Regler vedr. gennemførelse af projekter under Syddansk OPI-pulje

Transkript

1 Område: Regional Udvikling Afdeling: Erhvervsudvikling og Funding Dato: 27. februar 2018 Regler vedr. gennemførelse af projekter under Syddansk OPI-pulje Indhold 1. Indledning Budget Budgetændring Regnskabsaflæggelse Aflæggelse af regnskab Støtteberettigede aktiviteter Støtteberettigede udgifter Indscanning af bilag Aflæggelse af regnskab for SDU IER Udbetaling Bogføring af projektudgifter Regnskabsposternes indhold og dokumentation af udgifterne Konto 200, Projektarbejde, standardsats Konto 210, Projektarbejde, faktiske udgifter Konto 220, Ekstern konsulentbistand Udgifter afholdt i OPI-projekter afregnes altid til kostpris Revisionsudgifter Konto 250, Indirekte udgifter, 18 % standardsats Indtægter i projektperioden Samtykkeerklæring til behandling af personoplysninger Opbevaring af dokumentationsmateriale år Afrapportering om projektets resultater Krav om synlighed Overholdelse af EU-regler Bilag 1 Vejledning i udfyldning af timeregistreringer under Syddansk OPI-pulje Bilag 2 Vejledning i at indsende regnskabsmateriale via e-boks Side 1 af 21

2 Vigtige ændringer i version 18 og 21: Indsendelse af regnskabsmateriale (sikker post) På grund af skærpede krav vedr. håndtering af personfølsomme oplysninger skal regnskabsbilag pga. personfølsomme oplysninger indsendes via sikker post. Offentlige partnere kan sende digitalt. Virksomheder, der ikke kan sende digitalt, skal indsende regnskabsmateriale via e-boks: syddanskopi-pulje@rsyd.dk (læs mere herom i afsnit 3.1 og og i bilag 2 med vejledning omkring e-boks) Ansættelseskontrakter Det er præciseret, at ansættelseskontrakter samt eventuelle tillæg til ansættelseskontrakter skal indsendes til OPI-sekretariatet senest samtidig med det tidspunkt, hvor kontrakten skal gælde fra. Og at der i de situationer, hvor der går noget tid fra projektet formelt er godkendt og indtil en (fuldtids)kontraktansættelse er endeligt indgået, er mulighed for at afrapportere dette timeforbrug på projektet ved almindelig timeregistrering, se afsnit 5.2. Eksterne Konsulenter I afsnit 5.3: Ved anvendelse af eksterne konsulenter, er det et krav, at det af fakturaen tydeligt fremgår, at faktureringen specifikt drejer sig om køb af konsulentydelser til OPI-projekt XX under Syddansk OPI-pulje. Ændring i version 20: Linket til samtykkeerklæringen vedr. håndtering af personlige oplysninger er blevet opdateret. Ændring i version 21: Det er i afsnit 3.1 Aflæggelse af regnskab præciseret, at der ved udgifter til eksterne konsulenter altid skal indsendes dokumentation for markedsafsøgning dvs. indhentelse af 3 tilbud, de indkomne tilbud, aftalegrundlag med den valgte konsulent samt notat med begrundelse af valg af konsulent. Afsnit 5.3 Eksterne konsulenter er tilsvarende blevet opdateret vedr. krav til indsendelse af bilag som nævnt ovenfor. Bilag 2 Vejledning i timeregistrering er blevet opdateret på baggrund af erfaringer fra indsendte timeregistreringer fra projekter. Bl.a. er det tydeliggjort, at felterne 5, 6 og 7 ikke må ændres, da disse oplysninger vedrører Syddansk OPI-pulje og ikke de enkelte OPI-projekter. Side 2 af 21

3 1. Indledning Med denne korte introduktion til regnskabsaflæggelse, dokumentationskrav, deadlines, skemaer osv. håber vi at smidiggøre regnskabsaflæggelsen for Syddansk OPI-pulje med henblik på, at udbetaling fra EU s strukturfonde sker så hurtigt som muligt. Kontaktpersoner: Jane Guldbrand-Hansen: Spørgsmål omkring puljen, regler for budgetændringer, frister, mm. tlf , jgh@rsyd.dk Anna Schouboe Thøgersen: Spørgsmål omkring puljen, regler for budgetændringer, frister mm. tlf , ast@rsyd.dk. Erik Fuglsang: Spørgsmål til regnskabsaflæggelse, udgifters støtteberettigelse mm. tlf , erik.fuglsang@rsyd.dk Når Syddansk Vækstforum har godkendt tilskud fra Syddansk OPI-pulje til et OPI-projekt, vil OPIsekretariatet sende et brev til ansøger med tilsagn om tilskuddet og de regler, der skal overholdes, for at projektet kan modtage tilskuddet. Kun partnere angivet med korrekt cvr-nummer i tilsagnet kan modtage tilskud fra Syddansk OPI-pulje til projektrelevante udgifter. Vejledningen giver jer svar på de fleste af de administrative og rapporteringsmæssige spørgsmål, der dukker op undervejs i gennemførslen af jeres projekt. Leadpartner i det enkelte projekt opfordres til at videresende denne vejledning til alle partnere i projektet, så alle kan gøre sig bekendte med grundaget for projektet. Vær opmærksom på at vejledningen ikke dækker alle juridiske og tekniske aspekter af et OPI-projekts gennemførelse. Får I brug for mere specifik vejledning om for eksempel statsstøtte, bogføringsregler eller det grundlag, revisor reviderer efter, kan I finde mere information herom i: Regler for strukturfondsfinansierede projekter: siering_ pdf Bekendtgørelse nr. 586 af 3. juni 2014 om støtteberettigelse, regnskab, revision og kontrol m.v. i forbindelse med udbetaling af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond. Udover denne vejledning og henvisningerne ovenfor er I altid velkomne til at kontakte os. Der er også mulighed for at aftale et møde i Regionshuset, hvis I har brug for det. 2. Budget Tilsagnet vil indeholde det budget, der danner grundlag for tilskuddet. Følgende konti og kun disse - kan indgå i budgettet: Konto 200 Konto 210 Konto 220 Projektarbejde, standardsats Projektarbejde, faktiske udgifter Ekstern konsulentbistand Alle budgetter vil indeholde: Konto 250 Indirekte udgifter, 18 % tillæg Konto 200 og 210 dækker kun lønudgifter. Alle indirekte udgifter samt momsudgifter skal dækkes af 18 % tillægget. Side 3 af 21

