Møde i Fælles MED-udvalget Plan, Kultur og Teknik Tirsdag den 27. august 2013 kl i mødelokale 2, Årre

Transkript

1 Dato 11. juli 2013 Dok.nr /13 Sagsnr. 13/960 Ref. Kathrine Kielgast Møde i Fælles MED-udvalget Plan, Kultur og Teknik Tirsdag den 27. august 2013 kl i mødelokale 2, Årre Deltagere: Bent Peter Larsen, Johannes Keld Madsen, Jørn Gasbjerg, Niels Eg Poulsen, Ivar Sande, Pia Koch Hauge,, Jeanett Dam, Jørn Bigum, Bjarne Fly, Morten Kisbye Afbud fra: Brian Skytte Laursen, Kirstine Gottlieb Referent: Kathrine Kielgast Dagsorden Referat 1. Godkendelse af dagsorden/referat Ingen bemærkninger 2. Siden sidst Direktionens projektoversigt (Bilag 1: 41422/13) 3. Status på budget og regnskab - herunder nye budgetposter i Digitalisering i PKT Oplæg ved Vibeke Jensen fra KomUD Digitalisering med fokus på direktørområdet PKT. Projektoversigten blev kort nævnt det blev konstateret, at Drift denne gang er med. Vi er i gang med budget Budgetseminaret er snarligt forestående der er fremsendt en række budgetønsker. Det ser fornuftigt ud hvilket vil sige, at der er lidt råderum at gøre med. Hvert direktørområde har en digitaliseringsgruppe. Såfremt vi har gode digitaliseringsideer kan de meldes ind til Finn Lassen i Sekretariatet som er med i gruppen for vores område. Kanalstrategien i 2013 gås mere i dybden med beskrivelse af de enkelte kanaler. På landsplan er der 92 projekter som skal gennemføres. Vi deltager aktivt i en del af projekterne og følger andre på sidelinjen. Selvbetjeningsløsninger - implementeres jf. de 4 bølgeplaner. Der er en række krav til hvilke selvbetjeningsløsninger vi i PKT skal have gennemført frem til Nationale tælleuger man tæller f.eks. alle henvendelser omkring byggesager i en uge. Der blev på mødet opfordret til, at man sikrer fyldestgørende info til medarbejderne om tællearbejdet hvad er det vi registrerer og hvad skal det bruges til? 1/5

2 Fra 1. november 2013 skal alle virksomheder have en digital postkasse. Loven gælder alle med CVR nummer også foreninger. De digitale postkasser bliver oprettet automatisk og man skal have særlig tilladelse for at blive fritaget. Niels Eg: Der vil altid være en gruppe borgere som bliver koblet af og vil føle sig utrygge i forhold til digitalisering. Bent Peter: Biblioteket og Borgerservice gør et stort stykke arbejde med at informere og hjælpe ved f.eks. at udbyde kurser i brugen af digitale løsninger. Der er fokus på kompetenceudvikling til at blive bedre til at bruge de forskellige systemer. Jørn Gasbjerg: Hvordan forholder man sig til digital underskrift? Vibeke: Det er et eksempel på et punkt hvor lovgivningen ikke altid følger med udviklingen. KL vil gerne understøtte den digitale underskrift. Man var enige om at dette emne med fordel kan drøftes i styregruppen vi giver tilbagemelding til gruppen på hvilke områder der kunne være i fokus. Jeanett: Hvad kan man som kommunal medarbejder gøre hvis man skal sende store filer? Vibeke: Man kan i mangel af bedre ved helt almindelig åbne ting bruge Dropbox eller ligge det på hjemmesiden. Bjarne: I Drift har vi forsøgt en digitalisering i forbindelse med registrering af timesedler. 5. Brugen af sociale medier Blandt andet drøftes: Vibeke opfordrede til at man giver besked til digitaliseringsgruppen såfremt man er i gang med små projekter ude i de enkelte afdelinger. Bent Peter: På Kultur og Fritidsområdet er vi i gang med et udbud omkring en digital løsning til lokaleudlån. Emnet er drøftet i HovedMED. Der var enighed om, at så længe man bruger sin sunde fornuft kan 2/5

