Rapport. Analyse af arkivopgaven i Århus Kommune

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "Rapport. Analyse af arkivopgaven i Århus Kommune"

Transkript

1 Rapport Analyse af arkivopgaven i

2 Side 2 Analyse af arkivopgaven i 1. Baggrund Århus Byråd vedtog den 27. august 2008, at der i løbet af 2009 skal gennemføres en analyse af den lovpligtige kommunale arkivopgave set i sammenhæng med en evt. etablering af en by- eller stadsarkivarfunktion i Århus. Det fremgår således af rapporten Byarkivar i Århus, at det anbefales, at der etableres en stadsarkivarfunktion (herefter stadsarkiv) organiseret under Borgerservice og Biblioteker i Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice. På denne baggrund er der gennemført en analyse, som alene vedrører den kommunale del. Analysen er gennemført i et samarbejde mellem magistratsafdelingerne via en nedsat arbejdsgruppe og med et internt kommunalt arkivudvalg som høringsgruppe. Konklusionen fra analysen af den kommunale del vil indgå i en byrådsindstilling, som også omfatter dels analyse af mulig synergi ved et formaliseret ABMsamarbejde (Arkiv, Bibliotek, Museum), dels den allerede byrådsbehandlede rapport om Byarkivar i Århus Den lovpligtige kommunale arkivopgave Ifølge arkivloven skal kommunen sikre bevaring af arkivalier, der har historisk værdi eller dokumenterer forhold, som har væsentlig retlig eller administrativ betydning for borgere og myndigheder. Derudover giver loven mulighed for, at ikke-bevaringsværdige arkivalier kan kasseres. På flere områder er bevaringspligten således begrænset til personer, der er født den første i en måned. For dataudtræk fra IT-systemer gælder dog, at der skal bevares i helheder. Forklaringen på dette er, at IT-udtræk fylder mindre og dermed kan opbevares billigere end papirarkivalier. Arkivalierne er tilgængelige for borgere, forskere og andre, når arkivalierne er 20 år gamle. Oplysninger om enkeltpersoners private forhold er dog som udgangspunkt først tilgængelige, når de er 75 år gamle. Der kan dog i konkrete tilfælde og efter nærmere vurdering gives tilladelse til benyttelse af dokumenter, før de er tilgængelige efter henholdsvis 20 eller 75 år Opgavens løsning i dag den nuværende model Erhvervsarkivet varetager opgaven som arkivmyndighed for. Den enkelte magistratsafdeling er ansvarlig for aflevering af bevaringspligtige papirsager til Erhvervsarkivet og at der foretages dataudtræk fra IT-systemer til

3 Side 3 Statens Arkiver. Koordinering af arkivopgaven foregår via et internt kommunalt arkivudvalg Definition af arkivfunktioner Der anvendes følgende definitioner for arkivfunktioner i rapporten: Private arkivalier Kommunale arkivalier Byarkiv X Stadsarkiv X x Fælles kommune-arkiv x Private arkivalier omfatter bl.a. billeder, lokale pjecer og kort. Kommunale arkivalier omfatter bl.a. de kommunale sager. 2. Formål Formålet med analysen er at bidrage til, at Århus Byråd får et samlet viden- og beslutningsgrundlag om arkivopgaven i. Det skal herunder afklares, om det er hensigtsmæssigt at samle den kommunale arkivopgave, hvis det besluttes at etablere et stadsarkiv for både de private og de kommunale bevaringspligtige arkivalier. Analysens resultater vil indgå i en indstilling om et beslutningsgrundlag, som indeholder både de private og de kommunale arkivalier. 2.1 Mål Det er målet: At belyse den kommunale arkivopgave med henblik på at bidrage til beslutningsgrundlaget om eventuel etablering af et by- eller stadsarkiv for. At analysen i sammenhæng med den eksisterende rapport fra Kultur og Borgerservice vil bidrage til, at byrådet får et samlet og fyldestgørende beslutningsgrundlag i forhold til fremtidige modeller og organisering af de samlede arkivfunktioner i Århus. At analysen vil bidrage til afklaring af, om det vil være en fordel at aflevere de kommunale arkiver til et stadsarkiv i stedet for som nu til Erhvervsarkivet/Statens Arkiver eller, om det vil være en fordel, at etablerer et fælles kommune-arkiv for de kommunale arkivalier.

4 Side 4 3. Gennemførelse af analyse Der har været nedsat en arbejdsgruppe, der har foretaget en gennemgang af kravene til et offentligt kommunalt arkiv. Herudover er der foretaget en spørgeskemaundersøgelse med fokus på hvilke ressourcer de enkelte magistratsafdelinger anvender på arkivopgaven i form af arkivplads samt personaleressourcer som et øjebliksbillede. Magistratsafdelingernes tilbagemeldinger om det nuværende ressourceforbrug har været et vigtigt bidrag for analysearbejdet. Tilbagemeldingerne er således anvendt i det opgjorte skønsmæssige ressourcebehov til varetagelse af den kommunale arkivopgave fremover, samt i det udarbejdede forslag til en fordelingsnøgle. Som afslutning på arbejdsgruppens arbejde, er der foretaget en høring af det interne kommunale arkivudvalg og Erhvervsarkivet. Analysen er gennemført med udgangspunkt i følgende scenarier for fremtidig opgavevaretagelse af den lovpligtige kommunale arkivopgave i : A) Nuværende model med Erhvervsarkivet som arkivmyndighed. B) Etablering af et stadsarkiv (både den private og den kommunale del) med intern opbevaring af papirsager og udtræk fra IT-systemer og som et alternativ med ekstern opbevaring. C) Etablering af et fælles kommune-arkiv (alene den kommunale del) Krav til et offentligt kommunalt arkiv Ifølge arkivlovgivningen har ikke pligt til, men kan vælge at oprette et offentligt kommunalt arkiv. Dette forudsætter en politisk beslutning herom. Hvis kommunen ikke opretter et offentligt kommunalt arkiv, skal aflevering af arkivalier med personoplysninger ske til Statens Arkiver eller et andet offentligt arkiv. De resterende arkivalier kan bevares i kommunen. Hvis kommunen opretter et offentligt kommunalt arkiv skal det sikres, at arkivet kan varetage følgende formål: At sikre bevaring af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig retlig eller administrativ betydning for borgere og myndigheder At forestå kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier

5 Side 5 At stille arkivalier til rådighed for borgere og myndigheder, herunder til forskningsformål, samt At vejlede borgere og myndigheder i benyttelsen af arkivalier I forbindelse med oprettelsen skal der tages stilling til følgende: Hvilken organisatorisk placering arkivet har i den kommunale organisation. Hvilken kompetence og forpligtelser arkivet har i forhold til samarbejdet med magistratsafdelingerne. Arkivet skal råde over kvalificeret personale, der kan vejlede borgere (herunder forskere og andre) i forbindelse med søgning i arkivalierne. Herudover skal arkivet råde over IT-arkivkyndigt personale, der kan bistå magistratsafdelingerne i forbindelse med aflevering af arkivalier. Sikringen af hvordan arkivalier bliver bevaret samt at personoplysninger alene stilles til rådighed for udtrykkelig angivne og saglige formål. Arkivet skal råde over lokaler og tekniske faciliteter, der gør det muligt at stille arkivalier til rådighed for borgernes (herunder forskere og andre) adgang til at benytte arkivalierne, herunder administrationen af arkivlovens tilgængelighedsbestemmelser m.v Opgaver i et offentligt kommunalt arkiv Med fokus på den kommunale del af de opgaver, der ligger i et stadsarkiv, vil der være følgende opgaver i et stadsarkiv, hvortil der skal knyttes udgifter: Ansvar for håndtering af passive papirsager, herunder borgerhenvendelser. Ansvar for test, kvalitetskontrol og fejlrettelser vedrørende dataudtræk fra IT-systemer. Konsulentbistand til magistratsafdelinger og leverandører i forbindelse med dataudtræk fra IT-systemer (udarbejdelse af afleveringsbestemmelse for afleveringen). Ansvar for opbevaring af dataudtræk fra IT-systemer. Eksterne kontakter til blandt andet Statens Arkiver og deltagelse i arkivnetværk. Koordinering på tværs af afdelingerne i. Samarbejde med den private del omkring udvikling, systematik og formidling Ressourcer i et offentligt kommunalt arkiv Der er gennemført en spørgeskemaundersøgelse i magistratsafdelingerne over det nuværende ressourceforbrug vedrørende den kommunale del, som omfatter den lovpligtige kommunale opgave. Dette ressourceforbrug fremgår af nedenstående scenarium A, som er den nuværende model med Erhvervsarkivet som arkivmyndighed. I henholdsvis scenarium B og C er det nuværende ressource-

