Organisationsweekenden 2017 Det Lokale ICYE

Transkript

1 Organisationsweekenden 2017 Det Lokale ICYE Tilstede fra Lokalforening Midtjylland: Simon Poulsen, Rasmus Schaal, Elena Andersen, Johanne Berg, Frederik Jensen, Lena Jelschen, Linda Rodkjer, Kathrine Clausen, Christian Egge Olsen, Lokalforening Hovedstaden: Kristoffer Jansen, Karla Andersen Lokalforening Sjælland: Vivi Larsen, Mathilde Wichmann Lokalforening Fyn: Freja Møller Lokalforening Sydjylland: Aline Buhendwa Lokalforening Nordjylland: Desværre ikke repræsenteret. Intro Hovedbestyrelsen vil gerne sige tak for en drøngod dag med gode og berigende snakke. Følgende rapport indeholder alle de ideer og alt det materiale, der blev produceret på dagen. Hvis man har spørgsmål, så skal man endelig tage kontakt til de ovenstående deltagere eller skrive til

2 Indhold/program på dagen Get to know each other + expectations That strategy How organisation? Organisation in general Me as a co-worker; becoming a multiplier The Idea spot The blind spot Evaluation Følgende beskrivelser er ikke på engelsk. Simon der stod for dagen havde troet at en engelsksproget co-worker ville deltage. Get to know each other + expectations Navneleg - Dit eget navn og en frugt med dit forbogstav. Expectations + Hvad jeg gerne vil have tid til Deltagerne blev bedt om på post-its at skrive deres forventninger til dagen og hvad de gerne ville have tid til. - Fornyet motivation - Diskussion om medlemmer i det lokale/hvordan bliver udvalgene integreret i det lokale? - Finde fælles gejst omkring det fremtidige ICYE - Viden om hvad lokalforeningens nye rolle er? - Hvordan kan samarbejdet i organisationen bedst gøres? - Overblik over ICYE - Faglig læring, udvikling af lokalforeningerne og organisationsstruktur - Sparring om/med lokalforeninger - Få opdatering på strategien og opfrisket den - Idegenerering hvordan kan vi udvalg samarbejde med LF-bestyrelser i at lave events? - Udvikling af det lokale ICYE Tid til: - At diskutere hvor vi er og hvilket skridt vi nu skal tage - Forståelse af ny struktur og LF s rolle - Generel diskussion af, hvordan det står til i lokalforeningerne

3 - Sparring med andre lokalforeningers bestyrelsesformænd - Kærlighed, pauser, hyggelig stemning og åbent rum for input. That strategy Hovedbestyrelsens formand Simon Poulsen opfriskede deltagernes hukommelse om de fire fokuspunkter i strategien, der blev præsenteret på generalforsamlingen i år: 1. Styrkede, levende og selvledende lokalforeninger 2. Pædagogisk indsats og kompetenceløft af frivillige 3. Flere aktive og nye arbejdsfordelinger 4. Klar forståelse af ICYE s identitet Simon forklarede herunder, hvorfor de fire punkter er prioriteret sådan. Forhåbningen er, at ved først og fremmest at arbejde på et lokalt ICYE, så vil mange af ICYE s udfordringer blive løst, og det vil blive en stærk ungdomsorganisation. Simon pointerede at man skal have et nyt mind-set, hvor man ikke bare siger lokalforeningerne, men er meget præcis og bevidst om hvad man mener. Hvilken forskel sker der, når man siger: Lokalforeningsbestyrelse, lokalforening, lokalforeningsregi og lokalforeningsmedlem? Hvad mener man, når der siges: Vi er først og fremmest vores lokalforeninger? Simon brugte ikke meget tid på at uddybe dette, da målet ifølge ham var at denne dag skulle gøre deltagerne stærke på deres egen opfattelse om netop dette. Øvelse Deltagerne blev stillet en gruppeøvelse, hvor de ud fra de fire fokuspunkter, skulle beskrive hvad de, siden generalforsamlingen, kunne se der allerede var sket i organisationen og hvad kunne der fokuseres mere på? Disse blev derefter præsenteret for hele gruppen.

