EU-UDBUD Varer Offentligt udbud

Transkript

1 EU-UDBUD Varer Offentligt udbud På levering af I alt 43 nye biler inkl. service/vedligeholdelsesaftale samt tilbagekøbsaftale til Guldborgsund Kommune

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Opgavens omfang... 4 Mini personbiler (bilsegment A og/eller B) Testgruppe Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Aftalegrundlag Bud på bilmodeller Konsortier Tilbudsgivers forbehold Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Tilbudsdisposition Kravspecifikation Mini personbiler (bilsegment A og/eller B) Generelle krav Kontrakt Parterne Kontraktgrundlag Kontraktens omfang Service og vedligeholdelsesaftalens løbetid Levering og leveringsbetingelser Følgeseddel Priser Prisregulering Ændring af produktsammensætning Fakturering Betaling Bonus, gebyrer mv Offentlige påbud Miljø Kontakt mellem parterne Garanti og reklamation Mangler Forsinkelse Underleverandører Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Misligholdelsesbeføjelser Misligholdelse Tredjemandsrettigheder Opsigelse af kontrakt Side 2 af 20

3 26 Lovvalg og afgørelse af tvister Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontraktændringer Betingelser Underskrift Bilagsfortegnelse Bilag 1 Tilbudsliste Bilag 2 ESPD Bilag 3 Aktindsigt Bilag 4 Tidsplan Bilag 5 Konsortieerklæring Bilag 6 Leveringsplan Bilag 7 Stand ved tilbagelevering Side 3 af 20

4 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Dette udbud vedrører anskaffelse af 43 stk. fabriksnye biler - samt priser på tilhørende tilbagekøbsaftale og service- og vedligeholdelsesaftale. Det vil for Guldborgsund kommune være en option om vi vil benytte tilbagekøbsaftale og service- og vedligeholdelsesaftalen. Bilerne skal køre i hjemmeplejen og sygeplejen, hvor der ofte vil være tale om korte ture med mange ind- og udstigninger. Der vil derfor være særlig fokus på ind- og udstigningsforholdene. Bilerne skal køre både dag, aften og nat (hele døgnet). Desuden vil bilerne få mange forskellige brugere, og dermed skal bilernes funktionalitet kunne tilgodese mennesker af forskellig højde og drøjde. Der udbydes i alt 1 kontrakt. Der vælges alene en leverandør. Valg af leverandør (Kontrakthaver) er ikke afsluttet, før kontrakt er underskrevet af begge parter. Der henvises i øvrigt til bilag 5, Tidsplan. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til LOV nr af 15/12/2015 (udbudsloven). 1.2 Opgavens omfang Der ønskes tilbud på den samlede leverance i henhold til nedenstående. Tilbud på levering af 43 stk. biler inkl. option på yderligere 8 biler. Tilbud på tilbagekøbspris samt fuld service-/vedligeholdelsesaftale. Derudover kan der afgives pris på tilkøbsmuligheder, som udbyder ikke er forpligtet til at antage. Hvis der tilbydes tilkøbsmulighederne skal dette fremgår af kontrakten. Udbuddet vedrører følgende biltype. Mini personbiler (bilsegment A og/eller B) Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede biler fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4. Herunder bilernes estimerede årlige kørselsbehov. Bilerne skal leveres i henhold til bilag 6 Udskiftningsplan. Udkast til kontrakt er vedlagt i kapitel 5 kontrakt. 1.3 Testgruppe Guldborgsund Kommune vil i forbindelse med udbuddet sammensætte en gruppe af brugere, som skal afprøve udvalgte biler ud fra delkriterierne ergonomi, funktionalitet og køreegenskaber. Side 4 af 20

