Retningslinjer for Personaletilpasninger i Forsvarsministeriets koncern

Transkript

1 Retningslinjer for Personaletilpasninger i Forsvarsministeriets koncern

2 1. INDLEDNING Retningslinjerne giver en oversigt over, hvilke regler der er gældende samt den forvaltningspraksis, der anvendes i forbindelse med alle former for personaletilpasninger 1 inden for Forsvarsministeriets koncerns område. Udgangspunktet for enhver personaletilpasning er statens regler suppleret med særlig forvaltningspraksis for Forsvarsministeriets koncern. Med personaletilpasninger menes afskedigelser, forflyttelser og øvrige tilpasninger, der medfører afskedigelser og/eller forflyttelser som følge af rationaliseringer, strukturtilpasninger, større omstruktureringer, effektiviseringer eller lignende. Tilpasningerne er således foranlediget af koncernens forhold og er ikke individuelt begrundet i bebrejdelsesværdige forhold hos medarbejderen. Med Forsvarsministeriets koncern menes i disse retningslinjer hele koncernen, dog med særlige forhold for Forsvarets Efterretningstjeneste. Retningslinjerne giver ikke en udtømmende oversigt, men beskriver de væsentligste områder. Hertil kommer en række love, som har betydning for afskedigelser generelt og således ikke kun på statens område. Eksempelvis masseafskedigelsesloven, forskelsbehandlingsloven og ligebehandlingsloven. Retningslinjerne skal læses i sammenhæng med Moderniseringsstyrelsens publikationer Personaletilpasninger i staten en gennemgang af gældende regler (juni 2011), Håndbog om afskedigelse (december 2011), Vejledning om ansættelsesretlige spørgsmål ved geografisk flytning af statslige institutioner (januar 2018) samt Moderniseringsstyrelsens Personaleadministrative Vejledning (PAV). På HR-portalen findes en beskrivelse af den generiske personaletilpasningsproces suppleret med links til diverse værktøjer, der kan anvendes i processen. HR-portalen: PTP-processen i Forsvarsministeriets koncern 2. GENERELLE TILTAG FORUD FOR AFSKEDIGELSER Det gælder generelt for statens område, at inden der skrides til afskedigelser, bør det overvejes, om der er andre muligheder, eksempelvis: Naturlig afgang Senior- og fratrædelsesordninger, herunder frivillig fratræden og retræteordninger Deltidsbeskæftigelse Omplacering Reduktion af over- og merarbejde Revurdering af personalesammensætning ved nyansættelse Prioriteret ansættelsespolitik Ovennævnte er ikke prioriteret og er ikke udtryk for, at alle muligheder vil blive bragt i anvendelse i alle personaletilpasningssammenhænge. 1 Retningslinjerne anvendes ikke ved små og sporadiske afskedigelser pga. arbejdsmangel. 2

