Håndværkervej Roskilde. MRJ kontakter RUC i forhold til en opfølgning på oversigten over affalds/varmeanlæg

Transkript

1 Håndværkervej Roskilde Tlf.: Fax: CVR: REFERAT DATO: Ref.: TLH/MRJ J.nr.: 723 EMNE/ /CHEFGRUPPE-MØDE MØDEDATO/ Onsdag d KL MØDESTED/ Mødelokale 3 DELTAGERE/ Chefgruppen Afbud: FK NÆSTE MØDE/ 28. september2016 REFERENT MRJ OPFØLGNING PÅ REFERAT FRA CHEFGRUPPEMØDE D PUNKT 1/./. Referat MRJ kontakter RUC i forhold til en opfølgning på oversigten over affalds/varmeanlæg på Sjælland. Punkter til næste chefmøde: Oplæg omkring AMO/Somit og implementering af ny standard v. KWH. Erfaringer fra seminaret på KVV v. KWH Oversigt over trivselsindsatser v. MRJ PUNKT 2/ B-MØDE OKTOBER Er der dagsordenspunkter til mødet i oktober? Der er ingen faste punkter på jf. årshjulet. TLH taler med formanden om eventuelt at aflyse mødet i oktober, samt det tilhørende formandskabsmøde og ejerudvalgsmøde. 1

2 PUNKT 3/ BYGNINGSVEDLIGEHOLD V/JB Der er blevet udarbejdet en vedligeholdelsesrapport i september 2011 på administrationsbygningen i Roskilde. Rapporten konkluderede, at der var behov for vedligeholdelsesarbejde for t. kr. frem til år 2016 og frem til 2021 yderligere for 347 t. kr., således at vedligeholdelsesarbejder total udgjorde t. kr. Der er nu et betydeligt efterslæb på vedligeholdelsesarbejdet, specielt ved vinduer, murværk og tag. Der er udarbejdet et forslag til opfølgning på vedligeholdelsesarbejdet. Der vil i år kunne påbegyndes arbejder for kr , beløbet hæves næste år til kr , i henhold til vedligeholdelsesplanen. Dette er blandt andet muligt, fordi vedligeholdelsen af de grønne arealer bliver væsentligt billigere end budgetteret. Driftsopgaven for vedligeholdelse af bygninger og arealer og de økonomiske disponeringer varetages af RKVV../. Oplæg omkring bygningsvedligehold Chefgruppen godkendte oplægget omkring bygningsvedligehold. Det betyder, at RKVV varetager driftsopgaven omkring bygninger og grønne arealer, med Henrik Frederiksen som koordinator. Snerydningskontrakten varetages fortsat af Genbrugsteamet. Der vil i løbet af oktober blive udarbejdet en prioritering af vedligeholdelsesarbejder, denne fremlægges for chefgruppen. PUNKT 4/ FALCK HEALTHCARE FORBRUG 2016 Antallet af henvendelser til Falck Healthcare ligger indtil videre stabilt fra , og er på samme niveau som tidligere år. Henvendelserne er anonyme, og det fremgår udelukkende af oversigten om der er tale om arbejdsmæssige eller private henvendelser. Der har i 2015 været 8 henvendelser, heraf er de 6 privatrelaterede, de 2 er arbejdsrelaterede../. Oversigter er vedlagt Antallet af henvendelser har de seneste år ligget stabilt på 8-10 henvendelser pr. år. Flertallet af henvendelserne er privatrelaterede, KARA/NOVEREN modtager udelukkende en oversigt over antal af henvendelser fordelt på arbejdsrelateret/privat årsag, henvendelserne er 100% anonyme. Chefgruppen tog orienteringen til efterretning.

3 PUNKT 5/ DELVIST UBEMANDET RECEPTION Der er meget få henvendelser i receptionen dagligt efter kl , og antallet af telefoniske henvendelser er også faldende. En fuld bemanding af receptionen optager ca. 1,6 årsværk, når ferier, sygdom mm. indregnes. Det foreslås derfor, at receptionen fremover ændrer åbningstid fra kl I perioden efter kl vil der være opsæt en digital registrering, koblet til pronestor-mødebookingsystemet. Det vil her være muligt at få en mail eller en sms, hvis en mødegæst registrerer sig. Ligeledes vil det være muligt for en leverandør at få kontakt til bagvagten, hvis varer mm. modtages efter kl Det foreslås endvidere, at der på telefonen indføres et tastevalg. De fleste henvendelser drejer sig enten om kontakt til bogholderiet, åbningstider på genbrugspladser eller tilmelding til døgnåbne pladser. Investeringen i den digitale registrering vil være ca opsætning. Der skal desuden tages stilling til, om receptionsområdet fysisk skal lukkes af efter kl , hvilket vil kræve en investering i en ombygning adgangsforholdene mellem reception og den øvrige administration../. Oplæg omkring bemanding af reception Chefgruppen besluttede at afprøve en delvis ubemandet reception, således at receptionen fremadrettet er ubemandet efter kl I en forsøgsperiode sættes der en telefon op på skranken og eventuelle gæste kan så ringe til den person, de har møde med. Mødearrangørerne har selv ansvar for at hente gæster i receptionen. Det undersøges om der kan sættes en scanner op, således at leverandører ikke behøver en underskrift når en pakke afleveres, men kan nøjes med at scanne en QR-kode. Der indføres tastevalg på telefonen. Der vil fortsat være en bagvagt på receptionstelefonen, og på vores hovedtelefon. Denne opgave varetages primært af administrations- og udviklingsafdelingen. I forsøgsperioden skal antal telefoner og antal henvendelser registreres, fordelt på henvendelsestype. MRJ udarbejder en plan for implementering og orientering. PUNKT 6/ OPFØLGNING PÅ TRIVSELSPROJEKTET På baggrund af drøftelsen af trivselsområdet på AMO-mødet den 9. september, drøfter chefgruppen opfølgning og status på trivselsprojektet. MRJ udarbejder en samlet oversigt over de indsatser, der er gennemført eller planlagt, som opfølgning på trivselsundersøgelsen.

