Dagsorden AARHUS UNIVERSITET. Administrationens samarbejdsudvalg (ASU)

Transkript

1 Administrationens samarbejdsudvalg (ASU) Dagsorden Ordinært møde den 24. september 2015, kl Nordre Ringgade 1, 8000 Aarhus C Bygning 1431, lokale ASU-sekretariatet Lizzi Edlich Dagsorden for ASU-møde den 24. september Kl : Godkendelse af dagsorden HR Organisationsudvikling og arbejdsmiljø Dato: 17. september Kl : Opfølgning på ASU-mødet den 22. juni 2015, herunder evt. yderligere bemærkninger til referatet. Side 1/3 Punkter til drøftelse: kl Økonomi (50 min.) (JAK) a. Budget 2016 Bilag 1: Sagsfremstilling vedr. status på budget for Enhedsadministrationen på AU Bilag 2: Notat vedr. status på budget for Enhedsadministrationen på AU b. Budgetproces 2016 c. Orientering om Økonomirapport Motivering: Under punkt a) orienteres som budget 2016, herunder status på rammerne for enhedsadministrationen. Det fremsendte materiale drøftes i ASU både med henblik på generel orientering og med henblik på tilbagemeldinger fra medarbejderside ift. yderligere analyseelementer og overvejelser i forhold til de beskrevne scenarier for de enkelte enheder. Under punkt b) orienteres om budgetproces 2016 og overslagsår, herunder forslag til finansloven for Under punkt c) gives en økonomisk status for første halvår AU HR Organisationsudvikling og arbejdsmiljø Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej Aarhus N Tlf.: Fax: hr@au.dk

2 4. ASU s forretningsorden (10 min.) (JAK) Bilag 3 og 4: Sagsfremstilling og udkast til revideret forretningsorden for ASU. Motivering: Formandskabet har taget initiativ til en opdatering og forenkling af udvalgets forretningsorden, som fremlægges til godkendelse. Side 2/3 5. Kompetenceudvikling (20 min.) (JAK) Motivering: HSU har i 2014 drøftet kompetenceudvikling på AU, som efterfølgende skulle høres lokalt. Drøftelse af kompetenceudvikling i lederkredsen i foråret 2015 har imidlertid vist, at der er behov for mere involvering af de lokale ledere, og at der gives tilstrækkelig plads til de lokale udfordringer og behov. Jane Kraglund vil lægge op til drøftelse. Tilsvarende oplæg og drøftelse finder sted på HSU-mødet den 22. september Punkter til orientering kl.: Orientering om proces vedr. besættelse af stilling som vicedirektør for HR (JAK) 7. Orientering om proces vedr. besættelse af stilling som universitetsdirektør (JAK) 8. Orientering om tilgang og afgang (ALBE) Bilag 5: Oversigt over tilgang og afgang i Enhedsadministrationen Motivering: I forbindelse med beslutning om udløb af det kvalificerede ansættelsesstop i Enhedsadministrationen besluttede ASU på mødet den 22. juni 2015 at følge udviklingen i tilgang og afgang af medarbejdere. Med henblik herpå vedlægges oversigt over tilgang og afgang pr. 31. august Oversigt over tværgående faglige fora (JAK) Bilag 6: Bilag eftersendes. Motivering: Behovet for et samlet overblik over tværgående faglige fora i Enhedsadministrationen har tidligere været drøftet i ASU. Ledelseskredsen i Enhedsadministrationen (LEA) har bl.a. på den baggrund taget initiativ til udarbejdelse af en sådan oversigt. 10. Arbejdsmiljøstatistikker (ALBE) Bilag 7-9: Arbejdsmiljøstatistikker 2. kvartal 2015 Motivering: AU HR udarbejder fire gange årligt arbejdsmiljøstatistikker med det formål at informere ledelse og medarbejderrepræsentanter om udviklingen i arbejdsmiljøet og hermed danne grundlag for forebyggende og opfølgende indsats. Arbejdsmiljøstatistikkerne dækker psykologisk rådgivning, arbejdsskader og sygefravær. 11. Orientering fra HSU-møderne 24. august og 22. september. (JAK) Link til HSU-dagsordener og referater på medarbejdere.au.dk.

3 12. Fysisk APV (JAK) Skriftlig orientering: Den seneste APV på Aarhus Universitet blev gennemført i APV skal gennemføres hvert tredje år, og universitetets ledelse og HAMU (hovedarbejdsmiljøudvalget) har besluttet at gennemføre den fysiske APV i efteråret 2015, mens den psykiske APV gennemføres i første kvartal Den fysiske APV er ikke anonym. Kortlægningen af det fysiske arbejdsmiljø foretages ved hjælp af et elektronisk spørgeskema, der er sendt pr. til alle medarbejdere i uge 38. Målingen lukker d I uge 41 vil resultat af målingen blive sendt til arbejdsmiljøorganisationen, hvorefter arbejdet med udarbejdelse af handlingsplaner kan påbegyndes. I forbindelse med opfølgningen på den fysiske APV er der arrangeret temamøder og minikursus i handlingsplanssystemet Rambøll APV. Medlemmer af arbejdsmiljøorganisationen på AU har fået særskilt information om dette. Yderligere info på APV hjemmesiderne. Side 3/3 13. Psykisk APV følgegruppe for Enhedsadministrationen (JAK) Bilag 10 og 11: Tidsplan for psykisk APV i Enhedsadministrationen og kommissorium for APV-følgegruppen. Skriftlig orientering: Den psykiske APV gennemføres i første kvartal I den forbindelse er der for Enhedsadministrationen nedsat en APV-følgegruppe bestående af følgende: Jane Kraglund (formand), Søren Dam, Claus Palle, Kjeld Søndergård, Ole Rahn, Susanna Holm Nielsen, Anne Lindholm Behnk og Steen Harrit. APV-følgegruppens første opgave bliver på baggrund af input fra LSU er og LAMU er i Enhedsadministrationen at formulere 5-8 lokale spørgsmål. Medlemmer af LSU er og LAMU er er sammen med APV følgegruppen inviteret til et høringsmøde med CUL d mhp. at komme med bemærkninger til spørgeskemaet for den psykiske APV. 14. Kl : Eventuelt

4

5 ASU-møde den 24. september 2015 Bilag 1 Dato: 25. august 2015 Side 1/1 Sagsfremstilling Mødedato: 2. september 2015 Møde: Møde i Universitetsledelsen Punktejer: Jane Kraglund Gæst: Niels Jørgen Rasmussen Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Meddelelsespunkt (sæt kryds) Lukket punkt (sæt kryds) X X Emne Status på budget for Enhedsadministrationen på Aarhus Universitet Indstilling Det vedlagte notat er til orientering af Universitetsledelsen omkring Enhedsadministrationens budget for Det indstilles, at notatet drøftes og efterfølgende behandles i ASU og lokale LSU er i enhedsadministrationen. Sagsfremstilling Ved vedtagelsen af budget 2014 og 2015 blev det besluttet, at debiteringsrammen til Enhedsadministrationen skal reduceres med ca. 100 mio. kr. frem mod I foråret 2015 blev der udarbejdet en fordeling af sparekravet på de administrative enheder, og en fordeling mellem løn og kontorhold og fællesudgifter. Denne fordeling indgik i Budgetindkaldelsen for , der har været behandlet af Universitetsledelsen. Med henblik på at udmønte reduktionerne er der igangsat en række analysegrupper, med det formål at identificere mulige effektiviseringer. At igangsætte analyserne blev besluttet af universitetsledelsen 13. marts I det vedlagte notat fremgår en status på alle analyserne, som har været drøftet på LEA seminar 2. juli Ifølge fordelingen af sparekravet skal der findes 20 mio. kr. på fællesudgifter i 2016 og yderligere 10 mio. kr. i Der er på nuværende tidspunkt fundet knap 20 mio. kr. i 2016 og der er en udfordring på 4-5 mio. kr. i Der vil derfor fortsat i efteråret blive arbejdet på at finde yderligere reduktioner på fællesudgifterne Der gives i notatet desuden en status på de i gangsatte analyser. Analyserne er fortsat under udarbejdelse. Derudover gennemgås status for det enkelte vicedirektørområde og administrative center. Hvor meget der skal reduceres med på området, samt en kort beskrivelse af hvilke analyser, der kan bidrage til reduktionerne, og hvor man i øvrigt forventer at kunne finde reduktioner. Der vil i løbet af efteråret blive udarbejdet mere detaljerede beskrivelser af, hvordan effektiviseringerne skal gennemføres, og hvilke reduktioner der i øvrigt skal foretages på det enkelte område. Sagsbehandler Anita Pedersen/Morten Vils/Niels Jørgen Rasmusen. Notatet har været drøftet på to LEA-møder i august. Bilag Status på budget for enhedsadministration på Aarhus Universitet, NJR august 2015

6

7 ASU-møde den 24. september 2015 Bilag 2 Modtager(e): Universitetsledelsen, ASU og LSU er Notat Status på budget for Enhedsadministrationen på Aarhus Universitet 1. Indledning Formål med dette notat er, at give en status på budgetprocessen for B for den del af budgettet som vedrører Enhedsadministrationen. Notatet redegør for status på de analyser, der er igangsat. Herunder indgår en overordnet vurdering af, hvilke implikationer analyserne har for de enkelte områder. Redegørelsen vil også omfatte de næste opgaver for hver enkelt analyse. Desuden gives der i notatet en status for reduktionsmålene for de enkelte administrative enheder, og hvorledes de igangsatte analyser kan hjælpe med at indfri sparemålene. Niels Jørgen Rasmussen Vicedirektør Dato: 3. august 2015 Side 1/1 Endelig gives der, til sidst i notatet, et overblik over den videre proces og inddragelse af SU og medarbejderne i det videre arbejde Baggrund Med vedtagelsen af budget 2014 og budget 2015 er det besluttet, at udgifterne til de administrative enheder skal reduceres fra 1.061,9 mio. kr. (inkl. medfinansiering fra USM) i 2015 til 962,1 mio. kr. i 2019 (jf. nedenstående tabel). Samlet set falder de budgetterede udgifter til de administrative enheder med ca. 100 mio. kr. frem mod 2019 i forhold til niveauet i Da bortfaldet af medfinansiering fra USM ikke påvirker debiteringsrammen, sker der et fald i debiteringsrammen på 86 mio. kr. Tabel 1: Udvikling i budget for de administrative enheder (mio. kr. i 2015 pl.) Måltal for den samlede administration Debitering* 1.056, , , ,1 981,9 Udmøntning af reduktioner B2014 og B ,3-20,7-20,2-19,8 Dispositionsbegrænsning*** -8,5 Samlet ramme for administrative enheder (debiteringsramme)** 1.048, , ,1 981,9 962,1 Bidrag fra USM 13,8 0,0 0,0 0,0 0,0 Samlet budget for administrative enheder 1.061, , ,1 981,9 962,1 Årlige reduktioner 39,1 20,7 20,2 19,8 Samlet reduktion ift ,1 59,8 80,0 99,8 Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Fuglesangs Allé Aarhus V Tlf.:

8 * Fra 2015 er det alene udgifter i fællesadministrationen der debiteres debitering er derfor snare en ramme for Enhedsadministrationen. ** Det er alene udgifterne til VD-områder og fællesudgifter der opkræves via debiteringen. *** Dispositionsbegrænsningen er en teknisk indregning i debiteringsrammen, som følge af at udviklingen i pris- og lønninger ikke har været helt som forventninget ved beregningen/fremskrivningen af B2015. Dispositionsbegrænsningen påvirker ikke sparekravet i perioden fra Side 2/12 Der er i forbindelse med B2016 ikke sket ændringer i målet for reduktionerne af budgetterne. Derimod er der sket nogle ændringer af budgettet, da opgaver er blevet flyttet (jf. budgetindkaldelsen). Ændringerne påvirker ikke behovet for reduktioner i perioden , da det både er budget og opgaver der flyttes. Det samlede budget for de administrative enheder ser dermed ud som beskrevet i tabel 2. Tabel 2: Samlet budget for de administrative enheder (2015 pl) Samlet budget for administrative enheder (jf. tabel 1) 1.061, , ,10 981,90 962,10 Øvrige ændringer (jf. budgetindkaldelsen) -4,7-4,7-4,7-4,7 Samlet budget for de administrative enheder* 1.061, ,10 997,40 977,20 957,40 Samlet budget i løbende priser* 1.061, , , , ,5 * For er det samlede budget lig med debiteringsrammen. Den konkrete udmøntning på de enkelte område, fordelt over årene, er beskrevet i bilag 1. De vedtagne reduktioner svarer til ca. 2 pct. årligt i budgetperioden. Det blev fremhævet på ASU mødet i marts 2015, at en årlig effektivisering på 2% er et vilkår, der findes for store dele af den generelle finansiering af AU, om end udmøntningen af denne effektivisering er forskellig fra område til område. En årlig effektivisering på 2 % er desuden et vilkår, der generelt er gældende mange steder i den offentlige sektor. Som det fremgår, er en del af reduktionerne (13,8 mio. kr.) betinget af bortfald af USM finansiering. Disse midler har været anvendt til finansiering af såvel varige udgifter som til finansiering af midlertidige udgifter. Hertil kommer, at der indenfor debiteringsrammen er udgifter på ca. 24 mio. kr., som er mere eller mindre midlertidige. Det drejer sig blandt andet om IT projektbevilling m.v. Nogle af disse projekter vil have afledte og permanente driftsudgifter. Med henblik på at få ryddet op i midlertidige/projektbevillinger samt at skabe en mulighed for at indlejre en vis projektkapacitet på relevante områder, er det derfor besluttet at beregne reduktionerne med udgangspunkt i det samlede 2015 budget. Til gengæld er der indført et sparemål på fællesudgifter på 30 mio. kr.. Fællesudgifterne er alle placeret på vicedirektørområderne og omfatter udgifter for hele AU. Det drejer sig blandt andet om udgifter til licenser, infrastruktur, afskrivning på IT-udstyr, eksamenslokaler mv. Med henblik på at lave en langsigtet plan for besparelser og sikre fortsat fokus på effektiv opgaveløsning besluttes det at igangsætte en række analyser. Disse analyser blev drøftet i såvel ASU som LSU i uge 13, 2015 ( marts 2015). Status på analyserne er kort beskrevet i dette notat.