5 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til LOV nr af 15/12/2015 (udbudsloven). 2.2 Formkrav Tilbud skal, i underskrevet stand, sendes som pakke eller afleveres personligt i lukket kuvert/pakke på følgende adresse: Parkvej 37, 4800 Nykøbing F., Att: Gitte Kliving, Finans, Indkøb og Forsikring. Pakken/kuverten skal være forseglet og udover adressen have følgende påskrift: Må ikke åbnes af poståbningen Tilbud på hjemmeplejebiler. Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Ved tilbudsafgivelsen skal tilbudsdispositionen i kapitel 3 følges. Alle punkter i tilbudsdispositionen SKAL besvares, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse. Evt. manglende oplysninger vil ikke blive indhentet, medmindre der er tale om supplerende oplysninger. Den/de vedlagte Tilbudslister i bilag 1 skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Der må ikke ændres i tilbudslistens tekst, opsætning, indsatte linjer og/eller søjler, skriftstørrelser, skriftfarver el. lign. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Udbyders ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og stilles på mail senest 23. maj Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt Udbyder har mulighed for at besvare dem senest 2 dage inden tilbudsfristens udløb. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være tilgængelige via kommunens hjemmeside. 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være udbyder i hænde senest den 31. maj 2017 kl som pakke eller i lukket kuvert/pakke på følgende adresse: Parkvej 37, 4800 Nykøbing F., Att: Gitte Kliving, Finans, Indkøb og Forsikring. Side 5 af 20

6 Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Det er tilbudsgivers ansvar at kunne påvise at tilbudsfristen er overholdt. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende indtil den 31. december Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af vedlagte kontrakt. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med opfyldelse af kontrakten Bud på bilmodeller Det er tilladt for hver tilbudsgiver, at tilbyde op til 3 forskellige bilmodeller pr. bilmærke, i henhold til kapitel 4 kravspecifikation. Tilbudsvurderingen foregår på samme vis, og Udbyder antager alene ét tilbud. Der vælges således ikke forskellige bilmærker/modeller Konsortier Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til Udbyder. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver Udbyder kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortier) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.13 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet Tilbudsgivers forbehold Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder kontrakten, vil medføre, at Udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Udbyder ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Udbyder pligt til at se bort fra tilbuddet. Hvis andet ikke er anført, er eventuelle faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, kun gældende i det omfang de ikke strider mod nærværende udbudsmateriale. Såfremt tilbudsgiver opretholder eventuelle faglige forbehold, som ikke er i overensstemmelse med udbudsmaterialet, skal dette derfor angives eksplicit i tilbuddet. Det understreges, at opretholdelse af faglige forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder kontrakten, kan medføre, at Udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet, jf. ovenstående. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at Udbyder er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Side 6 af 20

7 2.13 Udvælgelseskriterier Dokument vedr. Fælles europæisk udbudsdokument ESPD skal udfyldes for alle punkter og vedlægges tilbuddet i underskrevet stand. Dokumentet vedlægges som bilag 2 i Word format. ESPD er en formel erklæring om, at Tilbudsgiver ikke befinder sig i en af de situationer, hvor han vil blive udelukket, og at Tilbudsgiver opfylder de relevante egnethedskriterier. Ved tilbud afgivet i sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortier) skal oplysningerne vedlægges for hver deltager i konsortiet. Den nedenfor angivne dokumentation skal derudover vedlægges tilbuddet. Såfremt Den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Dokumentation for, at tilbudsgiver har positiv egenkapital. Kopi af tilbudsgivers, gyldige, erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dæknings sum på minimum kr. pr. forsikringsbegivenhed, idet dog kontrakthavers ansvar ikke er begrænset hertil Tildelingskriterium Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for udbyder økonomisk mest fordelagtige tilbud. Idet følgende delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Side 7 af 20

8 Delkriterium Vægtning i procent Pris, herunder vil der blive foretaget en vurdering af: Kontantpris Årlige totalomkostninger (TCO), herunder: Serviceaftale Tilkøbsmuligheder til serviceaftale Brændstofsforbrug og grøn ejerafgift Afskrivninger beregnet på baggrund af kontantpris og garanteret tilbagekøbspris 60 % Beregnes på baggrund af Tilbudslisten (Bilag 1) som udfyldes i Excel. Kvalitet, herunder vil der blive foretaget en vurdering af nedenstående forhold, dog med særlig fokus på ind- og udstigning, jfr. Branchevejledning om tjenestebiler i hjemmeplejen ( Ergonomi Ind- og udstigningsforhold Førersæde Justering af førersæde Påtagning af sele Pladsforhold ved førersæde Udsyn Justering af rat Funktionalitet Justering af spejle Kabinestøj Instrumentering Smidighed i gearskifte Adgang til og indretning af varerum/bagagerum Køreegenskaber Generelle køreregenskaber 35 % Vurderingen vil blive foretaget efter testgruppens bedste skøn, således at den enkelte bils score i forbindelse med afprøvningen, er et gennemsnit af testgruppens vurderinger. Service, herunder vil der blive foretaget en vurdering af: Kvalitetskontrol af værkstederne Uddannelse af personale Antal værkstedsadresser i kommunen Fleksibilitet i forbindelse med service, vedligehold og skader Responstider ved hente og bringeservice ved akutreparationer. 5 % Beskrivelse af hvordan værkstederne sikrer et højt kvalitets- og serviceniveau skal vedlægges tilbuddet. Side 8 af 20