6 Side 6 forbrug sammenholdt med et skønsmæssigt vurderet ressourcebehov i et eventuelt kommende stadsarkiv og i et fælles kommune-arkiv. Det skal bemærkes, at det er vanskeligt at frigøre ressourcerne fra afdelingerne, idet det bl.a. vil være svært at finde alternative anvendelser til de frigjorte lokaler. Det er i alle tre scenarier forudsat, at udgiften til rådgivning og IT-opbevaring vil være nogenlunde den samme uanset scenarium. Det er endvidere forudsat, at opbevaring af sager, der er mere end 20 år gamle sker hos Erhvervsarkivet, indtil der er foretaget nærmere afklaring af effekten ved hjemtagelse af sager eller eventuel ved digitalisering Gennemgang af kravene til et offentligt kommunalt arkiv Gennemgangen af ovenstående krav til et offentligt kommunalt arkiv er foretaget med udgangspunkt i nedenstående scenarier. Scenarium A Erhvervsarkivet som arkivmyndighed Denne model opfylder ovenstående krav til et offentligt kommunalt arkiv. Papirsager afleveres til opbevaring hos Erhvervsarkivet 20 år efter, at en sag er afsluttet. Udtræk fra IT-systemer afleveres via Erhvervsarkivet eller KMD A/S til opbevaring hos Statens Arkiver. Denne opgave er under opbygning såvel i afdelingerne som hos KMD, idet ikke alle systemer er udviklet til at håndtere denne opgave endnu. Magistratsafdelingerne opbevarer selv sager mellem 5 og 20 år efter, der er foretages kassation. Erhvervsarkivet har oplyst, at de gerne fortsætter med varetagelse af arkivopgaven for. Erhvervsarkivet er parate til og indgår gerne i en udbygning af den nuværende opgave, i det omfang kommunen ønsker dette. Det kan f.eks. være som sparringspartner eller i form af et tættere samarbejde. Erhvervsarkivet vil også kunne modtage sager til opbevaring 5 år efter, at en sag er afsluttet. Skønsmæssige udgifter ved scenarium A: 1 Arkivlokaler til det nuværende opgjorte pladsbehov for de passive papirsager. 2 Personaleressourcer til håndtering af de passive papirsager (herunder borgerbetjening). 3 Opbevaring/formidling af arkivalier, der er mere end 20 år hos Erhvervsarkivet. 4 Konsulentbistand til afdelingerne vedrørende aflevering af dataudtræk fra Intern udgift Kr Kr Ekstern udgift Kr Kr

7 Side 7 IT-systemer til Statens Arkiver. 5 IT-opbevaring af dataudtræk fra ITsystemer, Kr herunder serverdrift, vedli- geholdelse m.v. hos Statens Arkiver 6 IT-udstyr, arkivæsker, kontorhold m.v. Kr Kr Kr I alt kr Fordele: Ordningen fungerer fint vedrørende aflevering af papirsager med den nødvendige rådgivning fra Erhvervsarkivet. Erhvervsarkivet råder over læsesalsfaciliteter m.v., der gør det muligt at stille arkivalier til rådighed for borger, forskere og andre. Opbevaringen af sager i afdelingerne indtil de er 20 år betyder, at afdelingerne har lettere adgang til de arkiverede sager. Ulemper: Sagerne optager opbevaringsplads i afdelingerne, indtil de kan afleveres til Erhvervsarkivet. Antallet af papirsager vil dog falde over en årrække, idet der fremadrettet oprettes flere elektroniske sager. Rådgivning omkring aflevering af udtræk fra IT-systemer købes hos Statens Arkiver af de enkelte afdelinger. Dette betyder, at den interne ekspertise opbygges decentralt og sporadisk i afdelingerne. Der opnås derfor ikke en optimal ekspertise med hensyn til rådgivning omkring aflevering af udtræk fra IT-systemer. Det kan være svært for borgerne at vide, hvor de skal rette henvendelse, når der er flere henvendelsesmuligheder. Adskillelsen af de kommunale og private arkiver begrænser muligheden for at udvikle opgaveløsningen både i forhold til indsamling, registrering og formidling. Scenarium B - et stadsarkiv Dette scenarium indeholder den kommunale del med en samlet intern opbevaring af såvel papirsager som udtræk fra IT-systemer samt private arkivalier. Det forudsættes her, at der foretages en tidligere aflevering af papirsager til opbevaring hos stadsarkivet, dvs. 5 år efter, at en sag er afsluttet og herunder, at det vil være muligt for afdelingerne at få adgang til de relevante sager. Der forventes en effektiviseringsgevinst ved en samlet opbevaring i mere velegnede lokaler. Det forudsættes endvidere, at stadsarkivet har de nødvendige ITdriftsfaciliteter til opbevaring af udtræk fra IT-systemerne. Som et alternativ kan stadsarkivet indgå aftale med ekstern leverandør (firma og/eller anden kommune) om ekstern opbevaring af papirsager og udtræk fra IT-systemer.

8 Side 8 Et stadsarkiv vil få tilført beløbet på kr , som i øjeblikket betales til Erhvervsarkivet for opbevaring m.v. af sager, der er mere end 20 år gamle. Stadsarkivet vil kunne træffe beslutning om evt. valg af anden ekstern leverandør eller evt. hjemtagelse af arkivalierne (det drejer sig om 4 km arkivalier) og dermed evt. opnå en effektiviseringsgevinst. Det vurderes, at effektiviseringsgevinsten vil kunne øges ved en digitalisering (skanning) af den samlede bevaringsværdige sagsmængde. Det vil sige såvel de interne arkivalier som arkivalier fra Erhvervsarkivet. Der forventes dog yderligere etableringsudgifter til opbevaring af de digitaliserede dokumenter samt udgifter til udførelse af selve skanningsopgaven. Skønsmæssige udgifter ved model B: Intern udgift Ekstern udgift 1 Arkivlokaler til det opgjorte pladsbehov Kr ved en samlet opbevaring for de passive papirsager (5 år efter afslutning) i et stadsarkiv. 2 Personaleressourcer til håndtering af Kr de passive papirsager. 3 Opbevaring af arkivalier, der er mere Kr end 20 år p.t. hos Erhvervsarkivet. 4 Konsulentbistand til afdelingerne vedrørende Kr aflevering af dataudtræk fra IT-systemer til stadsarkivet. 5 IT-opbevaring af dataudtræk fra ITsystemer, herunder serverdrift, vedligeholdelse m.v. i stadsarkivet Kr IT-udstyr, arkivæsker, kontorhold m.v. Kr Kr Kr I alt kr Fordele: Ved at samle ressourcer og kompetencer i et stadsarkiv bliver der bedre mulighed for at opbygge et fagligt miljø samt ekspertise specielt med hensyn til rådgivning omkring aflevering af udtræk fra IT-systemer. De enkelte magistratsafdelingers årlige timeforbrug på håndtering af de passive sager vil samlet kunne bidrage med 0,66 årsværk til stadsarkivet. Det vurderes, at dette vil give en bedre udnyttelse af timerne, hvis disse samles i et stadsarkiv. Den borgervendte del vil kunne udføres mere professionelt i et stadsarkiv end i den model, vi kender i dag. Dette blandt andet i form af bedre og