3 Hvilken holdning har vi til brugen af sociale medier i arbejdstiden? Har vi brug for at udstikke særlige retningslinjer for brugen af sociale medier? Hvilke konsekvenser vil det få hvis udstukne retningslinjer ikke overholdes? Retten til at sige fra til at være venner - - både som leder og som medarbejder. (Bilag 2: Fra HovedMED 63269/13) 6. Arbejdsmiljø Status på arbejdsmiljøområdet det ikke gå helt galt. I mails er der en tendens til at man er lidt mere uformel i sit sprogbrug end i formelle breve vi skal huske, at mails også er omfattet af aktindsigt. Ivar Sande: Det er drøftet i vores MEDudvalg hvor vi er enige om, at vi har vores fælles værdier som også er gældende i denne sammenhæng. Det er vigtigt at man tænker over hvad man skriver på de digitale medier. Bent Peter opfordrede til at man tager emnet op i de lokale MEDudvalg. Bjarne Fly, Pia Hauge, Jeanett Dam, Ivar Sande samt Morten Kisbye oplyste, at de alle er ved at starte APV op. Jørn Bigum: Er vores model for svævende er det for oplagt at vi kommer til at ligge i midten. Er det smartest at den er ens fra gang til gang? Ivar: Udfordringen ved at ændre den er, at man ikke kan sammenligne år for år. Hvordan tolker man et midter-svar er det godt eller skidt? Pia: De fysiske rammer undersøges i trivselsundersøgelsen man bruger skemaerne som vejledning men ikke 100%. Jørn: Skal man stille spørgsmål i fællesskab eller individuelt? Pia: Vi skal også have noget fælles evt. i form af en drøftelse på personalemøde Til næste møde inviteres Lis Bang Troelsen til at holde oplæg om APV. 7. Status på ombygningen på Bytoften Bent Peter: Det sidste er ved at være ryddet ud på Bytoften. Her i Årre bliver der ryddet op i fællesarealerne i midten af september. 8. Sygefravær (Bilag 3: 84240/13) På Titan er der lidt indkøringsproblemer omkring ex. Parkering og temperatur, men grundlæggende er det fine rammer. Man skal være obs på at komme i god tid til møderne på Titan grundet parkering og indtjekning. Det nye byggeri på Bytoften starter så småt op man er i gang med optioner osv. VK ligger stadig flot på PKT området ligger samtlige afdelinger i top 25. 3/5

4 Med det nye lønsystem bliver der mulighed for at lave mere specifikke træk på oplysninger. Selvom vi er gode skulle vi gerne blive bedre. Jeanett Dam spurgte til træning i arbejdstiden hvem arbejder med det? Bent Peter her efterfølgende undersøgt det og fået følgende svar fra personalechefen: Det er et projekt, der kører i hjemmeplejen med gode resultater. Lis Bang Troelsen arbejder med det, og det vil kunne udbredes til andre interesserede. 9. Retningslinjer for brug af seniorjobs. Der er nu godkendt retningslinjer for ansættelse i seniorjob på Hoved MED den 30. maj (Retningslinjerne fremgår af bilag 4: 86683/13) 10. Rygning på arbejdspladsen en præcisering af forløbet fra Max Kruse og Ulla Rosendahl (Bilag 5: 86393/13) 11. Orientering om Projekt Ekstra Øjne henvendelse fra Lokalrådet som handler om at kommunens udkørende medarbejdere udstyres med et Action Card. 12. Eventuelt Forslag til møderække for 2014 foreløbige reservationer er Bent Peter orienterede om, at forskningsprojekt om sygefravær nu er afsluttet. HovedMED har godkendt retningslinjer for seniorjobs. Bent Peter opfordrede til at man drøfter det i de lokale MEDudvalg. Processen omkring rygning på arbejdspladsen har indtil nu ikke været særlig tydelig Den udsendte mail er et forsøg på at skabe klarhed om emnet. Jeanett gennemgik punkterne i mailen (den rigtige mail vedlægges referatet 90102/13) Der er høringsfrist indtil 1. september der laves et oplæg som kommer på HovedMED i oktober og dette sendes i høring. Det blev præciseret, at Røgfri arbejdstid IKKE er vedtaget endnu. Ivar: Bliver det kombineret med hjælp til rygestop? Bent Peter: Sundhedscentret tilbyder kurser. Bjarne Fly: Mener ikke umiddelbart at medarbejderne skal have disse kort. Bent Peter mener, at det må være op til den enkelte afdeling om de vil indføre kortene der er respekt for den enkelte afdelings beslutning. Jørn Bigum: Er der forskel på at ringe som borger eller kommunal medarbejder? Bent Peter: Man har ikke større indberetningspligt fordi man er kommunalt ansat. Møderækken for 2014 blev vedtaget. Jørn Gasbjerg: Der sker meget i forbindelse med udbud i Drift i øjeblikket hvor meget gør man 4/5

5 foretaget i de respektive kalendere (Bilag 6: 10592/13) for medarbejderne i den forbindelse? Jørn Bigum: Der er afholdt et godt stormøde, men der er meget stor usikkerhed for mange medarbejdere. Johannes Keld Madsen: Vi håber på igen at få et arbejdsmiljø så folk bliver glade for at komme på arbejde. Bjarne: Beslutningen om udbud blev vedtaget politisk i 2012 så det er en lang proces og der er først en endelig afklaring i marts Man prøver at være så åbne som muligt og taler meget om reglerne for virksomhedsoverdragelse. Man var enige om at vi på næste møde har et punkt med om situationen i Drift. Pia informerede til slut om, at vi arbejder mod at blive grøn transportkommune i Næste møde er 29. oktober /5