Referat AARHUS UNIVERSITET. Møde den 9. november 2017 Preben Hornungstuen Hovedsamarbejdsudvalgsmøde, møde nr. 4, 2017

Transkript

1 Møde den 9. november 2017 Preben Hornungstuen Hovedsamarbejdsudvalgsmøde, møde nr. 4, 2017 Referat Til stede: Brian Bech Nielsen (BBN), Arnold Boon (ABOON), Thomas Pallesen (TP), Johnny Laursen (JL), Lars Bo Nielsen (LBN), Olav W. Bertelsen (OWB), Aase Pedersen (AP), John Kapstadt (JK), Helle Colding Seiersen (HCS), Bertha B. Mortensen (BBM), Peter Kithler (PK), Steffen Junker (SJ), Anders K. Moestrup (AKM), Marie Vejrup (MV), Mini Mehlsen (MM), Steen Henrik Møller (SHM), Heidbra Jonsdottir (HJ), Tinna Meyer (TM) samt Anne Lindholm Behnk (ALBE) Afbud: Berit Eika, Niels Chr. Nielsen og Anne Marie Bundsgaard Referent: Dorrit Wedendahl Dorrit Wedendahl Dagsorden 1. Bemærkninger til og godkendelse af dagsorden 2. Orientering om ny strategisk rammekontrakt 3. Opsamling på lønforhandling Principper for fordeling af kompetencefondsmidler 5. Mødeplan for HSU AU s økonomi 7. Orientering fra formand og ledelsesside 8. Orientering fra næstformænd og medarbejderside 9. Kommunikation fra mødet 10. Eventuelt 11. Næste møde Dato: 11. december 2017 Sags nr.: Ref: dew Side 1/8 Highlights fra mødet Opsamling på lønforhandling 2017: Mange oplever, at der bliver brugt meget tid på den årlige lønforhandling. Der vil blive arbejdet med muligheder for at forbedre processen til den kommende forhandling. Principper for fordeling af kompetencefondsmidler: HSU godkendte principper for fordeling af kompetencefondsmidler. De indeholder bl.a. krav om 50 % medfinansiering fra egen afdeling, krav om en individuel udviklingsplan og en beløbsgrænse for ansøgning på 6000 kr. Kompetencefondsmidlerne anvendes til relevant almen og faglig efter- og videreuddannelse. Se mere på Kompetencefonden AU s økonomi: Der forventes et overskud på ca. 19 mio. kr. som årsresultat for Medarbejderrepræsentanterne fandt det svært at forstå, at det er nødvendigt at afskedige medarbejdere i de administrative centre, og de appellerede til mere langsigtet planlægning, så afskedigelser kan undgås. Ledelsen bestræber sig på at planlægge langsigtet, men fastholder planen om 2 procents reduktion årligt i enhedsadministrationens budget. Udvikling & Arbejdsmiljø Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej Aarhus N Tlf.: hr@au.dk Web:

2 Referat Side 2/8 1. Bemærkninger til og godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Orientering om ny strategisk rammekontrakt - orientering BBN oplyste: Den strategiske rammekontrakt afløser den hidtidige udviklingskontrakt. Rammekontrakten er 4 årig, og den er tænkt at skulle give mere frihed til institutionerne med rammestyring frem for detaljestyring. Det første forhandlingsmøde med ministeriet er aftalt til den 27. november 2017, og der skal 5-8 effektmål drøftes. På andet forhandlingsmøde i marts 2018 skal drøftes indikatorer med måltal for de effektmål, som er fastlagt. AU har udarbejdet et oplæg til 7 effektmål i alt; 2 på forskning, 2 på uddannelse og 3 på øvrige områder. Oplægget har været drøftet i bestyrelsen den 27. oktober Samtidig med udarbejdelsen af forhandlingsudspillet om effektmålene bl.a. med input fra de akademiske råd og de tværgående udvalg har universitetsledelsen udarbejdet en kort beskrivelse af de strategiske satsninger, som er besluttet de seneste år. Det er f.eks. ingeniørsatsningen, folkeskolesatsning og samling af sprogfagene på ARTS. Beskrivelsen er en præcisering og fokusering af Strategi Det er AU s ønske, at den strategiske rammekontrakts effektmål falder inden for specifikke områder, som universitetet ønsker at ændre ved de nye strategiske satsninger. Det er også ønsket, at de indikatorer, der skal måles på, er nogle, som universitetet selv har indflydelse på og kan påvirke i den ønskede retning. Der er opbakning fra bestyrelsen hertil. BBN nævnte følgende udspil til de 7 strategiske effektmål: Kerneopgave A) At drive forskning Mulige strategiske effektmål Styrke forskningsmiljøernes internationale konkurrencekraft. Styrke forskningsindsatsen på vitale områder for samfundsudviklingen og derigennem understøtte indsatsen for at sikre højt kvalificerede dimittender beskæftigelse i den private og den offentlige sektor.

