Der er en ret stor stigning fra 2016 til 2017 med ca. 2 dage i gennemsnit pr. medarbejder, hvilket svarer til mere end ét årsværk.

Transkript

1 Side 1/5 Mødedato: 25. januar 2018 kl Mødested: IT-Undervisningslokale Mødeemne: LSU Økonomi og Bygninger Deltagere: Niels Jørgen Rasmussen, Anette Svejstrup, Arne N. Skov, Charlotte Lyngholm, Michael Hertzum Krattet, Tina Dreier, Anders Kragh Moestrup, Tanja Stride, Henriette Sander Stær, Michael Viby Rasmussen, Jenny Oostwouder, af LAMU/LSU mødet referent: Anna Haurdahl 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. 2. Sygefraværsstatistik Ø&B Sygefraværsstatistikken for 2017 giver grundlag for at sammenligne med de tidligere år, og den viser, at sygefraværet i perioden er stigende. Det korte sygefravær er steget svagt fra år til år, også samlet set. Antallet af sygdomsramte personer er ikke så meget højere end tidligere, men de, som er syge, er det i længere tid. Der er en ret stor stigning fra 2016 til 2017 med ca. 2 dage i gennemsnit pr. medarbejder, hvilket svarer til mere end ét årsværk. I Ø&B kan der være flere medarbejdere med en 56-aftale end andre steder på AU. En 56-aftale betyder, at man har en kronisk sygdom, hvortil der fra kommunens side ydes refusion til AU, når medarbejderen har fravær pga. denne sygdom. Opmærksomheden henledes på, at når Ø&B påtager sig et socialt ansvar og ansætter medarbejdere på særlige vilkår, vil sygefraværet også være højere end nogle andre steder. Der var enighed om, at der skal arbejdes med sygefraværet, så det kan forsøges påvirket i positiv retning, og det blev besluttet at nedsætte en arbejdsgruppe bestående af Tina, Arne, Esther, NJRA, Bente (teamleder i Servicegruppen) og yderligere to medarbejdere; én fra Indkøb eller BI og én fra Regnskab. Sygefravær er en kompleks størrelse og i et vist omfang stadig et tabubelagt emne, som kan være svært at tale om. Det er derfor vigtigt, at der bliver taget hul på snakken, hvilket arbejdsgruppen måske kan bidrage til. Når man skal forsøge at lave nogle tiltag, er det vigtigt at kende årsagen til sygefraværet og få sat perspektiv på ud fra de indikationer, der er i de enkelte afdelinger. Det er nødvendigt at dykke ned i tallene og analysere dem. Herudover kan AU Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Trøjborgvej Aarhus C Tlf.: au@au.dk Web:

2 Side 2/5 det evt. være en idé at hente inspiration fra andre virksomheder, som har arbejdet med sygefravær og se, hvordan de har håndteret opgaven og med succes fået sygefraværet nedbragt. Arbejdsgruppen får således som udgangspunkt tre opgaver: 1) Blive klogere på fakta omkring sygefraværet i AU ØB 2) Formulere nogle konkrete målsætninger for reduktion i sygefraværet i AU ØB 3) Komme med forslag til indsatser og handlinger som kan reducere sygefraværet, så målsætningerne kan nås. Herunder hvordan drøftelse af sygefraværet bliver mere åben og mindre tabubelagt. 3. Digital uddannelse Digital dannelse har været drøftet i ASU, hvor man bl.a. foreslog, at drøftelsen også kunne finde sted lokalt. Ligeledes har Arnold Boon sat punktet på dagsordenen bl.a. med det formål at have fokus på, at arbejdet hele tiden skal gøres bedre og mere effektivt. Michael har fremsendt kursusmateriale omhandlende digital projektledelse og digital projektstyring, som er medtaget her for at indgå i drøftelsen om, hvad digital dannelse er. NJRA omdelte et kort oplæg og fastslog, at der er mange vinkler ifm. digital dannelse. På de sociale medier handler det især om, hvordan man opfører sig, hvordan skriver man og i hvilken tone. Digitale kompetencer er evnen til at anvende digitale værktøjer, fx når man bliver præsenteret for et nyt værktøj på arbejdspladsen, men også evnen til at bruge værktøjet kreativt. Tankegang, holdningen til det, nysgerrighed, åbenhed ift. opgaver og at kunne se muligheder. Det handler om, at man tør det, er positiv over for forandringer og bruger den teknologi, der er til rådighed. På den måde kan man blive digitalt dannet. Det handler både om anvendelse af ny teknologi på arbejde og i fritid. Kan arbejde og fritid smelte sammen, hvad angår digital dannelse, bliver det nemmere. Efter NJRA s oplæg drøftede man, hvad det vil sige at være digitalt dannet i ØB. Den digitale verden er kommet for at blive, og det handler om at hænge på, følge med og hele tiden udvikle og rykke sig. Arbejdsopgaverne skifter karakter, kontrolopgaver udskiftes med rådgivningsopgaver, og kompetenceudvikling og ikke mindst forandringsvillighed er vigtig. Udviklingen kan ikke stoppes, og derfor gælder det om at tage positivt imod den nye teknologi, hvilket der er opmærksomhed omkring i de enkelte afdelinger. Der