3 3. SAMARBEJDSAFTALEN OG TILLIDSREPRÆSENTANTER Samarbejdsudvalg Ledelsen har jf. Samarbejdsaftalen 2013 pligt til at informere samarbejdsudvalget om alle relevante forhold vedr. arbejdspladsens situation og udvikling, herunder bl.a. i forhold til økonomi, strukturændringer og beskæftigelse. Informationen skal gives så tidligt og med et så tilpas indhold, at der kan gennemføres en grundig drøftelse i samarbejdsudvalget, således at medarbejderrepræsentanternes synspunkter og bemærkninger kan indgå i ledelsens overvejelser og endelige beslutning. Samarbejdsudvalget skal dermed også inddrages løbende i en personaletilpasningsproces, og samarbejdsudvalget skal bl.a. drøfte myndighedens plan for udmøntningen af omstilling, herunder forventet niveau for sammenligningsprocessen, jf. pkt Ledelsen ved de berørte myndigheder skal sikre, at samarbejdsudvalg/tillidsrepræsentanter informeres og medinddrages forud for gennemførelse af omstilling, ligesom det påhviler ledelsen at drøfte konkrete planer for gennemførelse af omstillingen, herunder støtte til afskedigede medarbejdere, i de respektive samarbejdsudvalg. Samarbejdsudvalgene skal drøfte eventuelle behov for at iværksætte konkrete lokale tiltag, som understøtter tilbuddene fra centralt hold. Tillidsrepræsentanter Tillidsrepræsentanten er den faglige organisations repræsentant på arbejdspladsen og medarbejdernes repræsentant i forhold til ledelsen. Det er bl.a. tillidsrepræsentantens opgave at optage forhandlinger og drøftelser med ledelsen, fx i forbindelse med afskedigelser. Tillidsrepræsentanterne eller de respektive forhandlingsberettigede organisationer inddrages forud for igangsættelse af personaletilpasningsprocessen. Ledelsen skal orientere tillidsrepræsentanten om påtænkte afskedigelser af personale (antal og forhandlingsberettiget organisation) - også selv om det alene drejer sig om en enkelt medarbejder 2. Denne orientering bør så vidt muligt ske på en sådan måde, at tillidsrepræsentanten har mulighed for at være til rådighed med henblik på at kunne deltage i samtalen om den påtænkte afskedigelse med de pågældende medarbejdere, hvis de selv skulle ønske det. Samtidig bør ledelsen gøre medarbejderne opmærksom på denne mulighed for at inddrage tillidsrepræsentanten. I en personaletilpasningsproces skal ledelsen derfor inddrage tillidsrepræsentanterne for de berørte medarbejdergrupper såvel i opstartsfasen som undervejs i forløbet, jf. nedenstående procesbeskrivelse i pkt Aktuelt anbefaler Moderniseringsstyrelsen grundet databeskyttelsesreglerne, at arbejdsgiver ikke udleverer navnene på afskedstruede medarbejdere til tillidsrepræsentanterne. Forsvarsministeriets Personalestyrelse vil dog arbejde videre med at finde muligheder for, at de ønskede udleveringer kan finde sted samtidig med, at databeskyttelsesreglerne overholdes. 3

4 4. VURDERING, SAMMENLIGNING OG AFSKED AF MEDARBEJDERNE I dette afsnit beskrives grundlaget for vurderingerne af de enkelte medarbejdere samt sammenligningen af disse medarbejdere med henblik på udvælgelse af dem, der bedst kan undværes i forhold til den fremtidige opgavevaretagelse Generelt Hvis afskedigelser er nødvendige, er det et grundlæggende hensyn ved udvælgelsen af medarbejdere til afsked, at myndigheden også fremover skal være i stand til at varetage sine arbejdsopgaver på en kvalificeret måde Proces Afskedigelser gennemføres under inddragelse af Forsvarsministeriets Personalestyrelse, de faglige organisationer og medarbejderne selv. Processen kan normalt gennemføres på to til fire måneder. Afskedigelser gennemføres ved en saglig, grundig og betryggende udvælgelsesprocedure, hvor der sker en konkret og individuel vurdering af medarbejderne set i forhold til de opgaver, der skal løses fremover. Proceduren skal sikre, at det er de medarbejdere, der bedst kan undværes, der afskediges. Det bemærkes, at medarbejdere, der sidder i en stilling, der nedlægges, ikke automatisk bliver afskediget, men skal sammenlignes med sammenlignelige medarbejdere inden for myndigheden. Som udgangspunkt ser processen ud, som følger: Opstart (Myndighed og Forsvarsministeriets Personalestyrelse) 1. Myndigheden får behov for personaletilpasning. Der skal normalt foreligge enten et iværksættelsesdirektiv fra Forsvarsministeriet eller Værnsfælles Forsvarskommando, en godkendt business case eller lignende som grundlag for iværksættelse af en tilpasningsproces. Ansvar: Myndighed. 2. Forsvarsministeriets Personalestyrelse inddrages. Ansvar: Myndighed. 3. Myndighedens samarbejdsudvalg og tillidsrepræsentanterne inddrages (se punkt 3. Samarbejdsaftalen og tillidsrepræsentanter) Ansvar: Myndighed. 4. Medarbejderne ved myndigheden orienteres om den kommende personaletilpasning, forventet proces og tidsplanen herfor. Ansvar: Myndighed. 5. Forsvarsministeriets Personalestyrelse udarbejder i samarbejde med myndigheden implementeringsdirektiv for personaletilpasning ved myndigheden. Implementeringsdirektivet for personaletilpasningen beskriver den faktisk tilrettelagte tilpasningsproces, vurderings- og sammenligningskriterier og er grundlæggende dokumentation for, at processen er tilrettelagt sagligt, grundigt og betryggende samt indeholder den nødvendige hjemmel for processen. Ansvar: Forsvarsministeriets Personalestyrelse. 4

