Håndværkervej Roskilde. KWH og TLH følger op på, at der udarbejdes en skabelon til registrering af tværgående projekter i KARA/NOVEREN.

Transkript

1 Håndværkervej Roskilde Tlf.: Fax: CVR: REFERAT DATO: Ref.: TLH/MRJ J.nr.: 723 EMNE/ /CHEFGRUPPE-MØDE MØDEDATO/ Onsdag d KL MØDESTED/ Mødelokale 3 DELTAGERE/ Chefgruppen IBK og EMN under punkt 2 NÆSTE MØDE/ 9. november 2016 REFERENT MRJ OPFØLGNING PÅ REFERAT FRA CHEFGRUPPEMØDE D PUNKT 1/./. Referat KWH og TLH følger op på, at der udarbejdes en skabelon til registrering af tværgående projekter i KARA/NOVEREN. PUNKT 2/ OPFØLGNING PÅ BESTYRELSESMØDE OG SEMINAR, SAMT PLANLÆGNING AF EJERUDVALGSMØDE Opfølgningen på bestyrelsesmødet drøftes. Der er følgende punkter til de kommende møder: Bestyrelsesmøde 30. november (formandskab den 14. november, flyttes eventuelt pga. TLH s kalender) Orienteringspunkter o Funktionsadskillelser - JB o Debitorer - JB o Låne- og kapitalpleje samt Låne - & afdækningsportefølje - JB Q3 (herunder budgetrevision) - JB Proces omkring nyt navn - MRJ 1

2 Strategi 7 fokusfraktioner EMN/MRJ Ejerudvalgsmøde den 18. november Strategi omkring de 7 fokusfraktioner, herunder blandede fraktioner EMN/MRJ Opfølgning på den eventuelle liberalisering, hvor Ejerudvalget har ønsket en belysning af konsekvenser samt proces omkring orientering af kommunerne (hvis der er nyt) Status CLEAN, KOD-projektet, Benchmarkprojektet EMN/FK/MRJ Dato for Innovationsdag MRJ Mødeplan MRJ./. Bilag opfølgning på bestyrelsesmødet den 30. september Chefgruppen havde en principdrøftelse af KARA/NOVEREN s strategi for de 7 fokusfraktioner, herunder eventuelle blandede fraktioner. Anbefalingen fra KARA/NOVEREN er fortsat, at kommunerne indsamler i 2 2-kammer beholdere med restaffald, KOD og papir i de 3 rum, og enten plast, metal eller glas i det sidste. Muligheden for at blande to eller 3 fraktioner i det sidste rum beskrives, herunder om det skal ske eksternt eller vi eventuelt skal arbejde på at etablere et sorteringsanlæg, alene eller i form af et offentligt-privat partnerskab. EMN udarbejder et samlet strategioplæg til ejerudvalg og bestyrelse. PUNKT 3/ KOD INDGÅELSE AF LEVERINGSAFTALER SAMT OPFØLGNING PÅ UDBUD Udbuddet af KOD er nu afsluttet. Den fremtidige tekniske og kontraktmæssige opfølgning på området placeres organisatorisk i Adm.- og udviklingsafdelingen. Til opgaven hører også indgåelse af en leveringskontrakt med kommunerne, der vedlægges et udkast. De tekniske beskrivelser er endnu ikke udarbejdet../. Udkast til KOD-leveringskontrakt til kommunerne eksempel på standardkontrakt til kommunerne for tilvalgsydelser./. Konkret forslag til opgavebeskrivelse efterudsendes IBK tilretter KOD-leveringskontrakten. Chefgruppen godkendte opgavefordelingen, hvilket indebærer at ansvar for opfølgning på KOD-området placeres i Administrations- og udviklingsafdelingen, ud fra en betragtning om at der er tale om samarbejde med kommunerne. JB og MRJ afklarer hvordan godkendelse af regninger samt opfølgning via Targit skal ske.

3 PUNKT 4/ OVERSIGT OVER TRIVSELSINDSATSER På SU-mødet den 15. september blev opfølgningen på trivselsprojektet drøftet. Der er blevet arbejdet videre med de 6 indsatsområder, som bland andet omfatter lederudvikling, MUS-evaluering, rekruttering, information og lokale indsatser. Der er vedlagt en oversigt over indsatserne, som suppleres med input fra chefmødet, og efterfølgende fremlægges på SU og meldes ud til medarbejderne../. Oversigt over opfølgning på de 6 trivselsindsatser Chefgruppen havde enkelte tilføjelser til opfølgningsnotatet. Det vil blive fremlagt på SU-mødet i december og de enkelte projekter vil blive lagt ind i et kommende tværgående projektregistreringssystem. PUNKT 5/ KONSEKVENSRETTELSE AF OVERARBEJDSPOLITIKKEN Som opfølgning på SU-mødet den 15. september vedlægges der et udkast til en konsekvensrettelse af overarbejdspolitikken. Overarbejdspolitikken er godkendt af tillidsrepræsentanterne i februar Konsekvensrettelsen vedrører behandlingen af resterende saldotimer efter en delvis udbetaling af overarbejdstimer../. Udkast overarbejdspolitik konsekvensrettet Chefgruppen godkendte oplægget. Det forelægges for SU i december. PUNKT 6/ RETNINGSLINJER FOR ANSÆTTELSER Som opfølgning på trivselsundersøgelsen samt på SU-mødet den 15. september, vedlægges et udkast til retningslinjer for ansættelser. Der er tale om en opdatering af de allerede eksisterende retningslinjer for stillingsopslag. Det præciseres, at der skal ske opslag, og at stillinger som minimum skal være slået op i 10 dage. Det præciseres endvidere, at såfremt en medarbejder ønsker at søge en stilling, kan vedkommende ikke deltage i udarbejdelse af ansøgning eller i ansættelsesprocessen i øvrigt../. Oplæg til retningslinjer for ansættelser

