Formøde, Roskilde Roklub Onsdag den 21. marts 2007

Transkript

1 Formøde, Roskilde Roklub Onsdag den 21. marts 2007 Deltagere fra bestyrelsen: Bent Jørgensen, Sanne K. Hellmann, Sven Lyster, Uffe Rasmussen, Rasmus Rosenkvist, Tine Christensen, Peter Steffensen (suppleant), Mads- Peter K. Engelhardt (referent). Instruktionsudvalg: Indmeldelsesdagen den 14. april: Signe spurgte til hvem fra bestyrelsen, der sørger for at holde oplæg. Bent spørger Rasmus Flanding, om han har billeder fra roklubben, som kan fremvises. Klubben har en film om roning, som kan vises på indmeldelsesdagen. Sven Lyster giver rundvisning i klubben. Søren sørger for at opkræve kontingent for nye medlemmer. Bent sørger for at sætte annonce i avisen. Signe giver Joan besked om hvornår der er GIG-instruktion, så MTU ved når bådene er optaget. Kajakudvalg: Kajakudvalget er netop oprettet med Birger Lindstrøm som formand. Udvalget har gjort alle kajakker klar til sæsonen. Der er fælles info-møde i april for alle interesserede. Ungdomsroere kan også deltage i instruktionen. Kajakudvalget sørger for at indstille navne på nye kajakker til bestyrelsen. Kontorudvalg: Kirsten orienterede om, at Ove er i gang med at finde møbler til kontoret. Kontorudvalget har en del kort, som skal aktiveres. Bent hører Jan om hvordan man aktiverer kort. Mastersudvalg: Sven Lyster orienterede om at Sven Åge deltager i roning på Themsen. Materialeudvalg: Bjarke er i dårlig stand, og udvalget har fået tilbud på reparationer til kr. Grundet den høje pris sørger udvalget selv for renovering af båden. Sven Gjorde opmærksom på, at Augustenborg Roklub har en 2-åres inrigger til salg for kr. MTU: Joan orienterede om, at hun regner med, at der kommer ca. 7 personer fra MTU til indmeldelsesdagen. Gymnastik-instruktøren har gjort opmærksom på en række problematikker i forbindelse med afholdelsen af gymnastik i klubben. MTU kan søge bestyrelsen om indkøb af liggeunderlag i efteråret. MTU ønsker, at der forslag til ombygning af køkkenet/tutten kommer i høring blandt medlemmerne. MTU bruger køkkenet til madaftener. Der afholdes klubdag den 1. september kl. 14. Det blev drøftet, om der kan afholdes en lidt lettere form for yoga. 1

2 Flere medlemmer har spurgt efter danse-undervisning. Joan tager det med i overvejelserne til den kommende sæson og overvejer også egenbetaling. Der afholdes DFfR-kurser den april og september. Tutudvalg: Udvalget sørger for kage til indmeldelsesdagen. Rasmus informerer udvalget om køkkenombygningen sammen med Uffe. Henning hjælper med el-arbejde ved ombygningen. Ungdomsudvalg: Henning orienterede om overvejelserne om den fremtidige organisering. Henning foreslår, at der fortsat skal være et kaproningsudvalg og et ungdomsudvalg men at Ungdomsudvalget deles i to: Et URO+ og et ungdomsudvalg. Træningsdage er tirsdag og torsdag kl Henning og Jane vil fortsætte med at styre økonomi mv. for udvalget selv om de trækker sig som trænere. I øvrigt: Der er havnefest den juni. Den 24. er der kom ud på fjorden. Roklubben holder åbent hus, og Sanne kontakter alle udvalg og spørger om hjælp. Sanne checker bestyrelsens ansvar ved ulykker, hvis der eventuelt skal være muligt at prøve at ro for interesserede deltagere. Søren Hellmann anmodede om, at man husker at angive hvem, der har købt varer og hvilket udvalg, der har købt varen, når der købes på kredit. Roklubben har mulighed for kredit hos Skibsprovianten, BygMa og Farvehuset. 2