9 Side 9 mere professionelle formidlingsmuligheder og med én indgang til arkivalierne, uanset om de er offentlige eller private. Afdelingerne vil blive lettet i udførelsen af arkivopgaven og får mulighed for at trække på rådgivning og vejledning fra stadsarkivet. Der kan være stordriftsfordele ved at indgå aftale om ekstern opbevaring og/eller på sigt ved en digitalisering af den samlede sagsmængde. Ved anvendelse af leverandører, der har specialiseret sig med hensyn til modtagelse/opbevaring af udtræk fra IT-systemer, vil ekspertisen være til stede hos leverandøren. Der kan opgøres følgende effekter (gevinster) ved oprettelsen af et stadsarkiv for. Forbedret udnyttelse af bygningsmasse og hyldeplads. Opbygning af interne kompetencer og minimering af behov for ekstern bistand specielt m.h.t. aflevering af dataudtræk fra IT-systemer. Standardisering og en generel forbedret kvalitet i kommunens håndtering af arkivopgaven. Mere professionel og ensartet håndtering af borgerhenvendelser. Bedre mulighed for implementering af nye teknologier og standarder. Bedre formidlingsmuligheder til borgere og forskere. En samlet indgang for borgere, forskere m.v. Ulemper: Ved eventuel indgåelse af aftale om ekstern opbevaring får stadsarkivet ikke selv mulighed for at opbygge ekspertisen omkring modtagelse/opbevaring af udtræk fra IT-systemer, idet ekspertisen opbygges uden for kommunen. Scenarium C - et fælles kommune-arkiv Dette scenarium indeholder den kommunale del med en samlet intern opbevaring af papirsager indtil de er 20 år, og at sagerne herefter afleveres til Erhvervsarkivet. Det forudsættes her, at udtræk fra IT-systemer afleveres til Statens Arkiver, som i scenarium A. Der forventes en mindre effektiviseringsgevinst ved en samlet opbevaring af kommunens papirsager. Skønsmæssige udgifter ved model C: 1 Arkivlokaler til det opgjorte pladsbehov ved en samlet opbevaring for de passive papirsager (5 år efter afslutning) i et fælles kommune-arkiv. 2 Personaleressourcer til håndtering af de passive papirsager. Intern udgift Kr Kr Ekstern udgift

10 Side 10 3 Opbevaring af arkivalier, der er mere Kr end 20 år hos Erhvervsarkivet. 4 Rådgivning og årlig aflevering af dataudtræk Kr fra IT-systemer til Statens Ar- kiver. 5 IT-opbevaring af dataudtræk fra ITsystemer, Kr herunder serverdrift, vedli- geholdelse m.v. 6 IT-udstyr, arkivæsker, kontorhold m.v. Kr Kr Kr I alt kr Fordele: De enkelte magistratsafdelingers årlige timeforbrug på håndtering af de passive sager vil samlet kunne bidrage med 0,66 årsværk til et fællesarkiv. Der kan være pladsmæssige fordele ved en samlet opbevaring af kommunens papirsager. Den eventuelle besparelse ved en samling vil alene kunne hentes ved at placere opgaven sammen med en afdelings arkivfunktion, hvor der i forvejen opbevares sager op til 5 år efter sagsafslutning, og hvor der i forvejen er personaleressourcer til at varetage arkivopgaven. Ulemper: Der kan ikke umiddelbart peges på en klar økonomisk fordel alene ved en samlet intern opbevaring af papirsager i kommunen. Dette skyldes, at der er afsat relativt få personaleressourcer til varetagelse af arkivopgaven og at det vil være svært at opgøre den eventuelle pladsmæssige besparelse ved en samlet opbevaring af kommunens papirsager. Rådgivning omkring aflevering af udtræk fra IT-systemer købes hos Statens Arkiver. Der opbygges derfor ikke ekspertise med hensyn til rådgivning omkring aflevering af udtræk fra IT-systemer. Det kan være svært for borgerne at vide, hvor de skal rette henvendelse, når der er flere henvendelsesmuligheder. Adskillelsen af de kommunale og private arkiver begrænser muligheden for at udvikle opgaveløsningen både i forhold til indsamling, registrering og formidling, idet der ikke er afsat ressourcer til at videreudvikle håndteringen af opgaven Fordelingsnøgle for udgiftsområder for et offentligt kommunalt arkiv

11 Side 11 Analysen viser, at der er behov for at tilføre kr. til et stadsarkiv. I dette beløb er indregnet en forventet effektiviseringsgevinst i forhold til en samlet opbevaring i mere velegnede arkivlokaler. Samlet er beløbet på kr. den bedst mulige vurdering på baggrund af det nuværende ressourceforbrug. Heraf udgør kr. betaling til Erhvervsarkivet, en udgift som kan overføres direkte fra Borgmesterens Afdeling. Det resterende beløb på kr. overføres fra magistratsafdelingerne. Der kan anvendes en fordelingsnøgle baseret på de antal hyldemeter, der bruges i dag til opbevaring af de passive papirsager og tidsforbruget i magistratsafdelingerne, hvilket procentuelt vil fordele udgiften således: Procentvis fordeling: Sociale forhold og Beskæftigelse 6,7 % Teknik og Miljø 32,0 % Sundhed og Omsorg 26,6 % Kultur og Borgerservice 10,6 % Børn og Unge 14,3 % Borgmesterens Afdeling 9,7 % Beregningen tager udgangspunkt i, at afdelingerne har foretaget den maksimale kassation, der kan foretages jf. arkivlovgivningen inden aflevering til stadsarkivet. Hvis der afleveres mere, end der skal afleveres, skal der foretages særskilt betaling til stadsarkivet. Det kan være vanskeligt at kapitalisere og realisere en del af det ressourceforbrug, der i dag anvendes på opgaven. Det gælder først og fremmest muligheden for direkte at frigøre personaleressourcer, idet arkivopgaven ofte udføres som en marginalopgave for et lille antal medarbejdere. På samme måde vil det være vanskeligt at realisere en mindre huslejeudgift for magistratsafdelingerne, hvis den kommunale arkivopgave overføres til en samlet stadsarkivarfunktion i Århus Kommune. Der er i stort omfang tale om anvendte m, som ikke kan anvendes til andre formål end depot/arkiv. Det er dog arbejdsgruppens vurdering, at den anvendte fordelingsnøgle udgør den mest retfærdige fordelingsnøgle, idet den bygger på magistratsafdelingernes vurderinger af deres respektive ressourceforbrug i den gennemførte spørgeskemaundersøgelse. I opgørelsen er ikke medtaget det område som vedrører byggesager, idet sagerne ifølge Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø anvendes i det daglige arbejde og derfor skal være let tilgængeligt for sagsbehandlerne i Bygningsinspektoratet.

12 Side 12 Samtidig oplyser Teknik og Miljø, at der er stor søgning til byggesagsarkivet fra både borgere, virksomheder og sagsbehandlere. 4. Konklusion På baggrund af den foretagne analyse er det arbejdsgruppens konklusion ud fra det bedst mulige skøn, at det ikke giver mening at samle den kommunale arkivering, med mindre det sker som en del i et stadsarkiv. En samling alene af den kommunale del i et fælles kommune-arkiv kan ikke bære oprettelsen af et kontor i sig selv. Der skal være minimumsbemanding og kontoret vil ikke kunne finansieres på baggrund af de p.t. afsatte ressourcer. Denne løsning vil have en minimal effektiviseringsgevinst i forhold til servicen over for borgerne og vil omfatte investeringer til omflytning af arkivalierne. Det vurderes i den forbindelse, at den nuværende model med Erhvervsarkivet som arkivmyndighed opfylder de nuværende behov i forhold til den kommunale del af arkivopgaven. Det vurderes dog, at hvis der etableres et byarkiv for den private del af arkivopgaven vil det ud fra den skitserede model være til gavn for borgerne og magistratsafdelingerne at tilknytte den kommunale del af arkivopgaven. Dette vil være i form af en samlet indgang til arkivalier i, lettelser i forbindelse med udførelse af arkivopgaven og en bedre fælles udnyttelse af de afsatte ressourcer. Omvendt er det svært at frigøre ressourcerne. Personaleressourcerne er således ofte fordelt med få timer på et antal medarbejderne i afdelingerne. I forhold til huslejeudgiften drejer det sig ofte om lokaler, som ikke kan bruges til andet formål eller at de indgår i en større sammenhæng, hvor det vil være svært at trække denne udgift ud. Den anvendte fordelingsnøgle tager udgangspunkt i, at anbefalingen er udgiftsneutral for kommunen. For afdelingerne vil det betyde, at de hver især afleverer ressourcer i forhold til den samlede andel af den kommunale arkivopgave og at de samtidig løses fra opgaven med varetagelse af arkivalier fra 5-20 år. Alt efter hvilket scenarium der vælges, kan der være opstartsudgifter i form af flytte- og etableringsudgifter. Det forudsættes, at generelle etableringsomkostninger er medtaget i etablering af byarkivarfunktion. Et eventuelt kommende stadsarkiv bør stå for eventuel indgåelse af aftale med en eventuel ekstern leverandør om ekstern opbevaring og/eller digitalisering af papirsager og opbevaring af udtræk fra IT-systemer. Det vurderes, at der på sigt vil kunne hentes en effektiviseringsgevinst specielt med hensyn til digitalisering af den samlede sagsmængde og herunder evt. hjemtagelse af arkivalier fra Er-

13 Side 13 hvervsarkivet og dermed opnå en besparelse på pladsbehovet til opbevaring af arkivmaterialet. Det vurderes dog samtidig, at en reel opgørelse af den eventuelle effektiviseringsgevinst først vil kunne foretages, når der er foretaget en nærmere afklaring af eventuelle etableringsudgifter til opbevaring af de digitaliserede dokumenter samt udgifter til udførelse af selve skanningsopgaven. Hertil kommer, at en digitalisering vil skulle ske over en længere periode, idet det vil dreje sig om en omfattende opgave. Der er foretaget en høring af det interne kommunale arkivudvalg, der har fungeret som høringsgruppe for arbejdsgruppen. Resultatet af denne høring er indarbejdet i denne rapport. Der er foretaget en høring af Erhvervsarkivet, der varetager opgaven som arkivmyndighed for. Resultatet af denne høring er indarbejdet i denne rapport. 5. Anbefaling Under forudsætning af at der etableres et byarkiv for Århus med de private arkivalier anbefales det, at der samtidig sker en samling af den kommunale arkiveringsopgave i et egentligt stadsarkiv. Stadsarkivet vil alene kunne realiseres i kombination med en samling af den private og den kommunale del i et stadsarkiv.