5 6. Implementeringsdirektivet for personaletilpasningen sendes i høring ved medarbejderrepræsentanterne i Forsvarsministeriets Hovedsamarbejdsudvalg. Høringsfristen er 3 dage. Ansvar: Forsvarsministeriets Personalestyrelse. 7. Kommende organisation udarbejdes ved myndigheden. Ansvar: Myndighed. 8. Udarbejdelse af stillingsbeskrivelser/funktionsbeskrivelser opstartes. Ansvar: Myndighed. 9. Myndigheden sikrer, i samarbejde med Forsvarsministeriets Personalestyrelse, at lov om masseafskedigelser overholdes. Ansvar: Myndighed Udvælgelse (Myndighed) 10.Tilbud om frivillig fratræden kan iværksættes for alle berørte personalekategorier, når der skal ske afskedigelser i forbindelse med processen. Ansvar: Myndighed. 11.Myndigheden gennemfører en vurdering og sammenligning af medarbejderne. Ansvar: Myndighed. 12.Myndigheden drøfter den kommende bemanding samt indstilling til afskedigelser/omplaceringer med Forsvarsministeriets Personalestyrelse. Ansvar: Myndighed. 13.Myndigheden sender indstilling om afskedigelser (med nødvendig dokumentation) til Forsvarsministeriets Personalestyrelse. Ansvar: Myndighed Afskedigelse (Forsvarsministeriets Personalestyrelse og Myndighed) 14.Vurdering af omplaceringsmuligheder samt evt. retræteordninger. Ansvar: Forsvarsministeriets Personalestyrelse og Myndighed. 15.Udarbejdelse af partshøringer. Ansvar: Forsvarsministeriets Personalestyrelse. 16.Myndigheden/chefen orienterer personligt medarbejderen om partshøringen, og partshøringen sendes herefter til medarbejderens e-boks. Ansvar: Myndighed og Forsvarsministeriets Personalestyrelse. 17.Afholdelse af orienteringsmøde for partshørte medarbejdere. Ansvar: Myndighed. 18.Partshøringsperiode. Ansvar: Forsvarsministeriets Personalestyrelse. 19.Behandling af partsindlæg. Ansvar: Forsvarsministeriets Personalestyrelse. 20.Udarbejdelse af afskedsskrivelser (overenskomstansatte)/indstilling til Forsvarsministeriet (tjenestemænd). Ansvar: Forsvarsministeriets Personalestyrelse/Forsvarsministeriet. 5

6 21.Myndigheden/chefen orienterer personligt medarbejderen om afgørelsen, og afskedigelsen sendes herefter til medarbejderens e-boks. Ansvar: Myndighed og Forsvarsministeriets Personalestyrelse. 22.Opstart af omstillingsstøtte til afskedigede medarbejdere ved myndigheden. Ansvar: Myndighed og eksternt firma. Logbog For at sikre, at processen kan dokumenteres som saglig, grundig og betryggende, skal myndigheden føre en intern logbog med beskrivelse af den faktiske proces og alle væsentlige beslutninger Udvælgelseskriterier Vurderingen af den enkelte medarbejder sker på baggrund af følgende kriterier jf. Statens regler for området: Faglige kompetencer: Bl.a. uddannelse, relevant erhvervserfaring, specialistkompetencer og faglig fleksibilitet. Opgavevaretagelse: Bl.a. indholdsmæssig kvalitet, effektivitet i opgaveløsningen, medarbejderens kapacitet. Personlige kompetencer: Bl.a. engagement og motivation, fleksibilitet, omstillingsevne, samarbejdsevne, stabilitet. Ovenstående kriterier dækker over følgende: Medarbejderens faglige kompetencer er en samlet vurdering af medarbejderens faglige niveau med hensyn til uddannelsesmæssig baggrund sammenholdt med relevant efteruddannelse og forudgående relevant erhvervserfaring. Der kan endvidere lægges vægt på varetagelse af specialistfunktioner i nuværende stilling. Medarbejderens opgavevaretagelse er en samlet vurdering af den måde, medarbejderen har løst sine arbejdsopgaver på i stillingen, herunder særligt den indholdsmæssige kvalitet sammenholdt med udvist effektivitet i opgavevaretagelsen. Derudover kan der lægges vægt på medarbejderens evne til at håndtere flere opgaver ad gangen og villighed til at påtage sig opgaver. Medarbejderens personlige kompetencer er en samlet vurdering af den måde, hvorpå medarbejderen indgår i enhedens daglige løsning af opgaverne, herunder særligt en vurdering af medarbejderens samarbejdsevne, fleksibilitet og omstillingsevne i forhold til omprioritering af arbejdsopgaver eller introduktion af nye arbejdsopgaver og medarbejderens generelle motivation og engagement i forhold til opgaveløsningen. Der kan derudover tages hensyn til medarbejderens stabilitet, herunder medarbejderens sygefravær. Anciennitet og andre sociale hensyn skal indgå i den samlede vurdering, men skal ikke tillægges afgørende vægt frem for andre nødvendige hensyn. 6

