BILAG. Afrapportering af realisering af effektanalyse Kontrakt og Leverandørstyring på IT-området til budget 2017

Transkript

1 BILAG. Afrapportering af realisering af effektanalyse Kontrakt og Leverandørstyring på IT-området til budget 2017 Effektanalyse Forvaltning(er) Kontrakt og Leverandørstyring på IT -området BMF, BKF, BSF, ÆHF, BUF Viden, vilkår og volumen Kontrakt- og leverandørstyring på it-området vedrører dels KMD s monopolbrud på en række itsystemer i kommunerne, herunder en række forretningskritiske systemer i forhold til både udbetalinger og opkrævninger ved borgerne. Dertil kommer en analyse og en håndtering af en række yderligere it-leverandører, hvortil der forventes et potentiale inden for fejl-fakturering, det leverede system, kontraktgrundlaget, licenseringen m.v. Løsningsbeskrivelse En implementering af IT kontrakt- og leverandørstyring vil foregå i et tæt samspil mellem Borgmesterforvaltningen og de relevante forvaltninger i relation til de enkelte systemer. Fokus vil være på at fastholde en driftssikkerhed, opnåelse af den tilsigtede værdi og effekt af systemerne samt få bragt de rette kompetencer i spil. Der vil i løbet af sommeren 2016 blive fremlagt en model for, hvorledes Odense Kommune skal organisere sig, således at it-viden, kompetencer og fagligt forretningsbehov bliver bragt i samspil i relation til it-erhvervelser, kontraktindgåelse, løbende opfølgning på effekt m.v. Økonomisk potentiale Det økonomiske potentiale består dels af gevinster i forhold til de systemskifte, der kommer i relation til KMD monopolbruddet med andre ord en forventning om, at en konkurrenceudsættelse af de omfattede systemer vil give lavere udgifter. Dertil kommer et provenu fra analyse og håndtering af yderligere it-leverandører. Provenu (systembesparelser) for 2016 og 2017 fordeles i budgetbidraget til budget 2017, mens provenu for overslagsårene 2018 og 2019 fordeles i rammeudmelding til budget I forhold til rammeudmeldingen til budget 2017, er der foretaget korrektioner i forhold til nye tidsplaner og hvordan det forventede provenu vil falde i overslagsårene.

2 Det korrigerede provenu fordeler sig mellem forvaltningerne som i tabellen nedenfor. Systembesparelserne i 2017 er med gennemslag i overslagsårene. Systembesparelser til udmøntning kr ** 2019** Økonomisk potentiale - Økonomiudvalg Økonomisk potentiale Ældre- og Handicap udvalg Økonomisk potentiale Børn- og Unge udvalg Økonomisk potentiale Beskæftigelses- og Social udvalg Økonomisk potentiale By- og Kulturudvalg Uudmøntet besparelse til rammeudmelding Systembesparelser i alt 9.820* Økonomiske potentiale i rammeudmelding Til Bufferpulje(/investeringer) i effektanalysen * Systembesparelsen for 2017 indeholder ligeledes en realisering af 570 t.kr. fra effektanalysen i ** Samlet systembesparelse for overslagsårene 2018 og 2019 udmøntes i forbindelse med rammeudmeldingen for budget Strukturen på systembesparelserne fra 2018 til 2019 er faldende grundet nogle konkrete systemskift og ændrede driftsbetalinger på samme. Der vil ske en udmøntning af de konkrete systembesparelser direkte til forvaltningerne. Fordelingsnøglen baserer sig på det forventede provenu på de enkelte systemer og hvilken forvaltning, der har udgiften. I løbet af budgetårene forventes desuden en indtægt i form af salg af ejendomme. Disse midler bibeholdes til de efterfølgende budgetår i effektanalysen, og kan løbende anvendes som buffer for usikker i analysen og i forbindelse med investeringer. En håndtering af investeringerne, herunder en fordeling af midler fra salg af ejendomme, vil ligge i styregruppen under effektanalysen. Investeringerne består dels af implementeringsudgifter i forhold til systemskifte under monopolbruddet samt investeringer i forhold til etablering af en professionel organisation til håndtering af kontrakt- og leverandørstyring på it-området. Dertil skal midler fra salg af ejendomme ligeledes fungere som buffer i forhold til de fortsatte usikkerheder i effektanalysen samt det fulde monopolbrud med KMD.

