have tilstrækkelig størrelse/kapacitet til at håndtere situationer, hvor der komme flere patienter ind på én gang. Personalet skal have fysisk plads til at behandle patienter og til samarbejdet. Personalet skal kunne danne sig overblik over patienterne for at øge patientsikkerheden. Isolationspatienter skal kunne håndteres, så de undgår kontakt med andre patienter. Der skal bygges fleksibelt det skal eksempelvis være let af udvide FAM. Lokalernes funktion skal kunne ændres ved, at der bygges i standardstørrelser. Alle toiletter skal være indrettet ens og Side 11

13 kontorer skal indrettes på samme måde med de samme møbler, så det bliver muligt at flytte kontor uden at flytte inventaret med. Standardisering gør også rengøringen nemmere og forbedrer dermed patientsikkerheden. Afdelinger og enheder skal være parate til at slippe ejerskab til udstyr og lokaler. Vigtigt at få ting i depoter, så ting ikke fylder på gangarealer. Det skal være nemt at finde rundt på hospitalet: Vi har oplevet gang på gang, at folk vandrer forvildede rundt og ikke kan finde vej. Generelt kortere afstande uden lange gange og med langt færre måske endda kun én indgang. Hvis der etableres fælleskontorer er der behov for stillearbejdspladser, mødelokaler og samtalerum. Der skal dog være en respekt af forskellige faggruppers forskellige behov og funktioner. Naturen skal indenfor med grønne gårde og altaner. Der skal være mulighed for at se ud fra alle kontorer og sengestuer. Parkering i kælderen, mere plads til cykelparkering, adskilt parkering for patienter og ansatte. Fokus på nærmiljø og faciliteter såsom børnehave, vuggestue etc. Udvalgte citater fra workshopdag 2: FAM og organisering Vi skal begynde at se hospitalet som en enhed og ikke relatere os så meget til hver enkelt afdeling Det er altafgørende at patienten kun kommer i kontakt med relevant personale Det er vigtigt at vi bygger et hospital, som også er trendy i år 2020 Et godt arbejdsmiljø er også vigtigt for at vi kan skabe gode forløb for patienten Vi skal tænke over, hvem fremtidens patienter er - opgør med skrankepaveri Side 12

14 Workshop d. 5. september 2012: FAM og Nyt Hospital Nordsjælland 2020 Deltagere På den tredje workshopdag deltog 14 medarbejdere fra: Akutafdeling, Hillerød Hospital Billeddiagnostisk Afdeling, Hillerød Hospital Facility Management, Hillerød Hospital Klinisk Biokemisk Afdeling, Hillerød Hospital Klinisk Mikrobiologisk Afdeling, Hillerød Hospital Neurologisk Afdeling Øre-Næse- & Hals afdeling, Hillerød Hospital Korte møder spørgsmål om 2020 Den første øvelse, som bestod af samtaler mellem deltagerne baseret på forinden udarbejdede spørgsmål, gav blandet andet følgende kommentarer/udsagn, der handlede om en fremtid mindst 8 år frem. Der blev i høj grad udtrykt et ønske om at sætte patienten i centrum også ved hjælp af de fysiske rammer: Jeg tænker, at det er de forskellige faggrupper, der kommer til patienten i stedet for omvendt, så patienterne ikke skal vandre rundt, som de gør nu og Fleksibilitet er et af de gennemgåede kodeord for eksempel mulighed for at flytte vægge så vi ikke hele tiden skal udbygge kosteskabene. En af måderne at sikre fleksibilitet, er at gøre op med ejerskab af de enkelte kvadratmeter, som en deltager bemærkede. Vareflows er et andet vigtigt element. Også her kan der spares kvadratmeter, hvis man tænker i rullende depoter og til gengæld sparer plads til mange decentrale depoter og lagre: Kan vi ikke dele direkte ud til slutbrugere i stedet for at tage kvadratmeter, der ligger tæt på patienten?. Kommentarerne afspejler ligeledes, at behovet er stort for fysiske rammer, der understøtter samarbejde med andre afdelinger, hospitaler og primær sektor. Det er spændende, at alle er interesserede i bedre samarbejde og genialt, hvis man kan tænke det ind i det nye hospital, så vi undgår at nissen [ringe fysiske forudsætninger for samarbejde] flytter med. IT og teknologisk udvikling vil også præge hospitalets udformning ifølge deltagerne. En af de store forandringer frem mod 2020 vil være, at patienterne diagnosticeres hjemme hos dem selv. Fremtidens kompetente patienter vil i højere grad være selvhjulpne men også stille højere krav til eksempelvis hospitalets faciliteter. Rammerne kan også give mulighed for at patienterne bliver mere selvhjulpne, og derfor kan klare flere ting selv. Beslutningslinjen Næste øvelse var den såkaldte beslutningslinje. Her skulle deltagerne med udgangspunkt i egne synspunkter diskutere med de andre og træffe beslutninger om, hvilke tre afgørende parametre arkitekten skal prioritere. Vigtigst for grupperne var flows for personale, patienter og teknik. Det lå deltagerne på sinde, at der er plads til patienterne og personale og fleksibilitet i byggeri og indretning til ændringer og forskellige funktioner for rum og lokaler. Herudover skal byggeriet understøtte en positiv medarbejderkultur og godt arbejdsmiljø blandt andet ved hjælp af imødekommende arkitektur. Flere deltagere nævnte skelnen (og fysisk opdeling af) det private og Side 13