7 4.2. Vurdering og sammenligning Det er kun medarbejdere, som tilhører de personalekategorier, der bliver berørt af tilpasningerne, der vurderes og sammenlignes Vurdering af medarbejderne På baggrund af kendskabet til den enkelte medarbejder foretager nærmeste relevante leder eller chef (nærmeste foresatte, eller den som besidder et mere dybtgående kendskab til medarbejderen) en grundig vurdering, hvor ovenstående kriterier anvendes. Tjenestemænd og overenskomstansatte i koncernen, herunder civile, militære og uniformerede ved Beredskabsstyrelsen vurderes inden for deres respektive ansættelsesområder og personalekategorier. Vurdering af ansatte under socialt kapitel følger samme procedure som for øvrige medarbejdere Sammenligning af medarbejderne Der vil herefter ske en sammenligning af medarbejderne inden for myndighedens område under hensyntagen til den enkelte medarbejders individuelle ansættelsesområde 3 og sammenlignelig personalegruppe. Såfremt det under hensyntagen til sagligheden er hensigtsmæssigt, kan afgrænsningen efter en konkret vurdering begrænses til et mindre område eller udvides til et større område. Afgrænsningen fastlægges af Forsvarsministeriets Personalestyrelse på baggrund af den indledende dialog med myndigheden, den udarbejdede business case samt en juridisk og forvaltningsmæssig vurdering af den konkrete situation. Der er ingen forskel på sammenligningsprincipperne for overenskomstansatte og tjenestemænd. Også for sidstnævnte er udgangspunktet, at sammenligningen sker inden for det afgrænsede område, som normalt er den enkelte myndighed. Forsvarsministeriets Personalestyrelse moniterer og kvalitetssikrer processen ved den enkelte myndighed eventuelt sammen med Styringsniveau I 4 myndigheden. Myndigheden fremsender sluttelig en indstilling til afsked på alle ikke-placerede medarbejdere under myndighedens område til Forsvarsministeriets Personalestyrelse Afskedigelse Forsvarsministeriets Personalestyrelse træffer den endelige afgørelse om afsked for overenskomstansatte medarbejdere, mens Forsvarsministeriet træffer den endelige afgørelse om afsked af tjenestemænd på baggrund af indstilling fra Forsvarsministeriets Personalestyrelse. Ikke-placerede medarbejdere søges omplaceret i ledige stillinger i koncernen, indtil der er truffet endelig afgørelse om afsked. Forsvarsministeriets Personalestyrelse har til dette formål en omplaceringsliste 5, hvorpå de berørte medarbejdere vil være placeret, indtil der er truffet afgørelse om afsked. Forsvarsministeriets Personalestyrelse vil 3 Eksempelvis: hele koncernen, ansættelsesområde 1-7 eller lokal ansættelse 4 FMNDIR ( ) 5 Civile medarbejdere fremgår af omplaceringslisten, mens militære og uniformerede medarbejdere fremgår af liste over medarbejdere i tidsbegrænsede stillinger (LOMITS). 7