4 Hvilke poster, OPI-projektets budget indeholder, vil fremgå af tilsagnet. 2.1 Budgetændring Omdisponeringer under 10 % af projektets totalsum mellem budgetposter 1 kræver ikke forhåndsgodkendelse fra OPI-sekretariatet, når de ligger inden for den samlede budgetramme. Omdisponeringer mellem budgetposter, som er større end 10 % af projektets totalsum, kræver skriftlig forhåndsgodkendelse fra OPI-sekretariatet. Overskridelser af den samlede budgetramme samt nye budgetposter, der ikke på forhånd er godkendt af OPI-sekretariatet, kan ikke medtages som støtteberettigede udgifter. Ved ønske om budgetændring over 10 % af projektets totalsum mellem budgetposter sendes en mail til OPI-sekretariatet med forslag til nyt budget og begrundelse for ønsket om budgetændring. Afgørende for en godkendelse er, at I kan sandsynliggøre, at budgetændringen vil styrke og bidrage til projektets gennemførsel og målopfyldelse. 3. Regnskabsaflæggelse OPI-sekretariatet afholder et indledende fælles informationsmøde for de godkendte projekter (tilsagnsmodtager og repræsentanter fra partnerskabet) efter hver ansøgningsrunde. Hér vil denne vejledning blive gennemgået, og der vil blive lejlighed til at stille spørgsmål til gennemførelse af og regnskabsaflæggelse for OPI-projekter under Syddansk OPI-pulje. 3.1 Aflæggelse af regnskab For at OPI-sekretariatet kan nå at gennemgå og kvalitetssikre jeres bilag, skal I indsende bilag fra projektet løbende. Hver måned skal I således indsamle og senest den 15. i måneden indsende følgende for måneden før: timeregistreringer, lønsedler, kontrakter / tillæg til kontrakter for fuldtidsansatte på projektet, udfyldte samtykkeerklæringer om behandling af persondata for alle medarbejdere i det omfang jeres projekt gør brug af konsulenter, skal vi også have o faktura fra eksterne konsulenter, o betalingsdokumentation vedr. konsulentydelser, o udtræk fra jeres økonomisystem fra den specifikke OPI konto I har åbnet for brug af eksterne konsulenter, således at vi nøje kan afstemme køb af konsulentydelser med regnskabsregistreringerne (transaktionssporet), o dokumentation for indhentelse af 2-3 tilbud på opgaven, indkomne tilbud, aftalegrundlag og notat med begrundelse for valg af konsulent. Hvis muligt sendes regnskabsmaterialet pga. personfølsomme oplysninger via sikker post til leadpartner, som gennemgår materialet, inden leadpartner indsender alle bilag til OPI-sekretariatet. Et godt råd er at få aftalt internt i partnerskabet, hvornår leadpartner skal have tilsendt regnskabsmaterialet for at kunne nå at gennemgå materialet. Hvis det ikke er muligt at sende regnskabsmaterialet via sikker post til leadpartner, indsendes det digitalt til syddansk-opi-pulje@rsyd.dk. Alternativt indsendes regnskabsmaterialet via partnerens e- Boks til OPI-sekretariatet via følgende link: se vejledning om indsendelse af bilag via e-boks i bilag 2. 1 Til orientering er det også muligt med omdisponeringer under 10 % af projektets totalsum mellem projektpartnerne uden, at det kræver forhåndsgodkendelse fra OPI-sekretariatet. Side 4 af 21

5 Vi anbefaler, at hver partner, som er nødt til at sende direkte til OPI-sekretariatet, udpeger en koordinator, som bliver ansvarlig for indsendelse af regnskabsmaterialet. Husk at vi gerne vil have timeregistrering og lønseddel samlet i en fil pr. medarbejder pr. måned, hvis dette er muligt. To gange om året for perioderne: - 1. marts til 31. august og - 1. september til 28. februar. indsendes bilag for den seneste måned (hhv. for august og februar) sammen med statusrapport eller slutrapport til OPI-sekretariatet fristen er hhv. den 6. marts og den 6. september via eboks til OPIsekretariatet (se vejledning om indsendelse af regnskabsmateriale via e-boks i bilag 2). Herefter udarbejder OPI-sekretariatet et samlet regnskab for puljen og indsender det samlede regnskab til Erhvervsstyrelsen og revisor Deloitte. Hvis fristen ikke overholdes, vil udgifterne ikke kunne medtages i det pågældende regnskab Støtteberettigede aktiviteter I henhold til ansøgningsvejledningen, som kan findes på Vækstforums hjemmeside, gives under Syddansk OPI-pulje tilskud til den fase, hvor en foreløbig prototype foreligger, er tæt på markedet, men hvor virksomheden mangler eksempelvis test / afprøvning / videreudvikling / tilpasning med henblik på kommercialisering af det nye produkt. I ansøgningsvejledningen findes en tidslinje, som beskriver den præcise fase af produktudviklingen, som er støtteberettiget under Syddansk OPI-pulje. Udover tidslinjen pointeres det, at kun aktiviteter, der er beskrevet i ansøgningen, er støtteberettigede. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt en påtænkt aktivitet ligger inden for rammen af ansøgningen, bør du kontakte OPI-sekretariatet, førend aktiviteten igangsættes Støtteberettigede udgifter Det er vigtigt at bemærke, at kun støtteberettigede udgifter, der er relevante og nødvendige samt fuldt ud dokumenterede og betalte, kan indgå i det samlede regnskab. Det understreges, at modydelsen skal være leveret. Du kan læse mere om udgifters støtteberettigelse i: Regler for EU-medfinansiering (Støtteberettigelsesregler). Hvis der opstår tvivl om støtteberettigelsen af en eller flere udgiftsposter, vil OPI-sekretariatet kontakte det pågældende OPI-projekt Indscanning af bilag Bilagsnummerering og navngivning af filer: Hvert projekt har et nummer, som blive r oplyst i en mail i forbindelse med fremsendelse af materiale til afrapportering efter opstartsmødet. I bedes nummerere bilag i jeres bogføringssystem som følger (xx erne erstattes af jeres projektnummer): OPI-xx-0001 (det, vi skriver her, er: OPI-projekt nr. xx, bilag 1) OPI-xx osv. Når I navngiver bilag, som I skal sende til os i forbindelse med afrapporteringen bedes det gøres således: Side 5 af 21