Vedtægter for Horsens Kommunes Stadsarkiv

Vedtægter for Horsens Kommunes Stadsarkiv Byrådssekretariatet Sagsbehandler: Gitte Hedemark Sagsnr. 85.08.00-A26-1-15 Dato:21.10.2015 Forslag til Vedtægter for Horsens Kommunes Stadsarkiv 1 Formål Horsens Kommunes Stadsarkiv har til formål 1.

Læs mere

Administrative IT-systemer og hjemtagelse af lønadministration

Administrative IT-systemer og hjemtagelse af lønadministration Indstilling Til Magistraten (Magistraten) Fra Borgmesterens Afdeling Dato 11. juni 2016 Administrative IT-systemer og hjemtagelse af lønadministration Indgåelse af ny kontrakt om Aarhus Kommunes fælles

Læs mere

Justering af fordelingsnøgler for afdelingernes finansieringsbidrag samt regulering af det samlede bidrag til Fælles IT i perioden

Justering af fordelingsnøgler for afdelingernes finansieringsbidrag samt regulering af det samlede bidrag til Fælles IT i perioden Indstilling Til Magistraten (Magistraten) Fra Borgmesterens Afdeling Dato 21. oktober 2015 Finansieringsbidrag til Fælles IT Justering af fordelingsnøgler for afdelingernes finansieringsbidrag samt regulering

Læs mere

Vedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv

Vedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv Vedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv Frederikshavn Stadsarkiv er i henhold til Arkivlovens 7 offentligt arkiv for Frederikshavn Kommune. 1. Formål Frederikshavn Stadsarkiv har til formål: 1) at sikre bevaring

Læs mere

VEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV

VEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV VEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV 1. Organisation Stk. 1. Rudersdal Stadsarkiv er en del af Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune, og henhører under Rudersdal Kommunes Kulturområde samt det statsanerkendte

Læs mere

VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7

VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7 VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7 GULDBORGSUND KOMMUNE APRIL 2011 INDHOLDSFORTEGNELSE Indhold 1. Formål... 3 2.

Læs mere

Gladsaxe Byarkiv blev oprettet ved en beslutning i Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg den 9. september 1997.

Gladsaxe Byarkiv blev oprettet ved en beslutning i Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg den 9. september 1997. Vedtægter Gladsaxe Byarkiv blev oprettet ved en beslutning i Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg den 9. september 1997. Gladsaxe Byarkiv er i henhold til Arkivloven, Lov nr. 1050 af 17. december 2002 7, samt

Læs mere

Indstilling. Organisatorisk samling af lønadministrationen - anvendelse af programledelse. Til Århus Byråd via Magistraten. Borgmesterens Afdeling

Indstilling. Organisatorisk samling af lønadministrationen - anvendelse af programledelse. Til Århus Byråd via Magistraten. Borgmesterens Afdeling Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Den 12. juni 2007 Organisatorisk samling af lønadministrationen - anvendelse af programledelse Århus Kommune Personaleafdelingen 1. Resume Direktørgruppen har

Læs mere

KOMBIT Videncenter. Bestemmelser til it-kontrakter om efterlevelse af Arkivloven. Version 1.0 (april 2017)

KOMBIT Videncenter. Bestemmelser til it-kontrakter om efterlevelse af Arkivloven. Version 1.0 (april 2017) KOMBIT Videncenter Bestemmelser til it-kontrakter om efterlevelse af Arkivloven Version 1.0 (april 2017) KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR. 19 43 50 75 Indholdsfortegnelse 1. Indledning...

Læs mere

Retnings. for arkivering

Retnings. for arkivering Retnings linjer for arkivering Indhold Retningslinjer for arkivering i Københavns Kommune 5 1. Hvorfor arkiverer vi og hvem gør det? 6 1.1 Hvorfor arkiverer vi? 6 1.2 Hvad arkiverer vi? 6 1.3 Hvem arkiverer?

Læs mere

I det følgende er der omtalt nogle emner, der også kan indgå i kommunens politiske drøftelse af strategien.

I det følgende er der omtalt nogle emner, der også kan indgå i kommunens politiske drøftelse af strategien. N OT AT Høring Kommunernes fælles digitaliseringsstrategi Repræsentanter fra en lang række kommuner har sammen med KL udarbejdet et udkast til en fælleskommunal digitaliseringsstrategi, der nu er sendt

Læs mere

Notat. KULTUR OG BORGERSERVICE Borgerservice og Biblioteker Aarhus Kommune

Notat. KULTUR OG BORGERSERVICE Borgerservice og Biblioteker Aarhus Kommune Notat Emne: Proces for Højbjerg Bibliotek Til: Kulturudvalget den Kopi til: Forslag til proces for Højbjerg Bibliotek Side 1 af 5 KULTUR OG BORGERSERVICE Borgerservice og Biblioteker Aarhus Kommune 1.

Læs mere

Diskussion af de kommunale arkivaliers tilgængelighed

Diskussion af de kommunale arkivaliers tilgængelighed Diskussion af de kommunale arkivaliers tilgængelighed - M E D H E N B L I K P Å A T Ø G E B O R G E R N E S M U L I G H E D E R F O R B E N Y T T E L S E A F S A M L I N G E R N E Masterafhandling af Heidi

Læs mere

Byrådsindstilling om evaluering af samling af visse bygningsfunktioner

Byrådsindstilling om evaluering af samling af visse bygningsfunktioner Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Fra Teknik og Miljø Dato 9. september 2016 Byrådsindstilling om evaluering af samling af visse Samlingen af visse opgaver på bygningsområdet er blevet evalueret.

Læs mere

Genudbud og hjemtagelse af driftsopgaver vedr. IT-arbejdspladser

Genudbud og hjemtagelse af driftsopgaver vedr. IT-arbejdspladser Indstilling Til Magistraten Fra Borgmesterens Afdeling Dato 25. august 2016 Genudbud og hjemtagelse af driftsopgaver vedr. IT-arbejdspladser 1. Resume Byrådet besluttede i 2008 af outsource en række specialiserede

Læs mere

Moduler KOMDAs ydelser er delt ind i fire moduler, der kan købes til af den enkelte deltager. Modulerne kan vælges uafhængigt af hinanden.

Moduler KOMDAs ydelser er delt ind i fire moduler, der kan købes til af den enkelte deltager. Modulerne kan vælges uafhængigt af hinanden. KOMDA KOMDA er et arkivsamarbejde mellem Aalborg Stadsarkiv og en række kommunale arkiver om håndtering af digitale arkivalier. KOMDA sikrer opbevaring af digitale arkivalier for de deltagende arkiver

Læs mere

Afrapportering fra arbejdsgruppen for behandlingsredskaber og hjælpemidler.

Afrapportering fra arbejdsgruppen for behandlingsredskaber og hjælpemidler. Afrapportering fra arbejdsgruppen for behandlingsredskaber og hjælpemidler. Indstilling til styregruppen for grundaftaler Arbejdsgruppen for behandlingsredskaber og hjælpemidler indstiller til styregruppen

Læs mere

Ringsted kommunes arkivalier

Ringsted kommunes arkivalier Ringsted kommunes arkivalier NOTAT Byrådssekretariatet Indledning Kommunen har siden 2001 drevet et IT-system til støtte for hjemmeplejen (CSC VITAE) og fra 2005 et Elektronisk Sags- og DokumentHåndteringssystem

Læs mere

Notat. Vurdering af udmøntningsprojekt for Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice. Til: Magistraten. Den 7. oktober 2005.

