Resumé. Evalueringen af den nye struktur i tandplejen i Gladsaxe Kommune 2009

Transkript

1 Resumé Evalueringen af den nye struktur i tandplejen i Gladsaxe Kommune 2009 Udviklingssekretariatet, Gladsaxe Kommune Troels Haudrum Larsen og Stine Trøjborg Thomsen Januar 2010

2 1. Indledning I 2008 fik tandplejen i Gladsaxe kommune ny struktur. Processen og resultaterne i forbindelse med overgangen til den nye struktur er blevet evalueret og analyseret i Rapporten Evaluering af den nye struktur i tandplejen I det følgende gives et resumé af den samlede rapport, resumeet indeholder de konklusioner og anbefalinger, som kan drages på baggrund af evalueringen. Evalueringen blev igangsat som følge af beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget i maj 2006, hvor det blev besluttet: At virkninger af ændringen af børnetandplejen evalueres ultimo 2008 med henblik på evt. justeringer af ordningen. Evalueringen bør bl.a. omfatte forhold som tandplejens kontakt og samarbejde med skolerne omkring tandhygiejne, sundhed m.m., ændringer af mønster for elevernes fremmøde til tandeftersyn, forældreinddragelse, transport til tandeftersyn for børn, hvis forældre har problemer med at følge børnene til tandlægebesøg. Evalueringen af den nye struktur var egentlig berammet til ultimo 2008, men pga. af forsinkelser i byggeriet foretages evalueringen først ultimo Derudover sker evalueringen som følge af ønske fra medarbejdergruppen og overtandlægen med henblik på at få belyst og synliggjort oplevelsen af den medarbejderproces og byggeproces, der ledte op til omstruktureringen. 1.1 Baggrunden for den nye struktur I budget 2005 blev det besluttet, at der skulle udarbejdes konkrete forslag til effektivisering af børne- og ungetandplejen i Gladsaxe Kommune 1. I forlængelse af budgetnoten blev der nedsat en administrativ arbejdsgruppe med repræsentanter fra Social- og Sundhedsforvaltningen, Børne- og Kulturforvaltningen og Central- og Skatteforvaltningen med det formål at udarbejde analyse af tandplejen og komme med konkrete forslag til effektivisering. I den analyse, der blev udarbejdet af arbejdsgruppen, blev følgende beskrevet: Økonomiske overvejelser i forhold til en effektiv anvendelse af ressourcerne samt vurderinger af investeringsbehovet. Personalemæssige overvejelser i forhold til faglighed Hensynet til brugerne Udefra kommende forhold som frit valg, demografi, kommunalreform m.m. På baggrund af overvejelserne anbefalede arbejdsgruppen en effektivisering af tandplejen, der indebar, at de 12 tandklinikker blev sammenlagt til to tandklinikker, og at tandreguleringsklinikken blev flyttet til mere tidssvarende lokaler. I maj 2006 blev Analyse af Gladsaxe Kommunes børne- og ungdomstandpleje fremlagt for Social- og Sundhedsudvalget og Børne- og Undervisningsudvalget og endelig besluttet på Økonomiudvalgsmøde i august. Udover at samle tandplejen på to klinikker, indebar beslutningen også, at undersøgelsesintervallet for tandundersøgelser blev ændret fra 12 til 18 måneder, og at der i særlige tilfælde kan tilbydes taxakørsel for børn eller unge, der ikke kan ledsages af forældre eller selv komme til tandplejen. 1 Budgetnote 6, Budget