3 Side 3/5 er derfor ikke et umiddelbart behov for at sætte yderligere i gang omkring digital dannelse. Der var forslag om evt. at afholde et fælles arrangement om, hvor vi bevæger os henad. Hvilke nye løsninger er på vej, og hvordan kan den nye teknologi påvirke vores hverdag. 4. Opfølgning på MUS Opfølgning på MUS foregår på årets første møde, og selvom der er skrevet ud til hele huset, er der ikke modtaget tilbagemeldinger fra medarbejderne ang. MUS. Det vurderes, at MUS efterhånden opfattes som noget helt naturligt, hvor medarbejder og leder har en dialog og aftaler evt. kompetenceudvikling, nye opgaver, særlige indsatser mv. Fra ledergruppen meldes det ud, at MUS kører efter hensigten, og som det skal, idet den løbende dialog/opfølgning mellem medarbejder og leder i løbet af året er vigtig. MUS forløber fint, og inden næste runde kan det overvejes, om der er særlige temaer, der skal tages fat på. 5. Foto på mails Foto på mail har været drøftet i LAMU, i ledergruppen og med AU HR for at høre, hvad holdningen på AU er. Der er enighed om, at foto på mails har en god effekt, da det giver en oplevelse af nærvær, hvilket bl.a. kan medvirke til en god tone. Det er altid rart at have ansigt på den, man korresponderer med. Ledergruppen synes ligeledes, at det er en god idé, og vil gerne opfordre til, at man får sat foto på sin mail og dermed også i PURE. Det har en god effekt og fremmer, at man knyttes sammen på AU. For at sikre ensartede medarbejderfotos, tages kontakt til en fotograf på AU til at tage billederne. Der sendes en orientering ud til hele huset om, at man kan få taget et professionelt foto til sin mail vedhæftet en vejledning til at uploade sit foto. 6. Eventuelt, herunder evt. kommunikation til medarbejderne Orientering - Arbejdsgruppe, som skal arbejde med sygefravær, der vælges yderligere to medarbejdere. Orientering - Foto på mails/professionelt foto/vejledning til at uploade foto

4 Side 4/5 af LSU mødet referent: 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt. 2. Opfølgning på referat fra mødet den 30. november 2017 Ingen bemærkninger. 3. Orientering fra formand og næstformand Orientering om mødet i ASU den 11. december 2017 I forbindelse med afskedigelserne hos administrationscentrene ST og HE, grundet de årlige besparelser på 2 pct., drøftede ASU, hvordan en god proces kan tilrettelægges. Blandt andre punkter blev digitalisering, på baggrund af universitetsdirektørens blogindlæg, drøftet ligesom sygefraværet der henvises til referatet. Anders orienterede om valget af tillidsrepræsentanter inden for AC-gruppen. Anders blev genvalgt, og Michael Viby Rasmussen blev valgt som suppleant. Orientering om personale Der er løbende personaleomsætning opsigelser og ansættelser. Der er ingen usædvanlige situationer med kritisk bemanding. 4. Lønforhandlingsproces 2018 Den overordnede tidsplan for lønforhandlingsproces 2018 er fastlagt; på baggrund af denne er der udarbejdet en lokal plan for processen i Økonomi og Bygninger. Modsat tidligere år afholdes forhandlingsmøderne på AC-området samlet førhen tre separate forhandlingsmøder. Dermed får tillidsrepræsentanterne et samlet billede af resultatet af forhandlingerne på AC-området. Ansøgningsprocessen i 2018 er digitaliseret; det vil sige, at der skal foretages en onlineansøgning, og tekstområdet er begrænset til tegn. Ansøgningsperioden er den marts og i ugen optil udsendes orienteringsbrev til medarbejderne, hvori ansøgningsprocessen er beskrevet og med relevante links til brug for ansøgningen samt kriterierne, der blev vedtaget i Lønforhandlingsrammen er omtrent på samme størrelse som i 2017, hvor ca. ½ delen af medarbejderne søgte om lønforbedringer, og ca. 1/3 del af disse blev imødekommet. 5. Økonomi Det foreløbige regnskab for 2017 er ikke klar, da flere kørsler først skal gennemføres, men den umiddelbare vurdering er, at det ser fornuftigt ud.

5 Side 5/5 6. Orientering til medarbejderne Fotos på mail og profil, arbejdsgruppe omkring sygefravær samt lønforhandlingsprocessen orienteres medarbejderne om via mail og interne nyheder. 7. Eventuelt Anders oplyste, at der, i forbindelse med valg til/konstituering af b-siden til LSU, indkaldes til medarbejdermøde i februar. Godkendt den 6. februar 2018