3 Kerneopgave B) At give forskningsbaseret uddannelse Side 3/8 Mulige strategiske effektmål Øget læringsudbytte via bedre udnyttelse af ny teknologi Flere uddannelsesforløb med integration af erhvervsrettede elementer Kerneopgave C) At samarbejde med det omgivende samfund Muligt strategisk effektmål Universitetet vil være en primær samarbejdspartner for den offentlige og private sektor Kerneopgave D) At udføre opgaver for en minister efter aftale (forskningsbaseret myndighedsbetjening) Muligt strategisk Muligt effektmål strategisk effektmål Fastholdelse Fastholdelse og udvikling og udvikling af universitetets af universitetets bidrag til bidrag samfundet til samfundet gennem gennem myndighedsbetjeningen myndighedsbetjeningen Kerneopgave E) At medvirke til at sikre, at den nyeste viden inden for relevante fagområder gøres tilgængelig for videregående uddannelse uden forskning Muligt strategisk effektmål Øget videnoverførsel til professionshøjskolerne og samfundet inden for skoleog dagtilbudsområdet i regi af Nationalt Center for Skoleforskning (NCS) HSU s spørgsmål og bemærkninger: AP spurgte, om der er sket en ændring i forhold til internationalisering, siden det ikke er blandt effektmålene. BBN svarede, at det er der ikke. Internationalisering er stadig vigtigt, og den fastlagte strategi følges, men der er ikke særskilt nye satsninger på området. HJ spurgte, om der er risiko for, at bevillinger vil blive fjernet, når effektmålene kun berører en lille del af AU s aktivitetsområder. BBN svarede, at der ikke er aktiviteter, der skal indskrænkes. Effektmålenes fokus er det, som de fælles strategiske midler anvendes til. MV spurgte, om der finder samarbejde sted mellem universiteterne i forhold til fastsættelse af de strategiske effektmål. BBN svarede, at det gør der ikke, men at universiteterne kender hinandens strategiske satsninger. LBN supplerede med, at inden for sundhedsområdet er der en tæt dialog mellem deka-

4 nerne, men fokus her er typisk universitetssektoren i forhold til andre sektorer. Side 4/8 OWB bemærkede, at kvantitative mål er brugbare, når der er fokus på de strategiske satsninger, men at det kan være vanskeligt med kvalitative mål. Bemærkninger til udspillet til de 7 strategiske effektmål: OWB bemærkede, at fremragende grundforskning er vigtig mål for forskningen. OWB fandt endvidere, at udspillet til effektmål for samarbejde med det omgivende samfund er bredt og ikke særlig specifikt. SHM fandt det positivt, at fastholdelse og udvikling af universitets bidrag til samfundet gennem myndighedsbetjening indgår som mål. Det vil være godt med Uddannelses- og Forskningsministeriets opbakning hertil. Oplysning om den videre proces: BBN afsluttede med oplysning om, at mellem de to forhandlingsmøder med ministeriet 27. november 2017 og marts 2018, er der en høring i de akademiske råd, de tværgående udvalg, fakultetsledelserne og HSU. Høringen er fra 4. december 2017 til 10. januar Opsamling på lønforhandling 2017 drøftelse Indledning: ABOON inviterede til kommentarer til og indtryk fra lønforhandling 2017, med henblik på læring til næste års lønforhandling. Følgende spørgsmål kunne overvejes: Hvad er gået godt? Hvad er gået mindre godt? Hvordan kan vi eventuelt mindske tidsforbruget? Hvordan har forhandlingsklimaet været? Er der sket forbedringer i tilbagemeldingen af forhandlingsresultatet? Hvad kan ledere og tillidsrepræsentanter gøre for at lønforhandlingen ikke afstedkommer frustration hos medarbejderne? HSU s bemærkninger: MV oplyste, at den administrative understøttelse, som de forhandlende havde modtaget på ARTS i forhandling 2017, havde været fantastisk og sparet meget tid. MV opfordrede til at fortsætte i dette spor. OWB nævnte, at det er godt, at arbejde videre med at nedsætte tidsforbruget. Man kan overveje, om tidsforbruget står i forhold til lønforhandlingsbudgettet, men det er grundlæggende, at der skal ske en lønforhandling hvert år uanset størrelsen af lønforhandlingsbudgettet. AP nævnte, at fællesmøder, som eksempelvis bliver holdt på HE med tillidsrepræsentanterne forud for lønforhandlingen kan undværes. AP fandt i øvrigt, at det informationsmateriale, der stilles til rådighed i forhandlingen er godt. AP nævnte også, at lederne kan blive endnu bedre i deres tilbagemelding af