9 Det samlede sparekrav, på ca. 100 mio. kr. i perioden , er i foråret 2015 blevet fordelt på de enkelte administrative enheder. Universitetsledelsen behandlede fordelingen i forbindelse med budgetindkaldelsen for Fordelingen er ligeledes blevet drøftet i ASU d. 22. juni samt i de lokale LSU er. Reduktionerne som fremgår af bilag 1 er således kendte. Side 3/12 2. Status på analyserne Universitetsledelsen besluttede på mødet den 13. marts 2015 at igangsætte en række analyser. Formålet med analyserne er, at finde effektiviseringer på de områder analyserne omfatter. De effektiviseringer og lettelser i opgaveløsningen, som identificeres i forbindelse med analyserne, vil kunne indgå i udmøntningen af de reduktioner, der er besluttet i universitetsledelsen. Alle analyser er forankret i LEA, som udgør styregruppen for analyserne (med undtagelse af analysen vedrører uddannelse). Der udarbejdes analyser på følgende områder: Biblioteksområdet Rejseafregning Tidsallokering IT projekter EDDI Digital eksamen Blackboard Tjek and Go IT arbejdspladsen PHD planner Evt. nye ideer f.eks. digitalpost mv. Rengøring Teknisk drift Konsulentydelser Gennemgang af IT-området Gennemgang af Uddannelsesområdet Gennemgang af kommunikationsområdet Gennemgang af HR På ASU mødet den 24. marts blev der orienteret om analyserne og disse blev ligeledes drøftet lokalt i LSU i uge 13. Endvidere har der i løbet af foråret været løbende drøftelser og orienteringer i alle LSU er af vilkår, analyser og perspektiver. Som en del af analysen vedr. IT-projekter er det i LEA besluttet, at udarbejde business-cases på en række allerede besluttede IT- og digitaliseringsprojekter. Businesscasene udarbejdes med henblik på at synliggøre effektiviseringer i forbindelse med projekterne. Effektiviseringerne vil ligesom analyserne kunne indgå i udmøntningen af de besluttede budgetreduktioner. Business-casene omfatter følgende projekter: Opdatering af Navision og IndFak herunder implementering af indkøbsmodullet af IndFak. Implementering af nyt system til tidshåndtering Tjek and Go

10 PHD planner Digital eksamen Status på analyserne blev drøftet på LEA seminaret den 3. juli 2015, og nedenfor gengives en kort status og kommende opgaver. Side 4/ Status på analyserne Biblioteker Biblioteksanalysen har afdækket de nuværende omkostninger og finansiering. Der er behov for en overordnet drøftelse af, hvordan de fælles biblioteksopgaver skal finansieres fremadrettet, og der er brug for en konkret drøftelse med de enkelte dekaner om tilrettelæggelsen og dimensionereingen af den del af biblioteksbetjeningen, der er placeret på og finansieret af fakulteterne. Rejseafregning Der sigtes mod en forbedret service herunder rykkerprocedurer, udvidet anvendelse af kreditkort, mulighed for samlet afregning m.v. Det vurderes, at det er muligt at rationalisere med godt 1-2 mio. kr. Den fulde reduktion kræver, at der på lidt længere sigt skal arbejdes for at lette behovet for kontrol af alle afregninger. Dette vil give yderligere muligheder for reduktioner. Hertil kommer aflastninger på institutniveau, som ikke nærmere adresseres i denne analyse. Analysen vurderes at kunne færdiggøres i efteråret Der skal fremadrettet arbejdes på at reducere antallet af fejl i afregningerne med henblik på senere at mindske kontrolopgaven. Tidsallokering - Generel reduktion på økonomiområdet Der har været en generel drøftelse af den nuværende model for placering af lønudgifter på projekter (den såkaldte tidsallokering). Det er vurderet, at implementeringsprocessen fra 2012 har været lang, endvidere at tidsallokeringen har været svær at forklare. Det er vurderingen, at der ikke længere anvendes så mange ressourcer på dette område, hvorfor der burde være et mindre pres. Desuden vurderes det, at der fortsat er mulig effektiviseringsmuligheder i den nuværende model for tidsallokering på projekter. Som følge af dette mindre pres, kombineret med af opgradering af Navision, implementering af nye elementer i IndFak, nye budgetopfølgningsprocedurer, hvor hyppigheden af forecast ændres mv. og et generel fokus på procedurer, vurderes det samlet set at være muligt, at effektivisere for ca. 10 mio. Der udestår en opgave med at gennemføre forslag til effektiviseringer af den nuværende model for tidsallokering. IT-projekter Som nævnt er det i forhold til IT-projekterne besluttet at udarbejde business-cases på fem større IT- og digitaliseringsprojekter. Nedenfor gives en kort status på disse business-cases. IndFak samt Navision/ØSLDV. Selve opgraderingen af den eksisterende del af IndFak fandt sted i juni Denne opgradering har medført mindre forbedringer i form af øget brugervenlighed mv. Opgraderingen af Navision og ØSLDV finder steder i efteråret 2015, og fra 2016 implementeres indkøbsmodulet af IndFak gradvist på AU. Business-casen udarbejdes i efteråret Indførelse af nyt tidshåndteringssystemsystem. Det nye tidshåndteringssystem implementeres primo 2016 og udrulles herefter. En meget foreløbige og umiddelbar vurdering af rationaliseringsgevinster tyder på et pro-

11 venu på ca. 8 mio. kr. for hele AU, hvoraf ca. halvdelen kan findes på flere administrative områder. Det skal understreges, at tallene er meget foreløbige og hviler på en række usikre forudsætninger. Der udestår en proces i forhold til nærmere validering af tallene. Denne validering skal først og fremmest foregå på ST. Side 5/12 Tjek & Go fase 1 implementeres i sommeren De øvrige to faser implementeres over de næste 12 måneder. Der er en forventet besparelse på Health på 1-1,5 mio. kr., som vil berører flere områder på det administrative center. Hertil kommer betydelig aflastning på institutterne (færre blanketter og lettere arbejdsgange). På baggrund af estimatet for effektiviseringer på HE er vurderingen, at der på tværs af AU, som helhed, kan forventes besparelser i størrelsesordenen 4-6 mio. kr. (efter fuld implementering). Umiddelbart efter sommerferien skal der tages stilling til den fremtidige organisering af Tjek & Go herunder involvering af andre fakulteter, VD-områder mv. PHD planner. PHD planner fungerer på alle fakulteter, systemet bruges imidlertid meget forskelligt. Der gennemføres derfor en workshop med fokus på brugen af systemet, og hvordan fakulteterne kan bruge det. Workshoppen gennemføres med deltagelse af alle relevante parter, herunder naturligvis de faglige miljøer. Efter sommerferien udarbejdes en businesscase for integration mellem Captia og PHD planner samt for automatisering af indberetninger. Umiddelbart forventes mulig effektiviseringer for samlet 1-2 mio. kr. Digital eksamen. Digital eksamen er allerede indført på Aarhus BSS (wiseflow). På baggrund af erfaringer på Aarhus BSS, vurderes det muligt, på de enkelte fakulteter, at realisere besparelser på ca. 1,5-2 mio. kr. som følge af en mere enkel eksamensadministration, og som følge af direkte overførelse af karakter fra Digital eksamen til STADS. Dette skal konkretiseres på fakultetsniveau i sammenhæng med den konkrete udbredelse af Digital eksamen. Rengøring Der er p.t. udbud af rengøringsartikler. Der forventes en årlig besparelse på kr Besparelsen vil slå fuldt igennem fra Der vurderes, at være yderligere potentialer ved genudbud (evt. hjemtagning) af allerede udliciterede områder. Ovennævnte besparelser er ikke fuldt ud en del af administrationscentrenes budgetter, hvorfor medregning af disse gevinster kræver en nærmere aftale. Der er væsentlige besparelser at hente via fortætning på AU generelt. Eksempelvis regnes der på ST med en effektiviseringsgevinst fra 2019 på ca. 4 mio. kr. som følge af mere effektiv arealanvendelse. Teknisk drift Som det fremgår af kommissoriet påbegyndes analysen af mulige effektiviseringer af den tekniske drift først i efteråret Konsulentområdet En umiddelbar screening af området viser, at der anvendes ikke uvæsentligt beløb til køb af vare- og tjenesteydelser. Det drejer sig ikke alene om indkøb af konsulenter, men vare- og tjenesteydelser generelt. I det kommende arbejde vil der blive set på andre indkøb i administrationen end konsulenter. Der arbejdes videre hermed i Øko-

12 nomi og Bygninger (Indkøb). Umiddelbart vurderes det realistisk at reducere med 1-2 mio. kr. Side 6/12 IT-området/IT support Der er med inddragelse af eksterne konsulenter igangsat en analyse af IT-området og områdets organisering. Arbejdet har omfattet interviews med en række interessenter fra fakulteter, andre vicedirektørområder, universitetsledelsen og AU IT. Konklusionerne på denne del af arbejdet blev fremlagt før sommerferien, og der vil blive arbejdet videre med forslagene herunder organisering, forretningsgange og procedure. Selvom analysen af IT-området ikke særskilt har fokuseret på omkostningerne til AU s IT-organisering, har analysen dog peget på behovet for at forbedre og forenkle visse processer og arbejdsgange på IT-området. Analysen kan dermed bruges som input til at identificere besparelsespotentialer. Sideløbende med den mere generelle analyse er der i første omgang arbejdet med et forslag om et nyt indkøbssetup. Dette indkøbssetup har som målsætning, at der kan købes standardudstyr via Indkøbs hjemmeside. Hjemmesiden kobles til økonomisystemet (via nyt IndFak), hvilket muliggør en umiddelbar fakturering af udstyret. Det forventes, at en aftale med ekstern leverandør vil omfatte beslutninger om, at der i højere grad skal ske levering af konfigureret udstyr, endvidere at der aftales attraktive leveringstider og fleksibilitet i forhold til leveringssteder. Processen med udbud af IT-udstyr startes op i efteråret 2015, og samtidigt udarbejdes mere detaljerede beskrivelser af det nye indkøbssetup. Målsætningen er, at modellen kan implementeres i sommeren 2016 med en overgangsperiode frem mod Det vurderes, at der med denne model er besparelser både i IT-supporten, i Økonomi (via af færre fakturaer når indkøbsmodulet af IndFak tages i anvendelse) og i form af bedre indkøbsaftaler. Det samlede besparelsesniveau vurderes at ligge på 4-6 mio. kr. Når det nye indkøbssetup er implementeret skal der arbejdes videre med brugersupport, herunder muligheder for decentralisering til superbrugerniveau kombineret med udvikling af call-center funktion. Uddannelse Uddannelsesanalysen er ved at finde sin form. Der ses på proces, hvor man primært har set på optagelsesområdet, studienævnsbetjeningen, vejledningsopgaven og større projekter. På optagelsesområdet vil fokus primært være på digitalisering af arbejdsgange. Der igangsættes analyser sidst i august. På studienævnsområdet arbejdes med et idékatalog til inspiration, primært for dekanerne. SNUK-båndet har identificeret en række områder som klagesager, digital post mv. Vejledningen er forankret i vestbåndet, her arbejdes med muligheden for flere fastansatte vejledere og ændring af samtaleformatet og snitflader til rekruttering. Der forventes en afrapportering ultimo Kommunikation Analysen vil skabe synlighed omkring, hvad kommunikation på AU er, og hvilke opgaver, der varetages på dette område, ligesom de fremtidige behov vil blive adresseret. Det vurderes, at der er besparelsespotentiale både på Universitetsledelsens Stab, vicedirektørområderne og på de administrative centre ved at omorganisere partnerordningen. Herudover vil der være besparelsesmuligheder på en række driftsområder. Det vurderes muligt på tværs af de administrative enheder at rationalisere for ca. 6 mio. kr.. Fremadrettet skal mulighederne for synergi med Folkeuniversitetet undersøges, ligesom mulighederne for synergi i forhold til grafisk service.

13 HR-området I overensstemmelse med kommissoriet er der nedsat en arbejdsgruppe, der ser på samarbejdsflader på Ph.d.-området. Desuden er der igangsat en proces omkring kompetenceudvikling. Efterfølgende skal det som beskrevet i kommissoriet ses på samarbejdsflader mellem HR og øvrige administrative enheder herunder særligt økonomiområdet og IT. Fakulteterne skal inddrages i denne del af analysen. Side 7/12 3. Status på reduktion af fællesudgifter Som beskrevet er det besluttet, at ca. 30 mio. kr. af den samlede reduktion på ca. 100 mio. kr. skal findes ved reduktion af fællesudgifter. De 30 mio. kr. fordeler sig med en reduktion på 20 mio. kr. i 2016 og yderligere 10 mio. kr. i Fællesudgifterne findes alene på vicedirektørområderne. Der er tale om udgifter til vare- og tjenesteydelser for hele AU. Som det fremgår af bilag 1, er der for hvert enkelt vicedirektørområde fastsat nogle mål for reduktionerne. På baggrund af målene er fællesudgifterne på hvert enkelt vicedirektørområde blevet gennemgået. Gennemgangen har resulteret i, at der foreløbig er identificeret reduktioner for knap 20 mio. kr. i 2016 og yderligere 4-5 mio. kr. i Arbejdet med at finde yderligere reduktioner fortsætter efter sommerferien med henblik på at finde den fulde reduktion specielt i Fordelingen af reduktioner svarer ikke fuldt ud til fordelingen i bilag 1, da det på nogle områder vurderes at kunne finde større reduktioner, mens det på andre områder på nuværende tidspunkt ikke er muligt at finde det fulde sparemål. Der er f.eks. udfordringer med stigende udgifter til afskrivninger på IT-området som følge af behovet for at vedligeholde og udbygge kapaciteten på AU s IT-infrastruktur. Reduktionerne på de enkelte vicedirektørområder spænder vidt. Der er tale om reduktioner på porto og forsendelser som følge af at mere post sendes digitalt, generelle reduktioner på udgifter til IT-systemer som følge af den generelle tekniske udvikling, forventede reduktioner i udgifter til konsulenter og andre tjenesteydelser, forventede reduktioner på fastnettelefoni, desuden sker der en reduktion i udgifterne til midlertidige opgaver og projekter. For hvert enkelt vicedirektørområde udarbejdes der en nærmere redegørelse for reduktionerne af fællesudgifter. Redegørelserne drøftes i såvel universitetsledelsen som ASU og LSU. Redegørelserne forventes drøftet i universitetsledelsen i sep og efterfølgende i ASU og LSU. 4. Scenarier for de enkelte administrative enheder Nedenfor gives en kort redegørelse på arbejdet med effektiviseringer i de enkelte enheder, herunder hvilke analyser, der kan understøtte udmøntningen af sparekravene for de enkelte enheder, og hvilke implikationer analyserne kan have. Det skal bemærkes, at der i løbet af sensommeren og efteråret vil blive udarbejdet mere detaljerede beskrivelser af effektiviseringer og prioriteringer for hver enkelt enhed. Der er i bilag 1 udarbejdet forskellige tabeller, som viser udviklingen i budgetterne for de administrative enheder i budgetperioden. Tabel 1 viser budget Budgettet er faldende og afspejler derfor det samlede sparebehov på 99,8 mio. kr., som angivet ovenfor i tabel 1. Eksempelvis falder budgettet til løn, kontorhold mv. for Økonomi og Bygninger fra 65,2 mio. kr. i 2015 til 59,5 mio. kr. i For fællesud-