15 offentlige rum, som vil komme patienten til gode i form af øget diskretion. Et vigtigt element for et fungerende byggeri er IT, som fungerer for alle specialer. Der kan også tænkes i interaktivitet mellem patienter og rum i form af eksempelvis mobilapplikationer (apps) til at finde rundt. Sikkerhed er også en prioritet. Flere foreslår, at hospitalet skal have én indgang men det skal ikke tænkes som et fort. Masser af teknik kan optimere flow for medarbejdere, men også gøre forløb for patienter bedre. Indretning af især venteområder skal være lyse og brugervenlige. Det fremtidige hospital skal være driftsikkert med udgangspunk i logistik, hygiejne og sikkerhed. Forventninger til fremtidens hospital Følgende øvelse fokuserede på forventninger til fremtidens hospital og skulle besvare, hvad det vil indebære: Hvis NHN arkitekturen lever op til forventningerne : Arbejdsglæde og godt arbejdsmiljø IT der virker ingen nedbrud i IT eller drift Infrastruktur gode forbindelser til offentlig transport og veje Ingen patienter på gangene Masser af parkeringspladser Ejerskab for arbejdspladsen Tilstrækkelige og rigtige rum Tilfredse patienter Alle der forlader hospitalet har fået en god oplevelse God og sund mad Overblik over driften Alle funktioner lever op til alle gældende standarder Herefter blev deltagerne yderlige udfordret ved at strække tankerne til, hvordan hospitalet ser ud, hvis arkitekturen overstiger deltagernes forventninger. Her blev fantasien taget i brug og ønsket var blandt andet faciliteter i hospitalet, der kan bringe offentligheden indenfor: fx auditorier der også kan bruges til biograf og offentlige events eller et genoptræningsbassin, der også kan benyttes som offentlig svømmehal. Et andet bud er at inddrage den omkringliggende natur til blandt andet vandrensning og helbredende sansehaver. Der blev også nævnt, at hospitalet skulle være grønt og energirigtigt med brug af alternativ energi. Arkitekterne vil kunne lade sig inspirere af lufthavne i forhold til logistik og servicebranchen, hvor man har kundeservice som prioritet i fremtiden vil patienterne i højere grad rejse for at få den bedste behandling. En hurtig runde med bud på fremtiden under hensyntagen til tid, økonomi og kvalitet gav følgende input: Patienten kommer kun i kontakt med person, der kan videreføre Plads til pårørende Ingen kompromis med kvalitet: bedste løsning Kanaler til nemt træk af nye rør/ledninger Forudse mulighed for tilbygninger Førende forsknings- og innovationshospital Side 14

