Sådan sælger du til EUC Sjælland. En vejledning til leverandørerne

Transkript

1 Sådan sælger du til EUC Sjælland. En vejledning til leverandørerne

2 EUC SJÆLLAND Jagtvej Næstved Forord Direktør: Astrid Dahl S03 Indkøbspolitik for EUC Sjælland S05 EU s udbudsregler S06 Reglerne skal overholdes S09 Samhandelsaftale S10 Samarbejde med EUC Sjælland S12 FAQ om IFIRS Indkøbsfællesskabet S14 ~ 2 ~

3 Forord af Astrid Dahl Velkommen som tilbudsgiver og leverandør til EUC Sjælland. Med denne folder vil vi gøre alle nuværende og kommende leverandører opmærksom på de betingelser, der gælder ved salg til EUC Sjælland. Udgangspunktet er skolens indkøbspolitik, som du kan finde på vores hjemmeside. Indkøbspolitikken indeholder de regler, vi skal overholde, og beskriver, hvor dan vi sikrer, at vi altid indgår optimale indkøbsaftaler med vores leverandører. Vi er interesseret i leverandører, der vil mere end blot levere varer og sende fakturaer. Vi ønsker et tæt samarbejde med få leverandører, der vil involvere sig i EUC Sjælland s behov for varer og tjenesteydelser, og som aktivt medvirker til udvikling af nye produkter. Indkøbsfællesskab Skolernes tilskud fra Undervisningsministeriet er blevet mindre, så der skal findes besparelser, og samtidig skal vi sikre os, at vi overholder EU s udbudsregler m.v. EUC Sjælland har valgt at melde sig ind i Indkøbsfællesskabet IFIRS. Vi er overbevist om, at indkøb for flere skoler er en god ide, både for vores leverandører og for os. Vore leverandører får mulighed for at byde på langt flere udbud end tidligere, og salgsvolumen vil stige, da der kan bydes på flere skolers indkøb samtidig. Med venlig hilsen Astrid Dahl ~ 3 ~

4 ~ 4 ~

5 EUC Sjælland's indkøbspolitik Skolens indkøbspolitik skal sikre, at vi overholder gældende lovgivning. Samarbejdet med leverandører skal være tæt, så alle regler overholdes, når vi køber varer og tjenesteydelser til den bedst mulige pris under hensyntagen til kvalitet og leveringssikkerhed. Med indkøbspolitikken ønsker vi: rigtige priser også for den samlede omkostning, når varen er brugt mængderabatter med indkøb og koordinering gennem IFIRS Få leverandører»just in time«varer til tiden uden lageromkostninger leveringssikkerhed gode og økonomisk stabile leverandører leverandører, som kender vores be - tingelser for samarbejde forenklet betaling og fakturabehandling sparer tid at undgå fejlkøb Indkøbspolitikken er udgangspunkt for alle indkøb og koordineret med IFIRS indkøbspolitik. Du kan sende en mail til Tiny@eucsj.dk og få indkøbspolitikken. ~ 5 ~

6 01 TRIN Årlige køb under kr Vi må købe, hvor vi vil til bedst opnåelige pris EU s udbudsregler Indkøbsområde Som offentlig indkøber skal vi forholde os til begrebet indkøbsområde. Det kan dække over indkøb tilknyttet en uddannelse eller en funktion. Det kan for eksempel være alle kontorartikler, toner og blækpatroner til printere, rengøringsmidler eller bøger. Indkøbsgrænse Ordet tærskelværdi bruges i EU s regler for offentlige indkøb. Tærskelværdi betyder det samme som indkøbsgrænse se En indkøbsgrænse dækker det samlede indkøb, som vi foretager i en kontraktperiode (den tid en indkøbsaftale løber). Hvis der ikke er indgået en skriftlig aftale, er kontraktperioden 4 år. Første indkøbsgrænse Alle køb for et område, som ikke overstiger kr. årligt, kan foretages, hvor vi har lyst, og hvor det betaler sig økonomisk. Anden indkøbsgrænse Alle køb for et område mellem kr. og kr. årligt skal i udbud, jf. Tilbudslovens regler. Vi skal beskrive, ~ 6 ~

7 02 TRIN 03 TRIN Årlige køb mellem kr og kr Vi skal annoncere et udbud alle har ret til at byde Årlige køb over kr Alle aftaler skal i EU-udbud alle har ret til at byde hvilke varer eller tjenesteydelser vi har tænkt os at købe, og offentliggøre det, fx på vores hjemmeside. Fra et udbud er offentliggjort, kan det tage 3-6 måneder, inden der er valgt leverandør, og aftalen træder i kraft. Tredje indkøbsgrænse Alle køb for et område som overstiger kr. årligt skal bringes i EUudbud og annonceres i EU-tidende. Vi skal følge EU s regler, når vi beskriver, hvilke varer eller tjenesteydelser vi har tænkt os at købe, og behandle udbuddet i henhold til EU s regler. Et EU-udbud tager 6-9 måneder. Projektindkøb EU s udbudsregler gælder også for projektindkøb. Vær opmærksom på, at indkøbsgrænserne er anderledes end grænserne for et område. Første indkøbsgrænse Ordrer op til kr. *) Anden indkøbsgrænse Ordrer mellem kr. og kr. *) Tredje indkøbsgrænse Ordrer over kr. *) *) Indkøbsgrænsen ændres løbende normalt hver andet år. På Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside Regler-og-vejledninger-mm/Taerskelvaerdierne/Taerskelvaerdier-2014 finder du de aktuelle indkøbsgrænser. ~ 7 ~