8 forud for besættelse af ledige stillinger undersøge, om der er egnede kandidater på listen. Medarbejdere, der er afskedstruede, vil sammen med partshøringen modtage en fortrinsretsskrivelse, jf. de til enhver tid gældende regler herom Særligt for militære medarbejdere samt uniformerede medarbejdere ved Beredskabsstyrelsen Efter Forsvarsministeriets Personalestyrelse har afsøgt mulighederne for omplacering i passende ledige stillinger i koncernens struktur, drøftes medarbejderens kompetencer med relevant styrelse (Værnsfælles Forsvarskommando, Hjemmeværnskommandoen eller Beredskabsstyrelsen) med henblik på eventuel fremtidig anvendelse af medarbejderens kompetencer ud fra en helhedsbetragtning og på tværs af underliggende myndigheder for at tilgodese den operative opgaveløsning. Såfremt ovennævnte styrelse vurderer, at medarbejderens kompetencer ikke er efterspurgte, fastholdes den tidligere indstilling til afsked, og afskedigelsesprocessen fortsættes Særligt for tjenestemænd Ikke placerede militære medarbejdere, uniformerede medarbejdere ved Beredskabsstyrelsen og civile tjenestemænd modtager indledningsvist en ikke-placeret-skrivelse, hvori de oplyses om, at Forsvarsministeriets Personalestyrelse vil undersøge omplaceringsmuligheder, og at de vil høre nærmere herefter. Såfremt omplacering ikke er muligt, vil Forsvarsministeriets Personalestyrelse anmode Moderniseringsstyrelsen om en udtalelse vedrørende den pensionsretlige status ved afsked grundet stillingsnedlæggelse. Samtidig hermed hører Forsvarsministeriets Personalestyrelse relevante myndigheder, hvor Forsvarsministeriets Personalestyrelse ikke har ansættelseskompetencen, om der evt. er passende ledige stillinger i deres struktur. Herefter partshører Forsvarsministeriets Personalestyrelse de pågældende ikke-placerede tjenestemænd samt relevante centralorganisationer om påtænkt afsked og udfærdiger slutteligt indstilling til Forsvarsministeriet om afsked. Forsvarsministeriet træffer herefter afgørelse om evt. afsked. Når der er truffet afgørelse om afsked af tjenestemænd, overføres de pågældende til en liste over medarbejdere på rådighedsløn med henblik på eventuel genindtræden i en passende fast stilling. Forsvarsministeriets Personalestyrelse vil i hele rådighedsperioden, forud for besættelse af ledige stillinger, vurdere, om der er egnede kandidater på listen over medarbejdere på rådighedsløn. 6 Se punkt

9 5. SUPPLERENDE FORVALTNINGSGRUNDLAG OG PRAKSIS Herunder følger en supplerende redegørelse for det forvaltningsgrundlag, der bl.a. gælder i forbindelse med personaletilpasninger. I øvrigt henvises der til referencelisten i bilag Personalepolitikker og HR-strategi Forsvarsministeriets koncern vil forvalte under hensyntagen til de personalepolitiske hensigtserklæringer, som fremgår af de til en hver tid gældende personalepolitikker og HR-strategier inden for Forsvarsministeriets koncern Forvaltningspraksis Nedenfor anføres særlige regler og praksis for Forsvarsministeriets koncern Minimumsvarsel Varslingsreglerne følger de til en hver tid gældende regler og forvaltningspraksis vedrørende beordring af personale i Forsvarsministeriets koncern Samtidig beordring af ansatte ægtefæller Forsvarsministeriets koncern vil bestræbe sig på at tage hensyn til tjenestegørende ægtefæller ved beordringer som indebærer geografiske flytninger Fratræden med forkortet varsel Såfremt en afskediget medarbejder finder anden beskæftigelse uden for Forsvarsministeriets koncern, og hvor forkortet varsel er en forudsætning for at få stillingen, er medarbejderen som udgangspunkt ikke bundet af sit normale, individuelle opsigelsesvarsel. Der foretages en konkret og individuel vurdering ud fra myndighedens forhold Fritstilling Forsvarsministeriets Personalestyrelse kan, i samarbejde med myndigheden, efter en konkret og individuel vurdering fritstille afskedigede medarbejdere. Gældende regler for fritstilling følges Senior- og fratrædelsesordninger Hvis det er foreneligt med den fremtidige opgavevaretagelse og den aktuelle økonomiske situation, vil Forsvarsministeriets koncern i udgangspunktet altid anvende senior- og fratrædelsesordninger, som anført i det til enhver tid gældende cirkulære herom, eksempelvis som anført nedenfor. Frivillig fratræden Forsvarsministeriets koncern vil som hovedregel tilbyde frivillige fratrædelsesordninger forud for tilpasningsprocesser, hvor afskedigelser vurderes at finde sted. Fratrædelsesordningerne tilbydes med det formål at begrænse antallet af afskedigelser, og kan begrænses til at omfatte de medarbejdergrupper, der vurderes at blive omfattet af personaletilpasningen. 9