9 Vurdering af økonomi Ved bedømmelsen af prisen vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgiver oplyste priser jf. det nedenstående. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter, levering nummerplader evt. ekstraudstyr osv. (vedlagte Tilbudsliste - Bilag 1 - skal benyttes). Tilbudslisten skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen i uændret form. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Finansiel leasing: Guldborgsund Kommune forbeholder sig ret til, at lade bilerne indregistrere med Udbyders leasingpartner som ejer og Guldborgsund Kommune som bruger på en finansiel leasing kontrakt. Er der afgivet tilbud på restværdi både med og uden registreringsafgift, afgør Udbyder selv, hvilken der ønskes benyttet i forbindelse med finansieringen. Vurdering af kvalitet Der afholdes en afprøvningsperiode på 6 dage, som en del af udbuddet. Konditionsmæssige tilbudsgivere skal stille et eksemplar af den/de tilbudte biler til rådighed for den omtalte testgruppe. Bilerne skal svare til de tilbudte biler jf. Tilbudslisten. Resultatet af afprøvningen vil indgå i vurderingen og evalueringen af tilbuddet. Afprøvning foretages i Guldborgsund Kommune på anvist adresse fra den 6. juni 2017, kl juni 2017, kl Udgifterne hertil, inkl. levering/afhentning, afholdes af tilbudsgiver. Testbilen forudsættes tillige fuld forsikret af tilbudsgiver, med en maksimal selvrisiko på kr. for Guldborgsund Kommune. Bilerne forudsættes leveret til test med fuld brændstoftank. Forbrug, ud over dette, afholdes af Guldborgsund Kommune. Side 9 af 20

10 3. Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud. Ved tilbudsafgivelsen bedes tilbudsdispositionen fulgt. Alle punkter i tilbudsdispositionen skal besvares. Formålet er at sikre sammenlignelighed i besvarelserne samt, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet. Dispositionen modsvarer de i udbudsmaterialets afsnit 2.13 opstillede udvælgelseskriterier og de i udbudsmaterialets afsnit 2.14 anførte delkriterier Vedrørende forbehold skal disse samlet oplyses under tilbudsdispositionens afsnit 3. Afsnit Indhold 1 Indledning, herunder angivelse af tilbudsgiverens navn, adresse, CVRnummer og kontaktperson (herunder og telefonnummer). Det skal fremgå, at tilbuddet vedstås indtil den 31. december Kort resumé af tilbuddet. Afsnittet skal indeholde en kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer. Herunder eventuel garantiperiode udover det der gælder jf. Købeloven. 3 Eventuelle forbehold. Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker, herunder forbehold til kontrakten og kommunespecifikke krav. Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialets afsnit 2.12 vedrørende retsvirkningerne af forbehold. 4 Udvælgelseskriterier Dokumentation, jfr. afsnit 2.13, skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Ved tilbud afgivet af sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortier) skal oplysningerne vedlægges for hver deltager i konsortiet. 5 Delkriterium 1 - Pris Beregnes på baggrund af Tilbudslisten (Bilag 1) som udfyldes og afleveres i Excel. Regnearket indeholder 3 faner, så der er mulighed for bud på op til 3 forskellige bilmodeller pr. bilmærke, jf. afsnit Delkriterium 2 - Kvalitet Idet vurderingen i dette punkt vil blive foretaget efter testgruppens bedste skøn, ønskes alene brochurer/dokumentation for bilernes udstyr, indretning mv. vedlagt under dette afsnit. 7 Delkriterium 3 Service Beskrivelse af hvordan værkstederne sikrer et højt kvalitets- og serviceniveau skal vedlægges tilbuddet. 8 Aktindsigt - eventuelt udfyldt bilag 3 9 Konsortieerklæring eventuelt udfyldt bilag 5 10 Eventuelt andet materiale Side 10 af 20