8 ~ 8 ~ Klagenævnet for Udbud

9 Reglerne skal overholdes Med»Lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v«er der pr. 1. juli 2010 indført sanktioner over for det offentlige, herunder selvejende institutioner. Hvis skolen køber ind, uden at et område har været i udbud, eller hvis skolen køber ind uden om den leverandør, der har vundet et udbud, kan skolen enten få en bøde eller bod. Vores medlemskab af IFIRS sikrer skolen juridisk bistand, hvis vi selv offenliggør et udbud. Sanktioner Der er risiko for, at en kontrakt bliver annulleret af Klagenævnet for Udbud. Her må vi ikke foretage indkøb, før vi har en ny kontrakt. Bøde eller bod Beløbets størrelse er 3-5 % af kontraktværdien, alt efter, hvor alvorlig forseelsen er. Det er mi nimum kr. og maksimum kr. ~ 9 ~

10 Samhandelsaftale Vi vil, så vidt det er muligt, foretage alle vores indkøb via rammekontrakt eller anden indkøbsaftale. Skolens indkøber udarbejder samhandelsaftalen, som leverandøren og skolens direktør underskriver. Samhandelsaftalen er fortrolig. Det er skolens indkøber som sikrer, at aftalen bli - ver overholdt. Når vi vælger leverandør, lægger vi blandt andet vægt på at få den rigtige pris for den rigtige kvalitet et relevant og dækkende sortiment leveringssikkerhed enkel administration gode samarbejds- og udviklingsmuligheder. Vi henviser også til ifirs.dk, hvor du kan tilmelde dig nyhedsbrev og få information om udbud, der dækker dine interesseområder. Sammen med samhandelsaftalen vedlægges tro og love-erklæring, som viser, at virk somheden ikke har ubetalt gæld til det offentlige jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 tro og love-erklæring, som viser, at virk somheden har den nødvendige for sikringsdækning i forbindelse med opgavens udførelse kopi af produktansvarsforsikring Ønsker du at blive leverandør til EUC Sjælland, kan du kontakte skolens indkøber Tina Karsberg Nygaard på Tiny@eucsj.dk for at få information om skolens indkøbspolitik og hvilke indkøbsområder, der aktuelt er fokus på. ~ 10 ~

11 ~ 11 ~

12 Samarbejde med EUC Sjælland De budgetansvarlige har det overordnede ansvar for indkøb til EUC Sjælland. Skolens indkøber informerer de budgetansvarlige om, hvilke samhandelsaftaler skolen har indgået, og hvilke leverandører vi køber ind hos. Når du modtager en ordre fra EUC Sjælland, skal du sikre dig, at ordren indeholder følgende oplysninger: Indkøbers navn EUC Sjælland s EAN-nr. : Formålet med indkøbet (eksempelvis til en bestemt uddannelse, begivenhed eller arrangement). Evt. indkøberens afdelingsnummer (ansvarsnummer) Du skal forlange at få alle oplysninger, da vi kræver, at de står på din faktura. Oplysningerne hjælper bogholderiet, så den rigtige afdeling får fakturaen. Når du leverer varer til skolen, skal du altid vedlægge en følgeseddel (faktura må ikke vedlægges varerne), og du skal sikre, at transportøren får en gyldig kvittering for, at varerne er afleveret. EUC Sjælland betaler ikke fakturaer på varer, som ikke er korrekt modtaget. Fakturaen skal have de samme oplysninger som ordren og en henvisning til følgesedlen. Det er vigtigt, at fakturaen afspejler ordren, og at priserne er de samme, som da du fik ordren. Korrekte oplysninger er en forudsætning for, at fakturaen bliver betalt og til tiden. ~ 12 ~

13 »SAMARBEJDE SKABER MULIGHEDER«Elektronisk behandling af fakturaer EUC Sjælland modtager kun elektroniske fakturaer. Fakturaer sendes til EAN nummer Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte økonomiafdelingen på EUC Sjælland på telefon eller sende en mail til ~ 13 ~

14 FAQ OM INDKØBSFÆLLESSKABET IFIRS Initiativet til fælles indkøb kommer fra Danske Erhvervsskoler. Samarbejdsaftalen, som skolerne underskriver, når de bliver medlem af fællesskabet, er udformet af Undervisningsministeriet. Indkøbsfællesskabets formål er at finde besparelser på så mange indkøbsområder som muligt. I 2013 blev 35 udbud igangsat. Vores mål for 2013 var at konkurrenceudsætte indkøb for ca. kr (årlig indkøbsmængde) og opnå besparelser for ca. kr årligt. I 2014 sættes der yderligere udbud i gang. Du kan se planen med udbud på ifirs.dk. Indkøbsfællesskabet ønsker, at så mange leverandører som muligt lokale, landsdækkende, danske og udenlandske har mulighed for at byde på udbuddene. Derfor er der på ifirs.dk mulighed for at tilmelde sig nyhedsmails om de områder, der interesserer de enkelte leverandører. Leverandørerne skal have mest mulig viden, derfor inviterer Indkøbsfællesskabet (IFIRS) blandt andet til seminarer, hvor nye EU-udbud bliver gennemgået, inden det bliver offentliggjort, så alle kan byde ind på et område. Mød os på www. ifirs.dk Her finder du: Udbudsplanen fra 2014 Annoncerede udbud Tilmelding til nyhedsbrev Beskrivelse af fællesskabet. Medlemmer Pr består IFIRS af 61 medlemsskoler. Se den aktuelle medlemsliste på ~ 14 ~

15 ~ 15 ~

16