14 gifterne falder budgettet for Økonomi og Bygninger fra 25,8 mio. kr. til 22,3 mio. kr. Alle beløb i tabellen er i 2015 pl. Side 8/12 Der er ikke taget højde for budgetændringer som følge af flytning af opgaver, ændringer i organisering mv. Ændringerne vil påvirke budgettets absolutte størrelse for de enkelte enheder. Da de vil påvirke både budgettet og de tilhørende udgifter, vil sådanne ændringer ikke påvirke de angivne behov for reduktioner 1. Selvom de angivne budgetter, således vil blive ændret, vil det ikke umiddelbart påvirke behovet for reduktioner for de enkelte enheder. Tabel 2 i bilag 1 viser det samlede behov for reduktioner for enhederne i perioden For Økonomi og Bygninger er behovet for reduktioner på 1,6 mio. kr. på budgettet til løn og kontorhold i 2016, mens reduktionen i 2017 er steget med yderligere ca. 0,9 mio. kr., så reduktionerne i 2017 udgør i alt ca. 2,5 mio. kr. i forhold til budget I 2019 er det samlede behov for reduktioner på løn, kontorhold mv. på 5,7 mio.kr. i forhold til budget Vicedirektørområder Økonomi og Bygninger Økonomi og Bygninger skal i perioden 2015 til 2019 reducere udgifterne til løn og kontorhold fra 65,2 mio. kr. til 59,5 mio. kr. svarende til 5,7 mio. kr. De igangværende analyser vil kunne indgå i planlægningsarbejdet på følgende områder: Ændring af rejse- og udgiftsafregninger IT support/indkøbsmodul i IndFak, IT-projekter vedr. Navision og IndFak samt tidshåndtering Analysen vedrørende tidsallokering Det vurderes umiddelbart, at der udover bidraget fra analyserne vil være behov for at identificere besparelser for mellem 2-3 mio. kr. fordelt i perioden Disse besparelser skal findes ved interne justeringer af processer og arbejdsgange. I den forbindelse ses der blandt andet på ændringer i den løbende økonomiopfølgning, ændringer af processer og rapporter for økonomistyringen på vicedirektørområderne mv. HR HR skal i perioden reducere udgifterne til løn og kontorhold fra 29,9 mio. kr. til 27,3 mio. kr., svarende til 2,6 mio. kr. Det vurderes at de igangsatte analyser i begrænset omfang bidrager til identifikation af effektivisering/rationaliseringsområder. Som beskrevet ovenfor arbejdes, der derfor videre med den særlige analyse på HR området, der identificerer mulige rationaliseringsområder. Analysen skal som beskrevet i kommissoriet ske med bred inddragelse af interessenter, herunder fra fakulteterne. Analysen igangsættes i efteråret 2015 og skal udover besparelserne også adressere den fremtidige strategi for HR- drift og udvikling. IT AU IT skal i perioden reducere udgifterne til løn og kontorhold fra 78,5 til 72,1 mio. kr. svarende til 6,4 mio. kr. AU IT vil med udgangspunkt i analysegrup- 1 Når der i tabel 1 ikke er taget højde for ændringer i budgettet som følge af organisationsændringer og flytning af opgaver, betyder det også, at budgettallene ikke umiddelbart kan sammenlignes med tallene i budgetindkaldelsen. Budgetindkaldelsen er desuden opgjort i løbende priser.

15 pens arbejde om rationalisering af IT-supporten og den tidligere omtalte eksterne analyse af IT-området foretage en strategisk vurdering af, hvor de ønskede besparelser kan gennemføres mest hensigtsmæssigt. Formålet med denne vurdering er, at sikre, at AU IT også fremadrettet kan imødekomme AU s behov for såvel IT-udvikling som sikker og stabil IT-drift. Det skal i øvrigt bemærkes, at budgetteringsprincipperne er med til at fastholde en vis fast projektkapacitet i AU IT Der henstår et arbejde i forhold til at sikre prioritering og synliggørelse af denne kapacitet. Der fastholdes ligeledes projektkapacitet for AU Uddannelse og andre administrative enheder. Side 9/12 Forskning og Eksterne relationer Forskning og Eksterne relationer skal i perioden 2015 til 2019 reducerer udgifterne fra 42,60 mio. kr. til 38,8 mio. kr. svarende til 3,8 mio. kr. Det vurderes, at resultaterne fra kommunikationsanalysen og fra videreudviklingen af PHD planner vil bidrage til realiseringen af sparemålet. Herudover vil der skulle laves en plan for den resterende del af besparelserne. Den gennemførte reorganisering af erhvervssamarbejde og TTO vil være områder, der skal indgå i planlægningen. Uddannelse Uddannelse skal i perioden reducere udgifterne til kontorhold fra 64,6 mio. kr. til 59,2 mio. kr. svarende til 5,4 mio. kr. Det vurderes, at analysen på uddannelsesområde vil bidrage til identifikation af besparelsen. Da uddannelsesanalysen først forventes afsluttet ultimo 2015, kan det på nuværende tidspunkt ikke vurderes, i hvilket omfang der vil blive bruge for øvrige interne tilpasninger på AU Uddannelse. Universitetsledelses Stab Universitetsledelsens Stab skal i perioden reducere udgifterne til kontorhold fra 30,1 mio. kr. til 27,5 mio. kr., svarende til 2,6 mio. kr. Det vurderes at kommunikationsanalysen i overvejende grad vil identificere besparelsesområderne. Kommunikationsanalysen forventes afsluttet i september Administrationscentrene Administrationscentrene skal i perioden reducere udgifterne til løn og kontorhold fra 447,0 mio. kr. til 407,7 mio. kr. svarende til 39,3 mio. kr. Budgetreduktionerne fordeler sig med 12,9 mio. kr. på ST, 9,1 mio. kr. på Arts, 7,2 på Health og 10,1 mio. kr. på Aarhus BSS. Udmøntningen af budgetreduktionerne på de administrative centre sker i tæt samarbejde mellem administrationschefen, dekanen og universitetsdirektøren. Der vil således være tale om en lokalprioritering og med inddragelse af fakultetsledelsen. Administrationscentrene er forskellige både med hensyn til den samlede opgaveportefølje og organisering. Ligeledes vil der i større eller mindre omfang allerede være foretaget besparelser/effektiviseringer på de enkelte områder. Dermed vil effektiviseringspotentialet i de tværgående analyser også være forskelligt mellem de administrative centre. Konklusionerne og potentialet for reduktioner i analyserne er håndtag, som kan tages i anvendelse i den lokale proces på fakultetet.

16 Mulige effektiviseringer på de administrative centre, som følge af analyserne: Side 10/12 På biblioteksområdet skal der på baggrund af de indledende analyser ske en nærmere vurdering af, hvorledes det er muligt at effektivisere området. Det vurderes, at der primært vil være muligheder for besparelser på hhv. Arts og Aarhus BSS Tidsallokering og generel reduktion på økonomiområdet. Som nævnt er det forventningen at der skal ske reduktioner på økonomiområdet. Ud af den samlede besparelse på ca. 10 mio. kr. (jf. afsnit 2.1) vurderes det umiddelbart, at ca. 1-2 mio. kr. kan findes på de enkelte administrative centre. o Reduktionerne vil bl.a. kunne findes som følge af analysen for tidsallokering. o Ændringer på økonomiområdet i forretningsgange og procedurer bl.a. udarbejdelsen af budgetopfølgningen. o Besparelser som følge af tilpasser rejseafregningssystem som forventeligt vil indgå i den samlede tilpasning af økonomiområdet. o IT projekterne omkring indførelsen af indkøbsmodulet i IndFak og opgradering af Navision vil give mulige effektiviseringer. o Indførelse af det nye tidshåndteringssystem, som tentativt vurderes at have rationaliseringspotentiale på det administrative område på ca. 4 mio. kr., vil overvejende have effekt på ST, da det er her, der i al væsentlighed anvendes tidsregistrering, men systemet vil også have effekter for andre enheder. IT-projekter o Gennemførelsen af Tjek and Go og Udvikling af Captiaintegration til PHD planner vil samlet set give muligheder for effektiviseringer på fakulteternes HR område. Den konkrete størrelsesorden skal nærmer vurderes, når analyserne er afsluttet, men det vurderes at give mulighed for effektiviseringer på hvert fakultet i størrelsesordenen 1,0 mio. kr. Hertil kommer en aflastning for institutterne. o Indførelse af digital eksamen vurderes, at give mulighed for rationaliseringer på de enkelte administrationscentre på mellem 1-2 mio. kr. o IndFak samt Navision/ØSLDV forventes at give effektiviseringer på de administrative centre. Som nævnt skal der i efteråret 2015 udarbejdes en business-case, hvor potentialet vil blive vurderet nærmere. o Indførelse af nyt tidshåndteringssystemsystem vil i primært give effektiviseringer på ST. Der kan dog også være effekter på andre fakulteter. Rengøringsanalysen peger på en mindre besparelse på fakultetsniveau allerede fra 2016 på drift og på genudbud af allerede udliciterede områder. Det skal drøftes nærmere, om disse besparelser kan indgå i den samlede besparelse, idet driftsudgifter på rengøringsområdet er budgetlagt på fakultets driftskonto. o Betydelige besparelser som følge af fortætning af arealudnyttelsen. I første omgang er der peget på en besparelse på ST på ca. 4 mio. kr. fra 2019 som følge af ændret lokaleudnyttelse.

17 IT support analysen vil give mulighed for effektivisering på de enkelte administrationscentre på mellem 1-2 mio. kr. Side 11/12 Kommunikationsanalysen vil give forslag til rationaliseringer i størrelsesordenen 1-2 mio. kr. på hvert enkelt fakultet. Det skal bemærkes, at der allerede på ST er gennemført en omorganisering/besparelse på kommunikationsområdet. Det vil derfor som på andre områder være en lokal prioritering på det enkelte fakultet. Uddannelsesanalysen forventes at pege på rationaliseringsmuligheder på administrationscenterniveau. Hertil kommer, at der på flere fakulteter arbejdes med at omlægge/forenkle studieordningerne, hvilket i sig selv vil kunne give anledning til mulige rationaliseringer. Desuden vil de analyser, som igangsættes i efteråret 2015 og frem på sigt kunne give effektiviseringer på de administrative centre. Det drejer sig blandt andet om analyserne vedr. teknisk drift, brug af konsulenter/indkøb af vare- og tjenesteydelser samt HR-analysen. 5. Den videre proces Dette notat drøftes i LEA-kredsen medio august og i universitetsledelsen ultimo august. Drøftelse i ASU og LSU Herefter drøftes notatet i ASU og de enkelte LSU er. Drøftelserne i ASU/LSU sker både med henblik på generel orientering, og med henblik på tilbagemeldinger fra medarbejderside i forhold til yderligere analyseelementer og overvejelser i forhold til de beskrevne scenarier for de enkelte enheder. Ultimo 2015 orienteres ASU om status på planerne på tværs af enhederne, mens planerne løbende skal drøftes lokalt i LSU. Færdiggørelse af analyserne, udarbejdelse af planer I løbet af efteråret skal analyserne færdiggøres. I den rækkefølge analyserne bliver afsluttet forelægges analysernes konklusioner og forslag for universitetsledelsen med henblik på beslutning. Konklusionerne på analyserne vil desuden blive drøftet lokalt i LSU erne. Parallelt med analysernes færdiggørelse skal de enkelte adm.chefer /VD med udgangspunkt i de overordnede scenarier foretage en konkret planlægning af, hvorledes de udmeldte besparelser kan realiseres. Denne planlægning sker i samarbejde med såvel ledergruppe som med inddragelse af LSU. For vicedirektørerne drøftes den endelig udmøntning i universitetsledelsen. Ligesom der i budgetprocessen er indarbejdet mulighed for at komme med input fra fakulteterne. For så vidt angår planlægningen på administrationscenterniveau sker denne i tæt samarbejde med dekaner/universitetsdirektør. Det er afgørende, at institutniveauet inddrages i alle relevante forhold. Den nærmere proces herfor tilrettelægges på de enkelte fakulteter.

18 For så vidt angår den konkrete udmøntning af reduktioner på puljer/fællesudgifter forelægges disse til beslutning i universitetsledelsen. Side 12/12

19 Bilag 1 tabel 1 Budgetter for administrative enheder for B efter indregning af reduktionsbehov (øvrige ændringer i budgetperioden indgår ikke) pl (mio. kr) Løn og kontorhold Fællesudgifter Løn og kontorhold Fællesudgifter Løn og kontorhold Fællesudgifter Løn og kontorhold Fællesudgifter Løn og kontorhold Fællesudgifter VD-områderne 313,0 184,4 305,7 166,4 301,6 157,4 293,8 157,4 286,2 157,4 ULS 30,1 20,3 29,4 18,4 29,0 17,5 28,3 17,5 27,5 17,5 FER 42,6 11,8 41,6 10,4 41,0 9,7 39,9 9,7 38,8 9,7 Ø&B 65,2 25,8 63,6 23,5 62,7 22,3 61,1 22,3 59,5 22,3 HR 29,9 27,1 29,2 24,4 28,8 23,0 28,0 23,0 27,3 23,0 UDD 64,6 47,3 63,1 42,7 62,3 40,4 60,7 40,4 59,2 40,4 IT 78,5 51,6 76,7 46,5 75,7 44,0 73,9 44,0 72,1 44,0 AU Fælles Karriere og Alumni 2,1 0,5 2,1 0,5 2,0 0,5 2,0 0,5 1,9 0,5 Administrationscentrene 447,0-436,3-430,3-418,9-407,7 - AR 103,0-100,5-99,2-96,5-94,0 - ST 147,1-143,6-141,6-137,9-134,2 - HE 81,9-79,9-78,8-76,7-74,7 - BSS uden fælles betalt Karriere og Alumni 115,0-112,3-110,7-107,8-104,9 - Library 42,3 22,2 41,3 20,2 40,8 19,2 39,7 19,2 38,6 19,2 heraf AR 19,2 5,2 18,7 4,8 18,5 4,5 18,0 4,5 17,5 4,5 heraf ST 5,4 9,3 5,3 8,4 5,2 8,0 5,1 8,0 5,0 8,0 heraf HE 2,3 1,1 2,3 1,0 2,2 1,0 2,2 1,0 2,1 1,0 heraf BSS 15,4 6,6 15,0 6,0 14,8 5,7 14,4 5,7 14,0 5,7 Øvrige - 39,2-52,9-52,9-52,9-52,9 I alt 802,4 245,8 783,3 239,5 772,6 229,5 752,4 229,5 732,6 229,5 Løn, kontorhold og fællesugifter i alt* 1.048, , ,1 981,9 962,1 *For 2015 er budgettet for de administrative enheder samlet tilpasset debiteringsrammen på 1048,1. Det samlede budget uden bortfald af USM finansiering er 1.061,9