3 Bestyrelsesmøde, Roskilde Roklub Onsdag den 21. marts 2007 Deltagere fra bestyrelsen: Bent Jørgensen, Sanne K. Hellmann, Sven Lyster, Uffe Rasmussen, Rasmus Rosenkvist, Tine Christensen, Peter Steffensen (suppleant), Mads- Peter K. Engelhardt (referent). Deltagere i øvrigt: Søren Hellmann (bogholder). Dagsorden: 1) Gennemgang af klubhuset. 2) Økonomi. 3) Opsamling på formødet. 4) Fordeling af bestyrelsens opgaver. 5) Fordeling af ad hoc opgaver: Bådliste Ombygning af køkken Ny sovehytte til sommerhuset Fremtidig benyttelse af solarierummet Opdatering af hjemmeside Revidering af reglement. K-styrmandsret, vinterreglement for sculler. Klubdag Udkast til handlingsplan på baggrund af budgettet. Gennemgang af bådparken og udarbejdelse af prioriteringsliste. 6) Fremtidige organisering i forhold til ungdomsudvalget og kaproningsudvalget. 7) Bestyrelsesseminar. 8) Bordet rundt. 9) Eventuelt herunder mødeplan. 1) Gennemgang af klubhuset. Inspektøren deltog. Der skal foretages en byggeteknisk gennemgang af klubhuset, helst inden juni måned. Inspektøren orienterede om forslag til renoveringer og ændringer af huset (se bilag nedenfor) - Sven kontakter Christian Toft Jørgensen og spørger om han kan foretage den byggetekniske gennemgang. - Bent Jørgensen kontakter kommunen og inviterer dem til klubben, når Kulturudvalget holder idrætsvandring. 2) Økonomi Uffe Rasmussen orienterede om budgettet. Budgettet er endnu ikke lagt ind i klubbens økonomistyringssystem. Klubben modtager kursusindtægter fra DFfRs kurser i klubben som afholdes løbende. Bestyrelsen drøftede brugen af indtægterne. 3

4 - Der orienteres om budgetopfølgning fra næste bestyrelsesmøde. - Uffe og Søren kontakter det nye kajakudvalg og beder dem udarbejde et forslag til budget. Kajakudvalgets budget placeres eventuelt som en post under Materieludvalgets budget. Bestyrelsen behandler budgettet på et kommende møde. - Hvis et af klubbens udvalg ønsker at stå for det praktiske ved DFfR-kurser, kan udvalget få alle indtægterne fra DFfR. Hvis enkelt-medlemmer ønsker at stå for det praktiske, kan disse medlemmer indstille til bestyrelsen, hvad indtægterne skal gå til. - Uffe til næste bestyrelsesmøde udarbejder forslag til tidsplan for budgetlægningen af næste års budget. 3) Opsamling på formødet Kajakudvalget ønsker at få bevilget penge til køb af 2 kajakker til i kr. pr. stk. Det blev besluttet, at: - Pengene er bevilget. 4) Fordeling af bestyrelsens opgaver. Bestyrelsen drøftede fordelingen af bestyrelsens opgaver. Fordelingen kan ses af bilaget nedenfor. 5) Fordeling af ad hoc-opgaver: Gulvbelægning i bådehal. Peter har undersøgt hvilken maling, der kan bruges og priser herfor. - Peter undersøger videre og kommer med forslag i forbindelse med den byggetekniske gennemgang af klubhuset. Bådliste Rasmus har udarbejdet en oversigt over brugen af bådene, som blev drøftet at bestyrelsen. - Rasmus udarbejder et forslag til hvilke roere, der må ro i de forskellige både. Forslaget sendes til høring i kaproningsudvalget inden bestyrelsen træffer beslutning på et senere møde. Ombygning af køkken Rasmus præsenterede forslag til den forestående ombygning af køkkenet/tutten. - Forslaget sendes til høring/fremlæggelse i Tut-udvalget i april inden bestyrelsen træffer endelig beslutning på næste bestyrelsesmøde. MTU kan deltage ved fremlæggelsen. Uffe deltager ved fremlæggelsen. 4