16 Optimering: Genkendelige rum/ens rum, elementbyggeri, indretning Masser af teknik Akustik ift. arbejdsmiljø Driftsikkert dvs. logistik, indretning, hygiejne, sikkerhed Grønt sygehus = alternativ energi fx solenergi. Genbrug af vand til toiletter Inddrage den omliggende natur til bl.a. vandrensning => sansehave Dobbeltfunktion af lokaler: Auditorium som biograf eller til koncerter/foredrag, genoptræningsbassin som offentlig svømmehal, ambulatorier også til lægevagt og praktiserende læger Standardisering af lokaletyper, så lokaler ikke kræver ombygninger Inventarmanual, der sikrer at møbler, gardiner, hvidevarer ikke skal flyttes med afd. Samt at vedligeholdelseskrav er de samme Vi skal bygge noget, der kan driftes dvs. logistik, indretning, materialevalg (hygiejne, sikkerhed) Masser af teknik for information af patienten. Venteværelse skal være indrettet til patientens behov: lyst, brugervenlighed Patientflow vs. flow til varer og service fx særskilt elevator Diskretion: offentligt rum/privat Indretning ift. hygiejne Plads til teknik og IT Udvalgte citater fra workshopdag 3: Nyt Hospital Nordsjælland år 2020 Jeg tænker, at de forskellige faggrupper der kommer til patienten i stedet for omvendt, så de ikke skal vandre rundt, som de gør nu Man skal tænke, wow det er spændende, når man kører forbi det nye hospital på Overdrevsvejen Kan vi ikke dele direkte ud til slutbrugere i stedet for at tage kvadratmeter, der ligger tæt på patienten? Det er vigtigt, at vi får bygget en fælles akutmodtagelse, der giver mest mulig diskretion for patienterne Vi skal bygge et hospital, der er så godt og bæredygtigt, at andre i fremtiden vil valfarte til fra nær og fjern for at få inspiration fra den måde vi har løst opgaven på Vi skal have større samarbejde på tværs og ikke bare sidde i hver vores tårne Den største forskel bliver, at hospitalet bliver bygget til det vi skal bruge det til! Lige nu er det os, der skal passe ind i de fysiske rammer og det gør, at det hele tiden bliver lappeløsninger Vi er nødt til at fremtidssikre hospitalet, så det også holder til 2030 og 2040 Side 15

17 Afrunding For projektorganisationen var det et privilegium, at kunne bruge så mange konstruktive og innovative ressourcer i de tre workshops. Set i forhold til konkurrenceprogrammet var det overordnede mål at kvalificere input fra brugermøderne gennem de tre workshops. Det blev over de tre dage kraftigt understreget, at den gode og velgennemtænkte dimensionering og arkitektur er afgørende for patientforløbet og organiseringen af hospitalet. Der er selvsagt mange forhold, man skal være opmærksomme på. Det første greb som arkitekterne efter deltagernes opfattelse skal være opmærksomme på er, at en FAM skal være centralt placeret, det skal være gennemtænkt hvilke funktioner og afdelinger, der placeres i nærheden og meget vigtigt, at patienter såvel som medarbejdere, skal have gennemtænkte logistiske basisforudsætninger for at kunne trives og yde det optimale i deres arbejde. Selve FAM og konsekvenserne af denne set i forhold til resten af hospitalets organisering blev grundigt drøftet. Nærhed til andre afdelinger og funktioner, indretning, hensyn til patienten (og medarbejderen), optimering, diskretion var blandt de mange kommentarer og svarer ganske godt til de kommentarer, som er indkommet under møderne med de enkelte afdelinger. Nærhed mellem afdelinger på hele hospitalet blev også understreget af mange deltagere optimering og logistik, der understøtter dagligdagen, var den naturlige begrundelse. Nærhed er også et tema fra brugermøderne, og erfaringer fra nærværende og brugermøderne vil indgå i det videre arbejde, som afslutningsvis vil blive del af konkurrenceprogrammet. Hele den fysiske organisering af hospitalet (facility management) var gennemgående tema på alle tre workshops. Affaldshåndtering, logistik, hygiejne, gennemtænkte lokaler, oprydning, arbejdsmiljø, indeklima, ressourceanvendelse mv. er alt sammen forhold, som arkitekterne skal have gjort sig overvejelser om men som først senere i processen skal bearbejdes mere detaljeret. Derfor er de mange gode indslag noteret til brug for fremtidens drøftelser med arkitekterne. Side 16

18 21/09/12 Region Hovedstaden Region Hovedstaden Nyt Hospital Nyt Nordsjælland Hospital Nordsjælland Bilag til Rapport over personaleworkshops, Brugerproces 2012 Region Hovedstaden Nyt Hospital Nordsjælland Evaluering af workshops Workshoppens tema var relevant for mig Det samlede udby.e af workshoppen levede op 8l mine forventninger 1