20 Bilag 1 tabel 2 Budgetreduktioner for de enkelte administrative enheder B pl (mio. kr) Løn og kontorhold Fællesudgifter Løn og kontorhold Fællesudgifter Løn og kontorhol Fællesudgifter Løn og kontorhold Fællesudgifter VD-områderne 7,3 18,0 11,4 27,0 19,2 27,0 26,8 27,0 ULS 0,7 1,8 1,1 2,8 1,9 2,8 2,6 2,8 FER 1,0 1,4 1,6 2,1 2,7 2,1 3,8 2,1 Ø&B 1,6 2,3 2,5 3,5 4,1 3,5 5,7 3,5 HR 0,7 2,7 1,1 4,0 1,9 4,0 2,6 4,0 UDD 1,5 4,6 2,3 6,9 3,9 6,9 5,4 6,9 IT 1,8 5,1 2,7 7,7 4,6 7,7 6,4 7,7 AU Fælles Karriere og Alumni 0,1 0,0 0,1 0,1 0,1 0,1 0,2 0,1 Administrationscentrene 10,7 0,0 16,8 0,0 28,1 0,0 39,3 0,0 AR 2,5 0,0 3,9 0,0 6,5 0,0 9,1 0,0 ST 3,5 0,0 5,5 0,0 9,3 0,0 12,9 0,0 HE 2,0 0,0 3,1 0,0 5,2 0,0 7,2 0,0 BSS uden fælles betalt Karriere o 2,8 0,0 4,3 0,0 7,2 0,0 10,1 0,0 Library 1,0 2,0 1,6 3,0 2,7 3,0 3,7 3,0 heraf AR 0,5 0,5 0,7 0,7 1,2 0,7 1,7 0,7 heraf ST 0,1 0,8 0,2 1,2 0,3 1,2 0,5 1,2 heraf HE 0,1 0,1 0,1 0,2 0,1 0,2 0,2 0,2 heraf BSS 0,4 0,6 0,6 0,9 1,0 0,9 1,4 0,9 Øvrige 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 I alt 19,1 20,0 29,8 30,0 50,0 30,0 69,8 30,0 Løn, kontorhold og fællesugifter i 39,1 59,8 80,0 99,8

21 ASU-møde d. 24. september 2015 Bilag 3 Dato: 8. september 2015 Side 1/2 Sagsfremstilling Mødedato: 24. september 2015 Møde: Møde i ASU Punktejer: Jane Kraglund Gæst: Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Meddelelsespunkt (sæt kryds) Lukket punkt (sæt kryds) x Emne Revideret forretningsorden for Administrationens samarbejdsudvalg (ASU) Resumé Udvalgets eksisterende forretningsorden er vedtaget i maj I de forløbne 3 år har både AU og arbejdet i ASU udviklet sig, og cirkulæret, som forretningsordenen henviser til, er også blevet ændret. Formandskabet i ASU finder det derfor hensigtsmæssigt at underkaste udvalgets forretningsorden et serviceeftersyn. Indstilling Det indstilles, at ASU drøfter og godkender vedhæftede forslag til revideret forretningsorden for udvalget. Sagsfremstilling I forbindelse med tilretning af ASU s forretningsorden er der lagt vægt på, at Gøre forretningsordenen mere langtidsholdbar ved at fjerne henvisninger til det konkrete Samarbejdscirkulære, som i reglen ændret ifm. overenskomstforhandlingerne. Der henvises i stedet generelt til det til enhver tid gældende Samarbejdscirkulære. Gøre forretningsordenen lidt kortere ved at slette nogle af de afsnit, som findes helt identisk i Samarbejdscirkulæret. Tilrette beskrivelsen af de administrative rutiner til den arbejdsform, som hen ad vejen er blevet udviklet som gældende praksis. Ud for de enkelte forslag til ændringer i forretningsordenen er indsat en forklarende kommentar. Sagsbehandler Lizzi Edlich, AU HR, Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Involvering Tidsfrist Bilag: Udkast til revideret forretningsorden for ASU

22 Dato: 08. september 2015 Side 2/2

23 ASU-møde den 24. september 2015 Bilag 4 FORRETNINGSORDEN FOR ADMINISTRATIONENS SAMARBEJDSUDVALG (ASU) Under henvisning til statens samarbejdsaftale af 7. juni 2011 fastsættes følgende forretningsorden: 1. Regelgrundlag 1. ASU udøver sin virksomhed i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner, for tiden Cirkulære af 1. juni 2011 om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner (herefter kaldet Samarbejdsaftalen). samt gældende samarbejdsaftale for AU (indsæt link). 2. ASU s opgaver 2: ASU er det øverste samarbejdsorgan for Enhedsadministrationen. Som sådan har ASU fokus på de tværgående forhold i Enhedsadministrationen. Dvs. at drøftelse af emner fra Samarbejdscirkulæret sker ud fra et enhedsadministrativt perspektiv. ASU kan være initiativtager i forbindelse med udformning af politikker og retningslinjer gældende for Enhedsadministrationen. Når og hvis det sker, tilstræber ASU inddragelse af lokale synspunkter, ligesom der i forbindelse med implementering tilstræbes rum for lokale tilpasninger. ASU har i forbindelse med høringer, inddragende processer o.lign. fokus på, hvornår og hvordan LSU-niveauet mest hensigtsmæssigt inddrages. Kommentar [LE1]: Dette forslag til nyt afsnit er hentet fra SU-arbejdsgruppens anbefalinger. ASU har mulighed for at bringe emner op i HSU til generel drøftelse. ASU s opgaver fremgår af Samarbejdsaftalens 2, 3, 4 og 5. Der henvises i øvrigt til samarbejdsaftale for Aarhus Universitet. 3. ASU s sammensætning 3: ASU består af ledelsesrepræsentanter og medarbejderrepræsentanter. Antallet af pladser fastsættes ved aftale mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede personaleorganisationsrepræsentanter. Dog kan ASU maksimalt bestå af 10 medarbejderrepræsentanter og 5 ledelsesrepræsentanter - 15 medlemmer i alt. 2. maj 2012 Side 1 af 8

24 Er der flere forhandlingsberettigede organisationer i administrationen, fastsættes fordelingen mellem organisationerne ved aftale mellem disse. Stk. 2: Universitetsdirektøren er formand for ASU og udpeger de øvrige ledelsesrepræsentanter samt evt. suppleanter for disse blandt de medarbejdere, der har ledelsesbeføjelser. Stk. 3: Medarbejderrepræsentanterne og suppleanterne for disse udpeges af de forhandlingsberettigede personaleorganisationer, så vidt muligt blandt de anmeldte tillidsrepræsentanter. Det meddeles skriftligt til ledelsen, hvem der er udpeget. Stk. 4: ASU s næstformand vælges af medarbejderrepræsentanterne. for en periode på 2 år. Første gang for perioden 1. marts 2012 til og med 28. februar Ved forfald over 3 måneder skal der udpeges ny næstformand. Stk. 5: ASU s Mmedlemmerne og suppleanterne udpeges ligeledes for en periode på 2 år. Første gang for perioden 1. marts 2012 til og med 28. februar Herefter foretages nyudpegning hvert andet år i lige år, dvs. 2014, 2016, 2018 osv. En udpegning bortfalder, når grundlaget for udpegningen ikke længere er til stede. Stk. 26: Medarbejderrepræsentanterne meddeler inden 14 dage før 1. møde efter nyvalg, hvem de har valgt til næstformand. 4. Formandskabets ansvar 4: Formand og næstformand udarbejder i fællesskab og med bistand fra udvalgets sekretær dagsorden for møderne. Herudover har formandskabet ansvar for: at tydeliggøre samarbejdsudvalgets opgaver at koordinere drøftelse af sager/punkter, som er sammenfaldende med tilsvarende drøftelser i andre fora at informere om udvalgets arbejde at bidrage med punkter til dagsorden og i den forbindelse få input til udvalgets arbejde fra kolleger Kommentar [LE2]: Dette forslag til nyt afsnit er sat ind med inspiration fra SUarbejdsgruppens anbefalinger. 8. september maj 2012 Side 2 af 8

25 Stk. 2: Medarbejderrepræsentanterne meddeler inden 14 dage før 1. møde efter nyvalg, hvem de har valgt til næstformand. 5. Medlemmernes ansvar Medlemmerne af ASU har ansvar for: for at informere om udvalgets arbejde at bidrage med punkter til dagsorden og i den forbindelse få input til udvalgets arbejde fra kolleger at sætte sig ind i det relevante regelgrundlag 5.6. Mødeledelse 5: Møderne ledes af formanden - i dennes fravær af næstformanden. Er såvel formand som næstformand fraværende, aflyser sekretæren mødet og et nyt møde berammes. Stk. 2: Det er mødeleders opgave at sikre, at dagsordenen overholdes, at alle synspunkter kommer frem og, at der bliver konkluderet på punkterne Mødeafholdelse, formøder og kontaktudvalg 6: Der afholdes 4 ordinære møder årligt. Stk. 2: På det sidste møde i året fastlægges der en plan for arbejdet i ASU i det kommende år. Stk. 3: Udvalgets sekretær sørger i begyndelsen af året for at sende udvalgets medlemmer en kalenderbookning af de 4 ordinære møder. Møderne afholdes i arbejdstiden. Medlemmerne skal have den fornødne tid til rådighed til samarbejdsudvalgsarbejdet. Kommentar [LE3]: Forslag: Når HSU, som besluttet d , har udarbejdet et overordnet årshjul, udarbejder ASU et årshjul, som også forsøges koordineret med aktiviteterne AAMU. Stk. 4: Ekstraordinære møder afholdes, når formanden finder det fornødent, eller hvis næstformanden eller mindst halvdelen af medarbejderrepræsentanterne fremsætter begæring herom til formanden med redegørelse for hvilken sag, der ønskes behandlet. Stk. 5: Der afholdes formøder efter behov på henholdsvis medarbejderside og ledelsesside. Stk. 6: Der etableres et kontaktudvalg efter nærmere aftale. Kontaktudvalget virker vejledende og rådgivende for personalerepræsentanterne i ASU. Kontaktudvalget 8. september maj 2012 Side 3 af 8

26 består af ASU s medarbejderrepræsentanter samt en repræsentant for hver af de personaleorganisationer, der ikke er repræsenteret i ASU. Endvidere kan suppleanter deltage i kontaktudvalgets møder. Kontaktudvalget indkaldes forud for møder i ASU Dagsorden og indkaldelse til møder 7: Udvalgets sekretær forbereder udkast til dagsorden, som sendes til ASU formanden og næstformanden modtager senest 1 uge inden formandskabets formøde2-3 uger før mødet en indkaldelse af punkter til dagsordenen. Kommentar [LE4]: Dette afsnit er tilpasset eksisterende praksis. Stk. 2: Næstformanden sørger for at indkalde yderligere punkter fra medarbejderrepræsentanterne. Forslag til dagsordenspunkter skal ledsages af en motivering af punktet samt præcisering af, hvorledes punktet ønskes behandlet. Stk. 23: Dagsordenen drøftes i formandskabet ca. 10 dage før mødet og udsendes med nødvendige bilag til medlemmerne og suppleanter senest 7 dage før mødets afholdelse. Dagsordenpunkterne skal være så udførligt beskrevet, at medlemmerne har optimale muligheder for at forberede sig. Stk. 34: Såfremt særlige grunde gør det påkrævet, kan formanden efter aftale med næstformanden bestemme, at indkaldelse af punkter eller udsendelse af dagsorden sker med kortere varsel. Stk. 45: Dagsordenen inkl. Ikke fortrolige bilag lægges offentliggøres på relevante elektroniske fora samtidig med udsendelse. Stk. 56: Dagsordenen godkendes endeligt på det pågældende møde i ASU Referater 8: Formand og næstformand træffer i fællesskab beslutning om sekretariatsbetjening af udvalget. En medarbejder, som er medlem af udvalget, kan ikke udpeges som sekretær. Der er mulighed for at træffe aftale med AU HR om at varetage sekretariatsbetjening af udvalget. Stk. 2: Sekretæren udarbejder et referat fra af møderne og sender det til medlemmerne snarest muligt og normalt senest 7 dage efter mødets afholdelse. Stk. 3: Medlemmerne sender inden for en frist på 7 dage eventuelle kommentarer til referatet. 8. september maj 2012 Side 4 af 8

27 Stk. 4: Når eventuelle rettelser til referatet efter aftale med formand og næstformand er indarbejdet, sendes det til endelig godkendelse hos formanden og næstformanden, inden det i sin endelige form sendes til ASUS s medlemmer og suppleanter og lægges offentliggøres samtidig på relevante elektroniske fora. Kommentar [LE5]: Dette ekstra loop kan forsinke referatet lidt. 9. Nedsættelse af underudvalg 9: ASU kan nedsætte midlertidige underudvalg bestående af ledelsesrepræsentanter og medarbejderrepræsentanter. Kommentar [LE6]: Dette foreslås slettet, da det er dækket af cirkulærets 7, stk. 3. Stk. 2: Medlemmer til underudvalg udpeges af ASU. Stk. 3: ASU fastsætter et kommissorium for sådanne underudvalg. 10. Indhentning af bistand og vejledning 10: Ved behandling i ASU af specielle spørgsmål, der kræver særlig ekspertise eller indsigt, kan hver af parterne anmode om, at der tilkaldes særligt sagkyndige på det pågældende område fra institutionen for at besvare spørgsmål og rådgive parterne. Kommentar [LE7]: Dette foreslås slettet, da det er dækket af cirkulærets 9, stk. 2. Stk. 2: ASU kan endvidere indhente bistand og vejledning fra HSU, de berørte faglige organisationer og aftalens centrale partnere Samarbejde med arbejdsmiljøorganisationen 11: Møderne i ASU og i arbejdsmiljøudvalget for AU Administration søges koordineret tidsmæssigt. Stk. 2: Der tilstræbes personsammenfald på formandsposten i ASU og AAMUde to udvalg. Kommentar [LE8]: Det har vi ikke haft så meget fokus på hidtil, og så vidt vides har det ikke været et problem. Sætningen foreslås derfor slettet. Stk. 3: De ASU og AAMUto udvalg kan efter behov og nærmere aftale arrangere fælles seminarer om temaer, som går igen i begge udvalg Gensidig information 12: Det er ledelsens ansvar at sikre, at information og drøftelse sker parallelt til ledelses- og beslutningsstrukturen samt, at information og drøftelse etableres mellem den ledelse, der har kompetencen og medarbejderrepræsentanter for de personalegrupper, der berøres. Kommentar [LE9]: Dette foreslås slettet, da det er dækket af cirkulærets 3, stk september maj 2012 Side 5 af 8

28 Stk. 2: Medarbejderrepræsentanterne skal informere ASU om synspunkter og forhold hos medarbejderne, der har betydning for samarbejdet. Stk. 3: Det påhviler ASU at sikre, at samtlige medarbejdere løbende holdes orienteret om ASU s arbejde. Kommentar [LE10]: Slettes herfra. Fremgår af 4 og 5. Stk. 4: Ledelsen skal informere om de emner, der nævnes i Samarbejdsaftalens 3, og informationen skal gives så tidligt og med et så passende indhold, at der kan gennemføres en grundig drøftelse i ASU, således at medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens endelige beslutning. Stk. 2: Medarbejderrepræsentanterne skal informere ASU om synspunkter og forhold hos medarbejderne, der har betydning for samarbejdet Uddannelse af ASU-medlemmer 13: Ny udpegede medlemmer skal tilbydes et kursus for samarbejdsudvalgsmedlemmer inden for de første 6 måneder efter deres udpegning. Udgiften hertil afholdes af den pågældendes ansættelsessted. Stk. 2: Universitetet afholder med jævne mellemrum SU-kurser og brush-up kurser, ligesom der arrangeres årlige samarbejdsudvalgsseminarer med aktuelle emner. Kommentar [LE11]: AU udbyder ikke SU-kurser, der henvises til Samarbejdssekretariatets kurser Tavshedspligt 14: ASU s medlemmer har den tavshedspligt, der følger af forvaltningslovens regler, f.eks. når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til institutionens eller private interesser. Stk. 2: Bortset fra de tilfælde der er omfattet af tavshedspligten, har medlemmerne pligt til at bidrage til at orientere universitetets øvrige medarbejdere om arbejdet i ASU Uoverensstemmelse 15: Uoverensstemmelse om fortolkningen af og påstande om brud på samarbejdsaftalens bestemmelser kan af hver af parterne kræves behandlet i hovedsamarbejdsudvalget. Stk. 2: Opnås der ikke enighed her, forelægges uoverensstemmelsen til afgørelse i Samarbejdsnævnet. 8. september maj 2012 Side 6 af 8

