Referat af ordinært bestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat af ordinært bestyrelsesmøde Tid Torsdag den kl Sted På Sporet mødelokale 1.46 Deltagere Lasse Breddam, selvsupplerende, formand Jørgen R. Henriksen, Region Nordjylland, næstformand - AFBUD Kristian Gaardsøe, FOA Aalborg, næstformand - AFBUD Vibeke Haaning, KKR Nordjylland Jan Nielsen, Selvsupplerende Birger Thomsen, FOA Brønderslev - AFBUD Kaj Kristian Birket Pedersen, SOSU Nord, medarbejderrepræsentant Maybritt Skak Pedersen, SOSU Nord, medarbejderrepræsentant Lærke Pilgaard, elevrepræsentant - AFBUD Nichlas Lambek Jacobsen, elevrepræsentant Lene Kvist, SOSU Nord, konstitueret direktør Mette F. Lyng, SOSU Nord, økonomi- og administrationschef Gæst Revisor Peter Nørrevang Referent Lise-Lotte Tandrup Ruprecht - LIRU Dagsorden torsdag den : 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra den Årsregnskab 2015 v/mette Lyng og revisor Peter Nørrevang bilag 3.1 Årsrapport Årsresultat Revisionsprotokollat Årsrapport for Campus På Sporet 3.5 Kantineregnskab Orientering ved formanden 4.1 Deltagelse i årsmøde for B-SOSU og SOSU-lederforeningen den og den Status på proces for ansættelse af ny direktør 5. Orientering ved konstitueret direktør 5.1 Status på udbudsrunde SOSU Nord i tal - bilag Side 1 af 13

2 5.3 Orientering om MIO s bemærkninger til handleplan for øget gennemførelse Orientering om markering af jubilæum SOSU Nords projektansøgninger til Uddannelsespuljen bilag 6. Opfølgning på beslutninger fra B-mødet den v/konstitueret direktør 7. Aktivitetsopfølgning v/konstitueret direktør og økonomichef 8. Strategi 2016 v/konstitueret direktør 9. Godkendelse af afrapportering af direktørens resultatlønskontrakt bilag 10. Godkendelse af direktørens resultatlønskontrakt bilag 11. Eventuelt 12. Næste møde Pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles til bestyrelsen af godkende dagsordenen. Dagsordenen blev godkendt. Pkt. 2 Godkendelse af referat fra den Det indstilles til bestyrelsen at godkende referatet fra den Referatet blev godkendt. Pkt. 3 Årsregnskab 2015 v/mette Lyng og revisor Peter Nørrevang - bilag 3.1 Årsrapport Årsresultat Revisionsprotokollat Årsrapport for Campus På Sporet 3.5 Kantineregnskab 2015 Punkterne præsenteres ved revisor Peter Nørrevang, Deloitte, som vil gennemgå årsrapporten og revisionsprotokollatet for 2015 samt svare på spørgsmål. Punkterne gennemgås ikke på mødet, men der er mulighed for at stille spørgsmål. Side 2 af 13

3 Årets resultat 2015 er et overskud på ca. 1. mio. kr., hvilket er 4,6 mio kr. mindre end budgetlagt. Afvigelsen fra budgettet skyldes dels bortfald af færdiggørelsestaxameter på grundforløbet, og dels en mindre aktivitet på netto 182 årselever, der skyldes færre elever i 2. halvår, som følge af EUD reformen samt faldende aktivitet på VEU området. Et samlet omsætningsfald på 10%. Lønomkostningerne til undervisningsdelen er kun faldet med 8%, hvilket skyldes en tidsmæssig forskydelse af personaletilpasningerne i forhold til aktivitetsnedgangen samt et stort sygefravær. På den øvrige drift har SOSU Nord i året formået at reducere udgifterne med 6%, hvilket svarer til 4.5 mio. kr. Set i lyset af store omstillinger og en omfattende EUD reform ses overskuddet på 1 mio. kr. som tilfredsstillende. Det indstilles til bestyrelsen at godkende og underskrive Årsrapport Revisor gennemgik regnskabet. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Det bliver fortsat vigtigt, at have fokus på årsværk i forhold til årselever (ÅE). ÅE er skolens aktivitet og årsværk er fuldtidsansatte. Bestyrelsen spurgte ind til, om det er korrekt forstået, at organisationen ikke er fuldstændig tilpasset i forhold til ÅE, og fik det svar, at dette er korrekt, da tilpasningerne fra 2015 ikke er slået fuldt igennem endnu. Dertil kommer at optagetallene ikke har levet fuldt op til budgettet på januar- og martsoptaget. Det har ikke været muligt at tilpasse yderligere på grund af det høje sygefravær, som har gjort, at skolen bl.a. har været nødt til at indkalde vikarer. Bestyrelsen efterspurgte et klart overblik over, hvad de ekstraordinære omkostninger beløber sig til i forbindelse med genetableringen af et tillidsfuldt arbejdsmiljø på SOSU Nord, som bestyrelsen har besluttet iværksat samt et estimat på konsekvenserne af aktivitetudviklingen, udviklingen i lønomkostningerne, sygefravær m.v. Bestyrelsen tog til efterretning, at ledelsen har forventninger om et underskud i 2016, og på den baggrund besluttede bestyrelsen, at der løbende skal følges op på økonomien i bestyrelsen. Det blev derfor også besluttet, at der afholdes et ekstraordinært bestyrelsesmøde i juni måned, hvor budgetopfølgning og et revideret budget er på dagsordenen. Der udsendes en doodle med forslag til ekstraordinært bestyrelsesmøde i uge 25. På denne baggrund godkendte bestyrelsen årsrapport Der var ingen kritiske bemærkninger fra revisors side i revisionsprotokollatet. Side 3 af 13