4 Der tilføjes en bemærkning om, at det indledningsvis skal afklares om en stilling skal slås op internt eller eksternt. Hvis der ved interne opslag ikke kommer kvalificerede ansøgere, slås stillingen op eksternt. PUNKT 7/ ERFARINGER FRA SEMINAR PÅ KVV V/KWH KWH fortalte om erfaringerne fra et afdelingsseminar, hvor emnet var samarbejde mellem drift og vedligehold. Der blev arbejdet ud fra en SWOT-analyse, som medarbejderne udarbejdede på seminaret. Ud fra denne blev der identificeret en række problemer/udfordringer, og arbejdet videre med konkrete løsningsforslag. Erfaringerne med seminaret var gode, og der vil blive arbejdet videre med at holde flere seminarer i afdelingen. PUNKT 8/ PRIORITERING AF TVÆRGÅENDE INDSATSER/PROJEKTER En række af de projekter og udviklingsopgaver, der er forankret i administrations- og udviklingsafdelingen, inddrager hele eller dele af organisationen. Der er derfor udarbejdet et udkast til en prioritering for perioden , som chefgruppen bedes drøfte../. Prioritering af projekter forankret i administrations- og udviklingsafdelingen Chefgruppen godkendte prioriteringen af projekterne. De vil også blive indarbejdet i den kommende, tværgående projektstyringsoversigt. PUNKT 9/ MULIGT SAMARBEJDE MED RAGN SELLS OG BIOFOS OM UDVASKNING AF RESSOURCER FRA FLYVEASKE V/KWH KWH er blevet kontaktet af Ragn Sells omkring samarbejde om udvaskning af ressourcer fra flyveaske. Der kan f.eks. Vaskes fosfor og kalium ud af asken. Udvaskningen sker ved at anvende vores eget spildevand. Der skal nu udarbejdes en flowbeskrivelse og en businesscase på projektet. KWH er tovholder på projektet. PUNKT 10/ UDBYGNING AF AUDEBO MILJØCENTER KARA/NOVEREN ønsker at udvide deponeringskapaciteten på Audebo Miljøcenter. V/FK

5 Ved at anvende arealet udenfor Audebo Miljøcenter til andre aktiviteter, så som sortering, neddeling og midlertidigt oplag af genanvendelige fraktioner (ca m²), sikrer vi os, at opfyldningen af deponiet kan ske i takt med at behovet for deponeringsaktivitet vokser. Arealet udenfor Audebo Miljøcenter anlægges med en adgangsvej, belægning jf. deponeringsbekendtgørelsens krav til de forskellige aktiviteter, afskærmning og dræn- og afledningssystem. Den samlede pris for projektet er 16,8 mio. kr../. Notat fra COWI vedrørende udbygning af Audebo Miljøcenter FK præsenterede oplægget. Baggrunden er dels, at asbestcellen løber tør for kapacitet indenfor 7-8 måneder, dels at der nu er kommet krav om, at der skal være fast bund under neddelingsområdet. Der er pt- afsat 12 mio. kr. i anlægsbudgettet. FK undersøger, hvad der er muligt indenfor denne budgetramme, herunder om det er muligt og økonomisk billigere at få løst neddelingsopgaven eksternt. PUNKT 11/ EVENTUELT Der afholdes personalemøde den 8.november. Indholdet bliver bl.a. strategi og sundhedstjek, samt et underholdningsindslag. MRJ udarbejder oplæg til drøftelse af strategioplægget til cheffrokosten den 2. november Julegaverne uddeles den 16. december. MRJ koordinerer. Der er valgt leverandør af processen omkring nyt navn og logo, det bliver Advice, som har fået opgaven Lederudviklingsprojekt der er nu afholdt møder med 3 potentielle leverandører KTC (Kommunalteknisk chefforening) holder møde sammen med Gate 21 hos os 18. november Der er stor (og ofte kritisk) nyhedsinteresse omkring import af affald Der er fortsat meget affald, siloerne er fyldte Der har været afholdt møde i fjernvarmeforum i Roskilde. Der er oprettet et virksomhedsteam i Roskilde, som skal koordinere kommunens deltagelse i energiselskaber. Der var på mødet ros til vores strategiproces, og et ønske om mere information om vores totaløkonomi Mulighed for at afsætte biomasse andre steder undersøges (rent træ). KARA/NOVEREN indsender en ansøgning om et kommunepuljeprojekt omkring afsætning af træ Muligheden for at forlænge kontrakt på vores OBU-ordning undersøges MUS skemaet er nu opdateret. MUS-processen starter med møde 16. november for chefer og sektionsledere Der arbejdes på en ny forside til hjemmeside Sundhedstjekket gennemføres formentlig ultimo november/primo december Der har været afholdt ansættelsessamtaler på en ny IT-medarbejder. Vi har modtaget ca. 100 ansøgninger. KARA/NOVEREN s internetforbindelser får fordoblet hastigheden

6 Der har været afholdt et møde med Renonorden om modtagelse af brændbart erhvervsaffald i Kalundborg PUNKT 12/ KOMMUNIKATION FRA CHEFMØDET Dette er fremover et fast punkt på chefmødedagsordenerne. Her aftales, hvem, om hvad og hvordan der kommunikeres ud efter chefmødet, så vi sikrer den bedst mulige kommunikation i hele KARA/NOVEREN.