29 16. Lokale aftaler om udvidelse af medarbejderindflydelsen (MIO) 16: Ledelse og medarbejdere kan for at udbygge samarbejdet lokalt indgå aftale om nedsættelse af et medindflydelsesorgan (MIO) i stedet for samarbejdsudvalget, Der henvises i øvrigt til Samarbejdsaftalens Lokale aftaler om ændret organisering af arbejdsmiljøarbejdet 17: For at styrke arbejdsmiljøarbejdet kan der aftales en anden organisering af dette arbejde for eksempel ved at sammenlægge samarbejdsudvalget/mio og arbejdsmiljøudvalget. Der henvises i øvrigt til denne forretningsordens 11 og Samarbejdsaftalens 7. Kommentar [LE12]: Dette er udgået af cirkulæret, som kom i Kommentar [LE13]: Dette afsnit foreslås slettet, da det er dækket af cirkulærets 8. Stk. 2: Ved en sammenlægning skal der udarbejdes en skriftlig aftale, der skal være tilgængelig for de ansatte Evaluering af ASU s arbejde 18: ASU evaluerer sit arbejde hvert 2. år. Stk. 2: Evaluering kan ske ved at anvende et af de værktøjer, som Samarbejdssekretariatet har udarbejdet til formålet. Stk. 3: Evaluering sker på et møde i ASU, evt. og med bistand af udvalgets sekretær eller, evt. med en repræsentant fra HR. Stk. 4: Der udarbejdes en opfølgningsplan efter evalueringen Ikrafttrædelse, ændringer og opsigelse 19: Forretningsordenen træder i kraft umiddelbart efter det møde, hvor ASU har fastsat den. Stk. 2: Ændringsforslag til enkelte paragraffer skal fremsendes til ASU mindst 1 måned før afholdelse af det møde, hvori ændringen ønskes drøftet. Stk. 3: Såfremt der sker ændringer i Samarbejdsaftalen, som har betydning for denne forretningsorden, rettes denne forretningsorden i overensstemmelse hermed. Stk. 4: Hver af parterne kan opsige forretningsordenen med 3 måneders varsel til den første i en måned, hvis forhandling om en ny har fundet sted inden for denne periode. 8. september maj 2012 Side 7 af 8

30 Stk. 5: Aftalen erstatter tidligere indgåede aftaler. Vedtaget på møde i ASU den 2. maj september 2015 Aarhus, den 24. september juni Jane Kraglund Formand for ASU Helle Colding Seiersen Næstformand for ASU 8. september maj 2012 Side 8 af 8

31 Enhedsadministrationen Om tilgang ASU-møde den 24. september 2015 Bilag 5 Listen viser fastansatte, månedslønnede medarbejdere, der er nyansat på AU indenfor en given periode. Listen kan dannes for et institut eller et VD-område. Bemærk at listen ikke medtager medarbejdere, der er overført fra andre enheder på AU. TILGANG Samlet tilgang 2014 (pr. 31/5) 2015 (pr.31/8 2015) Tilgang Afgang blandt overstående tilgang Efterfølg.stilling Tidl. Stilling Her af antal Elev/ lærling Tilgang - fordelt på VD/Adm.cen./US 1398 AU IT og Digitale Medier AU Økonomi og Bygninger AU Forskning og Eks. Relationer Administrationscenter Arts Administrationscenter BSS Administrationscenter Health Administrationscenter ST Fællesadministrationen Universitetsdirektøren Universitetsledelsens Stab AU Uddannelse AU HR Kommunikation Identifikation af ikke placeret 1 0 0

32 Om afgang Listen viser fratrådte i den valgte enhed for den valgte periode. Der medtages kun fastansatte, månedslønnede medarbejdere. Det betragtes ikke som fratrædelse, hvis medarbejderen har en anden overlappende ansættelse, Fratrædelsen ses for hele AU. Dvs. hvis en medarbejder skifter fra et institut til et andet institut i en anden ansættelse, vil dette ikke optræde som fratrædelse på denne liste eller en ansættelse, der støder direkte op til slutningen af et ansættelsesforhold. AFGANG Samlet afgang /1-31/ /9-31/ Afgang Efterfølg.stilling Tidl. Stilling Her af antal Elev/ lærling Afgang - fordelt på VD/Adm.cen./US 1398 AU IT og Digitale Medier AU Økonomi og Bygninger AU Forskning og Eks. Relationer Administrationscenter Arts Administrationscenter BSS Administrationscenter Health Administrationscenter ST Fællesadministrationen Rektoratet Universitetsdirektøren Universitetsledelsens Stab AU Uddannelse AU HR Kommunikation Identifikation af ikke placeret 0 0 0

33 Tværgående grupper i enhedsadministrationen ASU-møde den 24. september 2015 Bilag 6 Administrativ enhed: AU IT Tværgående Grupper Formål Medlemmer Mødekadence IT-Forum Behandler og indstiller forslag om større systemanskaffelser og tværgående IT-projekter samt indstiller til beslutning i Universitetsledelsen. IT-forum støtter sine beslutninger på en samlet portefølje over tværgående IT-projekter og en systemoversigt over aktuelle systemer i drift. Begge oversigter vedligeholdes af AU IT. IT-forums hjemmeside: Universitetsdirektøren, dekanen fra BSS 1 fra AUL, 1 fra Arts, 1 fra Institut for folkesundhed, Health, 1 fra Nationalt Center for Miljø og Energi, to administrationschefer, to vicedirektører og It-porteføljechefen 2-6 gange årligt Systemejerforum Ansvar for de processer, der går på tværs af flere VDområder, fx ansættelse og oprettelse af ny medarbejder, og for de begreber, der anvendes på tværs af flere systemer (og til ledelsesinformation), fx hvad forstås ved en ansat eller et organisatorisk tilhørsforhold. Desuden arbejdes med problemstillinger knyttet til rollen som systemejer. 1 fra AUL, 2 fra BI-enheden, 2 fra AU UDD, 4 fra AU IT, 2 fra ØK/BYG, 1 fra HR og 1 fra AU FER 1 gang månedligt It-arkitekturudvalg Sikrer faglig analyse af processer og begreber, hvis konklusioner forelægges Systemejerforum til godkendelse. 1 fra HR, 1 fra AU UDD, 7 fra AU IT, 1 fra ØK, 1 fra AUL, 1 fra BSS/karriere/alumne, 1 fra AU FER og 1 fra BI-enheden 1 gang månedligt Side 1 af 18

34 Administrativ enhed: AU Forskning og Eksterne Relationer Tværgående Grupper Formål Medlemmer Mødekadence Administrationsnetværket for Erhvervssamarbejde (AU Erhvervsrelation netværk) ERFA gruppe vedr. erhvervsrelationer med det formål at øge kendskabet til initiativer og samarbejdsmuligheder på tværs af AU. De administrative centre på AU som arbejder med erhvervsrelationer (Aarhus BSS, Administrationscenter Arts, AU Connect, AU Uddannelse), De nationale centre samt ASE. Enheden for Erhvervssamarbejde og 2-3 gange/årligt Scout Netværk Netværksgruppe for administratorer Styregruppe for PhD Planner PhD Planner Superbrugergruppe PhD teamlederkredsen Samarbejde med IT Netværket har været i gang i ca. 2 år og blev oprettet med henblik på at få faste kontakter i de faglige miljøer, samt at give deltagerne et indblik i TTO's arbejdsmetoder og services, og på møderne udveksle information og netværke. International Academic Staff Service (IAS) står for en netværksgruppe for administratorer der arbejder med udenlandske forskere og ph.d.- studerende. Gruppen fungerer som en erfagruppe, hvor der deles erfaringer, diskuteres, etableres standarder for best practice og knyttes gode samarbejder. Møder, der beslutter overordnede rammer for itsystemet PhD Planner. Møde mellem talentenheden, IT og superbrugere på de enkelte HO. Talentenheder koordinerer og udsender dagsordenen. Møder med teamlederne for PhD administrationerne og talentenheden. Talentenheden udsender og koordinerer dagsordenen. Samarbejde og gensidig koordinering og behovsafklaring. Teknologioverførsel koordinerer møderne. Forskere fra ST og HE er udpeget som scouts. Enheden for Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel koordinerer møderne. Administratorer der arbejder med udenlandske forskere og ph.d.-studerende Bestående af de fire teamledere på ph.d.- skolerne, IT og Digitale Medier, en repræsentant for ph.d.-skolelederkredsen, og Talentudviklingsenheden. Talentenheder udsender dagsorden. Møde mellem talentenheden, IT og superbrugere på de enkelte HO. Talentenheder koordinerer og udsender dagsordenen. Møder med teamlederne for PhD administrationerne og talentenheden. Talentenheden udsender og koordinerer dagsordenen. PhD Planner-teamet i IT og Digitale Medier og projektleder i Talentenheden. Ca. 4 gange/årligt 4 gange/årligt Ca. månedlige møder Månedlig Løbende Side 2 af 18

35 AIAS AUFF Akademiet for Talentfulde unge AU-styregruppe Formaliserede møder. Løbende samarbejde om COFUNDansøgningsrunde m.m. Løbende samarbejde om uddeling af AUFFmidler, herunder betjening af uddelingsudvalg. Akademiet for Talentfulde Unge (ATU) er et talentprojekt for gymnasieskoler i Region Midt. AU har været involveret i arbejdet siden projektets start for knapt tre et halvt år siden. Der var i starten udfordringer med at levere ens kvalitet, og der blev brugt meget spildtid på at koordinere med ATU projektlederen. Au koordineringsgruppen blev samlet med det formål at styrke og udvikle den måde, AU arbejder med og i ATU på og drage nytte af hinandens erfaringer. Formålet med gruppen er at sikre best practice fra AUs side i alle aspekter af projektet. Formand for Styregruppen (chef for Talentenheden) og projektleder i forretningen og hos IT. Talentenheden og AIAS sekretariat og AIAS bestyrelse (både interne og eksterne repræsentanter). (Publiceringskomiteen, Uddelingsudvalget for Starting grant og NOVA, Gæsteforskerpuljen. Alle udvalg består af AU ansatte). 1 fra ST (formand udpeget af VD for Uddannelse), en fra hvert af de fire fakulteter og 1 fra E&K (koordinator) Hver 3. uge Løbende Løbende 3 gange årligt Administrativ enhed: AU Uddannelse Tværgående Grupper Formål Medlemmer Mødekadence Båndet for vejledning og studieinformation (VEST) VEST-båndet understøtter arbejdet med studievejledning, studieinformation og national rekruttering. Medlemmerne er afsnitslederne for studievejledningerne i administrationscentrene og fællesadministrationen Hver anden tirsdag kl i ulige uger. VEST s hjemmeside: Båndordførerskabet går på skift hvert halve år. Eva Kvistgaard Arent (ST) er ordfører i efteråret Side 3 af 18

36 Tværgående Grupper Formål Medlemmer Mødekadence e/tvaergaaende-baand/baandet-for-vejledningog-studieinformation-vest/ Båndet for undervisnings- og eksamensadministration (UVA/EKA) Båndet for studienævnsbetjening og uddannelseskvalitet (SNUK) UVA/EKA-båndet er etableret for at sikre samarbejde, koordinering og fælles praksis på tværs af fakulteter og fællesservice vedrørende følgende studieadministrative processer: Planlægning og afvikling af undervisning Planlægning og afvikling af eksamen Udstedelse af bevis UVA/EKA s hjemmeside: e/tvaergaaende-baand/baandet-forundervisnings-og-eksamensadministrationuvaeka/ Båndet er etableret for at sikre samarbejde, koordinering og fælles praksis på tværs af administrationscentrene og AU Uddannelse vedrørende følgende studieadministrative processer: Godkend og udbyd uddannelse Foretag individuel sagsbehandling Kontroller studieprogression Medlemmerne er afsnitslederne for undervisnings- og eksamensadministrationerne i administrationscentrene og afsnitslederen fra Studiesystemer i fællesadministrationen. Båndet serviceres af en koordinator samt en ordfører. Ordførerposten går på skift blandt fakulteternes afsnitsledere med en periode på ½ år ad gangen. Specialister indkaldes efter behov i relation til særskilte emner. Medlemmerne er lederne fra Uddannelseskvalitet og studienævnsbetjening på fakulteterne. Ordførerskabet går på skift. Båndet sekretariatsbetjenes af AU Uddannelse. Desuden deltager specialister efter behov. Hver anden onsdag kl i ulige uger. Hver anden tirsdag kl i ulige uger SNUK s hjemmeside: e/tvaergaaende-baand/baandet-forstudienaevnsbetjening-og-uddannelseskvalitetsnuk/ Side 4 af 18

37 Tværgående Grupper Formål Medlemmer Mødekadence Båndet for efter- og videreuddannelse (EVU) EVU-båndet er etableret for at sikre erfaringsudveksling, koordinering og samarbejde vedr. efter- og videreuddannelse på tværs af administrationscentre og fællesadministrationen. EVU s hjemmeside: e/tvaergaaende-baand/baandet-for-efter-ogvidereuddannelse-evu/ Ordførerskabet varetages for et år ad gangen. Medlemmer: 2 fra AU UDD, 1 fra AR, 1 fra ST, 2 fra BSS og 2 fra HE 1 møde pr. kvartal Båndet for internationalisering (INT) INT-båndet er etableret for at sikre gensidig viden og information blandt de enheder, som håndterer internationalisering i administrationscentrene og fællesadministrationen. INT-båndet fungerer endvidere som fagligt forum for drøftelser vedr. internationaliserings-dagsordenen. Medlemmer: 1 fra International Uddannelse/ AU UDD og 1 fra hvert af de administrative centre Ca. hver anden uge INT s hjemmeside: e/tvaergaaende-baand/baandet-forinternationalisering-int/ Arbejdsgruppen til rekruttering af nationale studerende Gruppens formål er: At styrke og kvalitetssikre den nationale rekrutteringsindsats med henblik på at Aarhus Universitet rekrutterer de bedste nationale studerende til universitetets uddannelser ved hjælp af: Strategi: At udvikle og formidle strategisk input på området til ledelsen på AU (bredt forstået) Gruppen består af en formand, en koordinator, repræsentanter for hvert fakultet samt udvalgte personer med faglig ekspertise inden for områderne vejledning, markedsføring og kommunikation fra både administrationscentrene og fællesadministrationen. Ca. 12 årlige møder, hvoraf to afholdes fælles med MINT Side 5 af 18