4 MRJ udarbejder desuden et oplæg, som beskriver formalia omkring ansættelser i KARA/NOVEREN (ved interne og eksterne opslag). PUNKT 7/ LEDER/LEDELSESUDVIKLING V/TLH Som en udløber af trivselsundersøgelsen samt ud fra et ønske om at styrke og udvikle ledelsen i KARA/NOVEREN generelt, skal der arbejdes med et lederudviklingsprojekt. Formålet med projektet vil være at sikre helhedsorienteret og kompetent ledelse til fremme af virksomhedens vision og med henblik på at opfylde de strategiske målsætninger../. Oplæg omkring ledelsesudvikling i KARA/NOVEREN Projektet er en opfølgning på trivselsundersøgelsen. Chefgruppen drøftede oplægget, som indeholder flere faser. Der tages udgangspunkt i følgende: Fælles kurs: 1. Hvordan skaber vi fælles, engagerende og realistiske mål og opgaver? 2. Hvordan håndterer vi bedst prioritering mellem opgaver og interesser? 3. Hvordan kommunikerer vi kursen? 4. Hvordan overvåger og korrigerer vi kursen? Koordinering: 1. Hvilke organisationsstrukturer, processer og samarbejdsflader kræver kursen? 2. Hvordan tydeliggør vi ansvar og roller? 3. Hvordan understøtter vi deling af information, viden, feedback, hjælp og sparring? 4. Hvordan udvikler vi løbende møder og andre samarbejdsformer? Engagement: 1. Hvordan motiverer vi og skaber positive følelser, tro og håb? 2. Hvordan sørger vi for at opbygge de nødvendige relationer, netværk og tillid? 3. Hvordan håndterer vi trivsel, tvivl, frustration og usikkerhed? 4. Hvordan får vi fejret successer? Oplægget vil nu blive drøftet på næste møde i chef/sektionsledergruppen, og herefter indhentes tilbud fra eksterne konsulenter til at facilitere projektet. PUNKT 8/ ANSÆTTELSE AF MEDARBEJDER I ADM OG UDVIKLING Det foreslås at genbesætte Lene Madsens tidligere stilling som HR/lønmedarbejder i administrations- og udviklingsafdelingen til besættelse hurtigst muligt. Stillingen slås op til besættelse hurtigst muligt.

5 PUNKT 9/ EVENTUELT Der er blevet spurgt ind til retningslinjer for opstilling af private salgsgenstande i administrationen. Vi arbejder på en køb/salgsfunktion på det kommende intranet. Der må ikke sættes private varer til salg på fællesarealer i KARA/NOVEREN, men gerne på egne kontorer. FICS det elektroniske dagsordensmodul forventes klar til Bestyrelsesmødet i november. Personalemødet fastlægges formentlig til onsdag den 9. november Vores pressemeddelelser bliver pænt modtaget i lokalaviserne. Der er skrevet om modtagelse af cykler på genbrugspladsen i Kalundborg, og om Gensalg.dk. Begge turbiner er nu koblet ind efter revisionen. Der åbnes op for affald fra Audebo på mandag (småt brændbart) Vi modtager pt. også affald fra L90 (Herning) Administrations- og udviklingsafdelingen er på vej med et forslag til prioritering af tværgående udviklingsprojekter. Lejre, Køge, Stevns har accepteret at deltages i fælles udbud af indsamlingsmateriel, IBK er projektleder på opgaven, Rambøll er tekniske konsulenter PUNKT 10/ KOMMUNIKATION FRA CHEFMØDET Dette er fremover et fast punkt på chefmødedagsordenerne. Her aftales, hvem, om hvad og hvordan der kommunikeres ud efter chefmødet, så vi sikrer den bedst mulige kommunikation i hele KARA/NOVEREN.