6 I indscanner timeregistrering og lønseddel i en fil pr. måned pr. medarbejder OPI-xx Løn Hans Hansen OPI-xx Løn Hans Hansen Osv. OPI-xx Løn Peter Petersen OPI-xx Løn Peter Petersen Osv. I indscanner faktura og betalingsdokumentation i en fil pr. faktura OPI-xx Konsulent xx [navn på virksomhed] dato [dato på faktura] samt CVR nummer for virksomhed, der er betalt til. Dette giver rigtig mange filer, men det hjælper OPI-sekretariatet, når vi skal sende stikprøver til revisionen. Hvis filerne ikke kan sendes i en mail, skriv da mail 1 af 4, mail 2 af 4 osv. Husk, at alle bilag for perioden forsynes med bilagsnummer, indscannes som beskrevet ovenfor som pdf-filer og sendes via eboks til OPI-sekretariatet (se vejledning i bilag 2). Når bilagene nummereres, bedes de sorteret efter CVR-nummer, dvs. alle bilag for et cvr-nummer ligger sammen. Send gerne filerne i flere mails angiv da f.eks. mail 1 af 4, mail 2 af 4 osv. I mailoverskrifterne angives projektets journalnummer og projekttitel og hvilken periode bilagene vedrører. Vær venligst opmærksom på, at de indscannede filer skal være tydelige og læselige, da de ellers ikke kan medtages i regnskabet Aflæggelse af regnskab for SDU IER Ved hver rapporteringsrunde indsender SDU IER indscannede bilag og regnskabsskema særskilt til OPI-sekretariatet for deres deltagelse i alle projekter. De vigtige principper nævnt ovenfor under pkt og gælder også SDU IER. 3.2 Udbetaling OPI-sekretariatet vil udbetale tilskud til de enkelte OPI-projekter på baggrund af de godkendte støtteberettigede udgifter, så hurtigt som muligt efter Erhvervsstyrelsen har overført penge til Syddansk OPI-pulje. Udbetaling fra Erhvervsstyrelsen til Syddansk OPI-pulje forudsætter, at alle udgifter er korrekt beregnet og dokumenteret. Hvis der er fejl eller mangler i regnskabet, vil udbetalingen blive forsinket, indtil fejlene er afklarede, eller udgifterne er trukket ud af regnskabet. Derfor bør alle parter gøre sig umage med afrapporteringen og dokumentationen, da fejl og mangler har konsekvenser for alle OPI-projekter under Syddansk OPI-pulje. Under Syddansk OPI-pulje kan der ske en hurtigere første udbetaling af op til 20 % af det samlede tilskud til projektet, når det første projektregnskab samt statusrapport er indsendt og godkendt af OPIsekretariatet. Dog kan der maksimalt udbetales et tilskud, der svarer til det tilskud, som udgifterne i det første projektregnskab kan udløse. Hver udbetaling til et OPI-projekt opdeles i to udbetalinger: Side 6 af 21