38 Tværgående Grupper Formål Medlemmer Mødekadence At rammesætte det nationale rekrutteringsarbejde på AU på basis af strategierne for området Sammenhæng: At koordinere og skabe sammenhæng i de nationale rekrutteringsaktiviteter på tværs af AU Viden: At videndele og erfaringsudveksle og fungere som vidensbase på det nationale rekrutteringsområde på AU At skabe synlighed om organiseringen af det nationale rekrutteringsarbejde på AU internt via dialog og hjemmeside Løbende at sikre et højt vidensniveau i forhold til regionale/ nationale/internationale politiske eller samfundsøkonomiske forhold, der har indflydelse på det nationale område Arbejdsgruppens hjemmeside: munikation/rekrutteringafstuderende/arbejdsgru ppenfornationalestuderende/ Arbejdsgruppen til markedsføring og rekruttering af internationale studerende (MINT) MINT-gruppens formål er at styrke og kvalitetssikre den internationale rekrutteringsindsats med henblik på at AU rekrutterer de bedste internationale studerende til universitetets programmer. Gruppens hjemmeside: munikation/rekrutteringafstuderende/arbejdsgru ppenforrekrutteringafinternationalestuderende/ MINT består af to repræsentanter fra Vejledning og studieinformation (formand + en medarbejder), repræsentanter for hvert fakultet, repræsentanter fra International Uddannelse, repræsentant fra Optagelse og repræsentant fra Forskning og Eksterne Relationer. Derudover deltager følgende efter behov: repræsentant fra US/Sociale Medier, repræsentant fra Uddannelsesstrategisk Sekretariat. Min. 5 årlige møder, hvoraf det ene er et fællesmøde med den nationale rekrutteringsgruppe Side 6 af 18

39 Tværgående Grupper Formål Medlemmer Mødekadence Administrativ enhed: AU HR Tværgående Grupper Formål Medlemmer Mødekadence Ledergruppen Leangruppen Gruppen har til formål at sikre en god dialog og samarbejde i enheds-adm. indenfor HR-området. Ledergruppen skal arbejde på sammenhængende HR processer og ydelser på AU. Leangruppens formål er at være spydspidser og ressourcepersoner for leantænkning i AU HR. AU HR VD, 4 funktionschefer fra AU HR, 4 HR- Partnerchefer fra Adm.centerne Hver 14. dag 5 fra AU HR og 5 fra HR i Administrationscenterne Ingen fast Lønforhandlingsgruppe Forenkling, opfølgning/justeringer og planlægning af den årlige lønforhandling. HR i Adm.centerne samt AU HR Ca. 1 gang pr. 2. måned ESDH-følgegruppe Implementering og metode for ESDH på AU Rep. fra AU IT, Institutter, Adm.centerne og AU HR Ad. hoc (1 gang i kvartalet) Temamøde for AMO (og SU, når Arbejdsmiljøarbejde: AMO og SU klædes på til Hele AMO og SU 1-2 x pr. år der er APV år) APV erne og generelt til at varetage deres rolle HSU-HAMU fællesmøder om Organisationsudvikling og beslutninger vedr. HAMU og HSU rektor er formand. 2 x pr år psykisk arbejdsmiljø psykisk APV processen og opfølgning på AU s psykiske APV handlingsplan Sygefravær Effektiviserer sagsgange m.v. Rep. fra Adm.centerne og Ph.d.-skolerne samt AU 1 pr. Md Videndeling HR-US Psykisk APV HR samarbejde og videndeling Effektiviserer og smidiggør sagsgange og samarbejdet Sikre at HR leverer en samlet og afstemt ydelse til lederne, udvalgene og organisationen ift psykisk HR Medarb. fra Personalejura og OA i AU HR, som sekretariatsbetjener ift. store udvalg og projekter og rep. fra alle dele af US (sekretærer, jura og kommunikation) HR medarbejdere fra Adm.centerne samt AU HR 1 X i kvartalet 1 x i kvartalet henover APV året Side 7 af 18

40 AUHRA Rapporter Referencegruppe AU Timeløn referencegruppe HR-IT superbrugergruppe PeopleXS superbrugergruppe PeopleXS koordineringsgruppe APV Styrke videreudvikling og brug af AUHRA rapporter som er henvendt til sekretariater og HR administrationscentre. Særlig fokus på medarbejderlister Implementering og videreudvikling af nyt Timelønssystem Implementering og videreudvikling af HR-IT indsatsområder Fælles Data og Datadisciplin, Proaktiv Personaleplanlægning og Effektiv Proces fra Rekruttering til Ansættelse. Videndeling om behov, ønsker og resultater. Beslutter og igangsætter tiltag vedr. nyudvikling, ændrede driftsrutiner og kursustiltag vedr. AU s rekruteringssystem PeopleXS Varetager løbende koordinering mellem AU HR og AU IT og digitale medier. AU HR er kunde og opgavestiller og AU IT er leverandør og rapporter og opsætninger og har desuden den kontakt til kontakt til systemleverandøren TalentSoft (PeopleXS) Institutsekretariatssekretærer og ledere samt rep. fra AU HR og Adm.centerne 4 institiutsekretariatsrepræsentanter 4 repræsentanter fra Økonomi adm-center + 2 i Økonomi VD 3 repræsentanter fra AU HR, Løn 8 fra AU HR og 5 HR medarbejdere fra Adm.centerne. Rep. fra HR på Adm.centerne samt AU HR Rep. fra AU IT og Adm.centerne samt AU HR (fra forberedelse til opfølgning) Kvartalsvis Har været i Hi men genoplives snarligt. Fremtidig frekvens aftales Månedlig Hver 6. uge Hver 6. uge Arbejdsgruppe Ph.d. - HR Effektiviserer sagsgange m.v. Adm.centerchef, Personalejurachef samt rep. fra 1-2 pr. md. Adm.centerne og Ph.d.-skolerne Sygefravær Effektiviserer sagsgange m.v. HR medarb. fra Adm.centerne og Ph.d.-skolerne 1 pr. md samt jurister fra AU HR Internationalisering Servicere internationale medarbejdere AU Forskning og Eksterne Relationer, AU HR, IC, Ad.hoc Fast track Implementering AU Forskning og Eksterne Relationer, Ph.d.- 2.pr. md skolerne, Adm.centerne og AU HR Forskermobilitet Servicere internationale medarbejdere AU Forskning og Eksterne Relationer, Ph.d.- 1 pr. md skolerne, Adm.centerne og AU HR Økonomi/PJ Implementering af retningslinjer AU Økonomi, regnskab og AU HR Ad. hoc Side 8 af 18

41 Økonomi/HR partnerteam VD Sammenhængende adm. Samarbejde på tværs Jurister fra AU HR og Regnskab Ad. hoc Kommunikationsgruppen Fælles retningslinjer og information/videndeling Medarb. i HR på Adm.centerne samt AU HR, Løn 4-5 pr. år + ad hoc Løn support Support ifm. lønsystemet HR-LØN og BSS 10 pr. år + ad hoc. Nyt timelønssystem Integration af nyt timelønssystem HR-LØN og HR OA + ekstern udbyder pr. år FREDS-gruppen Gensidig orientering og information mellem HR- AU Økonomi og HR-LØN 4 5 pr. år LØN og Økonomi. HR-LØN/Økonomi Optimering af fælles sagsbehandling AU Økonomi og HR-LØN 5 pr. år AUHRA Information og koordinering i forhold til brugen HR-LØN, HR-OA og HR-Adm.centre pr. år. af AUHRA Sygefravær m.m. Workflow og ensartethed Medarb. fra fakulteterne samt AU-HR 8 pr. år Stipendiater Fælles håndtering af de mangeartede International Center samt HR-LØN 3-4 pr. år. stipendiater Fælles faglighed En del af den interne HR-uddannelsen AU-HR og HR-Adm.centre 10 pr. år Nyt feriepengesystem Digitalisering og håndtering af feriebreve AU IT samt HR-LØN 8-10 pr. år MUS koordineringsgruppe Løbende at koordinere fakulteternes arbejde med MUS. Både igangsætning, opfølgning, involvering af SU etc. Repræsentanter fra HR fakultets og fællesadministration samt AU HR Intro for nyansatte Elev-erfagruppe Projektgruppe i forbindelse med lederudviklingsforløb på Arts Projektgruppe i forbindelse med lederudviklingsforløb for uddannelsesledere/studieledere på AU At drive arbejdet med at tilbyde nyansatte på Au en god start og introduktion til AU som arbejdsplads At koordinere håndteringen af elever på AU på tværs af fakulteterne. Elevkoordinatoren fra HR, Kompetenceudvikling er tovholder At koordinere et lederudviklingsforløb skræddersyet de nyudpegede afdelingsledere på Arts At udvikle og afvikle et lederudviklingsforløb for studie/uddannelsesledere på AU Repræsentanter fra AU HR, Kompetenceudvikling samt fra FER, Mobilitetsteamet. Hertil kommer repræsentanter fra Kommunikation og Presse. De respektive lokale elevkoordinatorer fra de 5 hovedområders HR samt den centrale elevkoordinator fra AU HR, der også er tovholder Repræsentanter fra HR på Arts, dekanatet på Arts samt lederudviklingskonsulent fra AU HR Repræsentanter fra Universitetsledelsens Stab, AU HR samt kursusleder Anne Mette Mørke Efter behov. Ca. 4 gange årligt Ca. hver 3. måned i forbindelse med introarrangementerne samt koordinering op til. Ca. en gang om måneden Efter behov. Ca. hver 2. måned Efter behov. Ca. hver 2. måned Side 9 af 18

42 Administrativ enhed: AU Økonomi og Bygninger Tværgående Grupper Formål Medlemmer Mødekadence LGØ (LederGruppe indenfor Økonomiområdet) BI-prioriteringsgruppen Økonomi (BI = business intelligence) Gruppen har til formål at sikre en god dialog og samarbejde i enheds-adm. indenfor økonomiområdet. LGØ skal arbejde for at procedurer, redskaber og politikker udgør en sammenhængende helhed på tværs af enhedsadministrationen. At prioritere BI tiltag på økonomiområdet, samt at planlægge udviklingen af økonomikuber og økonomirapporter. At være et forum for brugerfeedback for Business Intelligence-enheden. At være et forum for erfaringsudveksling i mellem brugerne på fakulteterne og i fælles administrationen. Vicedirektør og funktionschefer på økonomområdet En fra hvert af de administrative centre, Økonomisekretariatet, Business Intelligence og Koordinator fra Økonomisekretariatet Hver uge Hver uge BI-prioriteringsgruppen Uddannelsesområdet (BI = business intelligence) IRA-gruppen At prioritere det daglige arbejde ift. BI-tiltag på studiestatistikområdet på baggrund af den overordnede prioritering på uddannelsesområdet foretaget af Uddannelsesudvalget. Planlægge udviklingen af studiestatistikkuber og - rapporter inden for de ressourcer BI-Forum afsætter til uddannelsesområdet. Fungere som forum for brugerfeedback for Business Intelligence. Sikre erfaringsudveksling på baggrund af erfaringer fra de administrative brugere på fakulteterne. Udvalget har som vigtigste formål at diskutere og kvalificere især tekniske aspekter af AU Uddannelse og Business Intelligence Fakulteternes økonomichefer, Fakulteternes controller-teamledere, Hver uge (status/ arbejdsmøder) 6 gange årligt eller efter behov Side 10 af 18

43 Tværgående Grupper Formål Medlemmer Mødekadence økonomistyringen på AU overordnet set. Emner kan f.eks. være proces- og teknikplanlægning i forbindelse med budgetlægning, den løbende budgetopfølgning, afrapportering til universitetsledelse, bestyrelse osv. Udvalget har også til formål at fungere sparrende og erfaringsudvekslende mellem økonomiafdelingerne i de administrative centre og de centrale økonomiafdelinger hos Økonomi og Bygninger. centrale/koordinerende controllere og andre ad hoc deltagere fra de administrative centres økonomiafdelinger, Sekretariatschef og Chefstrateg fra Økonomisekretariatet, Centrale/koordinerende controllere fra Økonomisekretariatet, andre ad hoc deltagere fra Økonomisekretariatet og andre relevante ad hoc deltagere alt efter emnet Løn og ressourceallokering At sikre en sammenhængende opgaveløsning på tværs af AU At muliggøre en løbende sparring og dialog omkring understøttelse af ressourceallokeringsprocessen i administrationscentrene. 1-3 repræsentanter fra hvert fakultet, repræsentanter fra Økonomisekretariatet. Der inddrages andre personer, fra eksempelvis Lønkontoret, hvor det er relevant gange årligt eller efter behov IV-erfagruppe IV-Erfagruppen har til formål at sikre, at AU overholder regler og retningslinjer i forbindelse med IV, samt at understøtte en ensartet håndtering af IV-projekter samt en sammenhængende opgaveløsning på tværs af AU. IV-Erfagruppen skal sikre en løbende sparring og dialog omkring indtægtsdækket virksomhed. 1-3 repræsentanter fra hvert Økonomicenter, repræsentanter fra Projektenheden/ Økonomisekretariatet. Der inddrages andre medarbejdere fra fx Regnskab, Økonomisekretariatet eller TTO, hvor det er relevant. 4-6 gange årligt Projekt-Erfagruppe Projekt-Erfagruppen har til formål at sikre, at AU til enhver tid har de rigtige regler/retningslinjer for at imødekomme eksterne regler og krav med hensyn til projektoprettelser i Navision og opfølgning på samme, samt at understøtte en 1-3 repræsentanter fra hvert Økonomicenter, repræsentanter fra Projektenheden/ Økonomisekretariatet. Der inddrages andre medarbejdere fra fx Regnskab, Økonomisekretariatet eller TTO, hvor det er 4-6 gange årligt Side 11 af 18

44 Tværgående Grupper Formål Medlemmer Mødekadence ensartet håndtering af projekter samt en sammenhængende opgaveløsning på tværs af AU. Projekt-Erfagruppen skal sikre en løbende sparring og dialog omkring håndtering af projekter. relevant. FRED gruppen Koordineringsgruppe for Årsrapporten Udvalget har til formål at styrke samarbejdet mellem administrationscentrene, Økonomistyring og Regnskab via drøftelse af aktuelle udfordringer og problemstillinger. Via denne gensidige orientering forventes en større indsigt og forståelse for de forskellige afdelingers processer, muligheder og begrænsninger. Gruppen fastlægger årsrapportens struktur og indhold på grundlag af brev fra ministeriet og Moderniseringsstyrelsens vejledning. Gruppen varetager koordinering af årsrapportens forskellige bidrag, og der udpeges ansvarlige for de enkelte punkter. Gruppens øvrige opgaver: udarbejder og følger op på tids- og leveranceplan for årsrapporten leverer materialet til opsætning af årsrapport læser løbende korrektur samt slutkorrektur på årsrapporten Teamleder fra Kreditor og en fra hvert af de fire administrationscentre, en fra Økonomistyring, teamleder fra Debitor, teamleder fra Balance og teamleder frarejser 2 fra AU FER 2 fra US 2 fra AU Økonomi og Bygninger gange årligt eller efter behov Gruppen mødes 2 3 gange i løbet af produktionsperioden for Årsrapporten VD-controllere og Vicedirektørernes højre hånd vedr. Økonomi (VD-CØPA ) Sparring, dialog og involvering af Vicedirektørernes højre hånd vedr. alle relevante økonomirelaterede emner. 8 fra Økonomi og Bygninger 1 fra AU UDD, 1 fra AU HR, 1 fra AU IT, 1 fra US, 1 fra AU FER Mødes 4-6 gange årligt. Side 12 af 18