Notat. Vurdering af udmøntningsprojekt for Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice. Til: Magistraten. Den 7. oktober 2005. Notat Til: Magistraten Den 7. oktober 2005 Vurdering af udmøntningsprojekt for Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice Århus Kommune IT- og Organisationsafdelinge Borgmesterens Afdeling Resume

Læs mere

Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver. En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder

Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver. En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder Version 3, juni 2011 Indholdsfortegnelse 1. Indledning

Læs mere

Spørg om bevaring, kassation og aflevering

Spørg om bevaring, kassation og aflevering Spørg om bevaring, kassation og aflevering Ved arkivar Christian Larsen og arkivar Birgitte Vedel-Troelsen 14-03-2017 Netværksmøde for kommuner og regioner der afleverer til Rigsarkivet 1 Summeopgave Tal

Læs mere

Indstilling. Velfærdsteknologisk Udviklingssekretariat. 1. Resumé. 2. Beslutningspunkter. 3. Baggrund

Indstilling. Velfærdsteknologisk Udviklingssekretariat. 1. Resumé. 2. Beslutningspunkter. 3. Baggrund Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Sundhed og Omsorg Den 10. januar 2014 Velfærdsteknologisk Udviklingssekretariat 1. Resumé Det velfærdsteknologiske udviklingssekretariat skal udmønte byrådets

Læs mere

Referat. Dato: 24. april 2017 Journalnr.: 16/01755 Referent: AHE/KVK. Privatarkivudvalget Dato og tidspunkt: 9. marts 2017 kl.

Referat. Dato: 24. april 2017 Journalnr.: 16/01755 Referent: AHE/KVK. Privatarkivudvalget Dato og tidspunkt: 9. marts 2017 kl. Referat Møde: Privatarkivudvalget Dato og tidspunkt: 9. marts 2017 kl. 10-13 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra SA: Rigsarkiver Asbjørn Hellum, vicedirektør Ole Magnus Mølbak Andersen, vicedirektør Kirsten

Læs mere

Håndter adgang til arkivalier

Håndter adgang til arkivalier Håndter adgang til arkivalier Samarbejdsproces mellem kommuner og Udbetaling Danmark - udmøntning af opgavesplit Udbetaling Danmark, 25. maj 2012 Version 1.5 1 Håndter adgang til arkivalier Definition

Læs mere

Region Midtjylland. Godkendelse af etableringen af budgettet for Indkøb og Logistik. Bilag. til Regionsrådets møde den 22. august Punkt nr.

Region Midtjylland. Godkendelse af etableringen af budgettet for Indkøb og Logistik. Bilag. til Regionsrådets møde den 22. august Punkt nr. Region Midtjylland Godkendelse af etableringen af budgettet for Indkøb og Logistik Bilag til Regionsrådets møde den 22. august 2007 Punkt nr. 31 Regionshuset Viborg Regionsøkonomi Skottenborg 26 Postboks

Læs mere

KURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK

KURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK KURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK INDHOLD SIDE 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER STATSLIGE MYNDIGHEDER Få styr på regler og praksis for digital

Læs mere

Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000

Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000 Praksis Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000 Denne artikel indeholder en præsentation af Statens Arkiver, Danmarks nuværende praksis for indsamling af elektroniske

Læs mere

Ændring af kommunens overordnede administrative organisationsstruktur

Ændring af kommunens overordnede administrative organisationsstruktur Strategi og Organisation Notat Til: Økonomiudvalget Sagsnr.: 2011/08610 Dato: 11-08-2011 Sag: Sagsbehandler: Ændring af kommunens overordnede administrative organisationsstruktur Signe Friis Direktionskonsulent

Læs mere

Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer

Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer I medfør af 3, stk. 2, og 5, stk. 1 samt 10 i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed

Læs mere

I arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007, som ændret ved lov nr. 1170 af 10. december 2008, foretages følgende ændringer:

I arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007, som ændret ved lov nr. 1170 af 10. december 2008, foretages følgende ændringer: Lovforslag (udkast) 17. februar 2015 Forslag til lov om ændring af arkivloven I arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007, som ændret ved lov nr. 1170 af 10. december 2008, foretages

Læs mere

RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2018 KURSER KONFERENCE ARKIVNETVÆRK

RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2018 KURSER KONFERENCE ARKIVNETVÆRK Grafisk design: Mette Secher Indsamling og Bevaring Rigsdagsgården 9 1218 København K www.sa.dk/kurser RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2018 KONFERENCE ARKIVNETVÆRK OM RIGSARKIVETS, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK

Læs mere

Spørgeskemaundersøgelse om 7-arkiverne 2014 Afrapportering november 2014

Spørgeskemaundersøgelse om 7-arkiverne 2014 Afrapportering november 2014 Spørgeskemaundersøgelse om 7-arkiverne 2014 Afrapportering november 2014 Side 1 Indhold Baggrund for undersøgelse... 3 Organisering... 4 Tilgængelighed... 5 Papirarkivalier... 7 Digitale arkivalier...

Læs mere

Erindring om besvarelse af Rigsarkivets tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015

Erindring om besvarelse af Rigsarkivets tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015 Ringsted Kommune Att. kommunaldirektør Jacob Nordby Cc. Leon K. Johansen Dato: 14. april 2016 Journalnummer: 16/00460 Lokaltelefon: 41 71 72 84 Vores reference: CLA-BVT-MHA/ KVK Deres reference: Erindring

Læs mere

Vedtægt for Odense Stadsarkiv

Vedtægt for Odense Stadsarkiv Vedtægt for Odense Stadsarkiv 1. Stadsarkivet henhører under. Dets arbejdsområde er Odense Kommune. 2. Stadsarkivets opgave er at indsamle, registrere og bevare kommunale arkivalier fra Odense Kommune

Læs mere

Årsberetning 2013 Frederikshavn Stadsarkiv

Årsberetning 2013 Frederikshavn Stadsarkiv Årsberetning 2013 Frederikshavn Stadsarkiv Side 1 af 7 Samlinger Indledning Den store indsamling af institutioner og skolearkiver i hele Frederikshavn kommune i 2012, har givet Stadsarkivet mulighed for

Læs mere

Modul 1: Ret og regler. Arkivchef, cand.mag. Jørgen Dieckmann Rasmussen Esbjerg DAGENS FOREDRAG

Modul 1: Ret og regler. Arkivchef, cand.mag. Jørgen Dieckmann Rasmussen Esbjerg DAGENS FOREDRAG Modul 1: Ret og regler Arkivchef, cand.mag. Jørgen Dieckmann Rasmussen Esbjerg DAGENS FOREDRAG Emnet kan blive meget omfattende Afgrænses derfor til det meget specifikke, dvs. lovgivningen Andre, absolut

Læs mere

Økonomiske konsekvenser af organisationstilpasninger

Økonomiske konsekvenser af organisationstilpasninger 2b Dato 16. juni 2011 Initialer Økonomiske konsekvenser af organisationstilpasninger 1.0 Indledning Den 9. juni 2011 forelagde rektor bestyrelsen et forslag til en ny organisation. Den nye organisation

Læs mere

Indstilling. Indførelse af digitale lønsedler for administrative medarbejdere. Til Århus Byråd via Magistraten. Borgmesterens Afdeling

Indstilling. Indførelse af digitale lønsedler for administrative medarbejdere. Til Århus Byråd via Magistraten. Borgmesterens Afdeling Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Borgmesterens Afdeling Den 30. august 2006 Indførelse af digitale lønsedler for administrative medarbejdere i Århus Kommune Århus Kommune Personaleafdelingen

Læs mere

KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID

KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2016 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE INDHOLD 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER Statslige

Læs mere

Kommissorium for analyse og ny strategi i Ældre og Sundhed, Frederikssund Kommune

Kommissorium for analyse og ny strategi i Ældre og Sundhed, Frederikssund Kommune 8. december 2015 Kommissorium for analyse og ny strategi i Ældre og Sundhed, Frederikssund Kommune 1. Baggrund for analysen I Ældre og Sundhed har opgaverne udviklet sig meget over de senere år. Ældrebefolkningen

Læs mere

Arkivinstruks. Arkivinstruks for Thisted Kommune. Gl. Thisted Kommune. Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007.