4 Opsummering af positive pointer/ting der er set ske: 1. Styrkede, levende og selvledende lokalforeninger - Kathrine har fået en klar rolle (Ansvar for bestyrelsernes formalia + assistance) - Workshops for medlemmer fra lokalforeninger, der udvikler deres kompetencer - Påbegyndt arbejde med rekruttering direkte til arbejdet i lokalt regi - Strategisk tiltag: Ny fungerende lokalforening - sydjylland, massivt hjælp og støtte til lokalforeningsbestyrelserne - Bedre promovering - Oprettelse af facebooksider + instagramprofiler ved alle lokalforeninger - T-shirts til lokalforeninger, plakater til events osv. - Nye typer arrangementer/events med konkret indhold, der er fede for en selv som medlem. Også events hvor man kommer tættere på exchangees

5 - Medlemmer der arrangerer events kun fra støtte af LF-bestyrelser (ikke planlagt eller udført af bestyrelsesmedlemmer) 2. Pædagogisk indsats og kompetenceløft af frivillige - Kursusweekenden er en stor succes - Introkursus (godt til opstart af nye) - Facilitering og lederkursus (God logisk overgang efter intro) - Økonomikursus (Godt med fokus på noget, der dækker bredt i organisationen) - Eksterne oplægsholdere øger professionalismen - Ledermøde er en stor succes (Godt med sparring på tværs og rum for at dele frustration og succeser) - Organisationsweekenderne er meget vellykkede og har fundet sin plads 3. Flere aktive og nye arbejdsfordelinger - Introkurset på kursusweekenden giver en god forståelse. Over 30 deltagere på de to introkurser!! - Nyt bliv frivillig i Dansk ICYE på hjemkomstprogrammet hænger godt sammen med intro-kurset - Ansættelse af Linda - Nye udvalg under lokalforeningsbestyrelser (Debat-oplæg udvalg i LF-midtjylland) - Der er kommet tydeligere forståelse af ens rolle og ansvar i organisationen (udvalgshåndbøger, ledelsesmøde, rollebeskrivelser). 4. Klar forståelse af ICYE s identitet - Organisations-struktur-tegning - Introkurset - Workplace rykker os tættere sammen - Er ved at blive mere klar over vores sprogbrug omkring at være lokalt forankrede - Deltagelse på: Spejderlejr, Folkemødet, Rethink Activisme Folkefestival Opsummering af pointer der kunne udvikles mere på og fortsat skal være i hele organisationens fokus: 1. Styrkede, levende og selvledende lokalforeninger - Hvordan vi taler om det lokale ICYE

6 - Mere fokus på lokalforeninger også på lejrene - Succes med lav et event -session på kursusweekendens intro. Kan dette også være en del af hjemkomstprogrammet og CCT s program? - Flere opstarts-events når exchangees ankommer (god start på året). - At en LF-bestyrelse ideelt set står med det overordnede ansvar og planlægning, men medlemmerne byder ind med at afholde forskellige arrangementer. 2. Pædagogisk indsats og kompetenceløft af frivillige - Kompetenceudvikling som lokalforeningsevents - Udnytte hinandens viden på tværs 3. Flere aktive og nye arbejdsfordelinger - Klarhed over, hvor ansvaret for rekruttering skal ligge? - Stadig en følelse af, at vi ikke helt er over den kritiske masse af aktive medlemmer. - Fokus på hvordan nye frivillige modtages. Rekruttering til de specifikke områder og bestemte opgaver - sådan at man ikke får følelsen af at drukne i ansvar. - Forståelsen af HELE ICYE s struktur skal være ved de ansvarlige, ikke nødvendigvis ved en eventkoordinator i LF-midt så længe der arbejdes indenfor værdierne. - At poster i organisationen ikke varetages af de samme mennesker, men bredes ud 4. Klar forståelse af ICYE s identitet - Forståelsen og viden om den historiske rolle og kontekst ICYE er i. - At man som medlem er skarp i, hvad er vores mission og vision + hvordan kan jeg rekruttere og introducere nye medlemmer på baggrund af dette? - Fokus på upartisk politik.

7 How organisation? Næste punkt på dagen handlede om, hvordan tænker vi Dansk ICYE og hvordan tænker vi det lokalt. Gruppen blev præsenteret for den model kontoret og bestyrelsen har udviklet, som ifølge bestyrelsen afspejler strategiens ide om at gøre ICYE til et lokalt ICYE. Øvelse I grupper af tre fik deltagerne den opgave at præsentere modellen for hinanden. Hvad er det helt præcist denne model viser? Efterfølgende blev hele gruppen udsat for en leg, hvor de i stilhed, og uden nogen form for kommunikation, skulle stille sig, sådan at de med usynlige linjer på gulvet formede en retvinklet trekant med to andre deltager. Dvs. at hvis en i gruppen rykker sig, så påvirker det alle andres trekanter.