3 It-leverandører I relation til rammeudmeldingen for 2017, forventes nedenstående leverandører at falde ind under den portefølje af systemer, der indgår i analysens genstandsfelt. Listen er dynamisk, og leverandører kan erstattes af andre i fald det vurderes at give mere værdi eller effekt. Listen har ligeledes været præsenteret for stabschefsforum primo april. KMD SAS Institute Schultz EG Gruppen CGI IT Minds Sekoia Geokon ATEA SD løn B4Restore Oxygen Elbek & Vejrup Publizon IST (Tabulex) Assemble HD-support Axcess Convergens

4 BUDGETBIDRAG TIL RAMMEUDMELDING 2017 Effektanalyse Forvaltning Sammenhængende Borgerforløb BSF, ÆHF, BUF Viden, vilkår og volumen Odense Kommune ønsker at styrke koordineringen af indsatsen til borgere med komplekse forløb på tværs af de store velfærdsområder. Målet er at levere indsatser, der er målrettede, koordinerede og tidsafgrænsede og med høj inddragelse af borgeren. Det forventes, at dette vil medføre, at borgere med komplekse forløb i højere grad oplever sammenhæng og højere effekt til følge. Det forventes også, at det på sigt vil spare tid for medarbejderne, at der opstår et mere formaliseret samarbejde omkring borgeren på tværs af forvaltningerne. Ligeledes forventes det, at samarbejdet vil åbne mulighed for færre eller billigere indsatser til borgerne idet samarbejdet vil sikre, at borgeren ikke tilbydes overlappende indsatser eller ukoordinerede indsatser med modstridende formål. Dette kommer både borgeren og Odense Kommune til gode. Data og analyse Data1 viser, at der er ca borgere, der får mindst én visiteret eller på anden måde personrettet indsats eller ydelse fra det specialiserede socialområde og beskæftigelsesområdet. Ud af de ca borgere, modtager ca borgere indsatser/ydelser i én forvaltning. De resterende ca borgere, der modtager indsatser/ydelser i mere end én forvaltning, kan opdeles på enkeltpersoner (eneste person på adressen, der modtager indsatser) og familier (personer, der modtager indsatser og bor på samme adresse eller er forbundet via forældremyndighed med en anden, der modtager indsatser). Der er efter denne definition ca familier og individer i data. Lægges udgiften til disse borgere sammen, er den samlede udgift ca. 950 mio. kr. på servicerammen. Da der ikke nødvendigvis er et koordineringsbehov for alle enkeltpersoner og familier, der modtager indsatser/ydelser på tværs af forvaltningerne, er det økonomiske genstandsfelt med projektets nuværende fokus på borgere og familier som modtager indsatser/ydelser på tværs af forvaltninger, mindre end de ca. 950 mio. kr. på servicerammen. Ud over udgifterne til indsatser på servicerammen, er udgifterne på ca. 200 mio. kr. til sagsbehandling og administration i de tre forvaltninger også en del af effektanalysens økonomiske genstandsfelt, og kan bidrage til det økonomiske potentiale som en del af udviklingen af sammenhængende borgerforløb for de konkrete borgermålgrupper. 1 Data er indhentet fra fag- og økonomisystemer på tværs af kommunen.

5 I projektet vil der blive identificeret borgermålgrupper med komplekse forløb inden for tre hovedmålgrupper: Borgere som modtager flere indsatser Familier hvor to eller flere familiemedlemmer modtager indsatser Borgere som modtager indsatser i én forvaltning og som overgår til en anden forvaltning, fx et barn, der bliver voksen Borgermålgrupperne identificeres på baggrund af en omfattende analyse af data samt input fra faglige medarbejdere i fagforvaltningerne. Der vil løbende i projektperioden blive identificeret nye borgermålgrupper. Projektets samlede provenu skal således ikke findes udelukkende på nedenstående fire borgermålgrupper, der udgør første bølge af borgermålgrupper. Løsningsbeskrivelse Projekt Sammenhængende Borgerforløb består af en række delprojekter. Hver borgermålgruppe, der udvælges, betragtes som et delprojekt, og godkendes af styregruppen. Hvert delprojekt vil bestå af 5 faser (forberedelse, indsigt, udvikling, prøvehandlinger og implementering). De første 4 borgermålgrupper, som er beskrevet og godkendt af styregruppen er: 1. Familier med komplekse sociale og beskæftigelsesmæssige problemer, hvor et eller flere af børnene er anbragt uden for hjemmet 2. Familier med komplekse sociale og beskæftigelsesmæssige problemer som modtager familiebehandling 3. Borgere med sindslidelse der modtager indsatser i ÆHF, og har en beskæftigelsessag i BSF. 4. Borgere med erhvervet hjerneskade, der modtager indsatser/ydelser i både ÆHF og BSF. Økonomisk potentiale Det økonomiske provenu for projektet er henholdsvis 10, 40 og 85 mio.kr i 2017, 2018 og Potentialet skal findes på velfærdsområdet i BSF, BUF og ÆHF på baggrund af bedre samarbejde og koordinering omkring borgere og familier med komplekse sagsforløb. Effektanalysen om sundhed og forebyggelse er tidligere lagt under Sammenhængende Borgerforløb. Her er en del af et projekt om Integrated Care afsluttet. Fra dette projekt er et årligt mindreforbrug på 3,5 mio. kr. fra overført til Sammenhængende Borgerforløb. Da projektet har udgifter i som skal dækkes af det økonomiske provenu i 2017, bliver det samlede besparelseskrav for ,5 mio. kr. Arbejdet på tværs af forvaltningerne med de første fire borgermålgrupper, har afdækket et stort potentiale ved at skabe sammenhængende borgerforløb på tværs af forvaltninger både for borgerne og kommunens økonomi. Arbejdet med at udvikle de konkrete løsninger