7 Én udbetaling tilgår SDU - IER direkte, den anden udbetaling sker til ansøgervirksomhedens NEMkonto fratrukket udbetalingen til SDU - IER samt Region Syddanmarks administrationsbidrag. Det betyder, at virksomheden selv skal udbetale tilskud til de øvrige deltagende partnere i OPIprojektet så hurtigt som muligt. Det anbefales, at der udarbejdes en samarbejdsaftale mellem partnerne, hvori det bl.a. fastlægges, hvordan udbetalingerne til partnerne skal foregå mv. 4. Bogføring af projektudgifter I skal være opmærksomme på, at der stilles særlige krav til registreringen og bogføringen af projektindtægter og -udgifter. Der skal således oprettes særskilte projektkonti/-afsnit i jeres økonomisystem, som kan sikre en fuldstændig adskillelse mellem de almindelige driftsposter og projektets udgifter og indtægter. I vil ved hver regnskabsaflæggelse skulle indsende udskrift fra projektkonti i jeres økonomisystem, som viser status på projektets udgifter, således at jeres projektudgifter kan afstemmes med regnskabet til Erhvervsstyrelsen. I kan læse mere om disse vigtige principper i Regler for EU-medfinansiering (Støtteberettigelsesregler) (side 53 i version 3 af 1. september 2016). 5. Regnskabsposternes indhold og dokumentation af udgifterne I dette afsnit gennemgås de enkelte mulige konti i OPI-projekter. 5.1 Konto 200, Projektarbejde, standardsats Under denne konto kan man medtage lønudgifter til projektansatte til en standardsats, der maksimalt kan udgøre den højeste dagpengesats. I 2017 udgør satsen 114,73 kr. pr. time. Når konto 200 anvendes, skal den anvendes på alle lønudgifter hos samme partner. Der kan ikke anvendes både konto 200 og konto 210 for samme CVR-nummer. Vær derfor opmærksom på, at man er bundet af sit valg i resten af projektperioden, når først valget er truffet. Timer, der medtages til standardsats, skal dokumenteres månedsvis med timeregistrering. Det vil sige, at medarbejderen dagligt skal registrere sit timeforbrug samt beskrive projektarbejdets specifikke art i et skema, der dækker 1 måned. Ved månedens udgang underskrives skemaet af medarbejderen og dennes overordnede. Begge underskrifter skal være forsynet med en dato samt årstal skrevet i hånden. Skemaerne skal føres omhyggeligt, og arbejdsopgaverne beskrives konkret, således at en tredje-person kan forvisse sig om, at aktiviteten ligger inden for rammen af ansøgningen. Det er f.eks. ikke tilstrækkeligt at skrive projektarbejde. Hvis I f.eks. har deltaget i et projektmøde, angiv da møde med person XX fra partner XX i by XX om XX (hvem, hvad og hvor skal fremgå). Det er med andre ord vigtigt, at man med en kort sætning kan underbygge sit timeforbrug og sin aktivitet, således at dette kan efterprøves i tilfælde af kontrol. Der skal løbende sikres og gemmes underliggende dokumentation for det udførte arbejde det være sig i form af referater, kalenderudskrift, analyser, rapporter, skærmbilleder o.lign. Det anbefales, at I anvender Erhvervsstyrelsens timeregistreringsværktøj, som findes på Hvis et alternativt system anvendes, skal dette som minimum indeholde de samme informationer som Erhvervsstyrelsens timeregistreringsværktøj. Husk at alle felterne i timeregistreringen skal være udfyldt også stamdata øverst i skemaet. Det understreges, at timeregistreringen skal være læselig også efter indscanning heraf. Er filen ikke fuldt ud læselig, bliver den afvist. Se også vejledning i at udfylde timeregistreringsskabelonen i bilag 1. Følgende dokumentation skal foreligge samt indsendes til OPI-sekretariatet: Side 7 af 21

8 Kopi af udfyldte, underskrevne og godkendte timeregistreringer for projektansatte. Timeregistreringer skal underskrives både af projektmedarbejderen selv og af vedkommendes overordnede. Begge underskrifter skal dateres med håndskrift. Underskrevet samtykkeerklæring til behandling af personoplysninger for alle personer, der medtages lønudgifter for i den givne periode. Udgiften til den enkelte medarbejder kan kun tages med i regnskabet, hvis denne underskrevne blanket foreligger for de enkelte medarbejdere. 5.2 Konto 210, Projektarbejde, faktiske udgifter Under denne konto opgøres de projektansattes løn som de faktisk afholdte og betalte udgifter. Overordnet sondres der imellem to ansættelsesformer: Medarbejderen bruger sin fulde arbejdstid i virksomheden på projektet: Her medtages hele lønudgiften, som skal dokumenteres med lønsedler samt ansættelseskontrakt eller som et tillæg til den eksisterende ansættelseskontrakt. Heraf skal fremgå, at medarbejderen udelukkende skal arbejde i OPI-projektet (projekttitel skal angives: Syddansk OPI-pulje [OPI-projekttitel]), og hvilke opgaver der skal løses. Desuden skal der angives arbejdstid og løn. Lønudgiften kan tidligst medtages fra det tidspunkt, hvor kontrakten eller tillægget er underskrevet og dateret med håndskrift af begge parter. Der skal være en dateret underskrift fra både medarbejder og overordnet. Bemærk at disse principper gælder, hvad enten den pågældende person har en kontrakt på eksempelvis 37, 30 eller 25 timer om ugen. Det afgørende er altså, om den pågældende bruger al sin arbejdstid på projektet. Bruges blot en marginal andel af arbejdstiden på andre aktiviteter end projektet, falder den pågældende uden for kategorien af fuldtidsansatte i projektet, jf. nedenfor. En sådan kontrakt er først gældende fra den dato, der er angivet ved underskriften. Husk både dato og årstal med håndskrift ved begge underskrifter. I de situationer, hvor der går noget tid fra projektet formelt er godkendt og ind til en (fuldtids)kontraktansættelse er endeligt indgået, er der mulighed for at afrapportere dette timeforbrug på projektet ved almindelig timeregistrering. Hvis ikke der foreligger en timeregistrering for denne periode, er udgifter til kontraktansatte først støtteberettigede fra den seneste underskrift/datering af kontrakten. Ansættelseskontrakt samt eventuelt tillæg indsendes pr. mail til OPI-sekretariatet på syddansk-opi-pulje@rsyd.dk senest samtidig med det tidspunkt, hvor kontrakten skal gælde fra. En direktør kan ikke være kontraktansat på et projekt. Det skyldes, at en direktør altid vil have andre forpligtelser i virksomheden end projektarbejdet. Direktøren er derfor nødt til at udarbejde timeregistreringer, hvis hans timer skal medtages i regnskabet. Der skal løbende sikres og gemmes underliggende dokumentation for det udførte arbejde det være sig i form af referater, kalenderudskrift, analyser, rapporter, skærmbilleder o.lign. Vi tilbyder vejledning omkring udarbejdelse af de konkrete ansættelseskontrakter eller tillæg til ansættelseskontrakter. Medarbejderen, der bruger en noget af arbejdstiden i projektet og løser også andre opgaver for arbejdsgiveren: Her skal de faktiske lønudgifter til projektet opgøres på grundlag af timeregistrering pr. måned samt lønseddel. Det vil sige, at medarbejderen dagligt skal registrere sit timeforbrug samt beskrive arbejdets specifikke art i et skema, der dækker 1 måned. Ved månedens udgang underskrives skemaet af medarbejderen og dennes overordnede. Begge underskrifter skal være med dato samt årstal skrevet i hånden. Skemaerne skal føres omhyggeligt og arbejdsopgaverne beskrives konkret, således at en tredje-person kan forvisse sig om, at aktiviteten ligger inden for rammen af ansøgningen Det er f.eks. ikke tilstrækkeligt at skrive projektarbejde. Hvis I f.eks. har deltaget i et projektmøde, angiv da møde med person XX fra partner XX i by XX om XX (hvem, hvad og hvor skal fremgå). Det er med andre ord vigtigt, at man med en kort sætning kan underbygge sit timeforbrug og sin aktivitet, således at dette kan efterprøves i tilfælde af kontrol. Der skal løbende sikres og gemmes underliggende dokumentation for det udførte arbejde det være sig i form af referater, kalenderudskrift, analyser, rapporter, skærmbilleder o.lign. Side 8 af 21