Arkivinstruks. Arkivinstruks for Thisted Kommune. Gl. Thisted Kommune. Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007. Arkivinstruks for Thisted Kommune Arkivinstruks Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007. Status Gl. Thisted Kommune Den gamle Thisted Kommune har i 1989-92 gennemført et kassationsprojekt,

Læs mere

Indstilling. 1. Resume. 2. Beslutningspunkter. Til Århus Byråd via Magistraten Borgmestere. Den 26. oktober 2009. Århus Kommune

Indstilling. 1. Resume. 2. Beslutningspunkter. Til Århus Byråd via Magistraten Borgmestere. Den 26. oktober 2009. Århus Kommune Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Borgmestere Den 26. oktober 2009 1. Resume Århus Kommune har en vision om at være en moderne, attraktiv og effektiv arbejdsplads. IT- og telefoniløsninger til

Læs mere

Indstilling. Udvidelse af Kontrolgruppen. Til Århus Byråd via Magistraten. Kultur og Borgerservice. Den 3. maj 2007 Århus Kommune

Indstilling. Udvidelse af Kontrolgruppen. Til Århus Byråd via Magistraten. Kultur og Borgerservice. Den 3. maj 2007 Århus Kommune Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Kultur og Borgerservice Den 3. maj 2007 Århus Kommune Borgerservice og Biblioteker Kultur og Borgerservice Udvidelse af Kontrolgruppen 1. Resume Århus Kommune

Læs mere

Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004

Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004 Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004 1. Arkivbestemmelsernes gyldighedsområde 1.1. Bestemmelserne gælder for Københavns Kommunes valgte råd, udvalg

Læs mere

Den Kliniske Databank i Region Syddanmark

Den Kliniske Databank i Region Syddanmark Den Kliniske Databank i Region Syddanmark Data fra udfasede systemer samles og stilles til rådighed til gavn for klinikere, patienter og forskere E-sundhedsobservatoriet, 3. oktober, 2014 Indhold Baggrund

Læs mere

Oplæg med scenarier for de lokalhistoriske arkiver

Oplæg med scenarier for de lokalhistoriske arkiver Opfølgning på besøg hos de lokalhistoriske arkiver Oplæg med scenarier for de lokalhistoriske arkiver Indledning: Lokalhistoriske arkiver er det lokale samfunds fælles hukommelse arkiverne indsamler og

Læs mere

KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK

KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2015 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE 4 ARKIVLOVEN OG DEN OFFENTLIGE FORVALTNING Alle myndigheder 5 DET DIGITALE

Læs mere

- XV - Bilag 17. Opfølgning på business case - korrekte CPR-registrering på det sociale område

- XV - Bilag 17. Opfølgning på business case - korrekte CPR-registrering på det sociale område Regnskab 2012 - XV - Generelle Bemærkninger Bilag 17 Opfølgning på business case - korrekte CPR-registrering på det sociale område Regnskab 2014 Opfølgning på business case Korrekt CPR-registrering på

Læs mere

Kommentarerne har givet anledning til en enkelt præcisering i indstillingen, se til sidst i nærværende notat.

Kommentarerne har givet anledning til en enkelt præcisering i indstillingen, se til sidst i nærværende notat. Notat Side 1 af 5 Til Til Kopi til Aarhus Byråd Orientering Bemærkninger til høringssvar til Byrådsindstilling om Energiledelse i Aarhus Kommune Udkast til byrådsindstilling har været i høring blandt magistratsafdelingerne

Læs mere

Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv. En vejledning til kommuner og regioner

Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv. En vejledning til kommuner og regioner Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv En vejledning til kommuner og regioner 2 Indholdsfortegnelse Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv...1 En vejledning til kommuner og regionerindholdsfortegnelse...1

Læs mere

NOTAT 23. oktober 2013. Folkeskolereformen. Arbejdsgruppe 5

NOTAT 23. oktober 2013. Folkeskolereformen. Arbejdsgruppe 5 NOTAT 23. oktober 2013 Folkeskolereformen Arbejdsgruppe 5 Arbejdsgruppe 5 Aftaler, arbejdstidsregler og kompetenceudvikling Kompetenceudviklingsstrategi Økonomi Opvækst- og Uddannelsesudvalget besluttede

Læs mere

Et samlet arkivvæsen i Næstved Kommune NæstvedArkiverne. Seminar om de danske kommune og lokalarkiver 23. november 2010

Et samlet arkivvæsen i Næstved Kommune NæstvedArkiverne. Seminar om de danske kommune og lokalarkiver 23. november 2010 Et samlet arkivvæsen i Næstved Kommune NæstvedArkiverne Seminar om de danske kommune og lokalarkiver 23. november 2010 Working on a dream NæstvedArkivernes vision NæstvedArkiverne vil fremtræde som en

Læs mere

Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed

Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed Bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed I medfør af 9, 10, stk. 1-3, 12, stk. 2, 13, stk. 2-3, 14, 20, 21, stk. 2, 41, stk.

Læs mere

Omstilling og effektivisering

Omstilling og effektivisering Nr. 39 Område: Indsatsområde: Emne: Aftaleholder: Fagudvalg: Funktion: Omstilling og effektivisering Plan og kultur Afbureaukratisering og effektivisering Reduktion i Plan og Kulturs personale Christian

Læs mere

PLAN OG UDVIKLING GIS-STRATEGI 2012-2016

PLAN OG UDVIKLING GIS-STRATEGI 2012-2016 PLAN OG UDVIKLING GIS-STRATEGI 2012-2016 Indhold 1 INDLEDNING 3 2 STRATEGIGRUNDLAGET OG HANDLINGSPLAN 5 3 VISION 6 4 PEJLEMÆRKER OG PRINCIPPER 8 4.1 TEKNOLOGI 8 4.1.1 Principper 8 4.2 KOMMUNIKATION 9 4.2.1

Læs mere

Indstilling. Til Byrådet via Magistraten. Den 12. oktober 2012

Indstilling. Til Byrådet via Magistraten. Den 12. oktober 2012 Indstilling Til Byrådet via Magistraten Den 12. oktober 2012 Udmøntning af den statslige medfinansiering 2012 2015 til lederuddannelse og ledelsesudvikling 1. Resume Med henblik på at styrke ledernes kompetenceudvikling

Læs mere

Risikostyringspolitik. for. Århus Kommune

Risikostyringspolitik. for. Århus Kommune Risikostyringspolitik (Bygnings- og tingsskade) for Århus Kommune Århus Kommune Juridisk Afdeling Borgmesterens Afdeling Juridisk Kontor juni 2005 Indhold Indhold... 2 1. Formål... 2 1.1. Sikring frem

Læs mere

Rigsarkivets brugerundersøgelse blandt myndigheder og leverandører 2014

Rigsarkivets brugerundersøgelse blandt myndigheder og leverandører 2014 Rigsarkivets brugerundersøgelse blandt myndigheder og leverandører 2014 Rigsarkivet, april 2015 Indledning... 2 1. Status på antal besvarelser... 3 2. Typer af interessenter... 4 3. Baggrund for kontakt

Læs mere

Endelig redegørelse vedrørende kassation af akterne i A s sag om sygedagpenge

Endelig redegørelse vedrørende kassation af akterne i A s sag om sygedagpenge Endelig redegørelse vedrørende kassation af akterne i A s sag om sygedagpenge 30. maj 2008 Jeg har nu afsluttet min behandling af sagen. Det er min opfattelse at det er kritisabelt at nævnet har kasseret

Læs mere

Indstilling. Akutjob i Aarhus Kommune. 1. Resume. 2. Beslutningspunkter. Til Aarhus Byråd via Magistraten. Borgmesterens Afdeling.

Indstilling. Akutjob i Aarhus Kommune. 1. Resume. 2. Beslutningspunkter. Til Aarhus Byråd via Magistraten. Borgmesterens Afdeling. Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Borgmesterens Afdeling Aarhus Kommune Den 9. november 2012 Borgmesterens Afdeling Tilvejebringelse af akutjob der er målrettet dagpengemodtagere, som risikerer

Læs mere

Bevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner

Bevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner Bevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner Vejledning til bekendtgørelse nr. 343 af 6. maj 2008 om bevaring og kassation af arkivalier fra uddannelsesinstitutionerne, bilag

Læs mere

Notatet beskriver de tre modeller for organiseringen af Københavns Kommunes revisionsordning, herunder Revisionsudvalget og Intern Revision.