6 for de fire borgermålgrupper er på nuværende tidspunkt ikke færdiggjort. Fordelingen af det økonomiske potentiale i 2017 vil derfor ske på de fire borgermålgrupper samt øvrige målgrupper der går på tværs af forvaltningerne efter fordelingsnøglen fra rammeudmeldingen. Der er i de tre forvaltninger fortsat en klar overbevisning om at der kan skabes sammenhængende borgerforløb for de fire målgrupper, samt øvrige målgrupper med komplekse sagsforløb. Drøftelserne på tværs af forvaltninger har afdækket en lang række idéer til hvordan der skabes sammenhængende borgerforløb. Disse idéer vil i den kommende periode blive yderligere kvalificeret og evt. iværksat kr * 2019* Økonomisk potentiale, fordelt heraf Ældre- og Handicapudvalget heraf Beskæftigelses- og Socialudvalget heraf Børn- og Ungeudvalget Økonomisk potentiale - Endnu ikke identificeret og fordelt Økonomisk potentiale Sundhed og forebyggelse (ØKU, sundhedsområdet), periodiseret over flere år Investering (Udgifter i projektet, IT-udvikling mv.) udgifter i 2017 dækker Økonomisk gevinst (total) * * Note: -=udgift/underskud, +=indtægt/overskud *restprovenuet fordeles i rammeudmeldingen til B2018

7 BILAG. Afrapportering af realisering af effektanalyse selskabskatter til budget 2017 Effektanalyse Forvaltning(er) Selskabskatter Borgmesterforvaltningen Viden, vilkår og volumen Kommunen får indtægter fra 2 ordninger vedrørende selskabsskat. Den ene er den direkte selskabsskat, hvor Odense i 2016 får 126,3 mio. kr. Den anden er udligning af selskabsskat, hvor Odense få godt 50 mio. kr Området er en indtægtskilde, som umiddelbart har et potentiale, hvis der sammenlignes med de øvrige kommuner i landet. Det er samtidig et område, som kommunen kun indirekte kan påvirke, da det er konjunkturafhængigt og er påvirket af en mængde faktorer, som ligger uden for Odenses regi. Indtægter fra selskabskatter pr. indbygger ved udvalgte kommuner Kommune Kr. pr. Kommune indbygger Kr. pr. indbygger Aarhus 849 Aalborg 668 København Odense 603 Esbjerg 578 Billund 1) Randers 538 Langeland 98) 128 Fordeling af selskabskat mellem kommunerne Selskabsskat afregnes 3 år efter indkomstsåret. Det vil sige, at budgetår 2017 bygger på virksomhedernes skattebetaling i indkomståret 2014, og fordeles ud fra selskabernes beliggenhed pr. 1. april Rent teknisk tilfalder selskabskatten den eller de kommuner, hvor drifts- og evt. holdingselskabet pr. 1. april året efter indkomstsåret bedriver virksomhed enten som hovedsæde eller afdeling. En virksomheds selskabsskat tilfalder i første omgang den kommune, hvor hovedsædet befinder sig i (eller hvor holdingselskabet er placeret). Herefter fordeles selskabsskatten til afdelingskommunerne ud fra lønsummens fordeling i hovedsædet og de enkelte afdelinger. 1