4 I forhold til kantineregnskab er der konstateret øgede lønudgifter i.f.t. omsætning, og i særdeleshed i Hjørring. Det er fortsat lidt svært at vurdere på Aalborg, hvor 2015 er første år kantinen har kørt. Servicechefen har fuldt fokus på udviklingen i kantineregnskabet både i Aalborg og Hjørring. Bestyrelsen vil blive yderligere orienteret herom på juni-mødet. Pkt. 4 Orientering ved formanden 4.1 Deltagelse i årsmøde for B-SOSU og SOSU-lederforeningen den og den Formanden vil orientere om årsmøde 2016, som i år foregår i Horsens og indstille til, at man tilmelder sig hos SOSU Nords direktionssekretær, når programmet ligger klart. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Danske SOSU Skoler afholder generalforsamling og årsmøde i Horsens den Program for generalforsamlingen og årsmødet er sendt ud til bestyrelsen, som bedes tilmelde sig via Lise-Lotte hurtigst muligt, og senest den Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4.2 Status på proces for ansættelse af ny direktør Formanden orienterer om de afholdte møder med konsulent og ansættelsesudvalget og den fortsatte proces. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Formanden orienterede om, at der siden sidst er blevet udsendt referat fra møde i ansættelsesudvalget. Der er ligeledes udsendt mail til alle ansatte med profil og selve stillingsopslaget til direktørstillingen. Der er ligeledes blevet taget kontakt til Danske SOSU Skoler for at få stillingsopslaget linket til Danske SOSU Skolers hjemmeside. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Pkt. 5 Orientering ved konstitueret direktør 5.1 Status på udbudsrunde 2017 Der var ansøgningsfrist , og SOSU Nord har som planlagt ansøgning om godkendelse til: Grundforløb 1 i hovedindgangen Sundhed, Omsorg og Pædagogik Side 4 af 13

5 GF2 SOSU GF2 PA GF2 Redder Hovedforløb SOSU Hovedforløb PA Hovedforløb Redder SOSU Nords ansøgninger kan findes i dropbox en i mappen under 2016 EUD udbudsrunde. Der vil kort blive orienteret om den videre proces, herunder hvilke udfordringer, der er i forhold til de ansøgninger, SOSU Nord har indgivet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning, og drøfter de aktuelle udfordringer. Bestyrelsen er blevet orienteret om SOSU Nords ansøgninger, og præsentation heraf blev gennemgået samt vedhæftes dette referat. SOSU Nord arbejder på at være tilstede på satellitadresserne, og prøver at lave sammenlæsning på tværs med de øvrige tilstedeværende erhvervsuddannelsesinstitutioner. Det helt nye er redderuddannelsen, hvor formandskabet sammen med konstitueret direktør har afholdt møde med Ulla Astmann, som viste sig positiv overfor SOSU Nord som udbudssted. De faglige udvalg afgiver indstilling til REU senest den , hvorefter REU afgiver indstilling til Undervisningsministeriet om placering af udbuddene senest Skolerne kan herefter forvente en afgørelse fra Undervisningsministeriet ultimo september. EUD-udbudsrunden efterfølges af en AMU-udbudsrunde i Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5.2 SOSU Nord i tal - bilag Der er udarbejdet en samlet statistisk opgørelse for 2015 SOSU Nord i tal. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning, og drøfter evt. ønsker om at opgørelsen udgives i trykt eller digital pjeceform. SOSU Nord har genoplivet en tidligere pjece med SOSU Nord i tal og spurgte til bestyrelsens holdning til, om den skal ligge i et fysisk eller elektronisk format. Bestyrelsen stemte for et elektronisk format, som kommer til at ligge på hjemmesiden. 5.3 Orientering om MIO s bemærkninger til handleplan for øget gennemførelse 2016 Side 5 af 13