9 Det anbefales, at I anvender Erhvervsstyrelsens timeregistreringsværktøj, som findes på Hvis et alternativt system anvendes, skal dette som minimum indeholde de samme informationer som Erhvervsstyrelsens timeregistreringsværktøj. Husk at alle felterne i timeregistreringen skal være udfyldt også stamdata øverst i skemaet. Husk også to underskrifter og to dateringer inkl. årstal. Det understreges, at timeregistreringen skal være læselig også efter indscanning heraf. Er filen ikke fuldt ud læselig eller er den ikke udfyldt korrekt, bliver den afvist. Se også vejledning i at udfylde timeregistreringsskabelonen i bilag 1. Når konto 210 anvendes, skal den anvendes på alle ansatte under samme CVR-nummer. Følgende dokumentation skal foreligge samt indsendes til Region Syddanmark: Kopi af underskreven ansættelseskontrakt inkl. evt. tillæg til kontrakten for medarbejdere, som bruger al sin arbejdstid på projektet, Kopi af udfyldte, underskrevne og godkendte timeregistreringer for medarbejdere, som også løser opgaver uden for projektet, Kopi af lønsedler for projektansatte. Lønsedler vil i langt de fleste tilfælde kunne anvendes som dokumentation for både den faktiske løn og den faktiske lønudbetaling, Underskrevet samtykkeerklæring til behandling af personoplysninger for alle personer, der medtages lønudgifter for i den givne periode. Udgiften til den enkelte medarbejder kan kun tages med i regnskabet, hvis denne underskrevne blanket foreligger for de enkelte medarbejdere. 5.3 Konto 220, Ekstern konsulentbistand I forbindelse med projektets gennemførelse skal det generelt kunne dokumenteres, at der er udvist en sund finansforvaltning, herunder økonomisk sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. Med hensyn til køb af ekstern konsulentbistand, hvis kontraktsum er lavere end grænserne i Udbudsloven, skal støttemodtager indhente minimum tre skriftlige tilbud. Det er vigtigt, at indhentningen af tre skriftlige tilbud kan dokumenteres. Dette kan f.eks. ske i form af , hvori de eksterne konsulenter angiver forventet pris pr. time og samlet pris på løsning af den specifikke konsulentopgave i OPI-projektet. Derudover skal der ligge et notat på sagen, hvori I begrunder valg af ekstern konsulent. Og aftalegrundlaget skal foreligge på skrift. Fravær af denne dokumentation kan betyde, at udgiften bliver underkendt. Så husk at tage dokumentationskravene alvorligt. Hvis I eller andre økonomiske partnere på vegne af projektet køber ekstern konsulentbistand, skal I kunne dokumentere, at I i forbindelse med købet til OPI-projektet har undersøgt, hvad markedsprisen for ydelsen er. Denne markedsafsøgning skal I lave, for at I kan dokumentere, at I ikke har betalt for meget for ydelsen. Det betyder ikke, at I altid skal vælge den laveste pris, men at I skal have i baghovedet, at I bruger offentlige midler, og derfor skal kunne redegøre for jeres valg. Hvis I kan sandsynliggøre, at projektet får mest for pengene ved at vælge et lidt dyrere tilbud, er det med andre ord ikke udelukket. Alle køb af konsulentydelser over kr. ekskl. moms skal kunne dokumenteres at være foretaget til markedsprisen, mens køb under denne bagatelgrænse forudsættes at være sparsommelige, hvorfor der ikke skal indhentes dokumentation herfor. I skal være opmærksomme på, at denne bagatelgrænse kun gælder under forudsætning af, at der ikke reelt er tale om et større køb, som opdeles kunstigt for at komme under denne bagatelgrænse. Det samme gælder ved kunstig opdeling for at komme under udbudsreglernes tærskelværdier. For kunstigt opdelte køb gælder reglerne for køb af den størrelse, som den samlede værdi af de opdelte varer eller ydelser beløber sig til. I kan læse mere om reglerne på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside. Side 9 af 21

