Miljøledelsessystem. Bilag 1: Miljøledelsessystem for IDA

Transkript

1 Miljøledelsessystem Bilag 1: Miljøledelsessystem for IDA 1.1 Ledelsens forpligtigelse Den administrerende direktør for IDA forpligtiger sig med sin underskrift på nærværende dokument til at leve op til miljøpolitikken og tilhørende miljømålsætninger samt til at gennemføre programmer og forbedringer i henhold til de opstillede miljøhandlingsplaner i henhold til det miljøledelsessystem, som er implementeret i IDA og i IDAs Mødecenter. Medarbejdere i IDA og ansatte i IDAs Mødecenter forpligtiger sig til at leve op til miljøpolitikken og tilhørende miljømålsætninger samt til at gennemføre programmer og forbedringer, som beskrevet i de opstillede miljøhandlingsplaner i henhold til det miljøledelsessystem, som er implementeret i IDA og i Ingeniørhuset, Kalvebod Brygge Gyldighedsområde Miljøledelsessystemet omfatter IDAs virksomhed på adressen Kalvebod Brygge 31 33, 1780 København V samt berørte aktiviteter i Ingeniørhuset. Miljøledelsessystemet opfylder kravene i ISO 14001:2004. Miljøledelsessystemet omfatter såvel eksternt miljø som arbejdsmiljøspørgsmål for de ansatte i IDA og i IDAs Mødecenter. 2. Virksomhedsprofil IDA er danske ingeniører og naturvidenskabeligt uddannedes interesseorganisation med ca medlemmer inklusive studerende og medlemmer bosat i udlandet. Cirka er erhvervsaktive. IDA varetager medlemmernes interesser i relation til løn og ansættelse og i videre forstand i forhold til overordnede teknologipolitiske og uddannelsespolitiske spørgsmål. IDA har en omfattende mødevirksomhed om et bredt spektrum af emner indenfor medlemmernes fagområder. IDA har sit hovedkvarter på Kalvebod Brygge, København. IDA har lokale kontorer i hhv. Aarhus, Aalborg og Odense med ansatte og har i alt cirka 200 medarbejdere. De 3 lokale kontorer er ikke omfattet af miljøredegørelsen. IDAs branchekode og -navn er: faglig, oplysende forening. 3. Beskrivelse af miljøledelsessystemet 3.1 Generelt om miljøledelsessystemet Miljøledelsessystemet er indført for at sikre, at miljøpolitik og målsætninger for IDA - efterleves. Miljøledelsessystemet er i overensstemmelse med kravene i DS/EN ISO 14001:2004, gældende dansk lovgivning og miljødiplomet The Green Key (også kaldet Den Grønne Nøgle). Miljøledelsessystemet sikrer, at organisationen kan klarlægge og bedømme de afledte og direkte miljøpåvirkninger fra nuværende og fremtidige aktiviteter, således at miljøpolitikken efterleves, og tilknyttede miljømålsætninger og -mål overholdes. Ingeniørforeningen, IDA Kalvebod Brygge DK-1780 København V ida@ida.dk ida.dk

2 IDAs miljøledelsessystem Side 2 Miljøledelsessystemet fastlægger en miljøorganisation for IDA med tilhørende ansvarsfordeling, praksis, procedurer, metoder og ressourcer til vedligeholdelse af miljøledelsessystemet. Miljøledelsessystemet er opbygget således, at det sikrer en kontinuerlig, ensartet og effektiv indførelse af dokumenterede procedurer og instruktioner på relevante områder på alle niveauer i organisationen. Ledelsen evaluerer årligt miljøledelsessystemet. På baggrund heraf, samt under hensyntagen til en vurdering af miljøforholdene og vigtige ændringer i omverdenen, ajourføres og udvikles systemet. Miljøchefen udarbejder en årlig ekstern miljøredegørelse efter principperne i EMAS 3, der offentliggøres umiddelbart efter auditgodkendelse på Miljøhåndbøger Miljøledelsessystemet er beskrevet i miljøhåndbøger på tre niveauer: Niveau I beskriver miljøledelsessystemet på det strategiske niveau, dvs. organisationernes overordnede miljøpolitikker og miljømålsætninger, miljøorganisationen samt en generel beskrivelse af virksomhedernes aktiviteter og geografiske placeringer. Niveau II indeholder beskrivelser på det taktiske niveau, dvs. procedurer til sikring af gennemførelse af miljøledelsessystemet, herunder fastlæggelse af miljømål, miljøhandlingsprogrammer, ansvarsområder samt fastlæggelse af procedurer for bl.a. kommunikation og dokumentstyring. Niveau III indeholder beskrivelser på det operationelle plan, dvs. praktiske instrukser, skemaer og checklister, der i nødvendigt omfang beskriver specifikke opgaver i forbindelse med miljøledelsessystemet. Håndbøgerne er på dette niveau tilpasset hver enkelt funktionsenhed og indeholder dels almene driftsinstruktioner, dels instruktioner og retningslinjer mv. specielt gældende for denne funktionsenhed. Håndbøgerne på de tre niveauer udgør tilsammen organisationens samlede miljøledelsesdokumentation. Miljøledelsessystemet dækker foruden normale driftssituationer også ikke-normale driftssituationer og uheld i Ingeniørhuset, Kalvebod Brygge 31-33, der har - eller kan få - væsentlig indflydelse på miljøet. 3.3 Placering af miljøhåndbog Miljøhåndbogen placeres på det interne netværk for personalet (IDA-InSite). Den vil dermed være tilgængelig i sin helhed for alle medarbejdere med adgang til en computer. De elektroniske dokumenter skal være skrivebeskyttet. Det er miljøchefens ansvar, at alle relevante medarbejdere er bekendt med de dokumenter, der er gældende for den enkeltes funktion. 4. Miljøpolitik og -målsætninger 4.1 Miljøpolitik Der er defineret følgende miljøpolitik for IDA: IDA vil påvirke de politiske beslutningsprocesser på alle politikområder i retning af nedsættelse af belastningen af miljøet.