6 Bestyrelsen er via mail den fået tilsendt Handlingsplan for øget gennemførelse 2016 (HØG) til kommentering, og den endelige HØG er offentliggjort på SOSU Nords hjemmeside den På ekstraordinært MIO-møde den er HØG en blevet gennemgået, og MIO har haft lejlighed til at kommentere denne. På mødet vil blive orienteret om MIO s kommentarer/bemærkninger. Hermed link til HØG en på SOSU Nords hjemmeside: Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Punktet blev ikke gennemgået. Punktet sættes på dagsordenen til juni-mødet. 5.4 Orientering om markering af jubilæum 2016 Konstitueret direktør vil orientere om SOSU Nords markering af SOSU-skolernes 25-års jubilæum. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Alle SOSU Skoler har 25 års jubilæum i år, og der er kommet et initiativ fra centralt hold, om at skolerne skal holde noget sammen, hvilket er blevet besluttet skal ske på landsplan i uge 40. SOSU Nord har ligeledes drøftet, hvordan skolen internt vil markere jubilæet. Der er derfor nedsat en arbejdsgruppe, som holder første møde i uge 15. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5.5 SOSU Nords projektansøgninger til Uddannelsespuljen 2016 bilag På mødet vil der kort blive orienteret om de ansøgninger til regionens uddannelsespulje, som SOSU Nord er en del af sammen med andre nordjyske erhvervsskoler. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Punktet blev ikke gennemgået, der henvises til den udsendte orientering. Pkt. 6 Opfølgning på beslutninger fra B-mødet den v/konstitueret direktør Konstitueret direktør orienterer om ny ledelsesstruktur og planer for den videre proces med Samarbejdssekretariatet om bl.a. ny arbejdsmiljø- og samarbejdsstruktur, samt proces for udvikling af det psykiske arbejdsmiljø. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning, og at drøfte status for arbejdet. Side 6 af 13

7 Det nye organisationsdiagram blev præsenteret, hvor det har været vigtigt med en tydeliggørelse af ledelsesopgaven samt en tydeliggørelse af uddannelseschefernes ansvar i forhold til aktivitetsudviklingen. Der er ligeledes forsøgt at skabe større sammenhængskraft i hverdagen på skolens Hjørring-afdeling. Derudover er skemalægningen styrket. Præsentationen vedhæftes referatet. MIO har haft en seminardag med Samarbejdssekretariatet den , som var en rigtig god dag. MIO-repræsentanter har udtalt, at det var dejligt at kunne grine sammen igen. Samarbejdssekretariatet har efterfølgende anbefalet SOSU Nord, at der nedsættes en arbejdsgruppe til at udarbejde et udkast til arbejdsmiljø- og samarbejdsstruktur, og at Samarbejdssekretariatet vil supportere dette arbejde. Dette vil blive drøftet på det ordinære MIO-møde den Den oprindelige deadline for rekonstruktionen af et nyt MIO blev af bestyrelsen sat til den , som nu er overskredet, men bestyrelsen accepterede dette, da SOSU Nord er godt igang hermed, og da der er bedring i sigte. Ledelsen forventer at kunne have en ny MIO-struktur på plads inden sommerferien. I forhold til det psykiske arbejdsmiljø har SOSU Nord indgået aftale med ekstern konsulent; AM- Gruppen. Processen er i gang, og de første 5 teams kommer igennem forløbet inden sommerferien og de sidste 7 teams starter forløbet umiddelbart efter sommerferien. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Pkt. 7 Aktivitetsopfølgning v/konstitueret direktør og økonomichef Der gives en kort orientering om aktivitetsudviklingen i 2016, som den kendes på nuværende tidspunkt samt en kort redegørelse for de budgetafvigelser, der forventes bl.a. som følge af svigtende optagetal på årets første optag, og de forskellige organisatoriske tiltag, og konsulentbistand i.f.t. udvikling af det psykiske arbejdsmiljø og rekrutteringsproces. Dertil kommer at et fortsat højt sygefravær øger lønudgifterne. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Punktet blev ikke gennemgået. Emnerne indgår i budgetopfølgningen på mødet i juni. Pkt. 8 Strategi 2016 v/konstitueret direktør bilag SOSU Nord udarbejder årligt en strategi- og indsatsplan for det kommende år, der med afsæt i skolens selvevaluering og kvalitetsopfølgning fokuserer vores indsats mod skolens aktuelle udfordringer og muligheder i vores stræben efter at skabe erhvervsuddannelser og efteruddannelse af høj faglig kvalitet. Side 7 af 13