10 De forskellige muligheder for frivillige fratrædelsesordninger fremgår af 12 i Moderniseringsstyrelsens cirkulære om Senior- og fratrædelsesordninger 7. Det er ansættelsesformen og ancienniteten, der afgør hvilke muligheder, den enkelte medarbejder har, når de selv søger sig afskediget. Der vil jævnfør cirkulærets 12 stk. 3 ikke blive tilbudt fratrædelsesordninger i de tilfælde, hvor der alene er tale om organisatoriske ændringer eller geografiske flytninger af arbejdspladser, da frivillig fratræden alene kan tilbydes i situationer, hvor der forventes at skulle ske afskedigelser, for at sikre en plads til en afskedstruet medarbejder. Senior- og retræteordninger Cirkulæret giver hjemmel til at etablere seniorordninger for én eller flere medarbejdere. Initiativet kan komme fra den lokale ledelse eller medarbejderen selv. Seniorordninger hviler på frivillighed og forudsætter enighed mellem medarbejderen og ledelsen. De økonomiske vilkår aftales med den enkelte medarbejder og formaliseres ved en aftale mellem ansættelsesmyndigheden (Forsvarsministeriets Personalestyrelse) og rette organisationsrepræsentant. Seniorordningerne finansieres inden for myndighedens lønsumsramme. Cirkulæret giver også hjemmel til at etablere retræteordninger, hvorefter medarbejderen overgår til en lavere placeret stilling, men med mulighed for at bevare retten til at få pensionen beregnet efter den hidtidige stilling. Det er medarbejderens alder og hidtidige stilling, der afgør, om det er muligt med en retræteordning. Denne ordning bygger ligeledes på frivillighed. Ud over cirkulæret kan der også findes hjemmel hertil i tjenestemandspensionslovens 5, stk Fortrinsret til ledige stillinger Det gældende cirkulære fra Forsvarsministeriet (Cirkulære nr af 3/7-1991) om genbeskæftigelse mv. af afskedstruede medarbejdere beskriver afskedstruede medarbejderes mulighed for fortrinsret til ledige stillinger 8. Forsvarsministeriets Personalestyrelse sørger på den baggrund for, at der senest samtidig med partshøring udleveres den i cirkulæret beskrevne attest. Attesten beskriver, at vedkommende befinder sig i en afskedigelsestruet situation, og derfor har fortrinsret til ledige stillinger, hvortil medarbejderen efter sine kvalifikationer, herunder uddannelse og tjeneste, må anses for egnet. 7 For tiden cirkulære nr af 29. august Den nuværende forvaltning og fortolkning af cirkulæret betyder, at alt personale, som er afskedstruet som følge af personaletilpasninger i Forsvarsministeriets koncern, er omfattet af cirkulæret. 10

11 6. OMSTILLING Forsvarsministeriets koncern inddrager ekstern bistand fra et firma vedrørende varetagelse af støtte, rådgivning og kompetenceudvikling til afskedigede medarbejdere. Det er koncernens intention, at afskedigede medarbejdere behandles professionelt under inddragelse af de rette eksterne kompetencer, som er opdateret om arbejdsmarkedets forhold - også på lokalt plan. Ydelserne kan derved målrettes og skabe sammenhæng mellem den afskedigede medarbejder og arbejdsmarkedets krav og på denne måde stille medarbejderen bedre i det fremtidige arbejdsliv. Rådgivningen vil derfor tage udgangspunkt i en konkret og individuel vurdering. Den konkrete omstillingsstøtte indeholder følgende: Orienteringsmøder, Jobsøgningskursus, Individuel(le) rådgivningsforløb eller kompetenceafklaring Uddannelsesforløb, der normalt ikke kan være af længere varighed end den pågældendes opsigelsesperiode. Omstillingsordningen omfatter alle medarbejdergrupper, herunder ansatte under socialt kapitel. Bilag 1: Referenceliste 11