3 Rapporten blev endvidere sendt i høring i hos Skolerådet og tandplejens MED-udvalg (MEDtand). MED-tands og Skolerådets bemærkninger og de tilhørende svar fra arbejdsgruppen blev taget til efterretning af Økonomiudvalget. Evalueringen af foretaget af Gladsaxe Kommunes Udviklingssekretariatet, Center for Personale og Udvikling. 1.2 Den nye struktur Efter strukturændringen har tandplejen to tandklinikker, en tandreguleringsklinik og en administration: - Høje Gladsaxe tandklinik - Værebro tandklinik - Tandreguleringsklinikken på Stengård skole - Tandplejens kontor på rådhuset Høje Gladsaxe tandklinik ledes af en distriktstandlæge og har otte behandlingsenheder. Personalet består af tandlæger, tandplejere og klinikassistenter. Der er samlet personale fra otte af de gamle klinikker. Værebro tandklinik ledes af en distriktstandlæge og har seks behandlingsenheder. Personalet består af tandlæger, tandplejer og klinikassistenter. På Værebro tandklinik er der samlet personale fra fire af de gamle klinikker. Tandreguleringsklinikken ledes af en specialtandlæge, har fire behandlingsrum med seks behandlingsenheder. Personalet består af specialtandlæge, tandplejere og klinikassistenter. Tandplejens kontor på rådhuset ledes af overtandlægen. Personalet består af overtandlægen og en overassistent (indgår i fællessekretariatet for Familie- og rådgivning), samt en souschef, der også fungerer som tandlæge på Værebro Tandklinik og som tandlægekonsulent. 2. Fokus for evaluering Formålet med evalueringen er som beskrevet indledningsvis at undersøge, om de ønskede resultater med omstruktureringen er nået og hvordan de ansatte i tandplejen har oplevet processen i forbindelse med omstruktureringen. Følgende evalueringstemaer belyses: Kvalitet i tandplejen: Her undersøges det om, den nye struktur understøtter en bedre kvalitet i tandplejen. Det undersøges om tandplejen har fået etableret et samarbejde med skolerne om tandhygiejne, sundhed m.m. Det undersøges også, hvordan de ansatte oplever den forøgede forældreinddragelse samt hvilken udvikling, der har været i børnenes fremmøde. Økonomi og effektivitet: Det undersøges om driftsomkostningerne er blevet reduceret. Det undersøges også, om tandplejen i dag er mindre sårbar i forhold til sygdom, udeblivelser og akuthenvendelser og om der er større fleksibilitet end tidligere. Attraktiv arbejdsplads: Her undersøges det om målsætningen med at gøre det mere attraktivt at arbejde i tandplejen er indfriet. Det undersøges også, hvordan de ansatte oplever tandplejen som arbejdsplads og hvordan rekrutteringssituationen er i tandplejen. Proces i forbindelse med overgangen: Her undersøges det, hvordan de ansatte har oplevet processen i forbindelse med overgang til den nye struktur samt hvordan byggeprocessen er forløbet. 3

4 3. Metode I efteråret 2009 er der gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt alle medarbejdere og ledere i tandplejen samt 3 fokusgruppeinterview. Herudover er der indsamlet relevant datamateriale. Svarene fra spørgeskemaerne og fokusgruppeinterviewene samt datamaterialet er analyseret for at belyse de fire evalueringstemaer. Analyserne fremgår af den samlede evalueringsrapport Evaluering af den nye struktur i Gladsaxe Kommunes tandpleje, november I det følgende kapitel samles der op på kapitlerne fra samlede evalueringsrapport. Der er også formuleret en række anbefalinger, som ledelsen i tandplejen kan vælge at arbejde videre med. 4. Konklusion og anbefalinger Evalueringen viser, at det er en stor organisatorisk og fysisk strukturændring, som tandplejen har været igennem. Og at der fortsat er et stykke vej førend de politiske målsætninger med den nye struktur indfries. Men evalueringen viser også, at tandplejen har mange engagerede og motiverede medarbejdere og ledere. Medarbejderne oplever, at de nye fysiske rammer er med til at gøre Gladsaxe Kommunes tandpleje til en moderne tandpleje med gode fysiske rammer. Kvalitet i tandplejen Det endnu for tidligt at vurdere det fulde udbytte af effekterne i den nye struktur, men det ses på nuværende tidspunkt, at man drager stordriftsfordele på en række områder. Der er fx en større sum af faglig viden på tandklinikkerne, der udnyttes ny teknologi og der er større fleksibilitet ved sygdom hos personalet. Der er således flere forhold, der tyder på, at tandplejen med den nye struktur yder en bedre tandlægefaglig kvalitet. Der er etableret et bedre tandplejefagligt miljø med mulighed for sparring og viden- udveksling samt bedre fysiske rammer og apparaturer. De ansatte giver også udtryk for, at de er positive over for den øgede forældreinvolvering, hvor forældrene ledsager børnene til undersøgelserne. Tandplejens forebyggende arbejde med skolerne omkring tandhygiejne mangler at komme fuldt i gang, grundet manglende tid til at prioritere indsatsen. Hvad angår brugernes fremmøde til undersøgelserne har der især i opstartfasen været mange udeblivelser. Det er oplevelsen, at der især er udeblivelser blandt brugere med andre sociale problemer. Der er på nuværende tidspunkt ikke bevilliget transport til nogen brugere, da der ikke er fundet behov herfor. Tandklinikkerne er bagud i forhold til de regelmæssige undersøgelser. Pr. 1. november 2009 var der 619 undersøgelser, der var udsat mere end 2 måneder. Det skyldes blandt andet forsinkelse i byggefasen, hvor tandklinikkerne var lukket. Brugerne af tandplejen vil derfor opleve en ventetid på de regelmæssige undersøgelser, der er længere end forventet. I denne evaluering er brugernes oplevelse af tandplejen ikke undersøgt, men det anbefales at undersøge brugernes tilfredshed. Mange medarbejdere i tandplejen mener, at det er svært at vurdere den faglige kvalitet i tandplejen, hvilket peger på et behov for at opstille redskaber til at vurdere kvaliteten. I den forbindelse bør man også overveje brugerundersøgelser for at få mere viden om den brugeroplevede kvalitet. At tandplejen får udbygget det forebyggende arbejde på/med skolerne, og får inddraget skolerne i aktiviteterne på forskellige klassetrin. At tandplejen undersøger, om udeblivelser først og fremmest er et fænomen, som ses blandt de brugere, der kommer fra vanskelige sociale vilkår, og i forvejen er kendt i Familieafdelingen i andre sammenhænge. 4