8 Odense Kommune modtager i mio. kr. fra andre kommuner som følge af, at der ligger en afdeling i Odense. Tilsvarende uddeler Odense Kommune 9 mio. kr. til andre kommuner, som følge af at hovedsædet ligger i Odense, men med afdelinger i andre kommuner. Løsningsbeskrivelse Effektanalysen har tidligere vist Med de konkurrencevilkår der er på de fleste markeder i dag, vil udgangspunktet for en virksomhed være, at den betaler den skat, den skal - hverken mere eller mindre. Det må derfor også forventes, at virksomheder benytter lovgivningens muligheder for eksempelvis overførsel af over/underskud, som kan påvirke skattebetalingen. Det er et grundvilkår. Virksomhedernes generelle fokus må således også antages at være på at optimere skattebetalingen, og i mindre grad på om det er staten, kommunen eller nabokommunen, der i sidste enden modtager skattebetalingen. Effektanalysen har vist, at Odenses handlemuligheder for at øge indtægter fra selskabskatter generelt er minimale, men at der kan peges på følgende tre handlemuligheder: 1. Forbedre rammevilkårene i Odense, således at flere selskaber etablerer sig i Odense, og så selskaberne opnår bedre resultater. 2. Arbejde for at selskabskatten som statslig skat udgår af den kommunale finansiering og erstattes af bloktilskud 3. Validering af de virksomhedsindberetninger, der ligger til grund for fordelingen af selskabsskatten Der er tidligere kvartalsmøde blevet afrapporteret på de to første handlemuligheder. - Potentialevurderingen fra den første handlemulighed viser, at der skal være fokus på at tiltrække iværksættere, som kan udvikle sig til større selskaber, på at tiltrække mindre selskabers vækstpotentiale og på at tiltrække selskaber fra andre kommuner og udlandet. Potentialevurdering for den endelige effektanalyse udspringer af denne handlemulighed og stemmer overens med det fokus der er anlagt i vækstpolitikken. - Potentialevurderingen fra den anden handlemulighed vil på kort sigt være stor for Odense Kommune. Det er dog et område, som kræver ændringer i den nuværende udligningssystem fastlagt af Social- og Indenrigsministeriet. Dertil kommer, at hvis vækstdagsordenen lykkes i Odense, og slår igennem på selskabskatten, kan det betyde, at den nuværende ordning vil være mest fordelagtig for Odense. Det er 2

9 derfor ikke medtaget i potentialevurderingen for effektanalysen, men problemstilling kan indgå i de videre politiske drøftelser. Fokus i foråret 2016 har været på at belyse den tredje handlemulighed vedr. Validering af virksomhedsindberetninger, der ligger til grund for fordelingen af selskabsskatter. Validering af virksomhedsindberetninger Fordeling af selskabskat mellem hovedsædekommune og afdelingskommune beror på virksomhedernes indberetninger. En af fejlkilderne er her manglende indberetning af p- numre. Er der ikke registeret et p-nummer for en afdeling i indberetningen vil der ikke blive fordelt selskabskat til den kommune, hvor afdelingen ligger i, da alt indtægt i stedet vil tilfalder hovedsædekommunen. Det er derfor vigtigt, at virksomhedsindberetningerne på dette område er korrekte. For at efterprøve dette, er der ved hjælp af en stikprøve undersøgt, om der er selskaber med afdelinger i Odense, der ved en fejl ikke har registreret p-nummer på afdelingen i Odense, da det i givet fald betyder, at Odense er gået glip af selskabets eventuelle selskabsskattebetaling. Stikprøven er foretaget med udgangspunkt i indkomståret Ved at sammenholde CVR-registret og opgørelsen af afdelinger i Odense fra SKAT er der udtrukket i alt 15 afdelinger, som ikke fremgår af listen fra SKAT, men som umiddelbart ud fra selskabsform og størrelse vurderes burde fremgå af listen. Odense Kommune køber, som en konsulentydelse ved SKAT, at de udarbejder opgørelse af fordeling af selskabskat til/fra Odense Kommune til/fra andre kommuner. Odense har på den baggrund bedt SKAT om at undersøge disse afdelinger nærmere i forhold til skattebetaling. SKAT s undersøgelse viser, at: 8 afdelinger i Odense ikke har en tilstrækkelig indkomst til, at der skal ske en viderefordeling. (Over kr.) 5 afdelingen i Odense vurderes at have haft en vis indkomst, som i givet fald burde have været fordelt til Odense. SKAT vurderer dog, at omkostninger for SKAT ved at afdække dette vil overstige evt. skatteindtægter til Odense Kommune. 2 afdelinger i Odense har haft en indkomst, som burde have været fordelt til Odense. SKAT vil sørge for at Odense gør sine krav gældende ved hovedsædekommunen, når der næste gang laves en fordeling af selskabskatter mellem kommunerne. Indtægten vil her fremgå i kategorien Afregning som filialkommune vedr. tidligere indkomstår. 3