45 Tværgående Grupper Formål Medlemmer Mødekadence Indkøbsstyregruppe BI-Forum Ledergruppen Bygningsområdet (LGB) LGB styregrupper Indkøbsstyregruppen skal samarbejde med Indkøb om at koordinere og prioritere hvilke udbud der igangsættes. Lokale behov og interesser kan således bringes i spil. Gruppen kan erfaringsudveksle og drøfte udviklingen og samarbejdet på indkøbsområdet. Gruppens primære formål er at prioritere indsatserne for business intelligence ved AU. Sekundært at udarbejde og vedligeholde en BIstrategi samt fastsætte principper for BIløsningen. Sikring af optimal ressourceanvendelse og et samlet AU bygningsområde, bl.a. Gensidig orientering om projekter, ændr. i bygningsmassen, interne rokeringer mv. Koordinering af tvær-gående byggeprojekter Godkendelse af tvær-gående standarder, politikker og plan-grundlag for udvendigt vedligehold Styregrupper for alle tværgående initiativer ang. BMS ADK/AIA Energiledelse herunder anvendelse, anskaffelse og udvikling af systemer o.lign. mht. udformning af projekt-organisation/udpegning af ressourceperson udstikke rammerne for projektet og projektlederen/ressourcepers. sikring af, at såvel AU fælles som lokale behov tilgodeses Universitetsdirektøren 1 fra AU Økonomi og Bygninger 1 fra AR, 4 fra ST, 1 fra BSS og 2 fra HE Universitetsdirektøren 2 fra AU UDD, 1 fra AU Økonomi og Bygninger 2 fra AR, 1 fra ST, 2 fra BSS og 2 fra HE 2 fra BYG 1 fra hvert af de fire fakultetssekretariater 2 tekniske chefer og én af de 2 funktionschefer fra BYG 2 gange årligt 4 gange årligt Ugentligt Efter behov Side 13 af 18

46 Tværgående Grupper Formål Medlemmer Mødekadence overvågning og sikring af projektets fremdrift Driftsinspektørmødet Tværgående koordinering på tværs af AU ang. bygningsdrift, fælles initiativer, processer og systemer 2 fra BYG 3 fra AR, 3 fra HE, 5 fra BSS, 8 fra ST Samt relevante medarbejdere fra adm.centre og BYG ift. mødets dagsorden 4 gange årligt Erfagruppe bygningsøkonomicontrolling Udveksling af erfaringer og behov ang. budgettering af bygningsomkostninger 1 fra BYG, 2 fra ØKO 1 fra AR/BSS, 1 fra ST og en fra HE 4 gange årligt Servicevinduer Erfagruppe, BMS Koordinerer aktiviteter i forbindelse med IT s servicevinduer, hvor BYG bl.a. foretager renoveringer, udbygning o.lign. af el-tavler, fiber backbone mv. Koordinering af anvendelsen af BMS-systemer og data (bygnings automationssystemer) 1 fra BYG, 1 fra IT, 1 fra AU IT Månedligt 1 fra BYG 1 fra AR/BSS, 3 fra ST og 1 fra HE 4 gange årligt Administrativ enhed: Universitetsledelsens Stab Tværgående grupper Formål Medlemmer Mødekadence Chefrådgiverforum At kitte universitetsledelsen og sekretariaterne sammen og sikre den bedst mulige betjening af universitetsledelsen og tilhørende opgaver. Stabschef for US og chefrådgiverne i de fire fakultetssekretariater: Hver uge Uddannelsesrådgiverkredsen Understøtter det fælles politiske og strategiske arbejde på uddannelsesområdet, herunder: - Forberedelse af og opfølgning på møder i Uddannelsesudvalget - Aftale om implementering af beslutninger truffet i Uddannelsesudvalget 1 fra US, 1 fra AU UDD og 1 fra hvert af de fire fakultetssekretariater Faste møder minimum hver 3. uge og herudover møder vedrørende specifikke emner Side 14 af 18

47 Tværgående grupper Formål Medlemmer Mødekadence - Koordinering af aktuelle sager på uddannelsesområdet Koordinationsudvalg for Institutionsakkrediteringen Gruppens formål er gensidig orientering og erfaringsudveksling fakulteterne imellem samt etablering af fælles praksisser, hvor dette er muligt. Gruppen fungerer endvidere som sparring for IA programgruppens udkast til processer, beslutninger mv. 1 fra US, 5 fra AU UDD og 1 fra hvert af de fire fakultetssekretariater 1 gang månedligt Netværksmøde for forskning, talent og videnudveksling Formålet er videndeling ift. beslutninger/drøftelser på møderne i Udvalget for Forskning og Eksternt Samarbejde, forberedelse af sager til kommende møder, generel videndeling/sparring og arbejde med konkrete sager (høringer/udpegninger mv.) 1 fra US, rådgiverne fra de fire fakultetssekretariater, vicedirektøren for AU F&E og strategiteamet i AU F&E Ca. hver 3. uge Koordineringsgruppe strategiarbejde på AU Intern kommunikation (koordinerings-gruppen) Strategiarbejdsgruppen samarbejder om og koordinerer universitetsledelsens årlige strategiopfølgning, forberedelse af ledelsesseminaret samt forberedelse/ oplæg til bestyrelsesseminaret Koordinerer og diskuterer tilrettelæggelse og forbedring af intern kommunikation på AU En strategimedarbejder fra hvert fakultetssekretariat og 2-3 medarbejdere fra US afhængigt af emne 4 fra US og 1 fra hver af de fire kommunikationsafdelinger på de administrative centre Ca. 2-3 gange pr. halve år 1 gang månedligt Sociale mediers redaktionsgrupper Udvikler og varetager ansvaret for AU s tilstedeværelse på sociale medier samt sætter rammen for rådgivning i brugen af sociale medier på hele AU 4 fra US, 1 fra AU FE (ad hoc) og en fra hvert af de fire administrative centre Hver 14. dag (tirsdag) KOM-forum Koordinerer større interne og eksterne kommunikations-indsatser To fra US, 1 fra AU FE, 1 fra AU IT og 1 fra hvert af de fire administrative centre Hver uge Side 15 af 18

48 Tværgående grupper Formål Medlemmer Mødekadence Arbejdsgruppen for Analyse og Måling (A&M) Udveksler erfaringer, viden og behov ifbm medieanalyser og kommunikationsmålinger på AU-, fakultets- og institutniveau. Koordinere målinger, analyser, særskilte målinger m.v. Udvikle datakvalitet, måleparametre samt øvrig udvikling af analyseredskaber, herunder Infomedia. Bidrage til opbygning af værktøjskasse og sidemandsoplæringer i brug af målinger. Arbejdsgruppen består af 4 fra US og en kommunikationsmedarbejder fra hvert af de fire fakulteter Fast mødefrekvens er endnu ikke aftalt, gruppens mødes pt ad hoc ifbm specifikke opgaveløsninger m.v., fremtidig mødefrekvens aftales snarest Administrativ enhed: Administration Center Health Tværgående Grupper Formål Medlemmer Mødekadence Administration Center Health Alle fire administrative centre har et forum, hvor administrationschefen og funktionscheferne mødets med institutsekretariatslederne og chefrådgiver. På Health kaldet Koordineringsmøde. Formålet er at informere om og drøfte de lidt større administrative sager/projekter, f.eks. ny indkøbspolitik, Tjek & Go, journalisering, rejseregler, CopyDan osv. Ofte inviteres gæster fra Fællesadministrationen til at introducere emnerne. Desuden orienteres om nyt vedrørende personale m.v. i institutsekretariater og funktionsområder. Administrationschefen, funktionscheferne Institutsekretariatslederne og chefrådgiver Hver måned Side 16 af 18

49 Administrativ enhed: Administrationscenter Aarhus BSS Tværgående Grupper Formål Medlemmer Mødekadence Aarhus BSS Adm. Center / institutter Formålet er at fremme samarbejdet og skabe løbende dialog mellem institutternes administrative funktioner og funktionsområderne i det administrative center om administrative ydelser, institutternes behov mv. adm.chef, chefrådgiver (faciliterer forummet) Øvrige deltagere er de 7/8 funktionschefer i adm.center Aarhus BSS, de 7 inst.sekr.ledere på Aarhus BSS Hver 4. uge Administrativ enhed: Administration Center Arts Tværgående Grupper Formål Medlemmer Mødekadence Administration Center Arts Alle fire administrative centre har et forum, hvor administrationschefen og funktionscheferne mødets med institutsekretariatslederne og chefrådgiver. På Arts kaldet Koordineringsmøde. Formålet er at informere om og drøfte de lidt større administrative sager/projekter, f.eks. ny indkøbspolitik, Tjek & Go, journalisering, rejseregler, CopyDan osv. Ofte inviteres gæster fra Fællesadministrationen til at introducere emnerne. Desuden orienteres om nyt vedrørende personale m.v. i institutsekretariater og funktionsområder. Administrationschefen Funktionscheferne Institutsekretariatslederne Chefrådgiver Bibliotektslederne Hver måned Administrativ enhed: Administrationscenter ST Tværgående Grupper Formål Medlemmer Mødekadence Sekretariatsledermøder Videndeling Sparring Netværk Ledelses-information Sekretariatsledere Administrationschef og chefrådgiver deltager fast. Andre kan deltage efter behov f.eks. Ca. hver 6. uge Side 17 af 18

50 Administrativ sammenhæng på ST/AU Beslutninger om administrative forhold funktionschefer, vicedirektører m.fl. Ad hoc arbejdsgrupper som følge af sekretariatsledermøder Udarbejdelse af forslag til løsninger på afgrænsede problemer/opgaver. Løsningsforslagene drøftes/besluttes i ST s administrative ledelse Sekretariatsledere og inddragelse af andre relevante personer udenfor sekretariatslederkredsen Efter behov Institut-teams En sammenhængende servicering af institutterne på tværs af administrative områder Medarbejdere fra Økonomi, ph.d.-området og HR, som arbejder med det pågældende institut. Efter behov Side 18 af 18

51 ASU-møde d. 24. september 2015 Bilag 7 Dato: 07. september 2015 Side 1/4 Sagsfremstilling Mødedato: 24. september 2015 Møde: Møde i ASU Punktejer: Anne Lindholm Behnk Gæst: Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Meddelelsespunkt (sæt kryds) Lukket punkt (sæt kryds) x Emne Arbejdsmiljøstatistikker 2. kvartal 2015 Resumé Arbejdsmiljøstatistikkerne dækker psykologisk rådgivning, arbejdsskader og sygefravær. Indstilling AU HR udarbejder fire gange årligt arbejdsmiljøstatistikker med det formål at informere ledelsen og medarbejderrepræsentanter om udviklingen i arbejdsmiljøet og hermed danne grundlag for forebyggende og opfølgende indsats. Sagsfremstilling I statistikkerne for 2. kvartal (Q2) 2015 er administrationscentrene som udgangspunkt medtaget under fakulteterne, således at der rapporteres i forhold til den nye organisering af fakulteterne og Fællesadministrationen. Statistikkerne for 2013 og 2014 rapporteres i forhold til den daværende struktur med fakulteterne og AU Administration. Psykologisk rådgivning I Q har der været 36 rådgivningsforløb, hvilket er mindre end i hvert af de fem foregående kvartaler. I de to første kvartaler i 2015 har der i alt været 93 forløb med psykologisk rådgivning. Rådgivningsforløb ARTS BSS HE ST FA Øvrige AU Q Q Rådgivningsområdet Stress/udbrændthed fortsætter som i de foregående år med at dominere. 75 % (27/36) af rådgivningsforløbene vedrører således Stress/udbrændthed i andet kvartal De 75 % er markant højere end de 67 % (38/57) kategorien udgjorde i første kvartal De 67 % fra første kvartal var desuden er identisk med niveauet for 2014, hvis man fraregner de 37 forløb vedrørende Afskedigelse i 2014 (149/223), hvilket var et fald fra knap 80 % i Stress/udbrændthed fortsætter således med at være et opmærksomheds- og indsatspunkt i den daglige ledelse i enhederne.

52 Dato: 11. september 2015 Side 2/3 Udvikling i rådgivningsforløb - enhedsadministrationen 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 22% 30% 25% 26% 8% 12% 11% 14% 33% 18% Q Q Enhedsadm. ST HE Aarhus BSS AR Søjlen Q viser, at Enhedsadministrationen anvendte 30 % af rådgivningsforløbene i første kvartal 2015, hvilket er tæt på 2014-niveauet for AU Administration (29 %). I andet kvartal 2015 har enhedsadministrationen imidlertid oplevet et fald til 22 % (8 henvendelser). ARTS har derimod haft en stigning fra 10 til 12 henvendelser i samme periode, mens de tre øvrige fakulteter har haft færre henvendelser. ST er for eksempel gået fra 19 til 9 henvendelser i samme periode. ARTS andel af det samlede forbrug er således steget fra 18 % til 33 %. Medregnes administrationscentrene på fakulteterne kan der observeres små udsving i procenttallene, da der var henholdsvis to og en henvendelse fra administrationscenter HE og administrationscenter ST i andet kvartal Anvendes antallet af ansatte (Headcount) fra sygefraværsstatistikken for Q fremgår forskellen på fakulteternes og Fællesadministrationens brug af ordningen i Q2 2015: AU: 36 forløb/8581 ansatte = 0,42 henvendelse pr. 100 ansatte ARTS: 12 forløb/1173 ansatte = 1,02 henvendelse pr. 100 ansatte Aarhus BSS: 4 forløb/1166 ansatte = 0,34 henvendelse pr. 100 ansatte HE: 3 forløb/2557 ansatte = 0,11 henvendelse pr. 100 ansatte. ST: 9 forløb/2960 ansatte = 0,30 henvendelse pr. 100 ansatte. FA: 8 forløb/691 ansatte = 1,16 henvendelse pr. 100 ansatte. Fællesadministrationens brug af rådgivning adskiller sig desuden væsentligt fra administrationscentrenes forbrug af psykologisk rådgivning, da de fire administrationscentre blot har 0,28 henvendelse pr. 100 ansatte (3 forløb /1043 ansatte) i andet kvartal mod 0,58 henvendelse pr. 100 ansatte (6 forløb/1036 ansatte) i første kvartal De ni rådgivningsforløb på administrationscentrene i Q fordeler sig på følgende måde: Administrationscenter Aarhus BSS 2; Administrationscenter HE 2; Administrationscenter ST 3. Arbejdsskadestatistik I andet kvartal 2015 er der anmeldt fem arbejdsskader. Aarhus BSS er det eneste fakultet, hvor der ikke er anmeldt arbejdsskader i Anmeldte arbejdsskader ARTS BSS ST HE FA AU halvår* kvartal* kvartal * Antallet af ulykker adskiller sig fra tidligere oplyste tal, da medarbejdere kan anmelde arbejdsskader op til et år efter ulykkestidspunktet.