5 At der lægges en plan for nedbringelse af ventetiden på de regelmæssige undersøgelser. At undersøge brugernes tilfredshed med tandplejen. Økonomi og effektivitet: Der er sket en reduktionen i driftsomkostningerne på 1,5 mio. kr. pr. år og ændringen i undersøgelsesintervallet fra 12 til 18 måneder er sket. Tandklinikkerne er blevet bedre til at bruge ressourcerne, hvis der fx er sygdom blandt personalet. Der er også skabt ro omkring behandlingssituationen ved, at der nu fx er receptionister, der kan tage telefonen. Men evalueringen viser også, at de to tandplejeklinikker er blevet mere sårbare ved udeblivelser og akutte henvendelser, da man ikke længere kan kompensere huller ved at hente en patient i skolen. Evalueringen viser et behov for, at arbejdsgangene vedr. udeblivelser, sygdom og akuttider forbedres, da den nuværende praksis har negative konsekvenser i forhold til arbejdsmiljø, effektivitet og i forhold til brugerne. Evalueringen viser, at der i dag en opfattelse hos flere medarbejdere er en opfattelse af mine og dine patienter, som blokerer for den fleksibilitet, der fx muliggør behandling af akutpatienter. I stedet opstår der kampe om, hvem der skal tage disse patienter, hvis ingen melder sig frivilligt. Dette er medvirkende til et dårligt arbejdsmiljø. Forventningen om en større arbejdsglidning, så tandplejere kan overtage opgaver fra tandlæger er kun i begrænset omfang realiseret. Evalueringen viser også, at der er mange udeblivelser på de to tandplejeklinikker, som der endnu ikke er nogen løsning på, trods mange initiativer fra tandplejen. Hvis antallet af udeblivelser bliver på det nuværende niveau, bør tandplejeklinikkerne planlægge deres arbejde således, at de bedre kan håndtere de mange udeblivelser og den tid, der bliver frigivet ved de mange udeblivelser. Ifølge lov om tandpleje kan tandplejen ikke afvise at behandle børn og unge (0-18 år) selv om de gentagne gange udebliver. Når de henvender sig med et behandlingsbehov, skal tandplejen tage dem, selv om de ikke deltaget i de regelmæssige undersøgelser. At den daglige ledelse i klinikkerne tager initiativ til at forbedre arbejdstilrettelæggelsen i forbindelse med udeblivelser, akuthenvendelser og sygdom, så konflikter medarbejderne imellem mindskes. At man overvejer en organisering, hvor flere tandlæger er ansvarlige for en større gruppe patienter. Det kunne imødegå problematikker omkring dine og mine patienter. At det undersøges nærmere, om der er behov for bedre fordeling af opgaver, medarbejderne imellem. At klinikkernes ledere i det daglige bakker op og sikrer, at de beslutninger, der træffes, følges af hele personalet. At det fortsat synliggøres i forhold til brugere og forældre, hvilke konsekvenser udeblivelser har for tandplejen. At det besluttes og synliggøres overfor brugere, forældre og medarbejdere, hvornår og under hvilke betingelser, man kan få en tid og en akuttid. At mål og rammer tydeliggøres og formidles til ledere og medarbejdere i tandplejen. Attraktiv arbejdsplads: Evalueringen viser, at størstedelen af medarbejderne er glade for at have fået flere kollegaer og at de større enheder er med til at sikre et godt fagligt miljø. Evalueringen viser også, at tandplejen i Gladsaxe kommune har nogle gode fysiske rammer, som er med til at understøtte tandple- 5