10 Erhvervsstyrelsen har udarbejdet en erklæring til brug ved køb af varer og ydelser under Udbudsdirektivets tærskelværdi, som med fordel kan anvendes med henblik på dokumentation for køb på markedsvilkår. Erklæringen findes under fanen Afrapportering på Reglerne om indhentning af tre skriftlige tilbud, sparsommelighed samt tilbuds- og udbudsloven gælder også private virksomheder, når de foretager indkøb af konsulentydelser i OPI-projektet. Endvidere er det vigtigt at være opmærksom på, at prisen for en given ydelse ikke må være bestemt af f.eks. sammenfald af interesser mellem sælger og køber. Et sådant sammenfald af interesser kan eksempelvis være tætte personlige relationer. I et sådant tilfælde skal man kunne dokumentere, at udgifterne til konsulentbistand alene er opgjort til kostpris uden nogen form for tillæg af avancer, hvilket dokumenteres ved hjælp af timeregistrering og lønsedler. Udgifter til ekstern konsulentbistand til markedspris skal endvidere dokumenteres i form af en ekstern faktura og en banknota, der viser, at fakturaen er betalt. På fakturaen, eller et bilag hertil, skal det udførte arbejde være specificeret, og fakturaen skal være påført kontering og godkendelse, alternativt udskrift, der viser elektronisk godkendelse. Det er et krav, at det af fakturaen tydeligt fremgår, at faktureringen specifikt drejer sig om køb af konsulentydelser til OPI-projekt XX under Syddansk OPI-pulje. Følgende dokumentation skal foreligge samt indsendes til OPI-sekretariatet: Kopi af faktura for de afholdte udgifter Dokumentation for at fakturaen er betalt (f.eks. banknota / bankbilag / bankkvittering for betaling). Det er ikke tilstrækkeligt med et screen print fra web banken, der viser, at betalingen er oprettet. Der skal foreligge bankdokumentation for, at betalingen er gennemført samt dokumentation for, hvem modtageren af betalingen er. Kopi af dokumentation for markedsafsøgning ved køb over kr. ekskl. moms (f.eks. en udfyldt erklæring som nævnt ovenfor eller mails, som dokumenterer, at tre potentielle leverandører er blevet spurgt til prisen for at udføre hver enkelt opgave i projektet), notat med begrundelse for valg af ekstern konsulent samt aftalegrundlaget f.eks. i form af en mail til konsulenten om at tilbuddet accepteres eller en decideret kontrakt med konsulenten, Kopi af dokumentation for udbud eller annoncering og prisfastsættelse, såfremt udbud eller annoncering er gennemført, Udskrift fra økonomisystem, som viser bogføringen af bilagene, Bemærk at fakturaen skal være påført godkendelse samt konteres (OPI-projektets konto). Ved elektronisk godkendelse kan print herfra anvendes. 5.4 Udgifter afholdt i OPI-projekter afregnes altid til kostpris OPI-projekter, der modtager tilskud fra Syddansk OPI-pulje, skal afregne til faktiske kostpriser dvs. at parterne skal dokumentere, at lønudgifter i praksis også er de reelle udgifter, som parten har til medarbejderne. Udgifter for udveksling af ydelser imellem parterne i et OPI-projekt eller på tværs af OPI-projekter skal således opgøres til kostpris. I EU-sammenhæng betragtes Syddansk OPI-pulje teknisk set som ét stort projekt, hvorfor alle partnere i OPI-projekterne betragtes som værende partnere i ét projekt. Dermed betragtes de deltagende partnere som interesseforbundne. Derfor kan en virksomhed, som er partner i et OPIprojekt, ikke få konsulenthonorar i et andet OPI-projekt, men skal derimod afregne til kostpris, det vil sige de faktiske udgifter uden nogen form for tillæg af avancer. På offentliggøres en liste over virksomheder og organisationer, der er partnere i OPI-projekter under Syddansk OPI-pulje. Opførte partnere på listen kan ikke optræde som konsulenter i kommende OPI-projekter, men kan godt deltage som partnere og afregne til kostpris. Bordet fanger altså, og er man først partner i et OPI-projekt, kan man ikke ændre status og blive konsulent i et andet OPI-projekt. Side 10 af 21

11 Det samme gælder SDU (CVR.nr ) som partner og Region Syddanmark (CVR.nr ) som ansøger bag Syddansk OPI-pulje. Ved spørgsmål hertil, kontakt da Erik Fuglsang (se kontaktoplysninger side 1 i dokumentet). 5.5 Revisionsudgifter Revisionsudgifter afholdes som udgangspunkt af Region Syddanmark og kræver udover at stille al dokumentation til rådighed for revisionen ingen særskilt indsats fra jeres side. Dog gælder følgende: Hvis en partner i jeres projekt har støtteberettigede udgifter på over 1,5 mio. kr. (inkl. 18 % tillæg til indirekte udgifter), kræver EU-reglerne, at der gennemføres et særskilt revisionsbesøg hos projektpartneren. Udgiften til et sådant revisionsbesøg er på ca kr. og skal betales af den pågældende projektpartner. 5.6 Konto 250, Indirekte udgifter, 18 % standardsats Af de samlede støtteberettigede udgifter til projektarbejde og konsulentbistand beregnes et 18 % tillæg, som indgår som en støtteberettiget udgift. Tillægget håndteres udelukkende af OPIsekretariatet ved regnskabsaflæggelsen, og kræver derfor ingen særskilt indsats fra jeres side. Tillægget skal ikke dokumenteres anvendt til specifikke udgifter under projektet, men kan anvendes udokumenteret til: Husleje, el, vand, varme, kontorartikler, porto, telefon, internet, rengøring, pedel, reception, vicevært, reparation og vedligehold, IT-service, annoncering, rejser/kost/logi/fortæring (inkl. interne kantineudgifter), afskrivninger, materialer og forbrugsartikler, patenter, kapitalfremskaffelse, leje/leasing, ikke-refunderbar moms, bankudgifter, andre finansielle udgifter og forsikringer. Det betyder, at ingen af ovennævnte udgifter kan indgå som direkte udgifter i jeres regnskab. For at lette virksomhedernes administrative byrder vil OPI-sekretariatet løfte en del af de administrative opgaver. Derfor vil en tredjedel af tilskuddet til at dække indirekte udgifter tilgå Region Syddanmark. 6. Indtægter i projektperioden Hvis et projekt har indtægter i projektperioden, skal disse indtægter altid trækkes fra de støtteberettigede udgifter, før jeres tilskud fra Syddansk OPI-pulje kan beregnes. Eventuelle rabatter skal fratrækkes, før de støtteberettigede udgifter kan opgøres. Hvis et produkt, som er resultat af jeres projekt under Syddansk OPI-pulje, videregives gratis til fx videreforarbejdning, og der på denne måde kunne opnås en indtægt, skal der altså ske fradrag af denne indtægt, uanset hvem der får indtægten. Hvis der er knyttet en modydelse fra projektet til et bidrag, betragtes bidraget også som en indtægt, der skal trækkes fra projektets støttegrundlag. 7. Samtykkeerklæring til behandling af personoplysninger I forbindelse med indsendelse af regnskab skal der, første gang der afleveres timeregistreringer og lønsedler for en medarbejder, indsendes udfyldt samtykkeerklæring til behandling af personoplysninger. Denne formular skal være indsendt, ellers kan udgiften ikke medtages i regnskabet. Formularen er vedlagt tilsagnet og kan desuden findes på Side 11 af 21