11 4. Kravspecifikation 4.1 Mini personbiler (bilsegment A og/eller B) Anskaffelse af 43 stk. benzin-, dieseldrevne eller hybrid mini personbiler på hvide plader, til brug i kommunens hjemmepleje. Årligt kørselsbehov på ca km pr. bil. Option på 8 yderligere biler. Minimumskrav - skal alle være opfyldt og indeholdt i tilbuddet Sort-, grå-, sølvmetal lak Minimum 4 stjerner i EuroNCAP-test Aircondition eller klimaanlæg Multijusterbare sæder. Frem-bag op-ned Varme i begge forsæder Højderegulerbart rat 2 Frontairbags (fører- og passager) 2 Sideairbags ABS og ESP/ESC Fjernbetjent centrallås med 4 sæt nøgler, heraf minimum 2 stk. fjernbetjente El-betjente ruder i fordøre Visker-/vaskeanordning på bagrude Automatisk slukning af lys/radio (v/ afbrudt tænding) Loftlys i kabine ved front Bluetooth for håndfri mobiltelefon betjening Radio/CD Ur Komplet sæt vinterdæk på fælge Komplet sæt gummimåtter for Reservehjul Optioner (angives i Tilbudsliste Bilag 1) Tågeforlygter Lys i bil ved fjernbetjent åbning af dør El-betjente og el-opvarmlige sidespejle Lys i bagage-/varerum 2 ekstra fjernbetjente nøgler i stedet for 2 almindelige Baksensor/bakkamera Side 11 af 20

12 4.2 Generelle krav Årlig kørsel / Aftaleperiode Bilernes estimerede årlige kørselsbehov fremgår af kravspecifikationerne i kapitel 4. Garanteret tilbagekøbspris samt service-/vedligeholdelsesaftale skal beregnes for en periode på løbende måned + 4 år, fra tidspunkt for korrekt levering. Garanteret tilbagekøbspris Der skal tilbydes en garanteret tilbagekøbspris, som skal være helt uden forbehold for eksempelvis ændringer i skatter- og/eller afgifter mv. Guldborgsund kommune kan som option fravælge garanteret tilbagekøbspris. Der kan således alene ske justering i forhold til over-/underkørte km. Satsen for over/underkørte km. ønskes oplyst, ligesom at satsen på disse bør være ens. Det er valgfrit for tilbudsgiver om den garanterede restværdi enten garanteres afgiftsfrit eller inkl. fuld betalt registreringsafgift. Brug af option på tilbagekøbsaftale meddeles af udbyder, senest, ½ år før forventet udskiftning. Desuden forbeholder ordregiver sig retten til at afhænde bilerne til anden side, såfremt bilerne ved udløb af aftaleperioden i forhold til Bilag 8 er skadet for mere end 15 % af restværdien. Vurderingen foretages af ordregiver og tilbudsgiver i forening. Garanteret tilbagekøbspris gælder kun biler, hvor ordregiver samtidig har valgt optionen service- og vedligeholdelsesaftale. Tilbageleveringsstand Service- og vedligeholdelsesaftale Bilag 7 beskriver detaljeret, hvilken stand bilerne kan forventes i ved tilbageleveringen. Der skal oplyses servicepris pr. måned ekskl. moms (Tilbudsliste - bilag 1). Forudsættes fast i hele aftaleperioden. Guldborgsund kommune kan som option fravælge service- og vedligeholdelsesaftalen. Service- og vedligeholdelses-aftalen skal omfatte følgende: Fuld service iflg. Servicehæftet Reparation og vedligeholdelse af køretøj og udstyr monteret ved levering (undtaget skader) Dækaftale med sommer- / vinterdæk inkl. udskiftning ved slidtage, 2 årlige ombytninger samt opbevaring Erstatningsbil ved værkstedsbesøg over ½ dags varighed, i forbindelse med service/vedligehold/skader. Bilen skal være af samme type/størrelse og monteret med vinterhjul i vinterhalvåret Evt. merudgifter til øget servicefrekvens etc. som følge af DPF drift i kommunen ved dieselbiler Af hensyn til servicetilgængelighed er det et krav, at værksted maksimalt ligger 30 km. væk fra Distrikt Service, Københavnsvej, 4800 Nykøbing F. Side 12 af 20