8 Skolens strategi- og indsatsplan udgør sammen med skolens handleplan for øget gennemførelse skolens opfølgningsplan, jf. bekendtgørelse om erhvervsuddannelse 7 stk. 3. Oplægget er forinden bestyrelsesmødet drøftet i skolens MIO-udvalg. Oplægget indstilles til drøftelse og godkendelse i bestyrelsen. Punktet blev ikke gennemgået. Punktet sættes på dagsordenen til juni-mødet. Pkt. 9 Godkendelse af afrapportering af direktørens resultatlønskontrakt bilag Afrapportering af direktørens resultatlønskontrakt skal drøftes i bestyrelsen efter en dialog med lederen, jf. Undervisningsministeriets bemyndigelse til bestyrelsen til at indgå resultatkontrakter med institutionens øverste leder og øvrige ledere modtaget den Den samlede bestyrelse træffer derpå uden lederens tilstedeværelse beslutning om størrelsen af den endelige udbetaling på baggrund af målopfyldelsen. Beslutning herom er alene bestyrelsens. Vedlagt er den samlede afrapportering fra direktøren for 2015, og et forslag til resultatopgørelse. På baggrund af afrapporteringen indstiller formandskabet forslaget til resultatopgørelse til godkendelse i bestyrelsen. Formandskabet har gennemarbejdet afrapporteringen, og indstiller den til godkendelse i bestyrelsen. Bestyrelsen bakkede op om en godkendelse af afrapporteringen med den angivne procentdel. Pkt. 10 Godkendelse af direktørens resultatlønskontrakt 2016 bilag Formål med resultatkontrakten Resultatkontrakten med den øverste leder skal tjene følgende overordnede formål: Den skal fungere som et styringsredskab for bestyrelsen Den skal understøtte dialogen mellem bestyrelse og ledelse om fastsættelse og gennemførsel af væsentlige lang- og kortsigte målsætninger Den skal skabe synlighed og gennemskuelighed omkring institutionens mål og resultater Side 8 af 13

9 Ved kontraktindgåelse med den øverste leder fastlægger bestyrelsen efter aftale med lederen både aftalens økonomiske ramme, indsatsområder og mål for lederens indsats. Resultatlønskontraktens økonomiske ramme Resultatlønskontrakten indgås i forhold til to rammer: Basisramme og ekstraramme. Basisrammen: Bestyrelsen bestemmer, hvilke indsatsområder der skal indgå i basisrammen. Indsatsområderne skal afspejle institutionens udfordringer, kortsigtede som langsigtede, jf. ovenfor. Ekstrarammen: Til ekstrarammen er der knyttet tre krav: Indsatsområderne skal indeholde krav om markante resultater, som fører til synlige ændringer for institutionen. Blandt indsatsområderne i ekstrarammen skal indgå målsætninger om Et målrettet arbejde med prioritering og planlægning af lærernes arbejdstid, så lærerne anvender en større del af deres arbejdstid sammen med eleverne ved undervisning eller andre læringsaktiviteter En målrettet indsats mod frafald Begge indsatsområder skal indgå i kontrakter, hvori ekstrarammen benyttes. Bestyrelsen bestemmer indsatsområderne efter dialog og aftale med lederen. Det er bestyrelsens ansvar at vurdere, hvilke opgaver, udover de nævnte, som egner sig til ekstrarammen. Den økonomisk ramme for aftalen er, jf. Undervisningsministeriets bemyndigelse til bestyrelsen i forhold til at indgå resultatkontrakter med institutionens øverste leder og øvrige ledere, samt retningslinjer herfor af 27. juni 2013: Vedlagt i bilag er udkast til indsatsområder og resultatmål. Det indstilles at der resultatlønsaftalen indgås i forhold til både basis- og ekstraramme. Antal årselever Basisramme Ekstraramme I alt < Beregning af årselever (SOSU Nord 2015-tal): Udbud Vægtning ÅE 2015 Vægtet ÅE Side 9 af 13