5 - Uffe undersøger Fødevarestyrelsens krav til indretning. Ny sovehytte til sommerhuset Den ny sovehytte blev kort drøftet. Bent koordinerer. Fremtidig benyttelse af solarierummet Solarierummet står mere eller mindre ubenyttet hen. Den fremtidige benyttelse af solarierummet blev drøftet. - Motionsrumsudvalget bliver bedt om et oplæg til bestyrelsen om anvendelsen af solarierummet samt om hvor mange ro-ergometre, der skal være i motionsrummet. Mads-Peter tager kontakt til Olsen. Opdatering af hjemmeside Roklubbens hjemmeside trænger til en opdatering, da der flere steder er gamle oplysninger. - Tine og Mads-Peter gennemgår siden og laver en liste med rettelser. Revidering af reglement Opfølgning på Generalforsamlingen: På Generalforsamlingen blev det foreslået, at bestyrelsen drøfter en ændring af vinterreglementet, så scullersæsonen udvides ud over standerstrygningen, så længe vandet er over 12 grader varmt. Bestyrelsen drøftede videre, om der er behov for at ændre proceduren omkring tildeling af K-styrmandsret. Styrmandskurset er placeret i efteråret, hvilket betyder, at en del nye roere har begrænset erfaring i roning. Det blev besluttet, at: - der ikke ændres i vinterreglementet, da luften efter standerstrygning typisk er koldere end vandet. Risikoen for alvorlige ulykker er herved for stor. - Tine udarbejder forslag til reglementet vedr. tildeling af kurset i K- styrmandsret. Forslaget skal udarbejdes, så det kan behandles på det kommende bestyrelsesseminar. Klubdag 2007 Den næste klubdag afholdes den 1. september klokken 14 med efterfølgende fest. - Peter kommer med oplæg til klubdagen, som behandles på det kommende bestyrelsesseminar. Udkast til handlingsplan på baggrund af budgettet. Der skal udarbejdes en handlingsplan på baggrund af budgettet. 5

6 - Bent udarbejder forslag til handlingsplan, som behandles på det kommende bestyrelsesseminar. Gennemgang af bådparken og udarbejdelse af prioriteringsliste. Bådparken skal gennemgås, og der skal udarbejdes en prioriteringsliste over vedligeholdelse og indkøb af både. - Sanne er ansvarlig for arbejdet med at lave en prioriteringsliste. Listen skal være på plads inden budgetlægningen. 6) Fremtidig organisering af ungdomsudvalget og kaproningsudvalget. Bestyrelsen drøftede en eventuel fremtidig ændring i organiseringen af ungdomsudvalget og kaproningsudvalget. Det blev besluttet, at: - Der ikke ændres i organiseringen. Bestyrelsen ønsker dog et større samarbejde mellem de to udvalg, og at der på sigt arbejdes mod at oprettes en URO+ under Ungdomsudvalget. 7) Bestyrelsesseminar Det blev besluttet, at der afholdes bestyrelsesseminar søndag den 3. juni kl ) Bordet rundt Friluftsland har spurgt, om den må bruge bestyrelsens ponton til fremvisning af kajakker. Bestyrelsen ønsker dog ikke at pontonen bruges af andre end roklubbens medlemmer. Leveringen af den nye 4-åres inrigger er udskudt til august måned. Bent kontakter bådeværftet om leveringen af den nye 4-åres for at få aftalt en mere præcis afleveringsdato. Tine kontakter Børnebrigaden med henblik på at den finder et mere passende navn. Rasmus orienterede om at motoren til motorbåden leveres den 22. marts.. 9) Eventuelt herunder mødeplan Danmarks Naturfredningsforening har forespurgt om en repræsentant til foreningen fra roklubben. Sven undersøger, om der er interesserede medlemmer i roklubben. NÆSTE FORMØDE AFHOLDES DEN 2. MAJ KL BESTYRELSESMØDE KL

7 Bilag: Forslag til ændringer/renoveringer i forbindelse med den byggetekniske gennemgang af klubhuset Listen indgår i den byggetekniske gennemgang af klubhuset Høj prioritet: Taget: Der mangler efterisolering på dele af taget samt ventilationsanlæg Overdækkede terrasse: Vinduer ud mod fjorden trænger til at blive skiftet. Overdækkede terrasse: Gulvet trænger til afslibning bør gøres med jævne mellemrum. Omklædningsrummene: Nye loftsarmaturer Omklædningsrummene: Forbedret ventilation Damernes omklædningsrum: Ny gulvbelægning Sauna: Udskiftning af brædder på bænkene Trappehuset: Nye flisefuger og udbedring af revner i fundamentet. Trappehuset: Nyt gelænder Trappehuset: Nye glaslister på ruder Trappehuset: Udbed Bådehallen: Ny belægning Motionsrummet: Forbedret ventilation Øvrige ønsker: Salen: Nyt gulvtæppe. Overdækkede terrasse og mødelokalet: Nyt gipslofter Overdækkede terrasse: Nye borde og stole Bådehallen: Opsætning af vaske til klude Bådehallen: Porte udskiftes med vippeporte Herrernes omklædningsrum: Værdiskabe Herrernes omklædningsrum: Maling af skabe Udendørs: Flisebelægning til bådtrailer Udendørs: Port ud mod Havnevej til bådtrailer (ved ishuset) Udendørs: Nye skure til opbevaring 7