12 8. Opbevaring af dokumentationsmateriale år 2033 Alt originalt dokumentationsmateriale (fakturaer, betalingsdokumentation, lønsedler, timeregistreringsskemaer, timesatsberegninger, tilbudsindhentning, underliggende dokumentation for det udførte projektrelevante arbejde m.v.) skal opbevares af projektpartneren frem til og med Baggrunden for dette skærpede opbevaringskrav er, at der er statsstøtte involveret i Syddansk OPIpulje. Selv om materialet, i form af stikprøver, er revideret af Deloitte i forbindelse med de halvårlige regnskabsaflæggelser, er det fortsat muligt, at Erhvervsstyrelsen og EU s udpegede revisorer kommer på kontrolbesøg og vil se dokumentationen. En sådan revision kan pågå helt frem til 2033, hvor original dokumentation skal kunne fremvises. Manglende eller utilstrækkelig dokumentation kan medføre krav om hel eller delvis tilbagebetaling af tilskuddet. Det er derfor meget vigtigt, at I internt i partnerskabet aftaler betryggende procedurer for opbevaringen af originaldokumentation. Som allerede nævnt anbefaler vi, at hvert partnerskab udarbejder en samarbejdsaftale, hvori blandt andet procedurer for opbevaring af originaldokumentation aftales. Region Syddanmark vil opbevare alt tilsendt materiale i kopiform frem til Afrapportering om projektets resultater Sammen med regnskabsmaterialet skal OPI-projektet indsende en statusrapport / slutrapport vedr. OPI-projektets resultater. Her skal OPI-projektet besvare de angivne spørgsmål og bl.a. gøre rede for, hvorvidt OPI-projektet har fulgt tidsplanen beskrevet i ansøgningen og gøre rede for OPI-projektets opnåede resultater. Syddansk Vækstforum har stor interesse i at følge OPI-projektets udvikling og effektskabelse. Det er derfor et vilkår for tilskuddet, at støttemodtager indvilger i løbende at besvare henvendelser fra OPIsekretariatet og ekstern evaluator. 10. Krav om synlighed Da jeres OPI-projektet modtager støtte fra Syddansk Vækstforum og Den Europæiske Regionalfond, stilles der krav om synlighed af medfinansieringen af projektet. Når I informerer om OPI-projektet i pressemeddelelser, PR-materialer, på hjemmesider m.v., er I derfor ansvarlige for, at der også informeres om, at Den Europæiske Regionalfond og Syddansk Vækstforum har bevilget tilskud til OPIprojektet. Følgende krav skal I være opmærksom på: EU s Regionalfondslogo og Syddansk Vækstforums logo skal fremstå på alt informations- eller kommunikationsmateriale, som er projektrelevant. Logoerne kan hentes på henholdsvis Syddansk Vækstforums hjemmeside 2 og Erhvervsstyrelsens hjemmeside 3, Alle partnere skal hænge en plakat op (minimum størrelse A3), som gør opmærksom på medfinansieringen fra Regionalfonden og Syddansk Vækstforum. Plakaten skal hænge et sted, der er klart synligt for offentligheden fx indgangsområdet til en bygning. Jeres projektplakat tilsendes som pdf-fil efter opstartsmødet sammen med bilag til afrapportering, En kort beskrivelse af projektet og medfinansieringen fra Regionalfonden og Syddansk Vækstforum skal fremgå på projektets hjemmeside eller andre relevante hjemmesider, 2 Vækstforums logo: 3 EU-logoer: I OPI-projekter anvendes EU-logo med tekst vedr. Den Europæiske Fond for Regional Udvikling. Side 12 af 21