13 Opsigelse Udbyder kan frit opsige service-/vedligeholdelsesaftalen med 3 måneders varsel. Såfremt en bil totalskades bortfalder aftalen pr. den 1. i kommende måned. Brændstof Brugermanualer mv. Option på køb af yderligere biler Der ønskes tilbud på benzin-, dieseldrevne eller hybrid biler efter tilbudsgivers eget valg. Alle biler leveres med brugermanualer/instruktionsbøger, som skal være udarbejdet på dansk. Udbyder ønsker, som option, mulighed for yderligere køb af de tilbudte biler i kontrakten. Udbyder er ikke forpligtet til at benytte sig af optionerne, hverken helt eller delvis. Udnyttelse af option skal meddeles senest 7 måneder efter indgåelse af kontrakt og sker i øvrigt på samme vilkår. Side 13 af 20

14 5. Kontrakt Nærværende kontrakt er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Kontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Kontrakten udfyldes af Guldborgsund Kommune i tilfælde af en aftaleindgåelse. Kontrakt vedr. levering af [udbuddets navn] 1 Parterne Nærværende kontrakt er indgået mellem Guldborgsund Kommune Parkvej Nykøbing F. (i det følgende kaldet Kommunen) og [Firma] [Adresse] [Postnr.] [By] (i det følgende kaldet Kontrakthaver). 2 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i overensstemmelse med EU's udbudsregler, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr.2014/24/eu af 24. februar 2014 og bekendtgørelse nr af 15. december 2015 fra Erhvervs- og Vækstministeriet. Kontrakten beskriver Kommunens og Kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Kontrakt mellem Kontrakthaver og Kommunen B. Udbudsmateriale med bilag fra Kommunen C. Indkomne spørgsmål og svar til nærværende udbudsmateriale samt referat fra spørgemøde. D. Eventuelt uddybende materiale, som er nærmere aftalt mellem parterne herunder eventuelle forståelsesmæssige præciseringer anført i referat fra afholdt afklarende møde E. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontrakten nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. 3 Kontraktens omfang Levering af 43 stk. fabriksnye biler samt, eventuelt tilhørende tilbagekøbsaftaler og service- og vedligeholdelsesaftaler. 4 Service og vedligeholdelsesaftalens løbetid Aftalen løber fra tidspunktet for korrekt levering og er gældende løbende måned + 4 år. Aftalen kan opsiges jf. betingelserne i kapitel 4, Kravspecifikation. Side 14 af 20

15 5 Levering og leveringsbetingelser Bilerne leveres frit på den af Kommunen anviste leveringsadresse for den pågældende bil. Leveringsadressen er i alle tilfælde i Guldborgsund Kommune. Bilerne skal leveres i henhold til bilag 7 Udskiftningsplan. Leveringstidspunktet skal aftales med det enkelte forbrugssted. Leverandøren skal kontakte forbrugsstedet, såfremt leverancen er forsinket i forhold til det aftalte. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancen i henhold til nærværende kontrakt. 6 Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel. 7 Priser For bestillinger foretaget i henhold til kontrakten gælder de i Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser på nettosortimentet. I forbindelse med udnyttelse af optioner, skal prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af kontrakten omfattede produkter uden ophold komme Kommunen til gode. 8 Prisregulering Den tilbudte tilbagekøbspris kan alene reguleres i forhold til over-/underkørte km. Ved brug af muligheden for tilkøb af 8 yderligere biler, vil en prisreduktion i købsprisen kunne reduceres procentuelt i tilbagekøbspris. 9 Ændring af produktsammensætning Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er Kontrakthaver pligtig til omgående at informere Kommunen herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. 10 Fakturering Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. Fakturaer, for service- og vedligeholdelsesaftale, aftales nærmere. Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal elektroniske fakturaer udarbejdes i det fællesoffentlige format OIOUBL2.02 og fremsendes via VANS (Value Added Network Service). Jf. BEK nr. 354 af 26. marts Til fakturering kan anbefales at anvende mulighederne med NemHandel yderligere oplysninger findes på Kommunen er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. 11 Betaling Kommunens betalingsbetingelse er i denne kontrakt på minimum 30 dage fra dato for modtagelse af korrekt elektronisk faktura og varemodtagelse. Falder den sidste rettidige betalingsdag ikke på en bankdag, vil førstkommende bankdag herefter være sidste rettidige betalingsdag. Side 15 af 20