Notatet beskriver de tre modeller for organiseringen af Københavns Kommunes revisionsordning, herunder Revisionsudvalget og Intern Revision. KØBENHAVNS KOMMUNE Økonomiforvaltningen Center for Økonomi NOTAT 11-11-2013 Sagsnr. 2013-46927 Bilag 1 - Beskrivelse af model 1, 2 og 3 Notatet beskriver de tre modeller for organiseringen af Københavns

Læs mere

Allerød Byråd vedtog den første digitaliseringsstrategi i juni 2011 og afsatte midler til området med budgettet for

Allerød Byråd vedtog den første digitaliseringsstrategi i juni 2011 og afsatte midler til området med budgettet for NOTAT Allerød Kommune Økonomi Allerød Rådhus Bjarkesvej 2 3450 Allerød Tlf: 48 100 100 kommunen@alleroed.dk www.alleroed.dk Digitaliseringsstrategi 2: 2012-15 Dato: 6. juni 2012 Allerød Byråd vedtog den

Læs mere

Notat. KULTUR OG BORGER- SERVICE Kulturforvaltningen Aarhus Kommune. Udvidelse af Filmby 3 Aarhus. Kulturudvalget Orientering Kopi til

Notat. KULTUR OG BORGER- SERVICE Kulturforvaltningen Aarhus Kommune. Udvidelse af Filmby 3 Aarhus. Kulturudvalget Orientering Kopi til Notat Side 1 af 6 Til Kulturudvalget Til Orientering Kopi til Udvidelse af Filmby 3 Aarhus KULTUR OG BORGER- SERVICE Kulturforvaltningen Aarhus Kommune 1. Resume I forbindelse med vedtagelsen af budget

Læs mere

Kommunal borgerrådgiver

Kommunal borgerrådgiver Kommunal borgerrådgiver Byrådet besluttede på mødet den 29. oktober, at administrationen gennemgår, hvordan andre kommuner har etableret en ordning med borgerrådgivere og - på baggrund heraf - udarbejde

Læs mere

Stigende udgiftspres til botilbud og bostøtte

Stigende udgiftspres til botilbud og bostøtte Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Fra Sundhed og Omsorg Dato 18. juni 2014 Stigende udgiftspres til botilbud og bostøtte 1. Resume Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg (MSO) har oplevet

Læs mere

Besvarelse på spørgsmål vedr. forslag om ét fælles biblioteksvæsen Styreforms- og strukturudvalget. Kopi til. Den 21. januar 2013.

Besvarelse på spørgsmål vedr. forslag om ét fælles biblioteksvæsen Styreforms- og strukturudvalget. Kopi til. Den 21. januar 2013. Emne Til Kopi til Besvarelse på spørgsmål vedr. forslag om ét fælles biblioteksvæsen Styreforms- og strukturudvalget Den 21. januar 2013 Resume I sommeren 2012 fremsatte Venstre et forslag om ét biblioteksvæsen

Læs mere

CAREArkiv. -Pligtaflevering af arkivdata fra RAMBØLL CARE.

CAREArkiv. -Pligtaflevering af arkivdata fra RAMBØLL CARE. -Pligtaflevering af arkivdata fra AMBØLL CAE. Pligtaflevering af CAE arkivdata hvorfor det? Da ambøll CAE er omfattet af lov om behandling af personoplysninger og endvidere opfylder kriterier for aflevering,

Læs mere

NæstvedArkivernes Årsberetning 2015

NæstvedArkivernes Årsberetning 2015 NæstvedArkivernes Årsberetning 2015 Vognmand Rudolf Petersen. Foto: K. Knudsen, 1942 Jette Madsen (th.) ved sin 25. landskamp den 12. dec. under VM i 1973. Foto: Casper Thorsøe Næstved Rådhus under opbygning,

Læs mere

Notat. Orientering. Aarhus Kommune. Den 19. december 2011

Notat. Orientering. Aarhus Kommune. Den 19. december 2011 Notat Til: Til: Kopi til: Byrådsmedlemmerne Thomas Medom og Jan Ravn Christensen Orientering Byrådets medlemmer Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling Den 19. december 2011 Besvarelse af forespørgsel fra

Læs mere

Indstilling. Nedbringelse af kommunens forsikringsudgifter til brand, tyveri, hærværk mv. Til Århus Byråd via Magistraten. Borgmesterens Afdeling

Indstilling. Nedbringelse af kommunens forsikringsudgifter til brand, tyveri, hærværk mv. Til Århus Byråd via Magistraten. Borgmesterens Afdeling Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Borgmesterens Afdeling Den 15. juni 2005 Århus Kommune Juridisk Afdeling Borgmesterens Afdeling Nedbringelse af kommunens forsikringsudgifter til brand, tyveri,

Læs mere

Forslag 41 (sag 91 på byrådsmødet den 17. juni 2015) Børn og Unges udtalelse vedr. Venstre Byrådsgruppes beslutningsforslag om konkurrenceudsættelse

Forslag 41 (sag 91 på byrådsmødet den 17. juni 2015) Børn og Unges udtalelse vedr. Venstre Byrådsgruppes beslutningsforslag om konkurrenceudsættelse Forslag 41 (sag 91 på byrådsmødet den 17. juni 2015) Børn og Unges udtalelse vedr. Venstre Byrådsgruppes beslutningsforslag om konkurrenceudsættelse Resume af beslutningsforslaget: Aarhus Kommune har konkurrenceudsat

Læs mere

RIGSREVISIONEN København, den 2. maj 2006 RN A402/06

RIGSREVISIONEN København, den 2. maj 2006 RN A402/06 RIGSREVISIONEN København, den 2. maj 2006 RN A402/06 Faktuelt notat til statsrevisorerne om Rigsrevisionens revision i forhold til samlinger ved statslige museer mv. Indledning 1. På statsrevisormødet

Læs mere

Struer Kommune Udvikling af organisationen

Struer Kommune Udvikling af organisationen Projektbeskrivelse Indholdsfortegnelse 1. Baggrund... 1 2. Formål med opgaven... 2 3. Indhold af projektet... 2 4. Organisering af opgaven... 3 5. Resultat af projektet... 4 6. Tidsplan... 4 BILAG 1...

Læs mere

Kommissorium for arbejdsgruppe vedr. anvendelse af lokalhistoriske billeder

Kommissorium for arbejdsgruppe vedr. anvendelse af lokalhistoriske billeder Kommissorium for arbejdsgruppe vedr. anvendelse af lokalhistoriske billeder Aarhus Kommune Sekretariatet Kultur og Borgerservice Sekretariatet Alice Johnsen Indhold 1. Projektets baggrund og problemstilling...

Læs mere

Åbent referat for 17, stk.4 Lokalhistorisk Udvalg

Åbent referat for 17, stk.4 Lokalhistorisk Udvalg Åbent referat for 17, stk.4 Mødedato 20.06.2013 Tid 17:00 Sted NæstvedArkiverne, Rådmandshaven 20, læsesalen Medlemmer Ole Pilegaard Hansen Jørgen Andersen Lindy Nymark Christensen Søren Drost Broegaard

Læs mere

Mulighed for udbud på fritvalgsområdet i hjemmeplejen

Mulighed for udbud på fritvalgsområdet i hjemmeplejen Social- og Seniorudvalget Punkt: 5 Acadre sagsnr.: 14/10246 Journalnr.: Sagsforløb: SSU - Åben sag Mødedato: 23.06.2014 Sagsansvarlig enhed: Politik og Borgerservice Sagsbehandler: Helle Skude Mulighed

Læs mere

Notat vedr. prisafprøvning/konkurrenceudsættelse

Notat vedr. prisafprøvning/konkurrenceudsættelse Økonomidir. område Ramsherred 5 5700 Svendborg Notat vedr. prisafprøvning/konkurrenceudsættelse Tlf. 62 23 30 00 Fax. 62 21 34 76 I forhold til prisafprøvning/konkurrenceudsættelse peges der på, at der

Læs mere

Serviceassistent-projektet økonominotat med erfaringer fra pilotprojekterne

Serviceassistent-projektet økonominotat med erfaringer fra pilotprojekterne Dato: 25.5.2016 Serviceassistent-projektet økonominotat med erfaringer fra pilotprojekterne Indledning Dette notat beskriver økonomiske forhold i Serviceassistent-projektet med udgangspunkt i pt. gældende

Læs mere

Indstilling. Resurser til Ejendomsbeskatningen. 1. Resume. 2. Beslutningspunkter. Til Århus Byråd via Magistraten. Teknik og Miljø. Den 1.