5 forhandlingsresultatet. AP var ikke sikker på, at afskaffelse af skriftlig tilbagemelding til medarbejdere, som ikke får en lønforbedring er vejen frem, således som det overvejes på ST. Side 5/8 HCS gjorde opmærksom på, at der er eksempler på manglende sammenhæng mellem de mundtlige tilbagemeldinger og de faktiske begrundelser for ikke at opnå en lønforbedring. BBM s erfaring er, at når der en god dialog med HR-partneren og de forhandlende parter om begrundelser i forhandlingen, så fungerer tilbagemeldingen tilfredsstillende. BBM beklagede, at det samlede resultat af årets lønforhandling først kunne ses i november. PK så gerne, at perioden hvor medarbejderne kunne søge om lønforbedring bliver længere, idet der særligt på rengøringsområdet er behov for at tillidsrepræsentanterne skal bistå med ansøgning, og der er mange medarbejdere på området. AKM bemærkede, at der blev anvendt meget tid på at ansøge og forhandle om relativt få midler. Givet at der skal forhandles, kan det overvejes, om vi bruger den rigtige model for forhandlingen på AU. ALBE gav tilsagn om i fællesskab med fællestillidsrepræsentanterne at se nærmere på indsatsen i lønforhandlingen, og om der er greb, som kan anvendes for at forbedre processen. BBN takkede afslutningsvis for HSU s bemærkninger. 4. Principper for fordeling af kompetencefondsmidler - beslutning AP s indledning: I den nuværende overenskomstperiode, som slutter til april 2018 er afsat i alt 99 mio. kr. til kompetenceudvikling i statens institutioner via kompetencefonden. Samarbejdsorganisationen skal fastlægge retningslinjer for anvendelsen i den enkelte institution. HSU s fordelingsudvalg har udarbejdet sådanne retningslinjer/principper og indstiller, at HSU godkender disse. HSU s bemærkninger: MM bemærkede, at principperne er i orden, men anførte, at der bør sker en vurdering af forholdet mellem behov, kursuskvalitet og fagligt udbytte, når det gælder sprogmedarbejdernes muligheder for at deltage i efteruddannelse i udlandet. BBN fastslog, at diskussionen om engelskkurser i Canning var lukket, og at beslutning om deltagelse i konkrete uddannelsesaktiviteter ligger lokalt, hvor relevans, kursusbehov og medarbejderens udviklingsplan vurderes.

6 BBM spurgte, om der er lokale budgetter til at finansiere danske rejseudgifter i forbindelse med kompetenceudviklingsaktiviteter for kompetencefondsmidlerne. AP bekræftede, at det er der. Side 6/8 PK opfordrede til, at der gives støtte til at udarbejde individuel udviklingsplan til kompetencefondsansøgning, hvis der er behov for det. AP opfordrede til, at MUS holdes i første del af efteråret, så det er muligt, at kompetenceudviklingsbehov drøftes og besluttes inden ansøgningsfristen for kompetencefondsmidler medio december. Det er ikke hensigtsmæssigt at udskyde den ansøgningsfrist, da mange kurser starter først på året. Konklusion: HSU tilsluttede sig principperne for kompetencefondsmidlernes anvendelse, herunder at der fremadrettet ikke gives tilskud til rejseomkostninger i Danmark, og at beløbsgrænsen for ansøgninger er 6000 kr. 5. Mødeplan for HSU beslutning Forslaget til mødeplanen for 2018 blev vedtaget. Der holdes HSU-møde 28. februar, 16. april, 7. juni, 26. oktober og 7. december AU s økonomi orientering a) Økonomi 2017 (Punkt 6 blev behandlet efter punkt 2) ABOON oplyste: Økonomirapport 3, (ØR3) 2017 har været behandlet i bestyrelsen 27. oktober ØR3 er en prognose af årsresultat for 2017 baseret på årets første 8 måneder. I prognosen forventes et årsresultat for 2017 på + 19 mio. kr. Det er lidt bedre end budgetteret. Det positive resultat skyldes, at AU ikke får nogen fremdriftsbøde i 2017, og at fakulteterne optjener flere uddannelsesindtægter. Forbruget af eksterne midler er en smule lavere end budgetteret, men der er stadig tale om en stigning på 2,2 % i forhold til Omkostningerne er lidt lavere end budgetteret. Dette dækker over modsatrettede ændringer. Der er lavere huslejeudgifter som følge af forsinkelse af ibrugtagning af Skou-bygningen samt lavere lønomkostninger. Modsat huslejen forventes øvrig drift at stige, idet der er anvendt midler til en engangsudgift på Skou-bygningen, som medfører, at den fremtidige husleje bliver lavere. Endvidere gennemføres forskellige investeringer i faciliteter og studiemiljø. Der har været dobbelt så højt afkast på likviditeten i årets første otte måneder som budgetteret. Der er ikke indarbejdet yderligere gevinst i prognosen for resten af året. ABOON nævnte, at det er positivt, at vi har et højt afkast på likviditeten, men understregede, at det også kan ændre sig: en rentestigning vil