16 I det omfang, der via lovgivning eller lignende er fastsat andre betalingsfrister, anvendes disse. 12 Bonus, gebyrer mv. Omsætning som følge af denne kontrakt med Kommunen må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, gebyr, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Overtrædelse af denne bestemmelse vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. Desuden kan Kommunen i givet fald kræve det udbetalte beløb returneret fra Kontrakthaver i kombination med en bod på 2 % af den samlede kontraktsum. Det samlede krav kan modregnes fuldt ud i enhver fordring mod Kontrakthaver. 13 Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for en tilbudt vare såvel på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden. Sker der inden levering ændringer i offentlige påbud, der på væsentlige områder ændrer den udbudte opgave, vil parterne kunne anvende reglerne i 26 vedr. afgørelse af tvister til at løse eventuelle tvivlsspørgsmål. Overtrædelser af offentlige påbud vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 14 Miljø Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv. På forlangende skal Kontrakthaver fremsende dokumentation for produkternes miljømæssige egenskaber, således at Kommunen kan foretage en miljøvurdering af produktet. Kontrakthavers udgifter i den forbindelse er Kommunen uvedkommende. 15 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. 16 Garanti og reklamation I henhold til Købeloven er reklamationsfristen for skjulte fejl og mangler to år. Hvor intet andet er andet er anført, gælder Købelovens reklamations og ansvarsregler. Eventuel garanti ud over købeloven indsættes her. 17 Mangler Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved de leverede produkter efter dansk rets almindelige regler. Kontrakthaver afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpningen. Hvis Kontrakthaver tilkaldes til afhjælpning af fejl, der skyldes forhold, for hvilke Kommunen bærer risikoen, afholder Kommunen alle omkostninger. Hvis Kommunen og Kontrakthaver enes om lokal reparation i forbindelse med Kontrakthavers afhjælpningsforpligtelse, bærer Kontrakthaver alle omkostninger forbundet hermed. Undlader Kontrakthaver, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, er ordregiver berettiget til, efter eget valg, at lade afhjælpning foretage af tredjemand for Kontrakthavers regning, at kræve Side 16 af 20

17 forholdsmæssigt afslag eller hæve købet. Hæves købet helt eller delvis, er Kommunen berettiget til at foretage dækningskøb for Kontrakthavers regning. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler. Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf. 18 Forsinkelse Ordregiver anser enhver forsinkelse som væsentlig. Hvis Kontrakthaver må forudse en forsinkelse i leveringen, skal Kontrakthaver straks give meddelelse til ordregiver herom med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ved forsinkelse stiller Kontrakthaver vederlagsfrit erstatningsbil til rådighed indtil korrekt levering er sket. Erstatningsbilen er af minimum samme standard som det tilbudte. Hvis Kontrakthaver herefter ikke leverer til aftalt tid, er ordregiver berettiget til at hæve kontrakten helt eller delvist. Hæves kontrakten helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for Kontrakthavers regning. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af forsinkelsen. Manglende påberåbelse af misligholdelse i medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf. 19 Underleverandører Såfremt Kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer Kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis Kontrakthaver selv havde udført leverancen. 20 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Kontrakthaver er i overensstemmelse med dansk lov om produktansvar og dansk rets almindelige regler ansvarlig over for Kommunen for den skade, som leverancen eller Kontrakthaver påfører ordregivers ejendom og/eller personale. Kontrakthaver er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod Kommunen af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller Kontrakthavers skadevoldende adfærd. Kontrakthaver opretholder sædvanlig erhvervs- og produktansvarsforsikring. Forsikringen skal mindst dække med en samlet årlig forsikringssum på 5 mio. danske kroner. Kontrakthavers eventuelle selvrisiko må ikke overstige danske kroner pr. skade. Kontrakthaver skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. 21 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure, hertil regnes kun generalstrejke, naturkatastrofer, krig o. lign., som forhindrer opfyldelse, bortfalder parternes forpligtelser i det omfang, og så længe force majeure er til stede. Side 17 af 20