8 Den efterfølgende diskussion og refleksion kom frem til: - Legen viste at en organisation er meget mere kompleks og systemisk forbundet end modellen kan vise - Modellen viser ikke hvordan organisationens kommunikation foregår, ej heller hvordan vi arbejder på kryds og tværs. - Modellen viser ikke, hvordan vi reelt arbejder. - Modellen giver et overblik over organisationens elementer. - Modellen tydeliggør forskellen på LF-bestyrelse, lokalforening og udvalg i lokalforeningen. - Modellen viser veje ind i ICYE - Modellen viser hvordan alle er medlem af en lokalforening og dernæst et muligt medlem af et nationalt udvalg - Modellen viser den politiske ansvars-, opgave- og ledelsesfordeling - Modellen viser, hvordan man som medlem af en ungdomsorganisation har medindflydelse ved deltagelse af generalforsamlingen Øvelse - Mig som co-worker i ICYE Denne øvelse var en interview-øvelse lavet i tremandsgrupper. Derfor er der ikke uddybet, hvad de hver især har noteret ned. Til gengæld var tilbagemeldingen, at det var en god øvelse, hvor man fik ord på sine kompetencer og fik snakket dybdegående om ICYE. Hvis man har lyst til at lave øvelsen, med andre frivillige i ICYE, kan spørgeskemaet findes her: W4tk/edit?usp=sharing

9 The idea spot Til idéudvikling og fremtidsblik blev opgaven at tænke LF-bestyrelser, LF-regi, opgaver, arrangementer, ICYE osv. adskilt. Ligeledes var den en øvelse i at tænke ind i fremtiden. Hvordan kan vi godt tænke os, at det kommer til at se ud vha. arbejdet med strategien? Der var 4 poster, med fire forskellige emner, som deltagerne skulle brainstorme på. Denne opgave var ikke lige nem for alle. De fire poster havde overskrifterne: 1. Ting/opgaver der skal foregå i eller varetages af lokalforeningsbestyrelser 2. Ting/opgaver der ikke skal foregå i eller varetages af lokalforeningsbestyrelser 3. Opgaver der kan flyttes fra national regi til lokalt regi 4. Nye muligheder og opgaver i lokalforenings-regi Ting/opgaver der skal foregå i eller varetages af lokalforeningsbestyrelser Koordinering af arbejdsopgaver Planlægning/årshjul Budget/revision

10 Kontakt til andre instanser i ICYE og i lokalområdet (kommune, organisationer etc.) Kontakt til SAFU i det lokale regi - Sammenslutningen af Foreninger med udveksling Rekruttering Oprettelse af rekrutteringsudvalg i LF Støtte og rådgivning af medlemmer og udvalg Nedsættelse/oprettelse af udvalg/arbejdsgrupper Arrangere generalforsamling Facilitering - i et ledelsesperspektiv (motivere og få ting til at ske) Overlevering til ny bestyrelse Være synlig Repræsentant - Repræsentere ICYE i det lokale Ting/opgaver der ikke skal foregå i eller varetages af lokalforeningsbestyrelser Praktisk afholdelse af: (Så kan bestyrelsen fokusere på bestyrelsesarbejde med vision og mission) Infomøder (til gengæld skal bestyrelsen sikre kvalitet gennem infomøde-kurser) Events Rekrutering Events planlagt af andre udvalg skal ikke automatisk styres af lokalbestyrelser, men støttes af dem. Samarbejde, støtte og kommunikation = OK!! KG, VF, RH lokalt forankret skal ikke ende som ekstra opgave i LF-bestyrelsen men være en del af lokalforeningen og styrke det lokale ICYE. Opgaver der kan flyttes fra national regi til lokalt regi Kontaktpersoner som en gruppe Hjemkomst-arrangementer som supplement til hjemkomst på lejre Ide-workshop med VF. KP er + exchangees i lokalforeninger En-dagsforberedelser af Rejsehold lokalt Værtsfamilierepræsentant og gruppe i lokalforeningerne (måske med fast plads i lokalforeningsbestyrelsen) Tættere samarbejde mellem LF + Udvalg PR/PRICYE udvalg i lokalforeninger Nye muligheder og opgaver i lokalforenings-regi Rekruttering af nye medlemmer At det ikke kun er bestyrelsens opgave at arrangere events, men også aktive medlemmer og semi-aktive medlemmer Tage personlig kontakt til medlemmerne og høre, om de har lyst til at komme Tage kontakt til hjemkomst for info-møder allerede på lejren aktiv hvervning på lejr Afholde hjemkomst-arrangementer Gymnasiekampagner (ansigt - til - ansigt) Undervisning på skoler og gymnasier / workshops

11 At de enkelte LF-bestyrelser bliver bedre til at lave mål og strategier for fremtiden Samarbejde med andre organisationer Fokus på SMART-mål, årshjul, langsigtet tænkning Gribe lokale emner og tage dem op - hvad taler samfundet om lige nu? The blind spot Var et frirum, hvor deltagerne selv valgte at arbejde videre med dagens emner. De fokuserede på samarbejde på tværs. Udvikling og planer for fremtiden. Tak for i år!! Ses næste år :) Vh. Bestyrelsen.