53 Dato: 11. september 2015 Side 3/3 I 2014 var 60 % (45/75) af de anmeldte arbejdsskader forbundet med under en dags fravær, hvilket adskiller sig fra første halvår i 2015, hvor blot 17 % (3/18) af arbejdsskaderne er forbundet med under 1 dags fravær. I Q er der således anmeldt procentvist flere skader med længere fravær, men færre skader end tidligere. De anmeldte skader omhandler ofte led-skader, forstrækninger, brud og forstuvninger samt sårskader. Henholdsvis 56 % og 22 % af arbejdsskaderne i 2015 vedrører således disse kategorier, hvilket afspejler tidligere opgørelser fx 2014 hvor de respektive tal var 49 % og 25 %. Af Arbejdstilsynets Årsopgørelse for 2013 udarbejdet november 2014 fremgår det, at der i branchegruppen Universiteter og forskning er anmeldt 186 arbejdsulykker i AU anmeldte forholdsvist mange arbejdsskader i 2013 (78 anmeldelser). I 2014 anmeldte AU 75 arbejdsskader. Tallene for første kvartal 2015 giver forhåbninger om væsentligt færre arbejdsskader i På trods af de foreløbigt lave anmeldelsestal i 2015 er det vigtigt, at man i de lokale ledelsesteams, arbejdsmiljøudvalg og -grupper løbende drøfter forebyggelse for at sikre, at medarbejderne ikke får kort- og langvarige gener i forbindelse med deres arbejde. Sygefraværsstatistik I forhold til andet kvartal 2014 er fraværet på AU faldet med 0,1 dag til 1,2 dag pr. medarbejder i andet kvartal Imellem fakulteterne og AU Administration har der tidligere været store forskelle i det registrerede sygefravær. I både første og andet kvartal i 2015, hvor administrationscentrene er medtaget under de respektive fakulteter, er en del af forskellen imellem fakulteterne og Fællesadministrationen blevet udlignet. På de fire administrationscentre er det registrerede gennemsnitlige sygefravær henholdsvis 2,1 dage (Aarhus BSS og Arts), 2,7 dage (ST) og 2,9 dage (HE), hvilket giver et gennemsnitligt fravær på 2,5 dage (2598 sygedage /1043 ansatte) i administrationscentrene, hvilket er højere end det gennemsnitlige fravær på 1,6 dage i Fællesadministrationen. Udelades data fra administrationscentrene på de fire fakulteter, er fraværet for andet kvartal 2015 følgende: Arts 1,4 dage, Aarhus BSS 1,0 dage, HE 0,8 dage, ST 0,9 dage. Fremadrettet indsats I forhold til eventuelle sammenligninger imellem og internt på fakulteter, administrationscentre og Fællesadministrationen skal der tages højde for forskelle i registreringspraksis, forskelle i arbejdsfunktioner og de videnskabelige medarbejderes rapportering af sygedage. Imidlertid bør det alligevel undersøges, hvorfor nogle enheder har markant højere fravær end andre. Manglende registreringer af sygefravær indebærer et potentielt økonomisk tab i forhold til manglende indhentning af lønrefusion ved længerevarende fravær, mens der også kan være personlige konsekvenser for medarbejdere ved, at eventuelt fravær ikke registreres fx ved forlængelse af ph.d-studier,

54 Dato: 11. september 2015 Side 4/3 skilsmisse, forsikringsspørgsmål mv. HR arbejder løbende på at forbedre registreringsdisciplinen. Sagsbehandler Jacob Søndergaard Jensen Involvering Arbejdsmiljøstatistikkerne bør løbende behandles i HAMU, FAMU/AAMU og eventuelt på LAMUniveau samt i samarbejdsorganisationen. Tidsfrist Bilag Bilag 1 Arbejdsmiljøstatistikker Q Bilag 2 Sygefravær Q2 2015

55 ASU-møde d. 24. september 2015 Bilag 8 ARBEJDSMILJØSTATISTIKKER Q PSYKOLOGISK RÅDGIVNING - ARBEJDSSKADER - SYGEFRAVÆR AU AARHUS AU HR, ORGANISATIONSUDVIKLING OG ARBEJDSMILJØ SEPTEMBER 2015

56 1. PSYKOLOGISK RÅDGIVNING Rådgivningsforløb ARTS BSS HE ST FA Øvrige AU Q Q Kommentarer I 2014 gjorde AU s medarbejdere brug af 260 rådgivningsforløb. I Q har der været 36 rådgivningsforløb, hvilket er mindre end i hvert af de fem foregående kvartaler. I de to første kvartaler i 2015 har der i alt været 93 forløb med psykologisk rådgivning. Rådgivningsforløb ARTS BSS HE ST AU ADM Øvrige AU Q Q Q Q Brugen af ordningen er et udtryk for, at der er forhold i arbejdsmiljøet, der har nødvendiggjort inddragelsen af psykologisk rådgivning. Det lokale kendskab til den visiterede del af ordningen omkring psykologisk rådgivning, hvor lederen informeres om, hvem og hvorfor ordningen benyttes, kan kaste yderligere lys over stigningen. En tidlig henvendelse om psykologisk rådgivning, hvor problemer håndteres i opløbet, vil oftest være forbundet med mindre gener og eventuelt fravær end, hvis problemerne eskalerer og ikke håndteres eller håndteres på et senere tidspunkt. AU AARHUS SEPTEMBER

57 FORDELINGEN AF RÅDGIVNINGSFORLØB Udvikling i rådgivningsforløb - enhedsadministrationen Udvikling i rådgivningsforløb - Fællesadministrationen 100% 100% 90% 22% 90% 19% 14% 30% 80% 80% 70% Enhedsadm. 70% 28% FA 25% 33% 60% 26% ST 60% ST 50% 8% 50% 14% HE HE 40% 12% 11% 40% 12% 11% Aarhus BSS Aarhus BSS 30% 30% 14% 18% 20% AR 20% AR 33% 33% 10% 18% 10% 18% 0% 0% Q Q Q Q Kommentarer Ovenfor er der afbilledet to diagrammer, hvor der skelnes mellem enhedsadministrationen og Fællesadministrationen. Medregnes administrationscentrene på fakulteterne kan der observeres små udsving i procenttallene, da der var henholdsvis to og en henvendelse fra administrationscenter HE og administrationscenter ST i andet kvartal. Enhedsadministrationen har i 2015 anvendt henholdsvis 30 % og 22 % af rådgivningsforløbene i de to kvartaler. Der er stor forskel i Arts andel af det samlede forbrug i årets to første kvartaler henholdsvis 18 % og 33 %. De fem hovedområder anvendte i 2014 følgende procentandele af det samlede forbrug: AU ADM 29 %, ST = 32 %, Health = 19 %, BSS = 7 %, Arts = 13 % AU AARHUS SEPTEMBER

58 RÅDGIVNINGSOMRÅDER - AU Rådgivningsområder Q Q Q Q Q Funktionsproblemer (fx faglige problemstillinger) Afskedigelse Samarbejdsproblemer Voldsomme hændelser Stress/udbrændthed Angst/Depression Misbrug Relationsproblemer Helbredsproblemer AU Kommentarer I Q dominerer rådgivningsområdet Stress/udbrændthed igen, men der er imidlertid tale om det laveste antal rådgivningsforløb vedrørende stress i løbet af de seneste fem kvartaler. Stressproblematikker udgør imidlertid 75 % af henvendelserne, hvilket er en stigning fra tidligere kvartaler/år, hvor andelen har ligget omkring 67 %. Ingen rådgivningsforløb har vedrørt Afskedigelser, men Voldsomme hændelser er faldet fra 11 til to forløb. Henvendelser vedrørende Samarbejdsproblemer er desuden steget fra en til fem henvendelser fra første til andet kvartal. Anvendes antallet af ansatte (Headcount) fra sygefraværsstatistikken for Q fremgår forskellen på fakulteternes og Fællesadministrationens brug af ordningen i Q2 2015: AU: 36 forløb/8581 ansatte = 0,42 henvendelse pr. 100 ansatte ARTS: 12 forløb/1173 ansatte = 1,02 henvendelse pr. 100 ansatte BSS: 4 forløb/1166 ansatte = 0,34 henvendelse pr. 100 ansatte HE: 3 forløb/2557 ansatte = 0,11 henvendelse pr. 100 ansatte. ST: 9 forløb/2960 ansatte = 0,30 henvendelse pr. 100 ansatte. FA: 8 forløb/691 ansatte = 1,16 henvendelse pr. 100 ansatte. Fællesadministrationens brug af rådgivning adskiller sig således fra fakulteternes inkl. administrationscentrenes forbrug af psykologisk rådgivning, om end Arts kvartalsforbrug er højt. AU AARHUS SEPTEMBER

59 FORDELINGEN AF RÅDGIVNINGSFORLØB Q INSTITUT/VD-OMRÅDE Arts 12 Center for Undervisningsudvikling og Digitale Medier 2 Institut for Kultur og Samfund 4 Institut for Uddannelse og Pædagogik 4 Institut for Æstetik og Kommunikation 2 Aarhus BSS 4 Institut for Virksomhedsledelse 1 Institut for Statskundskab 2 Institut for Økonomi 1 Science and Technology 10 Ingeniørhøjskolen Aarhus Universitet 1 Institut for Agroøkologi 1 Institut for Matematik 1 Institut for Fysik og Astronomi 1 Institut for Kemi 1 Institut for Molekylærbiologi og genetik 2 Institut for Miljøvidenskab 1 Øvrige 1 Administrationscenter ST 1 Health 5 Institut for Folkesundhed 1 Institut for Retsmedicin 1 Institut for Odontologi 1 Administrationscenter HE 2 AU Administration 5 AU HR 1 AU IT 1 Økonomi og Bygninger 1 Uddannelse 2 Enheder med under 20 medarbejdere er af anonymitetshensyn placeret i kategorien Øvrige. AU AARHUS SEPTEMBER

60 Anmeldte arbejdsskader ARTS BSS ST HE FA AU kvartal* kvartal *Antallet af ulykker kan adskille sig fra tidligere oplyste tal, da medarbejdere kan anmelde arbejdsskader op til et år efter ulykkestidspunktet. Anmeldte arbejdsskader ARTS BSS HE ST ADM AU ARBEJDSSKADER Kommentarer I Q er der blot anmeldt fem arbejdsskader, hvorved der er anmeldt 18 arbejdsskader i anmeldte arbejdsskader på et halvår er imidlertid væsentligt lavere end i både 2013 og Aarhus BBS er det eneste fakultet, hvor der ikke er anmeldt arbejdsskader i På ST er der i første halvår af 2015 sket otte arbejdsskader, hvilket svarer til 44 % af de anmeldte skader på AU. Tallet er en lille stigning fra ST s andel af 40 % af anmeldelserne i 2014, hvor administrationscenter ST dog ikke var medregnet under ST. Fraregnes den ene arbejdsskade, der er sket blandt medarbejderne i administrationscenter ST, udgør ST s andel 39 % (7/18). HE 28% Anmeldte arbejdsskader - 1. halvår 2015 FA 17% ST 44% ARTS 5% BSS 0% Anmeldte arbejdsskader AU ADM 29% ST 40% ARTS 4% BSS 3% HE 24% Af Arbejdstilsynets Årsopgørelse for 2013 udarbejdet november 2014 fremgår det, at der i branchegruppen Universiteter og forskning er anmeldt 186 arbejdsulykker i AU anmeldte således forholdsvist mange arbejdsskader i På trods af de lave anmeldelsestal i 2015 er det vigtigt, at man i de lokale ledelsesteams, arbejdsmiljøudvalg og -grupper løbende drøfter forebyggelse for at sikre, at medarbejderne ikke får kort- og langvarige gener i forbindelse med deres arbejde. AU AARHUS SEPTEMBER

61 FRAVÆRSDAGE VED ARBEJDSSKADE Fraværsdage ved arbejdsskade 2015 ARTS BSS HE ST FA AU Under 1 dag dage dage dage dage dage måneder måneder 0 Fraværsdage ved arbejdsskade 2014 ARTS BSS HE ST AU ADM AU Under 1 dag dage dage dage dage dage måneder måneder 1 1 Kommentarer En ulykke kan ifølge Arbejdsskadestyrelsen anerkendes som en arbejdsskade, hvis skaden er sket på grund af arbejdet eller de forhold, arbejdet er foregået under. Der skal være sammenhæng mellem arbejdet og årsagen til skaden. Hvis en medarbejder får en skade, mens medarbejderen er på arbejde, skyldes skaden ikke nødvendigvis arbejdet. Et ulykkestilfælde, fx hvor medarbejderen rejser sig fra en stol og får en diskusprolaps, skyldes ikke nødvendigvis arbejdet. Når der er sket en arbejdsulykke, har AU pligt til at anmelde ulykken senest ni dage efter ulykken, hvis medarbejderen er fraværende mere end en dag ud over tilskadekomstdagen. Ulykker med under en dags sygefravær anmeldes i tilfælde af efterfølgende gener samt ved udgifter til behandling, lægeerklæringer mv. I 2014 var knap 60 % (45/74) af de anmeldte arbejdsskader forbundet med under en dags fravær, hvilket adskiller sig fra første halvår af 2015, hvor 17 % af arbejdsskaderne har været forbundet med under 1 dags fravær. I 2015 er der således anmeldt procentvist flere skader med længere fravær, men samtidigt også færre skader end tidligere. Udover de rapporterede arbejdsskader modtager HR også en mindre mængde anmeldelser af ulykkestilfælde og nærved-ulykker, som ikke opfylder Arbejdsskadestyrelsen og Arbejdstilsynets kriterier for anmeldelse. Den lokale arbejdsmiljøorganisation bør imidlertid give tilstrækkelig opmærksomhed til nærvedulykkerne, så fremtidige ulykker forebygges. AU AARHUS SEPTEMBER

62 ARBEJDSSKADENS ART Skadens art 1. halvår 2015 ARTS BSS HE ST FA AU Overfladiske sår eller skader 0 Åbne sår Luksation, forstuvning, forstrækning, brud Forgiftning, infektion 1 1 Tandskader 0 Hjernerystelse 1 1 Forbrænding, skoldning, kontakt med røg 1 1 Andet 1 1 Total 18 Overfladiske sår eller skader Andet 0% 6% Forbrænding, skoldning, kontakt med røg 6% Hjernerystelse 5% Tandskader 0% Arbejdsskadens art - 1. halvår 2015 Åbne sår 22% Forgiftning, infektion 5% Luksation, forstuvning, forstrækning, brud 56% Kommentarer De anmeldte skader omhandler som tidligere ofte led-skader, forstrækninger, brud og forstuvninger samt sår-skader. Henholdsvis 56 % og 22 % af arbejdsskaderne i 2015 vedrører således disse kategorier, hvilket læner sig op ad billedet fra 2014, hvor de respektive tal var 49 % og 25 %. Mange af ulykkerne skyldes formentlig uopmærksomhed, men ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen kan bidrage til, at mængden af disse og andre former for ulykker mindskes igennem påvirkning af medarbejderadfærd samt tydeliggørelse og ændring af kendte og mulige fareforhold. AU AARHUS SEPTEMBER