18 Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra Kontrakthavers side for at kunne genoptage leveringen. Er force majeure isoleret til Kontrakthavers virksomhed, eller områder Kontrakthaver bærer risikoen for, kan Kommunen kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede. 22 Misligholdelsesbeføjelser Kommunen kan stille krav til den måde, hvorpå en konstateret misligholdelse skal bringes til ophør, og de skridt, der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Væsentlig misligholdelse berettiger Kommunen til at ophæve kontrakten uden varsel. I øvrigt er Kontrakthaver ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb, erstatningsansvar mv. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. 23 Misligholdelse Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af Kontrakthavers forpligtigelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv. Foreligger der misligholdelse, skal Kontrakthaver uden ugrundet ophold meddele Kommunen dette samt underrette Kommunen om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden. Dersom Kontrakthaver gentagne gange gør sig skyldig i misligholdelse, jf. ovenstående, betragtes dette som væsentlig misligholdelse. Desuden betragtes følgende forhold altid som væsentlig misligholdelse: Manglende overholdelse af bestemmelserne om bonus, gebyrer mv. (jf. 12) Overtrædelse af offentlige påbud (jf. 13) Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning, likvidation, åbning og forhandling om akkord eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt Overtrædelse af Kontrakthavers loyalitetsforpligtelser, herunder sin tavshedsforpligtelse (jf. 27) Overtrædelse af kontraktens bestemmelser om overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer (jf. 28). Gentagende manglende overholdelse af bestemmelserne om fakturering (jf. 10). Såfremt Kontrakthaver gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse, forbeholder Kommunen sig ret til at kræve en bod på 2 % af kontraktens estimerede værdi. Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel inden 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. Side 18 af 20

19 24 Tredjemandsrettigheder Kontrakthaver indestår for, at Kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde Kommunen skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer Kontrakthavers opfyldelse af kontrakten i et omfang, som er væsentligt og/eller byrdefuldt for Kommunen, er Kommunen berettiget til skriftligt at hæve kontrakten med omgående virkning, og Kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Kommunen lider som følge af denne ophævelse. 25 Opsigelse af kontrakt Såfremt en administrativ myndighed, herunder men ikke begrænset til Klagenævnet for Udbud, Konkurrencestyrelsen eller Europa-Kommissionen, eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er overtrådt i forbindelse med tildelingen af kontrakten med den konsekvens, at beslutningen om tildeling af kontrakten annulleres, er Kommunen berettiget til med 2 måneders varsel at opsige kontrakten for fremtiden. Kommunens ret til at opsige Kontrakten gælder selvom afgørelsen/dommen ankes. 26 Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af kontrakten, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er Kommunens retskreds. 27 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i hele/dele af kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Ved kontraktens indgåelse skal der, såfremt én af parterne ønsker en offentliggørelse af kontrakten, udarbejdes en fælles pressemeddelelse. Kontraktens priser vil blive gjort tilgængelig for Kommunens medarbejdere. Kontrakthaver og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb. Side 19 af 20

20 28 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken i fuldt omfang eller kun delvist overlades til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig aftale med Kommunen. Kontrakthaver kan ikke overdrage, sælge eller optage lån på grundlag af de krav, som Kontrakthaver har ifølge kontrakten med tilhørende bilag. Kontrakthaver kan dog med kommunens eksplicitte samtykke, overdrage den i tilbuddet angive service- og vedligeholdelsesaftale samt tilbagekøbsaftale (optioner), til en tredjepart, såfremt, at denne overtager kontrakthavers autorisation/eneforhandleraftale/licens for at må sælge, servicere og tilbagekøbe det pågældende bilmærke. Kommunen vil på et hvert tidspunkt og uden grund, kunne nægte et sådan samtykke. Såfremt at kontrakthaver får et samtykke af kommunen, vil den nye kontraktholder (tredjepart) kontrahere med kommunen på uændret vilkår, og have samme rettigheder og forpligtigelser iht.- kontrakten. Overtrædelse af bestemmelser i dette afsnit vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 29 Kontraktændringer Nærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Kommunen og Kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, underskrevet af begge parter. Prisændringer i henhold til 8 betragtes ikke som en kontraktændring. 30 Betingelser Nærværende kontrakt er betinget af, at Kommunen kan godkende forsikringsbetingelserne for den af Kontrakthaver tegnede professionelle produktansvarsforsikring. 31 Underskrift Nærværende kontrakt underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Nykøbing F., den [dd.mm.åååå] Guldborgsund Kommune Kontrakthaver Side 20 af 20