7 medføre kurstab på de obligationer, de likvide midler er investeret i, og vil dermed medføre et mindre afkast eller sågar negativt afkast. AU Økonomi og Bygninger arbejder løbende med likviditetsstyring, da vi ville få det ringeste afkast, hvis pengene blot står på AU s bankkonto. Side 7/8 Vedrørende fakulteternes økonomi forventes forbedrede resultater for ARTS, BSS og ST, mens der for HE forventes et dårligere resultat end budgetteret. HSU s bemærkninger: AP bemærkede, at der er svært for AU s tillidsrepræsentanter og fællestillidsrepræsentanter at forstå, at det er nødvendigt at afskedige medarbejdere i administrationscentrene på ST og HE, når egenkapitalen og likviditeten er så høj. En mere langsigtet planlægning, hvor naturlig afgang indgår, burde kunne ske, så afskedigelser kan undgås. AP fandt desuden at med så god økonomi, bør der investeres mere i digitalisering og medarbejdernes kompetenceudvikling. HJ appellerede også til, at afskedigelser blev undgået ved hjælp af mere langsigtet planlægning. MM ønskede, at de strategiske satsninger indeholdt investering i medarbejdere, så usikkerhed og stress kunne mindskes ved en større sikkerhed i ansættelsen. ABOON svarede, at likviditeten ikke må sammenblandes med investeringer. De likvide midler er bevillinger til bestemte formål, som modtages, før de skal anvendes, og derfor står på bankbogen til brug for at afholde senere udgifter. AU har som målsætning, at egenkapitalen udgør 10 % af omsætningen, og at egenkapitalen nedbringes ved at investere i strategiske satsninger f.eks. educational IT. Andre digitale investeringer overvejes. Men den besluttede plan om en reduktion af de administrative omkostninger på 2 % årligt følges, og der arbejdes i alle enheder med, at så meget som muligt af reduktionen i medarbejderstaben sker ved naturlig afgang. Dette er også sket i administrationscenter ST og HE, således at afskedigelsernes antal er begrænset mest muligt. BBN bemærkede, at AU har en lav egenkapital i forhold til omsætningen sammenlignet med øvrige danske universiteter, og at det er nødvendigt at kunne trække på egenkapitalen i år med større underskud. AU havde i 2017 også budgetteret med et underskud for at nedbringe egenkapitalen, men det forhold, at vi ikke får en fremdriftsbøde i 2017, og at vi optjener flere uddannelsesindtægter, betyder, at der forventes et beskedent overskud i Der er på AU en sund tradition for hjælpe på tværs, når der er økonomiske udfordringer, og det fortsætter med hjælp til løsninger, som er bæredygtige fremadrettet. De investeringer, der foretages, skal ske strategisk og bidrage til, at

8 universitetet er konkurrencedygtigt. Side 8/8 LBN bemærkede, at HE heller ikke synes, det er godt at afskedige medarbejdere, men at det er nødvendigt at tilpasse omkostningerne. LBN fandt, at samarbejdet med tillidsrepræsentanterne har fungeret forbilledligt i den vanskelige situation. LBN nævnte også universitetsledelsens lydhørhed i forhold til at finde bæredygtige løsninger f.eks. med Skou-bygningen. PK og OWB bemærkede samstemmende, at der har været gode processer f.eks. i LSU om afskedigelserne, men at starten og informationen indledningsvis kunne have været bedre. Der var uklarhed om, hvad det drejede sig om, og besparelserne kom bag på medarbejderrepræsentanterne. HCS bemærkede, at ikke er hensigtsmæssigt, når det i kommunikationen om besparelser oplyses, at nogle faggrupper er friholdt for afskedigelser. BBN afsluttede med at kvittere for HSU s bemærkninger, som ledelsen har noteret sig. b) Orientering om finanslovsforslag 2018 Punktet blev ikke drøftet. 7. Orientering fra formand og ledelsesside - orientering a) Orientering om dagsorden for bestyrelsesmøde 27. oktober Punktet blev udsat til næste møde. 8. Orientering fra næstformænd og medarbejderside - orientering Intet. 9. Kommunikation fra mødet - beslutning HSU besluttede at opsamling på lønforhandling 2017, beslutning om principper for kompetencefondsmidler samt synspunkter om langtidsplanlægning fra økonomi-drøftelsen indgår i highlights. Årsplan for 2018 offentliggøres på hjemmesiden. 10. Eventuelt Intet. 11. Næste møde Næste HSU-møde er 4. december 2017 kl Mødet holdes i Frandsensalen.