3 IDAs miljøledelsessystem Side 3 IDA vil arbejde for at alle nuværende og fremtidige medlemmer har viden til, og i praksis arbejder for, nedsættelse af miljøbelastningen. Miljøarbejde skal foregå på alle niveauer og inden for alle enheder og dermed skabe øget miljøbevidsthed i hele IDA og hele Ingeniørhuset. IDA vil løse sine opgaver med en så lille belastning af miljøet som muligt. Hensynet til miljøet skal inddrages i planlægningen af alle indkøbs- og driftsaktiviteter. IDA vil overholde lovgivningen, arbejde med løbende forbedringer af sine miljøforhold, forebygge forurening samt kommunikere åbent herom. 4.2 Miljømålsætninger Miljømålsætninger udspringer af miljøpolitikken og er en sammenfatning af de overordnede mål, som IDA har besluttet at leve op til. IDA opretholder procedurer til at beskrive og revidere disse målsætninger ud fra miljømæssige, økonomiske, drifts- og forretningsmæssige hensyn. Disse procedurer sikrer, at målsætningerne er i overensstemmelse med organisationens overordnede miljøpolitik. Generelt er det IDAs målsætning fortsat år efter år at forbedre sine miljømæssige præstationer. Denne forbedring vil ikke ske på alle områder hvert år, idet der foruden miljømæssige hensyn også tages hensyn til økonomiske, drifts- og forretningsmæssige betingelser samt til relevante interessenters synspunkter. Der vil hvert år i relation til miljømålsætningerne blive opstillet konkrete miljømål og udarbejdet miljøhandlingsprogrammer, som sikre opfyldelse af de konkrete miljømål IDA skal hos medlemmer og relevante samarbejdspartnere, herunder lejere af husets faciliteter opfattes som en organisation, der arbejder ansvarligt med miljøspørgsmål Medarbejderne hos IDA skal vide, at organisationen lægger vægt på miljøspørgsmål og ønsker at reducere spild og ressourceforbrug Ingeniørhusets varme- og køleanlæg (køling af udeluften) skal indreguleres og vedligeholdes således at brugerne af huset oplever god komfort (at der er få klager) og med opnåelse af høj energieffektivitet i forhold til de tekniske muligheder i husets anlæg og den samlede belastning, som følger af Ingeniørhusets forbrugsmønster IDA skal efterspørge og anvende miljøvenlige råvarer, apparater, møbler og serviceleverandører, hvor det er teknisk og økonomisk muligt IDAs restaurant- og kursusvirksomhed vil have - og til stadighed vedligeholde - et Miljødiplom fra Green Key (også kaldet Den grønne nøgle ). IDAs interne trykkeri skal have og til stadighed vedligeholde Det Nordiske Miljødiplom (Svanemærket) IDA vil have en høj standard for det fysiske og psykiske arbejdsmiljø. Organisationen har indtil videre valgt ikke at lade sig certificere i arbejdsmiljø eller CSR Der udgives en årlig ekstern miljøredegørelse for IDA efter principperne i EMAS 3.

4 IDAs miljøledelsessystem Side IDAs lokalkontorer i Odense, Aarhus og Aalborg skal på sigt omfattes af miljøledelsessystemet. 4.3 Miljømål og handlingsplaner Miljømålene udspringer af miljømålsætningerne og giver de årlige detaljerede krav til indsats og resultater, som det skønnes nødvendigt for at leve op til disse. IDA opretholder procedurer til beskrivelse og ajourføring af sine miljømål, baseret på miljøkortlægningen af virksomheden og på virksomhedens økonomiske, driftsmæssige og forretningsmæssige betingelser. Miljøkortlægningen skal minimum ske hvert 3. år i forbindelse med fornyelse af certificeringen. Desuden tages hensyn til relevante interessenters synspunkter. IDA opretholder desuden procedurer for løbende udarbejdelse af miljøhandlingsprogrammer med henblik på at opfylde sin miljøpolitik, miljømålsætninger og miljømål. 5. Miljøledelsesfunktion I IDA er udpeget en miljøchef, som har ansvar for at etablere og implementere miljøledelsessystemet samt sikre, at det til en hver tid er funktionsdygtigt og lever op til kravene i ISO 14001:2004 gennem en effektiv og koordineret indsats. Den daglige koordinerede indsats gennemføres ud fra et dialogbaseret kommunikationssystem, som forpligter alle parter: - miljøchefen versus den enkelte miljøkoordinator og direktøren for Ingeniørhuset A/S, som har det daglige miljøansvar. Miljøansvaret er udvidet med at sikre opfyldelse af EU's forordning om EMAS, som IDA er tilmeldt som certificeret virksomhed i Organisationsbeskrivelse IDAs miljøledelse: Miljøchefen har sammen med miljøkoordinatorerne i IDA gennemført intern audit med runderinger efter anbefaling fra auditor for DNV-GL, Poul Feilberg. Metoden inkluderer alle miljøkoordinatorer.