13 Følgende tekst skal anvendes på informationsmaterialer og hjemmeside: [Virksomhedens navn] har gennem Syddansk OPI-pulje modtaget tilskud til OPI-projektet xxx fra Den Europæiske Regionalfond og Syddansk Vækstforum. Kravene gælder både dig, der har søgt midlerne (kontraktansvarlig partner) og dine projektpartnere (økonomiske partnere), som har udgifter med i OPI-projektet. I skal være opmærksomme på, at ovenstående krav om synlighed gælder, til der er foretaget slutudbetaling til projektet. 11. Overholdelse af EU-regler Syddansk OPI-pulje består dels af midler fra Den Europæiske Regionalfond og fra de regionale erhvervsudviklingsmidler (REM). Når projekter modtager EU-midler fra f.eks. Regionalfonden, er der en række regler, der skal overholdes. De vigtigste er præsenteret ovenfor. Yderligere information om reglerne vedr. regnskabsaflæggelse, dokumentation mv. kan læses på Erhvervsstyrelsens hjemmeside 4. Hvis disse regler ikke overholdes, kan tilskuddet helt eller delvist bortfalde. Er I i tvivl om et eller flere af de punkter, der er gennemgået ovenfor, er I meget velkomne til at kontakte OPI-sekretariatet. Eventuelle spørgsmål vedrørende regnskabsaflæggelse, udgifters støtteberettigelse mm. kan rettes til Erik Fuglsang. Alle øvrige spørgsmål kan rettes til Anna Schouboe Thøgersen og Jane Guldbrand- Hansen. Vejledningen revideres løbende ud fra erfaringer med aflagte regnskaber, derfor anbefales det, at I anvender den seneste udgave, som findes på OPI-sekretariatets hjemmeside: Held og lykke med jeres projekt under Syddansk OPI-pulje. 4 Regler for strukturfondsfinansierede projekter: siering_ pdf Side 13 af 21

14 Bilag 1 Vejledning i udfyldning af timeregistreringer under Syddansk OPI-pulje Trin 1 - Åben skabelonen for timeregistrering Side 14 af 21

15 Trin 2 - Udfyld felter i øverste del af timeregistreringen Følgende felter skal udfyldes (markeret med røde bokse ovenfor): 3. Partnernavn (økonomisk partner): Her angives den partner, der afholder lønudgifter 4. CVR-nr. (arbejdsgiver): Her angives CVR-nr. for den partner, der afholder lønudgifter 8. Medarbejdernavn: Her angives navn på medarbejder, der aflægger timer 9. Medarbejder nr.: Her angives enten cpr-nr. eller evt. medarbejdernummer, der fremgår af lønsedlen Endvidere angives rette måned og år, som der aflægges timer for. Der må ikke rettes i felterne 5,6 og 7! Side 15 af 21

16 Trin 3 - Udfyld felter i midterste del af timeregistreringen Udfyld de enkelte linjer med beskrivelser af det projektrelevante arbejde, der er udført. Tommelfingerreglen er jo flere timer jo mere uddybende en beskrivelse. Alle aktiviteter skal specifikt relatere til projektet: - Referer eksempelvis til hovedaktiviteter, som er nævnt i tilsagnet - Gengiv også på hver enkelt linje jeres projektnavn (i eksemplet ovenfor Innovationsprojekt ) - Ved møder angiv da møde om hvad, med hvem og hvor (i tilfælde med transport, da kan tid anvendt på transport angives som i eksemplet linje 25 xxx, inkl. transport ) Husk at vælge, at teksten skal ombrydes og trække i rækken, således den fulde aktivitetsbeskrivelse er synlig, hvis det ikke sker automatisk. Der kan tilføjes linjer ved behov for flere aktivitetsbeskrivelser eller fjernes linjer, hvis de ikke anvendes. Ved anvendelse af et kvarter skrives 0,25 Ved anvendelse af en halv time skrives 0,5 Ved anvendelse af to og en halv time skrives 2,5 Anvend excel-arket ikke printet udgave med kuglepen - da der er en summering i sum-rækken yderst til højre Side 16 af 21

17 Trin 4 - Udfyld felter i nederste del af timeregistreringen Husk når I printer timeregistreringen ud til underskrift at sikre jer, at timeregistreringen er læsbar. Print ud på flere sider, hvis der er mange linjer, for at øge læsbarheden (kontakt OPI-sekretariatet, hvis I er i tvivl om, hvordan man skal gøre det). Underskrift skal ske løbende og relativt kort tid efter, at timerne er afholdt. Medarbejder underskriver med angivelse af dag, måned og årstal Overordnet underskriver med angivelse af dag, måned og årstal Der skal være to underskrifter. Hvis der ikke er en overordnet f.eks. for en direktør, så kan puljens projektleder, Jane Guldbrand-Hansen, underskrive timeregistreringerne. Kontakt venligst OPIsekretariatet, hvis der er behov for projektlederens underskrift. Side 17 af 21

18 Trin 5 - Indscanning af timeregistrering sammen med lønseddel Når timeregistreringen er behørigt udfyldt, kvalitetssikret og underskrevet af nærmeste leder, så skal timeregistreringen scannes ind sammen med den dertil hørende lønseddel. Navngiv dokumentet. Start med at angive projektnavnet. I ovenstående eksempel ville der skulle stå Innovationsprojekt_Hanne_Hansen_Løn_januar_16 Husk også her at sikre, at dokumenterne er læsbare og komplette. Side 18 af 21

19 Bilag 2 Vejledning i at indsende regnskabsmateriale via e-boks Når I har alt regnskabsmaterialet klar, klikker I på følgende link, som leder jer direkte ind i e-boks: Log på med virksomhedens NemID. Herefter kommer følgende skærmbillede: Udfyld emne: Angiv projektets journalnummer, som du finder i tilsagnet, hvilken partner materialet vedrører samt hvilken måned og år det drejer sig om f.eks. J.nr. 14/1028 Afrapportering for Region Syddanmark for oktober 2017 Side 19 af 21

20 Vedhæft de ønskede filer ved at klikke på papirklipsen Vælg den / de fil(er), der skal vedhæftes og klik på Åbn Side 20 af 21

21 Hvis filernes størrelse til sammen overstiger 10 MB, bedes I indsende filerne i flere mails. Skriv da gerne i emnefeltet f.eks. mail 1 af 3. Skriv i tekstfeltet, hvilket regnskabsmateriale der er vedlagt, hvilke partnere og medarbejdere samt hvilken måned det vedrører. Herefter ser skærmbilledet således ud: Når I er færdige med at skrive mailen, klikker I på Send. Den afsendte mail kan findes i mappen Sendt post i e-boks. Side 21 af 21