10 EUD/EUV/GVU/IDV AMU FVU / OBU I alt På baggrund af strategi- og indsatsplan samt handleplan for øget gennemførelse for 2016, er der udarbejdet forslag til direktørens resultatlønskontrakt for perioden 1. januar 31. december 2016 i f.t. følgende indsatsområder: Basisramme: 1. Budget den tredelte bundlinje a. Rekruttering til uddannelserne og uddannelsesaktivitet b. Digitalisering 2. SOSU Nord som en stærk kompetencepartner på VEU-området a. Forberede kommende AMU-udbudsrunde 2017 b. SOSU Nords rolle i VEU-centrene c. AMU-aktivitet 3. Elev-og kursisttilfredshed a. Elevtilfredshedsundersøgelse (ETU) b. Undervisningsevaluering (UE) c. Kursisttilfredshed (AMU) 4. EUD-udbudsrunde a. Ansøgningsrunden b. Forberedelse af redderuddannelsen før, under og efter ansøgningsrunden 5. Arbejdsmiljø a. Justering af ledelsesstruktur, samarbejds og arbejdsmiljøorganisering b. Udviklingsproces med AM-gruppen v. Mads Trampedach (MT) Ekstraramme: 6. Et målrettet arbejde med prioritering og planlægning af undervisernes arbejdstid a. Revision af kontaktlærerfunktionen b. Central skemalægning for EUD/EUV 7. En målrettet indsats mod frafald og øget gennemførelse af uddannelse a. Øget andel elever, der gennemfører fag på niveau over det obligatoriske b. Flere elever skal gennemføre deres erhvervsuddannelse c. Styrket elevdemokrati og inddragelse af elevråd Side 10 af 13

11 Der gøres opmærksom på at overskriften Budget den tredelte bundlinie for 2016 realistisk ikke kan omfatte et mål om overskud på skolens drift set i lyset af de aktuelle udfordringer og ekstraudgifter, som skolen står med i Særligt for 2016 er, at kontrakten indgås med konstitueret direktør Lene Kvist for en periode fra 1. januar 2016 til konstitueringsperiodens udløb. Herefter overtages kontrakten af nyansat direktør. Der sker en forholdsmæssig udbetaling af det opgjorte resultatbeløb svarende til det antal måneder, de pågældende hver især har bestridt jobbet som direktør for SOSU Nord. Det indstilles til bestyrelsen at drøfte og godkende direktørens resultatlønskontrakt for Direktørens resultatlønskontrakt for 2016 bygger på strategiplanen, og har været til høring i MIO, som har nikket anerkendende til den. Den er blevet gjort mere målbar og mere gennemskuelig. Bestyrelsen pointerede 4 vigtige indsatsområder, som bør indgå i resultatlønskontrakten: at man kan holde budgettet at man kan udvikle sit området rent fagligt at man kan opnå stor medarbejdertilfredshed medarbejdertrivsel, elevtrivsel at man kan nedbringe frafaldet på uddannelserne Det blev derfor besluttet, at indarbejde de ovennævnte ting i den nye resultatlønskontrakt, som sendes i høring i bestyrelsen snarest muligt. Pkt. 11 Eventuelt Elevrådsrepræsentanter: De nuværende elevrådsrepræsentanter træder ud af bestyrelsen, da de ikke længere går på uddannelse hos SOSU Nord, og elevrådet i Aalborg og Hjørring udpeger 2 nye elevrådsrepræsentanter til bestyrelsen. Bestyrelsesformanden tager kontakt til de nuværende elevrådsrepræsentanter, og informerer dem om deres udtræden. Revision i udbud: Skolerne skal jævnligt gå i udbud, og SOSU Nord har møde med VUC i uge 15, hvor de to institutioner vil revidere på den nuværende kontrakt med Deloitte. Ifølge SKI-aftalen (Statens og Kommunernes Indkøbsservice) kan skolerne frit vælge BDO. Når SOSU Nord har haft møde med BDO og modtaget tilbud, vil bestyrelsen blive inddraget i beslutning om valg af revisor. Side 11 af 13

12 Udsyn 2020 : Udsyn 2020 blev indgået med en tildigere bestyrelse, og derfor blev der efterlyst et strategiseminar for den eksisterende bestyrelse i starten af 2017 for at revidere/påbegynde en ny langsigtet strategiplan. Pkt. 12 Næste møde Næste ordinære bestyrelsesmøde er planlagt til torsdag den kl , mødelokale 1.46 På Sporet, Aalborg. Der udsendes doodle med henblik på et ekstraordinært møde ultimo juni. Side 12 af 13

13 Referat af er godkendt og underskrevet på bestyrelsesmøde den xx Lars Bo Breddam Jørgen Henriksen Jan Nielsen Vibeke Haaning Kristian Gaardsøe Birger Thomsen Lærke Pilgaard Maybritt Skak Pedersen Kaj Kristian Birket Pedersen Nichlas Lambæk Dirigent Side 13 af 13