Indstilling. Resurser til Ejendomsbeskatningen. 1. Resume. 2. Beslutningspunkter. Til Århus Byråd via Magistraten. Teknik og Miljø. Den 1. Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Teknik og Miljø Den 1. august 2008 Ledelsessekretariatet Teknik og Miljø Århus Kommune 1. Resume Der søges om en aktivitetsbetinget resurseudvidelse til fortsat

Læs mere

Forespørgsler på stadsarkivet

Forespørgsler på stadsarkivet Årsberetning 2011 Årsberetning 2011 Frederikshavn Stadsarkiv 2011 har som 2010 været præget af konsolidering og udbredelse af kendskabet til arkivet, både internt og eksternt. Arkivet har nu været på det

Læs mere

Indstilling Aarhus Kommune Finansiering af samlet og koordineret PC-anskaffelse i Aarhus Kommune 1. Resume

Indstilling Aarhus Kommune Finansiering af samlet og koordineret PC-anskaffelse i Aarhus Kommune 1. Resume Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Borgmesterens Afdeling Den 21. september 2011 Aarhus Kommune Finansiering af samlet og koordineret PC-anskaffelse i Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling 1.

Læs mere

Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv

Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv En vejledning til kommuner og regioner 2011 Opdateret december 2014 2 Indholdsfortegnelse Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv.... 1 En vejledning

Læs mere

Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt?

Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt? Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt? Ved specialkonsulent Mette Hall-Andersen Overordnede ændringer i cirkulæret Et samlet regelsæt for alle typer af itsystemer

Læs mere

Udskrift af protokol Lukket Direktørkredsen Tirsdag den kl. 12:30

Udskrift af protokol Lukket Direktørkredsen Tirsdag den kl. 12:30 Udskrift af protokol Lukket Direktørkredsen Tirsdag den 13.09.2016 kl. 12:30 Punkt nr: 1 Fremtidig borgerservicebetjening i Gladsaxe Kommune Beslutning Morten Just og Mark Korshøj Jensen orienterede om

Læs mere

Notat. Oplæg - Trafikhåndtering ifm. ledningsomlægninger

Notat. Oplæg - Trafikhåndtering ifm. ledningsomlægninger Ta Notat Emne: Fra: Oplæg - Trafikhåndtering ifm. ledningsomlægninger Arbejdsgruppen bestående af: Ivan Christensen - Gladsaxe Kommune Torsten Lindberg - Vallensbæk Kommune Mads Lindberg Christiansen -

Læs mere

Byarkivar i Århus Rapport med indstilling om ny byarkivar/stadsarkivarfunktion afgivet af arbejdsgruppe nedsat af rådmanden for Kultur og

Byarkivar i Århus Rapport med indstilling om ny byarkivar/stadsarkivarfunktion afgivet af arbejdsgruppe nedsat af rådmanden for Kultur og Byarkivar i Århus Rapport med indstilling om ny byarkivar/stadsarkivarfunktion afgivet af arbejdsgruppe nedsat af rådmanden for Kultur og Borgerservice Århus Kommune Kultur og Borgerservice Resumé 4 Indledning

Læs mere

Indstilling. Til Aarhus Byråd via Magistraten. Den 11. november 2013. Aarhus Kommune

Indstilling. Til Aarhus Byråd via Magistraten. Den 11. november 2013. Aarhus Kommune Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Sociale Forhold og Beskæftigelse Den 11. november 2013 Aktivitetslokaler til borgere med udviklingshæmning Forslag om opførelse af integrerede aktivitetslokaler

Læs mere

Landstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Historisk

Landstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Historisk Landstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Historisk Kapitel 1. Lovens formål og anvendelsesområde 1. Formålet med loven er, 1) at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller

Læs mere

Bilag 11. Business case - Korrekt cpr-registrering på det sociale område. Brug i Magistratens budgetforslag. Den 20. august 2013.

Bilag 11. Business case - Korrekt cpr-registrering på det sociale område. Brug i Magistratens budgetforslag. Den 20. august 2013. Bilag 11 Til: Brug i Magistratens budgetforslag Den 20. august 2013 Business case - Korrekt cpr-registrering på det sociale område Aarhus Kommune Sociale Forhold og Beskæftigelse 1. Baggrund Før sommerferien

Læs mere

Digitaliseringsstrategi 2011-2015

Digitaliseringsstrategi 2011-2015 Digitaliseringsstrategi 2011-2015 Dokumentnr.: 727-2011-34784 side 1 Dokumentnr.: 727-2011-34784 side 2 Resume: Digitaliseringsstrategien for Odder Kommune 2011-2015 er en revidering af Odder Kommunes

Læs mere

Indstilling. Udbud af pleje af grønne områder/vintertjeneste

Indstilling. Udbud af pleje af grønne områder/vintertjeneste Indstilling Til Byrådet (Aarhus Byråd via Magistraten) Fra Borgmesterens Afdeling Dato 22. december 2016 1. Resume I forlængelse af beslutning i budgetforlig 2017-2020 indstilles det, at der gennemføres

Læs mere

Undersøgelse af frivillighed på danske folkebiblioteker

Undersøgelse af frivillighed på danske folkebiblioteker Undersøgelse af frivillighed på danske folkebiblioteker Indholdsfortegnelse 1 FRIVILLIGHED PÅ DE DANSKE FOLKEBIBLIOTEKER... 3 1.1 SAMMENFATNING AF UNDERSØGELSENS RESULTATER... 3 1.2 HVOR MANGE FRIVILLIGE

Læs mere

Indstilling. Grundlag for fremdrift i den fortsatte realisering og udvikling af De Bynære Havnearealer. Bevilling til konsulentydelser

Indstilling. Grundlag for fremdrift i den fortsatte realisering og udvikling af De Bynære Havnearealer. Bevilling til konsulentydelser Indstilling Til Århus Byråd Via Magistraten Borgmesterens Afdeling Magistratens 2. Afdeling Den 7. november 2006 Grundlag for fremdrift i den fortsatte realisering og udvikling af De Bynære Havnearealer.

Læs mere

Introduktion til arbejdet på et lokalhistorisk arkiv

Introduktion til arbejdet på et lokalhistorisk arkiv The medium is the message Marshall McLuhan: : Understanding Media. 1964 De kulturbevarende institutioner (ABM) ARKIVE R -Offentlig e - Private Biblioteker - Bibliotekslov en Museer - Museumslov en Private

Læs mere

Indstilling. Overtagelse af Center for Syn og Kommunikation (Århus afd.) fra Region Midtjylland. 1. Resume. 2. Beslutningspunkter

Indstilling. Overtagelse af Center for Syn og Kommunikation (Århus afd.) fra Region Midtjylland. 1. Resume. 2. Beslutningspunkter Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Sundhed og Omsorg Den 28. november 2008 Århus Kommune Økonomi og Myndighed Sundhed og Omsorg Overtagelse af Center for Syn og Kommunikation (Århus afd.) fra

Læs mere

Indstilling. Udbud af Boligadministration og bygningsdrift. Til Århus Byråd via Magistraten. Sundhed og Omsorg. Århus Kommune. Den 15.

Indstilling. Udbud af Boligadministration og bygningsdrift. Til Århus Byråd via Magistraten. Sundhed og Omsorg. Århus Kommune. Den 15. Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Sundhed og Omsorg Den 15. august 2006 Århus Kommune Bygningsafdelingen Sundhed og Omsorg Udbud af Boligadministration og bygningsdrift. 1. Resume På baggrund

Læs mere

Jeg er blevet bedt om at redegøre for de konsekvenser, der er forbundet med flytningen af Erhvervsarkivet fra Aarhus til Viborg.

Jeg er blevet bedt om at redegøre for de konsekvenser, der er forbundet med flytningen af Erhvervsarkivet fra Aarhus til Viborg. Kulturudvalget 2014-15 KUU Alm.del Bilag 49 Offentligt FULD TALE Arrangement: Åbent eller lukket: Samrådsspm. G om Rigsarkivets flytning af Erhvervsarkivet fra Aarhus til Viborg Åbent 12. november 2014

Læs mere

Kulturarv Fyn Fælles magasin

Kulturarv Fyn Fælles magasin Kulturarv Fyn Fælles magasin Odense Kommune Kultur Odense Slot, Indgang G Nørregade 36-38 Postboks 730 Indledning. I kulturaftalen mellem de 10 fynske kommuner og Kulturministeriet fremgår, at der på museumsområdet

Læs mere