19 21/09/12 Dato: 08/31/12 Region Hovedstaden Nyt Hospital Nordsjælland 10 Arealbenyttelsesprincipper 1. 24/7/ Maksimer delefunktioner 3. Fleksibilitet til fremtiden 4. Zoneinddeling af flow og funktioner 5. Mest foregår hos patienten 6. Brugsret frem for ejerskab 7. Tværgående funktioner samlet 8. Standardisering 9. Digitalisering og automatisering 10. Enkelt og indlysende Dato: 08/31/12 Region Hovedstaden Nyt Hospital Nordsjælland Princip 1: 24/7/365 Kendt præmis Servicetilbud til personale i vagt Vi gider ikke længere de lange gange eller at skulle løbe længere fordi det er weekend og halvdelen af hospitalet er lukket ned 2

20 21/09/12 Dato: 08/31/12 Region Hovedstaden Nyt Hospital Nordsjælland Princip 2: Maksimer delefunktioner På eksempelvis faciliteter med begrænset åbningstid, kan man udvide brug til hele døgnet ved at tænke i multifunktionsrum Pas på det er et udmærket princip, men det er ikke alt, der kan deles Dato: 08/31/12 Region Hovedstaden Nyt Hospital Nordsjælland Princip 3: Fleksibilitet til fremtiden Et bud kunne være at der eksempelvis bygges ensengsstuer med skillevægge, som let kan omdannes og benyttes til andre funktioner Der skal være fleksibilitet i indretningen både FAM, operationsstuer og sengeafdelinger skal være hurtige at ændre, hvis behovet skifter eller hvis der sker ændringer i organisationen 3

21 21/09/12 Dato: 08/31/12 Region Hovedstaden Nyt Hospital Nordsjælland Princip 4: Zoneindeling af flow og funktioner Godt princip men undgå marginalisering af visse personalegrupper Vi skal have separate flows, så eksempelvis beskidt linned, patienter og besøgene ikke skal køre med samme elevator Dato: 08/31/12 Region Hovedstaden Nyt Hospital Nordsjælland Princip 5: Mest foregår hos patienten Ensengsstuer er udmærket til mange formål, men husk at det sociale aspekt kan være vigtigt for visse patientgrupper Når mere foregår hos patienten vil det både give patienten en bedre oplevelse, øge effektiviteten og sikkerheden 4

22 21/09/12 Dato: 08/31/12 Region Hovedstaden Nyt Hospital Nordsjælland Princip 6: Brugsret frem for ejerskab Arealbenyttelsesprincippet om ikke at skulle eje en sengeplads, men en patient, forekommer de fleste som rigtigt, dog med kommentarer om afregningssystemets begrænsninger Der er brug for det hele lige meget hvilke afdeling vi kommer fra. Så vi skal fokusere på hospitalet som enhed frem for på hver enkelt afdeling Dato: 08/31/12 Region Hovedstaden Nyt Hospital Nordsjælland Princip 7: Tværgående funktioner samlet Giver god mening at optimere driften, men det kan fx ved implementering af fælles ambulatorium være svært at opretholde tæt sammenhæng ml. ambulatorium og sengeafdeling Det vil være en stor fordel for patienterne, at de ikke skal gå så langt, hvis de for eksempel skal til flere undersøgelser 5

23 21/09/12 Dato: 08/31/12 Region Hovedstaden Nyt Hospital Nordsjælland Princip 8: Standardisering Standardisering er et godt princip, men det må ikke stå i vejen for fleksibiliteten En høj grad af standardisering af visse rumtyper vil være godt, så lokalerne ikke i samme grad som nu kræver ombygning Dato: 08/31/12 Region Hovedstaden Nyt Hospital Nordsjælland Princip 9: Digitalisering og automatisering Der er store forventninger til, at de fysiske rammer vil være understøttet af den nyeste teknologi. Det sidste nye er ikke set endnu Hospitalet skal indeholde meget teknologi både for at give bedre arbejdsforhold for personalet, og som hjælp til patienterne, så de eksempelvis kan følge bedre med i egen behandling 6

24 21/09/12 Dato: 08/31/12 Region Hovedstaden Nyt Hospital Nordsjælland Princip 10: Enkelt og indlysende Ja selvfølgelig! Kunne vi dog bare finde en god løsning til wayfinding, det vil gøre en stor forskel for patienter og pårørende 7