5 IDAs miljøledelsessystem Side og beføjelser Nedenfor beskrives ansvar og beføjelser, der vedrører miljøledelse. I de enkelte procedurer i niveau II er beskrevet, hvem der har ansvar for gennemførelse af procedurerne. Reference Administrerende direktør i IDA Hovedbestyrelse i IDA Miljøpolitik og -målsætninger, samt ansvar for at miljøledelsessystemet kan fungere koordineret og effektivt. Udpeger én miljøchef. Udpeger daglig sikkerhedsleder for Ingeniørhuset. En gang årligt foretages en evaluering af miljøledelsessystemets egnethed og effektivitet. Referencer Miljøchef Administrerende direktør i IDA og direktør for IDAs Mødecenter A/S IDAs miljøledelse, herunder at miljøledelsessystemet lever op til kravene i ISO 14001:2004, og EMAS 3 (EU forordning) At sikre, at miljøhåndbogen til enhver tid er i overensstemmelse med virksomhedens miljøpolitik og -målsætninger og ændringer i samfundet

6 IDAs miljøledelsessystem Side 6 At sikre, at miljøledelsessystemet til enhver tid opfylder kravene i ISO 14001, EMAS og The Green Keys retningslinjer for konferencested uden overnatning At koordinere miljø- samt arbejdsmiljø- og sundhedsarbejdet i IDA At oprette og vedligeholde en auditfunktion med kvalificeret personale: miljøkoordinatorer At informere ledelsen, hvis en miljøkoordinator har ansvaret for utilstrækkeligheder og/eller vedvarende afvigelser i arbejdet med at efterleve virksomhedens miljøpolitik, -målsætninger og miljøledelsessystem Årligt at udarbejde en miljøredegørelse iht. EMAS forordningen, der skal forelægges direktionen i god tid før auditeringen med Det Norske Veritas At medvirke til en effektiv og fyldestgørende kommunikation om IDAs miljøledelsessystem såvel internt som eksternt. Reference Daglig sikkerhedsleder (Ejendomsinspektør) Formand for arbejdsmiljøorganisationen/-udvalget og miljøchefen Det daglige sikkerhedsarbejde samt planlægning og koordinering af arbejdsmiljø- og sundhedsarbejdet i samarbejde med personalechefen Registrerer arbejdsmiljøproblemer, herunder APV Kontrollerer at arbejdsforhold er fuldt forsvarlige Iværksætter forebyggende og korrigerende handlinger Rådgiver IDAs teamledere og miljøkoordinatorer Har kontakt til Arbejdstilsynet. Reference Daglig arbejdsmiljøleder (Personalechefen) Formand for arbejdsmiljøorganisationen/-udvalget og miljøchefen

7 IDAs miljøledelsessystem Side 7 Det daglige arbejdsmiljøarbejde samt planlægning og koordinering af arbejdsmiljø- og sundhedsarbejdet i samarbejde med ejendomsinspektøren og arbejdsmiljøgruppe København Registrerer arbejdsmiljøproblemer, herunder APV Kontrollerer at arbejdsforhold er fuldt forsvarlige Iværksætter forebyggende og korrigerende handlinger Rådgiver IDAs teamledere og miljøkoordinatorer Har kontakt til Arbejdstilsynet. 6. Kommunikation med omverdenen og internt Følgende retningslinjer for kommunikation er gældende for IDAs miljøledelsessystem: IDAs årlige miljøredegørelse skal offentliggøres via pressemeddelelse, på hjemmesiden Internt bruges intranettet: IDA InSite Procedurer for kommunikation i IDA er præciseret i miljøhåndbogen, niveau II. 7. Legale bestemmelser. Der oprettes og vedligeholdes en oversigt i elektronisk form og en tilgængelighed til regler, tilladelser, leveringsbetingelser mv. fra affaldsoperatører, energileverandører, energistyring, Københavns Kommune m.m. samt vedr. arbejdsmiljø med relevans for IDAs interne aktiviteter. Oversigten skal være tilgængelig for alle ansatte via IDA InSite. Godkendt: Dato: 11. juni 2013 Carl Aage Dahl Adm. direktør