10 SKAT er under overvejelse omkring at få udarbejdet et system, som bevirker, at afdelingerne skal indberette p-nummer, når der indberettes indkomstoplysninger. Et sådan system reducerer muligheden for, at afdelingen glemmer at indberette p-nummer. Helt eliminerer fejl i virksomhedsindberetningerne vil dog ikke være muligt. Odense vil derfor fremadrettet i samarbejde med SKAT have fokus på området. Økonomisk potentiale Potentialevurderingen fra tidligere fastholdes og tager udgangspunkt i, at vækstdagsordenen med at skabe arbejdspladser frem mod 2020 lykkedes. Potentialevurderingen for effektanalyse kr Økonomisk gevinst Investeringer i vækstpolitikken I alt Note: -=udgift/underskud, +=indtægt/overskud. 4

11 Afrapportering af realisering af effektanalysen Energy Lean, vol. 2 til budget 2017 Effektanalyse Energy Lean, vol. 2 Forvaltning(er) By- og Kulturforvaltningen Energy Lean, vol. 2 bygger videre på allerede indhøstede erfaringer med Energy Lean, vol. 1. Det vil sige, at analysens genstandsfelt fortsat vedrører kommunens ejede bygninger, der omfatter ca m 2 bygningsmasse. Investeringerne vedrører tiltag, der endnu ikke er gennemført i Energy Lean, vol. 1. Den samlede analyse viser, at business casen for energirenoveringerne kan være positiv, såfremt der sikres en væsentlig grad af medfinansiering til den nødvendige renovering af de tilknyttede bygningsdele. På den baggrund er business casen ikke længere rentabel, hvorfor energirenoveringerne udelades. Business casen er dog fortsat positiv for den resterende del af analysen vedrørende de vandbesparende tiltag, og denne del indgår derfor fortsat i afrapporteringen. Eksempler på vandbesparende tiltag er udskiftning af baderumsarmaturer, håndfrie armaturer og lavt skyls toiletter, hvor løsningerne både øger funktionaliteten og samtidig mindsker vandforbruget. I løbet af 2016 planlægges effektueringen af de vandbesparende tiltag på Odense Kommunes bygninger. Det forventes, at disse investeringer indarbejdes som en del af den øvrige planlægning og projekt-setup vedrørende Energy Lean, vol. 1., hvilket der er gode erfaringer med. 1

12 Afrapportering af realisering af effektanalysen Effektiv brug af ungdomsskoler til budget 2017 Effektanalyse Forvaltning(er) Effektiv brug af ungdomsskoler Børn- og Ungeforvaltningen Med effektanalysen Effektiv brug af ungdomsskoler reduceres det samlede antal af klubtilbud i Odense Kommune samtidigt med, at kvaliteten i de tilbageværende klubtilbud kan øges. Herved opnås en samlet besparelse på 1,5 mio. kr. på årsbasis fra På baggrund af det igangværende strukturtjek på klub/sfo med en omlægning af hele klubstrukturen, skal ovenstående effektanalyse fremadrettet ses i sammenhæng med dette strukturtjek og den kommende nye organisering af klubområdet. Der er således udarbejdet en samlet analyse og forslag til omlægning af hele området (Stærk fritid Stærke unge), som blev fremlagt Børn- og Ungeudvalget den 5/ Her besluttede udvalget, at Børn- og Ungeforvaltningen skal arbejde videre med det fremlagte forslag. Med den nye struktur for klubområdet sker en netto besparelse på 7,5 mio. kr. på klubrammen, gældende fra januar Heraf går 1,5 mio. kr. særskilt til besparelse via effektanalysen, hvorved udmeldte provenu til effektanalyse-regi opnås. 1

13 Afrapportering af realisering af effektanalysen Effektiv drift af de grønne områder til budget 2017 Effektanalyse Forvaltning(er) Effektiv drift af de grønne områder By- og Kulturforvaltningen By- og Kulturforvaltningen vil - med udgangspunkt i udefra og ind-perspektivet og en fokusering på, hvilke driftsløsninger der i dagligdagen skaber værdi for borgeren - løbende udvikle sine grønne arealer mod mere effektive driftsnormer samt skabe en mere tydelig sammenhæng i mellem serviceniveau og den samlede anvendelse af det enkelte areal. 1