6 jen som en god moderne tandpleje. Som det ser ud nu har tandplejen ikke problemer med at tiltrække og fastholde kvalificeret arbejdskraft. I Tandreguleringsklinikken er der ikke sket store ændringer i antallet af medarbejdere, men her fremhæves det, at der er gode nye lokaler, samt at tandreguleringsklinikken er en god og effektiv klinik. Tandreguleringsklinikken fremstår som en meget attraktiv arbejdsplads med tilfredse medarbejdere. Evalueringen afdækker imidlertid også, at der er problemer på de to nye tandklinikker med at få arbejdspladserne til at fungere godt i de nye rammer. Der er især utilfredshed med den daglige ledelse på klinikkerne og med kollegaer, der skaber en dårlig stemning. Det er en stor omvæltning tandplejeklinikkerne har været igennem, som også har krævet en ændring i kultur og normer på arbejdspladsen for alle ansatte i tandpleje. En ting er fysisk at slå de 14 oprindelige klinikker sammen til to, det kan gøres inden for en overskuelig tidsramme. En anden ting er få en medarbejder- og ledergruppe til at finde deres nye roller og få det til at fungere tilfredsstillende i dagligdagen. Det tager tid og kræfter for både ledelse og medarbejdere og det er vurderingen, at de to nye klinikker fortsat har en opgave med at få de nye roller, kulturer og normer til at virke. I denne sammenhæng viser evalueringen også, at rollefordelingen ledergruppen imellem ikke er klar, samt at der ikke er synlige mål og rammer. At ledelsen i tandplejen udarbejder mål for de tre klinikker for de kommende år, så de daglige ledere ved hvilke mål, der skal prioriteres, og at der sikres råderum for de daglige ledere. Det anbefales, at der udarbejdes interne kontrakter mellem overtandlægen og de tre ledere. At der fortsat er fokus på forbedring af det psykiske arbejdsmiljø, herunder den daglige ledelse. At man bevarer fokus på de gevinster som omstruktureringen har medført, herunder det kollegiale fællesskab og mulighederne for faglig sparring og udvikling. Proces i forbindelse med overgangen: Evalueringen viser, at overgangen til den nye struktur har medført frustration hos mange medarbejdere på trods af forsøget med at inddrage dem. Der har dog også været tilfredshed med inddragelsen omkring ønsker til, hvilke kolleger man vil arbejde med samt til opgaveønsker m.m. Omkring byggeprocessen har evalueringen vist, at der har været forskellige opfattelser hos henholdsvis tandplejen og Ejendomsafdelingen omkring det faktiske ibrugtagningstidspunkt. Det står også klart, at det har været en mere kompliceret byggeproces end forventet. At sikre inddragelse af medarbejdere og ledere på institutioner der skal ombygges samt at give dem reel indflydelse på ombygningen. At det er EA og ikke den stedlige leder, der skal agere bygherre omkring påpegning og udbedring af fejl og mangler ved ombygninger. At det nøje overvejes om umiddelbare besparelser på fx genbrug af inventar er rentable på sigt, da de kan medføre ventelister som følge af flyttetid og lukketid. 6